Tillegg om personvern for Microsoft Access 2010

Bruke Office.com maler

Ny-fanen i Microsoft Office Backstage-visningen (klikk Fil-fanen, og klikk deretter Ny)kan gi deg oppdatert hjelp lastet ned fra Office.com for dokumenter som er basert på maler. Du kan også sende tilbakemeldinger om malene og angi en numerisk vurdering for hver mal du laster ned.

Når du åpner en mal eller en fil som er basert på en mal, brukes Access 2010, avhengig av innstillingene for nettbasert hjelp, Office.com. Id-en for denne malen, programmet og versjonen du bruker for øyeblikket, sendes sammen med standard datamaskininformasjon.

Mal-ID-en brukes til å identifisere den opprinnelige malen som lastet ned Office.com eller som er inkludert i Access 2010-installasjonen. Den identifiserer ikke Access-databasen på en unik måte. ID-en er den samme for alle brukere av samme mal.

Koble til datakilder

Koblede tabeller og andre datakilder lagres i metadata som en del av Access 2010-databasen. I noen tilfeller kan koblingen inneholde ditt brukernavn eller informasjon om servere på nettverket du bruker. Ved datatilkobling kan du velge å lagre et brukernavn eller passord inne i koblingen for datatilkoblingen.

Hvis du har tilknyttede databaser, lagres også plasseringen av den tilknyttede databasen i Access-databasen.

Utskrift

Når du skriver ut en Access 2010-fil og deretter lagrer filen, lagrer Access 2010 banen til skriveren med filen. I noen tilfeller kan banen inneholde et brukernavn eller navnet på en datamaskin.

Dokumentarbeidsområder

Access 2010 gir deg tilgang til et dokumentarbeidsområde på et Microsoft SharePoint Foundation 2010-nettsted. Et dokumentarbeidsområde er et delt område der du kan samarbeide med andre gruppemedlemmer på én eller flere Access-databaser.

Når du går til et dokumentarbeidsområde, laster Access 2010 ned data fra dokumentarbeidsområdet for å gi deg informasjon om dette nettstedet. Disse dataene omfatter:

• Navnet på SharePoint Foundation-området

• Nettadressen eller adressen til nettstedet

• Navn, e-postadresser og tilgangsnivåer for områdebrukerne

• Lister over dokumenter, oppgaver og annen informasjon som er tilgjengelig fra nettstedet

Access 2010 lagrer også en liste over SharePoint Foundation-nettsteder du har besøkt på datamaskinen, i form av informasjonskapsler. Denne listen brukes til å gi deg rask tilgang til områdene du har besøkt før. Listen over nettsteder du har besøkt, er ikke tilgjengelig av Microsoft og vises ikke på Internett med mindre du velger å gjøre listen mer tilgjengelig.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 tilbyr delte, nettbaserte arbeidsområder der du kan samarbeide om dokumenter eller møter.

Når du åpner et SharePoint-nettsted, enten ved å bruke nettleseren eller et Office-program, lagrer nettstedet en informasjonskapsel på datamaskinen hvis du har tillatelse til å opprette et nytt sekundært nettsted på nettstedet. Sammen utgjør disse informasjonskapslene en liste over nettsteder du har tilgang til. Denne listen brukes av flere Office-programmer til å gi deg rask tilgang til områdene du har besøkt før.

Listen over nettsteder du har besøkt, er ikke tilgjengelig av Microsoft og vises ikke på Internett med mindre du velger å gjøre listen mer tilgjengelig.

Når du oppretter et nytt nettsted eller en ny liste i SharePoint Foundation, legger til eller inviterer personer til et eksisterende nettsted eller en eksisterende liste, lagrer nettstedet følgende for hver person, inkludert:

• Fullt navn

• E-postadresse.

En bruker-ID legges til hvert element som andre legger til eller endrer på nettstedet. Som med alt innholdet på SharePoint-nettstedet er det bare administratorer og medlemmer av selve nettstedet som bør ha tilgang til denne informasjonen.

Alle elementene på SharePoint-nettstedet inneholder to felt: Opprettet av og Endret av. Opprettet av-feltet fylles ut med brukernavnet til personen som opprinnelig opprettet elementet, og datoen det ble opprettet. Endret av-feltet fylles ut med brukernavnet til personen som sist endret Access 2010-databasen, og datoen den sist ble endret.

Administratorer for servere der SharePoint-nettsteder driftes, har tilgang til enkelte data fra disse nettstedene, som brukes til å analysere brukermønstrene for nettstedet og forbedre prosentandelen av tiden nettstedet er tilgjengelig på. Disse dataene er bare tilgjengelige for serveradministratorer og deles ikke med Microsoft med mindre Microsoft er vert for SharePoint-nettstedet. Dataene som spesifikt hentes inn, omfatter navnene, e-postadressene og tillatelsene til alle med tilgang til området.

Alle brukere som har tilgang til et bestemt SharePoint-nettsted, kan søke i og vise alt innhold som er tilgjengelig på nettstedet.

Overvåking

Microsoft SharePoint Foundation 2010 har overvåkingsfunksjoner som gjør det mulig for administratorer å holde pålitelige revisjonsspor om hvordan brukere arbeider med bestemt innhold.

Når systemansvarlige aktiverer overvåkingsfunksjonen i Microsoft SharePoint Foundation, registreres automatisk visse handlinger brukeren utfører, i SharePoint-innholdsdatabasen. Disse handlingene omfatter visning, redigering og inn- og utsjekking. For hver handling som registreres, registreres det identifiseringsinformasjon om filen, handlingen og brukerens SharePoint-ID. Det sendes ingen data til Microsoft i forbindelse med denne funksjonen.

Denne funksjonen er deaktivert som standard og er bare tilgjengelig for administratorer for SharePoint-nettsteder der innholdet er lagret.

Datainnsamling i Access

I Access 2010 kan du samle inn data via e-post ved å sende skjemaer basert på HTML eller basert på Microsoft InfoPath 2010. Når du sender en e-postmelding om datainnsamling, samles e-postadressene til alle mottakerne inn og lagres i Access-databasen. Du kan bruke denne informasjonen til å spore data som mottas fra mottakerne, og til å sende e-postmeldinger til dem i fremtiden. Du kan velge å sende dataene via e-post som er lagret i databasen automatisk eller manuelt.

Hvor navnet ditt kan være lagret

I enkelte tilfeller lagrer Access 2010 navnet ditt for å gi deg en bedre opplevelse når du bruker enkelte funksjoner. Navnet ditt er for eksempel lagret på disse plasseringene:

• Forfatter, felt

• AuthorName-filegenskap

Du kan fjerne navnet ditt fra disse feltene og egenskapene ved å gjøre følgende:

1. Klikk på Fil-fanen.

2. Klikk Alternativerunder Hjelp,og klikk deretter Gjeldende database.

3. Merk av forFjern personlige opplysninger fra filegenskaper ved lagring under Programalternativer.

Du kan fjerne navnet ditt og initialene dine fra Navn- og Initialer-feltene.

Microsoft Office-løsninger som er opprettet av andre firmaer, kan også inkludere navnet ditt eller andre personlige opplysninger i de egendefinerte egenskapene som er knyttet til filen.

Hvis du bruker Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc eller andre funksjoner som lar deg koble direkte til en annen datakilde, kan godkjenningsinformasjonen (bruker-ID og passord) være lagret i Access-databasen. Hvis du vil endre eller slette denne godkjenningsinformasjonen, må du endre egenskapene for tilkoblingen på riktig måte.

Digitale signaturer

En digital signatur er en valgfri funksjon som kan hjelpe deg med å godkjenne identiteten til personen som sendte deg en Access-database. En digital signatur er en unik kryptert verdi av dataene i Access-databasen som du signerer. Når du sender en Access-database med en digital signatur, sendes signaturen til mottakeren, sammen med dataene i Access-databasen og et klarert digitalt sertifikat fra deg (avsenderen). Det digitale sertifikatet er utstedt av en sertifiseringsinstans, for eksempel VeriSign, og inneholder informasjon som godkjenner avsenderen og kontrollerer at det opprinnelige innholdet i Access-databasen ikke har blitt endret. Access kan automatisk kontakte sertifiseringsinstansen på internett for å bekrefte den digitale signaturen.

Når du signerer en Access-database, ser du en dialogboks som viser informasjonen som er inkludert i den digitale signaturen, for eksempel systemdato og -klokkeslett, versjonsnummeret til operativsystemet, Microsoft Office-versjonsnummeret og Access 2010-versjonsnummeret.

Databasebeskyttelse

Databasebeskyttelse hjelper deg med å beskytte Access 2010-databasen ved å kryptere den med et passord.

Hvis du vil kryptere databasen med et passord, gjør du følgende:

1. Klikk på Fil-fanen.

2. Klikk Informasjon,og klikk deretter Krypter med passord.

3. Skriv inn et passord i passord- og bekreft-boksene.

Passordet du angir, lagres ikke sammen med filen og brukes til å generere nøkler til å kryptere filen. Du kan fjerne passordet og krypteringen av databasen. Gjør følgende for å fjerne krypteringen:

1. Klikk på Fil-fanen.

2. Klikk Informasjon,og klikk deretter Dekrypter database.

3. Skriv inn passordet i passordboksen.

Hurtigbufring og synkronisering av data

Informasjonen i Access 2010-databasene, eller i eksterne tabeller som er koblet til Access-databasene, kan lagres lokalt på datamaskinen som en Access-tabell i databasen. Dette gjøres for å forbedre ytelsen til Access 2010. Du kan deaktivere denne funksjonen ved å:

1. Klikk fanen Fil.

2. Klikk Alternativer under Hjelp.

3. Klikk på Gjeldende database-fanen.

4. Klikk Aldri bruk hurtigbufring.

Microsoft Office Web Application-filer

Enkelte Access 2010-filer laster ned informasjon fra Internett eller et intranett. Dette sender standard datamaskininformasjon til kilden til informasjonen. En dialogboks spør om du vil sende denne informasjonen første gang du åpner et publisert program. Du kan velge å lukke denne dialogboksen for fremtidige forespørsler ved å klikke avmerkingsboksen Ikke vis denne meldingen igjen.

Nettleserkontroll

Når du åpner et skjema i en Access 2010-fil som har en nettleserkontroll, kan data fra programmet sendes til et nettsted som identifiseres av nettleserkontrollen.

Access-funksjoner

Når du åpner en Access 2010-fil, kan det hende at filen har et uttrykk som bruker funksjoner, for eksempel CurrentWebUser, CurrentWebUserGroups eller IsCurrentWebUserInGroup. Filen kan inneholde funksjoner som henter brukernavn, påloggingsnavn, e-postadresse eller informasjon om hvilke brukergrupper fra et SharePoint-nettsted. Som standard lagres denne informasjonen i Access 2010-filen i frakoblet modus. Du kan velge ikke å lagre denne informasjonen i filen ved å gjøre følgende:

1. Klikk fanen Fil.

2. Klikk Alternativer under Hjelp.

3. Klikk Gjeldende database.

4. Merk av for Bruk hurtigbufferformatet som er kompatibelt med Microsoft Access 2010 eller nyere, under Hurtigbufring av nettjeneste og SharePoint-tabeller, og merk deretter av for Tøm buffer ved lukkingeller Aldri hurtigbufring.

Til toppen av siden