Anbefalte fremgangsmåter ved bruk av Outlook-kalenderen

Anbefalte fremgangsmåter ved bruk av Outlook-kalenderen

Outlook-kalenderen er fullstendig integrert med e-post, kontakter og andre funksjoner. Denne integreringen gjør kalenderkomponenten til en av de mest populære funksjonene i Outlook. I denne artikkelen veileder vi deg gjennom bruken av de ulike kalenderfunksjonene. I tillegg gir vi deg en innføring i kalenderforbedringer som er spesielt beregnet på å gjøre anvendelsen mer konsekvent.

Merknad:  Mange kalenderforbedringer ble lagt til i oppdateringspakkene for Outlook 2007. Dette er årsaken til at den aller første anbefalingen vår er at du passer på å bruke Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) eller nyere. I avsnittene nedenfor forutsettes det at du bruker Outlook 2007 SP3, Outlook 2010, Outlook 2013 eller Outlook 2016.

Videresende møteinvitasjoner

Hvis du bruker Outlook 2007, må du ikke videresende møteinvitasjoner. Dette kan føre til at møter går tapt eller ikke samsvarer. Be i stedet møtearrangøren om å legge til deltakeren i den opprinnelige møteinvitasjonen.

Hvis du bruker Outlook 2010 eller nyere og du er møtedeltaker, kan du videresende et møte til andre som bruker Outlook 2010 eller nyere, ved hjelp av funksjonen Varsel om videresending av møte. Når du bruker Outlook 2010 til å videresende et møte til andre som ikke opprinnelig ble invitert til møtet, sendes et varsel om videresending av møte til møtearrangøren. Når arrangøren mottar møtevarslet, blir den nye deltakeren lagt til i arrangørens møte. Hvis eksisterende deltakere skal ha informasjon om at det er lagt til flere deltakere i møtet, må arrangøren åpne møtet og sende en møteoppdatering til alle deltakerne.

Merknad: Hvis du vil la noen få vite om et møte, men ikke invitere dem, drar du møteinnkallelsen fra kalenderen til E-post-ikonet nederst til venstre i Outlook. Da åpnes en e-postmelding med informasjon om møtet som du kan sende ut. Vær oppmerksom på at denne e-postmeldingen ikke legger til deltakere i møtet, den inneholder bare møteinformasjon, for eksempel dato, klokkeslett, emne og saksliste.

For Microsoft Exchange-brukere

Microsoft Exchange Server 2007 introduserte også Varsel om videresending av møte som en del av Kalenderassistent-funksjonen. Hvis du bruker Outlook til å koble deg til en postboks i en Exchange Server-organisasjon, kan det hende at varsel om videresending av møte er underlagt Exchange-innstillinger, hvis de er konfigurert av Exchange-administrator. Exchange-administrator kan for eksempel hindre at varsel om videresending av møte blir sendt fra eksterne domener.

Det anbefales vanligvis at en deltaker ikke videresender et møte hvis de ikke er i samme Exchange-organisasjon som arrangøren, med mindre følgende betingelser er oppfylt:

  • Deltakeren bruker Microsoft Outlook 2010 eller nyere.

  • Deltakerens Exchange-administrator tillater at varsel om videresending av møte blir sendt til eksterne domener.

  • Arrangøren bruker en Microsoft Outlook-klient.

Hvis en deltaker bruker et annet e-postsystem enn Exchange, anbefales det vanligvis ikke å videresende et møte, med mindre alle følgende betingelser er oppfylt:

  • Deltakeren bruker Microsoft Outlook 2010 eller nyere.

  • Arrangøren bruker en Microsoft Outlook-klient.

Hvis arrangøren ikke mottar varslet om videresending av møte, blir ikke møtedeltakerne lagt til i arrangørens møte. Hvis arrangøren deretter endrer møtet og sender ut en oppdatering, blir oppdateringen bare sendt til de opprinnelige inviterte. Deltakerne som tidligere mottok den videresendte kopien av møtet, vil ikke motta oppdateringen.

Hvis begrensningene ovenfor hindrer at du kan videresende møteinvitasjoner, er det best å spørre møtearrangøren om å legge til ønskede deltakere. Det er viktig å spørre møtearrangøren om å legge til ønskede deltakere hvis du ikke er sikker på om miljøet for deg og ønskede deltakere oppfyller vilkårene ovenfor.

Merknad: Outlook-representanter mottar ikke varsler om videresending av møte.

Behandle alle møteinvitasjoner og -avlysninger

Selv om du kan slette en møteinvitasjon direkte fra innboksen, bør du behandle møteinvitasjonen ved å godta eller avslå den. Bruk alltid kommandoen Fjern fra kalender for å behandle møteavlysninger fra innboksen. Unngå å behandle møter direkte fra kalendermodulen.

Arbeide med regelmessige møter

Angi sluttdatoer og begrense antall forekomster

Outlook gjør det enkelt å planlegge et møte med flere regelmessige forekomster. Det anbefales at du alltid angir en sluttdato og begrenser regelmessige forekomster til et bestemt antall forekomster. Regelmessige møter vil vanligvis kreve endringer en eller annen gang. For eksempel vil deltakere legges til eller fjernes fra en enkeltforekomst, eller møtested eller klokkeslett vil endres på grunn av feriedatoer eller uforutsette forhold. Outlook lagrer hver av disse unike endringene som møteunntak. Møter med et stort antall unntak, fører til en møteserie som er svært vanskelig å håndtere. I tillegg kan det introduseres uventet virkemåte. Du kan opprette en ny møteserie når gjeldende serie slutter. Ta hensyn til hyppigheten når du tenker på antall forekomster. I løpet av et år vil et møte som planlegges to ganger i uka, ha 90 flere forekomster enn et månedlig møte i samme periode.

Avlyse et regelmessig møte før den opprinnelige sluttdatoen

Selv om du kan avlyse et regelmessig møte, er det en bedre løsning å endre sluttdatoen for serien. Dette lar deg og deltakerne holde oversikt over tidligere møter. Hvis du avlyser det regelmessige møtet fullstendig, går loggen tapt. Den beste løsningen er å angi en ny sluttdato og deretter sende oppdateringen til alle deltakerne. Dette avslutter møteserien tidlig, og beholder samtidig en oversikt over tidligere møter.

Merknad: Hvis du avslutter møteserien tidlig, vil unntak som er tilknyttet regelmessige møter, gå tapt. Hvis du vil ha mer informasjon om unntak, kan du se «Angi sluttdatoer og begrense antall forekomster» over.

Hvis du vil ha mer informasjon om alle fremtidige møter i en serie, kan du se: Avlyse alle fremtidige møter i en serie

Endre arrangør

Det finnes ingen metode i Outlook for å endre møtearrangør. Hvis du vil endre møtearrangør for et regelmessig møte, må du avslutte det regelmessige møtet. Du gjør dette ved å angi en tidligere sluttdato og sende oppdateringen til alle deltakerne. Når du har fullført dette trinnet, må den nye møtearrangøren opprette et regelmessig møte.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du angir en tidligere sluttdato, kan du se: Avlyse et møte

Unngå å bruke et regelmessig møte til å dele vedlegg

Vedlegg øker kompleksiteten for unntak for regelmessige møter. Hvert unntak inneholder sine egne kopier av vedleggene. Når unntak legges til regelmessige møter, blir nye vedlegg opprettet. Hvis du endrer ett sett med vedlegg, overføres ikke disse endringene til de andre unntakene. Hvis du vil at alle deltakerne skal ha de nyeste kopiene av endringene for et møte, kan du dele dokumentene via en delingstjeneste, for eksempel OneDrive. Virksomhetsbrukere kan dra nytte av SharePoint eller andre delte filservere på nettverket.

Unngå kopiering av møter

Outlook fjerner som standard alle koblinger mellom et kopiert møte og det opprinnelige møtet. Dette bidrar til å hindre inkonsekvenser. Nyere versjoner av Outlook legger til tekststrengen «Kopi:» i emnet. Dette gjør det enklere å identifisere møtekopier.

Handlinger som er relatert til kopierte møter, gir uventede resultater, så vi anbefaler at du unngår å kopiere møter. Dette gjelder for møter som kopieres fra kalendere for andre brukere og dem som kopieres fra andre kalendermapper du eier.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du flytter møter som du organiserte, til en annen kalendermappe, kan du se:

Flytte Outlook-møter uten å miste alternativet Send oppdatering

Vedlikeholde enheter som kobler seg til kalenderen

Pass på at alle de nyeste oppdateringene er installert på alle enheter som kobler seg til kalenderen. Noen enheter bruker Exchange ActiveSync til å synkronisere kalenderen og andre mapper. Dette omfatter Windows Phone-, Windows RT-, Apple iOS- og Android-enheter. Research In Motion (RIM) BlackBerry-enheter og andre, kan også synkronisere med kalenderen.

Hvis du vil ha mer informasjon om noen av de kjente problemene, kan du se: Gjeldende problemer med Microsoft Exchange ActiveSync og enheter fra tredjepart.

Merknad: I enkelte tilfeller kan flere Outlook-klienter endre elementer samtidig, noe som kan føre til konflikter. Hvis du vil redusere sannsynligheten for dette, sørger du for ikke å behandle samme element på to eller flere enheter i løpet av en kort tidsperiode.

Vedlikeholde tillegg som er integrert i Outlook

De fleste Outlook-tillegg, om ikke alle, har tilgang til Outlook-data. Et tillegg kan endre et Outlook-element som du redigerer samtidig i Outlook eller en annen enhet. Dette kan føre til konflikter. Hvis du vil redusere sannsynligheten for dette, passer du på å installere de nyeste oppdateringene eller programmene som er integrert med Outlook. Avinstaller eller deaktiver programmer og tillegg som du ikke bruker eller som ikke trenger integrering med Outlook.

Merknad: I enkelte tilfeller kan flere Outlook-klienter endre elementer samtidig, noe som kan føre til konflikter. Hvis du vil redusere sannsynligheten for dette, sørger du for ikke å behandle samme element på to eller flere enheter i løpet av en kort tidsperiode.

Tilleggsanbefalinger for Microsoft Exchange-brukere

Arbeide i et leder-/representantscenario

Hvis organisasjonen tillater det, konfigurerer du Outlook til å koble seg til Exchange-postboksen ved bruk av bufret Exchange-modus. Dette gir den beste ytelsen.

Nyere versjoner av Microsoft Outlook, Microsoft Entourage og Microsoft Outlook for Mac omfatter mange forbedringer for representantfunksjonen. Hvis du vil ha mer informasjon om disse versjonene, kan du se:

Outlook-representantfunksjon i blandede versjoner av Microsoft Outlook og Entourage

Begrense antall brukere

Outlook begrenser ikke antall representanter som du kan legge til. Det anbefales imidlertid at du bare gir Redaktør-tillatelse til én (1) representant. Dette lar deg spore når og hvordan møtet ble behandlet. Ta hensyn til at en representant kan bruke flere enheter for tilgang til dine data, og når du har mange representanter med Redaktør-tillatelse, er det svært vanskelig å avgjøre hvorfor møter mangler eller er utdaterte.

Selv om du bare gir Redaktør-tillatelse til én representant, bør du unngå å legge til et stort antall representanter medLeser- eller Bidragsyter-tillatelse. Årsaken til dette er at tilføying av et stort antall representanter kan bruke opp andre ressurser. Størrelsesbegrensningen for regeldata kan for eksempel nås. Når du legger til en representant, utføres ulike endringer:

  • Outlook bruker tillatelser på relevante mapper.

  • Active Directory-attributtet PublicDelegates oppdateres slik at tillatelsen Send på vegne av legges til for representanten.

  • Outlook legger til representanten i en videresendingsregel i den overordnedes postboks. Dette videresender møteinvitasjoner til representanten.

  • Outlook lagrer tilleggsinformasjon for representanten i den overordnedes postboks.

Hvert enkelt av disse komponentområdene kan ha ulike grenser. Det kan påvirke ytelsen og stabiliteten når du nærmere deg disse grensene.

Kommentarer: 

  • Microsoft brukte maksimum fire (4) representanter under utvikling og testing av produktet. I tillegg brukte representantene bare Outlook. Testingen omfattet ikke enheter.

  • Hvis representanten med Redaktør-tillatelsen må erstattes midlertidig eller permanent, endrer du tillatelsen fra Redaktør til Leser eller ingen. Gi deretter Redaktør-tillatelse til den nye representanten eller reserverepresentanten.

Se også

Informasjon om verktøyet for konfigurasjonsanalyse for Office

Informasjon om verktøyet for kalenderkontroll for Outlook (CalCheck)

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×