Menggunakan aliran kerja Tiga-keadaan

Menggunakan aliran kerja Tiga-keadaan

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Aliran kerja Tiga-keadaan menjejak status item senarai melalui Tiga-keadaan (fasa). Ia boleh digunakan untuk menguruskan proses perniagaan yang memerlukan organisasi untuk menjejak isu atau item volum tinggi, seperti isu sokongan pelanggan, perintis jualan atau tugas projek. Contohnya, tiga keadaan untuk tugas projek boleh jadi Tidak Bermula, Sedang Berjalan dan Telah Selesai.

Dalam artikel ini

Bagaimanakah aliran kerja Tiga-keadaan berfungsi?

Menyediakan senarai untuk digunakan dengan aliran kerja Tiga-keadaan

Mencipta senarai penjejakan isu

Mencipta senarai tersuai untuk kegunaan dengan aliran kerja Tiga-keadaan

Menyesuaikan senarai tersuai untuk kegunaan dengan aliran kerja Tiga-keadaan

Menambah aliran kerja Tiga-keadaan kepada senarai

Memulakan Secara Manual aliran kerja Tiga-keadaan pada item

Menyelesaikan tugas aliran kerja dalam aliran kerja Tiga-keadaan

Bagaimanakah aliran kerja Tiga-keadaan berfungsi?

Aliran kerja Tiga-keadaan menyokong proses perniagaan yang memerlukan organisasi untuk menjejak status sesuatu isu atau item melalui Tiga-keadaan dan dua peralihan antara keadaan. Dengan setiap peralihan antara keadaan, aliran kerja memperuntukkan satu tugas kepada satu individu dan menghantar satu isyarat e-mel mengenai tugas tersebut. Apabila tugas ini telah lengkap, aliran kerja mengemas kini status item dan maju ke keadaan seterusnya. Aliran kerja Tiga-keadaan berfungsi dengan templat senarai Penjejakan Isu. Namun, ia boleh digunakan dengan mana-mana senarai yang disediakan untuk mengandungi lajur Pilihan dengan tiga atau lebih nilai. Nilai dalam lajur Pilihan ini bertindak sebagai keadaan yang dijejaki oleh aliran kerja.

Satu senarai boleh mempunyai lebih daripada satu lajur pilihan dan lajur pilihan boleh mempunyai lebih daripada tiga nilai. Namun, aliran kerja Tiga-keadaan hanya boleh dikonfigurasikan untuk menggunakan salah satu daripada lajur pilihan dan hanya tiga daripada nilai dalam lajur pilihan terpilih. Apabila anda menambah aliran kerja Tiga-keadaan pada senarai atau pustaka, anda memilih lajur pilihan dan tiga nilai yang disediakan oleh lajur.

Aliran kerja Tiga-keadaan boleh digunakan untuk menguruskan proses perniagaan yang memerlukan organisasi untuk menjejak isu atau item volum tinggi, seperti isu sokongan pelanggan, perintis jualan atau tugas projek. Contohnya, pekerja di syarikat merancang acara kecil boleh menggunakan senarai penjejakan isu dan aliran kerja Tiga-keadaan tersuai untuk menguruskan banyak tugas yang berkaitan dengan acara yang mereka rancangkan. Aliran kerja Tiga-keadaan menjejak tugas merancang acara melalui tiga status: Aktif, Sedia untuk Semak Semula dan Selesai. Semua tugas persediaan acara yang berkaitan dengan acara tertentu disusun dalam senarai penjejakan isu yang dicipta untuk acara tersebut dan ditanda sebagai Aktif. Penyelaras acara memperuntukkan tugas individu kepada ahli pasukannya kemudian memulakan aliran kerja Tiga-keadaan ke atas item ini bagi memulakan kerja pada tugas acara.

Apabila aliran kerja bermula, ia akan mencipta tugas untuk individu yang ditentukan. Apabila ahli pasukan menerima tugas, beliau akan melaksanakan kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Ini mungkin berfungsi yang berlaku di luar daripada senarai atau laman di mana senarai penjejakan isu ditempatkan. Contohnya, jika ahli pasukan menerima tugas aliran kerja untuk membangunkan pelan katering, beliau akan menghubungi syarikat katering kemudian bekerja dengan mereka untuk membangunkan pelan. Apabila pelan katering didrafkan, ahli pasukan akan menandakan tugas aliran kerjanya sebagai telah selesai. Pada masa ini, aliran kerja mengemas kini status tugas acara dalam senarai penjejakan isu dari Aktif ke Sedia untuk Semak Semula dan ia mencipta tugas kedua untuk penyelaras acara menyemak semula pelan katering. Selepas penyelaras acara menyemak semula dan meluluskan pelan katering, beliau akan menandakan tugas aliran kerjanya sebagai selesai dan aliran kerja mengemas kini status tugas dari Sedia untuk Semak Semula ke Selesai.

Nota: Peserta aliran kerja boleh menyelesaikan tugas aliran kerja dalam aliran kerja Tiga-keadaan dalam dua cara. Peserta boleh mengedit tugas aliran kerja untuk menandakannya sebagai selesai atau peserta boleh mengubah status item aliran kerja dalam senarai (jika peserta mempunyai keizinan untuk mengubah senarai ini). Jika peserta mengemas kini secara manual status item aliran kerja dalam senarai, tugas aliran kerja telah selesai. Jika peserta mengedit tugas aliran kerja untuk menandakannya sebagai selesai, status item aliran kerja dalam senarai akan dikemas kini ke status Selesai.

Tindakan dalam aliran kerja Tiga-keadaan dalam contoh sebelum ini menggunakan proses berikut:

Contoh carta aliran bagi aliran kerja Tiga-keadaan

Halaman Atas

Menyediakan senarai untuk digunakan dengan aliran kerja Tiga-keadaan

Sebelum anda boleh menggunakan aliran kerja Tiga-keadaan, anda perlu menyediakan senarai mengandungi item yang anda merancang untuk menjejak atau mengurus dengan aliran kerja. Templat senarai Penjejakan Isu bekerja dengan aliran kerja Tiga-keadaan. Namun, anda boleh juga mencipta senarai tersuai untuk digunakan dengan aliran kerja ini. Jika anda cipta senarai tersuai, pastikan senarai mengandungi sekurang-kurangnya satu lajur Pilihan yang termasuk tiga atau lebih nilai pilihan. Apabila anda menyediakan aliran kerja Tiga-keadaan untuk digunakan dengan senarai ini, anda mesti menentukan lajur Pilihan yang mengandungi nilai status yang akan dijejaki oleh aliran kerja.

Halaman Atas

Mencipta senarai penjejakan isu

Secara lalai, anda boleh menggunakan aliran kerja Tiga-keadaan dengan mana-mana senarai yang anda cipta daripada templat senarai Penjejakan Isu.

  1. Pada menu Seting Butang Seting Office 365 , klik Tambah aplikasi.

  2. Dalam halaman Aplikasi Anda, klik Penjejakan Isu dan taipkan nama untuk senarai tersebut. Nama senarai diperlukan

  3. Jika anda ingin menyediakan perihalan bagi senarai, klik Opsyen Lanjutan.

    • Dalam kotak Perihalan, taipkan perihalan bagi tujuan senarai. Perihalan merupakan satu pilihan.

  4. Klik Cipta.

Halaman Atas

Mencipta senarai tersuai untuk kegunaan dengan aliran kerja Tiga-keadaan

Jika anda ingin mencipta senarai tersuai untuk digunakan dengan aliran kerja Tiga-keadaan, anda mesti menambah sekurang-kurangnya satu lajur Pilihan yang mengandungi sekurang-kurangnya tiga nilai status yang akan dijejaki oleh aliran kerja.

  1. Pada menu Seting Butang Seting Office 365 , klik Tambah aplikasi.

  2. Dalam halaman Aplikasi Anda, klik Senarai Tersuai, dan taip nama bagi senarai. Nama senarai adalah diperlukan.

  3. Jika anda ingin menyediakan perihalan bagi senarai, klik Opsyen Lanjutan.

  4. Dalam kotak Perihalan, taipkan perihalan bagi tujuan senarai. Perihalan merupakan satu pilihan.

  5. Klik Cipta.

Halaman Atas

Menyesuaikan senarai tersuai untuk kegunaan dengan aliran kerja Tiga-keadaan

  1. Klik senarai tersuai yang anda cipta dalam langkah sebelumnya.

  2. Pada reben, pilih tab Senarai dan dalam kumpulan Seting, klik Seting Senarai.

  3. Di bawah Lajur, klik Cipta Lajur.

  4. Dalam seksyen Nama dan jenis , di bawah Nama lajur, taipkan nama lajur yang anda ingin gunakan untuk menentukan nilai keadaan untuk aliran kerja. Contohnya, anda boleh memasukkan nama sebagai keadaan aliran kerja.

  5. Di bawah Jenis maklumat dalam lajur ini ialah, pilih Pilihan (untuk memilih menu).

  6. Dalam seksyen Seting Lajur Tambahan, di bawah Perihalan, taipkan perihalan pilihan untuk lajur.

  7. Di bawah Lajur ini perlu mengandungi maklumat, klik Ya.

  8. Dalam kotak senarai di bawah taipkan pilihan setiap pada baris berasingan, taipkan tiga atau lebih pilihan nilai yang anda inginkan untuk lajur ini. Nilai ini akan menjadi keadaan untuk aliran kerja. Contohnya, anda boleh masukkan aktif, sedia untuk semak semula, dan melengkapkan sebagai pilihan tiga.

  9. Di bawah Paparkan pilihan menggunakan, pilih sama ada Menu Juntai Bawah atau Butang Radio.

  10. Di bawah Benarkan pilihan 'Isikan', klik Tidak.

  11. Menentukan sama ada anda inginkan nilai lalai tertentu untuk lajur ini atau jika anda ingin menambahnya pada pandangan lalai untuk senarai.

  12. Klik OK.

Halaman Atas

Menambah aliran kerja Tiga-keadaan kepada senarai

Anda mesti menambahkan aliran kerja Tiga-keadaan pada senarai sebelum anda boleh menggunakannya pada item dalam senarai tersebut. Apabila anda menambahkan aliran kerja Tiga-status pada senarai, anda akan menentukan lajur mana dalam senarai mengandungi nilai tahap yang anda inginkan aliran kerja menjejakinya. Anda juga akan menentukan maklumat apa yang anda inginkannya berlaku pada setiap peringkat aliran kerja. Contohnya, anda boleh menentukan subjek dan teks untuk isyarat e-mel yang diterima oleh penerima tugas.

Aliran kerja Tiga-keadaan didayakan secara lalai pada kebanyakan jenis laman. Namun, pentadbir koleksi laman boleh menyahdayakan ciri ini. Jika aliran kerja Tiga-keadaan tidak tersedia, hubungi pentadbir koleksi laman anda.

Penting: Anda mesti mempunyai keizinan Uruskan Senarai untuk menambah aliran kerja pada senarai.

  1. Membuka senarai yang mana anda ingin tambahkan aliran kerja Tiga-keadaan.

  2. Klik tab Senarai > Seting Senarai atau klik seting untuk jenis pustaka yang sedang dibuka. Contohnya, dalam pustaka dokumen, klik Seting Pustaka Dokumen.

  3. Di bawah Keizinan dan Pengurusan, klik Seting aliran kerja.

  4. Pada halaman Seting Aliran Kerja, klik Tambah aliran kerja.

  5. Pada halaman Tambah halaman aliran kerja, dalam seksyen aliran kerja , di bawah Pilih templat aliran kerja, klik tiga-keadaan.

  6. Dalam seksyen Nama, taipkan nama unik untuk aliran kerja.

  7. Dalam seksyen Senarai Tugas, tentukan senarai tugas untuk digunakan dengan aliran kerja.

    Nota: 

    • Anda boleh menggunakan senarai Tugas lalai atau anda boleh mencipta yang baru. Jika anda menggunakan senarai Tugas lalai, peserta aliran kerja akan boleh mencari dan melihat tugas aliran kerja mereka dengan menggunakan pandangan Tugas Saya bagi senarai Tugas.

    • Cipta senarai tugas baru jika tugas untuk aliran kerja ini akan mendedahkan data sensitif atau sulit yang anda ingin simpankan berasingan daripada senarai Tugas umum.

    • Cipta senarai tugas baru jika organisasi anda akan mempunyai banyak aliran kerja atau jika aliran kerja akan melibatkan banyak tugas. Dalam kes ini, anda mungkin ingin mencipta senarai tugas untuk setiap aliran kerja.

  8. Dalam seksyen Senarai Sejarah, pilih senarai sejarah untuk digunakan dengan aliran kerja ini. Senarai sejarah memaparkan semua peristiwa yang berlaku semasa setiap kejadian aliran kerja.

    Nota: Anda boleh menggunakan senarai Sejarah lalai atau anda boleh mencipta yang baru. Jika organisasi anda akan mempunyai banyak aliran kerja, anda mungkin ingin mencipta senarai sejarah berasingan untuk setiap aliran kerja.

  9. Dalam seksyen Mulakan Opsyen, lakukan salah satu yang berikut:

    • Jika anda ingin membenarkan aliran kerja bermula secara manual, pilih kotak semak Benarkan aliran kerja ini bermula secara manual oleh pengguna yang sah dengan keizinan Menyertai. Pilih kotak semak Perlukan Keizinan Urus Senarai untuk memulakan aliran kerja jika anda ingin menambah keizinan tambahan untuk memulakan aliran kerja.

    • Jika anda inginkan aliran kerja untuk bermula secara automatik apabila item baru dicipta, pilih kotak semak Mulakan aliran kerja ini apabila item baru dicipta.

  10. Klik Berikut.

  11. Dalam seksyen Keadaan aliran kerja, di bawah Pilih medan 'Pilihan', pilih lajur Pilihan daripada senarai yang mengandungi nilai yang anda ingin gunakan untuk tahap dalam aliran kerja anda, kemudian pilih nilai lajur yang anda inginkan untuk Keadaan permulaan, Keadaan pertengahan dan Keadaan akhir bagi aliran kerja.

  12. Dalam dua seksyen Tentukan apa yang anda inginkan berlaku apabila aliran kerja dimulakan (opsyen untuk tugas pertama dalam aliran kerja) dan Tentukan apa yang anda mahu terjadi apabila aliran kerja berubah ke keadaan pertengahan (opsyen untuk tugas kedua dalam aliran kerja) tentukan maklumat berikut:

    Butiran Tugas

Medan

Perihalan

Tajuk Tugas:

Anda boleh mengubah tajuk mesej yang muncul dalam tugas yang aliran kerja telah dimulakan atau sampai ke keadaan pertengahan secara pilihan. Jika anda memilih kotak semak Masukkan medan senarai, medan yang anda pilih akan ditambah pada penghujung mesej.

Perihalan Tugas:

Taipkan sebarang maklumat yang anda ingin masukkan dalam perihalan tugas. Jika anda memilih kotak semak Masukkan medan senarai, medan yang anda pilih akan ditambah pada penghujung mesej. Jika anda memilih kotak semak Selitkan pautan pada item Senarai, pautan pada item senarai dimasukkan dalam perihalan.

Tarikh Siap Tugas:

Jika anda ingin menentukan tarikh siap untuk tugas, pilih kotak semak Masukkan medan senarai, kemudian pilih lajur tarikh daripada senarai yang mengandungi maklumat tarikh yang anda ingin gunakan sebagai tarikh siap.

Tugas yang Diserahkan Kepada:

Untuk memberikan tugas kepada individu yang tertentu dalam senarai, klik Masukkan medan senarai, kemudian pilih lajur daripada senarai yang mengandungi maklumat pengguna yang anda ingin gunakan. Apabila aliran kerja ini bermula, tugas pertama diperuntukkan kepada individu yang namanya muncul dalam lajur ini untuk item aliran kerja.

Untuk memperuntukkan tugas ini dalam semua contoh aliran kerja kepada individu yang anda tentukan, klik Tersuai, kemudian taipkan atau pilih nama individu yang anda ingin memperuntukkan tugas.

  1. Pilih kotak semak Hantar mesej e-mel jika anda inginkan peserta aliran kerja menerima isyarat e-mel tentang tugas aliran kerja mereka.

    Nota:  Jika anda ingin memastikan peserta aliran kerja menerima isyarat dan peringatan e-mel tentang tugas aliran kerja mereka selepas aliran kerja bermula, hubungi pentadbir koleksi laman anda untuk mengesahkan bahawa e-mel didayakan untuk laman anda.

    Butiran Mesej E-mel

Medan

Perihalan

Untuk

Taipkan nama individu yang anda ingin hantarkan isyarat e-mel tentang tugas aliran kerja. Pilih kotak semak Masukkan Tugas yang Diserahkan Kepada jika anda ingin menghantar isyarat e-mel kepada pemilik tugas.

Subjek

Taipkan baris subjek yang anda ingin gunakan untuk isyarat e-mel. Pilih kotak semak Gunakan Tajuk Tugas jika anda ingin menambah tajuk Tugas pada baris subjek mesej e-mel itu.

Isi

Taipkan maklumat yang anda inginkannya muncul dalam isi mesej isyarat e-mel. Pilih kotak semak Selitkan pautan pada item Senarai jika anda ingin memasukkan pautan pada item senarai dalam mesej.

  1. Klik OK.

Halaman Atas

Memulakan Secara Manual aliran kerja Tiga-keadaan pada item

Mula-mula aliran kerja Tiga-keadaan mesti ditambahkan pada senarai supaya ia tersedia untuk digunakan pada item dalam senarai tersebut. Lihat seksyen sebelum ini untuk maklumat lanjut.

Aliran kerja Tiga-keadaan boleh dikonfigurasikan untuk bermula secara automatik apabila item baru ditambahkan pada senarai atau ia boleh dikonfigurasikan supaya pengguna yang mempunyai keizinan tertentu boleh memulakan aliran kerja secara manual. Sesetengah aliran kerja boleh membenarkan kedua-dua opsyen.

Untuk memulakan aliran kerja Tiga-keadaan secara manual pada item senarai, ikuti langkah berikut. Anda mesti mempunyai keizinan Edit Item untuk senarai. Sesetengah aliran kerja memerlukan anda mempunyai keizinan Uruskan Senarai.

Nota: Jika anda ingin memastikan peserta aliran kerja menerima isyarat dan peringatan e-mel tentang tugas aliran kerja mereka selepas aliran kerja bermula, hubungi pentadbir koleksi laman anda untuk mengesahkan bahawa e-mel didayakan untuk laman anda.

  1. Buka senarai yang mengandungi item di mana anda ingin memulakan aliran kerja Tiga-keadaan.

  2. Klik elipsis di sebelah item yang anda ingin mulakan aliran kerja dan dalam menu yang muncul, klik Aliran Kerja.

    Nota: Perintah Aliran kerja hanya tersedia apabila item berada dalam senarai atau pustaka yang mempunyai sekurang-kurangnya satu aliran kerja yang berkaitan dengannya.

  3. Pada menu Seting Butang Seting Office 365 , klik Lihat Semua Kandungan Laman.

  4. Di bawah Mulakan Aliran kerja Baru, klik nama aliran kerja Tiga-keadaan yang anda ingin mulakan.

    Aliran kerja bermula serta-merta.

Halaman Atas

Menyelesaikan tugas aliran kerja dalam aliran kerja Tiga-keadaan

Untuk menyelesaikan tugas aliran kerja dalam aliran kerja Tiga-keadaan anda mesti mempunyai sekurang-kurangnya keizinan Edit Item untuk senarai tugas di mana tugas aliran kerja direkodkan.

  1. Buka senarai Tugas untuk laman, kemudian memilih menu Tugas Saya pada menu Lihat untuk mencari tugas aliran kerja anda.

    Nota: Jika aliran kerja tidak menggunakan senarai tapak Tugas lalai, tugas aliran kerja anda mungkin tidak muncul dalam senarai Tugas lalai, tugas aliran kerja anda mungkin tidak muncul dalam senarai Tugas. Untuk mencari tugas aliran kerja anda, pergi ke senarai atau pustaka di mana item aliran kerja disimpan. Tuding pada nama item yang anda ingin lengkapkan, klik anak panah yang muncul, kemudian klik Aliran kerja. Pada halaman Status Aliran Kerja, di bawah Aliran Kerja Sedang Berjalan, klik nama aliran kerja yang anda merupakan peserta. Di bawah Tugas, klik pada tugas aliran kerja, kemudian langkau ke Langkah 3.

  2. Buka senarai yang mengandungi item yang anda ingin tandakan sebagai selesai.

  3. Tuding ke nama tugas yang anda ingin selesaikan, klik anak panah yang muncul, kemudian klik Edit Item.

  4. Dalam kotak dialog Tugas, taipkan atau pilih maklumat yang diminta untuk menyelesaikan tugas kemudian klik Simpan.

Halaman Atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×