Menggunakan cantum mel untuk memperibadikan Surat untuk mel pukal

Menggunakan cantum mel untuk memperibadikan Surat untuk mel pukal

Important: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Apabila anda mempunyai mel pukal untuk dihantar kepada individu pada senarai mel anda, anda boleh menggunakan cantum mel untuk mencipta kelompok huruf diperibadikan. Setiap huruf yang dihasilkan mempunyai tataletak yang sama, pemformatan, teks dan grafik. Hanya khusus Seksyen huruf berbeza dan diperibadikan.

Terdapat tiga fail yang terlibat dalam mencipta dan mencetak huruf menggunakan proses cantum mel:

  • Dokumen utama
    dokumen ini mengandungi teks dan grafik (logo atau imej, contohnya) yang sama untuk setiap versi dokumen yang dicantum. Isi huruf adalah contoh kandungan yang sama.

  • Senarai mel anda
    ini ialah sumber data yang digunakan untuk mengisi maklumat dalam huruf. Senarai mel anda mempunyai nama, contohnya, dan dokumen utama adalah surat yang dialamatkan kepada nama dalam senarai anda.

  • Dokumen tercantum anda
    dokumen ini ialah gabungan dokumen utama dan senarai mel. Cantum mel mengambil maklumat daripada senarai mel dan memasukkannya dalam dokumen utama, menghasilkan huruf diperibadikan untuk setiap individu.

Anda boleh mengetahui lebih lanjut tentang cara cantum mel untuk huruf berfungsi dalam video berikut yang merupakan sebahagian daripada kursus latihan.

Pelayar anda tidak menyokong video. Pasang Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player atau Internet Explorer 9.

Langkah 1: Menyediakan dokumen utama anda

Sebelum anda memulakan cantum mel, sediakan Surat anda. Jika anda membiarkan orang tahu tentang peristiwa akan datang, contohnya, masukkan nama, tarikh, masa dan lokasi peristiwa. Ia adalah tersebut butiran yang penting untuk semua penerima Surat anda.

  1. Pada tab mel , dalam Kumpulan mula Cantum mel , pilih mula Cantum mel > Surat.

    Dalam Word, pada tab mel, pilih mula Cantum mel, dan kemudian pilih opsyen.

  2. Dalam Word, taipkan isi Surat (contoh berikut) untuk dihantar kepada semua orang.

    Sampel Surat dalam Word untuk bel yang digunakan untuk cantum mel.

Langkah 2: Menyediakan senarai mel anda

Senarai mel ialah sumber data anda. Mungkin kepada hamparan Excel , direktori Outlook kenalan, pangkalan data Access atau senarai alamat Office . Ia mengandungi rekod yang Word menggunakan untuk menarik maklumat daripada untuk membina Surat anda.

Petua

  • Jika anda tidak mempunyai senarai mel, anda boleh mencipta satu semasa cantum mel. Sebelum anda memulakan proses cantum mel, mengumpul semua rekod data anda dan tambahkannya kepada sumber data anda.

  • Jika anda menggunakan hamparan Excel , pastikan lajur untuk kod ZIP atau Poskod diformatkan sebagai teks supaya anda tidak kehilangan sebarang sifar.

  • Jika anda ingin menggunakan kenalan Outlook anda, pastikan Outlook program e-mel lalai anda.

Langkah 3: Pautan senarai mel anda ke dokumen utama anda

Kini anda sudah bersedia untuk membuka sumber data untuk senarai mel anda dan pautan ke Surat anda.

  1. Pada tab mel , dalam Kumpulan mula Cantum mel , pilih Pilih penerimadan kemudian pilih opsyen.

    Sebagai sebahagian daripada cantum mel Word, pada tab mel, dalam Kumpulan Cantum mula, pilih Pilih penerima dan kemudian pilih taipkan senarai baru

  2. Lakukan satu daripada perkara berikut:

    • Jika anda tidak mempunyai senarai mel, pilih jenis senarai baru dan menciptanya.

      atau

    • Jika senarai mel anda dalam hamparan Excel , pangkalan data Access atau jenis fail data yang lain, pilih gunakan senarai sedia ada. Kemudian semak lalu ke senarai anda dan pilih Buka.

      atau

    • Jika anda menggunakan kenalan Outlook anda, pilih pilih daripada Kenalan Outlook.

  3. Pilih fail > Simpan sebagai.

  4. Dalam kotak Nama fail , taipkan Nama fail, dan kemudian pilih Simpan.


Edit Senarai penerima

Jika anda mencipta dan mencetak huruf untuk semua orang pada senarai anda, pergi ke "langkah 4: menambah kandungan diperibadikan Surat anda." Jika anda ingin menghantar surat kepada individu yang tinggal, contohnya, dalam 20 batu peristiwa yang anda sedang hos, kemudian gunakan penapis seperti kod ZIP atau Poskod untuk memperincikan senarai.

  1. Pilih Edit Senarai penerima.

    Sebagai sebahagian daripada cantum mel Word, pada tab mel, dalam Kumpulan Cantum mula, pilih Edit Senarai penerima.

  2. Dalam kotak dialog Penerima Cantum mel , pilih kotak semak di sebelah nama setiap orang yang anda ingin menerima mesej e-mel anda.

    Pilih baris dengan menandakan kotak semak

Dalam kotak dialog Penerima Cantum mel , terdapat opsyen untuk memperincikan Senarai penerima. Dua opsyen yang paling kerap digunakan adalah untuk mengisih dan menapis senarai untuk menjadikannya lebih mudah untuk mencari nama dan alamat.

Dalam Word dokumen cantum mel, pilih Edit penerima dan dalam kotak dialog penerima Cantum mel, di bawah perhalusi Senarai penerima, pilih opsyen.

Untuk maklumat lebih terperinci, lihat Mengisih dan menapis data untuk cantum mel.

Langkah 4: Tambah kandungan diperibadikan Surat anda

Menambahkan kandungan Surat yang berbeza bagi setiap penerima — contohnya, nama dan alamat mereka. Amalan terbaik untuk menambah butiran ini adalah untuk menyelitkan medan cantum dalam dokumen utama anda.

  1. Pada tab mel , dalam Kumpulan medan tulis & selitkan , pilih Blok alamat.

    Sebagai sebahagian daripada cantum mel Word, pada tab mel, dalam Kumpulan medan tulis & selitkan, pilih blok alamat.

  2. Dalam kotak dialog Selitkan blok alamat , pilih format untuk nama yang akan muncul dalam huruf.

    Opsyen blok alamat

  3. Pilih OK.

    Note: Untuk melihat cara alamat akan muncul dalam Surat, di bawah pratonton, pilih Pratonton hasil. Pilih seterusnya Butang rekod berikut untuk cantum mel pratonton hasil atau butang rekod Butang rekod sebelumnya untuk cantum mel pratonton hasil sebelumnyauntuk beralih melalui rekod dalam sumber data anda.

  4. Dalam Kumpulan tulis & selitkan , pilih Baris sapaan.

    Sebagai sebahagian daripada cantum mel Word, pada tab mel, dalam Kumpulan medan tulis & selitkan, pilih baris sapaan.

  5. Dalam kotak dialog Selitkan baris sapaan , pilih format yang anda ingin gunakan.

  6. Pilih OK untuk menyelitkan medan cantum dalam huruf.

  7. Pilih fail > Simpan untuk mengekalkan Surat (contoh berikut) anda cipta untuk cantum mel.

    Sampel Surat cantum mel dalam Word menunjukkan medan "blok alamat" dan "baris sapaan" medan.

Untuk menyelitkan maklumat lain tersuai dalam huruf daripada senarai mel anda, lihat menambah medan cantum mel satu demi satu.


Sahkan nama medan cantum

Pastikan Word mencari nama dan alamat dalam senarai mel anda.

  1. Pada tab mel , dalam Kumpulan medan tulis & selitkan , pilih Padankan medan.

    Tip: Medan cantum juga boleh dibuka dari kotak dialog Selitkan blok alamat yang anda gunakan untuk menambah blok alamat dokumen utama.

  2. Dalam kotak dialog Medan sepadan , sahkan bahawa medan rekod yang muncul dalam senarai yang sepadan dengan nama tajuk lajur untuk rekod sumber data senarai mel anda.

    Kotak dialog Padankan Medan

    Note: Terdapat dua lajur dalam kotak dialog. Lajur kiri adalah senarai nama biasa dalam rekod perniagaan contohnya. Lajur kanan ialah nama medan untuk nama biasa yang dipetakan kepada tajuk lajur dalam fail sumber data anda.

  3. Lakukan satu daripada perkara berikut:

    • Jika medan nama ditunjukkan padanan tajuk lajur yang anda gunakan untuk rekod dalam sumber data senarai mel anda, lakukan apa-apa.

      atau

    • Jika (tidak sepadan) muncul dalam nama medan yang anda jangkakan untuk dipadankan dengan tajuk lajur dalam sumber data anda, pilih anak panah juntai bawah dan kemudian pilih nama medan dalam sumber data senarai mel anda. Ulangi mengikut keperluan.

  4. Pilih OK.


Memformatkan medan cantum mel

Untuk mengubah fon, saiz atau Penjarakan kandungan yang dicantumkan, pilih nama medan cantum dan buat perubahan yang anda inginkan.

  1. Pada tab mel , dalam Kumpulan Pratonton hasil , pilih Pratonton hasil untuk bertukar daripada hasil tercantum kembali kepada medan cantum mel dalam Surat anda.

    Dalam Word, pada tab mel, Kumpulan pratonton hasil.

  2. Pilih nama medan cantum.

    Medan Blok Alamat yang dipilih

  3. Pada rumah tab, pilih fon dan saiz fon yang anda ingin gunakan.

    Dalam Word, pada tab rumah, dalam Kumpulan fon, pilih fon dan saiz fon.

  4. Pada tab Tataletak halaman (Word 2013) atau tab tataletak (Word 2016), pilih perenggan yang jarak anda inginkan.

    Dalam Word, pada tab tataletak, dalam Kumpulan perenggan, setkan jarak.

    Note: Kerana Word menganggap setiap baris dalam blok alamat sebagai perenggan, anda mungkin ingin mengurangkan jarak antara baris.

Langkah 5. Pratonton dan cetak huruf

  1. Pilih Pratonton hasil, dan kemudian pilih berikut Butang rekod berikut untuk cantum mel pratonton hasil atau sebelumnya Butang rekod sebelumnya untuk cantum mel pratonton hasil butang rekod untuk memastikan nama dan alamat dalam isi Surat anda kelihatan betul.

    Tip: Untuk pergi ke mula senarai, pilih butang rekod Butang rekod yang pertama untuk cantum mel pratonton hasil yang pertama, dan pergi ke penghujung senarai, pilih butang rekod Butang rekod terakhir untuk cantum mel pratonton hasil yang terakhir.

  2. Pilih selesai & Cantum > cetak dokumen.

    Sebagai sebahagian daripada cantum mel Word, pada tab mel, dalam Kumpulan selesai, pilih selesai & Cantum kemudian pilih opsyen.

Langkah 6: Simpan Surat peribadi anda

Apabila anda menyimpan dokumen cantum mel, ia kekal berhubung senarai mel anda supaya anda boleh menggunakannya untuk mel pukal anda yang seterusnya.


Untuk mengguna semula dokumen cantum mel anda

  • Buka dokumen cantum mel dan pilih Ya apabila Word menggesa anda untuk memastikan sambungan.


Untuk mengubah alamat dalam dokumen cantum mel

  • Buka dokumen cantum mel dan pilih Edit Senarai penerima untuk mengisih, menapis dan pilih alamat tertentu.

Maklumat lanjut

Note: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×