Menyediakan sumber data Excel anda untuk cantum mel Word

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Langkah penting dalam proses cantum mel Word menyediakan dan menyediakan sumber data. Anda boleh menggunakan sumber data Excel sedia ada atau membina yang baru dengan mengimport terbatas tab (.txt) atau fail nilai dipisahkan koma (.csv). Selepas anda telah menyediakan dan sediakan sumber data anda, anda boleh melaksanakan cantum mel menggunakan Pertukaran Data Dinamik (DDE) dengan Bestari Cantum mel Step-by-Step atau menggunakan kaedah manual cantum mel.

Jika anda tidak menggunakan sumber data Excel sedia ada untuk cantum mel anda, anda boleh menggunakan senarai kenalan atau buku alamat dalam fail .csvatau .txt yang. Bestari Import teks membimbing anda melalui langkah-langkah untuk mendapatkan data dalam fail .csv ke Excelatau .txt yang.

  1. Buka Excel.

  2. Pada Data tab, pilih Dapatkan Data luaran > Daripada teks.

    Opsyen Daripada Teks diserlahkan pada tab Data.

  3. Pilih fail .csv atau .txt anda inginkan, dan kemudian pilih Import.

  4. Dalam Bestari Import teks, dalam anak tetingkap jenis data asal , pilih terbatas.

    Excel Dapatkan Data luaran daripada teks, Bestari Import teks langkah 1 daripada 3

  5. Pilih kotak semak data saya mempunyai pengepala di atas anak tetingkap pratonton jika fail yang anda sedang import mempunyai pengepala, dan kemudian pilih berikut.

  6. Dalam anak tetingkap pembatas , pilih kotak semak yang sepadan dengan pembatas (seperti Tab atau koma) menggunakan data anda, dan kemudian pilih berikut.

    Opsyen untuk Pembatas diserlahkan dalam Bestari Import Teks.

    Petua: Anak tetingkap pratonton Data menunjukkan hasil rupa dalam format Jadual.

  7. Di bawah pratonton Data, pilih lajur yang mengandungi kod ZIP atau Poskod dan di bawah format data lajur, pilih teks.

    Opsyen Teks untuk format data Lajur diserlahkan dalam Bestari Import Teks.

    Nota: 

    • Format yang tersedia adalah umum, teksdan tarikh. Setiap kali anda menggunakan data format lajur, nama format muncul dalam pengepala Jadual bagi lajur tersebut.

    • Lajur yang mengandungi data angka seperti peratusan atau nilai Mata Wang, contohnya, boleh hanya diformatkan selepas fail diimport. Lihat "Format data berangka dalam Excel"subseksyen yang berikut untuk maklumat lanjut.

  8. Ulangi langkah 7 mengikut keperluan, memilih lajur yang anda ingin ubah dan format data yang anda ingin gunakan.

  9. Pilih Selesai.

  10. Dalam kotak dialog Import Data , terima seting lalai bagi lembaran kerja sedia ada dan alamat sel dan kemudian pilih OK.

    Dalam kotak dialog Import Data, pilih untuk meletak data dalam lembaran kerja sedia ada, lalai mengesetkan, atau dalam lembaran kerja baru

    Amaran: Alamat sel dalam kotak dialog Import Data menunjukkan sel yang sedang dipilih. Data diimport bermula dengan alamat sel bernama.

  11. Apabila selesai, simpan sumber data anda dengan nama fail baru.

Format data berangka dalam Excel

Format sebarang data berangka seperti peratusan atau nilai mata wang dalam sebarang sumber data baru atau sedia ada dalam Excel yang anda ingin gunakan dalam cantum mel Word . Untuk mengekalkan data berangka yang anda telah diformatkan sebagai peratusan atau sebagai Mata Wang semasa cantum mel, ikuti arahan dalam yang "langkah 2: gunakan dinamik Pertukaran Data (DDE) untuk cantum mel" Seksyen.

Dalam Excel sumber data anda yang anda akan gunakan untuk senarai mel dalam cantum mel Word , pastikan anda memformatkan lajur data angka dengan betul. Memformatkan lajur dengan nombor, contohnya, untuk dipadankan dengan kategori tertentu seperti Mata Wang.

  1. Buka sumber data Excel anda.

  2. Pilih lajur yang anda ingin Formatkan.

  3. Pada rumah tab, dalam Kumpulan nombor , pilih kotak (umum) Format nombor anak panah ke bawah dan kemudian pilih opsyen dalam senarai.

    Dalam Excel, pada tab rumah, dalam Kumpulan nombor, pilih anak panah ke bawah dalam kotak umum untuk memilih format nombor untuk digunakan.

  4. Ulangi langkah 2 dan 3 mengikut keperluan.

  5. Apabila selesai, pilih Simpan.

Apabila anda mempunyai sumber data Excel yang mengandungi nombor yang diformatkan seperti peratusan dan nilai Mata Wang, beberapa data berangka mungkin tidak mengekalkan pemformatannya semasa cantum mel. Anda akan mendapat hasil cantum mel yang anda inginkan dan boleh mengekalkan format data anda berangka dalam Excel menggunakan DDE.

Format data Excel berbanding medan Cantum kerja menggunakan atau tidak menggunakan Pertukaran Data dinamik

Nota: Jika anda memutuskan untuk tidak menggunakan DDE, Ikuti panduan dalam menggunakan cantum mel untuk menghantar mesej e-mel pukal.

  1. Buka Word, pilih fail > opsyen > lanjutan.

  2. Di bawah umum, dan pilih sahkan penukaran format fail apabila membuka kotak semak.

    Opsyen Sahkan penukaran format fail apabila dibuka

  3. Pilih OK.

  4. Pada tab mel , pilih mula Cantum mel > Bestari Cantum mel langkah demi langkah.

    Dalam Word, pada tab mel, pilih mula Cantum mel, dan kemudian pilih langkah demi langkah Bestari Cantum mel

  5. Dalam anak tetingkap Cantum mel , di bawah Pilih penerima, pilih gunakan senarai sedia ada.

    Dalam Word, anak tetingkap tugas Cantum mel yang terbuka apabila anda memilih Bestari langkah demi langkah Cantum mel dalam Kumpulan Cantum mel

  6. Di bawah gunakan senarai sedia ada, pilih semak lalu, dan kemudian buka hamparan anda diformatkan.

  7. Dalam kotak dialog Sahkan sumber Data , pilih kotak semak Tunjukkan semua , pilih Lembaran kerja MS Excel melalui DDE (*.xls) > OK.

    Kotak dialog Sahkan Sumber Data

  8. Dalam kotak dialog Microsoft Excel , pilih Keseluruhan hamparan > OK.

    Kotak dialog Microsoft Excel dalam Word

  9. Apabila kotak dialog Penerima Cantum mel terbuka, pilih OK.

    Kotak dialog penerima Cantum mel yang menunjukkan kandungan hamparan Excel yang digunakan sebagai sumber data untuk senarai mel

  10. Teruskan dengan cantum Surat, mesej e-mel, labelatau sampul anda.

Petua: Anda boleh mengelakkan sedang diminta oleh Word setiap kali anda membuka fail data. Selepas anda bersambung ke senarai mel anda, pergi ke fail > opsyen > lanjutan. Di bawah umum, kosongkan kotak semak sahkan penukaran format fail apabila membuka .

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×