Mengumpul data menggunakan mesej e-mel

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Microsoft Office Access 2007 memudahkannya untuk mengumpul data daripada individu yang terletak di mana-mana pada glob, seperti ahli pasukan jualan, peserta tinjauan atau kenalan. Office Access 2007 berfungsi dengan Microsoft Office Outlook 2007 untuk membantu anda untuk menjana dan menghantar mesej e-mel yang termasuk borang entri data. Apabila penerima mengisi borang dan menghantarnya kepada anda, balasan diproses mengikut spesifikasi anda. Contohnya, jika anda memilih untuk mempunyai balasan automatik diproses, kandungan borang ditambah pada jadual yang sesuai dalam pangkalan data anda sebagai balasan mencapai peti masuk anda. Ciri baru ini, mengumpul data melalui e-mel mesej Bestari, boleh simpan anda jam yang anda mungkin mempunyai sebaliknya dihabiskan memasukkan data bagi pihak pengguna anda.

Dalam artikel ini

Masa untuk menggunakan pengumpulan data

Sebelum anda bermula

Laluan dengan Bestari

Selepas anda menghantar mesej e-mel

Mengumpulkan data melalui mesej e-mel

Masa untuk menggunakan pengumpulan data

Senarai berikut menerokai beberapa senario yang boleh menggunakan ciri baru ini.

  • Tinjauan    Anda ingin lakukan tinjauan dan menyusun hasil dalam Access. Anda mula-mula mencipta pangkalan data Access yang mempunyai jadual yang diperlukan untuk menyimpan hasil. Anda kemudian menggunakan Bestari untuk menjana borang yang termasuk soalan (dipersembahkan sebagai medan) dan mel mereka kepada peserta tinjauan. Apabila peserta membalas, jawapannya pergi terus ke jadual yang anda tentukan dalam pangkalan data.

  • Laporan status    Sama ada ia adalah terkini inventori aras atau maklumat terkini pada menunggu isu, pasukan anda boleh menghantar anda mesej e-mel yang mengandungi maklumat semasa pada selang masa untuk memastikan anda disiarkan.

  • Pengurusan acara    Apabila mengatur peristiwa, seperti persidangan atau latihan, anda boleh menghantar borang satu atau lebih sebagai mesej e-mel untuk mengumpulkan maklumat kenalan, keutamaan perjalanan dan hotel dan sebagainya. Jika anda memilih untuk mempunyai balasan automatik diproses, peserta yang dapat mengubah keutamaan mereka pada bila-bila masa tanpa perlu memberitahu anda dan anda sentiasa mempunyai capaian kepada data terkini untuk tujuan membuat keputusan.

Untuk memudahkan anda untuk menjana dan hantar borang entri data sebagai mesej e-mel, anda gunakan mengumpul data melalui mesej e-mel Bestari untuk membimbing semua utama langkah dalam proses, termasuk menentukan cara anda ingin balasan diproses apabila mereka mencapai peti masuk anda.

Halaman Atas

Sebelum anda bermula

Jika ini kali pertama anda mengumpulkan data menggunakan mesej e-mel, laksanakan langkah berikut untuk memastikan pemasangan berjaya proses koleksi data.

  1. Memastikan bahawa anda telah memasang aplikasi berikut pada komputer anda:

    • Office Access 2007    Mengumpul data melalui mesej e-mel Bestari tidak tersedia hanya dalam Office Access 2007.

    • Office Outlook 2007    Anda mesti mempunyai Office Outlook 2007 memasang dan mengkonfigurasikan pada komputer yang anda gunakan untuk menghantar mesej e-mel. Jika anda mempunyai Outlook dipasang tetapi belum dikonfigurasi, memulakan Outlook dan ikuti arahan dalam Bestari permulaan Outlook. Untuk bantuan dengan Bestari, lihat bantuan Outlook.

    • Microsoft Office InfoPath 2007 (pilihan)    Apabila anda menjana borang entri data, anda boleh memilih antara borang ringkas yang berada dalam HTML format dan borang lebih mudah untuk digunakan yang dijanakan oleh InfoPath. Jika Office InfoPath 2007 atau kemudian tidak dipasang pada komputer anda, atau jika anda bukan tertentu yang semua penerima mesej anda akan mempunyai Office InfoPath 2007 atau lebih baru yang dipasang, anda perlu memilih borang HTML.

      Nota: Sentiasa ingat bahawa borang yang digunakan untuk mengumpulkan data melalui mesej e-mel bukan borang Access. Bestari menjana borang khas untuk anda, berdasarkan pilihan anda format HTML atau InfoPath.

  2. Memastikan pengguna yang akan menerima mesej e-mel anda mempunyai aplikasi berikut yang dipasang pada komputer mereka. Tanpa perisian prasyarat, pengguna tidak akan dapat melihat atau mengedit borang.

    • Klien e-mel yang menyokong HTML format    Jika anda menghantar borang HTML, penerima mesti mempunyai program e-mel yang menyokong HTML.

    • Office Outlook 2007 dan Office InfoPath 2007 (pilihan kedua-duanya)    jika anda menghantar borang InfoPath, penerima mesti mempunyai Office Outlook 2007 dan Office InfoPath 2007 dipasang untuk melihat dan mengedit borang InfoPath.

  3. Kenal pasti pangkalan data destinasi. Pangkalan data boleh dalam format .mdb atau .accdb. Selain itu, fail .mde dan .accde disokong.

    Jika anda tidak ingin menggunakan pangkalan data sedia ada, anda mesti mencipta yang baru.

  4. Mengenal pasti atau cipta jadual yang anda inginkan diisikan dengan data daripada pengguna balasan kepada mesej anda. Jika anda mengumpul data untuk jadual sedia ada, pastikan bahawa jadual tidak baca sahaja dan anda mempunyai keizinan yang diperlukan untuk menambahkan atau mengemas kini kandungannya.

    Untuk maklumat lanjut tentang mencipta jadual, lihat artikel mencipta jadual dalam pangkalan data.

    Nota: 

    • Medan jenis data berikut tidak boleh dikumpul menggunakan mesej e-mel:

      • Lampiran

      • AutoNombor

      • Medan berbilang nilai

      • OLE

    • Jika anda operasi koleksi data mengisi dua atau lebih Jadual, anda mesti mencipta pertanyaan pilih dan menggunakannya sebagai sumber rekod borang. Pastikan bahawa pertanyaan termasuk semua medan diperlukan daripada jadual dasar. Jika anda menggunakan pertanyaan sedia ada, pastikan bahawa pertanyaan bukan baca sahaja dan anda mempunyai keizinan yang diperlukan untuk menambahkan atau mengemas kini kandungannya. Untuk maklumat lanjut tentang mencipta pertanyaan berdasarkan dua atau lebih Jadual, lihat artikel mencipta pertanyaan berdasarkan berbilang Jadual.

  5. Dalam kebanyakan kes, anda boleh memutuskan sama ada anda ingin menyimpan data dikumpulkan sebagai rekod baru, atau untuk menggunakan data untuk mengemas kini rekod sedia ada. Dalam situasi berikut, anda hanya akan dapat menyimpan data sebagai rekod baru:

    • Anda mengumpulkan data untuk mengisi dua atau lebih Jadual.

    • Jadual dasar tidak mempunyai medan kunci primer. Nilai kunci primer adalah perlu memetakan setiap membalas rekod sedia ada. Jika Jadual destinasi anda mempunyai medan kunci primer, sama ada Tambah sekarang atau memperuntukkan medan sedia ada yang mempunyai nilai unik sebagai kunci primer.

    • Jadual dasar tidak mempunyai sebarang rekod. Jika Jadual adalah kosong, Bestari menganggap bahawa anda ingin menambah rekod.

    • Alamat e-mel penerima tidak disimpan sebagai medan dalam pangkalan data. Apabila mengumpulkan data untuk mengemas kini rekod, anda tidak akan dapat menaip alamat dalam mesej Bestari yang dijanakan secara manual. Medan alamat mesti berada dalam Jadual destinasi, atau dalam Jadual yang mempunyai perhubungan dengan jadual destinasi. Contohnya, jika anda mengumpulkan data untuk mengemas kini Jadual pesanan, alamat mesti disimpan sebagai medan dalam Jadual pesanan atau jadual berkaitan (seperti jadual pelanggan).

Halaman Atas

Laluan dengan Bestari

Kini anda sudah menjalankan Bestari yang membantu anda dengan menyediakan proses koleksi data.

Dalam seksyen ini

Memulakan Bestari

Pilih jenis borang entri data

Menentukan perkara yang anda ingin lakukan dengan data

Pilih medan borang

Tentukan cara anda ingin memproses data

Pilih cara anda ingin menentukan alamat e-mel penerima

Tentukan medan alamat e-mel

Sesuaikan mesej e-mel

Mencipta dan menghantar mesej e-mel

Memulakan Bestari

  1. Buka pangkalan data destinasi.

  2. Untuk mengisi satu jadual, pilih Jadual dalam anak tetingkap navigasi. Untuk mengisi dua atau lebih Jadual berkaitan, pilih pertanyaan yang terikat kepada Jadual ini.

  3. Lakukan salah satu perkara berikut untuk memulakan Bestari:

    • Pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Mengumpul Data , klik E-mel mencipta. Imej butang

    • Klik kanan Jadual atau pertanyaan, dan kemudian klik mengumpul dan mengemas kini Data melalui e-mel.

      Jika Jadual tidak mengandungi sebarang medan atau mempunyai medan hanya jenis Autonombor, objek OLE, lampiran atau carian berbilang nilai, Access memaparkan mesej yang dipilih Jadual atau pertanyaan yang tidak mempunyai sebarang medan yang menyokong mengumpul data menggunakan e-mel.

      Jika Jadual mengandungi medan yang menyokong pengumpulan data, Bestari bermula. Halaman pertama Bestari memaparkan langkah utama dalam proses. Jika Jadual destinasi menyokong kedua-dua yang menambah dan mengemas kini data, anda melaksanakan enam langkah utama dalam Bestari:

      Enam langkah utama apabila jadual destinasi menyokong penambahan dan pengemaskinian data

      Jika objek hanya menyokong penambahan rekod, anda melaksanakan lima langkah utama:

      Lima langkah utama apabila jadual destinasi hanya menyokong penambahan data

  4. Klik Berikut.

    Bestari yang menggesa anda untuk memilih jenis borang yang anda ingin cipta.

Pilih jenis borang entri data

Dalam langkah ini, anda mesti memilih untuk mencipta borang HTML atau borang InfoPath. Seperti yang dinyatakan pada awal artikel ini, borang Access tidak boleh digunakan untuk mengumpulkan data melalui mesej e-mel — anda mesti sama ada menggunakan borang HTML atau borang InfoPath yang anda cipta dalam Bestari.

Pilih jenis borang entri data yang anda ingin hantar kepada pengguna

Jika InfoPath tidak dipasang pada komputer anda, opsyen borang Microsoft Office InfoPath tidak tersedia.

Jenis borang yang anda cipta bergantung pada dua faktor — mudah digunakan, dan sama ada semua penerima anda mempunyai perisian perlu dipasang pada komputer mereka. Borang InfoPath adalah lebih mudah untuk digunakan, tetapi borang HTML melibatkan kurang keperluan perisian.

Borang InfoPath menawarkan entri data yang lebih baik dan persekitaran pengeditan. Selain itu, borang InfoPath boleh melaksanakan awal pengesahihan data apabila pengguna mengklik butang Hantar , memberikan pengguna peluang untuk membetulkan data yang tidak betul sebelum mereka menghantar balasan kepada anda.

Untuk meringkaskan, borang InfoPath mempunyai beberapa kelebihan borang HTML, tetapi borang HTML boleh dilihat dan diedit oleh mana-mana pengguna klien e-mel yang menyokong HTML.

  1. Dalam Bestari, pilih opsyen borang Microsoft Office InfoPath hanya jika semua penerima anda mempunyai Office InfoPath 2007 dan Office Outlook 2007 dipasang. Jika tidak, pilih opsyen borang HTML .

  2. Klik Berikut.

    Halaman Bestari yang dipaparkan seterusnya bergantung pada sama ada objek destinasi menyokong mengemas kini data. Jika objek pertanyaan berdasarkan dua atau lebih Jadual, atau jika ia adalah jadual yang mempunyai medan kunci primer atau tidak mengandungi sebarang rekod, Bestari menganggap yang anda ingin tambah rekod baru dan menggesa anda untuk memilih medan borang. Dalam kes-kes lain, Bestari yang menggesa anda untuk menentukan sama ada anda ingin menambah atau mengemas kini data sebelum meminta anda untuk memilih medan borang.

    Jika Bestari yang menggesa anda untuk memilih medan borang, langkau terus ke seksyen pilih medan borang dalam artikel ini.

Menentukan perkara yang anda ingin lakukan dengan data

Dalam langkah ini, tentukan sama ada anda ingin menambah rekod baru ke pangkalan data atau mengemas kini rekod sedia ada.

Adakah anda mengumpulkan data baru atau mengemas kini data sedia ada?

Jenis borang yang anda gunakan akan mempengaruhi bilangan rekod baru yang penerima boleh menghantar kepada anda dalam balasan tunggal. Apabila mengemas kini data, bilangan rekod yang mesti dikemas kini oleh penerima mengenal pasti nombor pra lengkap borang yang akan disertakan dalam mesej. Jadual berikut meringkaskan pelbagai senario:

Jenis borang

Tambah atau kemas kini

Hasil

HTML

Tambah

Penerima akan dapat menghantar anda tidak lebih daripada satu rekod yang baru dalam setiap balas.

InfoPath

Tambah

Penerima akan dapat menghantar berbilang rekod baru dalam setiap balas. Mereka boleh berbuat demikian dengan mengklik selitkan baris di bawah mesej e-mel.

Nota: Selepas anda menentukan medan yang anda ingin sertakan dalam mesej anda, pada halaman dalam Bestari muncul yang anda boleh Setkan beberapa opsyen. Pada halaman ini, anda boleh mengesetkan folder Outlook yang balasan akan diproses, dan juga mengesetkan opsyen untuk cara anda ingin balasan tersebut diproses.

HTML

Kemas Kini

Setiap mesej e-mel akan memasukkan satu atau lebih pra diisi borang, bergantung pada bilangan rekod yang sepadan dengan alamat e-mel tunggal. Penerima akan dapat menyemak semula dan mengemas kini setiap borang dalam mesej.

InfoPath

Kemas Kini

Setiap mesej e-mel akan memasukkan satu atau lebih pra diisi borang, bergantung pada bilangan rekod yang sepadan dengan alamat e-mel tunggal. Penerima akan dapat menyemak semula dan mengemas kini setiap borang dalam mesej.

Selain itu, pengguna boleh menghantar rekod tambahan dengan mengklik selitkan baris di bawah mesej e-mel. Dalam artikel ini, anda akan mengetahui cara untuk menghalang pengguna menambahkan rekod baru permintaan kemas kini.

  1. Dalam Bestari, pilih mengumpul maklumat yang baru sahaja atau mengemas kini maklumat sedia ada.

    Ia adalah penting untuk diambil perhatian bahawa jika matlamat anda menambah rekod baru, anda boleh menaip alamat e-mel dalam kotak alamat mesej e-mel apabila mesej dicipta. Walau bagaimanapun, jika matlamat anda adalah untuk mengemas kini data sedia ada, alamat e-mel penerima mesti disimpan sebagai medan dalam Jadual atau pertanyaan yang dasar atau dalam Jadual berkaitan.

  2. Klik Berikut.

    Bestari yang menggesa anda untuk memilih medan yang anda ingin sertakan dalam borang.

Pilih medan borang

Dalam langkah ini, anda memilih medan yang anda ingin sertakan dalam borang.

Tentukan data yang anda ingin kumpulkan.

Adalah secara umumnya diperlukan untuk memasukkan setiap medan yang wujud dalam Jadual atau pertanyaan dalam borang dasar. Walau bagaimanapun, Terdapat dua pengecualian:

  • Medan yang diperlukan    Jika anda mengumpulkan rekod baru, Bestari secara automatik akan memasukkan semua medan yang sifat diperlukan disetkan kepada Ya. Jika sebarang rekod yang diperlukan untuk medan kosong, Access gagal untuk menambah rekod pada jadual.

  • Jenis medan yang tidak disokong    Anda tidak akan dapat termasuk medan tertentu dalam borang. Bestari tidak menyokong Autonombor, lampiran, objek OLE atau medan Carian Berbilang nilai. Medan jenis ini tidak akan dipaparkan dalam senarai medan dalam Jadual atau medan dalam pertanyaan yang Bestari. Medan Autonombor dalam Jadual secara automatik akan diisi apabila rekod baru ditambah. Anda akan mempunyai untuk mengisi objek OLE, lampiran dan medan Carian Berbilang nilai dalam pandangan helaian data atau dalam pandangan borang, kerana proses koleksi data tidak boleh menambah nilai ini.

  • Medan kunci primer     Jadual berikut meringkaskan apabila anda boleh memasukkan medan kunci primer dalam borang:

Tujuan mengumpul data

Jenis data

Masukkan dalam borang?

Tambah

AutoNombor

Tidak. Nilai kunci primer akan dijana secara automatik apabila rekod itu ditambahkan pada jadual.

Tambah

Tidak Autonombor

Ya. Pengguna akan dapat menaip nilai dalam medan apabila menambah rekod. Balasan yang tidak akan diproses jika nilai yang ditentukan telah digunakan.

Kemas Kini

Sama ada Autonombor atau tidak Autonombor

Tidak. Nilai kunci primer tidak boleh diedit dalam borang. Medan ini digunakan untuk memetakan setiap membalas rekod sedia ada.

  1. Dalam senarai medan dalam Jadual atau medan dalam pertanyaan , dwiklik medan yang anda inginkan. Jika anda ingin masukkan semua medan, klik >>.

  2. Gunakan atas dan bawah butang anak panah untuk menyusun semula medan dalam senarai medan untuk disertakan dalam mesej e-mel .

  3. Untuk setiap medan yang disertakan, di bawah Sifat medan, tentukan kapsyen. Klik baca sahaja jika anda mengemas kini data dan ingin memaparkan medan faedah pengguna, tetapi anda tidak ingin pengguna untuk mengubah data. Medan muncul dalam mesej e-mel dengan kapsyen ini adalah baca sahaja. Ciri ini adalah paling berguna jika pengguna adalah mengemas kini data sedia ada.

  4. Klik Berikut.

    Bestari yang menggesa anda untuk menentukan cara anda ingin balasan diproses.

Tentukan cara anda ingin memproses data

Dalam langkah ini, anda membuat keputusan sangat penting mengenai cara anda ingin balasan diproses — secara automatik atau manual. Perhatikan bahawa manual pemprosesan dalam konteks ini menandakan entri data membosankan dalam pandangan helaian data atau borang. Maksudnya sahaja yang anda mulakan operasi eksport untuk memindahkan data yang dikumpul untuk jadual destinasi secara manual.

Tentukan cara anda ingin memproses balasan.

Pemprosesan automatik

Jika anda memilih untuk mempunyai balasan yang diproses secara automatik, apabila balasan mencapai peti mel anda, Outlook dan capaian bekerja bersama-sama untuk mengeksport kandungan borang setiap membalas destinasi Jadual dalam pangkalan data anda.

Pemprosesan automatik boleh menjimatkan masa dan usaha. Balasan berjaya dieksport sebagai syarat berikut dipenuhi pada masa yang balasan mencapai peti mel anda:

  • Outlook mesti telah berjalan pada komputer anda. Jika Outlook tidak berjalan, pemprosesan bermula pada kali seterusnya anda memulakan Outlook.

  • Capaian mesti dipasang pada komputer anda.

  • Pangkalan data mesti tidak dilindungi kata laluan, dan tidak boleh dibuka dalam mod eksklusif. Nama atau lokasi pangkalan data yang mesti tidak telah berubah sejak anda menghantar mesej e-mel.

  • Nama jadual dan pertanyaan dan sifat medan yang disertakan dalam borang, mesti tidak telah berubah sejak anda menghantar mesej e-mel.

  • Anda masih mesti mempunyai keizinan yang diperlukan untuk menambah atau mengemas kini kandungan jadual dan pertanyaan dasar.

Jika satu atau lebih syarat ini tidak dipenuhi, pemprosesan automatik akan gagal. Jika pemprosesan gagal, cuba membaiki sebarang isu, dan kemudian secara manual eksport balasan yang gagal. Sebarang balasan yang mencapai peti masuk anda selepas anda menyelesaikan isu terus diproses secara automatik.

Membenarkan hanya kemas kini kepada data

Jika anda mengemas kini data dan anda memilih kotak semak proses balasan secara automatik dan tambahkan data , kotak semak hanya Benarkan kemas kini pada data sedia ada menjadi tersedia. Pilih kotak semak jika anda tidak ingin pengguna akan dapat menghantar rekod baru. Jika anda hanya menambah data baru, kotak semak hanya Benarkan kemas kini pada data sedia ada yang tidak kelihatan.

Pemprosesan manual

Jika anda ingin mengawal bila dan balasan yang diproses, kosongkan kotak semak proses balasan secara automatik dan tambahkan data . Dalam kes ini, balasan mencapai peti masuk anda, tetapi tidak dipindahkan ke pangkalan data. Anda mesti memilih secara manual dan klik kanan setiap balasan dalam Outlook, dan kemudian klik eksport data Microsoft Access dalam menu pintasan untuk mengisi pangkalan data.

Anda juga mungkin perlu secara manual memproses balasan yang gagal diproses secara automatik. Selepas anda menyelesaikan isu yang menyebabkan kegagalan, anda secara manual mesti mengeksport setiap balasan sedia ada.

Ingat perkara berikut sebelum anda memulakan operasi eksport:

  • Office Access 2007 mesti dipasang pada komputer.

  • Jika pangkalan data yang dilindungi kata laluan, anda digesa untuk memasukkan kata laluan apabila anda memulakan operasi eksport. Juga, pangkalan data yang tidak patut dibuka dalam mod eksklusif dan nama atau lokasi pangkalan data yang mesti tidak telah berubah sejak anda menghantar mesej e-mel.

  • Nama jadual dan pertanyaan dan sifat medan yang disertakan dalam borang, mesti tidak telah berubah sejak anda menghantar mesej e-mel.

  • Anda mesti mempunyai keizinan yang diperlukan untuk menambah atau mengemas kini kandungan jadual dan pertanyaan dasar.

Menentukan opsyen pemprosesan tambahan

  1. Pada halaman Tentukan cara anda ingin memproses balasan Bestari, semak semula nama folder Outlook tempat balasan disimpan. Jika anda ingin menentukan folder yang berbeza untuk balasan kepada permintaan koleksi data ini, klik nama folder. Dalam kotak dialog Pilih Folder , pilih folder yang berbeza, atau klik baru untuk mencipta folder baru. Klik OK, dan kemudian Tukar kembali kepada Access.

  2. Klik mengesetkan sifat untuk mengawal pemprosesan automatik balasan untuk memaparkan kotak dialog Mengumpul Data menggunakan opsyen e-mel .

    Kotak dialog Opsyen Mengumpul Data Menggunakan E-mel

    Gunakan kotak dialog ini untuk menentukan cara anda ingin balasan diproses. Jika anda ingin memproses balasan secara manual, Langkau ke langkah berikut.

  3. Dalam kotak dialog Mengumpul Data menggunakan opsyen e-mel , semak semula dan, jika perlu, ubah seting dalam mana-mana cara berikut, dan kemudian klik OK:

    • Buang balasan daripada orang yang anda tidak menghantar mesej    Pilih kotak semak ini jika anda ingin hanya balasan yang telah dihantar oleh penerima asal mesej anda diproses secara automatik. Balasan daripada individu lain disimpan dalam folder destinasi, tetapi tidak diproses secara automatik.

    • Menerima berbilang balasan daripada setiap penerima     Penerima boleh menghantar balasan berbilang. Pilih kotak semak ini jika anda inginkan sahaja balas pertama daripada setiap penerima diproses secara automatik. Balasan kedua dan seterusnya disimpan dalam folder destinasi, tetapi tidak diproses secara automatik.

      Nota: Seting ini hanya mengawal bilangan balasan dan tidak nombor rekod dalam balasan tunggal, yang diproses. Dengan kata lain, jika anda menghantar borang InfoPath, pengguna yang tidak dapat menghantar berbilang rekod dalam balasan tunggal dan capaian secara automatik memproses semua rekod dalam balasan, walaupun jika kotak semak ini tidak dipilih.

    • Hanya Benarkan kemas kini pada data sedia ada    Apabila penerima menggunakan borang InfoPath untuk mengemas kini data, mereka boleh menghantar rekod baru selain kemas kini untuk rekod sedia ada. Pilih kotak semak ini jika anda ingin memproses hanya kemas kini untuk rekod sedia ada.

    • Bilangan balasan diproses    Taipkan jumlah balasan (dari semua penerima) yang anda inginkan secara automatik diproses. Jika anda inginkan semua balasan diproses secara automatik, masukkan nilai besar, seperti 5000, dalam kotak teks. Balasan yang diterima selepas nilai yang ditentukan dicapai disimpan dalam folder destinasi, tetapi tidak diproses secara automatik.

    • Tarikh dan masa untuk berhenti    Tentukan apabila pemprosesan automatik balasan perlu berhenti untuk mesej e-mel ini. Balasan yang diterima selepas tarikh dan masa ini disimpan dalam folder destinasi, tetapi tidak diproses secara automatik.

      Nota: Untuk mengubah opsyen ini pada tarikh yang akan datang, pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Mengumpul Data , klik Uruskan balasan. Dalam kotak dialog Uruskan mesej koleksi Data , pilih mesej yang anda ingin ubah seting dan kemudian klik Opsyen mesej. Perubahan yang anda buat dalam kotak dialog mempengaruhi semua balasan berikutnya yang anda terima untuk mesej tersebut.

  4. Klik OK, kemudian klik Tutup.

    Langkah berikutnya bergantung pada sama ada anda menambah data atau mengemas kini ia. Jika anda menambah rekod baru, Teruskan dengan Seksyen berikut. Jika anda mengumpulkan data untuk mengemas kini rekod sedia ada, Langkau ke seksyen Tentukan medan alamat e-mel.

Pilih cara anda ingin menentukan alamat e-mel penerima

Jika anda mengumpul maklumat yang baru sahaja, anda boleh menentukan alamat e-mel dengan dua cara:

Pilih penerima mesej e-mel anda.

  • Taipkan alamat secara individu dalam mesej e-mel yang dijanakan oleh Bestari, atau pilih alamat daripada buku alamat.

  • Gunakan medan dalam pangkalan data semasa yang mengandungi alamat e-mel. Medan mesti dalam Jadual atau pertanyaan yang dasar atau dalam Jadual berkaitan.

Apabila anda mengumpulkan data untuk mengemas kini rekod sedia ada, anda tidak melihat kotak dialog ini, kerana dalam kes ini, alamat e-mel penerima mesti menjadi tersedia sebagai medan dalam pangkalan data.

  1. Dalam Bestari, pilih opsyen yang anda inginkan.

  2. Klik Berikut.

    Jika anda memilih untuk memasukkan alamat e-mel, Langkau ke seksyen sesuaikan mesej e-mel. Jika anda memilih untuk menggunakan medan dalam pangkalan data, Teruskan dengan Seksyen berikut.

Tentukan medan alamat e-mel

Dalam langkah ini, anda menentukan medan yang mengandungi alamat e-mel penerima.

tentukan medan dalam pangkalan data yang mengandungi alamat e-mel penerima.

  • Jika medan dalam Jadual semasa atau pertanyaan, pilih Jadual semasa atau pertanyaan, pilih medan dari senarai juntai bawah dan kemudian klik berikut.

  • Jika medan yang mengandungi alamat e-mel penerima tidak berada dalam Jadual semasa atau pertanyaan, gunakan prosedur berikut:

    1. Pilih Jadual berkaitan.

    2. Dalam senarai juntai bawah, pilih medan dalam Jadual semasa yang mencantumkan jadual yang mengandungi alamat. Ini biasanya adalah medan ID.

    3. Lakukan satu daripada perkara berikut:

      • Jika medan yang anda pilih adalah berkaitan dengan hanya satu jadual, senarai juntai bawah Tambahan satu muncul. Pilih medan yang mengandungi alamat e-mel.

      • Jika medan yang anda pilih yang dikaitkan dengan lebih daripada satu jadual, senarai juntai bawah tambahan dua muncul. Dalam senarai pertama, pilih jadual yang mengandungi alamat e-mel. Dalam senarai kedua, pilih medan.

    4. Klik Berikut.

Jadual berkaitan ialah individu yang mempunyai perhubungan yang ditakrifkan antaranya. Untuk melihat atau mengedit perhubungan dalam pangkalan data anda:

  • Pada tab Alat pangkalan data , dalam Kumpulan Tunjukkan/Sembunyikan , klik perhubungan. Imej Butang

Untuk maklumat lanjut tentang perhubungan, lihat artikel panduan perhubungan Jadual atau mencipta, mengedit atau memadamkan perhubungan.

Apabila anda memilih untuk menggunakan medan alamat, anda tidak boleh pratonton atau menyesuaikan mesej e-mel dalam Outlook. Sebaliknya, anda melakukannya dalam Bestari. Dalam langkah berikut, Bestari memaparkan lalai subjek dan isi mesej, dan anda mempunyai peluang untuk menyesuaikannya.

Sesuaikan mesej e-mel

Dalam langkah ini, anda menyemak semula komponen mesej dan buat perubahan yang perlu.

Sesuaikan mesej e-mel

  1. Dalam medan subjek dan pengenalan , buat perubahan yang anda inginkan.

  2. Jika anda memilih untuk menggunakan alamat e-mel yang disimpan dalam medan dalam pangkalan data, Terdapat satu pilihan tambahan yang anda boleh lakukan pada halaman ini. Di bawah menambah alamat e-mel penerima dalam yang:, pilih salah satu opsyen. Tanpa mengira opsyen yang anda pilih, pengguna akan menerima mesej e-mel. Jika anda memilih untuk memasukkan alamat e-mel dalam Microsoft Office Outlook, pilihan ini kini tidak tersedia.

  3. Klik Berikut.

Mencipta dan menghantar mesej e-mel

Bestari memaparkan halaman memaklumkan anda bahawa anda kini boleh mencipta mesej, dan juga menunjukkan anda cara untuk melihat status e-mel menggunakan perintah Balasan menguruskan .

Mencipta mesej e-mel

Beberapa mesej amaran mungkin muncul pada halaman ini. Jadual berikut menerangkan setiap amaran dan tindakan yang anda boleh ambil untuk menyelesaikan ia.

Amaran

Perihalan

Penyelesaian

Beberapa rekod mengandungi alamat sah dalam medan alamat e-mel yang ditentukan. Tiada data akan dikembalikan untuk baris ini.

Medan alamat e-mel yang anda pilih mengandungi nilai nol.

Jika anda ingin mengumpul data untuk setiap rekod, keluar Bestari dan menggantikan nilai nol dengan alamat e-mel. Kemudian memulakan Bestari sekali lagi.

Anda kini mempunyai satu kunci eksklusif pada pangkalan data; pemprosesan automatik akan gagal sehingga kunci dilancarkan.

Anda mempunyai pangkalan data yang sedang dibuka dalam mod eksklusif.

Jika anda memilih untuk mempunyai balasan automatik diproses, pemprosesan gagal kerana Access tidak boleh menambah atau mengemas kini pangkalan data yang mempunyai satu kunci eksklusif padanya. Tutup dan buka semula pangkalan data dalam mod eksklusif sejurus selepas menghantar mesej.

Mesej e-mel ini mungkin mengandungi data yang bersifat sulit atau sensitif.

Anda mengumpulkan data untuk mengemas kini rekod sedia ada, dan borang yang anda untuk menghantar akan pra lengkap dengan data sedia ada.

Jika sesetengah medan borang termasuk data sensitif, pergi ke Bestari langkah yang anda pilih medan dan mengalih keluar medan yang mengandungi data sensitif daripada borang.

Langkah seterusnya yang anda ambil bergantung pada sama ada anda akan menentukan alamat e-mel anda sendiri, atau sama ada anda menggunakan alamat yang disimpan dalam Jadual dalam pangkalan data anda.

Jika anda memilih untuk menentukan alamat dalam mesej e-mel Outlook

Dalam senario ini, anda masukkan alamat e-mel dalam Outlook, dan boleh pratonton dan menyesuaikan mesej sebelum mengklik butang Hantar .

  1. Klik Cipta untuk teruskan.

    Mesej Outlook yang mengandungi borang entri data dipaparkan. Isi mesej termasuk pengenalan ringkas dan borang yang mengandungi kawalan dan petunjuk. Sangat disyorkan bahawa anda tidak membuat sebarang perubahan isi mesej. Jika struktur borang diubah, balasan mungkin gagal diproses.

  2. Taipkan alamat e-mel penerima dalam kotak kepada, SKatau Sks . Anda juga boleh mengklik butang kepada, SKatau Sks untuk memilih alamat daripada buku alamat.

  3. Klik Hantar.

Jika anda memilih untuk menggunakan medan alamat yang disimpan dalam pangkalan data

Dalam senario ini, anda sudah mempunyai dipratonton dan disesuaikan mesej. Anda kini menapis pada medan alamat e-mel supaya anda boleh memilih alamat pengguna yang mesej dihantar.

  1. Klik berikut untuk memaparkan halaman menghantar mesej e-mel kepada penerima anda .

    Hantar mesej e-mel kepada penerima anda

  2. Pilih alamat e-mel yang anda ingin gunakan dengan memilih kotak semak yang sepadan.

  3. Klik Hantar.

    Jika beberapa nilai dalam medan alamat bukan alamat e-mel yang sah, kotak dialog yang menyenaraikan alamat tidak sah dipaparkan. Dalam keadaan ini, catatkan alamat dalam senarai, klik keluar, sahkan alamat, dan kemudian cuba menghantar mesej sekali lagi. Untuk maklumat lanjut tentang menghantar semula mesej, lihat seksyen menghantar semula mesej e-mel koleksi data.

Anda kini selesai kebanyakan kerja yang terlibat dalam mengumpulkan data menggunakan mesej e-mel. Jika anda memilih untuk mempunyai balasan yang diproses secara automatik, dan jika tiada ralat berlaku, data akan dipindahkan ke pangkalan data destinasi tanpa sebarang tindakan lanjut pada bahagian anda.

Sebaliknya, jika anda memilih untuk memproses balasan secara manual, atau jika ralat berlaku, anda masih mempunyai tindakan untuk mengambil. Lihat seksyen berikut untuk maklumat lanjut tentang pemprosesan manual balasan, menyelesaikan masalah dan pengurusan umum mesej koleksi data dan balasan.

Halaman Atas

Selepas anda menghantar mesej e-mel

Untuk memberi respons kepada mesej e-mel, setiap penerima klik balas, mengisi maklumat yang diminta pada borang dan kemudian klik Hantar. Seksyen ini memberitahu anda cara untuk melihat balasan dan apa yang perlu dilakukan jika mana-mana daripadanya tidak diproses dengan betul.

Dalam seksyen ini

Melihat balasan

Sahkan dan penyelesaian masalah pemprosesan automatik balasan

Secara manual pemprosesan balasan dan menyelesaikan masalah ralat

Menghantar semula mesej e-mel koleksi data

Anda juga boleh mencari pautan ke maklumat lanjut tentang menguruskan balasan dan mengubah opsyen mesej dalam seksyen Lihat juga .

Melihat balasan

Tanpa mengira cara anda memilih untuk mempunyai balasan yang diproses, anda mungkin berminat untuk mencari individu yang memberikan respons kepada mesej anda, dan anda juga mungkin ingin membuka balasan secara manual. Untuk melihat balasan, lakukan yang berikut:

  1. Tukar kepada Outlook, dan kemudian semak lalu ke folder yang anda ditetapkan bagi menyimpan data koleksi balasan.

    Petua: Jika anda tidak mengingati nama folder, pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Mengumpul Data , klik Uruskan balasan. Dalam kotak dialog Uruskan mesej koleksi Data , anda akan menemui nama folder dalam Outlook Folder lajur, dalam baris yang sepadan dengan mesej balasan yang anda ingin lihat.

  2. Untuk membuka balasan dalam Outlook, dwikliknya. Anda akan melihat borang, seperti ia telah diselesaikan oleh penghantar.

Capaian akan memproses balasan mesej balasan asal. Oleh itu, jika anda melihat borang satu atau lebih daripada penerima adalah kosong, tidak lengkap atau tidak lengkap dengan betul, anda mesti menghantar mesej e-mel yang asal kepada pengguna tersebut, selain menggunakan perintah balas .

Begitu juga, jika anda ingin hantar permintaan tersebut kepada individu tambahan, anda mesti menghantar mesej asal, selain memajukan. Lihat seksyen menghantar semula mesej e-mel koleksi data untuk maklumat lanjut.

Sahkan dan penyelesaian masalah pemprosesan automatik balasan

Jika anda memilih untuk mempunyai balasan anda secara automatik diproses, lakukan perkara berikut untuk memastikan balasan diproses dengan betul:

  • Untuk setiap balas, semak nilai dalam lajur Ikuti bendera, Status koleksi Datadan kategori .

    Petua: Jika anda tidak melihat lajur Ikuti bendera, Status koleksi Datadan kategori dalam pandangan anda, menambah mereka menggunakan PEMILIH medan. Klik kanan pengepala lajur, dan kemudian klik PEMILIH medan. Dalam kotak dialog PEMILIH medan , seret setiap medan dan lepaskannya ke kanan atau kiri pengepala lajur sedia ada.

    Dalam Outlook folder, jika Ikuti bendera disetkan untuk operasi Pengumpulan Data telah berjaya, lajur Status koleksi Data adalah kosong, dan terdapat penunjuk hijau dalam lajur kategori , balasan berjaya diproses.

  • Selain itu, anda mungkin ingin menyemak semula kandungan Jadual destinasi untuk memastikan anda melihat data dikumpul yang disimpan sebagai rekod baru atau sebagai kemas kini rekod sedia ada.

Jika anda mengesyaki bahawa balasan telah tidak secara automatik diproses, sahkan bahawa semua syarat yang diperlukan untuk pemprosesan telah dipenuhi. Lihat seksyen pemprosesan automatik, terdahulu dalam artikel ini. Kemudian cuba cadangan yang dipersembahkan dalam Jadual berikut. Kebanyakan cadangan memerlukan membaiki isu dan kemudian secara manual mengeksport balasan. Untuk bantuan dengan mengeksport manual, lihat seksyen berikut, memproses balasan dan menyelesaikan masalah ralat secara manual.

Isu

Sebab

Penyelesaian

Balasan wujud dalam Outlook folder, tetapi tidak diproses. Lajur Status koleksi Data memaparkan mesej yang belum diproses.

Semak opsyen mesej dalam kotak dialog Mengumpul Data menggunakan opsyen e-mel . Seting dipilih sama ada untuk memproses balasan secara manual, atau untuk mengelakkan balasan tertentu daripada diproses secara automatik.

Petua: Untuk memaparkan Opsyen pada tab Data luaran, dalam Kumpulan Mengumpul Data , klik Uruskan balasan. Dalam kotak dialog, pilih mesej yang anda inginkan, dan kemudian klik opsyen mesej.

Mengeksport balasan secara manual.

Untuk memastikan balasan yang belum diterima diproses secara automatik, ubah seting dalam kotak dialog Opsyen.

Untuk bantuan dengan menyemak semula dan mengubah opsyen, lihat artikel Opsyen e-mel koleksi Data .

Saya membalas kepada salah satu mesej saya, tetapi ia tidak Mari diproses.

Membalas mesej anda sendiri melibatkan prosedur sedikit berbeza.

Selain daripada mengisi borang dalam mesej yang anda terima, isikan borang yang berada dalam mesej yang dihantar yang ditemui dalam folder Item dihantar . Semak lalu ke folder Item dihantar , dan kemudian buka mesej. Klik balas, isi borang, dan kemudian klik Hantar.

Balasan tidak pergi ke folder yang betul.

Hanya asal membalas mesej pergi ke folder yang ditentukan.

Anda balasan mesej anda sendiri (melainkan anda menggunakan salinan mesej dalam folder Item hantar untuk menjana balasan) dan balasan yang merupakan sebahagian daripada mesej e-mel digunakan untuk perbincangan jaluran mungkin tidak mengalihkan ke folder yang ditentukan.

Sebab yang mungkin termasuk: Office Access 2007 tidak dipasang atau tambahan yang yang diperlukan untuk memproses balasan sama ada hilang atau rosak.

Jika salah satu balasan anda tidak mendapat diproses, isikan borang yang berada dalam mesej yang dihantar yang ditemui dalam folder Item dihantar.

Jika pengguna diisi borang dalam membalas balasan, minta pengguna untuk membalas mesej asal.

Jika anda mengesyaki bahawa tambahan adalah sama ada hilang atau rosak, Tukar kepada Outlook, dan kemudian pada menu alat , klik Pusat Amanah, dan kemudian klik tambahan. Pastikan anda melihat item Microsoft Access Outlook tambahan untuk pengumpulan Data dan penerbitan. Jika anda tidak melihat entri, cuba pasang Access sekali lagi.

Lajur Status koleksi Data memaparkan rentetan yang berikut:

Tidak dapat mencari pangkalan data. Cari pangkalan data dan mengimport data secara manual.

Pangkalan data mempunyai sama ada telah dialihkan ke lokasi lain, telah dinamakan semula atau dipadamkan atau menjadi tercemar.

Memulihkan pangkalan data ke lokasi asalnya, dan secara manual mengeksport balasan.

Lajur Status koleksi Data memaparkan rentetan yang berikut:

Tidak boleh membuka pangkalan data untuk mengimport data kerana pangkalan data yang sedang digunakan. Secara manual memproses balasan selepas pangkalan data menjadi tersedia.

Pangkalan data dibuka dalam mod eksklusif, dan perubahan tidak boleh dibuat untuk pangkalan data sehingga kunci eksklusif dilancarkan.

Minta pengguna yang mempunyai pangkalan data membuka dalam mod eksklusif untuk menutup dan membuka pangkalan data dalam mod normal. Kemudian cuba secara manual mengeksport balasan.

Lajur Status koleksi Data memaparkan rentetan yang berikut:

Pangkalan data Access ini dilindungi dengan kata laluan. Sila secara manual eksport data ini ke Microsoft Access.

Pangkalan data destinasi dilindungi kata laluan. Pemprosesan automatik gagal jika pangkalan data memerlukan kata laluan.

Mengeksport balasan secara manual. Jika anda ingin balasan akan datang diproses secara automatik, mengalih keluar perlindungan kata laluan daripada pangkalan data.

Lajur Status koleksi Data memaparkan mesej yang menunjukkan bahawa jadual, pertanyaan, atau medan hilang.

Sama ada destinasi Jadual atau pertanyaan yang telah dipadamkan atau dinamakan semula atau struktur telah diubah suai dalam cara kandungan borang tidak ditambahkan pada jadual.

Cipta Jadual destinasi dan pertanyaan, atau mencipta dan menghantar mesej koleksi data baru.

Lajur Status koleksi Data memaparkan rentetan yang berikut:

Tidak boleh memproses mesej e-mel ini. Borang dalam mesej e-mel ini adalah sama ada rosak atau telah diubah suai.

Sama ada borang dalam balasan ini tercemar atau seseorang (penerima atau penghantar) diubah suai borang.

Jika penerima diubah suai borang, minta penerima untuk menghantar borang kepada anda, dan kemudian secara manual eksport balasan.

Jika borang dalam mesej asal rosak atau tidak sah, anda mesti mencipta dan menghantar mesej baru.

Lajur Status koleksi Data memaparkan rentetan yang berikut:

Tidak dapat mencari maklumat yang diperlukan untuk pemprosesan lengkap dalam pangkalan data yang ditentukan.

Maklumat yang diperlukan untuk memetakan membalas rekod sedia ada yang mesti dikemas kini adalah hilang.

Seting mesej perlu disegerakkan dengan Outlook. Dalam Access, pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Mengumpul Data , klik Uruskan balasan. Dalam kotak dialog Uruskan balasan , pilih mesej. Di bawah Butiran mesej, Access memaparkan kotak amaran. Klik amaran untuk menyegerakkan seting dan kemudian tutup kotak dialog. Tukar kembali kepada Outlook, dan kemudian cuba secara manual mengeksport balasan.

Lajur Status koleksi Data memaparkan rentetan yang berikut:

Tidak boleh menambah atau mengemas kini data kerana data akan menghasilkan nilai pendua dalam medan yang hanya menerima nilai unik.

Medan sifat berindeks yang disetkan kepada Ya (tiada pendua) tidak boleh mengandungi nilai pendua. Jika nilai yang diperuntukkan kepada medan borang yang telah wujud dalam medan yang sepadan dalam Jadual, operasi akan gagal.

Minta penerima untuk menghantar balasan lain, dengan nilai yang berbeza dalam medan borang.

Lajur Status koleksi Data memaparkan rentetan yang berikut:

Nilai yang anda masukkan tidak item dalam senarai pilihan …

Sama ada borang termasuk medan yang diperlukan yang mencari nilai, tetapi pengguna tidak menentukan nilai untuk medan, atau sifat LimitToList medan yang disetkan kepada Ya, tetapi pengguna ditentukan nilai yang bukan dalam senarai.

Sama ada minta penerima untuk menghantar balasan selepas mengisi semua medan, atau isian keluar dan simpan borang diri anda dan kemudian cuba mengeksport sekali lagi.

Lajur Status koleksi Data memaparkan mesej yang menunjukkan bahawa nilai yang ditentukan dalam medan borang adalah tidak sah.

Penerima dimasukkan data tidak sah dalam satu atau lebih medan.

Sama ada minta penerima untuk menghantar balasan selepas mengisi semua medan atau isian keluar dan simpan borang diri anda dan kemudian cuba mengeksport sekali lagi.

Lajur Status koleksi Data memaparkan rentetan yang berikut:

Mesej ini mengandungi borang yang anda perlukan untuk mengisi. Apabila anda selesai, hantar kepada penghantar mesej e-mel ini.

Penerima tidak mengisi borang.

Minta penerima untuk menghantar balasan lain selepas mengisi borang.

Secara manual pemprosesan balasan dan menyelesaikan masalah ralat

Pemprosesan manual balasan melibatkan bermula operasi eksport dari Outlook.

Anda hanya boleh mengeksport satu balas pada satu masa. Elakkan balasan yang lajur Status koleksi Data disetkan kepada Pemungut data menggunakan e-mel telah berjaya. Status ini menunjukkan bahawa balasan telah telah berjaya diproses. Balasan yang lajur Status koleksi Data disetkan kepada mesej yang belum diproses mesti diproses secara manual. Balasan yang mempunyai mesej ralat dalam lajur ini telah gagal secara automatik diproses, dan akan memerlukan beberapa penyelesaian masalah sebelum anda secara manual boleh mengeksportnya. Lihat seksyen sebelumnya, Verifying dan penyelesaian masalah pemprosesan automatik balasan, untuk mendapatkan bantuan untuk menyelesaikan masalah.

  1. Dalam Outlook, klik kanan pada balasan yang anda ingin memproses secara manual.

  2. Klik eksport data ke Microsoft Office Access.

  3. Dalam kotak dialog eksport data Microsoft Access , semak semula butiran balasan dan kemudian klik OK untuk eksport.

    Jika operasi eksport berjaya, anda melihat mesej yang Data berjaya dieksport ke pangkalan data. Jika operasi gagal, anda melihat mesej yang tidak boleh mengimport data disebabkan ralat, diikuti dengan Perihalan isu yang menyebabkan kegagalan. Jadual berikut menyenaraikan isu yang mungkin menyebabkan operasi eksport gagal:

Isu

Sebab

Penyelesaian

Apabila saya klik kanan balasan, saya tidak melihat perintah eksport data Microsoft Access .

Mesej yang dipilih bukan balasan koleksi data yang sah.

Memadamkan mesej yang tidak balasan koleksi data dari folder ditentukan.

Balasan tidak pergi ke folder yang betul.

Hanya mesej asal balasan akan pergi ke folder yang ditentukan.

Anda balasan mesej anda sendiri (melainkan anda menggunakan salinan mesej dalam folder Item hantar untuk menjana balasan) dan balasan yang merupakan sebahagian daripada mesej e-mel digunakan untuk perbincangan jaluran mungkin tidak mengalihkan ke folder yang ditentukan.

Sebab yang mungkin termasuk: capaian yang tidak dipasang atau tambahan yang yang diperlukan untuk memproses balasan sama ada hilang atau rosak.

Jika salah satu balasan anda tidak mendapat diproses, isikan borang yang berada dalam mesej yang dihantar yang ditemui dalam folder Item dihantar.

Jika pengguna diisi borang dalam membalas balasan, minta pengguna untuk membalas mesej asal.

Jika anda mengesyaki bahawa tambahan adalah sama ada hilang atau rosak, Tukar kepada Outlook. Dalam Outlook, pada menu alat , klik Pusat Amanah, dan kemudian klik tambahan. Pastikan anda melihat item Microsoft Access Outlook tambahan untuk pengumpulan Data dan penerbitan. Jika anda tidak melihat entri, cuba pasang Access sekali lagi.

Mesej:

Tidak dapat mencari pangkalan data. Cari pangkalan data dan mengimport data secara manual.

Pangkalan data mempunyai sama ada telah dialihkan ke lokasi lain, telah dinamakan semula atau dipadamkan atau menjadi tercemar.

Memulihkan pangkalan data ke lokasi asalnya, dan kemudian cuba lagi.

Mesej:

Pangkalan data yang sedang digunakan.

Pangkalan data dibuka dalam mod eksklusif, dan perubahan tidak boleh dibuat untuk pangkalan data sehingga kunci eksklusif dilancarkan.

Minta pengguna yang mempunyai pangkalan data membuka dalam mod eksklusif untuk menutup dan membuka pangkalan data dalam mod normal. Kemudian cuba secara manual mengeksport balasan.

Mesej:

Jadual, pertanyaan atau medan yang hilang.

Destinasi Jadual atau pertanyaan sama ada telah dipadamkan atau dinamakan semula atau strukturnya telah diubah suai dalam cara kandungan borang tidak ditambahkan pada jadual.

Mencipta hilang destinasi jadual dan pertanyaan, atau mencipta dan menghantar mesej koleksi data baru.

Mesej:

Borang adalah sama ada rosak atau telah diubah suai.

Sama ada borang dalam balasan ini tercemar atau seseorang (penerima atau penghantar) diubah suai borang.

Jika penerima diubah suai borang, minta mereka menghantar borang kepada anda, dan kemudian secara manual eksport balasan.

Jika borang dalam mesej asal rosak atau tidak sah, anda mesti mencipta dan menghantar mesej baru.

Mesej:

Maklumat yang diperlukan untuk melengkapkan pemprosesan adalah hilang.

Maklumat yang diperlukan untuk memetakan membalas rekod sedia ada yang mesti dikemas kini adalah hilang.

Seting mesej mesti disegerakkan dengan Outlook. Dalam Access, pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Mengumpul Data , klik Uruskan balasan. Dalam kotak dialog Uruskan balasan , pilih mesej. Di bawah Butiran mesej, Access memaparkan kotak amaran. Klik amaran untuk menyegerakkan seting dan kemudian tutup kotak dialog. Tukar kembali kepada Outlook, dan kemudian cuba secara manual mengeksport balasan.

Mesej:

Tidak boleh menambah atau mengemas kini data kerana data akan menghasilkan nilai pendua dalam medan yang hanya menerima nilai unik.

Medan sifat berindeks yang disetkan kepada Ya (tiada pendua) tidak boleh mengandungi nilai pendua. Jika nilai yang diperuntukkan kepada medan borang yang telah wujud dalam medan yang sepadan dalam Jadual, operasi akan gagal.

Minta penerima untuk menghantar balasan lain, dengan nilai yang berbeza dalam medan borang.

Mesej:

Nilai yang anda masukkan tidak item dalam senarai pilihan.

Sama ada borang termasuk medan yang diperlukan yang mencari nilai, tetapi pengguna tidak menentukan nilai untuk medan, atau sifat LimitToList medan yang disetkan kepada Ya dan pengguna ditentukan nilai yang bukan dalam senarai.

Sama ada minta penerima untuk menghantar balasan selepas mengisi semua medan atau isian keluar dan simpan borang diri anda dan kemudian cuba mengeksport sekali lagi.

Mesej:

Nilai yang tidak sah dalam medan borang.

Penerima dimasukkan data tidak sah dalam satu atau lebih medan.

Sama ada minta penerima untuk menghantar balasan selepas mengisi semua medan, atau isian keluar dan simpan borang diri anda dan kemudian cuba mengeksport sekali lagi.

Mesej:

Balas mengandungi borang yang anda perlukan untuk mengisi. Apabila anda selesai, hantar kepada penghantar mesej e-mel ini.

Penerima tidak mengisi borang.

Minta penerima untuk menghantar balasan lain selepas mengisi borang.

Cuba mengeksport balasan sehingga lajur kategori memaparkan segi empat hijau.

Menghantar semula mesej e-mel koleksi data

Jika anda ingin menghantar mesej kepada pengguna tambahan, atau jika mesej asal tidak sampai sesetengah pengguna disebabkan ralat, cuba menghantar semula mesej dan bukannya memajukan.

  1. Pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Mengumpul Data , klik Uruskan balasan. Imej Butang

    Kotak dialog Uruskan mesej koleksi Data dipaparkan.

    Kotak dialog Uruskan Mesej Koleksi Data

  2. Dalam kotak dialog Uruskan mesej koleksi Data , klik mesej yang anda ingin hantar semula.

  3. Klik Hantar semula mesej e-mel ini.

    Jika butang Hantar semula mesej e-mel ini dinyahdayakan

    Butang ini kelihatan malap (tak tersedia) jika seting mesej mesti disegerakkan dengan Outlook.

    Klik kotak amaran di bawah butiran mesej untuk menyegerakkan seting. Jika proses telah berjaya, anda akan melihat mesej yang penyegerakan telah berjaya. Jika anda melihat mesej ralat, cuba menutup dan membuka kotak dialog kemudian.

  4. Access menjalankan semakan tertentu — seperti Sahkan bahawa jadual destinasi dan pertanyaan masih wujud, bahawa ia masih termasuk semua medan borang dan jenis data yang tidak telah berubah. Jika semakan berjaya, halaman Bestari yang menggesa anda untuk menentukan cara anda ingin balasan diproses. Jika tidak, anda melihat mesej yang mengarahkan anda untuk mencipta mesej e-mel.

  5. Teruskan dengan Bestari seperti yang anda lakukan apabila anda mula-mula menghantar mesej. Seting boleh berbeza daripada kali terakhir.

    Untuk menghantar mesej e-mel kepada pengguna yang berbeza, lakukan salah satu perkara berikut:

    • Menentukan alamat e-mel secara manual. (Sila ambil perhatian bahawa opsyen ini tersedia hanya apabila anda mengumpulkan data untuk menambah rekod baru.)

    • Pilih medan alamat e-mel lain.

    • Menggunakan medan alamat e-mel yang sama, tetapi dalam langkah terakhir, pilih alamat yang anda inginkan.

      Untuk bantuan dengan langkah-langkah Bestari, lihat seksyen Tentukan cara anda ingin memproses data, pada awal artikel ini.

Halaman Atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×