7 ways to Sustain Adoption of your PPM Solution, post-Implementation: hvitbok

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Denne hvitboken er en del av våre "From the trenches-områdesamling.

Prosjekt- og porteføljebehandling (PPM) verktøy nesten alltid føre til at en kraftige SKIFT hvordan prosjekter administreres, spores og rapportert på tvers av organisasjonen. Det er imidlertid tapt under organisasjoner som det må være så mye fokus på kontinuerlige adoption som det er på implementeringen av verktøyene. I denne hvitboken skal vi se på noen av de viktigste områdene som du kan fokusere på å opprettholde innføring – etter implementering, helt til bruken av de nye PPM-verktøyene blir en del av organisasjonens kultur.

Hvis du vil laste ned Word-versjonen av denne rapporten, kan du se 7 Ways to Sustain Adoption of your PPM Solution, post-Implementation: hvitbok.

Hvis du vil se flere hvitbøker, kan du se "From the Trenches" white papers (på engelsk).

7 ways to Sustain Adoption of your PPM Solution, post-Implementation

Innføring

Du er involvert i et prosjekt der den nye idé eller nyskapende lot være skal nest best, gevinst sterke støtter hele, blir utført, og deretter innen noen måneder for å bli implementert: Ingen bruker det lenger? Hvis du svarte Ja, vil godtar du også med meg at i disse prosjektene det var ingen dearth endre management arbeidet, opplæring tiltak og så videre. Hvorfor personer bare slutte å bruke bestemte verktøy, som ble trodde være største ideene på tidspunktet for implementering?

Det kan være mange svar på spørsmålet ovenfor. Det kan være at verktøyet er utdatert på grunn av markedet betingelser, eller kanskje organisatoriske strategi er endret. Men hvis du ser nøye, mer ofte enn ikke er den virkelige grunnen at ingen arbeidet har blitt gjort å opprettholde innføring som ble oppnådd under implementeringen av prosjektet. Det er ikke bare nok til å håndtere endring under prosjektets levetid; Endre må administreres utenfor Prosjektavslutning også. Dette gjelder for alle prosjekter, men mer så i sammenheng med implementeringen av PPM-løsningen, fordi PPM-verktøyene føre til at nesten alltid en kraftige SKIFT i hvordan prosjekter behandles, spores og rapportert på tvers av organisasjonen.

I denne hvitboken skal vi se på noen av de viktigste områdene du kan fokusere på å opprettholde innføring post-Implementation og ikke slipper gass til bruk av det nye PPM-verktøyet blir en del av organisasjonens kultur.

7 ways to Sustain Adoption

La oss anta at organisasjonen skal implementere i PPM-løsningen (eller oppgradere til en nyere versjon) i den nærmeste fremtiden. La oss anta også at det er fullstendig Tving opplæring støtte og endringsadministrasjon støtte tilgjengelig under project-livssyklusen. I denne kontekst er her de viktigste områdene som trenger reelle oppmerksomhet når implementeringen er fullført.

1) etablere 30 – 60-90 dager mål   

Før du ruller ut PPM solution, det første du må gjøre er å avgjøre 30 – 60-90 dager målene for implementeringen. Du lese som riktig. Dette må gjøres før fremlegging og ikke etter. Start med ting som er enkel å måle, for eksempel % av timelister sendt inn tid eller antall prosjekter som er opprettet osv., og måle dem konsekvent og rapportere om dem. Disse målene hjelper deg på følgende måte:

  • Første forteller målene og metrikk deg hvor godt verktøyet brukes. Hvis metrikk blir dårlige, kan deretter umiddelbart hoppe til handlingen og støtter behov for å øke bruken av verktøyet.

  • Målene gir deg bestemte ting å arbeide med, i stedet for som generisk om vellykket eller mislykket av prosjektet. De hjelper deg med å vise verdien av PPM-løsningen og behandling.

    Og til slutt, vil dette hjelpe feire små victories. Kan PPM-løsningen er implementert for å hente om omfattende endringer på tvers av organisasjonen, men det er viktig å få rask wins og feire dem for å holde renten og positivity rundt løsningen.

Og måten, ikke slutter på 30 – 60-90 dager mål. Kontroller at du oppretter noen langsiktig mål som skal delta fysisk og overvåke dem.

2) vise dem verdien!   

Før PPM-løsningen ble implementert, er det nesten sikkert at en fordeler analyse ble utført, som er oppført enklere project sporing og vedlikehold, bedre samarbeid bedre synlighet og kontroll osv., men stor Elefanten i ROM som snakker ingen om at alle disse kan bare brukes hvis alle brukere av PPM-løsningen gjør arbeidet som er nødvendig for å generere og vedlikeholde dataene. Konsekvens av dette er at sluttbrukeren har ingen idé om verdien han/hun viser bare ved å sende hans timelister på tid, eller hvordan en ressursleder kan hjelpe ved å overvåke deres ressurstildelinger for organisasjonen.

Hvis du vil ekte bruker adoption langsiktig, skal første fokus til å vise hver bruker verdien de hente verktøyet og organisasjonen. Vise dem rapporter og instrumentbord som genereres. Bruker data sender de inn i verktøyet. Delta toppledelsen du faktisk bruker disse rapporter og instrumentbord og kommunisere deres grupper, som for å verdien det tar dem. Akkurat som en fabrikk vokser bare når søndag fantastisk på den, føler sluttbrukerne betydningen av verktøyet, bare når de skal vite at organisatoriske fylltegn har fokus på den.

3) endre læring-metoder   

Synes om dette. Når du kjører langs i din bil, kommer lytte til alternativknapp, plutselig det en sang som virkelig du liker som underordnet, men har ikke fått den i en lang og lang tid. Jeg kan holdt du på dette, mens du ikke kanskje husker de nøyaktige tekstene på sangen, du kan ganske mye hum langs finjustere på sangen. Hvorfor bør jeg gjøre du tror at den er så? På grunn av to årsaker.:

  1. Du har hørt sangen mange, mange ganger.

  2. Tekstene var "informasjon", hadde finjustere en 'følelse' knyttet til seg. Som mennesket pleier vi å huske følelser bedre enn informasjon alene.

Så hvordan som gjelder vår diskusjon her?

Tradisjonell opplæring for PPM løsninger pleier å fokusere på stappe mye data eller informasjon til forelesninger, opplæring, håndbøker og så videre. Imidlertid har ingen følelse eller følelser knyttet til denne informasjonen, slik at personer ikke beholder den når du er ferdig med disse øktene. Du må faktisk antas det at brukerne ikke vil beholde mer enn 20% av det de lærer for første gang. Så hvordan vi løse dette? Akkurat som vi håndtert sangen vi likt.

  • Gir flere måter å få opplæring. Alle brukere forstår ikke ting på samme måte. Enkelte personer er mer stilt inn nær lesing materiale, mens andre vil se videoer. Så sørg for at personer som har mer enn én måte å motta informasjon og opplæring.

  • Tillate brukere å knytte en følelse til informasjonen. Dette kan inkludere ting som å dra brukere til liten gruppe lunsj-og-Lær økter, slik at brukere å stille spørsmål i en gruppe-innstilling, åpner opp diskusjonsforaene, og så videre. Jeg er ganske sikker på at du husker fremdeles en bestemt høyttaler SA som svar på én av spørsmålene. Det samme gjelder for alle brukerne i tillegg.

  • Belønning gode ideer, spørsmål og deltakelse. Project TechCenter og Foraene er flotte eksempler på dette, der alle de riktige svarene er opprettet av fellesskapet seg selv, og dermed frem flere aktive deling av kunnskap og ekspertise.

4) reassess og Bekreft på nytt   

Om gangen, når jeg jobbet med en klient på en PPM implementering, vi kommet frem til at alle rapportene fra PPM-løsningen vil gjøres ved hjelp av OLAP-kuber. Hvis du ikke er kjent med funksjonene i OLAP-kuber, med tanke på denne artikkelen, forstå at dataene skal oppdateres bare på en forhåndsdefinert plan. I vårt tilfelle vi godtatt den ble skal være daglig. Imidlertid når løsningen ble angitt, vi har begynt å hente klager at rapportene var feil, og ble ikke viser dataene som brukerne ble skrive den inn, og så videre. Som vi delved dypere til problemet, oppdaget vi at overordnede leter på data nesten timebaserte grunnlag (forventer sanntidsdata), og brukere ble oppdatering av data som--behov. Og siden OLAP-dataene ble en hver natt oppdatering, rapportene åpenbart ble ikke oppdatert. Derfor etter evaluering av alternativene, vi gikk tilbake og omskriving disse rapportene direkte hente data fra databasen, slik at de sanntid.

Moralen i historien? Hva prosjektgruppen trodde, blir funnet, antas det at og utformet fasen for utforming av project virker kanskje ikke alltid i virkelige verden. Dette er tilfelle, åpnes for å gjøre endringer. Hvis du finner ut at implementeringen innledende løsning ikke passer sammen med hva brukere faktisk gjør i daglige jobben, ikke være Stiv og tvinge utformingen på personene. Dette er illustrasjoner mister bruker interesse.

5) etablere ledelse   

Etablert en ledelsesmodell for å opprettholde PPM-løsningen din, er inkludert endringer osv., i Mine mening, avgjørende. Dette emnet er dekket i en detaljert beskrivelse i hvitboken Beat the Half-life (t ½): Governing Your PPM Solution, post-Implementation. Mens ledelse strategi hjelper deg å vedlikeholde PPM løsningen selve, vises også brukerne at det kreves som hver enkelt aspekter av implementeringen. Den viser dem som ber om en endring er OK. Denne selve kommer en åpenhet til tabellen, som hjelper brukere blir driverne. Aktivt snakke om hva som kan forbedres om løsningen er mye bedre for adoption enn bare forutsatt at alle er justert med hva er implementert.

6) støtter fanatiske   

Disse dager det virker som du kan få et gratis verktøy for alle typer arbeid som du vil gjøre på datamaskinen. Får ikke meg galt – jeg liker helt gratis skolefiler. Én ting jeg ikke liker om gratis verktøy er imidlertid manglende støtte. Hvis jeg oppstår problemer, jeg er på egen hånd til å søke og slå opp ord i en løsning, kan du prøve flere løsninger, og håper én fungerer. Ikke Legg brukerne av løsningen PPM i dette tilfellet.

Vi alle bør være fanatiske om støtter våre brukere, uansett hvilket program eller en prosess vi støtter i Mine mening. Svar alltid like raskt som mulig, selv om det ikke er alltid med en løsning. Når brukeren skal vite at er noen rette oppmerksomheten mot vedkommendes problemet i de fleste tilfeller er som selve nok til å plassere dem på enkel. Kontroller at du har fulgt med en løsning eller på minst klargjøringsveiledning for riktig retning. Husk at verktøyet PPM du støtter er en av de mange verktøyene brukeren bruker hver dag for å få jobben gjort, og desto raskere kan du gjøre sin levetid enklere ved å løse problemet, jo mer fornøyd brukerne er alltid.

Klarere meg; uten sterke støtte etter implementering, kan jeg garantere at PPM implementeringen vil falle gjennom veldig raskt. Vær også smart om støtte og problemløsing prosessen. Når du gir løsninger til brukere, kan du bygge kunnskap basere, slik at fremtidige problemer, kan du bare omdirigere brukere for en selvhjelp-løsning.

7) virkemåten som er en mye som skal gjentas!   

Hvis du har barn, vil du forstå dette umiddelbart: du belønne en kid med et smilefjes når de gjør noe, og de Fortsett på samme måte, til den begynner å komme på nervene dine stadig. Uansett hvilken virkemåten du belønne som skal gjentas før du gjør noe hvis du vil endre den. For hver usikker hjelpe du prøver å gi, finnes det minst 3 andre tidlig innføring som faktisk prøver å lære, forstå og bruke verktøyet.

Ikke glem om disse glemte supporters. De er de som faktisk bli endret, bruker du verktøyet og til slutt lede andre ved å hjelpe dem. Gi dem så mye støtte som mulig. Gjenkjenner og belønne ting som de gjør slik at de fortsette å gjøre dem, og andre får tilgang til dem. Gjøre dem super brukere, og la dem til utkast hjelpeartikler. Oppmuntre ønskelig virkemåter slik at de til slutt overstyre de uønskede som den nederste linjen er.

Konklusjon

Teknikker som er oppført ovenfor er ikke de eneste som kan hjelpe i lisensavtalen innføring, og listen kan helt sikkert legges til. Det viktigste som må forstått er det ikke er nok til å bare fokuser på brukeradministrasjon Innføring og endre under implementeringen eller noen måneder etter implementering. Dette er en standard, pågående prosess som aldri utløper, og den må en konstant fokus og oppmerksomhet.

Om forfatteren

Prasanna Adavi (PMP, MCTS, MCITP, MCT) er en Senior Enterprise Project Management (EPM) konsulenter og instruktør spesialiserer seg i Microsoft Project, Microsoft Project Server og Microsoft SharePoint-plattformer. Han fokuserer er å bygge og aktivere forretningsløsninger slik at organisasjoner å oppnå best mulig utbytte på investeringene.

Han har også omfattende erfaring i innledende prosjekter-gjennomgående i et bredt spekter av domener og vertikale bilder, inkludert IT, ERP (SAP), produksjon, utvikling av programmer, Automotive og kreative tjenester. Han er presentatør vanlig på ulike Project Server, EPM og SharePoint-hendelser på tvers av landet og en vanlig bidragsyter i SharePoint og EPM-fellesskapet.

Prasanna er en vanlig blogger (http://www.prasannaadavi.com), og også kjører annenhver uke-podcast (http://www.msprojectpodcast.com), hovedsakelig fokusere på løsninger for Microsoft Project og Project Server. Prasanna er en Senior konsulenter med EPMA (http://www.epmainc.com).

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×