Menyediakan sumber data Excel 2016 anda untuk cantum mel Word

Menyediakan sumber data Excel 2016 anda untuk cantum mel Word

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Anda pernah membina senarai kenalan dan data lain yang anda ingin gunakan untuk cantum mel Word . Jika sumber data anda adalah hamparan Excel sedia ada, kemudian anda hanya perlu sediakan data untuk cantum mel. Tetapi jika sumber data anda adalah tab terbatas (.txt) atau fail nilai dipisahkan koma (.csv), anda perlu mengimport data ke Exceldan bersedia untuk cantum mel.

Nota: Dalam versi terdahulu Excel, anda mungkin telah gunakan Pertukaran Data dinamik (DDE) dalam gabungan dengan Bestari Cantum mel Step-by-Step dalam Word. Excel tidak lagi menyokong DDE. Jika anda inginkan kami untuk dipertimbangkan ciri ini untuk versi berikut Excel, lepaskan kami komen dalam Kotak cadangan Excel.

Langkah 1: Menyediakan sumber data anda dalam Excel

Jika anda telah menggunakan hamparan Excel sebagai sumber data anda untuk cantum mel dalam Word, pergi ke langkah 2 dalam topik ini. Jika sumber data .txt yang atau fail .csv yang mengandungi kenalan Gmail anda, contohnya, gunakan Bestari Import teks untuk menyediakan data anda dalam Excel.

  1. Buka Excel.

  2. Pada Data tab, pilih Dapatkan Data luaran > Daripada teks.

    Opsyen Daripada Teks diserlahkan pada tab Data.

  3. Pilih fail .csv atau .txt anda inginkan, dan kemudian pilih Import.

  4. Dalam Bestari Import teks, dalam anak tetingkap jenis data asal , pilih terbatas.

    Excel Dapatkan Data luaran daripada teks, Bestari Import teks langkah 1 daripada 3

  5. Pilih kotak semak data saya mempunyai pengepala di atas anak tetingkap pratonton jika fail yang anda sedang import mempunyai pengepala, dan kemudian pilih berikut.

  6. Dalam anak tetingkap pembatas , pilih kotak semak yang sepadan dengan pembatas (seperti Tab atau koma) menggunakan data anda, dan kemudian pilih berikut.

    Opsyen untuk Pembatas diserlahkan dalam Bestari Import Teks.

    Petua: Anak tetingkap pratonton Data menunjukkan hasil rupa dalam format Jadual.

  7. Di bawah pratonton Data, pilih lajur yang mengandungi kod ZIP atau Poskod dan di bawah format data lajur, pilih teks.

    Opsyen Teks untuk format data Lajur diserlahkan dalam Bestari Import Teks.

    Nota: Setiap kali anda menggunakan data format — umum, teks atau tarikh — untuk lajur, nama format muncul dalam pengepala Jadual bagi lajur tersebut.

  8. Ulangi langkah 7 mengikut keperluan, memilih lajur yang anda ingin ubah dan format data yang anda ingin gunakan.

  9. Pilih Tamat.

  10. Dalam kotak dialog Import Data , terima seting lalai bagi lembaran kerja sedia ada dan alamat sel dan kemudian pilih OK.

    Dalam kotak dialog Import Data, pilih untuk meletak data dalam lembaran kerja sedia ada, lalai mengesetkan, atau dalam lembaran kerja baru

    Amaran: Alamat sel dalam kotak dialog Import Data menunjukkan sel yang sedang dipilih. Data diimport bermula dengan alamat sel bernama.

  11. Menyimpan hamparan anda dengan nama fail baru.

Selepas anda berjaya mengimport fail .csv atau .txt, pergi ke langkah 2.

Langkah 2: Sediakan sumber data anda

Dalam Excel sumber data anda yang anda akan gunakan untuk senarai mel dalam cantum mel Word , pastikan anda memformatkan lajur data angka dengan betul. Memformatkan lajur dengan nombor, contohnya, untuk dipadankan dengan kategori tertentu seperti Mata Wang.

Jika anda memilih peratusan sebagai kategori, ambil perhatian bahawa format peratusan akan mendarabkan nilai sel dengan 100. Memformatkan lajur peratusan sebagai teks jika anda ingin mengelakkan faktor Pendaraban tersebut. Juga, lajur yang mengandungi kod ZIP atau Poskod perlu diformatkan sebagai teks untuk mengekalkan data semasa cantum mel. Sifar awalan — contohnya, 00399 — dalam Kod digugurkan semasa cantum mel jika ia tidak diformatkan sebagai teks.

  1. Buka sumber data Excel anda dan pilih lajur yang mengandungi kod ZIP atau Poskod.

  2. Pada rumah tab, dalam Kumpulan nombor , pilih kotak (umum) Format nombor anak panah ke bawah dan kemudian pilih opsyen dalam senarai.

    Dalam Excel, pada tab rumah, dalam Kumpulan nombor, pilih anak panah ke bawah dalam kotak umum untuk memilih format nombor untuk digunakan.

Pastikan anda tambahkan simbol sesuai sebelum atau selepas medan cantum. Contohnya, berikut ialah rupa nilai Mata Wang dan peratusan jika anda mengeluarkan simbol.

Dokumen cantum mel yang membaca "sumbangan 50,00 anda" dan "menawarkan anda Diskaun 20."

Jika anda menyertakan simbol, nombor lebih munasabah.

Dokumen cantum mel hasil membaca "sumbangan $50.00 anda" dan "menawarkan anda Diskaun 20%."

Dalam dokumen cantum mel anda, anda menambah simbol sebelum atau selepas medan cantum seperti ini:

Sampel dokumen cantum mel di mana medan bernama sumbangan didahului oleh tanda dolar dan medan yang dinamakan peratus diikuti oleh sgn peratus.

Lihat juga

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×