Anbefalte fremgangsmåter for Outlook 2010

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Denne artikkelen er skrevet av produktteamet som utviklet Microsoft Outlook 2010 på det beste grunnlaget – kundene våre bad om det. Outlook 2010 er utformet til å brukes av mange forskjellige mennesker med mange ulike arbeidsbehov og arbeidsmetoder. Selv om det ikke finnes én riktig måte, finnes det noen måter å arbeide på i programmet som vi vet er enklere enn andre. Vi håper at du, ved å være klar over de beste fremgangsmåtene, får best mulig opplevelse når du bruker Outlook.

Denne veiledningen består av rådene våre om hvordan du får mest mulig ut av Outlook 2010. Det er imidlertid ikke en omfattende veiledning. Veiledningen dekker noen vanlige scenarioer for å hjelpe deg med å dra nytte av Outlook til behovene dine for informasjonsbehandling.

Denne veiledningen er ment for personer som

  • jobber for et stort selskap med en IT-avdeling

  • mottar mer enn 30 e-postmeldinger om dagen

  • tilbringer mye av dagen med å bruke Outlook 2010 til å sende og motta meldinger og sette opp eller delta på møter

  • Bruker Outlook 2010 med en Microsoft Exchange Server-konto

Dette dokumentet er nyttig for deg uansett serverkonfigurasjon eller størrelse på organisasjonen.

For IT-administratorer

Setninger bak Office 2010-logoen Office 2010-logo er referanser til andre Microsoft Office 2010-produkter, for eksempel Microsoft OneNote 2010 og Microsoft SharePoint Server. Setninger som omtaler automatisk arkivering og Outlook-datafiler (PST), er merket med et ikon med et arkivskap Arkiv-ikon . Hvis organisasjonen din ikke distribuerer disse produktene eller funksjonene, kan disse setningene bli forkastet uten at det har innvirkning på det generelle dokumentet og arbeidsflyten.

I denne artikkelen

Grunnleggende prinsipper for god tidsbruk

Konfigurere Outlook 2010: oppsettet

Mapper

Regler

Gjøremålsfelt

Meldinger

Kategorier

Hurtigtrinn

Temme innboksen på en effektiv måte

Daglig gjennomgang: administrasjon av tid og oppgaver

Oppgaver: utføre arbeidet

Finne akkurat den meldingen: søke effektivt

Slik finner du en melding fra en bestemt person

Skrive gode e-postmeldinger

Kalender og møter

Kontakter

Vanlige spørsmål

Kilder

Om forfatteren

Grunnleggende prinsipper for god tidsbruk

Outlook 2010 er et verktøy som hjelper deg med å behandle e-postmeldinger, kalendere, kontakter og oppgaver. Det er derfor sentralt når det gjelder både kommunikasjon og tidsstyring. Hvis du vil få mest mulig ut av Outlook 2010, foreslår vi at du følger noen grunnleggende prinsipper:

  • Reduser antall steder der du leser meldinger. Filtrer alle meldinger som du må lese, ved hjelp av regler, slik at de samles på ett sted, nemlig i innboksen.

  • La noen meldinger passere. Bruk regler til å sende meldinger som du må lese, til innboksen, og la deretter resten gå urørt til kontaktgruppemappen eller distribusjonslistemappen. Du trenger ikke – og i tilfeller med store mengder e-post, kan du heller ikke – lese hver melding som sendes til deg. Bare de viktigste meldingene bør gå til innboksen. De resterende meldingene kan det være nyttig å beholde, i tilfelle du for eksempel blir involvert i et problem.

  • Reduser antall steder der du arkiverer meldinger manuelt. Reduser arbeidet med å arkivere, og bruk heller søk til å finne meldinger.

  • Behandle meldingene på en effektiv måte. Bestem deg for hva du vil gjøre når du leser en melding. Du kan:

    • slette den

    • svare på den eller arkivere den for senere referanse

    • videresende den eller

    • utsette den (ved hjelp av kategorier og flagg) til senere

  • Reduser gjøremålslisten til én liste. Bruk én gjøremålsliste og én kalender til å planlegge det du må gjøre.

  • Arbeid med oppgaver gruppevis. Bruk kategorier til å gruppere samme oppgavetyper sammen.

  • Utvis god dømmekraft når du sender meldinger. Følg reglene for hva man bør og ikke bør gjøre for å skrive gode meldinger.

  • Se gjennom kalenderen og oppgavene jevnlig.

Selv om du ikke bruker alle de beste fremgangsmåtene som beskrives her, vil det å følge bare noen få av dem gi deg en bedre opplevelse med Outlook 2010.

Til toppen av siden

Konfigurere Outlook 2010: oppsettet

Det første trinnet når du følger den anbefalte fremgangsmåten, er å konfigurere et system for å optimalisere hvordan du bruker Outlook 2010. Det regnes som beste fremgangsmåte å ha det slik:

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du konfigurerer det anbefalte oppsettet, kan du se delen Vanlige spørsmål.

Til toppen av siden

Mapper

Det regnes som beste fremgangsmåte å ha:

  • En innboks for meldinger du må behandle (ta deg av). Innboksen din er for meldinger som sendes direkte til deg, eller som kan være viktige for deg å lese.

Hvis du mottar mange meldinger som går frem og tilbake mellom flere forskjellige personer, endrer du til samtalevisning. Ellers kan du bruke datosortering (standardsorteringen). Bruk automatiske formateringsregler for å gjøre alle meldingene som sendes bare til deg, blå.

  • En enkel referansemappe under innboksen for alt referansemateriale du kanskje vil gå tilbake til senere. Ingenting arkiveres automatisk (det vil si med en regel) i denne mappen. Kall denne mappen 1-Referanse. (Når du legger til 1-, blir den det første elementet under innboksen.) Denne mappen opprettes under innboksen, slik at du kan skjule innboksen og fjerne den fra visningen.

Arkiv-ikon Angi denne mappen til årlig automatisk arkivering.

Merknad: Hvis denne mappen blir for stor (10 000 elementer eller mer), kan Outlook 2010 bli tregere når du bytter til denne mappen.

  • En mappe for karriererelaterte, private og personlige meldinger. En egen mappe for personlig og karriererelatert informasjon gir deg frihet til å søke etter en melding mens noen står ved siden av deg uten å bekymre deg om at en personlig sensitiv melding vil vises. Kall denne mappen 2-Personlig. Ledere vil kanskje ha en enkel mappe for tilbakemeldinger om ansatte som heter 3-Administrasjon.

Arkiv-ikon Angi disse mappene til årlig automatisk arkivering.

  • Et sett med mapper for kontaktgruppemeldinger. Alle meldinger som sendes til kontaktgrupper (også kalt listeservere, e-postlister eller distribusjonslister), må ikke nødvendigvis leses. Dette settet med mapper er oppbevaringsstedet for alle kontaktgruppemeldinger som ikke leveres automatisk til innboksen. Opprett en enkel mappe på øverste nivå under innboksen som heter Kontaktgrupper, og opprett deretter en undermappe for hvert emne for kontaktgruppene. Vanligvis er én mappe per kontaktgruppe nok, men hvis du er på flere relaterte kontaktgrupper, bør du vurdere å få alle meldingene levert til samme mappe.

Skjul Kontaktgruppe-mappen på øverste nivå slik at du ikke blir forstyrret av uleste meldinger i mappene under.

Merknad: Hvis du må lese hver melding i en kontaktgruppe, oppretter du ikke en mappe for den. Disse meldingene skal gå direkte til innboksen.

Arkiv-ikon Angi kontaktgruppemappene til å arkivere automatisk hver sjette måned, eller hyppigere hvis de er tidssensitive. En kontaktgruppe for kameratkjøring, for eksempel, bør arkiveres daglig.

  • Et sett med mapper for RSS-feeder. Litt på samme måte som med mapper for Kontaktgrupper, representerer RSS et sett med data som noen ganger inneholder interessant informasjon, men som det ikke er like viktig å lese med én gang de blir mottatt som meldingene som blir sendt direkte til deg. Outlook 2010 oppretter disse mappene automatisk.

Søkemapper

Søkemapper er nyttige for å innhente informasjon fra ulike e-post- og RSS-mapper. Søkemapper kan være spesielt nyttige når du har behov for å samle inn informasjon som er lagret i forskjellige mapper, for eksempel når du forbereder deg til et kvartalsmøte.

Hvis du mottar en stor mengde meldinger (over 200 om dagen), kan søkemapper være en god metode for å analysere e-postmeldinger fra ulike avsendere.

Favoritter-delen i navigasjonsruten

Favoritter (valgfritt)

Favoritter gjør mapper som ellers ligger gjemt i mappelisten i e-posten, synlige.

Favoritter, et delsett av e-postmappene, vises øverst i navigasjonsrute. Det er ikke nødvendig å bruke Favoritter for at dette systemet skal fungere, men hvis du har en liten skjerm, kan du minimere navigasjonsruten og fortsatt arkivere meldingene ved å dra meldinger til den minimerte ruten, utføre vanlige søk og gå til Kalender, Kontakter og Oppgaver.

Det betraktes som beste fremgangsmåte å ha følgende mapper i Favoritter: Innboks, 1-Referanse, Sendte elementer og Slettede elementer.

Til toppen av siden

Regler

Målet med å organisere Outlook er å redusere mengden unødvendig «støy» i innboksen og å fremheve de viktigste elementene. Regler kan bidra til denne prosessen ved å flytte meldinger til mapper basert på vilkår du angir. Regler filtrerer meldinger som kommer til innboksen, for å bare finne elementer som må leses.

Det regnes som beste fremgangsmåte å ha følgende regler (du finner informasjon om hvordan du setter opp disse reglene i Vanlige spørsmål på slutten av denne artikkelen):

  • Automatiske svar    Flytt alle svar på møter som ikke har innhold, til Slettede elementer. Du kan se hvem som har sagt de skal komme, ved å sjekke Oppfølging-fanen i møtevinduet.

  • Til: Meg    Alle meldinger som er sendt direkte til deg eller med deg på kopilinjen, sendes til innboksen og behandles ikke av andre regler, selv om den også er sendt til en kontaktgruppe.

  • Møteinnkallelser sendes til innboksen    Alle møteinnkallelser, selv om de sendes til en kontaktgruppe, bør sendes til innboksen.

  • Utsett sendte elementer    Denne regelen forsinker sending av meldinger med ett minutt eller mer. Når du bruker denne regelen, må du passe på at meldingene er blitt sendt før du slår av datamaskinen.

Merknad:  Office 2010-logo Dette er en ren klientsideregel; den vil ikke fungere på Outlook Web App (OWA).

  • Kontaktgrupper    Alle e-postmeldinger som sendes til en kontaktgruppe, blir sendt til en kontaktgruppemappe – med mindre nøkkelordene indikerer at den er viktig for deg – i så fall sendes den til innboksen. Flere kontaktgrupper som ligner, bør bruke samme regel og arkiveres i samme mappe. Hvis du er medlem av en kontaktgruppe der du må lese hver melding, må du ikke opprette en regel for den. Alle meldinger som du må lese, bør gå direkte til innboksen.

Regelsettet ditt bør se omtrent slik ut når du er ferdig med å organisere det.

Til toppen av siden

Gjøremålsfelt

Gjøremålsfeltet er rute på høyre side av Outlook 2010. Det viser en kalender, kommende avtaler og den samlede oppgavelisten, som inneholder

  • meldinger du må svare på (flaggede meldinger)

  • kontakter du må ringe (flaggede kontakter)

  • oppgaver som kommer opp spontant

Beste fremgangsmåte for å sette opp gjøremålsfeltet er å

  • vise en datovelger (aktivert som standard)

  • vise bare tre avtaler hvis du har en lav skjermoppløsning eller du ikke har mange møter på en bestemt dag (standard)

  • vise fem avtaler hvis du har en høy skjermoppløsning eller du har mange møter hver dag (fem eller flere)

  • vise aktiviteter (aktivert som standard)

  • Office 2010-logo vise Hurtigkontakter (tilgjengelig og aktivert som standard hvis du har Microsoft Office Communicator 2007 R2)

Standardsorteringen for oppgaver er etter forfallsdato, men det kan tenkes at du vil endre til å sortere etter startdato, avhengig av hvordan du bruker flagg. Hvis du vil se de oppgavene som du forskjøv til neste uke, på mandag, sorterer du etter startdato. Hvis du vil se aktivitetene på dagen da de forfaller, sorterer du etter forfallsdato.

Standardflagg

Det betraktes som beste fremgangsmåte å angi hurtigklikkflagg til I dag (som er standard).

Til toppen av siden

Meldinger

Hvis du mottar mange meldinger eller lett blir forstyrret av varsellyden for innkommende meldinger, anbefaler vi å slå av følgende alternativer:

Skrivebordsvarsel for Outlook

  • konvoluttikonet som vises på Outlook-ikonet i oppgavelinjen i Windows

Varsel om ny e-post på oppgavelinjen

  • markøren endres midlertidig til en konvolutt

  • lyden som følger med alle innstillingene ovenfor

Klikk Fil-knappen, klikk Alternativer, og klikk deretter E-post hvis du vil endre disse innstillingene.

Fjern alle avmerkingene under Meldingsankomst.

Innstillinger for meldingsankomst i Backstage-visningen

Til toppen av siden

Kategorier

Ved hjelp av kategoriene i Outlook 2010 kan du behandle elementer på mange forskjellige måter. Det finnes tre hovedtyper av kategorier vi anbefaler å opprette:

  • prosjekt (kan omfatte personer)

  • Emne

  • plassering eller aktivitet

Kategorier er ikke et nødvendig aspekt av dette systemet, men de kan gjøre livet ditt enklere hvis du bruker dem konsekvent. De kan for eksempel gjøre det enklere å identifisere hva du kan gjøre nå og hjelpe deg med å gruppere lignende oppgaver slik at du kan gjøre dem samtidig.

Slik oppretter du kategorier:

  • Klikk Kategoriser i hvilken som helst visning på Hjem-fanen i Merker-gruppen, og klikk deretter Alle kategorier.

Det regnes som beste fremgangsmåte å ha en kategori for

  • hver av de som rapporterer direkte til deg og din overordnede for elementer som du vil se gjennom til neste møte (for eksempel en kategori kalt 1:1 Leder).

  • hver av de viktigste plasseringene eller typene aktiviteter du utfører, slik at du kan utføre massehandlinger (en nyttig del av behandling av aktiviteter), for eksempel:

    • @Pendling for oppgaver du kan utføre på vei hjem fra jobb.

    • @E-post for oppgaver som omfatter e-postmeldinger, møter eller andre aspekter av Outlook 2010.

    • @Hjem for oppgaver du bare kan gjøre hjemme.

    • @Møte for elementer du trenger for å forberede deg til et møte.

    • @Frakoblet for oppgaver som gjør at du må forlate datamaskinen, for eksempel å ta en kopi av et dokument.

    • @Pålogget for oppgaver du bare kan utføre på nett eller via en nettleser.

    • @Telefon for samtaler du må foreta eller motta.

    • @Lese for oppgaver som bare involverer lesing – ikke svar. Denne kategorien er nyttig for lange meldinger eller vedlegg du må lese, men ikke har tid til umiddelbart.

    • @Venter for meldinger eller oppgaver du venter på svar på, men det er ingen eksplisitt neste handling som du må utføre.

Dialogboksen Fargekategorier

Merknad: @-symbolet gjør at kategoriene skiller seg ut i kategorilisten. Hvis du setter @ før enkelte kategorier, er det med på å holde dem øverst på kategorilisten og minne deg på hvor du bør være når du utfører denne oppgaven (for eksempel @Telefon er på telefonen).

  • Hvert viktige emne eller prosjekt, slik at du enkelt kan finne meldinger om et bestemt emne – spesielt hvis det ikke er noen ord i meldingsteksten eller emnet som gjør at den vil vises i et søk.

  • Viktige elementer som må gjøres i dag og ikke kan utsettes til en annen dag.

Du kan bruke flere kategorier på ett element – i motsetning til arkivering, der elementer bare kan plasseres i én mappe om gangen. En viktig melding el som du vil diskutere med din overordnede før du svarer, kan for eksempel kategoriseres som både @E-post og 1:1 Leder.

Oppgaver med flere kategorier

Hurtigklikkategorien skal være den kategorien du bruker oftest.

Du angir en hurtigklikkategori ved å gjøre følgende:

  • Klikk KategoriserHjem-fanen i Merker-gruppen, og klikk deretter Angi hurtigklikk.

Du vil oppdage at kategorier, hjelpemeldinger og oppgaver skiller seg ut i gjøremålsfeltet, noe som gir mer effektiv søking og hjelper deg med å forberede deg til møter.

Merknad: Vær svært forsiktig med å kategorisere utgående meldinger – det kan hende at mottakerne ser kategoriene dine. Hvis mottakerne ikke bruker Outlook 2010 eller Exchange Server 2010, vil de kunne se kategoriene du angir.

Til toppen av siden

hurtigtrinn

Hurtigtrinn-galleri Hurtigtrinn er en nyhet i Outlook 2010 som gir deg mulighet til å utføre flere handlinger med ett klikk. Det er et nyttig verktøy som kan hjelpe deg med å holde innboksen ren og med å være mer effektiv i den generelle bruken av Outlook. Hvis du oppdager at du gjør de samme trinnene i Outlook om og om igjen, kan du prøve å opprette et hurtigtrinn.

Merknad:  Hurtigtrinn gjelder bare for meldinger.

Det regnes som beste fremgangsmåte å ha følgende hurtigtrinn. Du finner mer informasjon i Automatisere vanlige eller gjentakende oppgaver med hurtigtrinn:

Hurtigtrinn

Hva den gjør

Når du bør bruke den

Referanse

Merker meldingen som lest.

Flytter den til 1-Referanse-mappen.

Dette er knappen for arkivering med ett klikk.

Personlig

Merker meldingen som lest.

Flytter den til 2-Personlig-mappen.

For arkivering av personlige meldinger.

Fullført

Merker meldingen som lest.

Merker meldingen som fullført.

Flytter den til 1-Referanse-mappen.

For referansemeldinger du har svart på eller håndtert på annen måte.

Utsett*

Merker meldingen som lest.

Flagger meldingen som en oppgave for i dag

Flytter den til 1-Referanse-mappen.

For meldinger du vil ta deg av senere.

*Personlig og Utsett hurtigtrinn er ikke standard hurtigtrinn.

Valgfrie hurtigtrinn

I tillegg til hurtigtrinnene som er oppført ovenfor, kan du også, avhengig hva slags jobb du har og dine dagligdagse arbeidsoppgaver, opprette følgende typer hurtigtrinn:

Hurtigtrinn

Hva den gjør

Når du bør bruke den

Kategoriser og flytt

Merker meldingen som lest.

Kategoriserer meldingen.

Flytter den til 1-Referanse-mappen.

Du kan kategorisere mange av meldingene dine før du arkiverer dem for å gjøre det enklere å finne dem senere. Opprett én per kategori du bruker ofte.

Flagg og flytt

Merker meldingen som lest.

Flagger meldingen.

Flytter den til 1-Referanse-mappen.

Du flagger elementer for forskjellige datoer, for eksempel I morgen, Denne uken og så videre. Opprett ett per flagg du bruker ofte.

Flagg, kategoriser og flytt

Merker meldingen som lest.

Flagger meldingen.

Kategoriserer meldingen.

Flytter den til 1-Referanse-mappen.

Du bruker noen kategorier for å gjøre det enklere å forstå oppgavenes kontekst. Eksempel: @Lese: Flagg for i morgen, kategoriserer med @Lese-kategorien.

Til orientering og flytt

Merker meldingen som lest.

Oppretter en videresending som en melding til orientering

Flytter den til 1-Referanse-mappen.

Du videresender ofte e-post til andre (artikler og så videre)

Deleger

Merker meldingen som lest.

Oppretter en videresending til en bestemt person

Flytter den til 1-Referanse-mappen.

Du mottar meldinger som ikke er ment for andre.

Oppgave

Opprett en oppgave med vedlegg

Slett melding

Du trenger mer kontekst for de flaggede meldingene.

kontaktgruppe

Merker meldingen som lest.

Flytter den til kontaktgruppemappen (eller til en bestemt kontaktgruppemappe).

Du mottar utilsiktet noen meldinger fra Kontaktgrupper i innboksen på grunn av regler. Eksempel: Du har en regel om å arkivere alle meldinger fra kontaktgruppen Skryte i en mappe, med mindre ordet pave finnes et eller annet sted i teksten. Av og til sender noen en melding til kontaktgruppen Skryte som inneholder ordet pave uten at den er aktuell for deg.

Svar og slett

Åpner et svarvindu.

Sletter den første meldingen

Ofte mottar du hurtigmeldinger som du må svare på, men som du ikke må beholde etter at du har svart. For eksempel: «Hei, skal vi spise lunsj?» og svaret: «Det kan vi gjøre.»

Når du begynner å opprette hurtigtrinn, vil du oppdage at det kan finnes andre metoder for å optimalisere antallet klikk som er nødvendig for å få noe gjort. Når du legger merke til at du gjør det samme gang etter gang, kan du forsøke å opprette et hurtigtrinn. Etter hvert som prosjekter endres, oppdaterer du hurtigtrinnene slik at du kan bruke disse i stedet for å gjøre alt fra grunnen av.

Til toppen av siden

Temme innboksen på en effektiv måte

Når du har konfigurert systemet, er du klar til å begynne å behandle innkommende meldinger. Ved å gjøre innboksen til det sentrale stedet for å motta viktige meldinger, kan du gå gjennom dem med visshet om at hvert element er noe du trenger å håndtere.

Gjør følgende for hver melding i innboksen:

  • Hvis den ikke er viktig, kan du slette den umiddelbart.

  • Hvis den kan behandles på to minutter eller mindre, gjør du det (svare, arkivere, ringe og så videre).

  • Hvis den ikke er til deg, eller hvis du har mulighet til det, delegerer eller videresender du den.

  • Hvis du må behandle den, men det tar lenger tid enn to minutter (medregnet å lese den), kan du utsette den.

Hvis du trenger den som referanse (selv om du har bestemt deg for å utsette den), flytter du den til referansemappen. Målet er at du skal bruke mindre tid på hver melding.

Slette den

Slett meldinger du ikke trenger å lese. Hvis det er søppelpost, sletter du dem.

Hvis du ikke vil motta en ny melding som hører til samme samtale, ignorerer du den.

Kommandoen Ignorer diskusjon

Behandle den med tominuttersregelen

Det er utrolig hvor mye som kan gjøres på to minutter. Mange meldinger kan for eksempel besvares på to minutter eller mindre. Hvis det imidlertid tar lengre tid enn to minutter å behandle en melding, utsetter du den. Du kan prøve å ta tiden for å få et inntrykk av hvor lenge to minutter er.

Gjør ett av følgende når du er ferdig med en melding:

  • Slett den hvis den har liten eller ingen betydning.

  • Arkiver den i en av referansemappene (for eksempel 1-Referanse) ved hjelp av et hurtigtrinn.

Hvis du vil beholde oversikten over det du har gjort, spesielt med tanke på årlige gjennomganger og så videre, bruker du hurtigtrinnet Ferdig, som også merker meldinger som fullført.

Videresende den

Noen ganger får du en melding som noen andre egentlig skal håndtere. I disse tilfellene svarer du på meldingen og tar med personen du videresender den til, på Til-linjen. Hvis du gjør dette ofte, bør du vurdere å opprette et hurtigtrinn som svarer og legger til den delegerte personen til Til-linjen.

Hvis du vil følge opp senere, flagg den for deg selv før du sender. I gjøremålsfeltet, merker du oppgaven med @Waiting -kategorien.

Utsette den

Når bør du utsette en melding

Det å utsette en melding betyr at du vil gå gjennom den senere når du har tid.

Grunner til å utsette en melding:

  • Den kan ikke håndteres på mindre enn to minutter.

  • Det vil ta lang tid å lese den.

  • Den krever et nøye utformet svar.

  • Den krever ytterligere handling i et annet program (for eksempel «Må legges til i dokumentet <navn>»).

SLIK UTSETTER DU EN MELDING: FLAGG DEN

Når du bestemmer deg for at du ikke har tid til å håndtere en melding med en gang, kan du flagge den:

  • Hvis du må behandle meldingen i dag, flagger du den for I dag (bare venstreklikk flagget).

  • Hvis du kan utsette den enda lenger, høyreklikker du den og flagger den for en senere dato.

  • Hvis du tror at du må se på meldingen mer enn én gang, og du vil ha enkel tilgang til den, drar du den til Senere-gruppen i gjøremålsfeltet. Hvis du ikke har en Senere-gruppe, angir du flagget Startdato for oppgaven 100 år frem i tid. (Bruk dette flagget sjelden, slik at det ikke blir et overfylt oppsamlingssted for utsatte meldinger.)

  • Hvis du trenger meldingen innen kort tid, flagger du den med Ingen forfallsdato, slik at den vises øverst i gjøremålsfeltet. Bruk denne gruppen med måte, og tøm den regelmessig, fordi den er øverst i oppgavelisten.

I tillegg til å flagge en melding, kan du

  • legge til passende kategorier

  • klikke hurtigtrinnet Referanse for å merke meldingen som lest, hvis den ikke allerede er markert som lest og arkivert i referansemappen (1-Referanse)

Hvis du finner ut at du bruker de samme kategoriene gjentatte ganger, kan du opprette et nytt hurtigtrinn som flagger, kategoriserer og arkiverer.

Når et element har blitt flagget, vises det i gjøremålsfeltet. Ved å flagge det og arkivere det i referansemappen, har du behandlet det, og nå kan du flytte det ut av syne. Fordi det finnes i oppgavelisten, kan du gå videre til neste melding vel vitende om at du skal gå tilbake til de flaggede elementene senere.

Hvis du vil legge til mer informasjon til de flaggede elementene

Hvis emnelinjen til en melding ikke gir deg nok kontekst, kan du gjøre én av to ting, avhengig av hvor mye informasjon du må legge til:

  • Endre navnet på oppgaven ved å klikke den i gjøremålsfeltet eller høyreklikke den og velge Gi nytt navn til oppgave. Det å gi oppgaven nytt navn endrer ikke emnet til meldingen, men det gjør det enklere for deg å forstå hva som er neste oppgave.

  • Opprette en oppgave med meldingen som et vedlegg.

Du kan også legge til en kategori, slik at du på et øyeblikk kan se hvilken handling som er den neste. Ved hjelp av et raskt blikk på gjøremålsfeltet med oppgavene som er kategorisert, kan du se hva som er gjennomførbart med én gang (@Office), hvilke oppgaver som ikke kan utføres fordi du venter på andre (@Venter), og hva møtet skal handle om (@Møte).

Når skal du håndtere oppgavene du har utsatt?

Når du har behandlet meldingene, kan du gå løs på oppgavelisten. Det er nå du skal svare på meldingene du har utsatt.

Bare arkivere den

Noen ganger får du en melding som du ikke trenger å gjøre noe med, men som du kanskje trenger ved et senere tidspunkt. Et godt eksempel er en melding med instruksjoner. Arkiver disse meldingene i referansemappen (1-Referanse) ved å klikke hurtigtrinnet Referanse. Du kan legge til en kategori for å gjøre det enklere å finne meldingen senere hvis dette er nødvendig (for eksempel @Prosjekt). Gjør dette før du arkiverer med hurtigtrinnet.

Når du er ferdig med å behandle meldingene, bør du ha en tom innboks og kan bytte fokus til kalenderen og oppgavene dine.

Til toppen av siden

Daglig gjennomgang: administrasjon av tid og oppgaver

Det regnes som beste fremgangsmåte å sette av tid hver morgen til å behandle oppgavelisten og kalenderen. Dette inkluderer:

  • gjennomgang av avtaler og møter for samme dag og den kommende uken

  • gjennomgang av oppgaver og å gjøre endringer

  • å legge til avtaler i kalenderen for å planlegge når ting skal gjøres

å si nei

Når du ser gjennom kalenderen og oppgavelisten, bør du være realistisk når det gjelder hva du kan klare. Noen ganger innebærer det at du må si nei. Her er noen måter du kan vinne tid på ved å si nei:

  • Si nei til møter hvis du ikke trenger å delta. Ja, du kan faktisk gjøre dette.

  • Slett oppgaver som du ikke behøver å gjøre eller som du vet du ikke kommer til å gjøre.

  • Send meldinger for å la andre vite at du jobber med et svar (og pass på å flagge det for deg selv ved sending). Det er bedre å la andre få vite at du vil svare på en realistisk dato enn å la dem tro at du har glemt forespørselen.

Behandle kalenderen

Hvis du har en dag fylt med møter, har du mindre tid igjen til å fullføre oppgaver og skrive meldinger, så flytt oppgaver til andre dager.

Hvis en oppgave kommer til å ta lang tid eller det er noe du må gjøre (i motsetning til oppgaver som du finner ut at du ikke trenger å gjøre), bør du dra den fra listen over daglige oppgaver til kalenderen for å sette av tid til den.

Måter å opprette oppgaver på

Når du går gjennom kalenderen og oppgavene, uunngåelig starter du tenker på flere ting du må gjøre. Her er noen metoder for å opprette oppgaver i Outlook:

  • Flagg meldingen.

  • Skriv inn i boksen Skriv inn en ny oppgave øverst i oppgavelisten.

  • Bruk hurtigtasten CTRL+SKIFT+K for å opprette en ny oppgave.

  • Hvis du kjører og det er lovlig og trygt å gjøre det, kan du gjøre lydopptak av oppgaver og transkribere dem senere i oppgavelisten ved hjelp av talememofunksjonen på en mobil enhet eller mobiltelefon.

  • Office 2010-logo Hvis du er i et møte, kan du ta notater i OneNote. Flaggede elementer i OneNote vises i oppgavelisten i Outlook 2010.

Måter å behandle oppgaver på

Her er noen måter du kan hjelpe deg selv med å håndtere oppgavene:

  • Legg til oppgaver etter hvert som de dukker opp ved å skrive inn i boksen Skriv inn en ny oppgave i gjøremålsfeltet eller øverst i oppgavelisten, i et tomt felt i listen over daglige oppgaver eller ved å klikke Ny oppgave på båndet.

  • Fjern oppgaver som du ikke trenger å gjøre. Oppgavelisten er ditt hellige rom – ikke rot den til, ellers fungerer den ikke som den skal. Hvis du har flaggede meldinger som du vil beholde, klikker du Fjern fra listen. Ellers klikker du Slett.

  • Merk fullførte oppgaver som fullført, slik at de fjernes fra gjøremålsfeltet.

  • Gjør oppgaver mer gjennomførbare ved å endre oppgaveemnet til en flagget melding. For eksempel kan en flagget melding med emnelinjen Kan ikke endre gruppemedlemskap med tastaturet i stedet få navnet Svar Ryan, som er den neste handlingen for denne oppgaven. Hvis du vil endre oppgaveemnet, klikker du elementet i gjøremålsfeltet og skriver inn et nytt emne eller høyreklikker og klikker deretter Gi nytt navn til oppgave. Det å endre oppgaveemnet endrer ikke emnet til meldingen. Det er bare emnet du ser i oppgavelisten som endres.

  • Bruk kategorier for å hjelpe deg å identifisere hvor du må være for å kunne gjennomføre det neste trinnet og for å få noen oppgaver til å skille seg ut.

  • Grupper oppgavene slik at lignende oppgaver kommer sammen, for eksempel oppgaver med samme kategori. Hvis du vil flytte en oppgave, klikker du oppgaven i oppgavelisten og drar den. På denne måten kan du arbeide med lignende oppgaver samtidig.

  • Dra oppgavene i listen over daglige oppgaver og i gjøremålsfeltet til dagen du planlegger å utføre oppgaven på. For oppgaver som vil ta lengre tid, drar du oppgavene til kalenderen for å sette av tid til å få disse oppgavene gjort.

Det riktignok lurt å være organisert, men du bør likevel ikke bruke mye tid på å prioritere og behandle oppgavelisten. Prosessen med å behandle oppgavelisten skal ikke ta styring over livet ditt!

Bruk kalenderen: opprette avtaler for å styre tidsbruken

Husk at det alltid er mer å gjøre enn tid til å gjøre det.

Som en del av god tidsbehandling trenger du tid til å behandle meldingene, håndtere avtaler og oppgaver og tenke over hva du må gjøre.

Du kan sette av denne tiden for deg selv med regelmessige avtaler og møter på kalenderen. Kalenderen skal behandles som din virkelige plan for tiden din – hvis du har satt av tid til det, så er det det du er forpliktet til å gjøre på det tidspunktet.

Sett av tid til disse tingene.

  • Håndtere meldingene. Det er særlig viktig å sette av tid til å håndtere meldinger hvis du mottar mange meldinger. Selv om du har satt opp regler, slik at bare viktige meldinger vises i innboksen, trenger du fremdeles tid til å ta deg av disse meldingene.

Tips!:  Når du behandler og leser meldingene dine, kan du fjerne visuelt rot ved å minimere navigasjonsruten, gjøremålsfeltet og båndet ved å klikke Leser-knappen Visningskommandoen Lesing på statuslinjen på statuslinjen. Klikk Normal Visningskommandoen Normal på statuslinjen (rett til venstre for Leser) hvis du vil gå tilbake til å ha alt åpent.

  • En daglig og ukentlig gjennomgang av oppgaver og avtaler. Se på kalenderen og oppgavene, og vurder avtalene og oppgavene i forhold til prioriteringene dine. Hvis du har en ganske full kalender, kan du gjøre følgende:

  • Fjerne motstridende avtaler. Du kan ikke være på to steder samtidig.

  • Planlegge tid til å arbeide.

  • Tenke over hva du holder på med, hvorvidt det er en god tidsbruk og om du har gjort riktige prioriteringer.

  • Ha jevnlige møter med din overordnede. Hvis du har jevnlige møter med din overordnede, har du mulighet til å forklare hva du arbeider med og sette andre prioriteringer når det er nødvendig. Klikk Regelmessighet Knapp for å sette opp et regelmessig møte.

Til toppen av siden

Oppgaver: utføre arbeidet

Ukentlig gjennomgang

Når du har en fullstendig oversikt over oppgavene som må gjøres og tiden du har til rådighet, kan du prioritere det som er viktig å få gjort fremfor mindre kritiske oppgaver. På den måten blir det enklere å gjøre det klart for andre hva de realistisk sett kan og ikke kan forvente at du skal gjøre. En gjennomgang av den forrige og kommende uken er også nyttig når du skal forberede et ukentlig møte med din overordnede eller utarbeide en statusmelding via e-post.

Hvor det er mest praktisk å jobbe

Når du har behandlet meldingene i Outlook, er det mest praktisk å jobbe (svare på meldinger og så videre) i Oppgaver. Når du bytter til Oppgaver, vil du ikke bli forstyrret av meldinger som kommer til innboksen.

Behandle oppgaver samlet

Når du går gjennom oppgavelisten og kalenderen, kan du utføre oppgaver av samme type samlet. Hvis du for eksempel bare har noen minutter til rådighet, kan du gjøre deg ferdig med alle telefonsamtalene dine (hvis det er bare noen få). Du kan håndtere mer energikrevende oppgaver (for enkelte kan det være å svare på meldinger) når du har mer energi. Ta deg av de mindre energikrevende oppgavene, for eksempel å lese statusmeldinger, senere på dagen eller når du føler deg mindre opplagt. Ved å behandle oppgaver samlet, vil du få fremdrift i alle prosjektene dine samtidig.

Én måte å utføre oppgaver samlet på, er å endre sorteringen fra Sortert etter: Startdato til Sortert etter: Kategorier. Dette gjør du ved å klikke overskriften Sortert etter og deretter klikke Kategorier.

Merknad: Hvis du har oppgaver som hindrer andre i å gjøre arbeidet sitt, gjør du disse oppgavene først.

Ordne-menyen

Fullføre oppgavene dine

Når du er ferdig med oppgavene, merker du dem som fullført. Outlook 2010 beholder automatisk listen over fullførte oppgaver. Denne listen kan være en nyttig oversikt over hva du har utført. Hvis du ikke har behov for å beholde en oppgave eller en melding, kan du slette den eller fjerne flagget.

Kommandoen Marker som fullført på båndet

Arbeider frakoblet

Hvis du har mye å gjøre, bør du vurdere å arbeide frakoblet, slik at du ikke blir forstyrret av innkommende meldinger.

Når du bytter mellom å arbeide tilkoblet og frakoblet, endres påloggingsstatusen for alle e-postkontoer i Outlook-profilen din.

  • Klikk Arbeid frakoblet på fanen Send/motta i Innstillinger-gruppen.

Kommandoen Arbeid frakoblet på båndet indikerer tilkoblet

Arbeid frakoblet-kommandoen er uthevet når du arbeider frakoblet.

Kommandoen Arbeid frakoblet på båndet indikerer at frakoblet er aktivert

Klikk den uthevede Arbeid frakoblet for å gå tilbake til tilkoblet modus.

Til toppen av siden

Finne akkurat den meldingen: søke effektivt

Slik finner du en melding fra en bestemt person

Hvis du vil finne en melding fra en bestemt person, klikker du i Søk-boksen i referansemappen (for eksempel 1-Referanse). Deretter klikker du FraSøk-fanen.

Kommandoen Fra på båndet

Skriv inn navnet på personen.

Direktesøk med søkebetingelsen Fra

Du kan også starte med å skrive inn navnet og deretter trykke pil ned-tasten for å velge Fra slik at resultatene begrenses.

Direktesøk med foreslåtte betingelser

Slik finner du en melding med vedlegg

Klikk i Søk-boksen, og deretter Har vedlegg på Søk-fanen hvis du vil finne en melding med et vedlegg.

Kommandoen Har vedlegg på båndet

Alle søkeordene legges sammen, så hvis du vil finne en melding fra noen med vedlegg, klikker du kommandoene på båndet (Fra, Har vedlegg) for å bygge søket.

Eksempel på direktesøk med flere søkebetingelser

Søke etter meldinger i hele postboksen

Noen ganger finner du ikke en melding bare ved å søke i referansemappen – det kan være en melding du har sendt, eller den kan være feilarkivert. I disse tilfellene begynner du med å søke i hvilken som helst mappe (Innboks, 1-Referanse og så videre), og deretter klikker du Prøv å søke på nytt i alle e-postelementer.

Direktesøk uten resultater

Du kan også klikke Alle e-postelementerSøk-fanen.

Alle e-postelementer på båndet

Hvis du har mistanke om at det du leter etter, kan være i en godtatt møteinnkallelse (og derfor finnes i kalenderen), kan du prøve å øke omfanget til Alle Outlook-elementer.

Hvis du finner ut at du ofte utfører søk på tvers av hele postboksen, kan du angi standard søkeomfang til alltid å søke i alle mapper ved å gå til Backstage-visningen.

  1. Klikk fanen Fil og deretter Alternativer.

  2. Klikk Søk.

  3. Klikk Alle mapper under Resultater.

Alternativer for direktesøk i Backstage-visningen

Stoppe søket

Når du har funnet elementet du leter etter og er klar til å gå videre til neste oppgave, klikker du Lukk søk-knapp ved siden av Direktesøk-boksen eller Lukk søkSøk-fanen i Lukk-gruppen.

Kommandoene Lukk søk for direktesøk

Skrive gode e-postmeldinger

Følgende regler får deg til å høres profesjonell ut og få frem budskapet ditt.

Grunnleggende regler om hva du bør gjøre for å skrive gode meldinger

  • Les meldingen før du sender den.

  • La emnet være beskrivende og handlingsorientert, for eksempel: Salgsgruppe: Send foreslåtte datoer for styresamling, der Salgsgruppe er navnet på gruppen og Send er handlingen. Andre nyttige innledninger inkluderer Til orientering og Handling kreves.

  • Hvis det kreves handling, oppgir du det som skal gjøres i Emne-boksen.

  • Endre emnet til meldingen hvis temaet for diskusjonen endres.

  • Hold alle meldinger korte og relevante.

  • Organiser innholdet i meldingen fra mest til minst viktig.

  • Vurder å utheve viktig informasjon med fet skrift.

  • Plasser gjøremål eller spørsmål på egne linjer, slik at de skiller seg ut og blir lagt merke til.

  • Uthev andres navn i fet skrift når du stiller spørsmål, for eksempel: Ryan: Hva er status for prosjektet?

  • Begrens antall personer du sender en melding til, til dem som trenger å lese den.

  • Ta personer som må informeres, med på kopilinjen.

  • Ta personer som må svare eller utføre handlinger, med på Til-linjen.

  • Bruk en signatur når det passer, men hold signaturen enkel, kort, profesjonell og, hvis det er mulig, fri for grafikk.

  • Ikke send en melding hvis du vil ha svar umiddelbart. Ring, eller Office 2010-logo send en direktemelding.

  • Hvis du er i en e-postsamtale med mer enn ti meldinger og ikke kommer frem til en løsning, kan du vurdere om du bør sette opp et møte for å diskutere saken. E-post er ikke alltid en effektiv måte å løse kompliserte problemer på. Klikk MøteHjem-fanen i Respons-gruppen med meldingen merket.

Svare med kommandoen Møte

  • Bekreft meldinger som krever et mer omfattende svar. Hvis du for opptatt til å sende et fullstendig svar umiddelbart, gir du avsenderen beskjed om at du ser på problemet og vil svare innen et bestemt klokkeslett eller dato. Flagg den for at du skal gjøre det senere.

  • Bruk Høy prioritet Høy viktighet-ikon bare unntaksvis.

Koder-gruppen på båndet

  • Hvis du stiller et spørsmål og det er flere personer som kan svare, velger du bare én person i stedet for å sende spørsmål til en gruppe.

Oppfølging: flagging ved sending

Når du sender en melding til noen du trenger et svar fra, gjør du følgende:

  • Flagg den for deg selv ved sending.

  • Endre navnet på den flaggede meldingsoppgaven i gjøremålsfeltet til å begynne med Følg opp.

  • Merk den med @Venter.

  • Når du utfører disse tre trinnene, vet du at neste handling er å sende enda en melding eller vente på svar.

Tips!: Det er ofte mer effektivt å minne deg selv på å sende enda en melding, enn det er å flagge meldingen for mottakeren. Når du forplikter deg til å gjøre noe i en melding, flagger du den for deg selv, slik at du har en oppgave i gjøremålsfeltet som en påminnelse.

Grunnleggende regler om hva du bør unngå å gjøre for å skrive gode meldinger

  • Ikke bruk meldingsbakgrunner.

  • Ikke ta med din overordnede på hver melding du sender.

  • Ikke send en melding når du er sint. Det er bedre å skrive det ned, lagre det i kladdemappen og komme tilbake til det senere.

  • Ikke forvent et raskt svar når du sender lange meldinger (mer enn to avsnitt).

  • Ikke send en oppfølgingsmelding mindre enn én dag etter første melding. Hvis du ikke hører noe innen rimelig tid, kan du prøve å bruke telefonen eller Office 2010-logo -direktemeldinger.

  • Ikke bruk lese- eller leveringsbekreftelser på hver melding du sender. Bare bruk dem hvis du er usikker på om mottakerne vil motta meldingen.

  • Ikke bruk flagg eller Høy viktighet-ikon i hver melding du sender. Mottakerne vil etter hvert ignorere dem.

  • Ikke bruk BARE STORE BOKSTAVER.

  • Ikke send vedlegg – send koblinger i stedet. Denne regelen gjelder spesielt møteinnkallelser, der vedlegg kan utgjøre en vesentlig del av serverkvoter.

  • Ikke utvid distribusjonslistene. Hvis du gjør dette, blir meldingene vanskeligere å lese, noe som kan føre til at de havner i feil e-postmapper hos personer som bruker regler.

  • Ikke bruk sarkasme. Humoren din kan misforstås.

  • Ikke skriv noe du ikke vil at alle i firmaet skal lese. Du vet aldri hvor meldingen kan ende opp.

  • Ikke bruk kursiv eller «morsomme» skrifter som er vanskelige å lese.

  • Ikke bruk røde skrift fordi det er vanskelige å lese og kan tolkes som kritikk.

  • Bruk aldri Svar til alle til en kontaktgruppe for å be om å bli fjernet.

Råd for kontaktgrupper (tidligere kjent som distribusjonslister)

Følg alle tipsene for hva du bør og ikke bør gjøre når du sender en melding hvis du svarer til en stor kontaktgruppe.

Hvis du trenger mer informasjon eller undersøker problemet separat, svarer du til hele kontaktgruppen for å la alle vite at du svarer, og deretter svarer du til hver enkelt separat. Pass på å sende svar med løsningen til kontaktgruppen når problemet er løst. På denne måten kan andre i kontaktgruppen bruke løsningen.

Slik videresender du til andre personer

Hvis noen sender en melding til en kontaktgruppe som du er medlem av, og meldingen kan besvares bedre av noen andre eller en annen kontaktgruppe, gjør du følgende:

  • Svar med riktig kontaktgruppe eller person på Til-linjen.

  • Sørg for at svar sendes til riktig kontaktgruppe eller person.

  • Ikke ta den opprinnelige kontaktgruppen med i Blindkopi-linjen. Hvis du gjør dette, blir ikke meldingen din filtrert av andre personers regler. La i stedet kontaktgruppen være på Til- eller Kopi-linjen.

  • Hvis du er i ferd med å overføres til en ny rolle og finner ut at du omadresserer personer regelmessig, kan du konfigurere et hurtigtrinn.

Slik fjernes du fra en kontaktgruppe

Hvis du mottar e-postmeldinger fra en kontaktgruppe du ikke vil være med i, sender du en melding til nettverksadministratoren eller eieren av kontaktgruppen og ber om å bli fjernet. Ikke svar til hele kontaktgruppen. Klikk navnet på kontaktgruppen på Til-linjen hvis du vil finne eieren av kontaktgruppen.

Slik bruker du linjebundne kommentarer

Det kan være praktisk å legge til linjebundne kommentarer i en melding du mottar, for å besvare spørsmål og svare direkte på problemer. Det regnes som beste fremgangsmåte å gjøre følgende:

  1. I meldingen nevner du at du bruker linjebundne kommentarer. Inkluder for eksempel «Se flere kommentarer nedenfor».

  2. Skill teksten din fra den opprinnelige meldingen. Noen forslag inkluderer:

    • Endre skriftfargen.

    • Sett navnet eller initialene dine foran i parentes, for eksempel [Scott Mitchell].

      Bilde

    • Endre skriften til kursiv eller fet eller begge deler.

  3. Ikke slett noe du ikke har skrevet.

Hvis du bare vil kommentere en liten del av en lengre melding, kopierer du den delen av meldingen til svaret ditt med en annen farge og anførselstegn, og deretter skriver du inn svaret ditt.

Når du bør bruke Blindkopi

Hvis du legger til navnet på en mottaker i Blindkopi-boksen i en melding, sendes en kopi av meldingen til denne mottakeren, men mottakerens navn vises ikke for andre mottakere av meldingen.

Bruk Blindkopi-funksjonen til å fjerne ekstra personer fra en e-postsamtale når du mener er at de ikke lenger trenger den ekstra e-postmeldingen eller hvis samtaletemaet er endret.

Hvis du for eksempel er én av fem personer som mottar et spørsmål, og du vil svare på det, kan du flytte de andre fire personene til Blindkopi-linjen og for eksempel skrive Blindkopi til Joe, Jeff, James og Jennifer. Her er svaret ... Fremtidige meldinger blir da bare mellom deg og den opprinnelige avsenderen.

Ikke bruk Blindkopi til å informere en tredjepart (for eksempel en overordnet) om en sensitiv melding. Blindkopi-mottakeren oppdager kanskje ikke at han eller hun har mottatt en blindkopi og kan svare til alle, og dermed avsløre at han eller hun har mottatt en blindkopi. Dette kan fremstå som uredelig oppførsel fra din side.

I stedet for å bruke blindkopi for å informere en tredjepart om et problem, bør du videresende meldingen etter at du har sendt den.

Til toppen av siden

Kalender og møter

Når bør du arrangere et møte?

Du bør arrangere et møte når:

  • en ny gruppe personer arbeider sammen for første gang

  • mer enn 10 relativt lange meldinger har vært sendt frem og tilbake mellom flere personer

  • det er behov for en diskusjon, idédugnad eller samarbeid

  • det er den mest effektive måten å komme videre på, men husk at du bør være klar på hva formålet med møtet er før du planlegger det

Hvem du skal invitere

Bare inviter personer som må være involvert. Jo flere personer du inviterer til et møte, desto mer komplisert blir det, noe som gjør det vanskeligere å kontrollere møtet. På den annen side, hvis det må tas en beslutning, er det viktig å passe på at alle nøkkelpersoner er til stede, ellers vil møtet være bortkastet bruk av tid og ressurser.

Valg av tidspunkt for møtet

Velg et tidspunkt når alle kan møte, ved å kikke på informasjonen i kalenderen om når de inviterte har ledig tid eller er opptatte. Bruk Planleggingsassistent for å se når alle møtedeltakerne er tilgjengelige.

Rutenettet for ledige/opptatte tidspunkter viser tilgjengeligheten til deltakere. En grønn loddrett linje representerer starten på møtet. En rød loddrett linje representerer slutten på møtet.

Rutenett for ledige/opptatte tidspunkter i Outlook

Gjør følgende for å vise Planleggingsassistent når du skriver en møteinnkallelse:

  • Klikk Planleggingsassistent i Vis-gruppen på Møte-fanen.

Romsøker-ruten inneholder forslag til det beste tidspunktet for møtet (når flest deltakere er tilgjengelige). Du velger et møtetidspunkt ved å klikke et forslag i Romsøker-ruten i delen Foreslåtte tidspunkter eller ved å velge et tidspunkt i rutenettet for ledige/opptatte tidspunkter.

Ruten Foreslåtte tidspunkter for en møteinnkallelse

Merknad:  Klikk RomsøkerMøte-fanen i Alternativer-gruppen hvis Romsøker-ruten ikke vises.

Romsøker-kommandoen på båndet

Hvis du finner ut at du ofte oppretter møter med de samme personene, kan du opprette en gruppe i navigasjonsruten, slik at du enklere kan se informasjonen om når personer er ledige/opptatte. Disse gruppene kan også inkludere rom, noe som kan gjøre det enklere å finne et tilgjengelig rom å holde møtet i.

Slik oppretter du en kalendergruppe:

  • Klikk Kalendergrupper, og klikk deretter Opprett ny kalendergruppeHjem-fanen i Behandle kalendere-gruppen i kalenderen.

Fysisk møte eller videokonferanse?

Hold et fysisk møte hvis:

  • det er første gang gruppen skal arbeide sammen

  • ikke-elektroniske elementer blir vist eller sendt rundt

  • det skal være en idédugnad

  • det er et samarbeidsintensivt møte

  • noen deltakere ikke har telefon, Office 2010-logo Office Live Meeting eller passende programvare eller utstyr for et nettmøte

Ellers bør du vurdere å bruke Live Meeting eller holde møtet over telefon.

Tips!: Hvis du skal reise til møtestedet, bør du planlegge reisetid på kalenderen før og etter møtet.

Håndtere møterelaterte dokumenter

Ofte må det deles ut dokumenter før eller under et møte som en del av forberedelsene til møtet.

Office 2010-logo Hvis alle deltakerne er koblet til bedriftens nettverk, kan du plassere dokumentene på et SharePoint-nettsted eller på en delt nettverksstasjon.

Office 2010-logo Hvis noen av deltakerne ikke er ansatt i firmaet (for eksempel en leverandør som ikke har tilgang til intranettet), bør du vurdere å bruke SharePoint Workspace.

Ikke send vedlegg i møteinvitasjoner.

Bruk oppgaver til å klargjøre en saksliste

  • @Møte er det sentrale stedet for elementer på sakslisten   .

Opprett én enkelt oppgave, merk den med @Møte og angi Startdato eller Forfallsdato til datoen for møtet. Etter hvert som møtet nærmer seg og det dukker opp ting som bør diskuteres, legger du til kommentarer, punkter og tanker til oppgaven etter hvert. Denne oppgaven blir sakslisten for møtet.

Etter møtet merker du oppgaven som fullført og oppretter nye oppgaver som gjøremål.

  • Hvis du vil diskutere et sett med meldinger eller bare én melding ...    

Hvis du har en melding du vil diskutere på et møte, bør du flagge meldingen for møtedagen og merke den med @Møte.

Hvis du har mer enn tre meldinger som skal diskuteres, bør du ikke flagge hver av dem, siden det vil rote til oppgavelisten. Opprett i stedet en ny oppgave med navnet på møtet, og høyreklikk og dra meldingen til oppgaven (kopier underveis). Merk denne oppgaven med @Møte-kategorien.

  • Hvis du vil skrive ned det du tenker på ...   

Office 2010-logo Hvis du samarbeider med andre eller bare vil skrive ned det du tenker på, bør du vurdere å bruke en OneNote-notatblokk. Notatblokken kan deles via et SharePoint-nettsted eller på en lokal server. OneNote 2010 gir bedre muligheter for notatskriving enn Outlook 2010-oppgaver.

Samarbeide under møtet

Hvilket verktøy du bruker til å samarbeide under et møte, avhenger av hvor deltakerne befinner seg og hvilken tilgang de har.

Hvis dere samarbeider om et dokument og alle er i samme rom, kan dere bruke funksjonene Spor endringer og Kommentarer i Word.

Office 2010-logo Hvis du skal holde en presentasjon og enkelte tilhørere er eksterne, bør du bruke funksjonene for nettmøte og nettprat i Microsoft Lync. Ved mindre formelle møter kan alle bli med i en gruppechat i Microsoft Lync og dele én PC eller bruke en ekstra skjerm.

Microsoft Lync-vindu med alternativer for skjermdeling

Office 2010-logo Hvis dere ønsker å samarbeide på adhoc-vis, kan dere bruke OneNote til å gjøre felles notater i én notatblokk. Hvis notatblokken er ikke en delt notatblokk, kan notatene sendes i en melding etter møtet.

Office 2010-logo Hvis du skriver notater eller et møtereferat, kan du også bruke OneNote til å sette møtedetaljene fra Outlook inn i notatene. Når møtet er over, kan du sende notatene til møtedeltakerne som en melding.

Avslutte et regelmessig møte

Når en møteserie er over, bør du ikke avbryte møtet, siden dette vil fjerne all historikk etter møtet. I stedet bør du endre mønster for regelmessigheten slik at den sluttet med det avsluttende møtet. Dette gjør du ved å klikke knappen Regelmessighet og endre sluttdato.

Når og hvordan du deler kalenderen

Du trenger ikke nødvendigvis å dele kalenderen, fordi alle i organisasjonen kan se når du er ledig eller opptatt, men andre ikke nødvendigvis se innholdet eller emnet for møter og avtaler. Du kan imidlertid enkelt dele kalenderen med gruppen hvis du vil at de skal kunne se alle møter og avtaler.

Du vil kanskje la noen andre behandle kalenderen på dine vegne, for eksempel en assistent som kan godta eller avslå møter for deg. I slike tilfeller kan du delegere kalenderen. Hvis du delegerer kalenderen, bør du bare velge én person. Ikke deleger kalenderen til alle sammen. Det kan føre til feil i kalenderen hvis du delegerer den til mer enn én person.

Office 2010-logo Opprett en SharePoint-kalender for gruppeaktiviteter som alle har tilgang til i stedet for å dele kalenderen. Du kan for eksempel opprette en kalender på et SharePoint-nettsted for å holde oversikt over når medlemmene av gruppen har ferie.

Send kalenderen i en melding når du setter opp møter med personer som ikke kan se informasjonen om når du er ledig/opptatt, for eksempel personer utenfor selskapet.

Merknad: Hvorvidt kalenderen er delt, avhenger av hvilken versjon av Microsoft Exchange Server systemet kjører, og hvordan administratoren har konfigurert serveren.

Til toppen av siden

Kontakter

Når bør Outlook 2010-kontakter brukes i et bedriftsmiljø?

Selv om du jobber for et selskap med en global adresseliste, vil det være tilfeller der du vil beholde en kontakt i Outlook 2010. Opprett kontakter for

  • personer utenfor firmaet

  • personer som du vil huske noe for, eller legge til informasjon for i kontaktinformasjonen, for eksempel bursdagen

  • personer som du vil synkronisere til mobiltelefonen din, spesielt hvis telefonen ikke er koblet til bedriftens adressebok eller i tilfeller der du ikke er tilkoblet

Når bør en kontaktgruppe opprettes i Outlook 2010?

Opprett kontaktgrupper (tidligere kjent som personlige distribusjonslister) i Outlook 2010 når du vil gjøre det enklere å sende meldinger til en gruppe personer utenfor bedriften din. Opprett en offentlig kontaktgruppe for alle gruppene i selskapet ditt (spør IT-administratoren om hvordan du gjør dette).

Til toppen av siden

Vanlige spørsmål

Hva er hurtigtrinn?

Hurtigtrinn er en nyhet i Outlook 2010 som gir deg mulighet til å utføre flere handlinger med ett klikk. Det er et nyttig verktøy som kan hjelpe deg med å holde innboksen ren og med å være mer effektiv i den generelle bruken av Outlook. Hvis du oppdager at du gjør de samme trinnene i Outlook om og om igjen, kan du prøve å opprette et hurtigtrinn.

Merknad:  Hurtigtrinn gjelder bare for e-postelementer (for eksempel elementer i innboksen).

Hvorfor er det bedre å vise leseruten på høyre side og ikke nederst (eller lukke den)?

Det er lettere å lese en lang, smal kolonne med tekst enn en kolonne som er kort og bred. Dette er fordi det er enklere å bevege øynene nedover enn fra venstre mot høyre over lengre avstander. Det siste kan føre til at du beveger hodet og nakken, noe som igjen kan føre til tretthet. Det er bedre at leseruten er på, slik at du ikke trenger å åpne hver melding for å lese innholdet.

Hva bør jeg gjøre med mapper jeg ikke trenger lenger?

Mappelisten i navigasjonsruten bør være forbeholdt mapper du bruker ofte. Hvis listen er fylt med mapper du ikke engang kjenner igjen, bør du flytte all e-post til referansemappen og slette de eksisterende mappene.

Hvordan kan jeg gjøre alle meldinger som bare sendes til meg, blå?

  1. Klikk Vis innstillinger i kategorien Vis i Gjeldende visning-gruppen.

Kommandoen Vis innstillinger på båndet

  1. Klikk Betinget formatering i dialogboksen Avanserte visningsinnstillinger.

Dialogboksen Avanserte visningsinnstillinger

  1. Klikk Legg til i dialogboksen Betinget formatering.

  2. Skriv Meg, og klikk deretter Skrift i Navn-boksen.

  3. Klikk Blå i Skrift-dialogboksen under Farge, og klikk deretter OK.

  4. Klikk Betingelse i dialogboksen Betinget formatering.

  5. Merk avmerkingsboksen Der jeg er i Filter-dialogboksen ved siden av eneste person på Til-linjen, og klikk deretter OK i alle åpne dialogbokser.

Når bør jeg bruke samtalevisning?

Samtalevisning er nyttig i følgende tilfeller:

  • Når du se på meldingene sjeldnere og derfor har flere meldinger som du må vise på én gang.

  • Når du har mange meldingstråder med mye diskusjon frem og tilbake.

  • Når du vil se hvem som har svart hvem.

  • Når du får mange meldinger.

Ved å vise meldingene i samtalevisning, kan du enkelt se hvilke samtaler som har hatt mest diskusjon frem og tilbake. I disse tilfellene kan det hende du bare vil lese og svare på den siste meldingen i samtalen. Du kan også velge en hel samtale og behandle den. Samtalen kan for eksempel inneholde en lang rekke meldinger der den siste bare består av «Takk, det besvarer spørsmålet mitt», slik at du bare kan slette hele samtalen.

Du kan også se meldinger fra andre mapper når du er i samtalevisning, noe som er svært nyttig når du mottar en ny melding i en lang samtale, for du kan se hele loggen, inkludert svarene.

Bør jeg ha personlige meldinger og jobbrelaterte meldinger på samme sted?

Det å redusere antall steder der du leser meldinger, betyr ikke at du bør blande jobbrelaterte meldinger og personlige meldinger. Det beste er å bruke separate e-postkontoer for jobbrelatert og personlig kommunikasjon. Du bør imidlertid redusere antall e-postadresser, slik at du slipper å håndtere så mange. Med Outlook 2010 kan du heldigvis vise flere kontoer samtidig. Du kan vise de jobbrelaterte meldingene (Exchange Server) i én datafil og Outlook.com-kontoen (med Outlook Connector) og Google Gmail-kontoen i en annen datafil mens du arbeider i den samme profilen i Outlook 2010.

Hvordan kan statusene lest og ulest hjelpe meg?

Statusene lest og ulest i Outlook 2010 hjelper deg ved at du raskt kan se hvilke meldinger som har blitt lest minst én gang og hvilke som ikke er lest. Statusen ulest kan imidlertid fort endres til lest hvis du klikker i en melding, så du må ikke stole blindt på denne statusen. Den er bare et verktøy.

Trykk hurtigtasten CTRL+Q hvis du raskt vil merke en melding som lest. Trykk CTRL+U hvis du vil merke den som ulest.

Hvorfor er ikke statusen lest/ulest nok?

Enkelte personer prøver å bruke statusene lest og ulest til å angi om en melding er ny eller et referanseelement. Statusen ulest er imidlertid upålitelig, fordi så snart en melding mister fokus (når du klikker en annen melding), blir den automatisk merket som lest, og ofte merkes meldinger som lest på andre enheter (for eksempel telefoner). Det er ikke til å unngå at meldinger blir lest på nytt, og tid og krefter går igjen med til å tenke over hva som må gjøres. Det å bruke statusene lest og ulest som en skillelinje mellom de elementene i innboksen som er oppgaver og de som bare ikke har blitt behandlet, kan vise seg å være til liten hjelp når du mottar mange meldinger. Noen av disse meldingene kommer du aldri til å lese, fordi du kan se på emnene at du ikke trenger å lese dem. En mye mer effektiv metode er å gå gjennom meldingene i innboksen og bestemme hva du skal gjøre med hver enkelt. Deretter bør du ta meldingen ut av innboksen, og ikke la den være der «ulest».

Hvorfor bør jeg arkivere meldingene mine?

Det anbefales at du har et sentralt oppbevaringssted for meldingene dine, slik at du kan gå tilbake og se på dem hvis du har behov for det etter at du har behandlet dem. Når du har et begrenset antall mapper å se i (1-Referanse og 2-Personlig), trenger du ikke være redd for å plassere en melding i feil arkiv eller at du må kopiere den til flere mapper hvis den har relevans for mer enn ett emne eller prosjekt.

Det er ikke dermed sagt at det ikke vil være behov for å søke i meldinger som gjelder et bestemt emne eller prosjekt. Outlook 2010 har bedre verktøy, for eksempel kategorier og søkemapper, slik at du kan søke effektivt.

Hvorfor bør jeg ha bare én referansemappe?

Når du har bare én mappe, trenger du ikke å tenke på hvilken mappe som inneholder hvilke meldinger, og du vet at alt i denne mappen er noe du har sett på før og ønsket å beholde.

Hvis du har flere mapper, må du bestemme deg for hvilken mappe du skal bruke hver gang du skal arkivere en melding. Dette blir enda mer komplisert hvis det finnes mer enn én riktig mappe for en melding. Fordi det er mange mapper som ikke vil bli brukt når det er flere å velge mellom, vil dette skape rot.

Selv om det kanskje ikke virker som et stort problem å beholde alle meldingene i innboksen, vil det koste både tid og krefter hver gang du ser på en melding og lurer på om dette er noe du må håndtere eller om det bare er der for referanse. Det innebærer også en trygghet å ha en innboks som bare er fylt med nye ting. Innboksen din er et sted som andre kan påvirke. Hva du legger i referansemappen er helt opp til deg.

Hvorfor trenger jeg forskjellige mapper for kontaktgrupper?

  • Arkiv-ikon Ulik arkiveringshyppighet    Du bør ha forskjellige mapper for ulike kontaktgrupper basert på emne og hyppigheten til den automatiske arkiveringen. Hvis du for eksempel er medlem av en kontaktgruppe for kameratkjøring, bør meldingene i Kameratkjøring-mappen slettes daglig. En kontaktgruppe som dekker et arbeidsrelatert emne bør slettes sjeldnere, for eksempel årlig.

  • Effektiv samtalegruppering    Når du har egne mapper for emnebaserte kontaktgrupper, kan du se hele samtaler gruppert sammen. Hvis du vil, kan du effektivt søke i en mappe.

Hvorfor trenger jeg separate mapper for kontaktgrupper og RSS?

Meldinger som sendes til store distribusjonslister og RSS-feeder, tar ofte mye plass i innboksen. Se på disse informasjonsstrømmene som en stor avis. Det finnes sikkert noen nyttige og interessante artikler, men det vil ta lang tid å lese hele avisen. La regler hjelpe deg med å finne ut hva er mest interessant og relevant for deg.

Hvilke kontaktgrupper bør gå til en mappe i stedet for innboksen?

Gode kandidater til en distribusjonslisteregel og en mappe er følgende distribusjonslister:

  • De som mottar mange meldinger.

  • De som rettes til mange personer.

Bedriftsomfattende meldinger med viktige nyheter (for eksempel fra administrerende direktør) og meldinger fra IT-avdelingen om nedetid på serveren, bør ikke gå til en mappe. Meldinger til en kontaktgruppe som bare tidvis inneholder nyttig eller interessant informasjon, uavhengig av hyppighet, bør ha en regel og en mappe.

Hvordan konfigurerer jeg regler for RSS?

Hvis du abonnerer på flere RSS-feeder, behandler du dem som en annen distribusjonsliste. Flytt de interessante RSS-elementene (basert på nøkkelord) til innboksen. Resten arkiveres automatisk i RSS-mapper.

Hva bør jeg gjøre hvis jeg har oppbevaringspolicyer eller et nettarkiv på Exchange Server?

Bruk organisasjonens løsning i stedet for automatisk arkivering, og følg, som alltid, bedriftens retningslinjer. Hvis bedriftens retningslinjer tilsier at du skal ha flere mapper for hver type element, følger du disse retningslinjene.

Hvordan konfigurerer jeg regelen Automatiske svar?

  1. Klikk fanen Fil.

  2. Klikk Behandle regler og varsler.

  3. Klikk Ny regel i dialogboksen Regler og varsler.

  4. Velg Bruk regel på meldinger jeg mottar i regelveiviseren under Begynn med en tom regel, og klikk deretter Neste.

  5. Merk avmerkingsboksen Bruker skjemaet skjemanavn under Trinn 1. (Du må kanskje bla nedover for å finne dette alternativet.)

  6. Klikk Skjemanavn under Trinn 2, og velg deretter Godta møteinvitasjon og Godta møteinvitasjon foreløpig. Når du har lagt til de to skjemaene, klikker du Lukk og deretter Neste i hovedvinduet i regelveiviseren. Sørg for at du velger Programskjemaer fra listen øverst i dialogboksen. Hvis ikke ser du kanskje ikke Godta møteinvitasjon og Godta møteinvitasjon foreløpig.

Dialogboksen Velg skjema

  1. Velg følgende unntak: Unntatt hvis meldingsteksten inneholder bestemte ord.

  2. Klikk Bestemte ord i Trinn 2, skriv inn et mellomrom, og klikk deretter Legg til og OK.

  3. Klikk Fullfør.

Hvordan konfigurerer jeg Til: meg-regelen?

  1. Klikk fanen Fil.

  2. Klikk Behandle regler og varsler.

  3. Klikk Ny regel i dialogboksen Regler og varsler.

  4. Velg Bruk regel på meldinger jeg mottar i regelveiviseren under Begynn med en tom regel, og klikk deretter Neste.

  5. Merk avmerkingsboksen der navnet mitt er i Til- eller Kopi-boksen, og klikk deretter Neste.

  6. Velg betingelsen Stopp behandling av flere regler (du må kanskje bla nedover for å finne dette alternativet), og klikk deretter Fullfør.

Hvordan konfigurerer jeg regelen Møteinnkallelser sendes til innboksen?

  1. Klikk fanen Fil.

  2. Klikk Behandle regler og varsler.

  3. Klikk Ny regel i dialogboksen Regler og varsler.

  4. Velg Bruk regel på meldinger jeg mottar i regelveiviseren under Begynn med en tom regel, og klikk deretter Neste.

  5. Velg betingelsen som er en møteinnkallelse eller oppdatering (du må kanskje bla nedover for å finne dette alternativet), og klikk deretter Neste.

  6. Velg handlingen Stopp behandling av flere regler (du må kanskje bla nedover for å finne dette alternativet), og klikk deretter Fullfør.

Hvordan konfigurerer jeg regelen Utsett sendte elementer?

  1. Klikk fanen Fil.

  2. Klikk Behandle regler og varsler.

  3. Klikk Ny regel i dialogboksen Regler og varsler.

  4. Velg Bruk regel på meldinger jeg sender i regelveiviseren under Begynn med en tom regel, og klikk deretter Neste.

  5. Klikk Neste på nytt. Regelen vil nå gjelde for alle meldinger du sender.

  6. Velg Utsett levering med flere minutter.

  7. Klikk Flere i Trinn 2, og klikk deretter OK i dialogboksen Utsatt levering. (Minutter-boksen viser 1 som standard.)

  8. Klikk Neste.

  9. Velg følgende unntak: Bortsett fra når den er merket som prioritert.

  10. Klikk Viktighet i Trinn 2 og velg deretter Høy prioritet.

  11. Klikk Neste, og gi denne regelen navnet Sendte elementer.

  12. Klikk Fullfør.

Merknad:  Dette er en ren klientregel, noe som betyr at den ikke fungerer når Outlook 2010 ikke kjører.

Hvordan konfigurerer jeg regelen Distribusjonslister?

Opprett en regel for hver distribusjonsliste eller kontaktgruppe du er medlem av og du ikke trenger å lese alle meldinger fra.

  1. Klikk fanen Fil.

  2. Klikk Behandle regler og varsler.

  3. Klikk Ny regel i kategorien Regler for e-post i dialogboksen Regler og varsler.

  4. Velg Flytt meldinger fra noen til en mappe i regelveiviseren under Hold deg organisert, og klikk deretter Neste.

  5. Merk avmerkingsboksen Fra personer eller gruppe.

  6. Klikk personer eller en fellesgruppe i Trinn 2, legg til kontaktgruppen, og klikk deretter Neste.

  7. Merk avmerkingsboksene Flytt den til mappen angitt og Stopp behandling av flere regler. (Du må kanskje bla nedover for å finne dette alternativet.)

  8. Klikk Angitt i Trinn 2, velg den aktuelle distribusjonslistemappen, og klikk deretter Neste.

  9. Velg følgende unntak: Unntatt hvis navnet mitt er i Til- eller Kopi-boksen og Unntatt hvis emnet eller meldingsteksten inneholder bestemte ord.

  10. Klikk Bestemte ord i Trinn 2, og skriv inn alle nøkkelordene som kan føre til at du vil lese meldingen. Hvis du for eksempel er på en distribusjonsliste for generelle problemer, men det finnes noen problemer som bare du håndterer, kan du skrive inn nøkkelord som angår dine problemer. Klikk Legg til, og klikk deretter OK.

  11. Klikk Fullfør.

Tips!: Hvis du ikke ser noen grunn til at en e-postmelding som sendes til denne kontaktgruppen, skal sendes til innboksen, bør du vurdere å be om å bli fjernet fra kontaktgruppen.

Merknad:  Gjenta trinn 2 til og med 10 for hvert sett med distribusjonslister (én regel per mappe.

Hvorfor bør jeg bruke regler?

Etter hvert som tiden går, kommer du sannsynligvis til å motta stadig flere meldinger. Du kan ikke lese hver eneste melding du mottar, og du bør heller ikke prøve å gjøre det. Les heller de meldingene som er viktige for deg. Regler hjelper deg med å prioritere viktige meldinger og unngå forstyrrelser.

Tips!:  Bare fordi en melding er blitt sendt til deg (eller til en distribusjonsliste du abonnerer på), trenger du ikke å lese den, og et svar er neppe forventet heller.

Hvilke datoer kan angis med flagg

Hurtigtrinn

Hva den gjør

Når du bør bruke den

I dag

I dag

I dag

I morgen

I morgen

I morgen

Denne uken

To dager fra nå eller siste dag i arbeidsuken, alt etter hva som kommer først. (Hvis du bruker standardinnstillingene, vil dette si at to dager fra mandag er onsdag, og to dager fra tirsdag er torsdag.)

Den siste dagen i arbeidsuken

Neste uke

Den første dagen i neste arbeidsuke

Den siste dagen i neste arbeidsuke

Hva bør jeg gjøre med flere år gamle oppgaver og flaggede e-postmeldinger i gjøremålsfeltet?

Hvis du ikke aktivt bruker oppgavene eller flaggene til et formål, bør du merke alle elementene, høyreklikke og deretter velge Slett. Denne handlingen sletter gamle oppgaver og fjerner flagget fra flaggede meldinger og kontakter uten å slette elementene.

Hva bør jeg gjøre med ubrukte kategorier?

Slett alle kategoriene som du ikke har tenkt å bruke. Samme kategorisett gjelder for alle elementer, så hvis du bruker en kategori for kontakter, beholder du den.

Hva er den beste måten å velge farger på?

Når du skal opprette fargekategorier, bør du tenke gjennom fargevalget ditt. Du bør for eksempel ikke velge samme farge for @Telefon som for @E-post, men du bør velge tilnærmet like farger (for eksempel nyanser av grønt) for alle lignende kategorier. Over tid vil du kunne se på oppgavelisten og avgjøre om oppgaven er gjennomførbar bare ved å se på fargen. Hvis for eksempel @Hjem er lilla, og du er på jobb, kan du ikke gjøre noen lilla oppgaver.

Hvorfor bør jeg planlegge tid for meg selv?

Hvis du planlegger tid for deg selv i kalenderen, blir informasjonen om ledige/opptatte tidspunkter oppdatert, og det er usannsynlig at noen andre planlegger noe med deg på disse tidspunktene. Hvis du har en full kalender, kan dette være den eneste måten du kan få tid til å gjøre jobben din på.

På denne måten blir det også enklere å forplikte seg til å gjøre en jobb. Hvis du setter det på kalenderen, bør du være forpliktet til å gjøre det arbeidet på det tidspunktet. Hvis noen planlegger noe over arbeidstiden du har planlagt, må du passe på å planlegge en ny tid. Ikke lur deg selv!

Hvordan kan jeg håndtere 10 000 meldinger i innboksen?

Hvis du har mer enn 20 elementer i innboksen, kan du behandle siste ukes meldinger og deretter merke de gjenstående meldingene og flytte dem til 1-Referanse-mappen. Ja, du kan gjøre dette, og det vil føles fantastisk.

Hvorfor får jeg så mange meldinger?

Hvis du mottar flere enn du klarer å håndtere, kan det lønne seg å konfigurere mer aggressive regler. Prøv å analysere hvor meldingene kommer fra ved å ordne meldinger etter Fra og deretter skjule alle overskriftene. Leser du meldinger for kontaktgrupper som du ikke trenger å lese? I så fall bør du opprette en regel. Hvis du endrer visning, må du ikke glemme å tilbakestille den.

Jeg har 10 minutter. Hva bør jeg lese først i innboksen?

Hvis du har dårlig tid, for eksempel mellom møter, kan du lese meldingene merket med blått, det vil si meldingene som ble sendt direkte til deg. Disse meldingene krever ofte handling fra deg og er de viktigste.

Hvor ofte bør jeg lese meldinger?

For mange av oss er det å lese meldinger nesten en avhengighet. Bruk 20 minutter om morgenen til å gå gjennom meldingene, og ta deretter en daglig gjennomgang av oppgavelisten. Deretter kan du fortsette med gjøremålene dine. Ved å begrense tiden du bruker på å lese meldinger til én gang om morgenen og én gang på slutten av dagen, kan du øke produktiviteten din betydelig. Prøv det i en uke, og se selv.

Hvordan kan jeg administrere kompliserte oppgaver?

Office 2010-logo Noen oppgaver krever mer planlegging. For slike oppgaver kan det være lurt å bruke OneNote. Hvis du for eksempel planlegger et prosjekt med flere trinn, nestede aktiviteter og så videre, er OneNote et mer passende verktøy.

Hvis du bare vil huske noen relaterte oppgaver, kan du føre dem opp i oppgaveteksten. Hvis det finnes relaterte meldinger, drar du dem til oppgaven.

Bør jeg ha personlige oppgaver og jobbrelaterte oppgaver på samme sted?

Hvis det er mulig, bør du ha både personlige og jobbrelaterte oppgaver på ett sted. Når du har bare én liste, trenger du ikke se etter hva som må gjøres på så mange steder. Selv om du allerede har bare én liste, kan du bruke kategorier til å skille de personlige oppgavene fra de jobbrelaterte oppgavene og på den måten bruke listen effektivt. De personlige oppgavene dine lagres på bedriftens Exchange Server og kan være synlig for IT-avdelingen, så pass på at du fører opp bare egnede personlige oppgaver på listen.

Hva er galt med å ha oppgavene i hodet?

Det fungerer ikke å ha oppgavene i hodet. Det er befriende å kunne stole på Outlook 2010 når det gjelder å holde oversikt over oppgavene dine. Du slipper å måtte minne deg selv på oppgaver som må gjøres («Husk å sende John en melding om malene, send John en melding om malene …»), og du kan fokusere på aktiviteten som skal utføres.

Hvorfor bør jeg ha oppgavene mine i Outlook 2010?

Hvorfor fungerer en oppgaveliste i Outlook 2010 bedre enn en papirliste?

  • Papirlister kan ikke oppdateres automatisk.

  • Det er ikke så enkelt å omorganisere papirlister.

  • Du kan bruke Outlook Web App til å vise oppgavelisten fra hvor som helst.

  • Office 2010-logo Outlook 2010 integreres med OneNote 2010 og Microsoft SharePoint Server og en mobiltelefonen eller mobil enhet.

  • Papirlister kan lett gå tapt.

Hvordan oppretter jeg en søkemappe for e-postmeldinger? (avansert)

Du kan få enkel tilgang til et sett med meldinger om et bestemt emne for et møte. Opprett en kategori for møtet, og opprett deretter en søkemappe med følgende kriterier: kategori <navn> og ikke fullført og fra en bestemt tidsperiode. Etter hvert som du mottar meldinger om emnet, merker du dem med kategorien. Når møtet er blitt avholdt, merker du det som fullført på meldingene du har diskutert.

Til toppen av siden

Kilder

Det finnes mange utmerkede bøker og teorier om tidsbruk. Her er noen kilder:

Bøker og andre ressurser

Flere ressurser på nettet

Til toppen av siden

Om forfatteren

Melissa MacBeth er Lead Program Manager for Office-produktgruppen hos Microsoft. Hun har arbeidet med flere tidsbrukfunksjoner for Outlook, inkludert gjøremålsfeltet, flagg, flagging ved sending og listen over daglige oppgaver. Hun bor i Seattle og trives med å stelle i hagen.

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×