Mengimport atau memautkan ke data dalam buku kerja Excel

Mengimport atau memautkan ke data dalam buku kerja Excel

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Anda boleh membawa data dari buku kerja Excel ke dalam pangkalan data Access dalam pelbagai cara. Anda boleh menyalin data dari lembaran kerja terbuka dan tampalkannya ke dalam helaian data Access yang, mengimport lembaran kerja ke dalam Jadual yang baru atau sedia ada atau memaut ke lembaran kerja dari pangkalan data Access.

Topik ini menerangkan secara terperinci cara mengimport atau memaut ke Excel data dari pangkalan data desktop Access.

Nota: 

  • Anda tidak boleh mengimport data sementara menjalankan pangkalan data Web Access 2010 dalam pelayar. Jika anda ingin mengimport data ke pangkalan data Web, anda perlu terlebih dahulu membuka pangkalan data Web menggunakan Access.

  • Jadual terpaut tidak serasi dengan pangkalan data Access 2010 Web; untuk menggunakan data luaran dalam pangkalan data Web, anda perlu mengimport data dan bukannya memaut padanya. Untuk maklumat lanjut mengenai pangkalan data Web, lihat artikel membina pangkalan data Access untuk berkongsi di Web.

Apakah yang anda ingin lakukan?

Memahami mengimport data dari Excel

Mengimport data dari Excel

Menyelesaikan masalah nilai hilang atau salah

Pautan ke data dalam Excel

Menyelesaikan masalah #Num! dan lain-lain nilai yang salah dalam Jadual terpaut

Memahami mengimport data dari Excel

Jika matlamat anda adalah menyimpan beberapa atau semua data anda daripada satu atau lebih lembaran kerja Excel dalam Access, anda harus mengimport kandungan lembaran kerja ke dalam pangkalan data Access baru atau sedia ada. Apabila anda mengimport data, Access mencipta salinan data dalam jadual baru atau sedia ada tanpa mengubah lembaran kerja Excel sumber.

Senario biasa untuk mengimport data Excel ke dalam Access

  • Anda sudah lama menggunakan Excel tetapi, selepas ini anda ingin menggunakan Access untuk bekerja dengan data ini. Anda ingin alihkan data dalam lembaran kerja Excel ke dalam satu atau lebih pangkalan data Access baru.

  • Jabatan atau kumpulan kerja anda menggunakan Access, tetapi anda kadangkala menerima data dalam format Excel yang mesti dicantumkan dengan pangkalan data Access anda. Anda ingin mengimport lembaran kerja Excel ini ke dalam pangkalan data anda apabila anda menerimanya.

  • Anda menggunakan Access untuk mengurus data anda, tetapi laporan mingguan yang anda terima dari seluruh pasukan anda adalah dalam buku kerja Excel. Anda ingin memperkemaskan proses mengimport bagi memastikan data diimport setiap minggu pada masa tertentu ke dalam pangkalan data anda.

Jika ini adalah kali pertama anda mengimport data dari Excel

  • Tiada cara untuk menyimpan buku kerja Excel sebagai pangkalan data Access. Excel tidak menyediakan fungsi untuk mencipta pangkalan data Access daripada data Excel.

  • Apabila anda membuka buku kerja Excel dalam Access (dalam Fail membuka kotak dialog, Ubah senarai Fail jenis kotak Microsoft Office Excel fail dan pilih fail yang anda inginkan), Access mencipta pautan ke buku kerja dan bukannya mengimport datanya. Pautan ke buku kerja adalah pada asasnya berbeza mengimport lembaran kerja ke dalam pangkalan data. Untuk maklumat lanjut tentang pautan, lihat seksyen pautan ke data dalam Excel, dalam artikel ini.

Mengimport data dari Excel

Langkah-langkah dalam seksyen ini menerangkan cara menyediakan dan menjalankan pengendalian import dan cara menyimpan seting import sebagai spesifikasi bagi kegunaan semula kemudian. Apabila anda meneruskan, ingat bahawa anda hanya boleh mengimport data dari satu lembaran kerja pada satu masa. Anda tidak boleh mengimport semua data dari keseluruhan buku kerja pada masa yang sama.

Menyediakan lembaran kerja

  1. Cari fail sumber dan pilih lembaran kerja yang mengandungi data yang anda ingin import ke Access. Jika anda ingin mengimport hanya sebahagian daripada lembaran kerja, anda boleh mentakrifkan julat bernama yang termasuk sel yang anda ingin import.

    Menentukan julat bernama (pilihan)   

    1. Bertukar kepada Excel dan buka lembaran kerja yang mempunyai data yang anda ingin import.

    2. Pilih julat sel yang mengandungi data yang anda ingin import.

    3. Klik kanan dalam julat yang dipilih dan kemudian klik Namakan Julat atau Takrifkan Nama.

    4. Dalam kotak dialog Nama Baru, tentukan nama bagi julat dalam kotak Nama dan klik OK.

      Ingatlah bahawa anda hanya boleh mengimport satu lembaran kerja pada satu masa semasa pengendalian import. Untuk mengimport data dari berbilang lembaran kerja, ulangi pengendalian import untuk setiap lembaran kerja.

  2. Semak semula data sumber dan ambil tindakan seperti yang diterangkan dalam jadual ini.

    Unsur

    Perihalan

    Bilangan lajur

    Bilangan lajur sumber yang anda ingin import tidak boleh melebihi 255, kerana Access tidak menyokong lebih daripada 255 medan dalam jadual.

    Melangkau lajur dan baris

    Adalah digalakkan untuk hanya memasukkan baris dan lajur yang anda ingin import dalam lembaran kerja sumber atau julat bernama.

    Baris    Anda tidak boleh menapis atau melangkau baris semasa pengendalian import.

    Lajur    Anda tidak boleh melangkau lajur semasa pengendalian jika anda memilih untuk menambah data ke jadual sedia ada.

    Format berjadual

    Memastikan sel berada dalam format berjadual. Jika lembaran kerja atau julat bernama termasuk sel dicantumkan, kandungan sel diletakkan dalam medan yang sepadan dengan lajur paling kiri dan medan lain dibiarkan kosong.

    Lajur, baris dan sel kosong

    Padam semua lajur dan baris kosong yang tidak perlu dalam lembaran kerja atau julat. Jika lembaran kerja atau julat mengandungi sel kosong, cuba tambah data yang hilang. Jika anda bercadang menambah rekod ke jadual sedia ada, pastikan medan yang sepadan dalam jadual menerima nilai nol (hilang atau tidak diketahui). Medan akan menerima nilai nol jika sifat medan Diperlukan disetkan kepada Tidak dan seting sifat Peraturan Pengesahihan tidak menghalang nilai nol.

    Nilai ralat

    Jika satu atau lebih sel dalam lembaran kerja atau julat yang mengandungi nilai ralat, seperti #NUM dan #DIV, membaikinya sebelum anda memulakan pengendalian import. Jika lembaran kerja sumber atau julat mengandungi nilai ralat, Access menempatkan nilai nol dalam medan yang sepadan dalam Jadual. Untuk maklumat lanjut tentang cara untuk membetulkan ralat tersebut, lihat seksyen menyelesaikan masalah nilai hilang atau salah, dalam artikel ini.

    Jenis data

    Untuk mengelakkan ralat semasa mengimport, pastikan setiap lajur sumber mengandungi jenis data yang sama dalam setiap baris. Access mengimbas lapan baris pertama sumber untuk menentukan jenis data medan dalam jadual. Kami amat mengesyorkan supaya anda memastikan lapan baris pertama sumber tidak mencampurkan nilai jenis data yang berbeza pada sebarang lajur. Jika tidak, Access mungkin tidak memperuntukkan jenis data yang betul pada lajur tersebut.

    Juga, adalah digalakkan untuk memformatkan setiap lajur sumber dalam Excel dan memperuntukkan format data tertentu bagi setiap lajur sebelum anda memulakan pengendalian import. Pemformatan amat disyorkan jika lajur termasuk nilai bagi jenis data yang berbeza. Contohnya, lajur NoPenerbangan dalam lembaran kerja mungkin mengandungi nilai berangka dan teks, seperti 871, AA90 dan 171. Untuk mengelakkan nilai hilang atau salah, lakukan yang berikut:

    1. Klik kanan pengepala lajur dan kemudian klik Format Sel.

    2. Pada tab Nombor, bawah Kategori, pilih format. Untuk lajur NoPenerbangan, anda mungkin memilih Teks.

    3. Klik OK.

    Jika lajur sumber diformatkan, tetapi masih mengandungi bercampur nilai dalam baris yang mengikuti baris Kelapan, pengendalian import mungkin masih Langkau nilai atau menukar nilai dengan betul. Untuk maklumat penyelesaian masalah, lihat seksyen menyelesaikan masalah nilai hilang atau salah.

    Baris pertama

    Jika baris pertama dalam lembaran kerja atau julat bernama mengandungi nama lajur, anda boleh tentukan supaya Access menganggap data pada baris pertama sebagai nama medan semasa pengendalian import. Jika lembaran kerja atau julat sumber anda tidak termasuk nama, adalah digalakkan untuk menambahkannya pada sumber sebelum anda memulakan pengendalian import.

    Nota: Jika anda bercadang untuk menambah data pada jadual sedia ada, pastikan nama setiap lajur betul-betul sepadan dengan nama medan yang sepadan. Jika nama lajur berbeza dengan nama medan yang sepadan dalam jadual, pengendalian import akan gagal. Untuk melihat nama medan, buka jadual dalam pandangan Reka Bentuk dalam Access.

  3. Tutup buku kerja sumber, jika ia terbuka. Membiarkan fail sumber terbuka mungkin menyebabkan ralat penukaran data semasa pengendalian import.

Menyediakan pangkalan data destinasi

  1. Buka pangkalan data Access di mana data yang diimport akan disimpan. Pastikan pangkalan data bukan baca sahaja dan anda mempunyai keizinan untuk membuat perubahan pada pangkalan data.

    -atau-

    Jika anda tidak ingin menyimpan data tersebut dalam mana-mana pangkalan data sedia ada anda, cipta pangkalan data kosong. Untuk berbuat demikian:

    Klik tab fail , klik barudan kemudian klik Pangkalan data kosong. Ambil perhatian, jika anda menggunakan mencapai 2007, klik Butang Microsoft Office dan kemudian klik baru.

  2. Sebelum anda memulakan pengendalian import, putuskan sama ada anda ingin menyimpan data dalam jadual baru atau jadual sedia ada.

    Cipta jadual baru    Jika anda memilih untuk menyimpan data dalam jadual baru, Access mencipta jadual dan menambah data yang diimport pada jadual ini. Jika jadual dengan nama yang ditentukan sudah wujud, Access menulis ganti kandungan jadual dengan data yang diimport.

    Tambah pada jadual sedia ada    Jika anda memilih untuk menambah data ke jadual sedia ada, baris dalam lembaran kerja Excel ditambah pada jadual yang ditentukan.

    Ingat bahawa kebanyakan kegagalan semasa pengendalian menambah berlaku kerana data sumber tidak sepadan dengan seting struktur dan medan jadual destinasi. Untuk mengelakkannya, buka jadual destinasi dalam pandangan Reka Bentuk dan semak semula yang berikut:

    • Baris pertama    Jika baris pertama lembaran kerja sumber atau julat bernama tidak mengandungi tajuk lajur, pastikan kedudukan dan jenis data setiap lajur dalam lembaran kerja sumber padan dengan medan yang sepadan dalam jadual. Jika baris pertama mengandungi tajuk lajur, tertib susunan lajur dan medan tidak perlu sepadan, tetapi nama dan jenis data setiap lajur mesti betul-betul sepadan dengan medan yang sepadannya.

    • Medan hilang atau medan tambahan    Jika satu atau lebih medan dalam lembaran kerja sumber tidak wujud dalam jadual destinasi, tambahkannya sebelum anda memulakan pengendalian import. Walau bagaimanapun, jika jadual mengandungi medan yang tidak wujud dalam sumber, anda tidak perlu memadam medan tersebut dari jadual jika ia menerima nilai nol.

      Petua: Medan akan menerima nilai nol jika sifat Diperlukan disetkan kepada Tidak dan seting sifat Peraturan Pengesahihan tidak menghalang nilai nol.

    • Kunci primer    Jika jadual mengandungi medan kunci primer, lembaran kerja atau julat sumber mestilah mempunyai lajur yang mengandungi nilai yang serasi dengan medan kunci primer dan nilai kunci diimport mestilah unik. Jika rekod diimport mengandungi nilai kunci primer yang sedia ada dalam jadual destinasi, pengendalian import memaparkan mesej ralat.

    • Medan berindeks    Jika sifat Berindeks bagi medan dalam jadual disetkan kepada Ya (Tiada Pendua), lajur sepadan dalam lembaran kerja atau julat sumber mestilah mengandungi nilai unik.

      Pergi ke langkah seterusnya untuk menjalankan pengendalian import.

Memulakan pengendalian import

  1. Lokasi Bestari import/Pautan berbeza sedikit bergantung pada versi Access. Pilih langkah yang sepadan dengan versi Access anda:

    • Jika anda menggunakan versi terkini versi langganan Office 365 Access, pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Import & paut , klik Sumber Data baru > Daripada fail > Excel.

    • Jika anda menggunakan Access 2016, Access 2013 atau Access 2010, pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Import & paut , klik Excel.

    • Jika anda menggunakan Access 2007, pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Import , klik Excel.

    Nota: Tab Data Luaran tidak tersedia melainkan pangkalan data terbuka.

  2. Dalam kotak dialog Dapatkan Data Luaran - Hamparan Excel, dalam kotak Nama fail, tentukan nama fail Excel yang mengandungi data yang anda ingin import.

    -atau-

    Klik Semak Lalu dan gunakan kotak dialog Buka Fail untuk mencari fail yang anda ingin import.

  3. Tentukan cara anda ingin menyimpan data yang diimport.

    Untuk menyimpan data dalam jadual baru, pilih Import data sumber ke dalam jadual baru dalam pangkalan data semasa. Anda akan digesa untuk menamakan jadual ini kemudian.

    Untuk menambah data pada jadual sedia ada, pilih Lampirkan satu salinan rekod kepada jadual dan pilih jadual daripada senarai juntai bawah. Opsyen ini tidak tersedia jika pangkalan data tidak mempunyai jadual.

    Untuk memaut ke sumber data dengan mencipta jadual terpaut, lihat seksyen pautan ke data dalam Excel, dalam artikel ini.

  4. Klik OK.

    Bestari Import Hamparan bermula dan memandu anda melalui proses import. Pergi ke set langkah seterusnya.

Menggunakan bestari Import Hamparan

  1. Pada halaman pertama bestari, pilih lembaran kerja yang mengandungi data yang anda ingin import, dan kemudian klik Berikut.

  2. Pada halaman kedua bestari, klik sama ada Tunjukkan Lembaran Kerja atau Tunjuk Julat Bernama, pilih sama ada lembaran kerja atau julat bernama yang anda ingin import, dan kemudian klik Berikut.

  3. Jika baris pertama lembaran kerja atau julat sumber mengandungi nama medan, pilih Baris Pertama Mengandungi Tajuk Lajur dan klik Berikut.

    Jika anda mengimport data ke jadual baru, Access menggunakan tajuk lajur ini untuk menamakan medan dalam jadual. Anda boleh mengubah nama ini sama ada semasa atau selepas pengendalian import. Jika anda menambah data pada jadual sedia ada, pastikan tajuk lajur dalam lembaran kerja sumber betul-betul sepadan dengan nama medan dalam jadual destinasi.

    Jika anda menambah data pada jadual sedia ada, langkau ke langkah 6. Jika anda menambah data pada jadual baru, ikuti langkah selebihnya.

  4. Bestari menggesa anda menyemak semula sifat medan. Klik lajur di bahagian bawah halaman untuk memaparkan sifat medan yang sepadan. Secara pilihan, lakukan sebarang daripada berikut:

    • Jika anda ingin, semak semula dan ubah nama dan jenis data medan destinasi.

      Capaian Ulasan lapan baris pertama dalam setiap lajur untuk mencadangkan jenis data bagi medan yang sepadan. Jika lajur dalam lembaran kerja mengandungi jenis nilai, seperti teks dan nombor dalam lapan baris pertama lajur, Bestari mencadangkan jenis data yang serasi dengan semua nilai dalam lajur — paling kerap, jenis data teks. Walaupun anda boleh memilih jenis data yang berbeza, ingat bahawa nilai yang serasi dengan jenis data yang anda pilih akan sama ada diabaikan atau ditukar dengan betul semasa proses mengimport. Untuk maklumat lanjut tentang cara untuk membetulkan nilai hilang atau salah, lihat seksyen menyelesaikan masalah nilai hilang atau salah, dalam artikel ini.

    • Untuk mencipta indeks pada medan, setkan Berindeks kepada Ya.

    • Untuk melangkau sepenuhnya lajur sumber, pilih kotak semak Jangan import medan (Langkau).

      Klik Berikut selepas anda selesai memilih opsyen.

  5. Dalam skrin seterusnya, tentukan kunci primer untuk jadual. Jika anda memilih Benarkan Access menambah kunci primer, Access menambah medan AutoNombor sebagai medan pertama dalam jadual destinasi dan secara automatik mengisinya dengan nilai ID unik, bermula dengan 1. Klik Berikut.

  6. Dalam skrin bestari terakhir, tentukan nama untuk jadual destinasi. Dalam kotak Import ke Jadual, taipkan nama untuk jadual. Jika jadual tersebut sudah wujud, Access memaparkan gesaan yang bertanya sama ada anda ingin menulis ganti kandungan sedia ada jadual tersebut. Klik Ya untuk meneruskan atau Tidak untuk menentukan nama yang berlainan bagi jadual destinasi, kemudian klik Selesai untuk mengimport data.

    Jika Access boleh mengimport beberapa atau semua data, Bestari memaparkan halaman yang menunjukkan anda status pengendalian import. Selain itu, anda boleh menyimpan butiran operasi untuk kegunaan masa depan sebagai spesifikasi. Sebaliknya, jika operasi sepenuhnya gagal, Access memaparkan mesej yang ada ralat berlaku cuba untuk mengimport fail.

  7. Klik Ya untuk menyimpan butiran pengendalian untuk kegunaan masa hadapan. Menyimpan butiran membantu anda mengulang pengendalian pada masa kemudian tanpa perlu melangkah melalui bestari pada setiap masa.

Lihat menyimpan butiran import atau operasi sebagai spesifikasi eksport untuk mengetahui cara untuk menyimpan simpan anda butiran spesifikasi anda.

Lihat menjalankan import disimpan atau mengeksport spesifikasi untuk mengetahui cara untuk menjalankan import disimpan anda atau pautan spesifikasi.

Lihat Jadual import atau eksport spesifikasi untuk mengetahui cara menjadualkan import dan memautkan tugas untuk menjalankan pada masa tertentu.

Menyelesaikan masalah nilai hilang atau nilai salah

Jika anda menerima mesej yang ada ralat berlaku cuba untuk mengimport fail, pengendalian import sepenuhnya gagal. Sebaliknya, jika pengendalian import memaparkan kotak dialog yang menggesa anda untuk menyimpan butiran operasi, operasi telah dapat mengimport semua atau beberapa data. Mesej status juga sebutan nama Jadual log ralat yang mengandungi Perihalan sebarang ralat yang berlaku semasa pengendalian import.

Penting: Walaupun mesej status menunjukkan pengendalian berjaya sepenuhnya, anda harus menyemak semula kandungan dan struktur jadual untuk memastikan segalanya kelihatan betul sebelum anda mula menggunakan jadual.

  • Buka jadual destinasi pada pandangan Helaian Data untuk melihat sama ada semua data telah ditambah pada jadual.

  • Buka jadual dalam pandangan Reka Bentuk untuk menyemak semula jenis data dan seting sifat lain medan.

Jadual berikut menerangkan langkah yang boleh anda ambil untuk membetulkan nilai yang hilang atau salah.

Petua: Semasa anda menyelesaikan masalah keputusan, jika anda dapati hanya beberapa nilai hilang, anda boleh menambahnya ke jadual secara manual. Sebaliknya, jika anda dapati keseluruhan lajur atau sebilangan besar nilai sama ada hilang atau tidak diimport dengan betul, anda perlu membetulkan masalah dalam fail sumber. Selepas anda membetulkan semua masalah yang diketahui, ulangi pengendalian import.

Isu

Penyelesaian

Unsur grafik

Unsur grafik, seperti logo, carta dan gambar tidak boleh diimport. Tambahkannya secara manual pada pangkalan data selepas melengkapkan pengendalian import.

Nilai terkira

Keputusan lajur atau sel terhitung akan diimport, tetapi formula dasar tidak akan diimport. Semasa pengendalian import, anda boleh tentukan jenis data yang serasi dengan hasil formula, seperti Nombor.

TRUE atau FALSE dan nilai -1 atau 0

Jika lembaran kerja atau julat sumber merangkumi lajur yang mengandungi nilai TRUE atau FALSE sahaja, Access mencipta medan Ya/Tidak bagi lajur dan menyelitkan nilai -1 atau 0 dalam medan. Walau bagaimanapun, jika lembaran kerja atau julat sumber termasuk lajur yang mengandungi hanya nilai -1 atau 0, Access, secara lalai mencipta medan berangka bagi lajur. Anda boleh mengubah jenis data medan kepada Ya/Tidak semasa pengendalian import untuk mengelakkan masalah ini.

Medan berbilang nilai

Apabila anda mengimport data ke jadual baru atau menambah data untuk jadual sedia ada, Access tidak mendayakan sokongan bagi berbilang nilai dalam medan, walaupun jika lajur sumber mengandungi senarai nilai yang dipisahkan dengan koma bernoktah (;). Senarai nilai dianggap sebagai nilai tunggal dan diletakkan dalam medan teks.

Data terpenggal

Jika data muncul terpenggal dalam lajur dalam jadual Access, cuba tambahkan lebar lajur dalam pandangan Helaian Data. Jika itu tidak menyelesaikan isu, data dalam lajur berangka dalam Excel tersebut adalah terlalu besar bagi saiz medan medan destinasi dalam Access. Contohnya, medan destinasi mungkin mempunyai sifat Saiz Medan disetkan kepada Bait dalam pangkalan data Access, tetapi data sumber mengandungi nilai yang lebih besar daripada 255. Betulkan nilai dalam fail sumber dan cuba import sekali lagi.

Memaparkan format

Anda mungkin perlu mengesetkan sifat Format medan tertentu dalam pandangan reka bentuk untuk memastikan nilai dipaparkan dengan betul dalam pandangan Helaian Data. Contohnya:

  • Medan Ya/Tidak memaparkan -1 dan 0 dalam pandangan Helaian Data selepas pengendalian import selesai. Untuk membaiki ini, selepas pengendalian import selesai, setkan sifat Format medan kepada Ya/Tidak untuk memaparkan kotak semak.

  • Tarikh panjang dan sederhana mungkin muncul sebagai tarikh pendek dalam Access. Untuk membaiki ini, buka jadual destinasi dalam pandangan Reka Bentuk dalam Access dan setkan sifat Format medan tarikh kepada Tarikh Panjang atau Tarikh Sederhana.

Nota: Jika lembaran kerja sumber mengandungi format teks beraneka seperti tebal, garis bawah atau italik, teks akan diimport, tetapi pemformatannya akan hilang.

Nilai pendua (ralat pelanggaran kekunci)

Rekod yang anda import mungkin mengandungi nilai pendua yang tidak boleh disimpan dalam medan kunci primer jadual destinasi atau dalam medan yang sifat Berindeks disetkan kepada Ya (Tiada Pendua). Singkirkan nilai pendua dalam fail sumber dan cuba mengimport sekali lagi.

Nilai tarikh dikurangkan sebanyak 4 tahun

Medan tarikh yang diimport dari lembaran kerja Excel mungkin dikurangkan sebanyak empat tahun. Excel bagi Windows menggunakan Sistem Tarikh 1900 (di mana nombor siri berjulat dari 1 hingga 65,380), yang sepadan dengan tarikh 1 Januari 1900 sehingga 31 Disember 2078. Walau bagaimanapun, Excel untuk Macintosh menggunakan Sistem Tarikh 1904 (di mana nombor siri berjulat dari 0 hingga 63,918), yang sepadan dengan tarikh 1 Januari 1904 sehingga 31 Disember 2078.

Sebelum anda mengimport data, ubah sistem tarikh untuk buku kerja Excel atau, selepas menambah data, jalankan kemas kini pertanyaan yang menggunakan ungkapan [nama medan tarikh] + 1462 untuk membetulkan tarikh.

Nilai Nol

Anda mungkin melihat mesej ralat di hujung pengendalian import tentang data yang telah dipadam atau hilang semasa pengendalian, atau apabila anda membuka jadual dalam pandangan Helaian Data, anda mungkin melihat beberapa nilai medan adalah kosong. Jika lajur sumber dalam Excel tidak diformatkan atau lapan baris pertama sumber mengandungi nilai bagi jenis data yang berbeza, buka lembaran kerja sumber dan lakukan yang berikut:

  • Memformatkan lajur sumber.

  • Alihkan baris supaya lapan baris pertama dalam setiap lajur tidak mengandungi nilai jenis data yang berbeza.

  • Semasa pengendalian import, pilih jenis data yang sesuai untuk setiap medan. Jika jenis data salah, anda akan melihat nilai nol atau nilai salah dalam seluruh lajur selepas pengendalian import selesai.

Langkah sebelumnya boleh membantu meminimumkan kemunculan nilai nol. Jadual berikut menyenaraikan kes di mana anda masih melihat nilai nol:

Nilai yang hilang adalah dari jenis...

Apabila mengimport ke...

Dan jenis destinasi medan adalah...

Untuk menyelesaikan...

Teks

Jadual baru

Tarikh

Gantikan semua nilai teks dengan nilai tarikh dan kemudian cuba import sekali lagi.

Teks

Jadual sedia ada

Berangka atau Tarikh

Gantikan semua nilai teks dengan nilai yang padan dengan jenis data medan destinasi dan kemudian cuba import sekali lagi.

Nilai tarikh digantikan dengan nilai berangka

Anda akan melihat nombor lima digit yang kelihatan rawak dan bukannya nilai tarikh sebenar dalam situasi berikut:

  • Lajur sumber dalam lembaran kerja hanya mengandungi nilai berangka dalam lapan baris pertama, tetapi mengandungi beberapa nilai tarikh dalam baris berikutnya. Nilai tarikh ini akan ditukar secara tidak tepat.

  • Lajur sumber mengandungi nilai tarikh dalam beberapa lapan baris pertama dan anda cuba mengimportnya ke dalam medan berangka. Nilai tarikh ini akan ditukar secara tidak tepat.

    Untuk mengelakkannya, gantikan nilai tarikh dengan nilai berangka dalam lajur sumber dan cuba import sekali lagi.

    Kadangkala, jika lajur yang kebanyakannya mengandungi nilai tarikh turut mengandungi beberapa nilai teks, semua nilai tarikh mungkin muncul seperti nombor lima digit yang kelihatan rawak. Untuk mengelakkannya, gantikan nilai teks dengan nilai tarikh dan kemudian cuba import sekali lagi.

Nilai berangka digantikan dengan nilai tarikh

Anda akan melihat nilai tarikh yang kelihatan rawak dan bukannya nilai sebenar berangka dalam situasi berikut:

  • Lajur sumber hanya mengandungi nilai tarikh dalam lapan baris pertama, tetapi mengandungi beberapa nilai berangka pada baris seterusnya. Nilai tarikh ini akan ditukar dengan tidak betul.

  • Lajur sumber mengandungi nilai berangka dalam beberapa lapan baris pertama dan anda cuba mengimportnya ke dalam medan tarikh. Nilai tarikh ini akan ditukar dengan tidak betul.

Untuk mengelakkannya, gantikan nilai berangka dengan nilai tarikh dalam lajur sumber dan kemudian cuba import sekali lagi.

Di samping itu, anda mungkin ingin menyemak semula jadual log ralat (disebut dalam halaman terakhir bestari) dalam pandangan Helaian Data. Jadual mempunyai tiga medan — Ralat, Medan dan Baris. Setiap baris mengandungi maklumat tentang ralat khusus dan kandungan medan Ralat sepatutnya membantu anda menyelesaikan masalah tersebut.

Rentetan ralat dan petua penyelesaian masalah

Ralat

Perihalan

Pemenggalan Medan

Satu nilai dalam fail terlalu besar untuk seting sifat Saiz Medan untuk medan ini.

Kegagalan Penukaran Jenis

Satu nilai dalam lembaran kerja adalah jenis data yang salah untuk medan ini. Nilai mungkin hilang atau mungkin muncul dengan salah dalam medan destinasi. Lihat jadual sebelumnya untuk maklumat lanjut mengenai cara menyelesaikan isu ini.

Pelanggaran Kekunci

Nilai kunci primer rekod ini adalah pendua — ia sudah wujud dalam jadual.

Kegagalan Peraturan Pengesahihan

Sesuatu nilai melanggar peraturan yang diset menggunakan sifat Peraturan Pengesahihan untuk medan ini atau untuk jadual.

Nol dalam Medan Diperlukan

Nilai nol tidak dibenarkan dalam medan ini kerana sifat Diperlukan medan disetkan kepada Ya.

Nilai nol dalam medan AutoNombor

Data yang anda import mengandungi nilai Nol yang anda cuba tambahkan pada medan AutoNombor.

Rekod Tidak Dapat Dihuraikan

Sesuatu nilai teks mengandungi aksara pembatas teks (biasanya tanda petikan berganda). Setiap kali nilai mengandungi aksara pembatas, aksara tersebut mesti diulang sebanyak dua kali dalam fail teks; contohnya:

4 1/2"" diameter

Halaman atas

Memaut ke data dalam Excel

Dengan memautkan pangkalan data Access ke data dalam program lain, anda boleh menggunakan alat pertanyaan dan pelaporan yang Access sediakan tanpa perlu mengekalkan salinan data Excel tersebut dalam pangkalan data anda.

Apabila anda memaut pada lembaran kerja Excel atau julat bernama, Access mencipta jadual baru yang dipautkan pada sel sumber. Sebarang perubahan yang anda buat kepada sumber sel dalam Excel muncul dalam jadual terpaut. Walau bagaimanapun, anda tidak boleh mengedit kandungan jadual yang sepadan dalam Access. Jika anda ingin menambah, mengedit atau memadam data, anda mesti melakukan perubahan dalam fail sumber.

Senario biasa memaut ke lembaran kerja Excel dari dalam Access

Biasanya, anda memaut pada lembaran kerja Excel (bukannya mengimport) atas sebab berikut:

  • Anda ingin terus menyimpan data anda dalam lembaran kerja Excel, tetapi dapat menggunakan ciri pertanyaan dan pelaporan berkesan bagi Access.

  • Jabatan atau kumpulan kerja anda menggunakan Access, tetapi data daripada sumber luaran yang anda bekerja dengannya adalah dalam lembaran kerja Excel. Anda tidak ingin mengekalkan salinan data luaran, tetapi ingin dapat bekerja dengannya dalam Access.

Jika ini adalah kali pertama anda memaut pada lembaran kerja Excel

  • Anda tidak boleh mencipta pautan ke pangkalan data Access dari dalam Excel.

  • Apabila anda memautkan ke fail Excel, Access mencipta jadual baru, sering dirujuk sebagai jadual terpaut. Jadual menunjukkan data berada dalam lembaran kerja sumber atau julat bernama, tetapi ia sebenarnya tidak menyimpan data dalam pangkalan data.

  • Anda tidak boleh memautkan data Excel pada jadual sedia ada dalam pangkalan data. Ini bermakna anda tidak boleh menambah data pada jadual sedia ada dengan melakukan pengendalian memaut.

  • Sesuatu pangkalan data boleh mengandungi berbilang jadual terpaut.

  • Sebarang perubahan yang anda lakukan pada data dalam Excel secara automatik digambarkan dalam jadual terpaut. Walau bagaimanapun, kandungan dan struktur jadual terpaut dalam Access adalah baca sahaja.

  • Apabila anda membuka buku kerja Excel dalam Access (dalam kotak dialog Buka Fail, tukar kotak senarai Fail dari Jenis kepada Microsoft Excel, dan pilih fail yang anda inginkan), Access mencipta pangkalan data kosong dan secara automatik memulakan Bestari Pautkan Hamparan.

Menyediakan data Excel

  1. Cari fail Excel dan lembaran kerja atau julat yang mempunyai data yang anda ingin pautkan. Jika anda tidak ingin pautan ke seluruh lembaran kerja, pertimbangkan untuk mentakrifkan julat bernama yang termasuk hanya sel yang anda ingin pautkan.

    Mencipta julat bernama dalam Excel (pilihan-berguna jika anda hanya ingin memaut ke beberapa data lembaran kerja)   

    1. Bertukar kepada Excel dan paparkan lembaran kerja yang anda ingin mentakrifkan julat bernama.

    2. Pilih julat sel yang mengandungi data yang anda ingin pautkan.

    3. Klik kanan dalam julat yang dipilih dan klik Namakan Julat atau Takrifkan Nama.

    4. Dalam kotak dialog Nama Baru, tentukan nama untuk julat dalam kotak Nama dan kemudian klik OK.

      Perhatikan bahawa anda hanya boleh memaut pada satu lembaran kerja atau julat pada satu masa semasa pengendalian memaut. Untuk memaut pada data di berbilang tempat dalam buku kerja, ulangi pengendalian memaut untuk setiap lembaran kerja atau julat.

  2. Semak semula data sumber dan ambil tindakan seperti yang diterangkan dalam jadual berikut:

    Unsur

    Perihalan

    Format berjadual

    Memastikan sel berada dalam format berjadual. Jika julat termasuk sel dicantumkan, kandungan sel diletakkan dalam medan yang sepadan dengan lajur paling kiri dan medan lain dibiarkan kosong.

    Melangkau lajur dan baris

    Anda tidak boleh melangkau lajur dan baris sumber semasa pengendalian memaut. Walau bagaimanapun, anda boleh menyembunyikan medan dan menapis rekod dengan membuka jadual terpaut dalam pandangan Helaian Data selepas anda telah mengimportnya ke dalam Access.

    Bilangan lajur

    Bilangan lajur sumber tidak boleh melebihi 255, kerana Access tidak menyokong lebih daripada 255 medan dalam jadual.

    Lajur, baris dan sel kosong

    Padam semua lajur dan baris kosong yang tidak perlu dalam lembaran kerja atau julat Excel. Jika terdapat sel kosong, cuba tambahkan data yang hilang.

    Nilai ralat

    Jika satu atau lebih sel dalam lembaran kerja atau julat mengandungi nilai ralat, betulkannya sebelum anda memulakan .pengendalian import. Jika lembaran kerja atau julat sumber mengandungi nilai ralat, Access menyelitkan nilai nol dalam medan yang sepadan dalam jadual.

    Jenis data

    Anda tidak boleh mengubah jenis data atau saiz medan dalam jadual terpaut. Sebelum anda memulakan pengendalian memaut, anda mesti sahkan bahawa setiap lajur mengandungi jenis data tertentu.

    Kami amat mengesyorkan supaya anda memformatkan lajur jika ia merangkumi nilai jenis data yang berbeza. Contohnya, lajur NoPenerbangan dalam lembaran kerja mungkin mengandungi nilai berangka dan teks, seperti 871, AA90 dan 171. Untuk mengelakkan nilai hilang atau salah, lakukan yang berikut:

    1. Klik kanan lajur dan kemudian klik Format Sel.

    2. Pada tab Nombor, bawah Kategori, pilih format.

    3. Klik OK.

    Baris pertama

    Jika baris pertama dalam lembaran kerja atau julat bernama mengandungi nama lajur, anda boleh tentukan supaya Access menganggap data pada baris pertama sebagai nama medan semasa pengendalian import. Jika tidak ada nama lajur dalam lembaran kerja atau jika nama lajur tertentu melanggar peraturan penamaan medan dalam Access, Access memperuntukkan nama yang sah untuk setiap medan yang sepadan.

  3. Tutup fail sumber, jika ia terbuka.

Menyediakan pangkalan data destinasi

  1. Buka pangkalan data di mana anda ingin mencipta pautan. Pastikan pangkalan data bukan baca sahaja dan anda mempunyai keizinan yang perlu untuk membuat perubahan padanya.

  2. Jika anda tidak ingin menyimpan pautan dalam mana-mana pangkalan data sedia ada anda, cipta pangkalan data kosong: klik tab fail , klik barudan kemudian klik Pangkalan data kosong. Ambil perhatian, jika anda menggunakan mencapai 2007, klik Butang Microsoft Office dan kemudian klik baru.

Anda kini bersedia untuk memulakan pengendalian memaut.

Mencipta pautan

  1. Lokasi Bestari import/Pautan berbeza sedikit bergantung pada versi Access. Pilih langkah yang sepadan dengan versi Access anda:

    • Jika anda menggunakan versi terkini versi langganan Office 365 Access, pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Import & paut , klik Sumber Data baru > Daripada fail > Excel.

    • Jika anda menggunakan Access 2016, Access 2013 atau Access 2010, pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Import & paut , klik Excel.

    • Jika anda menggunakan Access 2007, pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Import , klik Excel.

    Nota: Tab Data Luaran tidak tersedia melainkan pangkalan data terbuka.

  2. Dalam kotak dialog Dapatkan Data Luaran - Hamparan Excel, dalam kotak Nama fail, tentukan nama fail sumber Excel.

  3. Pilih Paut ke sumber data dengan mencipta jadual terpaut kemudian klik OK.

    Bestari Pautkan Hamparan bermula dan memandu anda melalui proses pautan.

  4. Pada halaman pertama bestari, pilih lembaran kerja atau julat bernama dan klik Berikut.

  5. Jika baris pertama lembaran kerja atau julat sumber mengandungi nama medan, pilih Baris Pertama Mengandungi Tajuk Lajur. Access menggunakan tajuk lajur ini untuk menamakan medan dalam jadual. Jika nama lajur menyertakan aksara khas tertentu, ia tidak boleh digunakan sebagai nama medan dalam Access. Dalam kes sedemikian, satu mesej ralat dipaparkan yang memberitahu anda bahawa Access akan memperuntukkan nama yang sah untuk medan. Klik OK untuk meneruskan.

  6. Pada halaman terakhir bestari, tentukan nama untuk jadual terpaut dan kemudian klik Selesai. Jika jadual dengan nama yang anda tentukan sudah wujud, anda akan ditanya jika anda ingin menulis ganti jadual atau pertanyaan sedia ada tersebut. Klik Ya jika anda ingin menulis ganti jadual atau pertanyaan, atau klik Tidak untuk menentukan nama yang berbeza.

    Access cuba mencipta jadual terpaut. Jika pengendalian berjaya, Access memaparkan mesej Selesai memautkan jadual. Membuka jadual terpaut dan semak semula medan dan data untuk memastikan anda melihat data yang betul dalam semua medan.

    Jika anda melihat nilai ralat atau data yang salah, anda mesti menyelesaikan masalah data sumber. Untuk maklumat lanjut mengenai cara untuk menyelesaikan masalah nilai ralat atau nilai yang salah, lihat seksyen seterusnya.

Halaman atas

Menyelesaikan masalah #Num! dan lain-lain nilai yang salah dalam jadual terpaut

Malah jika anda menerima mesej Selesai memautkan jadual, anda perlu membuka jadual tersebut dalam pandangan Helaian Data untuk memastikan baris dan lajur menunjukkan data yang betul.

Jika anda melihat ralat atau data yang salah di mana jua dalam jadual, ambil tindakan yang betul seperti yang diterangkan dalam jadual berikut, dan kemudian cuba pautkan sekali lagi. Ingat bahawa anda tidak boleh terus menambah nilai pada jadual terpaut, kerana jadual tersebut adalah baca sahaja.

Isu

Penyelesaian

Unsur grafik

Unsur grafik dalam lembaran kerja Excel, seperti logo, carta dan gambar, tidak boleh dipaut dalam Access.

Memaparkan format

Anda mungkin perlu mengesetkan sifat Format medan tertentu dalam pandangan Reka Bentuk untuk memastikan nilai dipaparkan dengan betul dalam pandangan Helaian Data.

Nilai terkira

Hasil lajur atau sel terhitung dipaparkan dalam medan yang sepadan, tetapi anda tidak boleh melihat formula (atau ungkapan) dalam Access.

Nilai teks terpenggal

Meningkatkan lebar lajur dalam pandangan Helaian Data. Jika anda masih tidak melihat nilai keseluruhan, ia mungkin kerana nilai tersebut lebih panjang daripada 255 aksara. Access hanya boleh memaut pada 255 aksara pertama, jadi anda harus mengimport data dan bukannya memautkannya.

Mesej ralat limpahan medan berangka

Jadual terpaut mungkin muncul sebagai betul, tetapi kemudian apabila anda menjalankan pertanyaan terhadap jadual, anda mungkin melihat mesej ralat Limpahan Medan Angka. Ini boleh berlaku kerana konflik antara jenis data medan dalam jadual terpaut dan jenis data yang disimpan dalam medan tersebut.

TRUE atau FALSE dan nilai -1 atau 0

Jika lembaran kerja atau julat sumber merangkumi lajur yang hanya mengandungi nilai TRUE atau FALSE, Access mencipta medan Ya/Tidak bagi lajur tersebut pada jadual terpaut. Walau bagaimanapun, jika lembaran kerja atau julat sumber merangkumi lajur yang hanya mengandungi nilai -1 atau 0, Access secara lalai akan mencipta medan berangka bagi lajur tersebut dan anda tidak akan dapat mengubah jenis data medan yang sepadan dalam jadual. Jika anda inginkan medan Ya/Tidak dalam jadual terpaut, pastikan lajur sumber menyertakan nilai TRUE dan FALSE.

Medan berbilang nilai

Access tidak mendayakan sokongan untuk berbilang nilai dalam medan, walaupun jika lajur sumber mengandungi senarai nilai yang dipisahkan oleh koma bernoktah (;). Senarai nilai akan dianggap sebagai nilai tunggal dan diletakkan dalam medan teks.

#Num!

Access memaparkan nilai ralat #Num! dan bukannya data sebenar medan dalam situasi berikut:

  • Jika lajur sumber mengandungi beberapa nilai berangka atau nilai tarikh dalam lajur yang kebanyakannya mengandungi nilai teks, nilai berangka dan tarikh tersebut tidak diimport.

  • Jika lajur sumber mengandungi beberapa nilai teks dalam lajur yang kebanyakannya mengandungi nilai berangka, nilai teks tersebut tidak diimport.

  • Jika lajur sumber mengandungi beberapa nilai teks dalam lajur yang kebanyakannya mengandungi nilai tarikh, nilai teks tersebut tidak diimport.

Lakukan yang berikut untuk meminimumkan tika nilai nol dalam jadual:

  1. Pastikan lajur sumber tidak mengandungi nilai bagi jenis data yang berbeza.

  2. Memformatkan lajur dalam lembaran kerja Excel.

  3. Semasa pengendalian memaut, pilih jenis data yang betul untuk setiap medan. Jika jenis data salah, lajur yang terhasil mungkin hanya mengandungi nilai #Num! untuk semua baris data.

Nilai berangka dan bukannya nilai tarikh

Jika anda melihat nombor lima digit yang kelihatan rawak dalam medan, semak untuk melihat sama ada lajur sumber kebanyakannya mengandungi nilai berangka tetapi juga termasuk beberapa nilai tarikh. Nilai tarikh yang muncul dalam lajur berangka ditukar kepada nombor secara tidak betul. Gantikan nilai tarikh dengan nilai berangka kemudian cuba pautkan sekali lagi.

Nilai tarikh dan bukannya nilai berangka

Jika anda melihat nilai tarikh yang kelihatan rawak dalam medan, semak untuk melihat sama ada lajur sumber kebanyakannya mengandungi nilai tarikh tetapi juga termasuk beberapa nilai berangka. Nilai berangka yang muncul dalam lajur tarikh ditukar kepada tarikh dengan tidak betul. Gantikan nilai berangka dengan nilai tarikh dan kemudian cuba pautkan sekali lagi.


Halaman atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×