Øke ytelsen ved å bruke varians terskler i Office Project 2007

Viktig: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Ved Bonnie Biafore

Sammenligne kostnader og planer varianser for å angi project terskler er en flott måte å spore ytelse og få tidlig advarsler om forsinkelse og overskridelser.     Men før du kan se Hvis du er foran spillet eller bak åtte tall, må du definere varians terskler i prosjektplanen og budsjett. Microsoft Office Project 2007 kan beregne kostnader og planlegge varianser for deg, men egendefinerte felt er nettopp hva du trenger for å lagre terskler og beregne avvik kontra terskler. I denne artikkelen lærer du hvordan du konfigurerer tidsplan og kostnader terskler i Office Project 2007 og Microsoft Office Excel 2007 som sammenligner avvik mot terskler disse. Også lærer du hvordan du utheve varians ulike sett med visuelle indikatorer i Office Project 2007 og Office Excel 2007.

Tilgjengelig i denne artikkelen...

Beregne variansen i Office Project 2007

Sammenlign avvik mot terskler

Gjøre det enklere å tolke i Office Project 2007 varians data

Unngå forsinkelse og overskridelser

Beregne variansen i Office Project 2007

Office Project 2007 kan beregne varianser og project ytelse, men du har én avgjørende oppgaven er fullført før du kan gjøre disse beregningene: lagre en opprinnelig plan for prosjektet. Denne foundational detalj er planen du bygger for tidsplan, kostnader og andre project-mål, som godtar interessenter. Uten dette, Office Project 2007 har ikke målene du vil treffer, og derfor kan ikke sende et varsel hvis prosjektet er deaktivert sporing.

Bruk inntjent verdi-analyse til å måle ytelse

En utfordring er at feltene grunnleggende varians gjør det vanskelig å identifisere hvilke aktiviteter som er i rute eller problemer. Prosent er mye enklere enn pengebeløp eller dato varianser fordi en prosentandel fungerer uavhengig av hvor langt prosjektet har kommet eller hvor mange ganger som opprinnelig plan er revidert.

Men hvilken ytelse forholdet kan du vurdere prosjektytelse? Som du vet, kan det være deceiving å sammenligne faktiske verdier til estimater. La oss si at prosjektet har forbrukt halvparten av beregnet varighet og budsjettet. Om det er god nyheter, avhenger av hvor mye av arbeidet som er fullført. Analyse av inntjent verdi (IV) gjør fremdriften Fjern ved å sammenligne beregnet og faktiske verdier til hvor mye arbeid du har fullført.

Før du ser på EV-forhold til å spore ytelse, er det viktig å forstå de underliggende mål:

  • Budsjetterte kostnader for planlagt arbeid (BCWS) er planlagte kostnader til statusdatoen for oppgaver som er planlagt i prosjektplanen: hvor mye du har tenkt å bruke innen statusdatoen, om det er fullført eller ikke. Hvis kostnaden for aktiviteter skal fullføres av 30 September 2008 er kr 10 000, er BCWS for denne datoen kr 10 000.

  • Faktiske kostnader for utført arbeid (ACWP) representerer kostnader for arbeid utført via statusdatoen, uansett hva er fullført. ACWS 30 September 2008 er hva du har brukt fra denne datoen.

  • Budsjetterte kostnader for arbeid utført (BCWP) er EV, fordi den måler kostnaden du beregnet for arbeid fullført eller inntjent til statusdatoen. Hvis du er ferdig oppgavene tidlig, sent eller videre tid, for eksempel hvis de budsjetterte kostnadene for fullførte oppgaver er $ 15 000, BCWP er $ 15 000.

Bruk inntjent verdi forhold til å sammenligne mot terskler

EV analyse bruker flere forhold til å evaluere tidsplan og kostnader ytelse, inkludert tidsplanavvik (SV), kostnadsavvik (CV), planeffektivitetsindeks (SPI), og kostnader ytelsesindeks (CPI). Er det beste verktøyet for å sammenligne mot terskler Office Project 2007 beregning av forholdet funksjonalitet og andre nye funksjoner:

  • EV kostnadsavvik (CV-feltet i Office Project 2007) viser forskjellen mellom beregnede og faktiske kostnader av arbeidet du har fullført (BCWP minus ACWP). Hvis CV er negativt, de faktiske kostnadene er større enn de budsjetterte kostnadene, og oppgaven er over budsjettet.

  • Kostnadsavvikprosent (CV %) er EV kostnadsavvik som en prosentdel av den beregnede kostnaden for fullført arbeid: [(BCWP – ACWP) / BCWP] X 100. Anta for eksempel at BCWP er kr 10 000 og ACWP er $ 12 000. CV er lik kr 10 000 – $ 12 000, eller – kr 2000. Fullført arbeid kostnader kr 2000 mer enn du budsjetterte. Derfor CV % er lik (– kr 2000 / kr 10 000) X 100 eller –20%.

    CV % er ideelt for sammenligning med CV-terskel.

  • EV tidsplanavvik (SV-feltet i Office Project 2007) viser BCWP minus BCWS – forskjellen mellom beregnede kostnader for arbeid fullført og arbeid du har tenkt å fullført per statusdatoen. Hvis SV er negativ, fullført mindre arbeid enn planlagt og er forsinket.

  • Tidsplanavviksprosent (SV %) er tidsplanavvik EV som en prosentdel av budsjetterte kostnader for planlagt arbeid: [(BCWP – BCWS) / BCWS] X 100. SV % viser tidsplanavviket som en prosent av arbeidet som er planlagt. Anta for eksempel samme BCWP på kr 10 000 med klokken til $ 9 000. CV er lik kr 10 000 – $ 9 000, eller 1000. Planlagt arbeid kostnaden 1000 mindre enn fullført arbeid, noe som betyr at du fullført mer arbeid enn du planlagt og er foran tidsplanen. SV % er lik (1000 / kr 10 000) X 100 eller 10%.

    SV % er ideelt for å sammenligne SV-terskel.

Til toppen av siden

Sammenlign avvik mot terskler

Trafikk lys ting du bør enkel: grønne betyr farten, gul er forsiktig og rød betyr Stopp. Project terskler finnes project trafikklys. Ved å angi terskler for å angi om prosjektet kjører jevnt, kan blir det et par støt eller overskrift for problemer, du se hvor prosjektet står og bestemme hvilke handlinger som er nødvendige.

Når du bestemmer terskelverdiene, definerer du kuttet peker som men markerer grønn, gul eller rød lys for prosjektytelse, basert på tidsplan og kostnader varianser.

En terskelverdi for 5 prosent over budsjettet eller etter tidsplanen være, maksimal akseptabel ytelse. En 10 prosent terskel indikerer er det på tide å følge instruksjonene. Hvis det er forholdet mellom 5 og 10 prosent, må du holde nøye øye for aktiviteter for å sikre at de ikke får noen verre.

Til toppen av siden

Gjøre det enklere å tolke i Office Project 2007 varians data

Hvis du inkluderer kolonner for CV % og SV % i en Office Project 2007-tabell, kan du se for negative tall som viser aktivitetene blir forsinket eller over budsjettet. Ideell løsningen er imidlertid å finne ut hvilke aktiviteter som skal se, og de til å utføre handlinger basert på.

Grafiske indikatorer i Office Project 2007 gjør disse situasjonene skiller seg ut. For eksempel hvis CV % eller SV % er mindre enn – 10 prosent, kostnader eller tidsplan har overskredet din terskel, og du ser en rød light.

Hvis du vil vise trafikksignaler for kostnader ytelse basert på din forhåndsdefinert terskler, kan du utføre følgende trinn:

  1. Opprette et egendefinert felt som viser CV % som en grafisk indikator: Velg TilpassVerktøy-menyen, og velg deretter felt.

  2. I dialogboksen Tilpass felt i rullegardinlisten Type velger du tall.

  3. Velg et egendefinert nummerfelt, for eksempel tallet 1.

  4. Hvis du vil gi et beskrivende navn for det egendefinerte feltet, klikker du Gi nytt navn. Skriv inn et navn, for eksempel kostnader varians % i dialogboksen Gi nytt navn til felt. Klikk OK.

  5. Klikk formel for å angi det egendefinerte feltet lik CV %. Klikk feltet i dialogboksen formel for kostnader varians %, pek på kostnader, og velg deretter CV %. Klikk OK.

  6. I verdier som skal vises, klikker du Grafiske indikatorer.

  7. I dialogboksen Grafiske indikatorer for kostnader varians % Definer første test skal påpeke CV % verdier som overskrider terskelen for din:

    1. Klikk i den første raden for Test for kostnader varians %; Velg fra rullegardinlisten, er mindre enn.

    2. I den første raden i verdi (er), skriver du inn – 10 (ikke bruk et prosenttegn).

    3. Klikk i den første raden for bilde; Velg den røde sirkelen, fra rullegardinmenyen bildekolonnen, fordi CV % – mindre enn 10 betyr at aktiviteten er mer enn 10% over budsjettet.

      Merknad: Hvis du bruker samme terskler for alle aktiviteter, kan du definere testen med Terskelverdi tallene. Hvis du vil variasjon fra oppgave til oppgave, tilordne terskelverdiene til andre egendefinerte felt, og velg deretter en terskelverdi i verdi (er)-kolonnen.

  8. Velg er større enn i den andre Test for kostnader varians %-raden. I den tilsvarende verdi (er)-raden skriver du inn –5; og velg den grønne sirkelen i bilde-raden.

  9. Velg er større enn eller lik i den tredje raden i testen for kostnader varians %. I den tilsvarende verdi (er)-raden skriver du inn – 10; og velg den gule sirkelen i bilde-raden. Klikk OK.

Merknad: Fordi Office Project 2007 behandler tester i rekkefølge, tredje testen fanger opp verdier som er større enn – 10, men mindre enn –5.

Definere en grafisk indikator som sammenligner avvik mot terskler
Figur 1: Definere en grafisk indikator som sammenligner avvik mot terskler

Merknad: Viser trafikksignaler for tidsplan ytelse ligner, bortsett fra at du bruker feltet SV % i stedet for CV %

Slik viser de grafiske indikatorene i en tabell i Office Project 2007:

  1. Velg fra Vis-menyen tabell:, og velg deretter Flere tabeller.

  2. Velg en tabell i dialogboksen Flere tabeller, og klikk Bruk.

  3. Høyreklikk en kolonneoverskrift.

  4. Velg Sett inn kolonne på hurtigmenyen.

  5. Velg et egendefinert felt fra rullegardinlisten Feltnavn i dialogboksen Kolonnedefinisjon. Hvis refererer til det forrige eksemplet, velger du (tall 1) kostnad varians %, og klikk deretter OK.

Merknad: Du kan opprette en ny tabell for å vise tilpassede varians mål. Hvis du vil gjøre det fra Vis-menyen, velg tabell: og deretter Flere tabeller. Klikk Ny i dialogboksen Flere tabeller . I dialogboksen Tabelldefinisjon angi tabellnavnet og feltene som skal inkluderes i tabellen.

Kolonnen viser statusen for aktiviteter med grønn, gul eller rød lys, som vist i figur 2.

Evaluere kostnader og ytelse med grafiske indikatorer
Figur 2: Evaluere kostnader og ytelse med grafiske indikatorer

I figur 2, kan du se forskjellen mellom EV og grunnleggende varianser. CV for aktiviteten utforming lysbildevisning er for eksempel et positivt tall (kr 60,00), fordi de faktiske kostnadene er større enn de planlagte kostnadene. CV % er imidlertid en negativ verdi (–6%). Begge variasjonene angir at kostnaden er over budsjettet.

Til toppen av siden

Unngå forsinkelse og overskridelser

Du kan bruke Office Project 2007 til å beregne tidsplan og kostnader varianser og evaluere prosjektets ytelse. Grafiske indikatorer gjør det enkelt å se hvilke aktiviteter som er på spor og dem som trenger oppmerksomhet.

Dessverre forstå ikke project interessenter og gruppemedlemmer ofte mål er andre natur til prosjektledere. Hvis du vil lære hvordan du transformere denne varians informasjon i et skjema som kan forstå andre målgrupper, kan du se Work Essentials artikkelen Tips for å formidle prosjektegenskapert varianser.

Til toppen av siden

Om forfatteren     Bonnie Biafore er en Project Management PMI PMI-sertifisert Project Management Professional (PMP). Hun er en konsulenter, veileder, høyttaler og prisbelønte forfatteren av flere bøker om investere, personlig økonomi og prosjektstyring, inkludert i gang! I rute! På målet! Behandle prosjekter med Microsoft® Project (Microsoft Press, 2006).

Merknad: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×