Pengenalan kepada laporan

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Apabila anda menggunakan pangkalan data, anda biasanya menggunakan laporan untuk melihat, format, dan meringkaskan data. Contohnya, anda mungkin mencipta laporan jenis senarai untuk memaparkan nombor telefon untuk semua kenalan anda atau laporan ringkasan untuk jumlah sehingga jualan untuk syarikat anda merentasi rantau yang berbeza dan tempoh masa.

Artikel ini menyediakan gambaran keseluruhan laporan dalam Microsoft Access 2010 dan memperkenalkan ciri laporan baru atau telah berubah. Artikel ini menerangkan cara untuk mencipta laporan, cara untuk mengisih, mengumpul dan meringkaskan data dan cara untuk pratonton dan mencetak laporan.

Anda akan mendapati ia lebih mudah untuk mencipta laporan bermakna jika pangkalan data anda mempunyai struktur jadual yang direka bentuk dengan baik dan perhubungan. Untuk pengenalan dan mereka bentuk pangkalan data, lihat artikel asas Reka bentuk pangkalan data.

Dalam artikel ini

Gambaran keseluruhan

Apa yang baru

Mencipta laporan baru

Menambah perkumpulan, isihan atau jumlah

Menyerlahkan nilai menggunakan pemformatan bersyarat

Mendapatkan penampilan yang profesional dengan tema

Menambah imej

Pratonton dan mencetak laporan

Gambaran keseluruhan

Laporan adalah objek pangkalan data yang anda gunakan untuk memaparkan dan meringkaskan data. Laporan menyediakan cara untuk mengagihkan atau mengarkibkan petikan data anda, sama ada dengan sedang dicetak, ditukar kepada fail PDF atau XPS atau dieksport ke format fail lain.

Laporan pekerja dalam Pratonton Cetakan

Laporan boleh memberikan butiran mengenai rekod individu, ringkasan merentasi banyak rekod, atau kedua-duanya. Anda juga boleh menggunakan laporan Access untuk mencipta label mel atau tujuan lain.

Boleh mencipta laporan "tidak terikat" yang memaparkan data, tetapi untuk tujuan artikel ini, kami akan menganggap bahawa laporan terikat kepada sumber data seperti jadual atau pertanyaan.

Laporan klien vs laporan Web

Access 2010 menyediakan ciri baru yang membenarkan anda mencipta "pangkalan data Web" dengan menerbitkan pangkalan data Access dengan pelayan SharePoint yang menjalankan Access Services. Apabila anda mencipta pangkalan data Web, laporan Access dipersembahkan dalam pelayar menggunakan Perkhidmatan pelaporan SQL Server. Penukaran ini meletakkan beberapa had pada ciri yang anda boleh gunakan dalam laporan yang anda ingin memaparkan dalam pelayar. Walau bagaimanapun, jika anda tidak bimbang tentang pemaparan laporan dalam pelayar, anda boleh menggunakan set ciri yang menyediakan pereka bentuk laporan Access yang lengkap.

Bahagian laporan

Dalam Access, Reka bentuk laporan dibahagikan kepada Seksyen. Dalam pangkalan data klien, anda boleh melihat laporan anda dalam pandangan Reka bentuk untuk melihat Seksyen kerjanya. Dalam tataletak pandangan, Seksyen tidak seperti jelas, tetapi ia masih berada di sana dan boleh dipilih dengan menggunakan senarai juntai bawah dalam Kumpulan pilihan pada Format tab. Untuk mencipta laporan yang berguna, anda perlu memahami cara setiap seksyen berfungsi. Contohnya, Seksyen yang anda pilih untuk menempatkan kawalan terhitung menentukan cara Access mengira hasil. Senarai berikut adalah ringkasan jenis Seksyen dan menggunakan mereka:

  • Pengepala laporan    Seksyen ini dicetak hanya sekali, pada permulaan laporan. Menggunakan pengepala laporan untuk maklumat yang mungkin biasanya akan muncul pada halaman depan, seperti logo, tajuk atau tarikh. Apabila anda meletakkan kawalan terhitung yang menggunakan fungsi agregat Sum dalam pengepala laporan, jumlah yang dikira adalah untuk keseluruhan laporan. Pengepala laporan dicetak sebelum pengepala halaman.

  • Pengepala halaman    Seksyen ini dicetak di atas setiap halaman. Contohnya, gunakan pengepala halaman untuk mengulangi tajuk laporan pada setiap halaman.

  • Pengepala Kumpulan    Seksyen ini dicetak pada permulaan setiap Kumpulan rekod yang baru. Menggunakan pengepala Kumpulan untuk mencetak nama Kumpulan. Contohnya, dalam laporan yang dikumpulkan mengikut produk, gunakan pengepala Kumpulan untuk mencetak nama produk. Apabila anda meletakkan kawalan terhitung yang menggunakan fungsi agregat Sum dalam pengepala Kumpulan, hasil ialah kumpulan semasa. Anda boleh mempunyai berbilang seksyen pengepala Kumpulan pada Laporan, bergantung pada bilangan aras perkumpulan yang anda tambahkan. Untuk maklumat lanjut tentang mencipta kumpulan pengepala dan pengaki, lihat seksyen menambah perkumpulan, isihan, atau jumlah.

  • Butiran    Seksyen ini dicetak sekali untuk setiap baris dalam sumber rekod. Ini adalah tempat anda meletakkan kawalan yang membentuk isi utama laporan.

  • Pengaki Kumpulan    Seksyen ini dicetak di penghujung setiap Kumpulan rekod. Gunakan pengaki Kumpulan untuk mencetak maklumat ringkasan untuk Kumpulan. Anda boleh mempunyai berbilang Seksyen pengaki Kumpulan pada Laporan, bergantung pada bilangan aras perkumpulan yang anda tambahkan.

  • Pengaki halaman    Seksyen ini dicetak di hujung setiap halaman. Gunakan pengaki halaman untuk mencetak nombor halaman atau maklumat bagi setiap halaman.

  • Pengaki laporan    Seksyen ini dicetak hanya sekali, di penghujung laporan. Gunakan pengaki laporan untuk mencetak jumlah laporan atau maklumat ringkasan lain untuk keseluruhan laporan.

Nota: Dalam pandangan Reka bentuk, pengaki laporan muncul di bawah pengaki halaman. Walau bagaimanapun, dalam pandangan semua lain (pandangan tataletak, contohnya, atau apabila laporan dicetak atau dipratonton), pengaki laporan muncul di atas pengaki halaman, hanya selepas Kumpulan pengaki atau butiran baris terakhir pada halaman terakhir.

Bahagian atas dokumen

Apa yang baru

Mencipta laporan dalam Access 2010 adalah proses yang serupa untuk mencipta laporan dalam Access 2007. Walau bagaimanapun, dalam Access 2010 terdapat beberapa ciri baru yang berkaitan dengan laporan:

  • Kongsi Galeri imej    Dalam Access 2010, anda boleh sekarang melampirkan imej pangkalan data dan kemudian menggunakan imej merentasi berbilang objek. Mengemas kini imej tunggal mengemas kini ia di mana-mana ia digunakan merentasi seluruh pangkalan data.

  • Tema Office    Dalam Access 2010, sekarang anda boleh menggunakan tema Office Microsoft standard untuk menggunakan direka secara profesional set fon dan warna semua capaian borang dan laporan sekali gus.

  • Pemformatan bersyarat yang lebih berkesan    Access 2010 termasuk alat yang lebih berkesan untuk menyerlahkan data pada Laporan. Anda boleh menambahkan sehingga 50 peraturan pemformatan bersyarat untuk setiap kawalan atau kumpulan kawalan, dan dalam laporan klien, anda boleh menambah Bar data untuk membandingkan data merentasi rekod.

  • Tataletak yang lebih fleksibel    Dalam Access 2010, kaedah Reka bentuk lalai untuk laporan adalah untuk menempatkan kawalan dalam tataletak. Ini membantu grid anda menjajarkan dan saiz kawalan dengan mudah dan diperlukan untuk mana-mana laporan yang anda ingin memaparkan dalam pelayar. Walaupun tataletak sendiri tidak baru dalam Access 2010, Terdapat beberapa perubahan untuk cara yang anda menggunakannya untuk alihkan, jajarkan dan mensaiz semula kawalan. Untuk maklumat lanjut, lihat video pengenalan kepada tataletak borang dan laporan.

Bahagian atas dokumen

Mencipta laporan baru

Langkah 1: Pilih sumber rekod

Sumber rekod laporan boleh menjadi jadual, pertanyaan bernama atau pertanyaan terbenam. Sumber rekod mestilah mengandungi semua baris dan lajur data yang anda ingin paparkan dalam laporan.

  • Jika data yang anda inginkan terkandung dalam satu jadual atau pertanyaan sedia, pilih Jadual atau pertanyaan dalam anak tetingkap navigasi, dan kemudian terus langkah 2: Pilih alat laporan.

  • Jika sumber rekod masih belum wujud, lakukan salah satu perkara berikut:

Untuk maklumat lanjut tentang mencipta jadual atau pertanyaan, lihat artikel pengenalan kepada jadual atau pengenalan kepada pertanyaan.

Untuk maklumat lanjut tentang mencipta dan memilih sumber rekod, lihat artikel mengesetkan sumber rekod untuk laporan.

Langkah 2: Pilih alat laporan

Alat laporan terletak pada tab Cipta reben, dalam Kumpulan laporan . Jadual berikut memerihalkan secara ringkas mengenai setiap alat yang berlaku:

Laporan web serasi

Laporan yang dicipta menggunakan alat ini serasi dengan terbit ke Access Services ciri dan akan memaparkan dalam pelayar. Perhatikan objek serasi Web ditunjukkan oleh glob pada ikon objek.

Imej butang

Alat

Perihalan

Imej Butang

Laporan

Mencipta laporan berjadual ringkas yang mengandungi semua medan dalam sumber rekod yang anda dipilih dalam Anak Tetingkap Navigasi.

Imej Butang

Laporan Kosong

Membuka laporan kosong dalam pandangan tataletak dan memaparkan anak tetingkap tugas senarai medan. Access mencipta pertanyaan sumber rekod seperti anda menyeret medan dari senarai medan untuk laporan.

Untuk maklumat lanjut tentang terbit ke Access Services ciri, lihat artikel membina pangkalan data Access untuk berkongsi di Web.

Laporan klien

Laporan yang dicipta menggunakan alat ini adalah tidak serasi dengan terbit ke Access Services ciri. Menambah klien laporan untuk pangkalan data Web akan menghalang pangkalan data daripada penerbitan, tetapi laporan klien tidak akan tersedia dalam pelayar. Walau bagaimanapun, anda boleh menggunakan laporan klien apabila pangkalan data terbuka dalam Access.

Imej butang

Alat

Perihalan

Imej Butang

Laporan

Mencipta laporan berjadual ringkas yang mengandungi semua medan dalam sumber rekod yang anda dipilih dalam Anak Tetingkap Navigasi.

Imej butang

Reka Bentuk Laporan

Membuka laporan kosong dalam pandangan Reka Bentuk, yang mana anda boleh tambah hanya medan dan kawalan yang anda inginkan kepadanya.

Imej Butang

Laporan Kosong

Membuka borang kosong dalam pandangan Tataletak dan memaparkan anak tetingkap tugas Senarai Medan. Sambil anda menyeret medan dari Senarai Medan ke laporan, Access mencipta pertanyaan terbenam dan menyimpannya dalam sifat Sumber Rekod bagi laporan.

Imej Butang

Bestari Laporan

Memaparkan bestari langkah berbilang yang membolehkan anda menentukan medan, aras perkumpulan/pengisihan dan opsyen tataletak. Bestari mencipta laporan berdasarkan pada pilihan yang anda lakukan.

Imej butang

Label

Memaparkan bestari yang membolehkan anda memilih saiz label standard atau tersuai, serta medan yang anda ingin paparkan dan cara anda ingin mengisihnya. Bestari mencipta laporan label berdasarkan pada pilihan yang anda buat.


Langkah 3: Cipta laporan

  1. Klik butang untuk alat yang anda ingin gunakan. Jika Bestari muncul, ikuti langkah dalam Bestari dan klik selesai pada halaman terakhir.

    Access memaparkan laporan dalam pandangan tataletak.

  2. Memformatkan laporan sehingga ia kelihatan seperti yang anda inginkan:

    • Saizkan semula medan dan label dengan memilihnya kemudian heret sisinya sehingga mendapat saiz yang anda inginkan.

    • Alihkan medan dengan memilihnya (dan labelnya, jika ada), kemudian heret ia ke lokasi baru.

    • Klik kanan medan dan gunakan perintah pada menu pintasan untuk menggabungkan atau memisahkan sel, memadam atau memilih medan dan melaksanakan tugas pemformatan lain.

      Di samping itu, anda boleh menggunakan ciri yang diterangkan dalam seksyen yang berikut untuk menjadikan laporan anda lebih menarik dan mudah dibaca.

Bahagian atas dokumen

Menambah perkumpulan, isihan atau jumlah

Cara terpantas untuk menambah perkumpulan, isihan atau jumlah pada Laporan adalah dengan klik kanan medan yang anda ingin menggunakan Kumpulan, isihan atau jumlah, dan kemudian klik perintah yang diinginkan pada menu pintas.

Anda juga boleh menambah kumpulan, isihan atau jumlah menggunakan anak tetingkap Kumpul, Isih dan Jumlah manakala laporan dibuka dalam pandangan Tataletak atau pandangan Reka Bentuk:

  1. Jika anak tetingkap Kumpul,Isih dan Jumlah belum dibuka, pada tab Reka Bentuk, dalam kumpulan Perkumpulan dan Jumlah, klik Kumpul & Isih.

  2. Klik Tambah kumpulan atau Tambah isihan, kemudian pilih medan yang anda ingin kumpulkan atau isihkan.

  3. Klik Lain pada baris perkumpulan atau isihan untuk mengeset lebih banyak opsyen dan menambah jumlah.

Untuk maklumat terperinci tentang perkumpulan, isihan dan jumlah, lihat artikel Mencipta laporan terkumpul atau laporan ringkasan.

Bahagian atas dokumen

Menyerlahkan nilai menggunakan pemformatan bersyarat

Access 2010 termasuk alat yang lebih berkesan untuk menyerlahkan data pada Laporan. Anda boleh menambahkan sehingga 50 peraturan pemformatan bersyarat untuk setiap kawalan atau kumpulan kawalan, dan dalam laporan klien, anda boleh menambah Bar data untuk membandingkan data merentasi rekod.

Untuk menambahkan pemformatan bersyarat :

  1. Buka laporan dalam pandangan tataletak dengan mengklik kanan padanya dalam anak tetingkap navigasi kemudian mengklik Pandangan tataletak.

  2. Pilih semua kawalan yang anda ingin gunakan pemformatan bersyarat. Untuk memilih berbilang kawalan, tekan dan tahan kekunci SHIFT atau CTRL dan klik kawalan yang anda inginkan.

  3. Pada tab Format , dalam Kumpulan Pemformatan kawalan , klik Pemformatan bersyarat.

    Access membuka kotak dialog Pengurus peraturan pemformatan bersyarat .

  4. Dalam kotak dialog Pengurus Peraturan Pemformatan Bersyarat, klik Peraturan Baru.

  5. Dalam kotak dialog Peraturan Pemformatan Baru, pilih satu nilai di bawah Pilih jenis peraturan:

    • Untuk mencipta peraturan yang dinilai bagi setiap rekod secara individu, pilih Semak nilai dalam rekod semasa atau gunakan satu ungkapan.

    • Untuk mencipta peraturan yang membandingkan rekod antara satu sama lain menggunakan bar data, klik Bandingkan dengan rekod lain.

Nota: Opsyen Bandingkan dengan rekod lain yang kini tidak tersedia dalam pangkalan data Web.


  1. Di bawah Edit perihalan peraturan, tentukan peraturan yang akan menentukan apabila pemformatan yang harus digunakan serta pemformatan yang anda inginkan apabila kriteria peraturan dipenuhi.

  2. Klik OK untuk kembali ke kotak dialog Pengurus Peraturan Pemformatan Bersyarat.

  3. Untuk mencipta peraturan tambahan bagi kawalan ini atau set kawalan, ulangi prosedur ini daripada langkah 4. Jika tidak, klik OK untuk menutup kotak dialog.

Untuk maklumat lanjut tentang menambah pemformatan bersyarat pada Laporan, lihat video menggunakan pemformatan pada Laporan bersyarat.

Bahagian atas dokumen

Mendapatkan penampilan yang profesional dengan tema

Anda boleh sekarang menggunakan Office 2010 tema pangkalan data Access, membantu anda untuk mencipta gaya konsisten merentasi semua dokumen Office anda.

Penting: Jika anda memilih tema Office, fon atau warna, ia akan digunakan pada borang dan laporan dalam pangkalan data anda (bukan sahaja yang anda sedang gunakan).

  1. Buka laporan dalam pandangan tataletak dengan mengklik kanan padanya dalam anak tetingkap navigasi kemudian mengklik tataletak Vlihat.

  2. Pada tab Reka bentuk , dalam Kumpulan tema , pilih tema, warna atau fon yang anda inginkan:

    Imej reben

    • Gunakan Galeri tema untuk mengesetkan warna dan fon secara serentak kepada skema yang diprareka.

    • Gunakan galeri Warna atau Fon untuk mengeset warna atau fon secara berasingan.


Untuk maklumat lanjut tentang menggunakan tema Office, lihat video menjadikan capaian borang dan laporan anda lebih konsisten dan kelihatan hebat dengan tema Office.

Bahagian atas dokumen

Menambah imej

Tradisional dalam Access, imej mempunyai telah terikat imej individu kawalan pada borang atau laporan. Untuk mengubah imej yang biasa digunakan yang telah digunakan merentasi berbilang borang dan laporan, setiap kawalan imej terpaksa boleh diedit secara manual. Dalam Access 2010, Walau bagaimanapun, anda boleh sekarang melampirkan imej pangkalan data sekali, dan kemudian gunakan imej merentasi berbilang objek. Mengemas kini imej tunggal mengemas kini ia di mana-mana ia digunakan merentasi seluruh pangkalan data. Ini adalah sangat berguna untuk perkara-perkara seperti logo syarikat atau imej latar yang digunakan di seluruh pangkalan data.

Menambah imej

  1. Dalam anak tetingkap navigasi, klik kanan laporan yang anda ingin tambahkan imej dan kemudian klik Pandangan tataletak.

  2. Klik pada laporan yang anda ingin tambahkan imej.

  3. Pada tab Reka bentuk , dalam Kumpulan kawalan , klik Selitkan imej.

  4. Lakukan satu daripada perkara berikut:

    • Menggunakan imej sedia ada    Jika imej yang anda inginkan lagi dalam Galeri, klik untuk menambahkannya pada Laporan.

    • Memuat naik imej baru    Di bawah Galeri, klik semak lalu. Dalam kotak dialog Selitkan gambar , Navigasi ke imej yang anda ingin gunakan, dan kemudian klik Buka.

      Access menambah imej yang dipilih untuk laporan.

Menambah imej latar

Nota: Imej latar tidak ditambahkan pada Laporan Web serasi.

  1. Dalam anak tetingkap navigasi, klik kanan laporan yang anda ingin menambah imej latar belakang, dan kemudian klik Pandangan tataletak.

  2. Pada tab Format, dalam kumpulan Latar, klik Imej Latar.

  3. Lakukan satu daripada perkara berikut:

    • Menggunakan imej sedia ada    Jika imej yang anda inginkan lagi dalam Galeri, klik untuk menambahkannya pada Laporan.

    • Memuat naik imej baru    Di bawah Galeri, klik semak lalu. Dalam kotak dialog Selitkan gambar , Navigasi ke imej yang anda ingin gunakan, dan kemudian klik Buka.

      Access menambah imej yang dipilih untuk laporan.

Bahagian atas dokumen

Pratonton dan mencetak laporan

Pratonton laporan

  1. Buka laporan yang anda ingin pratonton, atau hanya Pilih dalam anak tetingkap navigasi.

  2. Pada tab fail , klik Cetak, dan kemudian klik Pratonton cetakan.

    Access membuka laporan dalam pratonton cetak. Anda boleh menggunakan perintah pada tab Pratonton cetak untuk melakukan sebarang perkara berikut:

    • Mencetak Laporan;

    • Laraskan saiz halaman atau tataletak;

    • Zum masuk atau keluar atau melihat berbilang halaman pada satu masa;

    • Menyegar semula data pada Laporan;

    • Mengeksport laporan kepada format fail lain.

  3. Untuk kembali ke ruang kerja pangkalan data, pada tab Pratonton cetakan , dalam Kumpulan Tutup pratonton , klik Tutup pratonton cetak.

Mencetak laporan

Selain daripada mencetak dari pratonton cetak, anda juga boleh mencetak laporan tanpa pratonton:

  1. Buka laporan yang anda ingin pratonton, atau hanya Pilih dalam anak tetingkap navigasi.

  2. Pada tab Fail, klik Cetak.

    • Untuk menghantar laporan terus ke pencetak lalai tanpa mengesetkan opsyen pencetak, klik Cetak cepat.

    • Untuk membuka kotak dialog di mana anda boleh memilih pencetak, tentukan bilangan salinan dan sebagainya, klik Cetak.

Bahagian atas dokumen

Cuba Office 2010 hari ini!

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×