Menggunakan lajur data luaran dalam dokumen Word

Menggunakan lajur data luaran dalam dokumen Word

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Ingin menjadikannya mudah dan cekap untuk memasukkan data yang tepat, terkini dalam dokumen perniagaan? Anda boleh menggunakan data daripada sumber luaran dalam isi dokumen Microsoft Word 2013 menggunakan kombinasi lajur data luaran Microsoft SharePoint dan kawalan kandungan Word. Contohnya, anda mungkin mahu mencipta kontrak pelanggan standard dalam pustaka dokumen yang mengandungi nama pelanggan, nama syarikat dan nombor telefon yang disimpan dalam pangkalan data Jenis Perniagaan (LOB) seperti SAP atau Dynamics CRM.

Untuk maklumat lanjut, lihat mencari kandungan tentang data luaran dan mengeset templat fail untuk pustaka dokumen atau borang.

Apakah yang anda ingin lakukan?

Sebelum anda bermula

Ketahui lebih lanjut tentang dokumen berstruktur

Mencipta lajur data luaran dalam senarai atau pustaka

Mencipta templat Word untuk memaparkan data luaran dalam kawalan kandungan

Mencipta dokumen Word dan memasukkan data

Sebelum anda bermula

Penggunaan data luaran memerlukan beberapa tugas prasyarat untuk mendayakan capaian selamat kepada data itu. Maklumat berikut membantu anda merancang langkah seterusnya. Selain itu, jika anda mengalami masalah apabila cuba mengerjakan data luaran, maklumat ini dapat membantu anda mengenal pasti isu itu. Untuk mencapai data luaran, anda atau pentadbir mesti melakukan perkara berikut:

Menyediakan sumber data luaran    Pentadbir mungkin perlu mencipta akaun dan berikan keizinan ke sumber data untuk memastikan bahawa individu yang betul mempunyai capaian ke data dan bahawa data tidak berakhir ke atas dalam tangan yang salah. Dalam pangkalan data Luaran, pentadbir juga boleh mencipta jadual tertentu, pandangan, pertanyaan, dan sebagainya untuk mengehadkan hasil hanya apa yang diperlukan dan untuk membantu meningkatkan prestasi.

Perkhidmatan dan akaun SharePoint mengkonfigurasikan    Pentadbir mesti mengaktifkan Business Data Connectivity Services dan Secure Store Service.

Mengkonfigurasikan Secure Store Services    Pentadbir mesti melakukan yang berikut: menentukan mod capaian terbaik untuk data luaran sumber, mencipta aplikasi sasaran dan mengeset kelayakan untuk aplikasi sasaran.

Mengkonfigurasikan Business Data Connectivity Services    Pentadbir mesti pastikan pengguna yang mencipta jenis mempunyai keizinan untuk stor metadata Business Data Connectivity dan sesuai pengguna mempunyai capaian kepada jenis kandungan luaran senarai luaran berdasarkan kandungan Luaran.

Mencipta jenis kandungan luaran    Pengguna mesti mentakrifkan jenis kandungan luaran yang mengandungi maklumat tentang sambungan, access, kaedah operasi, lajur, penapis dan lain-lain metadata yang digunakan untuk mendapatkan data daripada sumber data Luaran.

Memastikan produk Office sedia untuk digunakan    Untuk menyegerakkan data luaran dengan produk Office, anda mesti mempunyai Windows 7 atau lebih baru dan produk perisian percuma berikut, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4, dan WCF Data Services 5.0 untuk OData V3 pada setiap komputer klien (jika perlu, anda secara automatik digesa untuk memuat turun perisian). Juga, pastikan opsyen pemasangan Office, Business Connectivity Services    didayakan (ini adalah lalai). Opsyen ini dipasang pada Business Connectivity Services Client Runtime yang melakukan yang berikut: cache dan menyegerak dengan data Luaran, memetakan data perniagaan ke jenis kandungan Luaran, memaparkan PEMILIH item luaran dalam produk Office dan menjalankan penyelesaian tersuai dalam produk Office.

Halaman atas

Ketahui lanjut tentang dokumen berstruktur

Dokumen berstruktur mengawal tempat kandungan boleh dipaparkan pada dokumen, jenis kandungan yang boleh dipaparkan dalam kandungan dan sama ada kandungan boleh diedit. Contoh dokumen berstruktur termasuk:

  • Dokumen undang-undang yang mengandungi bahasa undang-undang yang tidak harus diedit.

  • Halaman depan standard untuk cadangan perniagaan yang memerlukan pengarang memasukkan tajuk, alamat e-mel, nombor telefon dan nama.

  • Invois yang secara automatik memasukkan data pelanggan yang terkini.

Untuk mencipta dokumen berstruktur dalam Word 2013, anda gunakan kandungan kawalan yang membolehkan anda membetulkan kedudukan kandungan, menentukan jenis kandungan (teks, tarikh, gambar dan seterusnya), menyerlah dengan warna dan mengawal pengeditan. Anda boleh memautkan kawalan kandungan secara automatik dengan lajur data luaran yang sepadan.

Halaman atas

Mencipta lajur data luaran dalam senarai atau pustaka

Nota:  Mencipta lajur data luaran memerlukan keizinan penyumbang atau lebih tinggi pada senarai atau pustaka.

  1. Navigasi ke laman SharePoint, kemudian navigasi ke senarai atau pustaka.

    Nota:  Anda tidak boleh menambah lajur data luaran pada senarai luaran.

  2. Klik Senarai atau Pustaka >Seting Senarai atau Seting Pustaka.

  3. Dalam seksyen Lajur, klik Cipta Lajur.

  4. Masukkan nama lajur seperti Pelanggan, kemudian di bawah Jenis Lajur, klik Data Luaran.

  5. Di bawah Jenis Kandungan Luaran, klik Pemilih Jenis Kandungan Luaran, kemudian pilih item yang bersesuaian daripada senarai jenis kandungan luaran, contohnya, Pelanggan.

  6. Putuskan cara anda ingin mengendalikan apa-apa tindakan yang ditakrifkan untuk jenis kandungan luaran dengan melakukan satu atau lebih daripada berikut:

    • Untuk memaparkan menu bagi satu atau lebih tindakan, klik Paparkan menu tindakan.

    • Untuk membuat lajur data luaran melaksanakan tindakan lalai apabila dipilih, klik Pautkan lajur ini dengan Tindakan Lalai jenis kandungan luaran.

  7. Di bawah Tambahkan lajur untuk menunjukkan setiap medan tambahan ini, klik Pilih semua medan atau pilih satu atau lebih nama medan khusus seperti BusinessName dan BusinessPhone.

Halaman atas

Mencipta templat Word untuk memaparkan data luaran dalam kawalan kandungan

  1. Dalam pustaka dokumen SharePoint, klik Pustaka > Seting Pustaka.

  2. Di bawah Seting Am, klik Seting Lanjutan.

  3. Dalam seksyen Templat Dokumen, di bawah URL Templat, klik Edit Templat.

  4. Selepas Word 2013 terbuka, untuk memaparkan atau menyembunyikan Panel Maklumat Dokumen, pada tab Pembangun, dalam kumpulan Templat, klik Panel Dokumen, pilih atau kosongkan Sentiasa tunjukkan Panel Maklumat Dokumen pada pembukaan dokumen dan simpanan awal, kemudian klik OK.

  5. Tambah teks standard yang anda ingin kelihatan dalam setiap dokumen.

    Contohnya, anda mungkin ingin menambah teks kontrak "plat dandang" yang diperlukan untuk cadangan jualan.

  6. Pada tab Selitkan, dalam kumpulan Teks, klik Bahagian Cepat, tuding ke Sifat Dokumen, kemudian klik dan seret setiap medan berdasarkan lajur data luaran ke isi dokumen sebagai kawalan dokumen.

    Contohnya, klik dan seret CustomerName, BusinessName dan BusinessPhone.

  7. Klik fail > Simpan, kemudian keluar Word 2013.

  8. Dalam SharePoint, pada halaman Seting Lanjutan pustaka dokumen, klik OK.

Halaman atas

Mencipta dokumen Word dan memasukkan data

  1. Dalam pustaka dokumen, klik Dokumen > Dokumen Baru.

  2. Edit dan semak teks standard jika perlu.

  3. Untuk mengisikan nilai yang betul untuk lajur data luaran, pilih kawalan kandungan yang mengandungi Pemilih Item Data Luaran.

    Contohnya, pilih nama Pelanggan yang bersesuaian dan nilai Customer, BusinessName dan BusinessPhone diisikan secara automatik bagi anda.

  4. Klik Fail>Simpan dan keluar dari Word.

Nilai lajur data luaran disimpan pada dokumen Word dan juga terpapar sebagai nilai lajur data luaran sepadan untuk dokumen yang disimpan dalam pustaka dokumen.

Halaman atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×