Pengenalan kepada dasar pengurusan maklumat

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Dasar pengurusan maklumat adalah satu set peraturan untuk jenis kandungan. Maklumat dasar pengurusan membolehkan organisasi kawalan dan menjejak perkara seperti tempoh kandungan dikekalkan atau apa tindakan yang pengguna boleh mengambil masa dengan kandungan tersebut. Dasar pengurusan maklumat boleh membantu organisasi mematuhi undang-undang atau kerajaan peraturan, atau mereka hanya boleh menguatkuasakan proses perniagaan dalaman.

Contohnya, organisasi yang mesti ikuti peraturan kerajaan memerlukan menunjukkan "mencukupi kawalan" penyata kewangan mereka mungkin mencipta satu atau lebih dasar pengurusan maklumat yang audit tindakan tertentu dalam pengarangan yang dan proses kelulusan untuk semua dokumen berkaitan dengan pemfailan kewangan.

Untuk maklumat tentang cara, lihat mencipta dan menggunakan dasar pengurusan maklumat.

Ciri dasar pengurusan maklumat

Terdapat empat kategori asas bagi ciri dasar pratakrif boleh yang digunakan oleh organisasi secara individu atau secara bergabung untuk menguruskan kandungan dan proses.

Jenis dasar kandungan

Ciri dasar pengauditan membantu organisasi menganalisis cara sistem pengurusan kandungan mereka digunakan oleh pengelogan peristiwa dan operasi yang dilaksanakan pada dokumen dan item senarai. Anda boleh mengkonfigurasikan ciri dasar pengauditan log peristiwa seperti apabila dokumen atau item diedit, dilihat, dilapor masuk, dilapor keluar, dipadamkan, atau mempunyai keizinan berubah. Semua maklumat audit disimpan dalam log audit tunggal pada pelayan dan pentadbir laman boleh menjalankan laporan padanya.

Ciri dasar tamat tempoh membantu organisasi atau memadamkan lapuk kandungan dari laman mereka dengan cara yang konsisten dan boleh dijejak. Ini membantu anda menguruskan kos dan risiko yang berkaitan dengan mengekalkan kandungan lapuk. Anda boleh mengkonfigurasikan dasar tamat tempoh untuk menentukan jenis kandungan tertentu tamat pada tarikh tertentu atau tempoh masa selepas dokumen dicipta atau terakhir diubah suai.

Organisasi juga boleh mencipta dan menggunakan ciri dasar tersuai untuk memenuhi keperluan khusus. Contohnya, organisasi perkilangan mungkin ingin mentakrifkan dasar pengurusan maklumat untuk semua Draf Reka bentuk produk spesifikasi dokumen yang mencegah pengguna daripada cetakan salinan dokumen ini pada pencetak tidak selamat. Untuk menentukan jenis dasar pengurusan maklumat ini, anda boleh mencipta dan menggunakan ciri dasar pengehadan pencetakan yang boleh ditambah kepada dasar pengurusan maklumat berkaitan untuk jenis kandungan spesifikasi produk Reka bentuk.

Lokasi untuk menggunakan dasar pengurusan maklumat

Untuk melaksanakan dasar pengurusan maklumat, anda mesti menambah pada senarai, pustaka atau jenis kandungan dalam laman. Lokasi di tempat anda mencipta atau menambah dasar pengurusan maklumat mempengaruhi cara meluas dasar digunakan atau cara meluas ia boleh digunakan. Anda boleh:

Mencipta dasar koleksi laman dan kemudian menambahkan dasar ini kepada jenis kandungan, senarai atau pustaka Anda boleh mencipta dasar koleksi laman dalam senarai dasar dalam laman aras teratas koleksi laman. Selepas anda mencipta dasar koleksi laman, anda boleh mengeksportnya agar pentadbir koleksi laman lain boleh mengimportnya ke dalam senarai dasar mereka. Mencipta dasar koleksi laman boleh Dieskport membolehkan anda standardize dasar pengurusan maklumat merentasi laman dalam organisasi anda.

Apabila anda menambah dasar koleksi laman pada jenis kandungan laman dan contoh jenis kandungan laman tersebut ditambahkan pada senarai atau pustaka, pemilik senarai atau pustaka tersebut tidak boleh mengubah suai dasar koleksi laman untuk senarai atau pustaka. Menambah dasar koleksi laman pada jenis kandungan laman adalah satu cara yang baik untuk memastikan dasar koleksi laman dikuatkuasakan di setiap aras hierarki laman anda.

Pautan Templat Dasar Jenis Kandungan pada halaman Seting Laman

Mencipta dasar pengurusan maklumat untuk jenis kandungan laman dalam Galeri jenis kandungan laman aras atas laman, dan kemudian menambahkan jenis kandungan tersebut kepada satu atau lebih senarai atau pustaka Anda boleh juga mencipta dasar pengurusan maklumat terus untuk jenis kandungan laman dan kemudian mengaitkan Tika jenis kandungan laman tersebut dengan berbilang senarai atau pustaka. Jika anda mencipta dasar pengurusan maklumat cara ini, setiap item dalam koleksi laman bagi jenis kandungan tersebut atau jenis kandungan yang mewarisi daripada jenis kandungan tersebut mempunyai dasar. Walau bagaimanapun, jika anda mencipta dasar pengurusan maklumat terus untuk jenis kandungan laman, adalah lebih sukar untuk mengguna semula dasar pengurusan maklumat ini dalam koleksi laman yang lain, kerana dasar yang dicipta dengan cara ini tidak dapat dieksport.

Pautan jenis kandungan laman pada halaman Seting Laman

Pautan dasar pengurusan maklumat pada halaman seting untuk jenis kandungan laman

Nota untuk mengawal dasar yang digunakan dalam koleksi laman, pentadbir koleksi laman boleh menyahdayakan keupayaan untuk mengesetkan ciri dasar terus pada jenis kandungan. Apabila sekatan ini berkesan, pengguna yang mencipta jenis kandungan adalah terhad untuk memilih dasar daripada senarai dasar koleksi laman.

Mencipta dasar pengurusan maklumat untuk senarai atau pustaka Jika organisasi anda perlu menggunakan dasar pengurusan maklumat khusus pada set sangat terhad kandungan, anda boleh mencipta dasar pengurusan maklumat yang hanya digunakan untuk satu senarai atau pustaka individu. Kaedah ini mencipta dasar pengurusan maklumat ialah-kurangnya fleksibel, kerana dasar digunakan hanya untuk satu lokasi, dan ia tidak dapat dieksport atau digunakan semula untuk lokasi lain. Walau bagaimanapun, kadangkala anda mungkin perlu mencipta dasar pengurusan maklumat yang unik dengan penerapan terhad alamat situasi tertentu.

Pautan dasar pengurusan maklumat pada halaman seting untuk pustaka dokumen

Nota

Anda boleh mencipta satu dasar pengurusan maklumat untuk senarai atau pustaka hanya jika senarai atau pustaka tersebut tidak menyokong berbilang jenis kandungan. Jika senarai atau pustaka menyokong berbilang jenis kandungan, anda perlu mentakrifkan dasar pengurusan maklumat untuk setiap jenis kandungan senarai individu yang berkaitan dengan senarai atau pustaka tersebut. (Contoh jenis kandungan tapak yang berkaitan dengan senarai atau pustaka tertentu dikenali sebagai jenis kandungan senarai.)

Untuk mengawal dasar yang digunakan dalam koleksi laman, pentadbir koleksi laman boleh menyahdayakan keupayaan untuk mengesetkan ciri dasar terus pada senarai atau pustaka. Apabila sekatan ini berkesan, pengguna yang menguruskan senarai atau pustaka adalah terhad untuk memilih dasar daripada senarai dasar koleksi laman.

Halaman Atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×