Arbeidsflyteksempel: Distribuere en reiseregning for kontroll

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Gruppen fyller ut månedlige reiseregninger som er skjemaer utformet med Microsoft Office InfoPath 2007. Gruppen fyller ut og lagrer disse skjemaene i et skjemabibliotek på SharePoint-området. Når utgiftene i regningen overstiger et bestemt beløp, vil du automatisk varsle den aktuelle personen om å kontrollere regningen. Du kan raskt automatisere denne prosessen med en arbeidsflyt med ett trinn.

Én av de gode funksjonene i Office InfoPath 2007 er muligheten til å angi felt i det virkelige skjemaet som vises som kolonner i et skjemabibliotek. Når du velger å vise et skjemafelt som en kolonne i skjemabiblioteket, hever du nivået for dette feltet. Det er nyttig å heve nivået for et felt når du vil se på viktige opplysninger i et skjema uten å måtte åpne hvert enkelt skjema. Ved å heve nivået for data i skjemaet til data i kolonner i skjemabiblioteket, gjør du det mulig å opprette regler basert på disse dataene, i Arbeidsflytutforming. Ved å heve nivået for de totale utgiftene fra skjemaet til en kolonne, kan du nå opprette en arbeidsflyt som distribuerer reiseregningen for kontroll når de totale utgiftene overstiger et bestemt beløp.

Hvis du vil lære mer om arbeidsflyter, kan du se Innføring i SharePoint-arbeidsflyt.

Viktig: Når du skal opprette en arbeidsflyt, må området være plassert på en server som kjører Windows SharePoint Services 3.0 eller Microsoft Office SharePoint Server 2007.

I denne artikkelen

Før du begynner

Utforme arbeidsflyten

Før du begynner

Før du utformer arbeidsflyten, må du utføre de nødvendige endringene eller tilpasningene med området, listen eller biblioteket, for eksempel:

  • En arbeidsflyt er alltid knyttet til nøyaktig én SharePoint-liste eller ett bibliotek. Området må ha minst én liste eller ett bibliotek før du oppretter en arbeidsflyt. Hvis det ikke finnes lister på området, blir du bedt om å opprette én når du oppretter en arbeidsflyt.

  • Hvis du vil at arbeidsflyten skal bruke tilpassede kolonner eller innstillinger, må du utføre disse endringene før du oppretter arbeidsflyten, slik at disse kolonnene og innstillingene er tilgjengelige for deg i Arbeidsflytutforming.

  • Hvis du vil at arbeidsflyten skal bruke liste- eller bibliotekfunksjoner som ikke aktiveres som standard, for eksempel innholdsgodkjenning, må du aktivere disse funksjonene før du utformer arbeidsflyten.

Merknad: Arbeidsflytfunksjonen er basert på Microsoft Windows Workflow Foundation, en komponent i Microsoft Windows. Den samme versjonen av Workflow Foundation må være installert både på datamaskinen og serveren. Første gang du oppretter en arbeidsflyt, kan det hende at du blir bedt om å installere Workflow Foundation.

Publisere skjemaet og opprette et skjemabibliotek

I dette eksemplet trenger du et skjemabibliotek for å lagre skjemaene, og du skal heve nivået for bestemte felt fra skjemaet som kolonner i skjemabiblioteket. Office InfoPath 2007 gjør det svært enkelt å publisere et skjema, heve nivået for felt og opprette skjemabiblioteket. Alt dette kan gjøres ved hjelp av publiseringsveiviseren (klikk PubliserFil-menyen).

I den følgende fremgangsmåten bruker du den ferdige Reiseregning-malen i Office InfoPath 2007, og deretter bruker du publiseringsveiviseren til å heve nivået for felt og opprette skjemabiblioteket i på SharePoint-området.

  1. Start Office InfoPath 2007.

  2. Dobbeltklikk eksempelreiseregningen i dialogboksen Fyll ut et skjema.

    Reiseregningen åpnes i utformingsmodus. Skjemaet har allerede feltene som du vil heve nivået til kolonner for, i skjemabiblioteket: Navn, ID-nummer og Totale utgifter. Du vil bruke malen slik den er.

  3. Klikk Lagre somFil-menyen.

  4. Skriv inn et navn i Filnavn-boksen i Lagre som-dialogboksen, og klikk deretter Lagre.

  5. Klikk PubliserFil-menyen.

    Publiseringsveiviseren åpnes.

  6. Klikk På en SharePoint-server med eller uten InfoPath Forms Services under Hvor vil du publisere skjemamalen?, og klikk deretter Neste.

  7. Skriv inn adressen til SharePoint-området, og klikk deretter Neste.

  8. Klikk Dokumentbibliotek under Hva vil du publisere?, og klikk deretter Neste.

    Legg merke til at du også kan gjøre skjemaet tilgjengelig som en innholdstype. Det kan for eksempel være nyttig å velge dette alternativet, hvis du vil gjøre skjemamalen tilgjengelig for alle sekundære områder på et portalområde.

  9. Klikk Opprette et nytt dokumentbibliotek under Hva vil du gjøre?, og klikk deretter Neste.

  10. Skriv inn Reiseregninger som navnet, skriv inn en beskrivelse for dokumentbiblioteket, og klikk deretter Neste.

  11. Klikk Legg til på neste side.

  12. Velg dialgboksen Velg et felt eller en gruppe, mappen ansatt, klikk navn, og klikk deretter OK.

  13. Gjenta det forrige trinnet to ganger for å legge til feltet identifikasjonsnummer (i mappen ansatt) og feltet total(i mappen elementer).

    Merknad: I dialogboksen Velg et felt eller en gruppe bruker du standardinnstillingene for Områdekolonnegruppe og Kolonnenavn. Du kan alternativt tilordne skjemafeltet til en eksisterende områdekolonne eller gi kolonnen et navn som er annerledes enn navnet på selve skjemafeltet.

  14. Klikk Neste, kontroller at informasjonen er korrekt, og klikk deretter Publiser.

    Du har nå et skjemabibliotek kalt Reiseregninger med kolonnene som du trenger for å opprette arbeidsflyten. I leseren bør kolonnene i skjemabiblioteket se ut slik det vises i den følgende illustrasjonen.

    Skjemabibliotek som viser skjemafelt som er hevet i nivå som kolonner i biblioteket

Til toppen av siden

Utforme arbeidsflyten

Når du har satt opp skjemabiblioteket med de riktige kolonnene, er du klar til å bruke Arbeidsflytutforming.

  1. Start Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

  2. Klikk Åpne områdeFil-menyen.

  3. Bla til og klikk SharePoint-området som du vil opprette arbeidsflyten på, i dialogboksen Åpne område, og klikk deretter Åpne.

  4. Velg NyFil-menyen, og klikk deretter Arbeidsflyt.

    Arbeidsflytutforming åpnes.

  5. I boksen Gi arbeidsflyten et navn skriver du inn Reiseregning – kontroll.

    Områdegjester vil se dette navnet når de viser arbeidsflytstatusen og arbeidsflytsidene i leseren.

  6. I listen Hvilken SharePoint-liste skal arbeidsflyten knyttes til? klikker du Reiseregninger.

  7. Gjør følgende under Velg startalternativer for arbeidsflyt for elementer i Reiseregninger:

    • Fjern merket for Tillat at denne arbeidsflyten startes manuelt fra et element.

    • Merk av for Start automatisk denne arbeidsflyten når et nytt element opprettes.

    • Merk av for Start automatisk denne arbeidsflyten når et element endres.

      Ved å velge disse alternativene sikrer du at arbeidsflyten kjøres når et gruppemedlem fyller ut en ny reiseregning eller endrer en eksisterende regning.

      Første side i Arbeidsflytutforming

  8. Klikk Neste.

    Du vil nå lage en regel hvor den aktuelle personen varsles om å kontrollere reiseregningen hvis totale rapporterte utgifter i skjemaet er større enn 500 dollar.

  9. I Arbeidsflytutforming klikker du Betingelser, og deretter klikker du Avansert betingelse i listen.

    Betingelsen Hvis verdi er lik verdi vises i arbeidsflyten.

    Denne listen inneholder mange ferdige betingelser, men du vil lage et uttrykk hvor arbeidsflyten sender meldingen bare når en bestemt verdi – i dette tilfellet totale utgifter – er større enn en bestemt verdi – i dette tilfellet 500. For å gjøre dette lager du en avansert betingelse.

  10. Klikk den første verdien hyperkoblingen i betingelsen Hvis verdi er lik verdi, og klikk deretter Vis databinding Knappesymbol .

  11. I dialogboksen Definer arbeidsflytoppslag i Kilde-listen klikker du Gjeldende element. Klikk Totalt i Felt-listen, og klikk deretter OK

    Ved hjelp av denne dialogboksen kan du slå opp en verdi i et hvilket som helst felt i en hvilken som helst liste eller et hvilket som helst bibliotek på området, slik at du kan bruke denne verdien i arbeidsflytregelen. I dette tilfellet vil du ha tallet fra Totalt-feltet for det gjeldende elementet.

  12. I arbeidsflytregelen klikker du er lik, og deretter klikker du er større enn i listen.

  13. Klikk den andre hyperkoblingen av typen verdi, og skriv deretter inn 500.

  14. Klikk Handlinger, og klikk deretter Send en e-post i listen.

    Hvis denne handlingen ikke vises i listen, klikker du Flere handlinger, klikker den ønskede handlingen, og deretter klikker du Legg til.

  15. I handlingen Send denne meldingen klikker du denne meldingen, og deretter fyller du ut skjemaet ved å skrive inn mottakeren, emnet og brødteksten i meldingen.

    For mottakeren velger du personen som må kontrollere reiseregningen.

  16. Klikk OK.

    Andre side i Arbeidsflytutforming som viser en betingelse og handling

    Du har nå en regel hvor den aktuelle personen varsles om å kontrollere regningen hvis en reiseregning opprettes eller endres i Reiseregning-biblioteket, og de totale utgiftene i denne regningen er større enn 500 dollar.

  17. Når du skal kontrollere arbeidsflyten for feil før du avslutter Arbeidsflytutforming, klikker du Kontroller arbeidsflyt.

    Hvis det finnes en arbeidsflytfeil, endrer hyperkoblingen farge, og stjerner vises før og etter den ugyldige parameteren. Under Arbeidsflyttrinn vises i tillegg et feilsymbol ved siden av hvert trinn som inneholder en feil.

  18. Klikk Fullfør for å lagre arbeidsflyten.

    Når du skal teste arbeidsflyten, blar du til Reiseregninger-biblioteket, klikker Fyll ut dette skjemaet for å opprette et nytt element og passer på at du angir utgifter større enn 500 dollar. Lagre skjemaet i skjemabiblioteket, og kontroller deretter at den angitte personen mottar meldingen som du opprettet.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×