Mengkonfigurasi pengurusan rekod setempat

Important: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Keupayaan untuk menguruskan rekod di sebarang laman memberikan pengurus rekod lebih kawalan terhadap cara rekod perniagaan dan undang-undang dengan nilai jangka panjang dikendalikan. Menguruskan rekod "secara setempat" juga membolehkan rekod ini menjadi sebahagian ruang kerja kerjasama yang wujud bersama dokumen lain yang anda kerjakan.

Bergantung pada struktur organisasi penyelesaian pengurusan rekod anda, anda boleh mengaktifkan pengurusan rekod setempat di peringkat koleksi laman dan anda boleh selanjutnya menyahdayakan pengisytiharan manual rekod di peringkat senarai atau pustaka. Namun, lalai untuk senarai dan pustaka adalah pengisytiharan manual rekod didayakan apabila ciri diaktifkan di peringkat koleksi laman.

Mengaktifkan pengurusan rekod setempat dalam SharePoint

Jika belum selesai, anda perlu mengaktifkan pengurusan rekod setempat sebelum anda boleh melakukan tugas ini. Jika anda telah diaktifkan, langkau langkah ini.

  1. Navigasi ke laman aras tertinggi.

  2. Klik seting Butang Seting Office 365 , dan kemudian klik Seting Laman

    Dalam laman Kumpulan yang disambungkan SharePoint , klik seting, klik Kandungan laman, dan kemudian klik Seting Laman.

  3. Di bawah Pentadbiran Koleksi Laman, klik Ciri koleksi laman.

  4. Ciri koleksi laman, Cari Dalam pengurusan rekod setempat dan klik aktifkan.

Mengkonfigurasi pengurusan rekod setempat bagi koleksi laman

Jika penyelesaian pengurusan rekod anda menjangkau merentasi berbilang laman, anda boleh mengkonfigurasi seting pengurusan rekod dengan cara berikut:

  • Tentukan jenis pengehadan untuk diletakkan pada dokumen apabila ia diisytiharkan sebagai rekod.

  • Tentukan sama ada semua senarai atau pustaka di laman membenarkan pengisytiharan manual rekod.

  • Tentukan individu yang boleh mengisytiharkan dan membatalkan pengisytiharan secara manual dokumen sebagai rekod.

Untuk mengkonfigurasi pengurusan rekod setempat untuk koleksi Laman

Note:  Anda mesti terlebih dahulu mengaktifkan ciri pengurusan rekod setempat pada aras koleksi laman sebelum anda boleh melengkapkan prosedur ini.

  1. Navigasi ke laman aras tertinggi.

  2. Klik seting Butang Seting Office 365 , dan kemudian klik Seting Laman

    Dalam laman Kumpulan yang disambungkan SharePoint , klik seting, klik Kandungan laman, dan kemudian klik Seting Laman.

  3. Di bawah Pentadbiran Koleksi Laman, klik Seting pengisytiharan rekod.

  4. Pada halaman Seting Pengisytiharan Rekod, dalam seksyen Pengehadan Rekod, pilih opsyen yang menentukan jenis pengehadan yang akan diletakkan pada item apabila ia diisytiharkan rekod. Seting ini tidak menjejaskan item yang sudah diisytiharkan sebagai rekod.

    • Tiada pengehadan tambahan   sekatan ini adalah berguna jika anda inginkan rekod mempunyai dasar pengekalan yang berasingan daripada bukan rekod, tetapi tidak ingin menyekat rekod daripada dipadam atau diedit.

    • Memadamkan blok   ini adalah pengehadan lalai untuk Pusat rekod.

    • Sekat Edit dan Padam    Pengehadan ini berguna jika anda ingin mengunci sepenuhnya dokumen supaya ia tidak boleh diedit atau dipadam. Ikon "kunci mangga" dikaitkan dengan dokumen untuk secara visual menunjukkan item telah dikunci.

  5. Dalam seksyen Ketersediaan pengisytiharan rekod , pilih opsyen yang menentukan sama ada atau tidak item boleh secara manual diisytiharkan sebagai rekod dalam senarai dan pustaka secara lalai. Jika opsyen tidak tersedia dalam semua lokasi secara lalai dipilih, item boleh diisytiharkan sebagai rekod hanya melalui dasar atau aliran kerja.

    Satu opsyen dalam seksyen Ketersediaan pengisytiharan rekod yang membolehkan anda membatalkan pengisytiharan rekod. Untuk melakukan ini, dalam Butiran pematuhan, di sebelah Status rekod, klik Membatalkan pengisytiharan rekod. Anda akan digesa untuk mengesahkan bahawa anda ingin membatalkan pengisytiharan item sebagai rekod.

    Note:  Opsyen Menyahisytihar hanya dipaparkan untuk item sebelum ini diisytiharkan sebagai rekod.

  6. Dalam seksyen Peranan Pengisytiharan, tentukan jenis pengguna yang boleh mengisytiharkan atau membatalkan pengisytiharan item sebagai rekod.

    • Semua senarai penyumbang dan pentadbir    Mana-mana pengguna dengan keizinan "edit item" untuk senarai boleh mengisytiharkan dan membatalkan pengisytiharan item sebagai rekod.

    • Hanya pentadbir senarai    Hanya pengguna dengan keizinan "urus senarai" untuk senarai boleh mengisytiharkan dan membatalkan pengisytiharan item sebagai rekod.

    • Hanya tindakan dasar    Hanya tindakan dasar atau kod tersuai berjalan sebagai Akaun Sistem boleh mengisytiharkan dan membatalkan pengisytiharan item sebagai rekod.

  7. Klik OK.

Halaman atas

Mengkonfigurasi pengurusan rekod setempat bagi senarai atau pustaka

Anda boleh mengkonfigurasi seting pengurusan rekod untuk membenarkan atau menghalang penciptaan rekod dalam senarai atau pustaka pada laman tertentu. Anda boleh mengkonfigurasikan senarai dan pustaka, supaya semua item yang ditambah kepada mereka secara automatik diisytiharkan sebagai rekod.

Untuk mengkonfigurasi pengurusan rekod setempat bagi senarai atau pustaka

  1. Pergi ke senarai atau pustaka yang anda ingin konfigurasi untuk pengurusan rekod.

  2. Untuk pustaka, di bawah Alat Pustaka, klik tab Pustaka. Untuk senarai, di bawah Alat Senarai, klik tab Senarai.

  3. Pada Reben Pustaka, klik Seting Pustaka. Untuk senarai, klik Seting Senarai.

    Dalam SharePoint Online, klik seting dan kemudian klik seting senarai atau seting pustaka.

    Note: Jika anda tidak melihat butang reben yang dirujuk dalam prosedur ini, anda mungkin perlu menyelaraskan resolusi skrin anda atau saiz tetingkap pelayar untuk mengembangkan semua butang reben yang tersedia. Anda juga boleh klik butang kumpulan untuk mengembangkan opsyen butang kumpulan tersebut.

  4. Pada halaman Seting Senarai, klik Seting pengisytiharan rekod.

  5. Pada halaman seting pengisytiharan rekod , dalam seksyen Ketersediaan pengisytiharan rekod Manual , lakukan salah satu perkara berikut:

    • Pilih sama ada anda ingin menggunakan seting lalai koleksi laman.

    • Benarkan perisytiharan secara manual rekod untuk senarai atau pustaka ini.

    • Jangan benarkan perisytiharan secara manual rekod untuk senarai atau pustaka ini.

  6. Dalam seksyen Pengisytiharan Automatik, pilih sama ada anda ingin item yang ditambah pada senarai atau pustaka ini diisytiharkan secara automatik sebagai rekod atau tidak.

  7. Klik OK.

Note: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×