Menggunakan laman Pusat Dokumen

Menggunakan laman Pusat Dokumen

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

SharePoint menawarkan banyak ciri untuk menguruskan kandungan dan ia berskala dengan baik. Jika anda mempunyai ratusan atau ribuan dokumen, video dan seterusnya yang anda perlu uruskan, pertimbangkan untuk menggunakan templat laman Pusat Dokumen (termasuk dengan SharePoint secara lalai). Templat ini dioptimumkan untuk pengurusan dokumen berskala besar. Ia boleh menjimatkan masa dan membantu anda menjadi lebih cekap, SharePoint juga termasuk templat laman Pusat Dokumen. Ciri penting seperti versi dokumen, ID dokumen, set dokumen, navigasi metadata dan jenis kandungan terbina dalam pada templat untuk anda.

Laman Pusat Dokumen berfungsi untuk kedua-dua senario ini:

  • Persekitaran pengarangan    Dalam persekitaran pengarangan Pusat Dokumen, pengguna mencipta dan mengedit ribuan dokumen atau aset media yang disimpan dalam repositori pusat.

  • Arkib kandungan    Dalam arkib kandungan seperti pangkalan pengetahuan, pengguna menyimpan atau melihat dokumen.

Artikel ini memberitahu anda tentang ciri dalam templat laman Pusat Dokumen dan cara untuk mencipta laman Pusat Dokumen.

Untuk mencipta pusat dokumen, lihat menggunakan templat untuk mencipta jenis laman SharePoint

Apakah yang terkandung dalam laman Pusat Dokumen?

Templat laman Pusat Dokumen mengandungi ciri yang menjadikannya lebih mudah dan lebih cekap untuk mencipta dan mengurus set dokumen yang besar. Dalam kebanyakan kes, pemilik laman boleh menambah setiap ciri ini secara berasingan. Tetapi templat laman Pusat Dokumen secara automatik mendayakan ciri pengurusan dokumen yang disyorkan. Seksyen berikut menerangkan ciri ini secara ringkas.

Anda boleh menggunakan laman Pusat Dokumen sebagai persekitaran pengarangan atau arkib kandungan. Dalam persekitaran pengarangan, pengguna dengan kerap melapor masuk dan keluar fail serta mencipta struktur folder untuk fail tersebut. Versi didayakan, dan 10 atau versi lebih awal setiap dokumen boleh wujud. Selain itu, aliran kerja boleh mengawal kitaran hayat dokumen.

Sebaliknya, pengarangan kurang berlaku dalam arkib kandungan. Pengguna hanya melihat atau memuat naik dokumen. Templat laman Pusat Dokumen menyokong mencipta jenis arkib kandungan yang dipanggil arkib pangkalan pengetahuan. Biasanya, pangkalan pengetahuan mengandungi versi tunggal kandungan dan laman boleh menskala sehingga 10 juta fail. Dalam senario biasa, seperti pusat sokongan teknikal untuk organisasi besar, 10,000 pengguna mungkin mencapai kandungan, terutamanya untuk membacanya. Subset 3,000 hingga 4,000 pengguna mungkin memuat naik kandungan baru ke laman.

Item berikut memerihalkan beberapa ciri SharePoint yang anda boleh sertakan dalam laman Pusat Dokumen. Senarai ini memerihalkan beberapa ciri yang berkemungkinan. Selain keupayaan ini, kebanyakan perniagaan menyesuaikan rupa dan navigasi Pusat Dokumen dan memasukkan Bahagian Web tersuai untuk kefungsian yang unik kepada perniagaan.

Metadata terurus ialah sistem yang memperuntukkan istilah tertentu kepada dokumen dalam SharePoint. Kemudian, anda boleh menggunakan istilah tersebut untuk mengelaskan dokumen. Anda boleh gunakan metadata untuk mencipta alat navigasi berkuasa bagi pengguna yang boleh membantunya mencari perkara yang mereka inginkan dengan cepat.

Contohnya, katakan syarikat anda mempunyai repositori pangkalan pengetahuan yang mengandungi artikel yang membantu individu menyelesaikan masalah dengan produk. Anda boleh mencipta istilah metadata yang membolehkan pengguna untuk menapis maklumat mengikut produk, mengikut jenis masalah atau ciri lain.

Dalam laman Pusat Dokumen, setiap cebisan kandungan mendapat ID unik yang tidak berkaitan dengan lokasi dokumen seperti pautan URL. Ini bermakna jika anda mengalih atau menamakan semula dokumen, ID masih sama. Oleh itu, anda boleh menggunakan ID untuk mencipta jenis pautan kekal untuk dokumen dan meminimumkan pembaziran masa bagi pautan terputus.

Versi dokumen didayakan secara automatik dalam laman Pusat Dokumen. Ini bermakna yang anda mempunyai sejarah secara automatik semua versi dokumen berlainan. Dalam proses semakan dokumen, ini bermakna anda mempunyai rekod semua kemas kini yang dimasukkan semasa kitaran semakan. Anda boleh menjejak kemas kini, menghubungi responden dan seterusnya. Selain itu, jika isu timbul dengan versi semasa artikel, anda boleh kembali ke versi baik yang diketahui terakhir.

Jenis kandungan merupakan jenis kandungan khusus bersama kumpulan seting untuk kandungan. Apabila seseorang mencipta dokumen jenis kandungan ditakrifkan, ia menerima secara automatik semua seting yang bersesuaian untuk jenis kandungan tersebut. Contohnya, Pusat Dokumen mungkin mempunyai koleksi jenis kandungan – jenis dokumen berlainan, video, templat dan seterusnya.

Pengatur Kandungan tidak termasuk dalam laman Pusat Dokumen secara automatik. Walau bagaimanapun, ramai pengguna menambahnya. Pengatur Kandungan merupakan ciri SharePoint yang membolehkan anda menguruskan keseluruhan organisasi dan struktur item. Dengan menggunakan metadata atau jenis kandungan, Pengatur Kandungan boleh menghala dokumen dan item lain secara automatik ke lokasi khusus. Contohnya, dalam pangkalan pengetahuan, anda boleh meminta Pengatur Kandungan menghala secara automatik semua penyerahan baru ke pustaka khusus yang mengumpul artikel untuk produk khusus.

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×