Menguruskan mesej e-mel menggunakan peraturan

Menguruskan mesej e-mel menggunakan peraturan

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Peraturan ialah tindakan yang Outlook untuk Windows berjalan secara automatik pada mesej masuk atau keluar. Anda memilih apa mencetuskan peraturan serta tindakan yang diambil peraturan. Contohnya, anda boleh mencipta peraturan untuk mengalihkan semua mesej dari Pengurus anda ke folder atau memadamkan semua mesej dengan "Buy now!" dalam subjek.

Cara peraturan membantu anda menguruskan mesej e-mel

Menggunakan peraturan, anda boleh mengurangkan tindakan manual dan berulang yang diperlukan untuk menguruskan mesej e-mel. Apabila anda menghidupkan peraturan, ia berjalan secara automatik dan berterusan.

Peraturan yang biasanya termasuk dalam salah satu daripada dua kategori — organisasi atau pemberitahuan. Anda boleh menggunakan Bestari peraturan untuk membantu anda mereka bentuk peraturan untuk menguruskan mesej anda.

Bestari peraturan termasuk templat peraturan yang paling kerap digunakan.

Bestari Peraturan Outlook

  • Kekal terancang   
    peraturan ini membantu anda bukan sahaja untuk mesej fail, tetapi juga untuk susulan dengan mesej. Anda boleh mencipta peraturan untuk mesej daripada penghantar tertentu. Jadi anda boleh mengesetkan peraturan, contohnya, yang mesej yang diterima daripada Keri Mills dengan perkataan "jualan" dalam kotak subjek adalah dibenderakan untuk susulan, dikategorikan sebagai jualan, dan dialihkan ke folder yang bernama jualan Keri tersebut.

  • Sentiasa tarikh   
    peraturan ini memberitahu anda — berdasarkan pilihan anda buat — apabila anda menerima mesej tertentu. Anda boleh mencipta peraturan, contohnya, yang secara automatik menghantar mesej kepada peranti mudah alih apabila anda menerima mesej daripada ahli keluarga.

  • Mulakan daripada peraturan kosong   
    ini merupakan peraturan yang anda boleh mencipta dan menyesuaikan tanpa templat peraturan.


Langkah 1: Pilih templat peraturan Outlook

  1. Pilih peraturan > Uruskan peraturan & amaran daripada reben atau pilih tab fail dan kemudian pilih Uruskan peraturan & amaran.

  2. Dalam peraturan dan amaran kotak dialog, pada tab Peraturan e-mel , pilih Peraturan baru.

  3. Dalam Bestari peraturan, di bawah langkah 1: Pilih templat, pilih salah satu templat lalai di bawah Sentiasa teratur, Sentiasa tarikhatau, bermula dari peraturan kosong.


Langkah 2: Edit perihalan peraturan

Setiap satu templat peraturan yang anda pilih dalam langkah 1 mempunyai sedikit berbeza opsyen untuk langkah 2. Apabila opsyen memerlukan anda untuk membuat pilihan, contohnya untuk menentukan penghantar atau folder, pilih opsyen akan bergaris bawah. Untuk contoh ini, kami telah pilih salah satu peraturan yang paling biasa untuk mengalihkan mesej daripada seseorang ke folder.

  1. Pilih individu atau kumpulan awam dalam kotak Perihalan edit untuk memaparkan buku alamat anda. Sama ada Pilih nama daripada buku alamat anda atau taipkan alamat individu dalam kotak daripada , kemudian pilih OK.

  2. Pilih ditentukan untuk memaparkan senarai folder anda. Anda boleh memilih folder sedia ada atau pilih baru untuk mencipta folder baru. Apabila anda telah memilih folder yang bersesuaian, pilih OK.

Jika anda ingin menjelajah opsyen lanjutan untuk peraturan, pilih berikut dan kemudian Langkau ke opsyen peraturan lanjutan, di bawah. Jika tidak, pilih selesai. Ini mengembalikan anda ke tetingkap peraturan dan amaran . Dari sini, anda boleh mencipta peraturan lain atau pilih OK untuk menyimpan perubahan anda.

• Alihkan mesej daripada seseorang ke folder

  1. Pilih pautan individu atau folder awam .

  2. Dalam kotak dialog Alamat peraturan , lakukan salah satu yang berikut:

    • Dalam kotak carian , taipkan Nama.

      atau

    • Dalam senarai Buku alamat , pilih sumber.

  3. Apabila pilihan anda dipaparkan dalam kotak daripada , pilih OK.

  4. Pilih pautan folder ditentukan dalam peraturan dan amaran kotak dialog, pilih folder dan kemudian pilih OK.

  5. Pilih seterusnya dan pergi ke langkah 3: Setkan syarat untuk peraturan.

• Alihkan mesej dengan kata khusus dalam subjek ke folder

  1. Pilih perkataan tertentu pautan subjek.

  2. Dalam kotak dialog Cari teks , dalam kotak Tentukan perkataan atau frasa untuk carian dalam subjek , taipkan perkataan atau frasa untuk dicari untuk.

  3. Pilih Tambah untuk menambah entri anda pada anak tetingkap senarai carian , dan kemudian pilih OK.

  4. Pilih pautan folder ditentukan dalam peraturan dan amaran kotak dialog, pilih folder dan kemudian pilih OK.

  5. Pilih seterusnya dan pergi ke langkah 3: Setkan syarat untuk peraturan.

• Alihkan mesej yang dihantar kepada kumpulan awam ke folder

  1. Pilih pautan individu atau folder awam .

  2. Dalam kotak dialog Alamat peraturan , lakukan salah satu yang berikut:

    • Dalam kotak carian , taipkan Nama.

      atau

    • Dalam senarai Buku alamat , pilih sumber.

  3. Apabila pilihan anda dipaparkan dalam kotak kepada , pilih OK.

  4. Pilih pautan folder ditentukan dalam peraturan dan amaran kotak dialog, pilih folder dan kemudian pilih OK.

  5. Pilih seterusnya dan pergi ke langkah 3: Setkan syarat untuk peraturan.

• Bendera mesej daripada seseorang untuk susulan

  1. Pilih pautan individu atau folder awam .

  2. Dalam kotak dialog Alamat peraturan , lakukan salah satu yang berikut:

    • Dalam kotak carian , taipkan Nama.

      atau

    • Dalam senarai Buku alamat , pilih sumber.

  3. Apabila pilihan anda dipaparkan dalam kotak daripada , pilih OK.

  4. Dalam kotak dialog Bendera mesej , dalam kotak bendera untuk , terima seting lalai bagi susulan, atau pilih item lain dalam senarai.

  5. Dalam kotak untuk , terima seting lalai bagi hari ini atau pilih item lain dalam senarai.

  6. Pilih OK > berikutdan kemudian pergi ke langkah 3: Setkan syarat untuk peraturan.

• Alih item RSS daripada suapan RSS tertentu ke folder

Nota: Untuk menggunakan opsyen ini, anda mesti melanggan suapan RSS. Apabila anda memilih opsyen ini, terdapat Prom untuk teruskan. Jika anda pilih tidak, anda tidak dapat meneruskan proses, tetapi jika anda memilih Ya, anda boleh.

Sentiasa templat tarikh

• Paparan mel daripada seseorang dalam tetingkap isyarat Item baru

  1. Pilih pautan individu atau folder awam .

  2. Dalam kotak dialog Alamat peraturan , lakukan salah satu yang berikut:

    • Dalam kotak carian , taipkan Nama.

      atau

    • Dalam senarai Buku alamat , pilih sumber.

  3. Apabila pilihan anda dipaparkan dalam kotak daripada , pilih OK.

  4. Pilih mesej tertentu dalam pautan tetingkap isyarat Item baru.

  5. Dalam kotak dialog Isyarat mesej , dalam kotak Tentukan mesej amaran , taipkan mesej, dan kemudian pilih OK.

  6. Pilih berikutdan kemudian pergi ke langkah 3: Setkan syarat untuk peraturan.

• Mainkan bunyi apabila saya mendapat mesej daripada seseorang

  1. Pilih pautan individu atau folder awam .

  2. Dalam kotak dialog Alamat peraturan , lakukan salah satu yang berikut:

    • Dalam kotak carian , taipkan Nama.

      atau

    • Dalam senarai Buku alamat , pilih sumber.

  3. Apabila pilihan anda dipaparkan dalam kotak daripada , pilih OK.

  4. Pilih pautan memainkan bunyi , dalam tetingkap Pilih bunyi Mainkan , pilih fail (contohnya, fail .wav), dan kemudian pilih Buka.

  5. Pilih berikutdan kemudian pergi ke langkah 3: Setkan syarat untuk peraturan.

• Menghantar isyarat untuk peranti mudah alih saya apabila saya mendapat mesej daripada seseorang

  1. Pilih pautan individu atau folder awam .

  2. Dalam kotak dialog Alamat peraturan , lakukan salah satu yang berikut:

    • Dalam kotak carian , taipkan Nama.

      atau

    • Dalam senarai Buku alamat , pilih sumber.

  3. Apabila pilihan anda dipaparkan dalam kotak daripada , pilih OK.

  4. Pilih pautan memajukan kepada individu atau kumpulan awam .

  5. Dalam kotak dialog Alamat peraturan , lakukan salah satu yang berikut:

    • Dalam kotak carian , taipkan Nama.

      atau

    • Dalam senarai Buku alamat , pilih sumber.

  6. Apabila pilihan anda dipaparkan dalam kotak kepada , pilih OK.

  7. Pilih berikutdan kemudian pergi ke langkah 3: Setkan syarat untuk peraturan.

Bermula dari peraturan kosong templat

  1. Pilih salah satu yang berikut.

    • Gunakan peraturan pada mesej yang saya terima

      atau

    • Gunakan peraturan pada mesej yang saya hantar

  2. Pilih berikutdan kemudian pergi ke langkah 3: Setkan syarat untuk peraturan.


Langkah 3: Setkan syarat untuk peraturan

Anda kini mempunyai peluang untuk menambah syarat untuk opsyen yang anda pilih dalam langkah 2: Edit perihalan peraturan. Berdasarkan syarat yang anda pilih, opsyen yang tersedia untuk edit Perihalan peraturan akan berbeza.

Setkan syarat untuk masa untuk menggunakan peraturan untuk opsyen yang dipilih dalam templat sentiasa teratur atau yang sentiasa tarikh templat apabila anda memulakan Bestari peraturan

  1. Di bawah langkah 1: Pilih syarat, pilih kotak semak untuk syarat yang anda ingin tambahkan.

    Nota: Anda boleh memilih kotak semak berbilang.

  2. Di bawah langkah 2: Edit perihalan peraturan (klik nilai bergaris bawah), pilih pautan, lengkapkan tindakan diperlukan, dan apabila selesai, pilih OK.

  3. Pilih pautan berikut, lengkapkan tindakan diperlukan dan apabila selesai, pilih OK.

  4. Jika pautan lain tersedia, pilih ia, lengkapkan tindakan diperlukan dan apabila selesai, pilih OK.

  5. Pilih selesai apabila selesai.

  1. Pada tab fail , pilih Uruskan peraturan & amaran.

  2. Dalam kotak peraturan dan amaran , pada tab Peraturan e-mel , pilih Peraturan baru.

  3. Di bawah mulakan daripada peraturan kosong, pilih sama ada Gunakan peraturan pada mesej yang saya terima atau Gunakan peraturan pada mesej yang saya hantar,

  4. Pilih berikutdan lakukan yang berikut:

    • Di bawah langkah 1: Pilih syarat, pilih syarat yang (kriteria) yang anda inginkan mesej penuhi (match) untuk peraturan digunakan.

      dan

    • Di bawah langkah 2: Edit perihalan peraturan, pilih nilai bergaris bawah untuk sebarang syarat yang anda tambah, dan kemudian Tentukan nilainya.

  5. Pilih berikutdan lakukan yang berikut:

    • Di bawah Langkah 1: Pilih tindakan, pilih tindakan yang ingin dilakukan oleh peraturan apabila syarat tertentu dipenuhi.

      dan

    • Di bawah Langkah 2: Edit perihalan peraturan, klik nilai bergaris bawah bagi sebarang tindakan yang anda tambahkan kemudian tentukan nilai.

  6. Pilih berikutdan lakukan yang berikut:

    • Di bawah langkah 1: Pilih pengecualian, pilih sebarang pengecualian pada peraturan dan kemudian pilih berikut.

      dan

    • Di bawah langkah 2: Edit perihalan peraturan, pilih nilai bergaris bawah untuk sebarang pengecualian yang anda tambah, dan kemudian Tentukan nilainya.

  7. Pilih berikutdan lakukan yang berikut:

    • Di bawah langkah 1: Tentukan nama untuk peraturan ini, taipkan Nama.

      dan

    • Di bawah Langkah 2: Opsyen peraturan persediaan, pilih kotak semak untuk opsyen yang anda inginkan.

      Petua: 

      • Untuk menjalankan peraturan pada mesej yang berada dalam Peti Masuk, pilih kotak semak jalankan peraturan ini sekarang pada mesej yang telah berada dalam "Peti Masuk" .

      • Untuk mematikan peraturan yang dihidupkan secara automatik, kosongkan kotak semak hidupkan peraturan ini .

      • Untuk menggunakan peraturan pada semua akaun e-mel yang disediakan dalam Outlook, pilih kotak semak Cipta Peraturan ini pada semua akaun .

  8. Pilih Tamat.

Anda boleh mencipta peraturan daripada sebarang mesej. Kelebihan kaedah ini ialah peraturan yang dicadangkan berdasarkan penghantar mesej atau penerima. Contohnya, apabila anda mula dengan mesej, satu peraturan yang dicadangkan mengalihkan semua mesej daripada penghantar ke folder yang anda pilih.

  1. Dalam anda Peti Masuk, pilih mesej yang anda ingin Cipta Peraturan untuk, dan kemudian pada rumah tab, dalam Kumpulan alih , pilih peraturan.

    Nota: Dalam senarai peraturan, peraturan yang dicadangkan dipaparkan berdasarkan penghantar mesej dan penerima.

  2. Lakukan satu daripada perkara berikut:

    • Pilih peraturan cadangan, pilih folder destinasi, dan kemudian pilih OK untuk melengkapkan tugasan peraturan.

      atau

    • Pilih Cipta Peraturan dan pergi ke langkah seterusnya.

  3. Dalam kotak dialog Cipta Peraturan , di bawah apabila saya menerima e-mel dengan semua syarat terpilih, pilih tiada atau salah satu atau lebih kotak semak yang tersedia.

  4. Di bawah lakukan yang berikut, pilih kotak semak untuk tindakan yang anda ingin ambil apabila syarat tertentu (kriteria) dipenuhi.

  5. Pilih kotak semak mengalihkan item folder .

  6. Lakukan satu daripada perkara berikut:

    • Pilih Pilih Folder dan pilih folder sedia ada.

      atau

    • Pilih baru untuk mencipta folder.

    Nota: 

    • Untuk menambah lebih banyak syarat, tindakan atau pengecualian pada peraturan, pilih Opsyen lanjutandan kemudian ikuti arahan dalam Bestari peraturanyang selebihnya.

    • Lihat mereka bentuk peraturan tersuai untuk maklumat lanjut.

  7. Pilih OK.

  8. Dalam kotak pemberitahuan, lakukan salah satu perkara berikut:

    • Pilih OK.

      atau

    • Pilih kotak semak jalankan peraturan ini sekarang pada mesej yang telah berada dalam folder semasa dan kemudian pilih OK.

Lihat Mengimport atau mengeksport set peraturan untuk mengetahui cara mengimport atau mengeksport peraturan agar orang lain boleh menggunakannya.

Anda boleh memadamkan peraturan apabila ia tidak lagi diperlukan.

  1. Pada tab fail , pilih Uruskan peraturan & amaran.

  2. Dalam peraturan dan amaran kotak dialog, pada tab Peraturan e-mel , pilih fail yang anda ingin padam.

  3. Pilih padam Ikon Padam > OK.

Anda boleh menjalankan satu atau lebih peraturan.

  1. Pada tab fail , pilih Uruskan peraturan & amarandan pada tab Peraturan e-mel , pilih Jalankan peraturan sekarang.

  2. Dalam Jalankan peraturan sekarang kotak, di bawah Pilih peraturan untuk dijalankan, pilih kotak semak untuk setiap peraturan yang anda ingin jalankan.

  3. Dalam kotak jalankan dalam Folder , untuk memilih folder yang berbeza, pilih semak lalu, pilih folder dan kemudian pilih OK.

    Pilih kotak semak termasuk subfolder untuk menyertakan semua folder di bawah folder yang anda pilih dalam langkah 3.

  4. Dalam senarai Gunakan peraturan untuk , terima seting lalai bagi semua mesej, atau ubah untuk membaca atau mesej belum dibaca.

  5. Pilih jalankan sekarang.

Terdapat dua jenis peraturan Outlook— berdasarkan pelayan dan klien sahaja.

  • Peraturan berdasarkan pelayan    
    apabila anda menggunakan akaun Microsoft Exchange Server, beberapa peraturan adalah berdasarkan pelayan. Peraturan ini dijalankan pada peti mel anda pada pelayan mel Exchange walaupun Outlook tidak berjalan.

    Peraturan berdasarkan pelayan mesti digunakan pada mesej apabila ia mula-mula dihantar ke Peti Masukanda, dan peraturan mesti dapat menjalankan sehingga ia selesai pada pelayan. Contohnya, peraturan yang menentukan mesej dicetak tidak boleh menjalankan sehingga ia selesai pada pelayan. Jika peraturan tidak digunakan pada pelayan, ia digunakan apabila anda memulakan Outlook dan kemudian menjadi peraturan klien sahaja.

  • Peraturan klien sahaja   
    peraturan klien sahaja merupakan peraturan yang berjalan hanya pada komputer anda. Ini merupakan peraturan yang berjalan dalam Outlook bukannya pada pelayan Exchange . Peraturan klien sahaja hanya boleh dijalankan apabila Outlook sedang berjalan.

Petua: Jika senarai peraturan anda mengandungi kedua-dua peraturan, peraturan berdasarkan pelayan digunakan dahulu, diikuti oleh peraturan klien sahaja.

Penerimaan penghantaran, respons mengundi dan balasan automatik

Apabila peraturan digunakan, penerimaan penghantaran, Baca penerimaan, respons mengundi dan balasan automatik (tiada di Pejabat pemberitahuan) diproses seperti jika ia telah mesej. Peraturan yang mengalihkan mesej dengan perkataan "Mesyuarat" dalam kotak subjek ke folder tertentu, contohnya, juga mengalihkan semua penerimaan penghantaran, mengundi respons atau ada balasan automatik ke folder yang sama.

Nota: Apabila peraturan mengalihkan respons pengundian dari Peti Masuk ke folder lain, mengundi Penjejakan terjejas. Apabila mesej yang dihantar yang termasuk butang pengundian dibuka, maklumat Penjejakan tidak termasuk tally untuk respons yang peraturan dialihkan. Secara manual mengalih atau memadamkan respons tidak menjejaskan Penjejakan.

Permintaan mesyuarat, permintaan tugas dan dokumen

Permintaan mesyuarat, permintaan tugas dan dokumen adalah dianggap mesej. Jika anda mencipta peraturan yang mengalihkan item ke folder tertentu berdasarkan keadaan tertentu (kriteria) bertemu (dipadankan), kemudian sebarang mesyuarat dan tugas meminta sepadan dengan syarat tersebut juga dialihkan. Perhatikan, Walau bagaimanapun, had berikut apabila anda mencipta peraturan yang mempengaruhi item jenis ini:

  • Jika item dialihkan ke dalam folder selain folder mel, item mungkin tidak akan berfungsi seperti yang dijangkakan selepas ia dialihkan. Contohnya, jika mesej dialihkan ke folder kalendar , janji temu baru tidak dicipta.

  • Jika respons mesyuarat atau tugas dialihkan ke folder Item Terpadam menggunakan peraturan, respons tidak dijejak mengikut item asal.

  • Jika permintaan mesyuarat dialihkan ke folder Item Terpadam secara automatik, mesyuarat tidak ditambah kepada Kalendar.

  • Peraturan yang mempengaruhi mesej yang anda hantar tidak termasuk permintaan tugas dan permintaan mesyuarat.

Kumpulan kenalan

Peraturan yang termasuk Kumpulan kenalan boleh bertindak secara berlainan daripada peraturan lain bergantung pada cara peraturan dicipta.

  • Mengalihkan mesej yang dihantar kepada kumpulan awam ke folder   
    peraturan ini adalah tersedia hanya jika anda menggunakan akaun Exchange Server . Hanya mesej yang dihantar kepada Kumpulan kenalan dialihkan ke folder yang ditentukan. Mesej daripada individu yang merupakan ahli kumpulan kenalan tersebut tidak dialihkan ke folder yang ditentukan.

akaun Exchange Server (bermula dengan Exchange Server 2010) boleh menggunakan peraturan untuk memajukan mesej e-mel alamat di luar organisasi anda. Pentadbir Exchange , Walau bagaimanapun, boleh mengelakkan automatik pemajuan mesej kepada penerima dalam domain tertentu.

Untuk maklumat lanjut, lihat Menentukan versi Microsoft Exchange Server yang disambungkan dengan akaun saya.

Cara peraturan membantu anda menguruskan mesej e-mel

Peraturan ialah tindakan yang Microsoft Outlook membawa secara automatik pada mesej yang tiba atau dihantar yang memenuhi syarat yang anda tentukan dalam peraturan. Anda boleh memilih banyak syarat dan tindakan menggunakan Bestari peraturan.

Peraturan dibahagikan kepada salah satu daripada dua kategori — organisasi dan pemberitahuan. Peraturan tidak beroperasi pada mesej yang telah dibaca, pada yang belum dibaca sahaja.

Templat Peraturan dalam Bestari Peraturan

Bestari Peraturan termasuk templat peraturan yang paling kerap kali digunakan, yang termasuk berikut:

  • Sentiasa teratur    Peraturan ini membantu fail anda dan ikut ke atas pada mesej. Contohnya, anda boleh mencipta peraturan untuk mesej daripada penghantar tertentu, seperti Bobby Moore, dengan perkataan "jualan" dalam baris subjek , untuk dibenderakan untuk susulan, dikategorikan sebagai jualan dan dialihkan ke folder yang bernama Bobby jualan.

  • Sentiasa dikemas kini    Peraturan ini memberitahu anda dalam beberapa cara apabila anda menerima mesej tertentu. Contohnya, anda boleh mencipta peraturan yang dihantar secara automatik isyarat untuk peranti mudah alih anda apabila anda menerima mesej daripada ahli keluarga.

  • Bermula dari peraturan kosong    Ini merupakan peraturan yang anda cipta tanpa bantuan templat peraturan dan anda boleh sesuaikan sepenuhnya.

Mencipta peraturan

Outlook termasuk templat peraturan untuk senario biasa. Gunakan templat peraturan ini, atau mencipta reka bentuk peraturan tersuai anda sendiri.

Menggunakan templat peraturan Outlook

  1. Klik tab Fail.

  2. Klik Uruskan Peraturan & Amaran.

  3. Dalam kotak dialog Peraturan dan Amaran, pada tab Peraturan E-mel, klik Peraturan Baru.

  4. Di bawah Langkah 1: Pilih templat, pilih templat yang diinginkan daripada Sentiasa Teratur atau kumpulan templat Sentiasa Terkini.

  5. Di bawah Langkah 2: Edit perihalan peraturan, klik nilai bergaris bawah. Contohnya, jika anda klik pautan individu atau awam, Buku Alamat dibuka.

  6. Klik Berikut.

  7. Di bawah Langkah 1: Pilih syarat, pilih syarat yang anda inginkan mesej penuhi agar peraturan digunakan.

  8. Di bawah Langkah 2: Edit perihalan peraturan, klik nilai bergaris bawah untuk sebarang syarat yang anda tambahkan kemudian tentukan nilainya.

  9. Klik Berikut.

  10. Di bawah Langkah 1: Pilih tindakan, pilih tindakan yang ingin dilakukan oleh peraturan apabila syarat tertentu dipenuhi.

  11. Di bawah Langkah 2: Edit perihalan peraturan, klik nilai bergaris bawah bagi sebarang tindakan yang anda tambahkan kemudian tentukan nilai.

  12. Klik Berikut.

  13. Di bawah Langkah 1: Pilih pengecualian, pilih sebarang pengecualian pada peraturan kemudian klik Berikut.

  14. Di bawah Langkah 2: Edit perihalan peraturan, klik nilai bergaris bawah untuk sebarang pengecualian yang anda tambahkan kemudian tentukan nilainya.

  15. Klik Berikut.

  16. Di bawah Langkah 1: Tentukan satu nama untuk peraturan ini, masukkan nama.

  17. Di bawah Langkah 2: Opsyen peraturan persediaan, pilih kotak semak untuk opsyen yang anda inginkan.

    • Jika anda ingin menjalankan peraturan ini pada mesej yang berada dalam Peti Masuk, pilih kotak semakJalankan peraturan ini sekarang pada mesej yang berada dalam "Peti Masuk".

    • Secara lalai, peraturan baru telah dihidupkan. Untuk mematikan peraturan, kosongkan kotak semak Hidupkan peraturan ini.

    • Untuk menggunakan peraturan ini pada semua akaun e-mel yang disediakan dalam Outlook, pilih kotak semak Cipta Peraturan ini pada semua akaun .

  18. Klik Selesai.

  1. Klik tab Fail.

  2. Klik Uruskan Peraturan & Amaran.

  3. Dalam kotak dialog Peraturan dan Amaran, pada tab Peraturan E-mel, klik Peraturan Baru.

  4. Di bawah Bermula dari peraturan kosong, klik sama ada Semak mesej apabila ia tiba atau Semak mesej selepas menghantar.

  5. Klik Berikut.

  6. Di bawah Langkah 1: Pilih syarat, pilih syarat yang anda inginkan mesej penuhi agar peraturan digunakan.

  7. Di bawah Langkah 2: Edit perihalan peraturan, klik nilai bergaris bawah untuk sebarang syarat yang anda tambahkan kemudian tentukan nilainya.

  8. Klik Berikut.

  9. Di bawah Langkah 1: Pilih tindakan, pilih tindakan yang ingin dilakukan oleh peraturan apabila syarat tertentu dipenuhi.

  10. Di bawah Langkah 2: Edit perihalan peraturan, klik nilai bergaris bawah bagi sebarang tindakan yang anda tambahkan kemudian tentukan nilai.

  11. Klik Berikut.

  12. Di bawah Langkah 1: Pilih pengecualian, pilih sebarang pengecualian pada peraturan kemudian klik Berikut.

  13. Di bawah Langkah 2: Edit perihalan peraturan, klik nilai bergaris bawah untuk sebarang pengecualian yang anda tambahkan kemudian tentukan nilainya.

  14. Klik Berikut.

  15. Di bawah Langkah 1: Tentukan satu nama untuk peraturan ini, masukkan nama.

  16. Di bawah Langkah 2: Opsyen peraturan persediaan, pilih kotak semak untuk opsyen yang anda inginkan.

    • Jika anda ingin menjalankan peraturan ini pada mesej yang berada dalam Peti Masuk, pilih kotak semakJalankan peraturan ini sekarang pada mesej yang berada dalam "Peti Masuk".

    • Secara lalai, peraturan baru telah dihidupkan. Untuk mematikan peraturan, kosongkan kotak semak Hidupkan peraturan ini.

    • Untuk menggunakan peraturan ini pada semua akaun e-mel yang disediakan dalam Outlook, pilih kotak semak Cipta Peraturan ini pada semua akaun .

  17. Klik Selesai.

Peraturan boleh dicipta dari sebarang mesej dengan cepat. Kelebihan mencipta peraturan melalui cara ini ialah peraturan yang dicadangkan berdasarkan penghantar mesej atau penerima. Contohnya, apabila anda mula dengan mesej, satu peraturan yang dicadangkan mengalihkan semua mesej daripada penghantar ke folder yang anda pilih.

  1. Klik mesej yang anda ingin ciptakan peraturan, kemudian pada tab Rumah, dalam kumpulan Alih, klik Peraturan.

    Peraturan yang disyorkan akan dipaparkan berdasarkan penghantar dan penerima mesej.

  2. Lakukan salah satu perkara berikut:

    • Klik salah satu peraturan yang disyorkan, klik folder destinasi, kemudian klik OK.

    • Untuk mendapatkan opsyen peraturan lain yang berdasarkan penghantar, penerima atau subjek mesej, klik Cipta Peraturan.

Jika anda memilih Cipta Peraturan dalam langkah 2, kotak dialog Cipta Peraturan dipaparkan. Teruskan dengan langkah berikut.

  1. Di bawah Apabila saya mendapat e-mel dengan semua syarat terpilih, pilih kotak semak syarat yang anda inginkan.

  2. Di bawah Lakukan yang berikut, pilih kotak semak tindakan yang anda ingin ambil apabila syarat tertentu dipenuhi.

  3. Pilih kotak semak Alih item ke folder.

  4. Klik folder sedia ada atau klik Baru untuk mencipta folder untuk menyimpan mesej.

    Untuk menambah lebih banyak syarat, tindakan atau pengecualian pada peraturan, klik Opsyen lanjutan, dan kemudian ikuti arahan dalam Bestari peraturanyang selebihnya. Ini adalah sama Bestari yang muncul apabila anda klik Uruskan peraturan & isyarat dalam pandangan Backstage (dengan mengklik tab fail ). Lihat mereka bentuk peraturan tersuai untuk maklumat lanjut.

  5. Klik OK.

Lihat Mengimport atau mengeksport set peraturan untuk mengetahui cara mengimport atau mengeksport peraturan agar orang lain boleh menggunakannya.

Jika anda ingin menjalankan satu atau lebih peraturan, lakukan perkara berikut:

  1. Klik tab Fail.

  2. Klik Uruskan Peraturan & Amaran.

  3. Klik Jalankan Peraturan Sekarang.

  4. Dalam kotak dialog Jalankan Peraturan Sekarang, di bawah Pilih peraturan untuk dijalankan, pilih kotak semak di sebelah setiap peraturan yang anda ingin jalankan.

  5. Dalam kotak Jalankan dalam Folder, jika anda ingin memilih folder lain, klik Semak Lalu, klik folder kemudian klik OK.

    Pilih kotak semak Termasuk subfolder untuk menyertakan semua folder di bawah folder yang ditentukan dalam langkah 5.

  6. Dalam senarai Gunakan peraturan kepada, lalai ialah semua mesej. Anda boleh mengubah ini kepada mesej dibaca atau mesej belum dibaca.

  7. Klik Jalankan Sekarang.

Terdapat dua jenis peraturan dalam Outlook — berdasarkan pelayan dan klien sahaja.

  • Peraturan berdasarkan pelayan    Jika anda menggunakan akaun Microsoft Exchange Server, beberapa peraturan yang anda cipta adalah peraturan berdasarkan pelayan. Peraturan ini dijalankan pada peti mel anda pada pelayan mel Exchange, walaupun apabila Outlook tidak berjalan pada komputer anda. Peraturan berdasarkan pelayan mesti digunakan pada mesej apabila ia mula-mula dihantar ke Peti Masukanda, dan peraturan mesti dapat menjalankan sehingga ia selesai pada pelayan. Contohnya, peraturan yang menentukan mesej dicetak tidak boleh menjalankan sehingga ia selesai pada pelayan. Jika peraturan tidak digunakan pada pelayan, ia digunakan apabila anda memulakan Outlook dan menjadi peraturan klien sahaja.

  • Peraturan klien sahaja    Peraturan klien sahaja merupakan peraturan yang berjalan hanya pada komputer anda. Ini merupakan peraturan yang tidak boleh menjalankan sehingga ia selesai pada pelayan, seperti menentukan untuk mencetak mesej tertentu. Peraturan klien sahaja hanya boleh dijalankan apabila Outlook sedang berjalan.

Jika senarai peraturan anda mengandungi kedua-dua peraturan, peraturan berdasarkan pelayan digunakan dahulu, diikuti oleh peraturan klien sahaja.

Menggunakan peraturan pada item Outlook lain

Apabila peraturan digunakan, penerimaan penghantaran, penerimaan baca, respons mengundi, dan Balasan Automatik (pemberitahuan Tiada di Pejabat) diproses seolah-olah ia merupakan mesej. Contohnya, peraturan yang mengalihkan item dengan perkataan "mesyuarat" dalam subjek ke folder khusus, juga akan mengalihkan semua penerimaan penghantaran, respons mengundi atau Balasan Automatik yang mengandungi perkataan "mesyuarat" dalam subjek.

Nota: Apabila peraturan mengalihkan respons pengundian dari Peti Masuk ke folder lain, undian anda Penjejakan terjejas. Apabila anda membuka mesej yang dihantar yang termasuk butang mengundi, maklumat Penjejakan tidak termasuk tally untuk respons yang peraturan dialihkan. Secara manual mengalih atau memadamkan respons tidak menjejaskan Penjejakan yang.

Apabila menggunakan peraturan, permintaan mesyuarat, permintaan tugas dan dokumen dianggap sebagai mesej. Contohnya, apabila anda mencipta peraturan yang mengalihkan item dengan perkataan "Mesyuarat" dalam kotak subjek ke folder tertentu, sebarang permintaan tugas atau permintaan mesyuarat yang memenuhi syarat tersebut dialihkan juga. Walau bagaimanapun, ambil perhatian terhadap had berikut apabila anda mencipta peraturan yang mempengaruhi item jenis ini:

  • Item dialihkan ke folder selain daripada folder mel mungkin tidak berfungsi seperti dijangka apabila ia dialih. Contohnya, jika mesej dialihkan ke folder Kalendar, janji temu baru tidak akan dicipta.

  • Jika tugas respons mesyuarat atau dialihkan ke folder item terpadam menggunakan peraturan, respons tidak dijejak mengikut item asal.

  • Jika permintaan mesyuarat dialihkan ke folder Item Terpadam secara automatik, mesyuarat tidak ditambah kepada Kalendar.

  • Peraturan yang mempengaruhi mesej yang anda hantar tidak termasuk permintaan tugas dan permintaan mesyuarat.

Kumpulan Kenalan

Peraturan yang termasuk Kumpulan Kenalan boleh bertindak secara berlainan bergantung pada cara peraturan dicipta.

  • Mengalihkan mesej yang dihantar ke folder Kumpulan kenalan     Peraturan ini adalah tersedia hanya jika anda menggunakan akaun Exchange Server. Hanya mesej yang dihantar kepada Kumpulan kenalan dialihkan ke folder yang ditentukan. Mesej daripada individu yang merupakan ahli kumpulan kenalan tersebut tidak dialihkan ke folder yang ditentukan.

Jika anda menggunakan akaun Microsoft Exchange Server 2010, secara lalai, anda tidak boleh menggunakan peraturan untuk memajukan mesej e-mel alamat di luar organisasi anda. Seting ini membantu menghalang maklumat organisasi yang sulit dan peribadi dari yang dinyatakan. Seting ini hanya boleh diubah oleh pentadbir Exchange.

Untuk maklumat lanjut, lihat menentukan versi Microsoft Exchange Server akaun saya bersambung ke.

Cara peraturan membantu anda menguruskan mesej

Peraturan ialah tindakan yang Microsoft Outlook membawa secara automatik pada mesej yang tiba atau dihantar yang memenuhi syarat yang anda tentukan dalam peraturan. Anda boleh memilih banyak syarat dan tindakan menggunakan peraturan dan amaran Bestari. Peraturan beroperasi mesej yang telah dibaca, pada yang belum dibaca sahaja.

Peraturan dibahagikan kepada salah satu daripada dua kategori umum: organisasi dan pemberitahuan. Peraturan dan amaran Bestari mengandungi templat peraturan yang paling biasa digunakan.

  • Sentiasa teratur    Ini merupakan peraturan yang membantu anda untuk fail dan susulan pada mesej. Contohnya, anda boleh mencipta peraturan untuk mesej daripada penghantar tertentu, seperti Bobby Moore, dengan perkataan "jualan" dalam baris subjek , untuk dibenderakan untuk susulan, dikategorikan sebagai jualan dan dialihkan ke folder yang dipanggil Bobby jualan.

  • Sentiasa mengikuti perkembangan    Ini merupakan peraturan yang memberitahu anda dalam beberapa cara apabila anda menerima mesej tertentu. Contohnya, anda boleh mencipta peraturan yang secara automatik menghantar isyarat telefon bimbit anda apabila anda menerima mesej daripada ahli keluarga.

  • Bermula dari peraturan kosong    Ini merupakan peraturan yang anda cipta dari awal.

    Templat peraturan
    Rajah 1: Peraturan dan amaran Bestari mengandungi beberapa peraturan yang dipratentukan, dipanggil templat.

Pengecualian

Anda boleh menambah pengecualian kepada peraturan anda untuk keadaan khas, seperti apabila mesej dibenderakan untuk tindakan susulan atau ditandakan dengan kepentingan tinggi. Peraturan tidak digunakan pada mesej jika walaupun salah satu pengecualian yang anda tentukan dipenuhi.

  1. Dalam Anak Tetingkap Navigasi, klik mel.

  2. Pada menu alat , klik peraturan dan amaran.

  3. Jika anda mempunyai lebih daripada satu akaun e-mel, dalam senarai Gunakan perubahan kepada folder ini , pilih Peti Masuk yang anda inginkan.

  4. Klik Peraturan Baru.

  5. Di bawah Langkah 1: Pilih templat, pilih templat yang diinginkan daripada Sentiasa Teratur atau kumpulan templat Sentiasa Terkini.

  6. Di bawah langkah 2: Edit perihalan peraturan, klik nilai bergaris bawah. Contohnya, jika anda klik pautan senarai individu atau edaran , buku alamat terbuka.

  7. Di bawah Langkah 1: Pilih syarat, pilih syarat yang anda inginkan mesej penuhi agar peraturan digunakan.

  8. Di bawah langkah 2: Edit perihalan peraturan, klik nilai bergaris bawah jika anda mempunyai tidak berbuat demikian, dan kemudian klik berikut.

  9. Di bawah Langkah 1: Pilih tindakan, pilih tindakan yang ingin dilakukan oleh peraturan apabila syarat tertentu dipenuhi.

  10. Di bawah langkah 2: Edit perihalan peraturan, klik nilai bergaris bawah jika anda mempunyai tidak berbuat demikian, dan kemudian klik berikut.

  11. Di bawah Langkah 1: Pilih pengecualian, pilih sebarang pengecualian pada peraturan kemudian klik Berikut.

  12. Untuk selesai mencipta peraturan, masukkan nama untuk peraturan dan kemudian pilih sebarang opsyen lain yang anda inginkan.

    • Jika anda ingin menjalankan peraturan ini pada mesej yang berada dalam salah satu folder, pilih kotak semak jalankan peraturan ini sekarang pada mesej yang telah berada dalam "folder" .

    • Untuk menggunakan peraturan ini pada semua akaun e-mel anda dan Peti Masuk dikaitkan dengan setiap akaun, pilih kotak semak Cipta Peraturan ini pada semua akaun .

  13. Klik Selesai.

Untuk mencipta peraturan dengan memilih syarat anda sendiri, tindakan dan pengecualian, lakukan yang berikut:

  1. Dalam Anak Tetingkap Navigasi, klik mel.

  2. Pada menu alat , klik peraturan dan amaran.

  3. Jika anda mempunyai lebih daripada satu akaun e-mel, dalam senarai Gunakan perubahan kepada folder ini , pilih Peti Masuk yang anda inginkan.

  4. Klik Peraturan Baru.

  5. Di bawah mulakan daripada peraturan kosong, pilih sama ada semak mesej apabila ia tiba atau semak mesej selepas menghantar, dan kemudian klik berikut.

  6. Di bawah Langkah 1: Pilih syarat, pilih syarat yang anda inginkan mesej penuhi agar peraturan digunakan.

  7. Di bawah langkah 2: Edit perihalan peraturan, klik nilai bergaris bawah jika anda mempunyai tidak berbuat demikian, dan kemudian klik berikut.

  8. Di bawah Langkah 1: Pilih tindakan, pilih tindakan yang ingin dilakukan oleh peraturan apabila syarat tertentu dipenuhi.

  9. Di bawah langkah 2: Edit perihalan peraturan, klik nilai bergaris bawah jika anda mempunyai tidak berbuat demikian, dan kemudian klik berikut.

  10. Di bawah Langkah 1: Pilih pengecualian, pilih sebarang pengecualian pada peraturan kemudian klik Berikut.

  11. Untuk selesai mencipta peraturan, masukkan nama untuk peraturan dan kemudian pilih sebarang opsyen lain yang anda inginkan.

    • Jika anda ingin menjalankan peraturan ini pada mesej yang berada dalam salah satu folder, pilih kotak semak jalankan peraturan ini sekarang pada mesej yang telah berada dalam "folder" .

    • Untuk menggunakan peraturan ini pada semua akaun e-mel anda dan Peti Masuk dikaitkan dengan setiap akaun, pilih kotak semak Cipta Peraturan ini pada semua akaun .

  12. Klik Selesai.

Anda boleh mencipta peraturan terus dari mesej. Contohnya, anda boleh mencipta peraturan untuk mengalihkan mesej daripada seseorang ke folder tertentu.

  1. Klik kanan mesej yang anda ingin asaskan peraturan pada, dan kemudian klik Cipta Peraturan pada menu pintas.

    Dalam kotak dialog Cipta Peraturan , pilih kotak semak untuk opsyen yang telah diisi dengan maklumat daripada mesej terpilih.

  2. Pilih kotak semak Alih item ke folder.

  3. Klik folder sedia ada atau klik baru untuk mencipta folder baru untuk menyimpan mesej.

  4. Untuk menambah lebih banyak syarat, tindakan atau pengecualian pada peraturan, klik Opsyen lanjutan, dan kemudian ikuti baki arahan dalam Bestari isyarat dan peraturan.

    Petua     Untuk menjalankan peraturan sebaik sahaja anda menciptanya, pilih kotak semak jalankan peraturan ini sekarang pada mesej yang telah berada dalam folder pada halaman terakhir Bestari isyarat dan peraturan.

    Semua mesej dalam Peti Masukanda, atau sebarang folder yang anda pilih, yang memenuhi syarat dan pengecualian yang berkaitan dengan peraturan dialihkan ke folder yang ditentukan. Untuk menguji peraturan baru anda, Buka folder baru. Telah dialihkan mesej betul?

Jika anda ingin menjalankan peraturan secara berkala tetapi tidak sepanjang masa, lakukan yang berikut:

  1. Pada menu alat , klik peraturan dan amaran.

  2. Dalam peraturan dan amaran kotak dialog, mematikan peraturan dengan mengosongkan kotak semak di sebelah peraturan.

  3. Klik Jalankan Peraturan Sekarang.

  4. Dalam Jalankan peraturan sekarang kotak dialog, di bawah Pilih peraturan untuk dijalankan, pilih kotak semak di sebelah peraturan yang anda ingin jalankan.

  5. Pilih folder yang anda ingin gunakan peraturan.

  6. Pilih kategori mesej yang anda ingin gunakan peraturan.

    Contohnya, anda boleh menggunakan peraturan hanya kepada mesej yang belum dibaca dalam folder.

  7. Klik Jalankan Sekarang.

Peraturan berdasarkan pelayan    Jika anda mempunyai akaun Microsoft Exchange, pelayan boleh menggunakan peraturan pada mesej anda walaupun Outlook sedang berjalan. Ini dipanggil peraturan berdasarkan pelayan. Peraturan mesti disetkan untuk digunakan pada mesej apabila ia dihantar kepada anda Peti Masuk pada pelayan, dan peraturan yang mesti boleh jalankan untuk penyelesaian pada pelayan. Contohnya, peraturan tidak boleh menjalankan siap pada pelayan jika tindakan menentukan mesej dicetak. Jika peraturan tidak digunakan pada pelayan, ia akan digunakan apabila anda memulakan Outlook.

Peraturan klien sahaja    "Klien" adalah program e-mel yang berjalan pada komputer individu. Peraturan yang tidak digunakan oleh pelayan ialah "-peraturan klien sahaja" kerana ia hanya berjalan pada komputer individu. Jika senarai peraturan anda mengandungi peraturan yang boleh dijalankan pada pelayan serta yang tidak boleh, peraturan berdasarkan pelayan digunakan dahulu, diikuti oleh peraturan klien sahaja.

Penerimaan penghantaran, Baca penerimaan, respons mengundi dan notis tiada di Pejabat dianggap sebagai mesej. Contohnya, apabila anda mencipta peraturan yang mengalihkan item dengan perkataan "Mesyuarat" dalam kotak subjek ke folder tertentu, Semua penerimaan penghantaran, respons, mengundi dan mesej tiada di pejabat yang memenuhi syarat ini juga dialihkan.

Nota: Jika respons pengundian dialih keluar dari Peti Masuk, respons adalah tidak dijejak automatik dalam mesej asal.

Permintaan mesyuarat, permintaan tugas dan dokumen dianggap sebagai mesej. Contohnya, apabila anda mencipta peraturan yang mengalihkan item dengan perkataan "Mesyuarat" dalam kotak subjek ke folder tertentu, sebarang permintaan tugas atau permintaan mesyuarat yang memenuhi syarat tersebut dialihkan juga. Walau bagaimanapun, sentiasa ingat bahawa had berikut apabila anda mencipta peraturan yang mempengaruhi jenis item ini:

  • Item dialihkan ke nonmail folder mungkin tidak berfungsi seperti yang anda harapkan selepas ia dialihkan. Contohnya, jika mesej dialihkan ke folder kalendar , janji temu baru tidak dicipta.

  • Jika respons mesyuarat atau tugas dialihkan ke folder Item terpadam menggunakan peraturan, respons tidak dijejak mengikut item asal.

  • Jika permintaan mesyuarat dialihkan secara automatik ke folder Item terpadam , Mesyuarat tidak ditambah kepada kalendar.

  • Peraturan yang mempengaruhi mesej yang anda hantar tidak termasuk permintaan tugas dan permintaan mesyuarat.

Peraturan baru untuk senarai agihan akan berkelakuan secara berlainan bergantung pada cara anda mencipta peraturan:

  • Mengalihkan mesej yang dihantar kepada senarai agihan ke folder    Jika anda memilih templat peraturan ini, hanya mesej yang dihantar kepada senarai agihan dialihkan ke folder yang ditentukan. Mesej daripada individu yang sudah berada dalam senarai edaran tidak akan dialihkan ke folder yang ditentukan.

    Nota: Peraturan ini berfungsi hanya untuk akaun Exchange.

  • Mengalihkan mesej daripada seseorang ke folder    Jika anda memilih templat peraturan ini, mesej dari mana-mana individu yang merupakan ahli senarai agihan yang anda tentukan juga dialihkan ke folder yang ditentukan.

Jika anda bekerja dalam organisasi yang menggunakan Exchange, secara lalai, mesej yang anda memajukan kepada alamat e-mel luaran di luar organisasi anda menggunakan peraturan tidak akan dihantar. Seting ini adalah untuk mengelakkan data korporat didedahkan dan dikawal oleh pentadbir Exchange anda.

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×