Mengesetkan sumber rekod untuk laporan

Mengesetkan sumber rekod untuk laporan

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Untuk memilih sumber data untuk laporan, buka laporan dalam pandangan Tataletak dan tekan Alt + Enter untuk membuka helaian sifat. Klik segi empat sama betul-betul di bawah tab objek laporan untuk memilih seluruh laporan, kemudian pada helaian sifat, pada tab Data, klik Sumber Rekod untuk memilih sifat. Anda kemudiannya boleh mengesetkan sumber rekod dengan memilih satu item daripada senarai atau dengan mengklik butang Bina Imej butang untuk membuka pandangan Reka Bentuk pertanyaan, yang mana anda boleh membina sumber rekod seperti anda membina mana-mana pertanyaan.

Sumber rekod bagi laporan menentukan medan daripada pangkalan data anda yang boleh dipaparkan dalam laporan. Dalam pangkalan data hubungan, data berkaitan biasanya tersebar merentasi jadual berbilang. Contohnya, maklumat tentang pelanggan disimpan dalam satu jadual dan maklumat tentang pesanan disimpan dalam jadual lain. Laporan memberikan anda cara yang fleksibel untuk “mengumpul semula” data dan memaparkannya dalam cara yang anda inginkan dan boleh dioptimumkan untuk cetakan. Untuk maklumat lanjut tentang sumber rekod laporan, lihat artikel ini selebihnya. Untuk gambaran keseluruhan laporan, lihat artikel Pengenalan kepada laporan dalam Access.

Nota: Artikel ini tidak boleh digunakan untuk aplikasi web Access - jenis pangkalan data yang anda reka bentuk menggunakan Access dan terbitkan dalam talian. Lihat Mencipta aplikasi Access untuk mendapatkan maklumat lanjut.

Dalam artikel ini

Jenis sumber rekod yang berlainan

Jadual

Pertanyaan bernama

Pertanyaan terbenam

Cara alat laporan mencipta sumber rekod

Bekerja dengan sumber rekod

Menukar sumber rekod kepada pertanyaan terbenam

Kaedah 1: Mengklik butang Bina

Kaedah 2: Menambah medan daripada jadual berkaitan menggunakan senarai medan

Kaedah 3: Menyalin dan menampal SQL daripada pertanyaan bernama

Kaedah 4: Menyalin dan menampal SQL daripada borang atau laporan lain

Mengedit pertanyaan terbenam

Menyimpan pertanyaan terbenam sebagai pertanyaan bernama

Jenis sumber rekod yang berlainan

Jadual

Jika semua medan yang anda perlukan berada dalam jadual tunggal, anda boleh gunakan jadual tersebut sebagai sumber rekod laporan. Jika medan yang anda perlukan terkandung dalam dua atau lebih jadual, anda perlu memastikan yang jadual boleh dicantum secara logik atas beberapa nilai sepunya, kemudian cipta pertanyaan bernama atau pertanyaan terbenam untuk digunakan sebagai sumber rekod.

Pertanyaan bernama

Pertanyaan bernama – biasanya dipanggil pertanyaan sahaja – adalah pertanyaan yang telah disimpan sebagai objek pangkalan data. Anda boleh gunakan pertanyaan bernama sebagai sumber rekod bagi borang atau laporan berbilang. Namun, perubahan kepada reka bentuk pertanyaan akan mempengaruhi semua borang dan laporan yang menggunakannya sebagai sumber rekod. Lagipun, agak mudah untuk memadamkan pertanyaan bernama yang memisahkan mana-mana borang atau laporan yang menggunakannya.

Pertanyaan terbenam

Pertanyaan terbenam adalah pertanyaan yang disimpan dalam sifat Sumber Rekod objek lain. Oleh sebab pertanyaan terbenam bukan objek berasingan, kurang kemungkinan untuk anda memisahkan laporan dengan secara tidak sengaja memadam atau mengubah suai pertanyaannya. Mencipta pertanyaan terbenam disyorkan jika anda ingin pertanyaan hanya dikhaskan kepada laporan (dalam erti kata lain, anda tidak ingin berkongsi pertanyaan dengan mana-mana objek lain).

Pertanyaan terbenam dicipta secara lalai apabila anda menggunakan alat Reka Bentuk Laporan, Laporan Kosong atau Label, yang diperihalkan dalam seksyen seterusnya. Pertanyaan terbenam juga dicipta oleh Bestari Laporan, dengan syarat anda memilih data lebih daripada satu jadual untuk laporan anda. Jika anda hanya memilih data daripada satu jadual, Bestari Laporan mengikat laporan terus kepada jadual tersebut.

Anda boleh juga mencipta pertanyaan terbenam dengan menyalin kenyataan SQL daripada pertanyaan bernama yang terbuka dalam pandangan SQL, kemudian menampal kenyataan SQL ke dalam sifat Sumber Rekod bagi laporan. Untuk membuka pertanyaan bernama dalam Pandangan SQL:

  1. Klik kanan pertanyaan dalam Anak Tetingkap Navigasi, kemudian klik Pandangan Reka Bentuk.

  2. Pada tab Reka Bentuk, dalam kumpulan Hasil, klik Pandangan, kemudian klik Pandangan SQL.

Halaman Atas

Cara alat laporan mencipta sumber rekod

Untuk mencipta laporan dalam Access, anda klik salah satu alat dalam kumpulan Laporan bagi tab Cipta. Bergantung pada cara anda menggunakan alat tersebut, setiap satu mencipta satu daripada tiga jenis sumber rekod yang diperihalkan dalam seksyen sebelum ini.

Jadual berikut memerihalkan fungsi setiap alat laporan dan jenis sumber rekod apa yang dicipta secara lalai.

Alat

Perihalan

Jenis sumber rekod lalai

Laporan

Mencipta laporan ringkas, berjadual yang mengandungi semua medan dalam sumber data.

Jadual atau pertanyaan bernama, yang anda mesti pilih dalam Anak Tetingkap Navigasi sebelum mengklik alat.

Reka Bentuk Laporan

Membuka laporan kosong dalam pandangan Reka Bentuk, yang mana anda boleh tambah hanya medan dan kawalan yang anda inginkan kepadanya.

Pertanyaan terbenam, jika anda seret medan dari anak tetingkap tugas Senarai Medan ke laporan. Anda boleh juga memilih jadual atau pertanyaan bernama daripada senarai juntai bawah Sumber Rekod dalam Helaian Sifat.

Laporan Kosong

Membuka borang kosong dalam pandangan Tataletak dan memaparkan anak tetingkap tugas Senarai Medan. Sambil anda menyeret medan dari Senarai Medan ke laporan, Access mencipta pertanyaan terbenam dan menyimpannya dalam sifat Sumber Rekod bagi laporan.

Pertanyaan terbenam, jika anda seret medan dari anak tetingkap tugas Senarai Medan ke laporan. Anda boleh juga memilih jadual atau pertanyaan bernama daripada senarai juntai bawah Sumber Rekod dalam Helaian Sifat.

Bestari Laporan

Memaparkan bestari langkah berbilang yang membolehkan anda menentukan medan, aras perkumpulan/pengisihan dan opsyen tataletak. Bestari mencipta laporan berdasarkan pada pilihan yang anda lakukan.

Pertanyaan terbenam, jika anda memilih medan lebih daripada satu jadual. Jika anda hanya memilih medan daripada jadual tunggal, Access menggunakan jadual tersebut sebagai sumber rekod.

Label

Memaparkan bestari yang membolehkan anda memilih saiz label standard atau tersuai, serta medan yang anda ingin paparkan dan cara anda ingin mengisihnya. Bestari mencipta laporan label berdasarkan pada pilihan yang anda buat.

Jadual atau pertanyaan bernama, yang anda mesti pilih sebelum mengklik alat.

Nota: Alat Reka Bentuk Laporan, Bestari Laporan dan Label semuanya mencipta laporan “Klien”, yang tidak serasi dengan pangkalan data web. Untuk maklumat lanjut tentang pangkalan data web, lihat artikel Mengedit atau menerbitkan tapak pangkalan data web pada SharePoint.

Halaman Atas

Bekerja dengan sumber rekod

Menukar sumber rekod kepada pertanyaan terbenam

Mana-mana laporan yang terikat pada jadual atau pertanyaan bernama boleh diubah suai supaya ia terikat pada pertanyaan terbenam. Seperti yang dikatakan tadi, ini boleh membuatkan pangkalan data lebih mudah disenggarakan dengan menjadikan laporan lebih lengkap dan kurang bergantung pada objek lain. Bergantung pada jenis sumber rekod semasa anda, gunakan salah satu kaedah berikut untuk menukarnya kepada pertanyaan terbenam:

Kaedah 1: Mengklik butang Bina

Jika sifat Sumber Rekod ialah nama jadual, anda boleh mencipta dengan cepat pertanyaan terbenam dengan mengklik butang Bina dalam kotak sifat Sumber Rekod.

  1. Dalam Anak Tetingkap Navigasi, klik kanan laporan yang anda ingin ubah suai, kemudian klik Pandangan Tataletak.

  2. Klik kanan mana-mana pada laporan, kemudian klik Sifat Laporan.

  3. Pada tab Semua, klik kotak sifat Sumber Rekod, kemudian klik butang Bina Imej butang .

  4. Access bertanya jika anda ingin mencipta pertanyaan berdasarkan pada jadual. Klik Ya untuk meneruskan.

    Access membuka Pembina Pertanyaan dan menambah jadual yang pada asalnya berada dalam sifat Sumber Kawalan.

  5. Tambah medan kepada grid pertanyaan dengan mendwiklik setiap nama medan yang anda inginkan pada laporan. Ini mesti dilakukan untuk semua medan yang anda ingin paparkan pada laporan.

  6. Untuk menambah medan daripada jadual atau pertanyaan berkaitan:

    1. Pada tab Reka Bentuk, dalam kumpulan Persediaan Pertanyaan, klik Tunjukkan Jadual.

    2. Dalam kotak dialog Tunjukkan Jadual, pilih jadual atau pertanyaan yang anda ingin tambah, kemudian klik Tambah.

    3. Klik Selesai untuk menutup kotak dialog Tunjukkan Jadual.

    4. Pastikan jadual dan pertanyaan yang anda tambah dicantum dengan cara yang logik. Contohnya, medan ID bagi jadual Pelanggan akan mempunyai garis cantum yang menyambungnya kepada medan IDPelanggan bagi jadual Pesanan. Anda boleh mencipta garis cantum dengan menyeret nama medan dari satu jadual atau pertanyaan ke nama medan dalam jadual atau pertanyaan yang lain.

      Untuk maklumat lanjut tentang mencipta pertanyaan, lihat artikel Pengenalan pertanyaan.

    5. Tambah medan kepada grid pertanyaan dengan mendwiklik setiap nama medan yang anda inginkan pada laporan. Ini mesti dilakukan untuk semua medan yang anda ingin paparkan pada laporan.

  7. Untuk menguji pertanyaan anda:

    1. Pada tab Reka Bentuk, dalam kumpulan Hasil, klik Pandangan kemudian klik Pandangan Helaian Data.

    2. Untuk kembali ke pandangan Reka Bentuk, pada tab Reka Bentuk, dalam kumpulan Hasil, klik Pandangan, kemudian klik Pandangan Reka Bentuk.

  8. Apabila anda telah berpuas hati dengan data yang dikembalikan oleh pertanyaan adalah data yang anda inginkan pada laporan, pada tab Reka Bentuk, dalam kumpulan Tutup, klik Tutup.

  9. Klik Ya untuk menyimpan perubahan yang dibuat pada kenyataan SQL dan kemas kini sifat.

Nota: Jika pertanyaan baru tidak mengandungi semua medan yang telah digunakan pada laporan, Access akan menggesa anda untuk nilai parameter bagi setiap medan yang hilang. Anda sama ada boleh memadam rujukan kepada medan pada laporan atau menggunakan prosedur di bawah Mengedit pertanyaan terbenam untuk menambah medan yang hilang kepada pertanyaan.

Kaedah 2: Menambah medan daripada jadual berkaitan menggunakan senarai medan

  1. Dalam Anak Tetingkap Navigasi, klik kanan laporan yang anda ingin ubah suai, kemudian klik Pandangan Tataletak.

  2. Jika anak tetingkap tugas Senarai Medan belum dipaparkan lagi, pada tab Reka Bentuk, dalam kumpulan Alat, klik Tambah Medan Sedia Ada.

  3. Jika Tunjukkan semua jadual dipaparkan pada bahagian atas senarai medan, klik padanya untuk memaparkan medan dalam jadual berkaitan dan jadual lain.

  4. Di bawah Medan tersedia dalam jadual berkaitan, kembangkan jadual dan seret salah satu medannya ke laporan.

    Access mengubah sumber rekod kepada pertanyaan terbenam yang mengandungi medan yang anda tambah. Anda boleh terus menambah medan dengan cara ini atau edit pertanyaan terbenam dengan menggunakan prosedur dalam Mengedit pertanyaan terbenam.

Kaedah 3: Menyalin dan menampal SQL daripada pertanyaan bernama

  1. Dalam Anak Tetingkap Navigasi, klik kanan pertanyaan yang mengandungi kenyataan SQL yang anda ingin salin, kemudian klik Pandangan Reka Bentuk.

  2. Pada tab Rumah, dalam kumpulan Pandangan, klik Pandangan, kemudian klik Pandangan SQL.

  3. Salin teks dalam anak tetingkap SQL, kemudian tutup pertanyaan tanpa menyimpan.

  4. Dalam Anak Tetingkap Navigasi, klik kanan laporan yang mana anda ingin tambah pertanyaan terbenam, kemudian klik Pandangan Tataletak.

  5. Jika helaian sifat belum lagi dipaparkan, tekan F4 untuk memaparkannya.

  6. Pada tab Semua, pilih teks yang berada dalam sifat Sumber Rekod, kemudian tekan CTRL+P untuk menampal SQL ke dalam kotak sifat.

Nota: Jika pertanyaan baru tidak mengandungi semua medan yang telah digunakan pada laporan, Access akan menggesa anda untuk nilai parameter bagi setiap medan yang hilang. Anda sama ada boleh memadam rujukan kepada medan pada laporan atau menggunakan prosedur di bawah Mengedit pertanyaan terbenam untuk menambah medan yang hilang kepada pertanyaan.

Kaedah 4: Menyalin dan menampal SQL daripada borang atau laporan lain

Anda boleh menyalin pertanyaan terbenam terus daripada sifat Sumber Rekod bagi satu objek ke objek yang lain. Dengan cara itu, jika borang atau laporan lain mengandungi pertanyaan terbenam yang mengembalikan data yang anda inginkan, mudah untuk menggunanya semula untuk laporan yang sedang anda usahakan.

  1. Dalam Anak Tetingkap Navigasi, klik kanan borang atau laporan yang mengandungi kenyataan SQL terbenam yang anda ingin salin, kemudian klik Pandangan Tataletak.

  2. Klik kanan mana-mana pada borang atau laporan, kemudian klik Sifat Borang atau Sifat Laporan.

  3. Pada tab Semua, pilih seluruh teks kenyataan SQL dalam kotak sifat Sumber Rekod, kemudian tekan CTRL+C untuk menyalinnya.

  4. Tutup borang atau laporan tanpa menyimpan.

  5. Dalam Anak Tetingkap Navigasi, klik kanan laporan yang mana anda ingin tambah pertanyaan terbenam, kemudian klik Pandangan Tataletak.

  6. Klik kanan mana-mana pada laporan, kemudian klik Sifat Laporan.

  7. Pada tab Semua, pilih teks yang berada dalam sifat Sumber Rekod, kemudian tekan CTRL+P untuk menampal SQL ke dalam sifat.

Nota: Jika pertanyaan baru tidak mengandungi semua medan yang telah digunakan pada laporan, Access akan menggesa anda untuk nilai parameter bagi setiap medan yang hilang. Anda sama ada boleh memadam rujukan kepada medan pada laporan atau menggunakan prosedur berikut (Mengedit pertanyaan terbenam) untuk menambah medan yang hilang kepada pertanyaan.

Mengedit pertanyaan terbenam

Semasa pangkalan data anda berkembang, anda mungkin perlu untuk mengubah suai sumber rekod laporan, contohnya, untuk menambah lebih banyak medan kepada laporan. Gunakan prosedur ini untuk membuka sumber rekod dalam Pembina Pertanyaan:

  1. Dalam Anak Tetingkap Navigasi, klik kanan laporan yang mengandungi pertanyaan terbenam yang anda ingin edit, kemudian klik Pandangan Tataletak.

  2. Klik kanan mana-mana pada laporan, kemudian klik Sifat Laporan.

  3. Pada tab Semua, klik dalam kotak sifat Sumber Rekod, kemudian klik butang Bina Imej butang .

    Access membuka pertanyaan dalam Pembina Pertanyaan.

  4. Edit pertanyaan apabila perlu, kemudian pada tab Reka Bentuk, dalam kumpulan Tutup, klik Tutup.

  5. Klik Ya untuk menyimpan perubahan dan kemas kinikan sifat.

    Access menutup Pembina Pertanyaan. Apa-apa perubahan yang anda buat dalam Pembina Pertanyaan akan digambarkan dalam kenyataan SQL dalam sifat Sumber Rekod.

Untuk maklumat lanjut tentang mencipta pertanyaan, lihat artikel Pengenalan pertanyaan.

Menyimpan pertanyaan terbenam sebagai pertanyaan bernama

Anda mungkin memutuskan bahawa pertanyaan terbenam yang berfungsi sebagai sumber rekod untuk laporan mungkin juga berguna untuk tujuan lain. Dalam kes tersebut, anda boleh menyimpannya sebagai pertanyaan bernama yang kemudiannya akan tersedia untuk digunakan oleh objek lain.

  1. Dalam Anak Tetingkap Navigasi, klik kanan laporan yang mengandungi pertanyaan terbenam, kemudian klik Pandangan Tataletak.

  2. Klik kanan mana-mana pada laporan, kemudian klik Sifat Laporan.

  3. Pada tab Semua, klik dalam kotak sifat Sumber Rekod, kemudian klik butang Bina Imej butang .

    Access membuka pertanyaan dalam Pembina Pertanyaan.

  4. Pada tab Reka Bentuk, dalam kumpulan Tutup, klik Simpan Sebagai.

  5. Dalam kotak dialog Simpan Sebagai, taipkan nama pertanyaan dalam kotak atas, kemudian klik OK.

    Access menyimpan pertanyaan sebagai pertanyaan bernama dalam Anak Tetingkap Navigasi.

  1. Pada tab Reka Bentuk, dalam kumpulan Tutup, klik Tutup.

    Access bertanya jika anda ingin menyimpan perubahan yang dibuat pada pertanyaan terbenam, walaupun anda tidak membuat apa-apa perubahan. Dalam kebanyakan kes, anda cuma perlu klik Tidak untuk menutup Pembina Pertanyaan. Namun, jika anda ada membuat perubahan yang anda ingin gambarkan dalam pertanyaan terbenam bagi laporan, klik Ya.

Halaman Atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×