Administrere e-postmeldinger ved hjelp av regler

Administrere e-postmeldinger ved hjelp av regler

En regel er en handling som Outlook for Windows kjører automatisk på innkommende eller utgående meldinger. Du velger hva som utløser regelen og hvilke handlinger regelen utfører. Du kan for eksempel opprette en regel som flytter alle meldinger fra sjefen din til en mappe, eller sletter alle meldinger med "Buy now!" i emnet.

Hvordan regler kan brukes til å administrere e-postmeldinger

Ved hjelp av regler kan du redusere manuelle og gjentakende handlinger for å behandle e-postmeldingene dine. Når du aktiverer regler, kjører de automatisk og kontinuerlig.

Regler deles hovedsaklig inn i to kategorier: organisering eller varsling. Du kan bruke Regelveiviseren for å hjelpe deg med å utforme regler for å behandle meldingene.

Regelveiviseren har maler for de mest brukte reglene.

Regelveiviser for Outlook

  • Hold deg organisert   
    Disse reglene hjelper deg ikke bare med å arkivere meldinger, men også følge opp med meldinger. Du kan opprette en regel for meldinger fra en bestemt avsender. Du kan for eksempel angi en regel som bestemmer at meldinger som mottas fra Keri Mills med ordet «salg» i Emnefeltet, skal flagges for oppfølging, kategoriseres som Salg og flyttes til en mappe med navn Keris salg.

  • Hold deg oppdatert   
    Disse reglene varsler deg når du mottar en bestemt melding, basert på alternativer du velger. Du kan for eksempel opprette en regel som automatisk sender en melding til en mobil enhet når du mottar en melding fra et familiemedlem.

  • Begynn med en tom regel   
    Dette er regler du kan opprette og tilpasse uten en regelmal.


Trinn 1: Velg en Outlook regelmal

  1. Velg Regler > Behandle regler og varsler fra båndet og velg fanen Fil. Velg deretter Behandle regler og varsler.

  2. Velg Ny regel på fanen E-postregler i dialogboksen Regler og varsler.

  3. I Regelveiviseren, under Trinn 1: Velg en mal, velg en av standardmalene under Hold deg organisert, Hold deg oppdatert eller Begynn med en tom regel.


Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen

Hver av regelmalene du kan velge i Trinn 1, har litt ulike alternativer i Trinn 2. Når alternativene krever at du foretar et valg, for eksempel å spesifisere en avsender eller velge en mappe, vil alternativet understrekes. I dette eksempelet har vi valgt en av de vanligste reglene, å flytte meldinger fra noen til en mappe.

  1. Velg mottakere eller fellesgruppe i boksen Redigere beskrivelse for å vise adresseboken. Velg et navn fra adresseboken, eller skriv inn personens adresse i Avsender-feltet, og velg deretter OK.

  2. Velg spesifisert for å vise en liste over mappene dine Du kan velge en eksisterende mappe eller velge Ny for å opprette en ny mappe. Når du har valgt riktig mappe, velger du OK.

Hvis du vil utforske avanserte alternativer for regelen, velger du Neste og hopper deretter til Avanserte regelalternativer under. Ellers velger du Fullfør. Dette tar deg tilbake til vinduet Regler og varsler. Herfra kan du opprette en annen regel eller velge OK for å lagre endringene.

 

• Flytte meldinger fra en person til en mappe

  1. Velg koblingen personer eller fellesmappe.

  2. Gjør ett av følgende i dialogboksen Regeladresse:

    • Skriv inn et navn i Søkeboksen.

      eller

    • Velg en kilde i Adresseboklisten.

  3. Når valget ditt vises i Avsenderfeltet, velger du OK.

  4. Velg koblingen til den angitte mappen. Velg en mappe, og velg deretter OK i dialogboksen Regler og varsler.

  5. Velg Neste, og gå til Trinn 3: Angi betingelsene for en regel.

 

• Flytte meldinger med bestemte ord i emnet til en mappe

  1. Velg de bestemte ordene i emnekoblingen.

  2. Skriv inn ord eller uttrykk som skal søkes etter, i boksen Angi ord eller uttrykk som skal søkes etter i emnet i dialogboksen Søketekst.

  3. Velg Legg til for å legge til oppføringen i ruten Søkeliste, og velg deretter OK.

  4. Velg koblingen til den angitte mappen. Velg en mappe, og velg deretter OK i dialogboksen Regler og varsler.

  5. Velg Neste, og gå til Trinn 3: Angi betingelsene for en regel.

 

• Flytte meldinger som er sendt til en fellesgruppe, til en mappe

  1. Velg koblingen personer eller fellesmappe.

  2. Gjør ett av følgende i dialogboksen Regeladresse:

    • Skriv inn et navn i Søkeboksen.

      eller

    • Velg en kilde i Adresseboklisten.

  3. Når valget ditt vises i Mottakerfeltet, velger du OK.

  4. Velg koblingen til den angitte mappen. Velg en mappe, og velg deretter OK i dialogboksen Regler og varsler.

  5. Velg Neste, og gå til Trinn 3: Angi betingelsene for en regel.

 

• Flagge meldinger fra noen for oppfølging

  1. Velg koblingen personer eller fellesmappe.

  2. Gjør ett av følgende i dialogboksen Regeladresse:

    • Skriv inn et navn i Søkeboksen.

      eller

    • Velg en kilde i Adresseboklisten.

  3. Når valget ditt vises i Avsenderfeltet, velger du OK.

  4. Godta standardinnstillingene for Oppfølging, eller velg et annet element i listen i boksen Flagg til i dialogboksen Flagg meldingen.

  5. Godta standardinnstillingen for I dag, eller velg et annet element i listen i boksen For.

  6. Velg OK > Neste, og gå deretter til Trinn 3: Angi betingelsene for en regel.

 

• Flytt RSS-elementer fra en bestemt RSS-Feed til en mappe

Obs!: Hvis du vil bruke dette alternativet, må du abonnere på en RSS-feed. Når du velger dette alternativet, kommer det et spørsmål om du vil fortsette. Hvis du velger Nei, kan du ikke fortsette, men hvis du velger Ja, kan du fortsette.

Mal for Hold deg oppdatert

 

• Vise e-post fra noen i vinduet Varsel om nytt element

  1. Velg koblingen personer eller fellesmappe.

  2. Gjør ett av følgende i dialogboksen Regeladresse:

    • Skriv inn et navn i Søkeboksen.

      eller

    • Velg en kilde i Adresseboklisten.

  3. Når valget ditt vises i Avsenderfeltet, velger du OK.

  4. Velg den bestemte meldingen i koblingen til vinduet Varsel om nytt element

  5. Skriv inn en melding, og velg deretter OK i boksen Angi en varselmelding i dialogboksen Varselmelding.

  6. Velg Neste, og gå deretter til Trinn 3: Angi betingelsene for en regel.

 

• Spille av en lyd når jeg får meldinger fra noen

  1. Velg koblingen personer eller fellesmappe.

  2. Gjør ett av følgende i dialogboksen Regeladresse:

    • Skriv inn et navn i Søkeboksen.

      eller

    • Velg en kilde i Adresseboklisten.

  3. Når valget ditt vises i Avsenderfeltet, velger du OK.

  4. Velg koblingen spill av en lyd i vinduet Velg hvilken lyd som skal spilles av, velg en fil (for eksempel en .wav-fil), og velg deretter Åpne.

  5. Velg Neste, og gå deretter til Trinn 3: Angi betingelsene for en regel.

 

• Sende et varsel til den mobile enheten min når jeg får meldinger fra noen

  1. Velg koblingen personer eller fellesmappe.

  2. Gjør ett av følgende i dialogboksen Regeladresse:

    • Skriv inn et navn i Søkeboksen.

      eller

    • Velg en kilde i Adresseboklisten.

  3. Når valget ditt vises i Avsenderfeltet, velger du OK.

  4. Velg koblingen videresend den til personer eller fellesgruppe.

  5. Gjør ett av følgende i dialogboksen Regeladresse:

    • Skriv inn et navn i Søkeboksen.

      eller

    • Velg en kilde i Adresseboklisten.

  6. Når valget ditt vises i Mottakerfeltet, velger du OK.

  7. Velg Neste, og gå deretter til Trinn 3: Angi betingelsene for en regel.

Begynn med en mal for tom regel

  1. Gjør ett av følgende:

    • Bruk regel på meldinger jeg mottar

      eller

    • Bruk regel på meldinger jeg sender

  2. Velg Neste, og gå deretter til Trinn 3: Angi betingelsene for en regel.


Trinn 3: Angi betingelsene for en regel

Du har nå muligheten til å legge til betingelser til alternativene du valgte, i Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen. De tilgjengelige alternativene for å redigere regelbeskrivelsen vil variere ut i fra de betingelsene du velger.

Angi betingelsene for når reglene skal tas i bruk for alternativet valgt i malene Hold deg organisert eller Hold deg oppdatert når du startet Regelveiviseren

  1. Merk av for betingelsen du vil legge til under Trinn 1: Velg betingelse(r).

    Obs!: Du kan velge flere avmerkingsbokser.

  2. Under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen (klikk på en understreket verdi), velg en kobling, fullfør de nødvendige handlingene, og velg OK når du er ferdig.

  3. Velg neste kobling, fullfør de nødvendige handlingene, og velg OK når du er ferdig.

  4. Hvis en annen kobling er tilgjengelig, velger du den, fullfører deretter de nødvendige handlingene og velger OK når du er ferdig.

  5. Velg Fullfør når du er ferdig.

  1. Velg Behandle regler og varsler på fanen Fil.

  2. Velg Ny regel på fanen E-postregler i boksen Regler og varsler.

  3. Velg enten Bruk regel på melding jeg mottar eller Bruk regel på melding jeg sender under Begynn med en tom regel.

  4. Velg Neste, og gjør deretter ett av følgende:

    • Velg hvilke betingelser (kriterier) som du vil at meldingene skal oppfylle (samsvare med) for at regelen skal brukes under Trinn 1: Velg betingelse(r).

      og

    • Velg en understreket verdi for en hvilken som helst betingelse du har lagt til, og angi deretter verdien under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen.

  5. Velg Neste, og gjør deretter ett av følgende:

    • Under Trinn 1: Velg handling(er) velger du hvilken handling du vil regelen skal utføre når de angitte betingelsene er oppfylt.

      og

    • Under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen klikker du en understreket verdi for en hvilken som helst handling du har lagt til, og deretter angir du verdien.

  6. Velg Neste, og gjør deretter ett av følgende:

    • Velg eventuelle unntak for regelen, og velg deretter Neste under Trinn 1: Velg unntak.

      og

    • Velg en understreket verdi for et eventuelt unntak du har lagt til, og angi deretter verdien under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen.

  7. Velg Neste, og gjør ett av følgende:

    • Skriv inn et navn under Trinn 1: Angi et navn for denne regelen.

      og

    • Under Trinn 2:Sett opp regelalternativer merker du av for alternativene du vil bruke.

      Tips!: 

      • Hvis du vil kjøre regelen på meldinger som allerede finnes i Innboksen, merker du av for Kjør denne regelen nå på meldinger som allerede finnes i «Innboks».

      • Hvis du vil deaktivere regelen som automatisk aktiveres, fjerner du merket for Aktiver denne regelen.

      • Hvis du vil bruke denne regelen på alle e-postkontoer som er konfigurert i Outlook, merker du av for Opprett denne regelen for alle kontoer.

  8. Velg Finish.

Du kan opprette en regel fra en hvilken som helst melding. Fordelen med denne metoden er at regler foreslås basert på avsenderen eller mottakeren av meldingen. Når du for eksempel starter med en melding, flytter den ene regelen som foreslås, alle meldinger fra denne avsenderen til en mappe du velger.

  1. Velg meldingen du vil opprette en regel for, i Innboksen, og velg deretter Regler i gruppen Flytt på fanen Hjem.

    Obs!: Foreslåtte regler vises basert på avsenderen og mottakerne i Regellisten.

  2. Gjør noe av følgende:

    • Velg en foreslått regel, velg en målmappe, og velg deretter OK for å fullføre tilordningen av en regel.

      eller

    • Velg Opprett regel, og gå til neste trinn.

  3. Velg ingen eller én eller flere av avmerkingsboksene under Når jeg mottar e-post med alle de angitte betingelsene i dialogboksen Opprett regel.

  4. Merk av for handlingen du vil at regelen skal utføre når de angitte betingelsene (kriteriene) oppfylles, under Gjør følgende.

  5. Merk av for Flytt elementmappen.

  6. Gjør noe av følgende:

    • Velg Velg mappe, og velg en eksisterende mappe.

      eller

    • Velg Ny for å opprette en mappe.

    Obs!: 

    • Hvis du vil legge til flere betingelser, handlinger eller unntak til reglen, velger du Avanserte alternativer og følger deretter resten av instruksjonene i Regelveiviseren.

    • Se Utforme en egendefinert regel for mer informasjon.

  7. Velg OK.

  8. Gjør ett av følgende i varselboksen:

    • Velg OK.

      eller

    • Merk av for Kjør denne regelen nå på meldinger som allerede finnes i den gjeldende mappen, og velg deretter OK.

Se Importere eller eksportere et regelsett for å lære å importere eller eksportere reglene slik at andre kan bruke dem.

Du kan slette en regel når den er ikke lenger er nødvendig.

  1. Velg Behandle regler og varsler på fanen Fil.

  2. Velg regelen du vil slette, på fanen E-postregler i dialogboksen Regler og varsler.

  3. Velg Slett Sletteikon > OK.

Du kan kjøre en eller flere regler manuelt.

  1. Velg Behandle regler og varsler på fanenFil, og velg Kjør nye regler nå på fanen E-postregler.

  2. Merk av for hver regel du vil kjøre, under Velg hvilke regler du vil kjøre i boksenKjør regler nå.

  3. Velg Bla gjennom i boksen Kjør i mappen hvis du vil velge en annen mappe. Velg mappen og deretter OK.

    Merk av for Inkluder undermapper for å inkludere alle mapper som er under mappen du valgte i Trinn 3.

  4. Godta standardinnstillingen for alle meldinger, eller endre til leste eller uleste meldinger i listen Bruk regler på.

  5. Velg Kjør nå.

Det finnes to typer regler i Outlook: serverbaserte regler og rene klientregler.

  • Serverbaserte regler   
    Når du bruker en Microsoft Exchange Server-konto, er enkelte regler serverbaserte. Disse reglene kjøres på postboksen din på Exchange e-postserveren selv når Outlook ikke kjører.

    Serverbaserte regler må brukes på meldinger når de leveres i Innboksen, og reglene må kunne kjøres til de er fullført på serveren. En regel som for eksempel angir at en melding skal skrives ut, kan ikke kjøres før den er fullført på serveren. Hvis en regel ikke kan brukes på serveren, brukes den når du starter Outlook og blir dermed en ren klientregel.

  • Rene klientregler   
    Rene klientregler er regler som kun kjøres på din datamaskin. Dette er regler som kjører i Outlook i stedet for på Exchange-serveren. Rene klientregler kan kun kjøre når Outlook kjører.

Tips!: Hvis regellisten inneholder begge regeltypene, kjøres de serverbaserte reglene først, etterfulgt av bare klient-reglene.

Leveringsbekreftelser, svarresultater og automatiske svar

Når en regel brukes, behandles leveringsbekreftelser, lesebekreftelser, svarresultater og automatiske svar (fraværsvarsler) som om de er meldinger. En regel som for eksempel flytter meldinger med ordet «møte» i Emne-feltet til en bestemt mappe, flytter også alle leveringsbekreftelser, svarresultater eller automatiske svar til den samme mappen.

Obs!: Når en regel flytter svarresultater fra Innboksen til en annen mappe, påvirkes svarbekreftelsen. Når du åpner en sendt melding som inneholder en svarknapp, inneholder ikke bekreftelsesinformasjonen antallet svar som en regel flyttet. Når du flytter eller sletter et svar manuelt, påvirkes ikke bekreftelsen.

Møteinvitasjoner, oppgaveforespørsler og dokumenter

Møteinvitasjoner, oppgaveforespørsler og dokumenter behandles som meldinger. Hvis du oppretter en regel som flytter et element til en bestemt mappe basert på at betingelser (kriterier) møtes (samsvarer), vil alle møte- og oppgaveforespørsler som samsvarer med disse betingelsene også flyttes. Vær likevel oppmerksom på de følgende begrensningene når du oppretter regler som påvirker slike elementer:

  • Hvis et element flyttes til en annen mappe enn en e-postmappe, kan det hende at elementet ikke fungerer som forventet etter at det er flyttet. Hvis for eksempel en melding flyttes til Kalender-mappen, blir det ikke opprettet en ny avtale.

  • Hvis et svar på en møteinvitasjon eller en oppgaveforespørsel flyttes til Slettede elementer-mappen ved hjelp av en regel, blir ikke svaret registrert av det opprinnelige elementet.

  • Hvis en møteinvitasjon flyttes automatisk til Slettede elementer-mappen, blir ikke møtet lagt til i kalenderen.

  • Regler som berører meldinger du sender, brukes ikke på oppgaveforespørsler og møteinvitasjoner.

Kontaktgrupper

En regel som inneholder en kontaktgruppe, kan fungere annerledes enn andre regler, avhengig av hvordan regelen blir opprettet.

  • Flytt meldinger som sendes til en fellesgruppe, til en mappe   
    Denne regelen er kun tilgjengelig hvis du bruker en Exchange Server-konto. Kun meldinger som sendes til kontaktgruppen, flyttes til den angitte mappen. Meldinger fra personer som er medlem av kontaktgruppen, flyttes ikke til den angitte mappen.

Exchange Server-kontoer (begynner med Exchange Server 2010) kan bruke regler til å videresende meldinger til e-postadresser utenfor organisasjonen. En Exchange-administrator kan likevel forhindre automatisk videresending av meldinger til mottakere i bestemte domener.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Finne ut hvilken versjon av Microsoft Exchange Server kontoen er koblet til.

Hvordan regler kan brukes til å administrere e-postmeldinger

En regel er en handling som Microsoft Outlook kjører automatisk på innkommende eller utgående meldinger som oppfyller betingelsene du har angitt i regelen. Du kan velge mange betingelser og handlinger ved hjelp av regelveiviseren.

Regler er delt inn i to kategorier: organisering og varsling. Regler utføres ikke på meldinger du har lest, kun på dem du ikke har lest.

Regelmaler i regelveiviseren

Regelveiviseren har maler for de oftest brukte reglene, som omfatter følgende:

  • Hold deg organisert    Disse reglene gjør det enklere å arkivere og følge opp meldinger. Du kan for eksempel opprette en regel om at meldinger fra en bestemt avsender, for eksempel Bernt Formo, med ordet «salg» på Emne-linjen skal flagges for oppfølging, kategoriseres som salg og flyttes til en mappe kalt Bernts salg.

  • Hold deg oppdatert    Disse reglene varsler deg på en eller annen måte når du mottar en bestemt melding. Du kan for eksempel opprette en regel som automatisk sender et varsel til mobilenheten din når du mottar en melding fra et familiemedlem.

  • Begynn med en tom regel    Dette er regler du oppretter uten å bruke en regelmal, og som du kan tilpasse fullstendig.

Opprette en regel

Outlook har regelmaler for vanlige prosedyrer. Du kan bruke disse regelmalene eller utforme egendefinerte regler.

Bruke regelmaler i Outlook

  1. Klikk kategorien Fil.

  2. Klikk Behandle regler og varsler.

  3. Klikk Ny regel på fanen E-postregler i dialogboksen Regler og varsler.

  4. Under Trinn 1:Velg en mal velger du ønsket mal fra malsamlingen Hold deg organisert eller Hold deg oppdatert.

  5. Under Trinn 2:Rediger regelbeskrivelsen klikker du en understreket verdi. Hvis du for eksempel klikker koblingen mottakere eller fellesgruppe, åpnes adresseboken.

  6. Klikk Neste.

  7. Velg hvilke betingelser som meldingene må oppfylle for at regelen skal brukes, under Trinn 1: Velg betingelse(r).

  8. Under Trinn 2:Rediger regelbeskrivelsen klikker du en understreket verdi for en hvilken som helst betingelse du har lagt til, og deretter angir du verdien.

  9. Klikk Neste.

  10. Under Trinn 1:Velg handling(er) velger du hvilken handling du vil regelen skal utføre når de angitte betingelsene er oppfylt.

  11. Under Trinn 2:Rediger regelbeskrivelsen klikker du en understreket verdi for en hvilken som helst handling du har lagt til, og deretter angir du verdien.

  12. Klikk Neste.

  13. Under Trinn 1:Velg unntak velger du eventuelle unntak for regelen, og deretter klikker du Neste.

  14. Under Trinn 2:Rediger regelbeskrivelsen klikker du en understreket verdi for et eventuelt unntak du har lagt til, og deretter angir du verdien.

  15. Klikk Neste.

  16. Skriv inn et navn under Trinn 1: Angi et navn på denne regelen.

  17. Under Trinn 2:Sett opp regelalternativer merker du av for alternativene du vil bruke.

    • Du kan kjøre denne regelen på meldinger som allerede finnes i innboksen, ved å merke av for Kjør denne regelen nå på meldinger som allerede finnes i Innboks.

    • Den nye regelen er aktivert som standard. Hvis du vil deaktivere den, fjerner du merket for Aktiver denne regelen.

    • Hvis du vil bruke denne regelen på alle e-postkontoer som er konfigurert i Outlook, merker du av for Opprett denne regelen for alle kontoer.

  18. Klikk Fullfør.

  1. Klikk kategorien Fil.

  2. Klikk Behandle regler og varsler.

  3. Klikk Ny regel på fanen E-postregler i dialogboksen Regler og varsler.

  4. Klikk enten Kontroller meldinger når de mottas eller Kontroller meldinger etter sending under Begynn med en tom regel.

  5. Klikk Neste.

  6. Velg hvilke betingelser som meldingene må oppfylle for at regelen skal brukes, under Trinn 1: Velg betingelse(r).

  7. Under Trinn 2:Rediger regelbeskrivelsen klikker du en understreket verdi for en hvilken som helst betingelse du har lagt til, og deretter angir du verdien.

  8. Klikk Neste.

  9. Under Trinn 1:Velg handling(er) velger du hvilken handling du vil regelen skal utføre når de angitte betingelsene er oppfylt.

  10. Under Trinn 2:Rediger regelbeskrivelsen klikker du en understreket verdi for en hvilken som helst handling du har lagt til, og deretter angir du verdien.

  11. Klikk Neste.

  12. Under Trinn 1:Velg unntak velger du eventuelle unntak for regelen, og deretter klikker du Neste.

  13. Under Trinn 2:Rediger regelbeskrivelsen klikker du en understreket verdi for et eventuelt unntak du har lagt til, og deretter angir du verdien.

  14. Klikk Neste.

  15. Skriv inn et navn under Trinn 1: Angi et navn på denne regelen.

  16. Under Trinn 2:Sett opp regelalternativer merker du av for alternativene du vil bruke.

    • Du kan kjøre denne regelen på meldinger som allerede finnes i innboksen, ved å merke av for Kjør denne regelen nå på meldinger som allerede finnes i Innboks.

    • Den nye regelen er aktivert som standard. Hvis du vil deaktivere den, fjerner du merket for Aktiver denne regelen.

    • Hvis du vil bruke denne regelen på alle e-postkontoer som er konfigurert i Outlook, merker du av for Opprett denne regelen for alle kontoer.

  17. Klikk Fullfør.

Du kan raskt opprette en regel fra en hvilken som helst melding. Fordelen med å opprette en regel på denne måten, er at regler foreslås basert på avsenderen eller mottakerne av meldingen. Den ene regelen som foreslås når du for eksempel starter med en melding, flytter alle meldinger fra denne avsenderen til en mappe du velger.

  1. Klikk meldingen du vil opprette en regel for, og klikk deretter Regler i Flytt-gruppen på Hjem-fanen.

    Foreslåtte regler vises basert på avsenderen og mottakerne av meldingen.

  2. Gjør ett av følgende:

    • Klikk en av de foreslåtte reglene, klikk en målmappe, og klikk deretter OK.

    • Klikk Opprett regel hvis du vil ha flere regelalternativer som er basert på avsenderen av, mottakerne av eller emnet i meldingen.

Hvis du valgte Opprett regel i trinn 2, vises dialogboksen Opprett regel. Fortsett med følgende trinn.

  1. Merk av for de ønskede betingelsene under Når jeg mottar e-post med alle de angitte betingelsene.

  2. Merk av for handlingen du vil at regelen skal utføre når de angitte betingelsene oppfylles, under Gjør følgende.

  3. Merk av for Flytt elementet til mappe.

  4. Klikk en eksisterende mappe, eller klikk Ny for å opprette en mappe der meldingene skal lagres.

    Hvis du vil legge til flere betingelser, handlinger eller unntak til regelen, klikker du Avanserte alternativer, og deretter følger du resten av instruksjonene i regelveiviseren. Dette er samme veiviser som vises når du klikker Behandle regler og varsler i Backstage-visningen (ved å klikke Fil-fanen). Se Utforme en egendefinert regel hvis du vil ha mer informasjon.

  5. Klikk OK.

Se Importere eller eksportere et regelsett for å lære å importere eller eksportere reglene slik at andre kan bruke dem.

Gjør følgende hvis du vil kjøre én eller flere regler manuelt:

  1. Klikk kategorien Fil.

  2. Klikk Behandle regler og varsler.

  3. Klikk Kjør regler nå.

  4. Merk av i boksen ved siden av hver regel du vil kjøre, i dialogboksen Kjør regler nå under Velg hvilke regler du vil kjøre.

  5. Klikk Bla gjennom i boksen Kjør i mappen hvis du vil velge en annen mappe. Klikk mappen, og klikk deretter OK.

    Merk av for Inkluder undermapper hvis du vil inkludere alle mapper som er under mappen du angav i trinn 5.

  6. Standardinnstillingen er alle meldinger i listen Bruk regler på. Du kan endre denne til leste eller uleste meldinger.

  7. Klikk Kjør nå.

Det er to typer regler i Outlook – serverbaserte regler og rene klientregler.

  • Serverbaserte regler    Hvis du bruker en Microsoft Exchange Server-konto, er enkelte regler du oppretter, serverbaserte regler. Disse reglene kjører på postboksen din på Exchange-e-postserveren, selv når Outlook ikke kjører på datamaskinen. Serverbaserte regler må brukes på meldinger når de leveres i innboksen første gang, og reglene må kunne kjøres til de er fullført på serveren. En regel som for eksempel angir at en melding skal skrives ut, kan ikke kjøres før den er fullført på serveren. Hvis en regel ikke kan brukes på serveren, brukes den når du starter Outlook og blir dermed en ren klientregel.

  • Rene klientregler    Rene klientregler er regler som bare kjøres på datamaskinen. Dette er regler som ikke kan kjøres før de er fullført på serveren, for eksempel å angi at bestemte meldinger skal skrives ut. Rene klientregler kan bare kjøres når Outlook kjører.

Hvis regellisten inneholder begge regeltypene, kjøres de serverbaserte reglene først, etterfulgt av bare klient-reglene.

Bruke regler på andre Outlook-elementer

Når en regel brukes, behandles leveringsbekreftelser, lesebekreftelser, svarresultater og automatiske svar (fraværsvarsler) som om de er meldinger. En regel som flytter elementer med for eksempel ordet «møte» i emnet til en bestemt mappe, flytter også alle leveringsbekreftelser, svarresultater og automatiske svar som har ordet «møte» i emnet.

Obs!:  Når en regel flytter svarresultater fra innboksen til en annen mappe, påvirkes svarbekreftelsen. Når du åpner en sendt melding som inneholder en svarknapp, inneholder ikke bekreftelsesinformasjonen antallet svar som en regel flyttet. Når du flytter eller sletter et svar manuelt, påvirkes ikke bekreftelsen.

Når regler brukes, behandles møteinvitasjoner, oppgaveforespørsler og dokumenter som meldinger. Når du for eksempel oppretter en regel som flytter elementer med ordet «møte» på Emne-linjen til en bestemt mappe, flyttes også eventuelle oppgaveforespørsler eller møteinvitasjoner som oppfyller denne betingelsen. Vær imidlertid oppmerksom på følgende begrensninger når du oppretter regler som berører disse elementtypene:

  • Elementer som flyttes til en annen mappe enn en e-postmappe, fungerer kanskje ikke som forventet etter at de er flyttet. Hvis en melding for eksempel flyttes til Kalender-mappen, blir det ikke opprettet en ny avtale.

  • Hvis et svar på en møteinvitasjon eller en oppgaveforespørsel flyttes til Slettede elementer-mappen ved hjelp av en regel, blir ikke svaret registrert av det opprinnelige elementet.

  • Hvis en møteinvitasjon flyttes automatisk til Slettede elementer-mappen, blir ikke møtet lagt til i kalenderen.

  • Regler som berører meldinger du sender, brukes ikke på oppgaveforespørsler og møteinvitasjoner.

Kontaktgrupper

En regel som inneholder en kontaktgruppe, kan fungere på ulike måter avhengig av hvordan regelen opprettes.

  • Flytt meldinger som er sendt til en Kontaktgruppe-mappe    Denne regelen er bare tilgjengelig hvis du bruker en Exchange Server-konto. Bare meldinger som sendes til kontaktgruppen, flyttes til den angitte mappen. Meldinger fra personer som er medlemmer av kontaktgruppen, flyttes ikke til den angitte mappen.

Hvis du bruker en Microsoft Exchange Server 2010-konto, kan du som standard ikke bruke regler til å videresende meldinger til e-postadresser utenfor organisasjonen. Denne innstillingen er med på å forhindre offentliggjøring av konfidensiell og privat informasjon. Denne innstillingen kan bare endres av en Exchange-administrator.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Finne ut hvilken versjon av Microsoft Exchange Server kontoen er koblet til.

Slik kan regler brukes til å administrere meldinger

En regel er en handling som automatisk brukes i Microsoft Outlook på en innkommende eller sendt melding som oppfyller betingelsene du angir i regelen. Du kan velge mange betingelser og handlinger ved hjelp av Regler og varsler-veiviseren. Regler opererer ikke på leste meldinger, bare på de som er uleste.

Regler deles inn i én av to generelle kategorier: organisering og varsling. Regler og varsler-veiviseren inneholder maler for de mest brukte reglene.

  • Hold deg organisert    Disse reglene gjør det enklere å arkivere og følge opp meldinger. Du kan for eksempel opprette en regel om at meldinger fra en bestemt avsender, for eksempel Bernt Formo, med ordet «salg» på Emne-linjen skal flagges for oppfølging, kategoriseres som salg og flyttes til en mappe kalt Bernts salg.

  • Hold deg oppdatert    Disse reglene varsler deg på en eller annen måte når du mottar en bestemt melding. Du kan for eksempel opprette en regel som automatisk sender et varsel til mobilen din når du mottar en melding fra et familiemedlem.

  • Begynn med en tom regel    Disse reglene oppretter du helt på egenhånd.

    Regelmaler
    Figur 1: Veiviseren Regler og varsler inneholder flere forhåndsdefinerte regler, som kalles maler.

Unntak

Du kan legge til unntak i reglene for spesielle situasjoner, for eksempel en melding som er flagget for oppfølging eller er merket med høy viktighet. En regel brukes ikke på en melding hvis ett eller flere av unntakene du angir er oppfylt.

  1. Klikk på E-post i navigasjonsrute.

  2. Klikk på Regler og varslerVerktøy-menyen.

  3. Hvis du har flere e-postkontoer, velger du innboksen du vil bruke fra listen Bruk endringer på denne mappen.

  4. Klikk på Ny regel.

  5. Under Trinn 1:Velg en mal velger du ønsket mal fra malsamlingen Hold deg organisert eller Hold deg oppdatert.

  6. Klikk på en understreket verdi, under Trinn 2:Rediger regelbeskrivelsen. Hvis du for eksempel klikker på koblingen for personer eller distribusjonsliste, åpnes adresseboken.

  7. Velg hvilke betingelser meldingene må oppfylle for at regelen skal brukes, under Trinn 1: Velg betingelse(r).

  8. Under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen, klikk på en understreket verdi hvis du ikke allerede har gjort det, og klikk deretter på Neste.

  9. Velg hvilken handling du vil regelen skal utføre når de angitte betingelsene er oppfylt, under Trinn 1: Velg handling(er).

  10. Under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen, klikk på en understreket verdi hvis du ikke allerede har gjort det, og klikk deretter på Neste.

  11. Velg eventuelle unntak for regelen, under Trinn 1:Velg unntak, og deretter klikker du på Neste.

  12. Skriv inn et navn for regelen for å fullføre opprettelsen av regelen, og velg deretter eventuelle andre alternativer du vil bruke.

    • Du kan kjøre denne regelen på meldinger som allerede finnes i en av mappene, ved å merke av for Kjør denne regelen nå på meldinger som allerede finnes i «mappe».

    • Hvis du vil bruke denne regelen på alle e-postkontoene og innboksene som er knyttet til dem, merker du av for Opprett denne regelen for alle kontoer.

  13. Klikk på Fullfør.

Hvis du vil opprette en regel ved å velge dine egne betingelser, handlinger og unntak, gjør du følgende:

  1. Klikk på E-post i navigasjonsrute.

  2. Klikk på Regler og varslerVerktøy-menyen.

  3. Hvis du har flere e-postkontoer, velger du innboksen du vil bruke fra listen Bruk endringer på denne mappen.

  4. Klikk på Ny regel.

  5. Klikk på enten Kontroller meldinger når de mottas eller Kontroller meldinger etter sending under Begynn med en tom regel, og deretter klikker du på Neste.

  6. Velg hvilke betingelser meldingene må oppfylle for at regelen skal brukes, under Trinn 1: Velg betingelse(r).

  7. Under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen, klikk på en understreket verdi hvis du ikke allerede har gjort det, og klikk deretter på Neste.

  8. Velg hvilken handling du vil regelen skal utføre når de angitte betingelsene er oppfylt, under Trinn 1: Velg handling(er).

  9. Under Trinn 2: Rediger regelbeskrivelsen, klikk på en understreket verdi hvis du ikke allerede har gjort det, og klikk deretter på Neste.

  10. Velg eventuelle unntak for regelen, under Trinn 1:Velg unntak, og deretter klikker du på Neste.

  11. Skriv inn et navn for regelen for å fullføre opprettelsen av regelen, og velg deretter eventuelle andre alternativer du vil bruke.

    • Du kan kjøre denne regelen på meldinger som allerede finnes i en av mappene, ved å merke av for Kjør denne regelen nå på meldinger som allerede finnes i «mappe».

    • Hvis du vil bruke denne regelen på alle e-postkontoene og innboksene som er knyttet til dem, merker du av for Opprett denne regelen for alle kontoer.

  12. Klikk på Fullfør.

Du kan opprette en regel basert på en melding. Du kan for eksempel opprette en regel som flytter meldinger fra en person til en bestemt mappe.

  1. Høyreklikk på meldingen du vil basere regelen på, og klikk deretter på Opprett regel på hurtigmenyen.

    Merk av for alternativene som allerede er fylt inn med informasjon fra den valgte meldingen, i dialogboksen Opprett regel.

  2. Merk av for Flytt elementet til mappe.

  3. Klikk på en eksisterende mappe, eller klikk på Ny for å opprette en ny mappe der meldingene skal lagres.

  4. Hvis du vil legge til flere betingelser, handlinger eller unntak til reglen, klikker du på Avanserte alternativer og følger deretter resten av instruksjonene i Regler og varsler-veiviseren.

    Tips    Hvis du vil kjøre regelen så snart du har opprettet den, merker du av for Kjør denne regelen på meldinger som allerede finnes i mappen på den siste siden i Regler og varsler-veiviseren.

    Alle meldingene i innboksen eller en mappe du velger, som oppfyller betingelsene og unntakene knyttet til regelen, flyttes til den angitte mappen. Hvis du vil teste den nye regelen, kan du åpne den nye mappen. Ble de riktige meldingene flyttet?

Hvis du vil kjøre en regel jevnlig, men ikke hele tiden, gjør du følgende:

  1. Klikk på Regler og varslerVerktøy-menyen.

  2. Deaktiver regelen ved å fjerne merket for regelen, i dialogboksen Regler og varsler.

  3. Klikk på Kjør regler nå.

  4. Merk av i boksen ved siden av regelen du vil kjøre, i dialogboksen Kjør regler nå under Velg hvilke regler du vil kjøre.

  5. Velg mappen du vil bruke regelen på.

  6. Velg en kategori for meldinger som du vil bruke regelen på.

    Du kan for eksempel bruke regelen bare for uleste meldinger i en mappe.

  7. Klikk på Kjør nå.

Serverbaserte regler    Hvis du har en Microsoft Exchange-konto, kan serveren bruke regler på meldingene dine selv om Outlook ikke kjører. Disse kalles serverbaserte regler. Det må angis at reglene skal brukes på meldinger når de leveres til innboksen på serveren, og reglene må kunne kjøres på serveren til de er ferdige. For eksempel, en regel kan ikke kjøres til den er ferdig på serveren dersom den angir at en melding skal skrives ut. Hvis en regel ikke kan brukes på serveren, brukes den når du starter Outlook.

Rene klientregler    Klienten er e-postprogrammet som kjører på en persons datamaskinen. En regel som ikke kan brukes av serveren, er en ren klientregel fordi den bare kjører på personens datamaskin. Hvis regellisten inneholder både regler som kan kjøres på serveren og regler som ikke kan kjøres på serveren, brukes de serverbaserte reglene først, etterfulgt av de rene klientreglene.

Leveringsbekreftelser, lesebekreftelser, svarresultater og fraværsvarsler behandles som meldinger. For eksempel, når du oppretter en regel som flytter elementer med ordet «møte» i emnet til en bestemt mappe, vil alle leveringsbekreftelser, svarresultater og fraværsvarsler som oppfyller denne betingelsen, også flyttes.

Obs!: Hvis et svarresultat flyttes ut av innboksen, blir ikke svaret automatisk registrert i den opprinnelige meldingen.

Møteinvitasjoner, oppgaveforespørsler og dokumenter som meldinger. Når du for eksempel oppretter en regel som flytter elementer med ordet «møte» på Emne-linjen til en bestemt mappe, flyttes også eventuelle oppgaveforespørsler eller møteinvitasjoner som oppfyller denne betingelsen. Vær imidlertid oppmerksom på følgende begrensninger når du oppretter regler som berører disse elementtypene:

  • Elementer som flyttes til en annen mappe enn en e-postmappe, fungerer kanskje ikke som forventet etter at de er flyttet. Hvis en melding for eksempel flyttes til Kalender-mappen, blir det ikke opprettet en ny avtale.

  • Hvis et svar på en møteinvitasjon eller en oppgaveforespørsel flyttes til Slettede elementer-mappen ved hjelp av en regel, blir ikke svaret registrert av det opprinnelige elementet.

  • Hvis en møteinvitasjon flyttes automatisk til Slettede elementer-mappen, blir ikke møtet lagt til i Kalender.

  • Regler som berører meldinger du sender, brukes ikke på oppgaveforespørsler og møteinvitasjoner.

Nye regler for distribusjonslister fungerer annerledes avhengig av hvordan du oppretter dem:

  • Flytte meldinger som sendes til en distribusjonsliste, til en mappe    Hvis du velger denne regelmalen, vil meldinger som sendes til distribusjonslisten, flyttes til den angitte mappen. Meldinger fra personer som befinner seg i distribusjonslisten, flyttes ikke til den angitte mappen.

    Obs!: Denne regelen fungerer bare for Exchange-kontoer.

  • Flytte meldinger fra noen til en mappe    Hvis du velger denne regelmalen, vil meldinger fra enkeltpersoner som er medlemmer av distribusjonslisten du angir, også flyttes til den angitte mappen.

Hvis du arbeider i en organisasjon som bruker Exchange som standard, vil meldinger du videresender til eksterne e-postadresser utenfor organisasjonen ved hjelp av en regel, ikke bli sendt. Denne innstillingen er for å hindre at bedriftsdata offentliggjøres, og kontrolleres av Exchange-administratoren.

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×