Aktivere og konfigurere unike dokument-IDer

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

I denne artikkelen får du vite om fordelene ved å bruke dokument-IDer i dokument- eller postbehandling. Du får også vite hvordan du aktiverer dokument-ID-tjenesten for en områdesamling, og hvordan du konfigurerer dokument-ID-alternativene for egendefinerte filnavnkonvensjoner.

I denne artikkelen

Oversikt

Viktige ting å huske

Aktivere, aktivere og konfigurere dokument-IDer

Aktivere områdesamlingsfunksjonen for dokument-ID

Aktivere og konfigurere bruken av dokument-IDer i en områdesamling

Oversikt

Dokument-IDer hjelper deg å behandle dokumentene via en enkel måte for å spore elementer uavhengig av plassering. Hvis for eksempel en juridisk kontrakt flyttes fra et dokumentbibliotek på et område til et dokumentbibliotek på et annet område, er det enkelt å finne kontrakten basert på dokument-IDen. Dokument-IDer tilordnes automatisk til opplastede dokumenter, og denne IDen følger elementet gjennom hele livssyklusen. Dokument-IDer kan også tilordnes til dokumentsett.

Spore elementer med dokument-IDer

Når dokument-ID-tjenesten er aktivert, tilordnes nye dokumenter i områdesamlingen automatisk til IDer. En tidtakerjobb planlegges for å tilordne IDer til dokumenter som allerede finnes i områdesamlingen.

Når tjenesten er aktivert, legges også en ny kolonne automatisk til i innholdstypene Dokument og Dokumentsett. IDen som er tilordnet til et element, vises i kolonnen Dokument-ID.

Før du bruker funksjonen Dokument-ID i innholdsbehandlingssystemet, må du aktivere den for områdesamlingen(e) som er vert(er) for dokumentene dine.

Viktige ting å huske på

I enkelte tilfeller beholdes ikke alltid dokument-IDen. I tabellen nedenfor vises en oversikt over disse unntakene.

Handling

Resultat

Laste ned et dokument og deretter laste det opp på et annet område.

Dokumentet regnes som en kopi, og en ny dokument-ID tilordnes.

Bruke kommandoen Flytt med Send til.

Dokumentet regnes som en kopi, og en ny dokument-ID tilordnes.

Bruke Kopier -kommandoen.

En ny dokument-ID tilordnes.

Den eneste måten å beholde en dokument-ID i områder er å bruke siden Områdeinnhold og struktur administrative i innstillinger for område mens du flytter dokumenter. Legg merke til at kopiering av denne metoden ikke beholder dokument-ID.

Hvis du vil ha mer informasjon om områdeinnhold og struktur, kan du se arbeide med områdeinnhold og struktur.

Til toppen av siden

Aktivere og konfigurere dokument-IDer

Hvis du vil bruke dokument-IDer til å spore dokumenter eller poster, må du bruke følgende prosess på to trinn:

Aktivere områdesamlingsfunksjonen for dokument-IDer

Merknad: Aktivere funksjonen for dokument-ID som du må være administrator for områdesamling.

  1. Gå til områdesamlingen på øverste nivå.

  2. Klikk Områdehandlinger og deretter Innstillinger for område.

  3. Klikk Funksjoner i områdesamling under Administrasjon av områdesamling.

  4. Klikk Aktiver ved siden av dokument-ID-tjenesten. Et aktivt-ikon vises ved siden av elementet, og funksjonen er aktivert for den gjeldende områdesamlingen.

Aktivere og konfigurere bruken av dokument-IDer i en områdesamling

Når du aktiverer dokument-ID-funksjonen for en gitt områdesamling, tilordnes alle dokumentene i områdesamlingen automatisk til en dokument-ID. Legg merke til at dette kan ta litt tid, alt etter hvor mange dokumenter som finnes i områdesamlingen.

Merknad: Kunne aktivere og konfigurere dokument-ID-funksjonen som du må være administrator for områdesamling.

  1. Gå til områdesamlingen på øverste nivå.

  2. Klikk Områdehandlinger og deretter Innstillinger for område.

  3. Klikk Innstillinger for dokument-ID under Administrasjon av områdesamling.

  4. Kontroller at det er merket av for Tilordne dokument-IDer på innstillingssiden for dokument-IDer under Tilordne dokument-IDer.

Merknad: Når du aktiverer tilordningen av dokument-IDer for først i en områdesamling, vises en melding: konfigurasjon av dokument-ID-funksjonen er planlagt at skal utføres av en automatisk prosess. Dette betyr at en tidtakerjobb er ansvarlig for å fullføre oppgaven for dokument-IDer for alle dokumenter i områdesamlingen. Tiden det tar for denne prosessen, avhenger av hvor mange dokumenter i områdesamlingen.

  1. Hvis du vil angi en egendefinert streng med tegn eller tall som skal legges til automatisk i begynnelsen av hver dokument-ID, skriver du inn strengen under Starte IDer med…

  2. Merk av for Tilbakestill alle dokument-IDer… hvis du vil legge til prefikset for alle eksisterende dokument-IDer automatisk i områdesamlingen.

  3. Merk området eller områdene som skal brukes som søkeomfang for ID-oppslag, under søkeomfang for dokument-ID-oppslag.

  4. Klikk OK.

    Merknad: Som vist ovenfor, når dokument-ID-tjenesten er aktivert for en bestemt områdesamling, legges en kolonne til innholdstyper for dokument og dokumentsett som områdesamlingsnivå. Dokument-ID-kolonnen brukes til å vise IDen som er knyttet til et element.

til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×