Menjelajah pangkalan data desktop Access 2007

Important: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

kulit buku secara terbalik outlook 2007

Microsoft Office mencapai 2007 di dalam keluar
Oleh John Viescas dan Jeff Conrad

John Viescas adalah pengarang banyak buku yang termasuk Microsoft Office Access 2003 terbalik dan Binaan Microsoft Access aplikasi. Dia juga ialah mengarang bersama pertanyaan SQL untuk manusia semata-mata. John telah ditulis banyak artikel untuk penerbitan teknikal dan telah mengajar persidangan dan mesyuarat kumpulan pengguna di seluruh dunia. Dia telah diiktiraf sebagai profesional bernilai paling setiap tahun sejak 1993 dengan produk menyokong perkhidmatan Microsoft untuk bantuan beliau forum sokongan awam.

Jeff Conrad mempunyai ditulis dibantu dengan artikel teknikal pada Access dan mencipta beberapa capaian tambahan diberikan bebas kepada komuniti Access. Jeff mengekalkan Laman Web dengan pelbagai maklumat dan pautan sumber untuk panduan tersebut memerlukan dengan Access. Dia telah dianugerahkan Anugerah paling bernilai profesional Microsoft untuk penglibatan berterusan dengan capaian komuniti dalam talian. Dia adalah sangat aktif dalam kumpulan berita awam ditaja Microsoft Access dan beberapa forum lain dalam talian yang manakah dia dikenali sebagai Access Junkie. Selain daripada rakan kerja sepenuh masa, Jeff juga mencipta penyelesaian pangkalan data Access untuk perniagaan kecil.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang buku lain pada sistem Microsoft Office 2007, lawati Microsoft Press.

Dalam artikel ini

Menavigasi melalui pangkalan data desktop

Jadual

Pertanyaan

Borang

Laporan

Makro

Modul

Sebaik sahaja anda lebih selesa dengan antara muka pengguna dalam Microsoft Office Access 2007, anda akan ingin menyelidik secara lebih terperinci betul-betul membuatkan diri pangkalan data Access. Artikel ini menggunakan contoh untuk membantu anda memahami perhubungan antara komponen utama dalam Access dan menunjukkan cara untuk bergerak dalam sistem pengurusan pangkalan data.

Menavigasi melalui pangkalan data desktop

Selepas anda mengetahui sesuatu mengenai objek utama yang membentuk pangkalan data Access, langkah seterusnya yang baik adalah Luangkan sedikit masa menjelajah pangkalan data secara lebih terperinci.

Semasa anda mula untuk menavigasi melalui pangkalan data sedia ada, sentiasa ingat bahawa anak tetingkap navigasi adalah sentiasa lebar yang sama seperti ia telah apabila anda buat menyediakannya. Bar tajuk tetingkap biasa menunjukkan nama pangkalan data yang telah anda buka. Anda boleh mengesetkan opsyen dalam pangkalan data untuk mengubah bar tajuk tetingkap capaian utama untuk menunjukkan nama aplikasi anda dan bukannya Microsoft Access seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 1.

anak tetingkap navigasi memaparkan objek
Rajah 1 anak tetingkap navigasi memaparkan objek yang ditakrifkan dalam pangkalan data sedia ada.

Reben mempunyai tab utama empat yang dipaparkan pada setiap masa. Seperti yang anda menjelajahi Access 2007, anda akan melihat reben menyediakan beberapa tab kontekstual yang muncul dan hilang apabila anda bekerja dengan objek pangkalan data khusus dan kawasan program. Tab kontekstual ini menjadikan perintah yang tersedia yang berguna dalam konteks objek yang mempunyai fokus dan pandangan semasa objek tersebut sahaja. Contohnya, ia tidak dapat munasabah untuk menunjukkan perintah Reka bentuk jadual apabila anda mempunyai jadual membuka untuk memaparkan data (pandangan helaian data). Begitu juga, anda tidak perlukan perintah helaian data apabila anda mempunyai pertanyaan terbuka dalam pandangan Reka bentuk.

Note: Anda boleh meletakkan penuding tetikus anda pada sebarang perintah atau opsyen pada tab reben pelbagai untuk kedua (tanpa mengklik butang) dan Access memaparkan Petua skrin untuk membantu anda menemui tujuan butang.

Anda boleh mengubah cara Access memaparkan senarai objek dalam pangkalan data menggunakan salah satu kategori terbina dalam navigasi (jenis objek, jadual dan pandangan berkaitan, tarikh dicipta dan tarikh diubah suai) atau dengan mentakrifkan kategori navigasi tersuai anda sendiri. Anda boleh menapis setiap kategori navigasi untuk mengehadkan apa Kumpulan yang Access memaparkan dalam setiap kategori agar anda tidak perlu layari melalui senarai yang panjang untuk mencari apa yang anda inginkan.

Anda boleh menerokai setiap jenis objek pangkalan data dengan mengklik menu anak Tetingkap navigasi di atas anak tetingkap navigasi kemudian mengklik Jenis objek di bawah Menavigasi ke kategori. Seterusnya, buka menu sekali lagi dan pastikan bahawa anda mempunyai mengklik Semua objek Access di bawah Kumpulan dengan penapis, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 2. Anda boleh meruntuhkan seluruh Kumpulan objek dengan mengklik pada bar pengepala Kumpulan. Jika anda menentukan nama Kumpulan beberapa tersuai di bawah Menavigasi ke kategori, kemudian anda akan melihat nama ini apabila anda membuka anak tetingkap navigasi.

pilih semua objek access
Rajah 2 Pilih jenis objek di bawah menavigasi ke kategori dan kemudian semua objek Access di bawah Kumpulan dengan penapis untuk melihat semua objek yang disusun dalam Kumpulan mengikut jenis objek.

Halaman Atas

Jadual

Anda boleh membuka jadual dalam pandangan helaian data untuk melihat data dalam Jadual dengan mendwiklik nama Jadual dalam anak tetingkap navigasi atau anda boleh membuka jadual dalam pandangan Reka bentuk dengan menekan dan menahan kekunci CTRL dan dwiklik nama Jadual. Jika anda klik kanan nama Jadual, Access memaparkan menu pintas, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 3, yang membolehkan anda melakukan beberapa operasi berguna pada item yang anda pilih. Klik salah satu perintah pada menu pintas, atau klik di mana-mana dalam tetingkap Access untuk menutup menu.

menu pintasan jadual
Rajah 3 anda boleh mencapai perintah banyak daripada menu pintasan untuk Jadual dalam anak tetingkap navigasi.

Halaman Atas

Pertanyaan

Pada masa, anda mungkin ingin melihat medan dan rekod dalam Jadual. Tetapi Bagaimana jika anda ingin lihat sahaja pekerja nama dan alamat? Atau mungkin anda ingin lihat dalam satu melihat maklumat mengenai pekerja dan mereka tempahan bilik disahkan. Untuk mengisi keperluan ini, anda boleh mencipta pertanyaan dengan membuka menu anak Tetingkap navigasi . Klik Jenis objek di bawah Menavigasi ke kategori jika ia belum lagi dipilih, kemudian klik pertanyaan di bawah Kumpulan dengan penapis untuk memaparkan senarai pertanyaan tersedia, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 4.

tapis objek mengikut pertanyaan
Rajah 4 apabila anda menapis jenis objek mengikut pertanyaan dalam anak tetingkap navigasi, Access memaparkan senarai hanya pertanyaan dalam pangkalan data.

Anda boleh membuka pertanyaan dalam pandangan helaian data dengan mendwiklik nama pertanyaan, atau anda boleh buka dalam pandangan Reka bentuk dengan mengklik pada pertanyaan untuk memilihnya, kemudian tekan CTRL + ENTER. Anda juga boleh klik kanan pertanyaan dan klik perintah Buka atau Pandangan Reka bentuk pada menu pintas.

Halaman Atas

Borang

Helaian Data adalah berguna untuk melihat dan mengubah data dalam pangkalan data anda, tetapi ia tidak mudah untuk menggunakan atau menarik khususnya. Jika anda inginkan untuk memformatkan data anda dengan cara yang khas atau mengautomatikkan cara data anda digunakan dan dikemas kini, anda perlu menggunakan borang. Borang menyediakan beberapa kemampuan yang penting.

  • Anda boleh mengawal dan meningkatkan cara data anda kelihatan pada skrin. Contohnya, anda boleh menambahkan warna dan pelorekan atau Tambah format nombor. Anda boleh menambah kawalan seperti kotak senarai dan kotak semak. Anda boleh memaparkan ActiveX objek seperti gambar dan graf terus pada borang. Dan anda boleh mengira dan memaparkan nilai yang berdasarkan data dalam Jadual atau pertanyaan.

  • Anda boleh melakukan pengeditan yang meluas data menggunakan makro atau prosedur Visual Basic.

  • Anda boleh memautkan berbilang borang atau laporan menggunakan makro atau prosedur Visual Basic yang berjalan dari butang pada borang.

Untuk memaparkan senarai borang tersedia dalam pangkalan data anda, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 5, klik bar menu di bahagian atas anak tetingkap navigasi, klik Jenis objek di bawah Menavigasi ke kategoridan kemudian klik borang di bawah Kumpulan dengan penapis.

Anda boleh membuka borang dalam pandangan borang dengan mendwiklik nama borang dalam anak tetingkap navigasi. Anda juga boleh membuka borang dalam pandangan Reka bentuk dengan mengklik borang untuk menyerlahkannya, kemudian menekan CTRL + ENTER. Akhirnya, anda boleh klik kanan nama borang dan klik perintah pada menu pintas. Untuk mencipta borang baru, gunakan perintah dalam Kumpulan borang tab Cipta pada reben.

tapis objek mengikut borang
Rajah 5 Apabila anda menapis jenis objek mengikut borang, Access memaparkan senarai sahaja borang dalam pangkalan data Tempahan perumahan.

Selain daripada pandangan tataletak baru yang dibincangkan di bawah, disenaraikan di bawah merupakan gambaran ringkas daripada dua pandangan.

Pandangan Reka bentuk - apabila anda ingin mengubah takrifan borang (struktur atau Reka bentuk, berlawanan dengan data yang ditunjukkan dalam borang), anda biasanya mesti membuka borang dalam pandangan Reka bentuk.

Pandangan borang - untuk pandangan, mengubah, selitkan atau padam data melalui borang, anda boleh menggunakan pandangan borang.

Tetingkap borang dalam pandangan tataletak

Access 2007 memperkenalkan pandangan baru untuk borang yang dipanggil pandangan tataletak. Apabila bekerja dengan borang dalam pandangan Reka bentuk, anda boleh bertukar kepada pandangan tataletak dengan mengklik kanan tab di bahagian atas tetingkap objek mengklik Pandangan tataletak pada menu pintas. Sekarang anda sepatutnya melihat borang dalam tataletak melihat (lihat Rajah 6). Pandangan ini unik untuk borang memberikan pembangun cara yang cepat dan mudah untuk mencipta dan mengubah suai Reka bentuk borang.

pandangan tataletak untuk melihat data
Pandangan tataletak Rajah 6 membolehkan anda melihat data anda dan juga mengubah suai Reka bentuk borang.

Berbeza dengan pandangan Reka bentuk, pandangan tataletak membolehkan anda untuk berfungsi dengan pelbagai unsur kawalan dan Seksyen borang yang menggunakan data langsung yang sedia ada. Jika, contohnya, anda perlu mensaiz semula kotak teks untuk memuatkan data yang tersedia, anda tidak perlu secara berterusan bertukar alik antara pandangan borang dan reka bentuk untuk melihat sama ada perubahan saiz anda berfungsi dengan berkesan. Dengan pandangan tataletak anda sebenarnya melihat data dalam kotak teks semasa mensaiz semula kawalan. Baru What-You-See-Is-What-You-Get (WYSIWYG) pengarangan borang pandangan ini menyediakan terbaik dunia kedua-dua dengan menggabungkan keupayaan untuk mengubah struktur borang entri data pada masa yang sama anda mencapai data sebenar.

Dalam pandangan tataletak, jika anda mempunyai terkumpul satu set kawalan anda boleh mengalihkannya di sekeliling pada grid Reka bentuk borang bersama-sama untuk mengekalkan kehampiran dan orientasi kepada satu sama lain. Dalam borang sampel ini, kami dikumpulkan semua kawalan dalam lajur pertama dalam tataletak bertindan. Dalam Rajah 7, anda boleh melihat bahawa kami anda menyeret medan Nama e-mel ke bawah di bawah medan Lokasi pejabat . Bar mendatar menetapkan yang Access akan letakkan kawalan selepas anda melepaskan butang tetikus. Kerana kawalan ini dikumpulkan, Access meletakkan medan Nama e-mel dan labelnya di bawah medan Lokasi pejabat dan menjajarkan betul-betul.

mengalihkan kawalan dalam kumpulan
Rajah 7 anda boleh mengalihkan kawalan dalam Kumpulan dalam pandangan tataletak dan capaian memastikan mereka betul-betul dijajarkan.

Halaman Atas

Laporan

Jika anda memerlukan primer untuk mencetak data, anda patut menggunakan laporan. Untuk mencipta laporan, mulakan dengan mengklik bar menu di bahagian atas anak tetingkap navigasi untuk membuka menu anak tetingkap navigasi dan klik Jenis objek di bawah Menavigasi ke kategori. Kemudian buka menu sekali lagi dan klik Opsyen laporan di bawah Kumpulan dengan penapis untuk memaparkan senarai laporan yang tersedia dalam pangkalan data anda, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 8.

tapis anak tetingkap navigasi
Rajah 8, anda boleh menapis anak tetingkap navigasi untuk menunjukkan senarai laporan dalam pangkalan data anda.

Walaupun anda boleh mencetak maklumat dalam helaian data atau borang, tiada langsung format ini menyediakan kefleksibelan yang laporan lakukan apabila anda perlu menghasilkan kompleks output cetakan (seperti invois atau ringkasan) yang mungkin termasuk banyak pengiraan dan subjumlah. Pemformatan dalam helaian data adalah terhad kepada Pensaizan baris dan lajur, menentukan fon dan mengesetkan warna dan kesan garisan grid. Anda boleh melakukan banyak pemformatan dalam borang, tetapi kerana borang direka bentuk terutamanya untuk melihat dan memasukkan data pada skrin, ia tidak sesuai untuk pengiraan yang meluas, pengumpulan data, atau berbilang jumlah dan subjumlah cetak.

Selain daripada tataletak baru melihat dan melaporkan pandangan yang dibincangkan di bawah, berikut dua opsyen lain boleh digunakan apabila melihat atau bekerja dengan laporan.

Pandangan Reka bentuk - apabila anda ingin mengubah takrifan laporan, anda boleh membuka laporan dalam pandangan Reka bentuk.

Mencetak pandangan - untuk melihat laporan selesai rupa seperti, klik Pratonton cetakan apabila anda berada dalam tetingkap laporan dalam pandangan Reka bentuk.

Tetingkap laporan dalam pandangan tataletak

Access 2007 memperkenalkan pandangan baru untuk laporan yang dipanggil pandangan tataletak. Pandangan ini unik untuk laporan memberikan pembangun cara yang cepat dan mudah untuk mencipta dan mengubah suai Reka bentuk laporan. Berbeza dengan pandangan Reka bentuk, pandangan tataletak membolehkan anda untuk bekerja dengan pelbagai unsur kawalan dan laporan data langsung Seksyen menggunakan sedia ada. Serupa dengan pandangan tataletak untuk borang, baru WYSIWYG pengarangan laporan pandangan ini menyediakan terbaik dunia kedua-dua dengan menggabungkan keupayaan untuk mengubah struktur laporan pada masa yang sama anda mencapai data.

Sama seperti pandangan tataletak borang, jika anda mempunyai terkumpul set kawalan, anda boleh mengalihkannya di sekeliling grid laporan bersama-sama untuk mengekalkan kehampiran dan orientasi kepada satu sama lain. Dalam Rajah 9, anda boleh melihat bahawa kami anda menyeret medan Tarikh lahir di atas medan e-mel . Bar mendatar menetapkan yang Access akan letakkan kawalan selepas anda melepaskan butang tetikus. Kerana kawalan ini dikumpulkan, Access menempatkan medan Tarikh lahir dan labelnya di atas medan e-mel . Dua kawalan menukar tempat dan jajar betul-betul.

mengalihkan kawalan dalam kumpulan dalam pandangan tataletak
Rajah 9 capaian memudahkannya untuk bergerak kawalan dalam Kumpulan dalam pandangan tataletak.

Tetingkap laporan dalam pandangan Laporan

Selain daripada pandangan tataletak, Access 2007 termasuk pandangan baru yang lain untuk laporan yang dipanggil pandangan laporan, pada pandangan interaktif untuk laporan yang boleh memberi respons kepada mengawal peristiwa, seperti borang entri data. Anda boleh bertukar kepada pandangan laporan dengan mengklik pandangan laporan pada menu pintas (lihat Rajah 10).

laporan dalam pandangan laporan
Rajah 10 apabila laporan dalam pandangan laporan, anda boleh program kawalan untuk memberi respons kepada klik tetikus untuk membuka borang berkaitan.

Versi terdahulu capaian anggap laporan pada skrin sebagai statik. Selepas anda membuka laporan pada skrin, anda hanya boleh melihat laporan atau mencetaknya. Pandangan laporan dalam Access 2007 memberikan keupayaan untuk berinteraksi dengan laporan melalui penapis untuk gerudi ke bawah ke rekod khusus dan kemudian mencetak hanya Kumpulan ini lebih kecil daripada rekod. Anda boleh memasukkan butang perintah pada laporan anda dengan Access 2007 dan program butang untuk memberi respons kepada klik tetikus dalam pandangan laporan. Dalam pandangan laporan baru, anda boleh tentukan kawalan yang memberi respons kepada peristiwa sebagai Hiperpautan untuk memberikan isyarat visual yang peristiwa berlaku apabila mengklik kawalan tersebut. Dalam Rajah 10, contohnya, Perhatikan bahawa medan Nombor pekerja yang kelihatan seperti Hiperpautan dengan garis biru di bawah data. (Dalam Rajah 10 kami mempunyai menatal ke bawah rekod untuk menunjukkan maklumat John.)

Halaman Atas

Makro

Anda boleh bekerja dengan data anda dalam borang dan laporan lebih mudah dengan mencetuskan tindakan makro. Office Access 2007 menyediakan lebih 70 tindakan yang anda boleh memasukkan dalam makro. Ia melaksanakan tugas seperti membuka jadual dan borang, menjalankan pertanyaan, menjalankan makro lain, memilih opsyen dari menu dan Pensaizan Buka windows. Anda juga boleh mengumpulkan berbilang tindakan dalam makro dan tentukan syarat yang menentukan apabila setiap set tindakan akan atau tidak dilaksanakan oleh Access.

Untuk memaparkan senarai makro tersedia dalam pangkalan data anda, buka menu anak tetingkap navigasi dan pastikan Jenis objek dipilih di bawah Menavigasi ke kategori. Kemudian buka menu sekali lagi dan klik makro di bawah Kumpulan dengan penapis, seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 11. Anda boleh menjalankan makro dengan mengklik kanan nama makro dalam anak tetingkap navigasi dan mengklik jalankan pada menu pintas. Untuk membuka makro dalam pandangan Reka bentuk, klik kanan nama makro dan klik Pandangan Reka bentuk pada menu pintas. Untuk mencipta makro baru, klik butang Makro objek baru dalam Kumpulan lain tab Cipta pada reben.

Makro ialah cara yang hebat untuk mengetahui tentang asas dan memberi respons kepada acara mengautomatikkan tindakan dalam pangkalan data Access. Walau bagaimanapun, untuk sebarang aplikasi yang anda ingin mengedarkan kepada orang lain, anda patut menggunakan Visual Basic untuk mengendalikan peristiwa dan mengautomatikkan tindakan. Hampir semua pangkalan data sampel menggunakan Visual Basic eksklusif.

tapis anak tetingkap navigasi untuk menunjukkan makro
Rajah 11 anda boleh menapis anak tetingkap navigasi untuk menunjukkan senarai makro dalam pangkalan data Tempahan perumahan.

Anda boleh mereka bentuk berbilang tindakan makro dalam objek tunggal makro dan berikan setiap satu nama dalam lajur pertama. Sebarang baris tidak bernama yang mengikuti garis dengan nama yang ditentukan semua tergolong makro bernama. Dalam lajur kedua, anda boleh menentukan ujian syarat yang mesti benar untuk perintah makro pada baris yang melaksanakan secara pilihan. Anda boleh menggunakan penunjuk penerusan () pada baris berikutnya untuk menentukan perintah tambahan yang harus juga melaksanakan apabila syarat adalah benar. Anda memilih tindakan yang anda ingin jalankan daripada senarai dalam lajur tindakan dan Setkan argumen yang diperlukan untuk tindakan dalam seksyen Argumen tindakan di bahagian bawah tetingkap Reka bentuk. Beberapa had makro termasuk keupayaan terhad cabang untuk tindakan lain dan keupayaan sangat terhad untuk menggelung melalui set tindakan.

Halaman Atas

Modul

Anda mungkin mendapati bahawa anda mengekalkan pengekodan formula kompleks yang sama berulang dalam beberapa borang atau laporan anda. Walaupun anda boleh membina aplikasi Access yang lengkap, yang menggunakan hanya borang, laporan dan makro, beberapa tindakan mungkin sukar atau mustahil untuk mentakrifkan dalam makro. Jika kes, anda boleh mencipta prosedur Visual Basic yang menjalankan siri pengiraan dan kemudian gunakan prosedur tersebut dalam borang atau laporan.

Jika aplikasi anda adalah kompleks ia perlu mengendalikan ralat (seperti dua pengguna cuba kemas kini rekod sama pada masa yang sama), anda mesti menggunakan Visual Basic. Kerana Visual Basic Bahasa pemprograman lengkap dengan logik kompleks dan keupayaan untuk pautan ke aplikasi dan fail lain, anda boleh menyelesaikan masalah biasa atau sukar pemprograman menggunakan prosedur Visual Basic.

Versi 2 Access diperkenalkan keupayaan untuk kod asas rutin dalam modul khas yang dilampirkan terus ke borang dan laporan yang mereka sokong. Anda boleh mencipta prosedur ini dari pandangan Reka bentuk borang atau laporan dengan meminta pembina kod dalam sebarang sifat peristiwa. Anda boleh mengedit Kod ini di belakang borang dan laporan dengan mengklik Lihat kod dalam Kumpulan alat pada tab kontekstual Reka bentuk apabila anda mempunyai borang atau laporan yang terbuka dalam pandangan Reka bentuk. Hakikatnya, selepas anda mengetahui sedikit tentang Visual Basic, anda mungkin mendapati bahawa pengekodan prosedur peristiwa kecil untuk borang dan laporan adalah lebih cekap dan daripada mencuba untuk menjejak banyak makro objek. Anda juga tidak lama lagi akan mengetahui bahawa anda tidak boleh sepenuhnya memberi respons kepada beberapa canggih peristiwa, seperti KeyPress, dalam makro kerana makro tidak dapat mencapai Khas tambahan parameter (seperti nilai kekunci yang ditekan) dijanakan oleh peristiwa. Anda boleh mengendalikan sepenuhnya peristiwa ini hanya dalam Visual Basic.

Halaman Atas

Note: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×