For å velge kilden for dataene i en rapport, åpner du rapporten i oppsettvisning og trykker ALT+ENTER for å åpne egenskapsarket. Klikk firkanten like nedenfor rapportobjektfanen for å merke hele rapporten, og klikk deretter Postkilde i kategorien Data for å velge egenskapen. Deretter kan du angi postkilden ved å velge et element fra lisen eller klikke Build-knappen 
Postkilden for en rapport bestemmer hvilke felt fra databasen som kan vises i rapporten. I en relasjonsdatabase er relaterte data vanligvis spredt over flere tabeller. Informasjon om kunder er for eksempel lagret i én tabell, og informasjon om ordrer er lagret i en annen tabell. Rapporter er en fleksibel måte å sette sammen data på nytt og vise de på den måten du ønsker, og de kan optimaliseres for utskrift. Hvis du vil ha mer informasjon om rapportkilder, kan du se resten av denne artikkelen. Hvis du vil ha en oversikt over rapporter, kan du se artikkelen Innføring i rapporter i Access.
Obs!: Denne artikkelen gjelder ikke Access-nettprogrammer – den typen databaser du utformer med Access og publiserer på nettet. Se Opprett en Access-app hvis du vil ha mer informasjon.
I denne artikkelen
Ulike typer postkilder
Tabell
Hvis alle feltene du trenger, er i en enkelt tabell, kan du bruke denne tabellen som postkilde for rapporten. Hvis feltene du trenger, befinner seg i to eller flere tabeller, må du forsikre deg om at tabellene kan kobles logisk etter en type felles verdi, og deretter opprette en navngitt spørring eller en innebygd spørring som skal brukes som postkilde.
Navngitt spørring
En navngitt spørring – vanligvis bare kalt en spørring – er en spørring som har blitt lagret som et databaseobjekt. Du kan bruke en navngitt spørring som postkilde for flere skjemaer eller rapporter. Endringer i spørringens utforming vil imidlertid påvirke alle skjemaer og rapporter som bruker den som postkilde. I tillegg er det relativt enkelt å slette en navngitt spørring, noe som ødelegger eventuelle skjemaer eller rapporter som bruker den.
Innebygd spørring
En innebygd spørring er en spørring som er lagret i Postkilde-egenskapen for et annet objekt. I og med at en innebygd spørring ikke er et eget objekt, er det mindre sannsynlig at du ødelegger rapporten ved å slette eller endre rapportens spørring ved et uhell. Det anbefales å opprette en innebygd spørring hvis du vil at spørringen skal være dedikert bare den aktuelle rapporten (med andre ord hvis du ikke vil dele spørringen med andre objekter).
Innebygde spørringer opprettes som standard når du bruker verktøyene Rapportutforming, Tom rapport eller Etiketter som beskrives i neste del. Innebygde spørringer opprettes også av rapportveiviseren forutsatt at du velger data til rapporten fra mer enn én tabell. Hvis du velger data fra bare én tabell, binder rapportveiviseren rapporten direkte til denne tabellen.
Du kan også opprette en innebygd spørring ved å kopiere SQL-setningen fra en navngitt spørring som er åpen i SQL-visning, og deretter lime inn SQL-setningen i Postkilde-egenskapen til en rapport. Slik åpner du en navngitt spørring i SQL-visning:
-
Høyreklikk navnet på spørringen i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning.
-
Klikk Vis i Resultater-gruppen i kategorien Utforming, og klikk deretter SQL-visning.
Hvordan rapportverktøyene oppretter postkilder
For å opprette en rapport i Access klikker du ett av verktøyene i Rapporter-gruppen i kategorien Opprett. Avhengig av hvordan du bruker verktøyene oppretter hvert av dem én av de tre postkildetypene som ble beskrevet i forrige del.
Tabellen nedenfor beskriver hva hvert rapportverktøy gjør og hvilke postkildetyper som opprettes som standard.
|
Verktøy |
Beskrivelse |
Standard postkildetype |
|
Rapport |
Oppretter en enkel, tabellarisk rapport som inneholder alle feltene i datakilden. |
Tabell eller navngitt spørring som du må merke i navigasjonsruten før du klikker verktøyet. |
|
Rapportutforming |
Åpner en tom rapport i utformingsvisningen, der du kan legge til bare de feltene og kontrollene du ønsker. |
Innebygd spørring hvis du drar feltene fra oppgaveruten Feltliste til rapporten. Du kan også velge en tabell eller en navngitt spørring fra rullegardinlisten Postkilde på egenskapsarket. |
|
Tom rapport |
Åpner en tom rapport i oppsettvisning, og viser oppgaveruten Feltliste. Når du drar felt fra feltlisten til rapporten, oppretter Access en innebygd spørring og lagrer den i postkildeegenskapen til rapporten. |
Innebygd spørring hvis du drar feltene fra oppgaveruten Feltliste til rapporten. Du kan også velge en tabell eller en navngitt spørring fra rullegardinlisten Postkilde på egenskapsarket. |
|
Rapportveiviser |
Viser en flertrinnsveiviser der du kan angi felt, grupperings- eller sorteringsnivåer og oppsettalternativer. Veiviseren oppretter en rapport basert på valgene du gjør. |
Innebygd spørring hvis du velger feltene fra mer enn én tabell. Hvis du velger felt bare fra en enkelt tabell, bruker Access denne tabellen som postkilde. |
|
Etiketter |
Viser en veiviser der du kan velge standard eller egendefinerte etikettstørrelser samt hvilke felt du vil vise og hvordan de skal sorteres. Veiviseren oppretter etikettrapporten basert på valgene du gjør. |
Tabell eller navngitt spørring som du må velge før du klikker verktøyet. |
Obs!: Verktøyene Rapportutforming, Rapportveiviser og Etiketter oppretter alle "klientrapporter", som ikke er kompatible med webdatabaser. Hvis du vil ha mer informasjon om webdatabaser, kan du se artikkelen Redigere eller publisere et webdatabaseområde på SharePoint.
Arbeide med postkilder
Konvertere en postkilde til en innebygd spørring
Alle rapporter som er bundet til en tabell eller navngitt spørring, kan endres slik at i stedet bindes til en innebygd spørring. Som nevnt tidligere gjør dette det enklere å vedlikeholde en database ved å gjøre rapporter mer selvstendige og mindre avhengig av andre objekter. Avhengig av gjeldende postkildetype kan du bruke en av følgende metoder til å konvertere til en innebygd spørring:
Metode 1: Klikke Build-knappen
Hvis Postkilde-egenskapen er et tabellnavn, kan du raskt opprette en innebygd spørring ved å klikke Build-knappen i Postkilde-egenskapsboksen.
-
Høyreklikk rapporten du vil endre, i navigasjonsruten og klikk Oppsettvisning.
-
Høyreklikk hvor som helst i rapporten, og klikk deretter Rapportegenskaper.
-
Klikk i Postkilde-egenskapsboksen i kategorien Alt, og klikk deretter Build-knappen
-
Access spør om du vil opprette en spørring basert på tabellen. Klikk Ja for å fortsette.
Access åpner spørreverktøyet og legger til tabellen som opprinnelig var i Kontrollkilde-egenskapen. -
Legg til felt i spørringsrutenettet ved å dobbeltklikke hvert feltnavn du vil ha med i rapporten. Det må gjøres for alle feltene som skal vises i rapporten.
-
Slik legger du til felt fra relaterte tabeller eller spørringer:
-
Klikk Legg til tabeller (Vis tabell i Access 2013 ) i Oppsett-gruppen i kategorien Utforming .
-
Velg tabellen eller spørringen du vil legge til.
-
Pass på at tabellene og spørringene du legger til, kobles sammen på en logisk måte. ID-feltet i Kunder-tabellen skal for eksempel sannsynligvis ha en sammenføyningslinje som kobler den til KundeID-feltet i Ordrer-tabellen. Du kan opprette sammenføyningslinjer ved å dra et feltnavn fra én tabell eller spørring til et feltnavn i en annen tabell eller spørring.
Hvis du vil ha mer informasjon om opprettelse av spørringer, kan du se artikkelen Innføring i spørringer. -
Legg til felt i spørringsrutenettet ved å dobbeltklikke hvert feltnavn du vil ha med i rapporten. Det må gjøres for alle feltene som skal vises i rapporten.
-
-
Slik tester du spørringen:
-
Klikk Vis i Resultater-gruppen i kategorien Utforming, og klikk deretter Dataarkvisning.
-
For å gå tilbake til utformingsvisning klikker du Vis i Resultater-gruppen i kategorien Utforming, og deretter klikker du Utformingsvisning.
-
-
Når du er fornøyd slik at dataene som returneres av spørringen, er dataene du vil ha med i rapporten, klikker du Lukk i Lukk-gruppen i kategorien Utforming.
-
Klikk Ja for å lagre endringene som er utført med SQL-setningen, og oppdatere egenskapen.
Obs!: Hvis den nye spørringen ikke inneholder alle feltene som ble brukt i rapporten, vil Access spørre deg om en parameterverdi for hvert felt som mangler. Du kan enten slette referansen til feltet i rapporten eller bruke prosedyren under Redigere en innebygd spørring til å legge til de manglende feltene i spørringen.
Metode 2: Legge til et felt fra en relatert tabell med feltlisten
-
Høyreklikk rapporten du vil endre, i navigasjonsruten og klikk Oppsettvisning.
-
Klikk Legg til eksisterende felt i Verktøy-gruppen i kategorien Utforming hvis oppgaveruten Feltliste ikke allerede vises.
-
Hvis Vis alle tabeller vises øverst i feltlisten, klikker du den for å vise feltene i relaterte tabeller og andre tabeller.
-
Utvid en tabell under Tilgjengelige felt i relaterte tabeller, og dra ett av feltene til rapporten.
Access endrer postkilden til en innebygd spørring som inneholder feltet du la til. Du kan fortsette å legge til felt på denne måten, eller redigere den innebygde spørringen ved å bruke prosedyren i Redigere en innebygd spørring.
Metode 3: Kopiere og lime inn SQL-kode fra en navngitt spørring
-
Høyreklikk spørringen i navigasjonsruten som inneholder SQL-setningen du vil kopiere, og klikk deretter Utformingsvisning.
-
Klikk Vis i Visninger-gruppen i kategorien Hjem, og klikk deretter SQL-visning.
-
Kopier teksten i SQL-ruten, og lukk deretter spørringen uten å lagre.
-
Høyreklikk i navigasjonsruten på rapporten som den innebygde spørringen skal legges til i, og klikk deretter Oppsettvisning.
-
Hvis egenskapsarket ikke allerede vises, trykker du F4 for å vise den.
-
Merk teksten som er i Postkilde-egenskapen i kategorien Alt, og trykk deretter CTRL+P for å lime inn SQL-koden i egenskapsboksen.
Obs!: Hvis den nye spørringen ikke inneholder alle feltene som ble brukt i rapporten, vil Access spørre deg om en parameterverdi for hvert felt som mangler. Du kan enten slette referansen til feltet i rapporten eller bruke prosedyren under Redigere en innebygd spørring til å legge til de manglende feltene i spørringen.
Metode 4: Kopiere og lime inn SQL-kode fra et annet skjema eller rapport
Du kan kopiere en innebygd spørring direkte fra Postkilde-egenskapen for ett objekt til et annet. Hvis et annet skjema eller rapport inneholder en innebygd spørring som returnerer dataene du ønsker, kan du på denne måten enkelt bruke den på nytt i rapporten du arbeider med.
-
Høyreklikk skjemaet eller rapporten i navigasjonsruten som inneholder den innebygde SQL-setningen du vil kopiere, og klikk deretter Oppsettvisning.
-
Høyreklikk et sted i skjemaet eller rapporten, og klikk Skjemaegenskaper eller Rapportegenskaper.
-
Merk hele SQL-setningsteksten som er i Postkilde-egenskapsboksen i kategorien Alt, og trykk deretter CTRL+C for å kopiere den.
-
Lukk skjemaet eller rapporten uten å lagre.
-
Høyreklikk i navigasjonsruten på rapporten som den innebygde spørringen skal legges til i, og klikk deretter Oppsettvisning.
-
Høyreklikk hvor som helst i rapporten, og klikk deretter Rapportegenskaper.
-
Merk teksten som er i Postkilde-egenskapen i kategorien Alt, og trykk deretter CTRL+P for å lime inn SQL-koden i egenskapsboksen.
Obs!: Hvis den nye spørringen ikke inneholder alle feltene som ble brukt i rapporten, vil Access spørre deg om en parameterverdi for hvert felt som mangler. Du kan enten slette referansen til feltet i rapporten eller bruke prosedyren nedenfor (Redigere en innebygd spørring) til å legge til de manglende feltene i spørringen.
Redigere en innebygd spørring
Etter hvert som databasen vokser kan det være behov for å endre postkilden for en rapport, for eksempel legge til flere felt i rapporten. Bruk denne prosedyren til å åpne postkilden i spørreverktøyet:
-
Høyreklikk rapporten i navigasjonsruten som inneholder den innebygde spørringen du vil rediger, og klikk deretter Oppsettvisning.
-
Høyreklikk hvor som helst i rapporten, og klikk deretter Rapportegenskaper.
-
Klikk i Postkilde-egenskapsboksen i kategorien Alt, og klikk deretter Build-knappen
Access åpner spørringen i spørreverktøyet. -
Rediger spørringen, og klikk deretter Lukk i Lukk-gruppen i kategorien Utforming.
-
Klikk Ja for å lagre endringene og oppdatere egenskapen.
Access lukker spørreverktøyet. Eventuelle endringer du gjorde i spørreverktøyet, gjenspeiles i SQL-setningen i Postkilde-egenskapen.
Hvis du vil ha mer informasjon om opprettelse av spørringer, kan du lese artikkelen Innføring i spørringer.
Lagre en innebygd spørring som en navngitt spørring
Du kan finne ut at en innebygd spørring som brukes som postkilde for en rapport, kan være nyttig til andre oppgaver. Du kan da lagre den som en navngitt spørring som vil være tilgjengelig for bruk i andre objekter.
-
Høyreklikk rapporten i navigasjonsruten som inneholder den innebygde spørringen, og klikk deretter Oppsettvisning.
-
Høyreklikk hvor som helst i rapporten, og klikk deretter Rapportegenskaper.
-
Klikk i Postkilde-egenskapsboksen i kategorien Alt, og klikk deretter Build-knappen
Access åpner spørringen i spørreverktøyet. -
Klikk Lagre som i Lukk-gruppen i kategorien Utforming.
-
Skriv inn et navn på spørringen i den øverste boksen i dialogboksen Lagre som, og klikk deretter OK.
Access lagrer spørringen som en navngitt spørring i navigasjonsruten.
-
Klikk Lukk i Lukk-gruppen i kategorien Utforming.
Access spør om du vil lagre endringene som er gjort i den innebygde spørringen, selv om du ikke har gjort noen endringer. I de fleste tilfeller klikker du bare Nei for å lukke spørreverktøyet. Hvis du har gjort endringer som du vil gjenspeile i rapportens innebygde spørring, klikker du imidlertid Ja.
