Angi reglene for en utskriftsfletting

Angi reglene for en utskriftsfletting

Lær om regler for utskriftsfletting, og utforsk hvordan hver regel kan brukes av organisasjonen. Når du oppretter et brev eller en e-postmelding til kundene dine, og du vil at brevet skal si forskjellige ting, avhengig av de forskjellige verdiene i bestemte felt i datakilden, kan du konfigurere en regel.

La oss si du har opprettet et brev om en kommende begivenhet som skal holdes på tre forskjellige geografiske steder rundt om i verden. Du opprettet brevet ved å bruke alternativet Start utskriftsflettingUtsendelse-fanen i Word. Etter å ha gjennomgått dokumentet oppdager du at brevet ikke bare inneholder gjentakende tekst, men at noe av innholdet også må endres basert på plasseringen av arrangementet. Du kan i en slik situasjon bruke Regler i gruppen Skriv og sett inn felt for å dekke en rekke forhold.

Bruke regler

Ved å legge til regler i et dokument for utskriftsfletting kan du gjøre arbeidsflytprosessen mer effektiv og oppnå større grad av fleksibilitet. Med regler kan du omgå behovet for å generere flere dokumenter, samt konfigurere innhold som kan endres raskt.

Du kan legge til regler mens du konfigurerer utskriftsflettingen.

  1. Velg Regler i Skriv og sett inn felt-gruppen på Utsendelse-fanen.

    Gruppen Skriv og sett inn felt i fanen Masseutsendelser i Word

  2. Velg en tilgjengelig regel.

    Rullegardinlisten Regler i Word gir en oversikt over felter som er tilgjengelig i gruppen Skriv og sett inn i Masseutsendelser-fanen

Du får ikke tilgang til regler før du har startet prosessen med utskriftsfletting. Hvis du ønsker detaljer om hvordan du konfigurerer et hvilket som helst felt, velger du ?-ikonet i dialogboksen for den valgte regelen. Du også kan søke etter feltnavnet i hjelp for Word.

Tips!: Hvis du ønsker å bytte mellom å vise og skjule feltkoder, trykker du på ALT+F9.

Felt

Beskrivelse

Eksempler og metode

Spør

Brukes til å gjenta en forespørsel etter samme informasjon på mer enn ett sted i et dokument. Svaret på spørsmålet vises i det flettede dokumentet

I dialogboksen Sett inn Word-feltet: Spør er det mulig å merke av for Spør én gang. Merk av i boksen hvis du vil at spørsmålet bare skal bli synlig ved starten av den endelige utskriftsflettingen. Eller fjern avmerkingen (standardinnstillingen) hvis du vil at spørsmålet skal vises for hver post.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Spørrefelt.

Det er planlagt en pensjonistfest for en ansatt som i mange år har solgt organisasjonens produkter. En invitasjon blir sendt via e-postmelding til personer i og utenfor organisasjonen, der de blir spurt individuelt om de ønsker å delta.

I dialogboksen Sett inn Word-feltet: Spør skriver du inn Invitasjon i Bokmerke-boksen.

Skriv inn Blir du med på pensjonistfesten? i Spørsmål-boksen.

Skriv inn Ja i boksen Standard bokmerketekst.

Velg OK når du er ferdig.

Fyll ut

Bruk Fyll ut-feltet når du vil stille et spørsmål. Fyll ut-feltet ligner på Spør-feltet, flere ganger i et dokument.

I dialogboksen Sett inn Word-feltet: Fyll-ut er det mulig å merke av for Spør én gang. Merk av i boksen hvis du vil at svaret skal gjelde for hver post som slås sammen. Eller fjern avmerkingen (standardinnstillingen) hvis du vil at spørsmålet skal bli vist for hver post.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Fyll ut-feltet.

Din organisasjon sponser et helsekontrollarrangement. Et konfidensielt registreringsskjema sendes til hver enkelt ansatt. Skjemaet må besvares med informasjon om alder, høyde og vekt.

I dialogboksen Sett inn Word-feltet: Fyll inn skriver du inn Hvor gammel er du? i Spørsmål-boksen.

Velg OK når du er ferdig.

Hvis så ellers

Brukes til å definere en betingelse som må være oppfylt. Hvis den definerte betingelsen er oppfylt, gis spesifikk informasjon. Hvis den definerte betingelsen derimot ikke er oppfylt, gis annen informasjon.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Hvis-feltet.

Du vedlikeholder en stor medlemskapsdatabase for en veldedig organisasjon. Medlemmene mottar ulike kunngjøringer om kommende pengeinnsamlinger basert på deres geografiske plassering.

I dialogboksen Sett inn Word-feltet: Hvis velger du kolonnenavnet Plassering i Feltnavn-rullegardinlisten i datakilden din (vanligvis et Excel-regneark).

Velg Er lik i rullegardinlisten Sammenligning.

Skriv inn Sør-Amerika i Sammenlign med-boksen. Skriv deretter innholdet som skal settes inn hvis sammenligningen er oppfylt, i boksen Sett inn teksten. Hvis sammenligningen ikke er oppfylt, blir innholdet som er angitt i boksen Sett ellers inn teksten, lagt til.

Velg OK når du er ferdig.

Flettepost nr.

Brukes til å hente det faktiske postnummeret i datakilden som skal inkluderes i det flettede dokumentet. Tallet gjenspeiler all sortering eller filtrering som du brukte på datakilden før sammenslåingen

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se MergeRec-feltet.

Bruke et MergeRec-felt ved siden av Utskriftsdato-feltet for å opprette unike fakturanumre.

Velg Regler i Skriv og sett inn felt-gruppen på Utsendelse-fanen, og velg deretter Flettepost nr.

Flettesekvens nr.

Brukes når du vil ha en telling av postene i det flettede dokumentet.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se MergeSeq-feltet.

Du har slått sammen en bunke med brev, og den siste posten i en bunke standardbrev viser det totale antallet brev. Du kan bruke denne totalen til å beregne portokostnadene.

Velg Regler i Skriv og sett inn felt-gruppen på Utsendelse-fanen, og velg deretter Flettesekvens nr.

Neste post

Brukes til å sette inn neste datapost i det nåværende dokumentet uten å starte et nytt dokument.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Neste-feltet.

Velg Regler i Skriv og sett inn felt-gruppen på Utsendelse-fanen, og velg deretter Neste post.

Neste post hvis

Brukes til å sammenligne to verdier. Et samsvar mellom innholdet i datafeltet og verdien bestemmer om neste post skal slås sammen i det nåværende dokumentet, eller i et nytt dokument.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se NextIf-feltet.

Velg Regler i Skriv og sett inn felt-gruppen på Utsendelse-fanen, og velg deretter Neste post hvis.

Velg feltnavnet for flettingen, for eksempel By, i Feltnavn-listen.

Velg operatoren du vil bruke, i Sammenligning-listen. Hvis du for eksempel vil sortere ut mottakere på et bestemt poststed, velger du Er lik.

Skriv inn ønsket verdi i Sammenlign med-boksen. Hvis du vil sortere ut alle mottakere i Farsund, skriver du inn Farsund.

Angi bokmerke

Brukes til å knytte et bokmerkenavn til en bestemt verdi. Et bokmerke kan plasseres på flere steder i et dokument. Uansett hvor du setter inn et bokmerke i et dokument, vises verdien som er koblet til dette bokmerket.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Angi felt.

Organisasjonen din forbereder en offentlig presentasjon av et sammendrag om miljøarbeid som skal gjennomføres i et bestemt område. Prosjektlederene har et foreløpig prosjektnavn, men tar forbehold om at det kan endres. Det beste valget her er å legge til et bokmerke. Hvis tittelen endres, endrer du nemlig bare bokmerket, ikke alle referanser til tittelen.

I dialogboksen Sett inn Word-feltet: Angi skriver du Prosjektnavn i Bokmerke-boksen.

Skriv inn Rensing av strendene på Larkollen i Verdi-blokken.

Velg OK når du er ferdig.

Hopp over post hvis

Brukes til å sammenligne innholdet i et datafelt med en verdi, og deretter hoppe over inkluderingen av gjeldende datapost hvis sammenligningen er sann.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se SkipIf-felt.

Du eier en klesbutikk og finner ut at du har for stort lager av en bestemt type T-skjorte, men ikke i den mest populære størrelsen. Så når du er klar til å sende ut en salgs-flygeblad, vil du ekskludere kunder som bruker en viss størrelse.

I dialogboksen Sett inn Word-feltet: Hopp over post hvis velger du kolonnenavnet Størrelse i Feltnavn-rullegardinlisten i datakilden din (vanligvis et Excel-regneark).

Velg Er lik i rullegardinlisten Sammenligning.

Skriv inn XL i Sammenlign med-boksen. Velg OK når du er ferdig. Alle kunder som bruker størrelsen XL i T-skjorter , mottar ikke salgs-flygebladet.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×