Pengenalan kepada metadata terurus

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Metadata adalah maklumat mengenai maklumat. Contohnya, sebuah buku tajuk dan pengarang adalah metadata. Metadata boleh menjadi banyak jenis maklumat--lokasi, tarikh atau nombor item katalog. Apabila anda menggunakan produk SharePoint , anda boleh menguruskan metadata secara berpusat. Anda boleh mengatur metadata dengan cara yang munasabah dalam perniagaan anda dan menggunakan metadata untuk menjadikannya lebih mudah untuk mencari apa yang anda inginkan.

Artikel ini menerangkan beberapa peristilahan penting metadata terurus dan memberikan anda pandangan sepintas lalu tentang cara anda boleh menggunakan peralatan dalam SharePoint untuk mengurus metadata.

Peristilahan penting

Seksyen ini mengandungi takrif beberapa peristilahan utama. Istilah dan konsep ini muncul secara kerap dalam artikel tentang metadata terurus.

Taksonomi ialah sistem pengelasan formal. Taksonomi mengumpulkan perkataan, label dan istilah yang menerangkan sesuatu dan kemudian menyusun kumpulan itu ke dalam hierarki.

Orang membina taksonomi untuk hampir sebarang jenis maklumat, daripada sistem biologi kepada struktur organisasi. Contohnya, ahli biologi mengumpulkan organisma hidup kepada empat pengelasan utama: haiwan, tumbuhan, kulat dan mikrob. Setiap kumpulan utama ini mempunyai banyak subbahagian. Bersama-sama, seluruh sistem ialah taksonomi.

Organisasi mencipta taksonomi dengan terlalu banyak cara untuk disenaraikan. Mereka mencipta taksonomi Carta Akaun untuk mengurus sistem akaun, carta organisasi dan pengelasan pekerjaan untuk mengurus pekerja, katalog produk dan seterusnya. Kesemua taksonomi ini ialah hierarki berstruktur maklumat, sistem pengelasan formal yang membantu manusia mengendalikan maklumat.

Folksonomi ialah sistem pengelasan tidak formal. Ia berkembang secara beransur-ansur apabila pengguna laman web bekerjasama menggunakan perkataan, label dan istilah pada laman. Pada asalnya, folksonomi dibangunkan daripada aplikasi popular seperti penandaan buku.

Jika anda pernah melihat awan tag pada laman web, maka anda telah melihat gambaran folksonomi. Rajah berikut menunjukkan awan tag pada laman SharePoint.

Awan tag

Pendekatan berasaskan folksonomi kepada metadata boleh jadi berguna. Ia mencipta cara untuk berkongsi pengetahuan dan kepakaran bagi pengguna laman. Dengan folksonomi, pengelasan kandungan boleh berkembang bersama-sama dengan perubahan keperluan perniagaan dan minat pengguna.

Set Istilah ialah sekumpulan istilah yang berkaitan.

Set istilah boleh mempunyai skop berlainan, bergantung pada tempat anda mencipta set istilah tersebut.

  • Set istilah setempat    dicipta dalam konteks koleksi laman dan tersedia untuk digunakan (dan kelihatan) hanya kepada pengguna koleksi laman itu. Contohnya, apabila anda mencipta set istilah untuk lajur metadata dalam senarai atau pustaka, maka set istilah itu adalah setempat. Ia tersedia hanya dalam koleksi laman yang mengandungi senarai atau pustaka. Contohnya, pustaka media mungkin mempunyai lajur metadata yang menunjukkan jenis media (gambar rajah, fotografi, petikan skrin, video, dsb.). Senarai istilah yang dibenarkan hanya berkaitan dengan pustaka ini dan tersedia untuk digunakan dalam pustaka.

  • Set istilah global    tersedia untuk digunakan merentasi semua laman yang melanggan kepada aplikasi Perkhidmatan Metadata Terurus tertentu. Contohnya, sebuah organisasi mungkin mencipta set istilah yang menyenaraikan nama unit perniagaan dalam organisasi, seperti Sumber Manusia, Pemasaran, Teknologi Maklumat dan seterusnya.

Selain itu, anda boleh mengkonfigurasikan set istilah sebagai tertutup atau terbuka. Dalam set istilah tertutup, pengguna tidak boleh menambah istilah baru melainkan mereka mempunyai keizinan yang sesuai. Dalam set istilah yang terbuka, pengguna boleh menambah istilah baru dalam lajur yang dipetakan kepada set istilah.

Istilah adalah khusus perkataan atau frasa yang anda berkaitan dengan item pada laman SharePoint. Ia adalah satu item dalam set istilah. Istilah mempunyai ID unik dan ia boleh mempunyai banyak teks label (sinonim). Jika anda bekerja pada laman berbilang bahasa, istilah boleh mempunyai label dalam bahasa lain.

Terdapat dua jenis istilah:

  • Istilah terurus    Istilah terurus ialah istilah yang dipratentu. Pentadbir Gedung Istilah mengatur istilah terurus ke dalam set istilah berhierarki.

  • Kata kunci perusahaan    Kata kunci perusahaan ialah perkataan atau frasa yang pengguna menambah item pada laman SharePoint. Koleksi kata kunci perusahaan dikenali sebagai kata kunci yang mengesetkan. Biasanya, pengguna boleh menambah sebarang perkataan atau frasa untuk item sebagai kata kunci. Ini bermakna bahawa anda boleh menggunakan kata kunci perusahaan untuk gaya folksonomy pengetagan. Kadangkala, pentadbir gedung istilah mengalihkan kata kunci perusahaan ke set istilah terurus khusus. Apabila ia merupakan sebahagian daripada set istilah terurus, kata kunci menjadi tersedia dalam konteks set istilah tersebut.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang cara mencipta dan menguruskan istilah, lihat Mencipta dan mengurus istilah dalam set istilah.

Dalam produk SharePoint, kumpulan ialah set keselamatan. Berkenaan metadata terurus, kumpulan ialah set bagi set istilah yang semua berkongsi keperluan keselamatan umum. Hanya pengguna yang mempunyai keizinan penyumbang untuk kumpulan tertentu boleh mengurus set istilah yang dimiliki oleh kumpulan itu atau mencipta set istilah baru di dalamnya. Organisasi perlu mencipta kumpulan untuk set istilah yang akan mempunyai capaian unik atau keperluan keselamatan.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang cara mencipta kumpulan untuk set istilah, lihat Menyediakan kumpulan baru untuk set istilah.

Alat Pengurusan Gedung Istilah ialah alat yang digunakan oleh individu yang menguruskan taksonomi untuk mencipta atau menguruskan set istilah dan istilah dalamnya. Alat Pengurusan Gedung Istilah memaparkan semua set istilah global dan sebarang set istilah setempat yang tersedia untuk koleksi laman yang daripadanya anda capai Alat Pengurusan Gedung Istilah.

Lajur Metadata terurus ialah jenis lajur yang anda boleh menambah senarai atau pustaka yang khas. Ini membolehkan pengguna laman untuk memilih istilah daripada set istilah khusus. Lajur Metadata terurus boleh memetakan ke set istilah yang sedia ada, atau anda boleh mencipta setempat set istilah khusus untuk lajur.

Untuk mengetahui cara bekerja dengan lajur Metadata Terurus, lihat Mencipta lajur metadata terurus

Lajur Kata Kunci perusahaan ialah lajur yang anda boleh tambah kepada jenis kandungan, senarai atau pustaka untuk membolehkan pengguna mengetag item dengan perkataan atau frasa yang mereka pilih. Secara lalai, ia merupakan lajur berbilang nilai. Apabila pengguna menaip perkataan atau frasa ke dalam lajur, SharePoint memberikan cadangan taip dahulu. Cadangan taip dahulu mungkin menyertakan item daripada set istilah terurus dan set istilah Kata Kunci. Pengguna boleh memilih nilai sedia ada atau memasukkan sesuatu yang baru.

Tag sosial ialah perkataan atau frasa yang pengguna laman boleh gunakan kepada kandungan untuk membantu mereka mengkategorikan maklumat dengan cara yang bermakna kepada mereka. Pengetagan sosial adalah berguna kerana ia membantu pengguna laman memperbaiki penemuan maklumat pada laman. Pengguna boleh menambah tag sosial kepada maklumat pada laman SharePoint dan kepada URL di luar laman SharePoint.

Tag sosial mengandungi penuding ke tiga jenis maklumat:

  • Identiti pengguna

  • URL item

  • Istilah

Apabila anda menambah tag sosial kepada item, anda boleh tentukan sama ada anda ingin membuat identiti dan URL item anda sebagai peribadi. Walau bagaimanapun, bahagian istilah tag sosial adalah sentiasa awam, kerana ia disimpan dalam Gedung Istilah.

Apabila anda mencipta tag sosial, anda boleh pilih daripada set istilah sedia ada atau masukkan sesuatu yang baru. Jika anda memilih istilah sedia ada, tag sosial anda mengandungi penuding ke istilah itu.

Jika, sebaliknya, anda memasukkan istilah baru, SharePoint mencipta kata kunci baru untuknya dalam set istilah Kata Kunci. Tag sosial yang baru menuding ke istilah ini. Dengan cara ini, tag sosial menyokong pengetagan berasaskan folksonomi. Selain itu, apabila pengguna mengemas kini Kata Kunci perusahaan atau lajur Metadata Terurus, SharePoint boleh mencipta tag sosial secara automatik. Istilah ini kemudiannya menjadi kelihatan sebagai tag dalam suapan berita, awan tag atau profil Laman Saya.

Pemilik senarai atau pustaka boleh mendayakan atau menyahdayakan penerbitan metadata dengan mengemas kini Seting Metadata dan Kata Kunci Perusahaan untuk senarai atau pustaka.

Untuk mengetahui cara menambah lajur kata kunci khas, lihat Menambah lajur kata kunci perusahaan kepada senarai atau pustaka.

Dalam pengertian umum, pengetagan merujuk kepada tindakan menggunakan metadata kepada item, sama ada tag itu ialah metadata terurus atau tag sosial.

Senario metadata: daripada taksonomi kepada folksonomi

Pengurusan metadata SharePoint menyokong pelbagai pendekatan kepada metadata, daripada taksonomi formal kepada folksonomi pemandu pengguna. Anda boleh menjalankan taksonomi formal melalui istilah terurus dan set istilah. Anda juga boleh menggunakan kata kunci perusahaan dan pengetagan sosial yang membolehkan pengguna laman mengetag kandungan dengan kata kunci yang mereka pilih.

Selain itu, produk SharePoint menawarkan kefleksibelan. Anda boleh pilih berapa banyak struktur dan kawalan untuk digunakan dengan metadata dan anda boleh pilih skop kawalan dan struktur. Contohnya:

  • Anda boleh menggunakan kawalan secara global merentasi laman atau menjadikan laman tertentu sebagai setempat.

  • Anda boleh mengkonfigurasikan set istilah untuk menjadi tertutup atau terbuka kepada sumbangan pengguna.

  • Anda boleh memilih untuk menggunakan kata kunci perusahaan dan pengetagan sosial dengan metadata terurus atau tidak.

Produk SharePoint membolehkan organisasi menggabungkan kelebihan taksonomi terurus, formal dengan kebaikan dinamik pengetagan sosial dalam cara yang tersuai.

Gambar rajah berikut menunjukkan keperluan berlainan mungkin menggunakan tahap berlainan bagi skop dan kawalan.

Konfigurasi metadata terurus yang fleksibel

Kebaikan metadata terurus

Terdapat banyak kelebihan menggunakan metadata terurus merentasi laman dalam organisasi:

Ciri metadata terurus dalam produk SharePoint membolehkan anda mengawal cara pengguna menambah metadata kandungan. Contohnya, menggunakan istilah set dan metadata terurus, anda boleh mengawal istilah yang pengguna boleh menambah kandungan, dan anda boleh mengawal individu yang boleh menambah istilah baru. Anda juga boleh mengehadkan kata kunci perusahaan untuk senarai khusus dengan mengkonfigurasikan set sebagai tertutup istilah kata kunci.

Apabila istilah yang sama digunakan secara konsisten merentasi laman, anda lebih mudah membina proses yang teguh atau penyelesaian yang bergantung pada metadata. Selain itu, ia memudahkan pengguna laman menggunakan metadata secara konsisten kepada kandungan mereka.

Apabila kandungan merentasi laman dalam organisasi mempunyai metadata yang konsisten, adalah lebih mudah untuk mencari data dan maklumat perniagaan dengan menggunakan carian. Ciri carian seperti panel perincian yang dipaparkan di bahagian kiri halaman hasil carian, membolehkan pengguna untuk menapis hasil carian berdasarkan metadata.

Panel perincian memaparkan metadata yang boleh digunakan untuk menapis hasil carian.

Navigasi metadata membolehkan pengguna untuk mencipta pandangan maklumat secara dinamik, berdasarkan pada medan metadata yang khusus. Kemudian, pengguna boleh mencari pustaka menggunakan folder atau menggunakan metadata pangsi dan memperincikan hasil menggunakan penapis kunci tambahan. Untuk mengetahui cara untuk menyediakan ini, lihat menyediakan navigasi metadata untuk senarai atau pustaka.

Kawalan navigasi metadata

Metadata terurus menjadikannya lebih mudah untuk pentadbir gedung istilah untuk mengekalkan dan menyesuaikan metadata anda seperti keperluan perniagaan yang berkembang. Anda boleh mengemas kini dengan mudah set istilah. Dan istilah baru atau dikemas kini secara automatik menjadi tersedia apabila anda mengaitkan lajur Metadata terurus dengan set istilah tersebut. Contohnya, jika anda mencantumkan berbilang istilah ke dalam satu istilah, kandungan yang ditag dengan istilah ini secara automatik dikemas kini untuk menggambarkan perubahan ini. Anda boleh menentukan berbilang sinonim (atau label) untuk istilah individu. Jika laman anda berbilang bahasa, anda juga boleh menentukan berbilang bahasa label untuk istilah individu.

Mengurus metadata

Mengurus metadata secara berkesan memerlukan pemikiran dan perancangan yang rapi. Fikirkan tentang jenis maklumat yang anda ingin uruskan kandungan senarai dan pustaka, dan fikirkan tentang cara maklumat digunakan dalam organisasi. Anda boleh mencipta set istilah bagi istilah metadata untuk banyak maklumat berlainan.

Contohnya, anda mungkin mempunyai satu jenis kandungan untuk dokumen. Setiap dokumen boleh mempunyai metadata yang mengenal pasti banyak fakta berkaitan mengenainya, seperti contoh ini:

  • Dokumen tujuan - Adakah ia cadangan jualan? Spesifikasi Kejuruteraan ada? Prosedur sumber manusia?

  • Pengarang dokumen dan nama orang yang mengubahnya

  • Tarikh penciptaan, tarikh kelulusan, tarikh pengubahsuaian terkini

  • Jabatan bertanggungjawab untuk sebarang implikasi belanjawan dokumen

  • Hadirin

Berikut adalah beberapa aktiviti penting yang terlibat dengan pengurusan metadata:

  • Merancang dan mengkonfigurasi

  • Mengurus istilah, set istilah dan kumpulan

  • Menentukan sifat untuk metadata

Organisasi anda mungkin ingin membuat perancangan rapi sebelum anda mula menggunakan metadata terurus. Jumlah perancangan yang anda harus lakukan bergantung pada tahap keformalan taksonomi anda. Ia juga bergantung pada tahap kawalan yang anda ingin kenakan pada metadata.

Jika anda ingin membenarkan pengguna membantu membina taksonomi, maka anda boleh membenarkan pengguna menambah kata kunci kepada item, kemudian mengaturnya ke dalam set istilah sebagaimana yang perlu.

Jika organisasi anda ingin menggunakan set istilah terurus untuk melaksanakan formal taksonomi, maka adalah penting untuk melibatkan pemegang saham penting dalam perancangan dan pembangunan. Selepas pemegang saham yang penting dalam organisasi bersetuju apabila set istilah yang diperlukan, anda boleh menggunakan alat pengurusan gedung istilah untuk mengimport atau mencipta set istilah anda. Anda juga boleh menggunakan alat untuk menguruskan set istilah apabila pengguna mula bekerja dengan metadata. Jika aplikasi web anda dikonfigurasi dengan betul, dan anda mempunyai keizinan yang sesuai, anda boleh pergi ke alat pengurusan gedung istilah dengan mengikuti langkah ini.

  1. Klik seting Butang Seting Office 365 , dan kemudian klik Seting Laman.

  2. Klik pengurusan stor istilah di bawah Pentadbiran Laman.

    Kotak dialog alat pengurusan gedung istilah.

Alat Pengurusan Gedung Istilah menyediakan kawalan pohon yang anda boleh gunakan untuk menjalankan kebanyakan tugas. Peranan pengguna anda untuk alat ini menentukan tugas yang anda boleh lakukan. Untuk bekerja dalam Alat Pengurusan Gedung Istilah, anda mesti menjadi Pentadbir Ladang atau Pentadbir Gedung Istilah. Atau anda boleh menjadi Pengurus Kumpulan atau Penyumbang yang ditentukan bagi set istilah.

Untuk maklumat lanjut, lihat Mencipta dan mengurus kumpulan dan set istilah.

Untuk mengambil tindakan ke atas item dalam hierarki, ikuti langkah berikut.

  1. Tuding ke nama aplikasi Perkhidmatan Metadata Terurus, kumpulan, set istilah atau istilah yang anda ingin ubah, kemudian klik anak panah yang muncul.

  2. Pilih tindakan yang anda ingini daripada menu.

Contohnya, jika anda ialah Pentadbir Gedung Istilah atau Pengurus Kumpulan anda boleh mencipta, mengimport atau memadam set istilah dalam kumpulan. Penyumbang set istilah boleh mencipta set istilah baru.

Alat Pengurusan Gedung Istilah mempunyai menu bersesuaian aras di setiap aras hierarki

Di setiap aras hierarki, anda boleh mengkonfigurasikan sifat tertentu untuk Kumpulan, set istilah atau istilah dengan anak tetingkap sifat dalam alat pengurusan gedung istilah. Contohnya, jika anda mengkonfigurasikan set istilah, anda boleh menentukan maklumat seperti nama, Perihalan, pemilik, kenalan dan pemegang saham dalam tetingkap yang tersedia pada tab umum . Anda juga boleh menentukan sama ada anda ingin set istilah untuk menjadi terbuka atau tertutup untuk penyerahan baru daripada pengguna. Atau anda boleh pilih tab Tujuan penggunaan , tentukan sama ada set istilah harus tersedia untuk pengetagan atau Laman navigasi.

Sifat Gedung Istilah membolehkan anda mengkonfigurasikan seting seperti pengetagan

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×