10 gode grunner til å bruke Access med Excel

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Når du bruker Office-familien av produkter, bør du bruke Excel eller bør du bruke Access til å administrere tabular dataene? Medfølgende artikkelen, ved hjelp av Access eller Excel til å behandle dataene, diskuterer fordelene med hvert produkt og hva de tar med i tabellen. Men hvorfor velge mellom ett eller en annen? Hvis du lagrer data i Access og koble til den fra Excel, kan du få fordelene med både. Her er ti beste grunnene hvorfor Excel og Access sammen forenkler mange mening.

Selv om Excel ikke er en database, det er mye brukt til å lagre data, og den brukes ofte til å løse problemer med enkel database. Excel er imidlertid en flat fildatabase, ikke en relasjonsdatabase. Når enkle tabeller trenger å utvikle seg inn i flere tabeller til relaterte data, er det første valget for informasjonsarbeidere for raskt å lage et databaseprogram i Access. Access har alltid vært en flott "data målside tastaturet" for innsamling og konsolidere ulike data i virksomheten, mye av som finnes i Excel-arbeidsbøker. Når dataene er i Access, kan du legge til flere tabeller og bli med i dem, opprette spørringer (eller visning av dataene), strukturere dataene og definere datatyper for å sikre dataintegritet, dele og oppdatere data blant mange brukere og opprette effektive rapporter og skjemaer.

I motsetning til Excel-enkelt regneark oppsett, Access er organisert på en annen måte med flere beslektede objekter som kan virke overveldende først. Men du trenger ikke å være en ekspert skal bruke Access. Access er utformet for alle typer brukere, og du kan ta den bare så langt som du må gå.

Reduksjon tilbake tilgang til et lag om gangen.

Access lag

1. Bruk Access på tre måter: som en uregelmessige bruker, en Privilegerte brukere eller utviklere.

2. tabeller, spørringer, skjemaer og rapporter bygger på hverandre og utgjør hjertet av et databaseprogram.

3. tilfeldige brukere har veivisere, egenskapsbyggere, Office Fluent-brukergrensesnittet og Excel-lignende funksjoner for raskt å få en jobben gjort.

4. Privilegerte brukere har makroer, egenskapsruten, uttrykk og utforming Databaseverktøy til delve dypere og gjøre mer.

5. utviklere kan arbeide med moduler og utvikle VBA-kode for å opprette egendefinerte databaseløsninger og distribuere runtime-programmer.

Kopiere Excel-data til Access

Det er en god måte å komme i gang å kopiere data fra Excel til Access. Du kan opprette en Access-tabell og vise den i dataarkvisning, som ligner Excel-regneark. Du kan utføre vanlige tabell oppretting oppgaver, for eksempel definerer en datatype, et feltnavn, eller et nytt felt, til høyre i dataarkvisning. Hvis du angir en dato i et tomt felt, skriver du for eksempel angis datatypen Dato/klokkeslett for dette feltet. Hvis du skriver inn tekst, for eksempel et navn, bruker Access datatypen tekst til feltet. Hvis du vil flytte et felt, klikk og dra den.

Når du kopierer data fra Excel, og lim den inn i Access, blir du ikke partallssider trenger å først opprette en tabell, eller åpne en tabell i dataarkvisning. Access spør automatisk deg hvis dataene har overskrifter, gjør god forslag ved å bruke riktig datatype, og oppretter en Access-tabell. Det kan ikke være enklere.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Åpne et tomt dataark.

kobling fra Excel-data til Access

En av de enkleste måtene å utlede fordelene med både Excel og Access er å koble et Excel-regneark til en Access-tabell. Bruke en Access-kobling når du har tenkt å beholde dataene i Excel, men også regelmessig utnytte noen av de mange Access-funksjonene, for eksempel rapportering og spørringer. Du kobler data fra Access, og ikke fra Excel.

Access støtter to helt forskjellige måter å opprette databasetabeller. Brukere kan opprette nye opprinnelige tabeller for å lagre dataene i en Access-database, eller de kan opprette koblinger til eksisterende data utenfor Access-databasen. Data i koblede tabeller vises og fungerer på mange måter akkurat som opprinnelige tabeller. Koblede tabellkoblingsbehandlingen-veiviseren kan du spore, finne og oppdatere Excel-regnearket eller annen datakilde hvis går det over og koblingen sideskift.

Når du kobler til et Excel-regneark eller et navngitt område, opprettes en ny tabell som er koblet til dataene i Excel. Hvis du vil legge til, redigere eller slette data, du gjør endringene i Excel, og oppdatere dataene i Access-tabell (eller spørre på nytt). Du kan imidlertid ikke redigere innholdet i tabellen i Access. Med data koblet til Excel, kan du opprette rapporter, spørringer og skrivebeskyttede skjemaer i Access.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se importere eller koble til data i en Excel-arbeidsbok.

Importere data fra Excel til Access

Hvis du bestemmer deg å klippe ut data strømledning, kan du flytte dataene til Excel ved å importere dataene i Access. Legg merke til at word importere har to forskjellige betydning mellom Excel og Access. Når du importerer (eller koble), gjør en permanent tilkobling til data som kan oppdateres i Excel. I Access, når du importerer overføre du data til Access én gang, men uten en datatilkobling for permanent. Når du importerer data, lagres dataene i en ny eller eksisterende tabell uten å endre dataene i Excel. Du kan importere ett eller flere av regnearkene i en Excel-arbeidsbok i en operasjon i Access.

Veiviseren for Import av veileder deg gjennom de nødvendige importtrinnene og lar deg viktige bestemme om du vil endre datatyper og legge til topptekster. Hvis det oppstår feil når du importerer dataene, Access varsler deg og lagrer feilene i en tabell slik at du raskt kan finne og rette dem. For eksempel det kan være en alfanumerisk postnummer begravd dype ned i en kolonne du trodde ble bare sifre, eller en duplisert ID ble funnet for et primærnøkkelfelt. Du kan gjøre endringene i Excel-arbeidsboken og importere dataene på nytt eller foreta endringer i den nye Access-tabellen. Når du har fullført operasjonen, kan du lagre trinnene som du brukte og opprette en Outlook-oppgave for å minne deg selv når du skal gjøre importoperasjonen med jevne mellomrom.

Når dataene er importert, er det nå opprinnelige Access, og du kan bruke dataark og skjemaer til å legge til, redigere og slette dataene. Når du importerer dataene, kan du bestemme om du vil slette dataene fra Excel. Det er vanligvis en god idé å ha bare én plassering for å oppdatere dataene.

Merknad: Importere data fra Excel til Access importerer ikke formler, bare resultatene av disse formlene.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se:

Koble til Access-data fra Excel

Du kan også koble Access-data til Excel. Hvis du vil gjøre dette, oppretter en kobling i Excel, ofte lagret i en fil med Office Data Connection (ODC), Access-databasen og hente alle dataene fra en tabell eller spørring. Når du kobler til dataene, kan du også automatisk oppdatering (eller oppdatere) Excel-arbeidsbøker fra den opprinnelige Access-databasen når databasen er oppdatert med ny informasjon.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se:

Ansattrapport i et tabelloppsett

Når dataene er i Access, kan du dra nytte av fantastisk matrisen med rapporten oppretting og tilpassing verktøy. Vil du opprette en rapport med bare noen få klikk? Bruke rapportveiviseren. Vil du utformer og endre rapportoppsett i sanntid med direkte data, flytte og endre størrelse på datablokker, legge til og fjerne felt, og umiddelbart se endringene som du bygger den? Bruke visningen oppsett. Vil du samhandle med rapporten for å søke, filtrere og sortere direkte data? Bruke visningen rapporten. Vil du legge til kommandoknapper, sidetall, bilder, hyperkoblinger og profesjonelle stiler alle på egen hånd? Bruke mange kontrollveivisere og gallerier i Kontroller og Oppsett-gruppen i kategorien Utforming på båndet. Ved hjelp av Access, kan du enkelt opprette enkle rapporter, grupper og sammendragsrapportene, adresseetiketter, grafiske rapporter og delrapporter.

Når rapporten er opprettet, kan du bruke Access til å distribuere elektronisk rapporten. Du kan for eksempel sende rapporten ved hjelp av en e-postmelding, eller lagre rapporten i ulike formater, for eksempel et øyeblikksbilde av Access eller en PDF-fil, legge den til en nettside eller SharePoint-område.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se:

Eksempelskjema

Når dataene er i Access, kan du dra nytte av de mange oppretting og tilpassing skjemaverktøyene. Vil du opprette et skjema med bare noen få klikk? Bruke skjemaveiviseren. Vil du utformer og endre skjemaoppsettet i sanntid med direkte data, flytte og endre størrelse på datablokker, legge til og fjerne felt, og umiddelbart se endringene som du bygger den? Bruke visningen oppsett. Vil du legge til kommandoknapper, lister, kombinasjonsbokser, valggrupper, bilder, inndatamasker, diagrammer, hyperkoblinger og profesjonelle stiler alle på egen hånd? Bruke mange kontrollveivisere og gallerier i Kontroller og Oppsett-gruppen i kategorien Utforming på båndet. Ved hjelp av Access kan du enkelt opprette enkle skjemaer, fanebaserte skjemaer, kontinuerlige skjemaer, popup-skjemaer, sperrende dialogbokser og delskjemaer.

I Access, kan du enkelt opprette et delt skjema, som viser en synkronisert dataarkvisning og skjemavisning slik at du kan få best av begge. Når du oppretter et flott skjema, er det enkelt å rulle, filtrere og med søke data bak skjemaet ved hjelp av standard navigasjonsknappene og Søk-boksen nederst i skjemaet.

Delt skjema

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se:

Autofiltrer

Uansett hvilken produktet du bruker, kan du filtrere data å arbeide med et delsett med data, og du sorterer data når du skal organisere det akkurat slik du ønsker. I Access, Excel-brukere kan filtrere og sortere data i et dataark vise uten en helt ny brukergrensesnittet til på nytt. Ikoner, kommandoen menyer, kommandoer, vilkår og dialogbokser er svært like, uansett om du arbeider med tekst, tall, datoer eller tomme celler. Du kan også lagre filtre og sorteringer sammen med dataarkvisning.

Du kan opprette en spørring i Access, og vet ikke enda SQL står for. Fire spørringen veivisere hjelper deg med å opprette enkle spørringer, Søk etter dubletter, finne unike poster og opprette krysstabellspørringer. Du trenger ikke å opprette en spørring. bare filtrere og sortere dataene slik du vil det skal se ut, og den lagres med et dataark.

LandRegion-vilkår

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se:

Første side i etikettveiviseren

Nå som familien har vokst, ferie kortet listen har plutselig større, og du trenger å holde orden på mye mer fødselsdager og merkedager. Ikke noe problem. Du kan bruke en Access-tabell eller spørring som en datakilde for utskriftsfletting, og oppretter utskriftsfletting ved hjelp av veiviseren for utskriftsfletting i Word for bokstaver, kort, e-postmeldinger og konvolutter. Hvis du trenger bare å opprette adresseetiketter, kan du bruke etikettveiviseren i Access til å opprette og skrive ut etikettene fra en rapport som du oppretter. Du kan også automatisk legge til en strekkode tilsvarer hver kundeadressen.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se:

Både Access og Excel inneholder kommandoer for å koble til data i SharePoint-lister. Excel har en skrivebeskyttet (enveis) tilkobling til koblede SharePoint-lister; mens Access kan du lese og skrive (toveis) data i koblede SharePoint-lister. Access og SharePoint-lister arbeid svært godt sammen. Datatyper for Access og SharePoint, bare for eksempel rik tekst, Tilføy (å støtte sporing revisjonslogger i et notatfelt), vedlegg, Autonummer, oppslag og flerverdifelt – gjør for problemfri integrering og få, eventuelle datainkonsekvenser i.

Når du kobler SharePoint-listedata til en Access-database, kan du også bruke SharePoint-liste frakoblet data i en lokal Access-database, arbeide med data lokalt, og deretter koble til SharePoint-området til å laste opp endringene. Motstridende dataendringer gjort av andre brukere skal håndteres av en konflikt oppløsning veiviser. Skjemaene og rapportene du opprettet i Access er basert på de samme dataene, men koblet til SharePoint-lister.

Excel inneholder følgende INTEGRERINGSPUNKTER med SharePoint Server.

Datafokuserte integreringspunkt i Excel

1. Du kan utføre en engangsimport av Excel-regnearkdata til en SharePoint-liste, eller eksporterer Excel-regnearkdata til en SharePoint-liste for å opprette en permanent, enveis datatilkobling.

2. Du kan bruke den permanente, enveis datatilkoblingen til å oppdatere data i et Excel-regneark fra SharePoint-listen.

3. Publiser Excel-arbeidsbøker i Excel Services, og vise og samhandle med data ved å bruke webdelen for Excel Web Access på en webdel-side.

4. Importer (koble) data i en Excel-arbeidsbok fra OLAP-servere, SQL Server og Access-databaser og flate filer.

Access tilbyr følgende INTEGRERINGSPUNKTER med SharePoint Server.

1. Du kan utføre en engangs import eller eksport av data mellom Access-visninger og en SharePoint-liste.

2. koble data mellom Access-tabeller og en SharePoint-liste ved å opprette en permanent toveis tilkobling. (Oppdaterte listedata i vises i en Access-tabell, oppdaterte Access-tabelldata kan sees i en liste.)

3. Du kan arbeide med lister i frakoblet modus, oppdatere i Access for så å synkronisere endringene og løse konflikter når du er tilkoblet igjen.

4. Du kan vise og redigere listedata i Access-visninger for dataark, skjemaer, og rapporter.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se:

Du kan opprette helt avanserte skrivebordsdatabase programmer uten å måtte skrive noensinne én linje av VBA-kode. Hver Access-objekter har et omfattende sett med egenskaper og hendelser som er lett tilgjengelig fra en egenskapsside for å hjelpe deg med å tilpasse løsningen. Hvert objekt har detaljert designere som avslører alle funksjonene som er tilgjengelige for deg. Flere databasemaler er tilgjengelige på Office Online. Felt- og maler hjelpe deg med å opprette og tilpasse nye tabeller raskt. Du kan utforme en ny database fra grunnen av med innebygde Databaseverktøy for utforming.

Access-makroer Bruk en deklarativ miljø som ikke krever skriver VBA-kode, så du ikke trenger å være en utvikler. Hver makrohandling utfører en aktivitet, for eksempel åpne et skjema, kjører en spørring, å søke etter poster eller viser en melding. Du kan bygge inn makroer i en hendelse i en rapport, skjema eller kontroll. De fleste makroer har argumenter, og du kan legge til betingelseslogikk dem du kan få dem etter dine behov. Du kan også definere variabler og gjøre feilkontroll, på nytt uten å måtte skrive VBA-kode.

Utforme en prototype og kjøre den ved IT-avdelingen. Opprette en løsning for gruppen når de trenger den så snart som mulig, og gjøre det på en shoestring med en bare benbrudd ansatte. Holde oversikt over billetter solgt for firmafest, spore hyllen levetid produksjon materialer eller skrive godtakelse koder for deler. Spore oppgaver, problemer og leveringene i gruppeprosjekter. Opprette en salgsforløpsdatabase Hvis du vil overvåke mulige salg i en liten gruppe selgere.

Mer informasjon

Til toppen av siden

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×