Mengemas kini data dalam pangkalan data

Important: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Artikel ini menerangkan cara untuk mengemas kini data sedia ada. Microsoft Office Access 2007 menyediakan beberapa alat untuk mengemas kini rekod sedia ada, termasuk helaian data, borang, pertanyaan, Cari dan ganti dan ciri Pengumpulan Data baru.

Apabila anda meneruskan, ingat bahawa mengemas kini data bukan proses yang sama seperti memasukkan data baru. Untuk maklumat tentang memasukkan data baru dalam pangkalan data, lihat artikel menambah satu atau lebih rekod kepada pangkalan data.

Dalam artikel ini

Cara Reka bentuk pangkalan data mempengaruhi mengemas kini

Cara jenis data mempengaruhi mengemas kini

Bagaimanakah sifat medan jadual mempengaruhi mengemas kini

Menggunakan borang untuk mengemas kini data

Menggunakan helaian data untuk mengemas kini data

Gunakan pertanyaan kemas kini untuk mengubah data sedia ada

Gunakan pertanyaan Tambah untuk menambah rekod kepada jadual

Menggunakan koleksi Data untuk mengemas kini rekod

Menggunakan Kemas kini Lata untuk mengubah nilai kunci primer dan asing

Halaman Atas

Cara Reka bentuk pangkalan data mempengaruhi mengemas kini

Baca seksyen ini jika anda baru Access atau biasa dengan konsep di belakang pangkalan data perhubungan. Kemas kini besar menjadi lebih mudah untuk melaksanakan apabila anda memahami beberapa prinsip asas Reka bentuk pangkalan data.

Pangkalan data Access bukan fail dalam munasabah sama sebagai dokumen Microsoft Office Word 2007 atau dek slaid Microsoft Office PowerPoint 2007 . Sebaliknya, pangkalan data Access yang lazim berada pada satu koleksi Jadual, termasuk satu set objek yang dibina di sekeliling jadual tersebut — borang, laporan, pertanyaan dan sebagainya.

Selain itu, objek tersebut mesti mematuhi set reka bentuk prinsip atau pangkalan data akan tidak berfungsi atau gagal sepenuhnya. Seterusnya prinsip reka bentuk tersebut mempengaruhi cara anda memasukkan data. Ingatlah fakta-fakta ini tentang objek pangkalan data dan reka bentuk semasa anda meneruskan proses.

  • Dengan beberapa pengecualian (seperti jenis senarai yang dipanggil senarai nilai), Access menyimpan semua data dalam satu atau lebih Jadual. Bilangan Jadual bergantung pada reka bentuk dan kerumitan pangkalan data. Walaupun anda boleh melihat atau mengemas kini data dalam borang, laporan, atau dalam hasil yang dikembalikan oleh pertanyaan, Access menyimpan data sahaja dalam Jadual.

  • Setiap Jadual patut menyimpan data untuk isu tunggal, kategori, atau tujuan. Contohnya, Jadual maklumat kenalan perniagaan sepatutnya mengandungi maklumat jualan. Jika tidak, mencari maklumat yang betul boleh menjadi sukar, jika tidak mustahil.

  • Setiap medan dalam Jadual harus menerima hanya satu jenis data. Contohnya, anda perlu menyimpan nota dalam medan yang disetkan untuk menerima nombor. Jika anda cuba masukkan teks dalam medan seperti itu, Access memaparkan mesej ralat.

  • Dengan satu pengecualian, medan dalam rekod yang patut menerima hanya satu nilai. Contohnya, pangkalan data direka bentuk dengan baik akan menghalang anda daripada memasukkan lebih daripada satu alamat dalam medan alamat. Ini adalah berbanding Microsoft Office Excel 2007, yang secara lalai, membenarkan anda untuk memasukkan nombor sebarang nama, alamat atau imej dalam sel tunggal melainkan anda mengesetkan sel tersebut untuk menerima terhad jenis data.

    Walau bagaimanapun, Office Access 2007 juga menyediakan ciri baru yang dipanggil medan berbilang nilai. Anda menggunakan medan berbilang nilai untuk melampirkan berbilang bahagian data rekod tunggal, dan untuk mencipta senarai yang menerima berbilang nilai. Contohnya, anda boleh melampirkan fail teks, dek slaid Office PowerPoint 2007 dan sebarang nombor imej pada rekod dalam pangkalan data anda. Anda juga boleh mencipta senarai nama dan pilih sebagai banyak nama tersebut sebagaimana perlu. Gunakan medan berbilang nilai mungkin kelihatan pemisah peraturan Reka bentuk pangkalan data kerana anda boleh menyimpan lebih daripada satu bahagian data per medan jadual, tetapi ia sebenarnya tidak, kerana Access menguatkuasakan peraturan "di sebalik tabir," dengan menyimpan data dalam Jadual khas, tersembunyi.

Pautan berikut membawa anda ke artikel yang menyediakan maklumat lanjut tentang subjek dan ciri yang dibincangkan dalam seksyen ini.

Halaman Atas

Cara jenis data mempengaruhi mengemas kini

Baca seksyen ini jika anda baru Access atau biasa dengan konsep di belakang pangkalan data perhubungan. Kemas kini besar menjadi lebih mudah untuk melaksanakan apabila anda memahami beberapa prinsip asas Reka bentuk pangkalan data.

Apabila anda mereka bentuk jadual pangkalan data, anda memilih jenis data untuk setiap medan dalam jadual tersebut, proses yang membantu memastikan entri data yang lebih tepat. Contohnya, katakan anda menentukan jenis data nombor untuk medan kerana anda perlu mengira angka jualan. Jika seseorang cuba masukkan teks dalam medan tersebut, Access memaparkan mesej ralat dan akan membolehkan pengguna menyimpan rekod diubah, langkah yang membantu melindungi angka anda.

Tunjukkan cara untuk melihat jenis data

Access sekarang menyediakan dua cara untuk melihat jenis data untuk medan jadual. Anda boleh menggunakan perintah pada tab helaian data , atau anda boleh membuka jadual dalam pandangan Reka bentuk. Set langkah berikut menerangkan cara untuk menggunakan teknik kedua-dua.

Melihat jenis data menggunakan perintah pada tab helaian data

  1. Dalam anak tetingkap navigasi, dwiklik jadual yang anda ingin gunakan.

  2. Klik medan yang anda inginkan untuk menyiasat.

  3. Pada tab helaian data , dalam Kumpulan jenis Data & pemformatan , klik anak panah bawah untuk senarai Jenis Data untuk melihat jenis data yang disetkan untuk medan.

Melihat jenis data dalam pandangan Reka bentuk

  • Dalam Anak Tetingkap Navigasi, klik kanan jadual dan klik Pandangan Reka Bentuk pada menu pintas.

    Access membuka jadual dalam grid Reka bentuk dan Seksyen atas grid menunjukkan yang nama dan jenis data bagi setiap medan jadual.

    Medan dalam pandangan Reka Bentuk

Jenis data yang disetkan untuk setiap medan jadual menyediakan aras pertama mengawal apa yang anda boleh dan tidak boleh memasukkan ke dalam medan. Dalam sesetengah kes, jenis data seting menghalang anda daripada memasukkan sebarang maklumat langsung. Jadual berikut menyenaraikan jenis data yang Office Access 2007 menyediakan dan menerangkan cara ia mempengaruhi entri data.

Jenis data

Kesan pada entri data

Teks

Medan teks terima aksara teks atau berangka, termasuk terbatas senarai item. Medan teks menerima lebih kecil bilangan aksara daripada medan Memo — dari 0 hingga 255 aksara. Dalam sesetengah kes, anda boleh menggunakan fungsi penukaran untuk melaksanakan pengiraan pada data dalam medan teks.

Memo

Anda boleh memasukkan jumlah besar teks dan data berangka dalam jenis medan ini. Juga, jika Reka bentuk pangkalan data set medan untuk menyokong pemformatan teks beraneka, anda boleh menggunakan jenis pemformatan yang biasa dalam program pemprosesan perkataan seperti Office Word 2007. Contohnya, anda boleh menggunakan fon yang berbeza dan saiz fon pada aksara khusus dalam teks anda dan menjadikannya tebal atau italik dan sebagainya. Anda juga boleh menambah tag Bahasa penanda hiperteks (HTML) ke data.

Untuk maklumat lanjut tentang menggunakan pemformatan teks beraneka dalam medan Memo, lihat artikel Format data dalam baris dan lajur.

Seperti medan teks, anda juga boleh menjalankan fungsi penukaran terhadap data dalam medan Memo.

Nombor

Anda boleh memasukkan nombor sahaja dalam jenis medan ini, dan anda boleh melakukan pengiraan pada nilai dalam medan nombor.

Tarikh/Masa

Anda boleh memasukkan tarikh dan masa dalam jenis medan ini. Bergantung pada cara Reka bentuk pangkalan data set medan, anda mungkin hadapi syarat ini:

  • Jika Reka bentuk pangkalan data mengeset topeng input untuk medan (siri aksara Ruang letak dan harfiah yang muncul apabila anda memilih medan), anda mesti masukkan data dalam ruang dan format yang menyediakan topeng. Contohnya, jika anda melihat topeng seperti MMM_DD_YYYY, anda mesti taipkan tarikh dalam format tersebut dalam ruang yang disediakan — contohnya, Okt 11 2006. Anda tidak boleh taipkan nama penuh bulan (seperti Julai), atau nilai tahun dua digit.

  • Jika Reka bentuk yang tidak mencipta topeng input untuk mengawal cara anda memasukkan tarikh atau masa, anda boleh memasukkan nilai yang menggunakan sebarang tarikh yang sah atau format masa. Contohnya, anda boleh menaip 11 2006 Okt, 10 11/06 atau 11 Oktober 2006.

  • Reka bentuk pangkalan data mungkin menggunakan format paparan untuk medan. Dalam yang kes, jika tidak topeng input adalah semasa, anda boleh memasukkan nilai dalam hampir sebarang format, tetapi Access memaparkan tarikh selaras dengan format paparan. Contohnya, anda boleh menaip 10/11/2006 tetapi format paparan mungkin mengesetkan agar ia memaparkan nilai sebagai 11-Okt-2006.

    Untuk maklumat lanjut mengenai topeng input, lihat artikel memformatkan data dalam baris dan lajur.

Mata Wang

Anda boleh memasukkan nilai Mata Wang sahaja dalam jenis medan ini. Juga, anda tidak perlu memasukkan simbol Mata Wang secara manual. Secara lalai, Access menggunakan simbol Mata Wang (¥, £, $ dan sebagainya) ditentukan dalam seting rantau Windows anda.

AutoNombor

Anda tidak boleh memasukkan atau mengubah data dalam medan jenis ini pada bila-bila masa. Capaian menambahkan nilai dalam medan Autonombor apabila anda menambah rekod baru pada jadual.

Ya/Tidak

Apabila anda klik medan yang disetkan kepada jenis data ini, Access memaparkan kotak semak atau senarai juntai bawah, bergantung pada cara anda memformatkan medan. Jika anda memformatkan medan untuk menunjukkan senarai, anda boleh memilih sama ada Ya atau tidak, benar atau palsu, atau atau mematikan dari senarai, sekali lagi bergantung pada format yang digunakan untuk medan. Anda tidak boleh memasukkan nilai dalam senarai atau mengubah nilai dalam senarai terus dari borang atau jadual.

Objek OLE

Anda menggunakan jenis medan ini apabila anda ingin memaparkan data daripada fail yang dicipta dalam program lain. Contohnya, anda boleh memaparkan fail teks, carta Excel atau dek slaid PowerPoint dalam medan objek OLE.

Lampiran menyediakan cara yang lebih cepat, lebih mudah dan lebih fleksibel untuk melihat data daripada program lain. Lihat entri lampiran, dalam Jadual ini, untuk maklumat lanjut.

Hiperpautan

Anda boleh masukkan sebarang data dalam medan jenis ini dan capaian membalut dalam alamat Web. Contohnya, jika anda menaip nilai dalam medan, Access mengelilingi teks anda dengan teks Pelokasi sumber seragam (URL), seperti: http://www. your_text.com. Jika anda memasukkan alamat Web yang sah, pautan anda akan bekerja — jika tidak, pautan anda akan mengakibatkan mesej ralat. Juga, mengedit Hiperpautan sedia ada boleh menjadi sukar kerana mengklik Hiperpautan medan dengan tetikus anda memulakan pelayar Web anda dan membawa anda ke Laman yang ditentukan dalam pautan. Untuk mengedit medan Hiperpautan, anda pilih medan yang bersebelahan, tekan kekunci TAB atau anak panah untuk mengalihkan fokus kepada medan Hiperpautan, dan kemudian tekan F2 untuk mendayakan pengeditan.

Lampiran

Anda boleh melampirkan data daripada program lain pada jenis medan ini, tetapi anda tidak dapat menaip atau masukkan teks atau data berangka.

Untuk maklumat tentang menggunakan medan lampiran, lihat artikel melampirkan fail atau grafik kepada rekod dalam pangkalan data anda.

Bestari Carian

Bestari carian bukan jenis data. Sebaliknya, anda menggunakan Bestari untuk mencipta dua jenis senarai juntai bawah: nilai senarai dan medan carian. Senarai nilai menggunakan senarai terbatas item yang anda masukkan secara manual apabila anda menggunakan Bestari carian. Nilai tersebut boleh berasingan daripada data atau objek dalam pangkalan data anda.

Sebaliknya, medan carian menggunakan pertanyaan untuk mengambil data daripada satu atau lebih Jadual lain dalam pangkalan data atau dalam lokasi yang lain, seperti pelayan yang menjalankan Windows SharePoint Services 3.0. Medan carian kemudian memaparkan data dalam senarai juntai bawah. Secara lalai, Bestari carian set medan jadual untuk jenis data nombor.

Anda boleh bekerja dengan medan carian terus dalam Jadual, dan juga dalam borang dan laporan. Secara lalai, nilai dalam medan carian muncul dalam jenis kawalan senarai yang dipanggil kotak kombo — senarai yang mempunyai anak panah juntai bawah: Senarai carian kosong . Bergantung pada cara Reka bentuk pangkalan data mempunyai mengesetkan medan carian dan kotak kombo, anda boleh mengedit item dalam senarai dan menambah item pada senarai. Untuk berbuat sedemikian, Reka bentuk pangkalan data perlu mengesetkan sifat bagi medan carian (sifat dipanggil Hadkan kepada senaraidan reka bentuk yang mempunyai untuk mematikannya).

Jika anda tidak boleh terus mengedit nilai dalam senarai carian, anda perlu menambah atau mengubah data dalam senarai nilai yang dipratentukan atau dalam Jadual yang berfungsi sebagai sumber untuk medan carian. Untuk maklumat tentang melakukannya, lihat seksyen yang bertajuk "Edit item dalam medan carian" dalam artikel menambah satu atau lebih rekod kepada pangkalan data.

Akhirnya, apabila anda mencipta medan carian, anda boleh secara pilihan menyediakannya untuk menyokong berbilang nilai. Apabila anda berbuat demikian, senarai hasil memaparkan kotak semak di sebelah setiap item senarai, dan anda boleh memilih atau mengosongkan sebagai banyak item sebagaimana perlu. Rajah ini menggambarkan senarai berbilang nilai biasa:

Senarai kotak semak

Untuk maklumat tentang mencipta medan Carian Berbilang nilai dan menggunakan senarai hasil, lihat artikel menggunakan senarai yang menyimpan berbilang nilai dan panduan medan berbilang nilai.

Halaman Atas

Bagaimanakah sifat medan jadual mempengaruhi mengemas kini

Baca seksyen ini jika anda baru Access atau biasa dengan konsep di belakang pangkalan data perhubungan. Anda tidak dapat melaksanakan besar kemas kini berjaya melainkan anda memahami cara sifat yang disetkan untuk medan jadual mempengaruhi mengemas kini.

Apabila anda mereka bentuk pangkalan data, anda biasanya mulakan dengan mereka bentuk satu atau lebih Jadual. Anda memutuskan jenis data setiap Jadual akan mengandungi, anda mengesetkan kunci primer — medan yang mengenal pasti setiap rekod (baris) secara unik — untuk setiap Jadual, dan anda mencipta perhubungan antara Jadual.

Sebagai sebahagian daripada proses tersebut, anda mengesetkan sifat untuk medan dalam setiap Jadual. Contohnya, anda boleh mengesetkan medan teks untuk menerima tidak melebihi 50 aksara, dan anda boleh Setkan medan nombor untuk menerima nilai Mata Wang sahaja.

Anda boleh mengesetkan sifat medan kebanyakan menggunakan pandangan Reka bentuk. Walau bagaimanapun, anda juga boleh mengesetkan beberapa sifat menggunakan perintah dalam Kumpulan pada reben, sebahagian daripada Microsoft Office Fluent user interface. Contohnya, anda boleh mengesetkan format visual untuk medan teks dan Memo menggunakan perintah dalam Kumpulan fon pada tab rumah . Untuk maklumat lanjut tentang menggunakan perintah tersebut, lihat artikel Format data dalam baris dan lajur.

Menunjukkan cara untuk mengeset atau mengubah sifat untuk medan jadual.

Access menyediakan dua cara untuk melihat sifat untuk medan jadual sekarang — anda boleh menggunakan perintah pada tab helaian data , atau anda boleh membuka jadual dalam pandangan Reka bentuk. Set langkah berikut menerangkan cara untuk menggunakan teknik kedua-dua.

Melihat sifat Jadual menggunakan perintah pada tab helaian data

  1. Dalam anak tetingkap navigasi, dwiklik jadual yang anda ingin gunakan.

  2. Klik tab helaian data , dan gunakan perintah dalam Kumpulan jenis Data & pemformatan untuk melihat sifat untuk setiap medan jadual.

Melihat sifat Jadual dalam pandangan Reka bentuk

  1. Dalam anak tetingkap navigasi, klik kanan jadual dan klik Pandangan Reka bentuk.

    Access membuka jadual dalam grid Reka bentuk.

  2. Di bahagian bawah pada grid, di bawah Sifat medan, klik tab umum , jika ia belum lagi dipilih.

    –atau–

    Untuk melihat sifat bagi medan carian, klik tab carian .

    Medan carian adalah medan jadual yang menggunakan sama ada senarai berkod keras nilai, atau pertanyaan yang mengambil nilai dari satu atau lebih Jadual dalam pangkalan data. Secara lalai, medan carian mewakili nilai tersebut kepada anda dalam borang senarai. Bergantung pada cara Reka bentuk pangkalan data set medan carian, anda boleh memilih satu atau lebih item daripada senarai tersebut.

    Medan carian sering kali terkeliru antara pengguna baru Access kerana senarai item yang muncul dalam satu lokasi (Senarai tempat Access mencipta daripada data dalam medan carian), tetapi data boleh berada dalam lokasi lain (Jadual yang mengandungi data). Ingat bahawa apabila anda mengemas kini data dalam medan carian, anda mesti mengemas kini Jadual sumber (lokasi kedua). Anda tidak dapat mengemas kini medan carian daripada senarai.

Jadual berikut menyenaraikan sifat jadual yang mempunyai kesan terbesar pada entri data dan menerangkan kesan mereka.

Sifat

Lokasi dalam grid Reka bentuk Jadual

Nilai yang mungkin

Kelakuan apabila anda cuba untuk memasukkan data

Saiz medan

Tab Umum

0-255

Had aksara digunakan untuk medan yang disetkan kepada jenis data teks. Jika anda cuba untuk memasukkan lebih daripada bilangan aksara yang ditentukan, medan memotong mereka.

Diperlukan

Tab Umum

Ya/Tidak

Apabila dihidupkan, sifat ini memaksa anda memasukkan nilai dalam medan dan capaian akan membolehkan anda menyimpan sebarang data baru sehingga anda melengkapkan medan. Apabila dimatikan, medan akan menerima nilai nol, maksudnya medan boleh kekal kosong.

Note: Nilai nol bukan perkara yang sama sebagai sifar. Sifar adalah digit dan Access boleh menggunakannya dalam pengiraan. Nol yang ialah nilai hilang, tidak ditentukan atau tidak diketahui.

Membenarkan rentetan panjang sifar

Tab Umum

Ya/Tidak

Apabila dihidupkan, anda boleh memasukkan rentetan panjang sifar iaitu rentetan yang mengandungi aksara tiada. Untuk mencipta rentetan panjang sifar, anda menaip sepasang tanda petikan berganda tanpa ruang antara mereka ("") dan tekan ENTER.

Diindeks

Tab Umum

Ya/Tidak

Apabila anda Indeks medan jadual, Access akan menghalang anda daripada menambah nilai pendua.

Topeng input

Tab Umum

Set aksara harfiah dan ruang letak yang dipratentukan atau tersuai

Topeng input memaksa anda untuk memasukkan data dalam format yang dipratentukan. Topeng yang muncul apabila anda memilih medan dalam Jadual atau kawalan pada borang. Contohnya, katakan anda klik medan tarikh dan lihat set aksara: BBB-DD-YYYY. Set aksara yang dikenali sebagai topeng input. Ia memaksa anda untuk memasukkan nilai bulan sebagai singkatan tiga huruf, seperti Okt, dan nilai tahun sebagai empat digit, dan bukannya dua. Jadi jika anda melihat topeng tersebut, anda akan memasukkan tarikh seperti OCT-15-2006.

Note: Ingat bahawa topeng input hanya mengawal cara anda memasukkan data, tidak cara Access memaparkan data tersebut. Contohnya, anda boleh memasukkan tarikh sebagai OCT-15-2006, tetapi Access mungkin Menyimpan nilai sebagai 10152006 — iaitu, dengan tiada pemformatan aksara. Kemudian, apabila anda melihat tarikh dalam Jadual, borang atau laporan, Access mungkin setkan untuk memaparkan sebagai 10/15/2006.

Untuk maklumat lanjut tentang mencipta dan menggunakan topeng input, lihat artikel Format data dalam baris dan lajur.

Kawalan Paparan

Tab carian

Nilai bergantung pada jenis data yang disetkan untuk medan

Untuk teks dan medan nombor, anda boleh memilih antara kotak teks, kotak senarai atau kawalan kotak kombo. Untuk ya/tidak medan, anda boleh memilih antara kotak semak, kotak teks atau kawalan kotak kombo.

Note: Jika anda memilih sesuatu selain daripada Kotak senarai atau Kotak kombo, Access menyembunyikan sifat yang selebihnya pada tab carian .

Jenis Sumber Baris

Tab carian

Jadual/pertanyaan
nilai senarai
senarai medan

Jika anda mengesetkan kotak sifat Kawalan Paparan untuk Kotak senarai atau Kotak kombo, anda boleh mengesetkan sifat ini untuk Pertanyaan Jadual, Senarai nilai atau Senarai medan. Seterusnya, sifat ini mengawal jenis nilai yang anda boleh gunakan dalam sifat Sumber baris . Lihat entri berikut.

Sumber Baris

Tab carian

Bergantung pada sifat Jenis sumber baris .

Jika anda mengesetkan sifat Jenis sumber barisJadual/pertanyaan, medan sifat ini boleh mengandungi nama Jadual atau pertanyaan. Jika anda mengesetkan sifat untuk Senarai nilai, sifat ini mengandungi senarai nilai yang dipisahkan dengan koma bernoktah (;). Jika anda mengesetkan sifat Jenis sumber baris Senarai Medan, sifat ini mengandungi nama Jadual, pertanyaan atau penyata Bahasa pertanyaan berstruktur (SQL).

Hadkan kepada senarai

Tab carian

Ya/Tidak

Apabila disetkan kepada Ya, Access mencari nilai sepadan sebagai pengguna memasukkan teks dalam kawalan kotak kombo. Meletakkan cara lain, Ya seting mendayakan sambil taip. Ya seting juga menghalang pengguna mengedit item dalam senarai terus dari kawalan kotak senarai atau kombo. Sebaliknya, pengguna mesti mengedit item dalam kotak sifat Sumber baris , atau bagi medan carian, mengedit item dalam Jadual yang mengandungi data sumber untuk medan carian. Untuk maklumat lanjut tentang menggunakan medan carian, lihat seksyen yang bertajuk "Edit item dalam medan carian" dalam artikel menambah satu atau lebih rekod kepada pangkalan data.

Benarkan Pengeditan Senarai Nilai

Tab carian

Ya/Tidak

Mendayakan atau menyahdayakan perintah Edit item senarai untuk senarai nilai, tetapi bukan untuk medan carian. Untuk mendayakan perintah tersebut untuk medan carian, masukkan nama borang yang sah dalam sifat Borang Edit item senarai . Perintah Benarkan pengeditan senarai nilai muncul pada menu pintasan yang anda buka dengan mengklik kanan pada kotak atau kombo kawalan kotak senarai. Apabila yang anda jalankan perintah, kotak dialog Edit item senarai muncul. Secara alternatif, jika anda menentukan nama borang dalam kotak sifat Borang Edit item senarai , Access memulakan borang tersebut dan bukannya kotak dialog.

Anda boleh menjalankan perintah Edit item senarai daripada kotak senarai dan kawalan kotak kombo terletak pada borang, dan daripada kawalan kotak kombo yang terletak dalam Jadual dan hasil pertanyaan set. Borang mesti dibuka dalam pandangan Reka bentuk atau pandangan semak lalu; Jadual dan set hasil pertanyaan mesti dibuka dalam pandangan helaian data.

Borang Edit Item Senarai

Tab carian

Nama borang entri data

Jika anda menentukan nama borang entri data dalam sifat Jadual ini, borang yang terbuka apabila pengguna menjalankan perintah Edit item senarai . Jika tidak, kotak dialog Edit item senarai muncul apabila pengguna menjalankan perintah.

Untuk maklumat lanjut mengenai mereka bentuk jadual pangkalan data dan seting sifat, lihat artikel berikut.

  • Asas Reka bentuk pangkalan data menerangkan konsep asas seperti perancangan pangkalan data, mereka bentuk data dan penormalan — proses memisahkan data anda ke dalam Jadual berkaitan dan menyingkirkan data lewah.

  • Mencipta jadual dalam pangkalan data yang menerangkan cara untuk mencipta jadual, menambah kunci primer (medan yang mengenal pasti setiap baris atau rekod dalam Jadual unik) dan cara untuk mengesetkan jenis data dan sifat Jadual.

Halaman Atas

Menggunakan borang untuk mengemas kini data

Anda menggunakan borang untuk mengemas kini jumlah data yang kecil. Dalam kes ini, "kecil" bermaksud sebarang nombor rekod yang anda ingin kemas kini secara manual. Borang boleh memberikan cara yang lebih mudah, lebih cepat dan lebih tepat untuk mengedit dan mengemas kini data jumlah kecil.

Cara anda menggunakan borang untuk mengedit data bergantung pada reka bentuk borang. Borang boleh mengandungi sebarang nombor kawalan seperti senarai, kotak teks, butang dan helaian data — grid yang kelihatan seperti lembaran kerja Excel. Seterusnya setiap kawalan pada borang sama ada data daripada membaca atau menulis data untuk medan jadual dasar. Perkara yang anda lakukan dengan kawalan diberikan bergantung pada jenis data yang disetkan untuk medan jadual dasar, sebarang sifat yang disetkan untuk medan tersebut dan mungkin beberapa sifat yang set reka bentuk pangkalan data untuk setiap kawalan. Untuk maklumat lanjut tentang cara jenis data dan sifat medan mempengaruhi entri data, lihat cara jenis data yang mempengaruhi cara yang anda masukkan data dan cara sifat medan jadual mempengaruhi cara anda memasukkan data, pada awal artikel ini.

Seksyen berikut menerangkan cara untuk menggunakan kawalan entri data paling biasa. Jika anda mempunyai soalan mengenai pangkalan data tertentu anda, hubungi pentadbir sistem anda atau Reka bentuk pangkalan data.

Menambah atau mengedit teks dalam kotak teks

Access menyediakan satu kawalan teks untuk digunakan dengan medan teks dan Memo. Lazimnya, anda boleh mengetahui jika medan dasar adalah teks atau memo mengikut saiz kawalan, yang biasanya menggambarkan saiz medan jadual dasar. Contohnya, jika anda mengikat kawalan pada medan teks yang menerima tidak melebihi 50 aksara, anda-sewajarnya saiz kawalan. Sebaliknya, jika anda mengikat kawalan pada medan Memo, anda boleh saiz kawalan untuk memaparkan satu atau dua perenggan teks tanpa perlu skrol.

Selain itu, anda boleh mengesetkan medan Memo untuk menyokong pemformatan teks beraneka. Anda boleh kemudian menggunakan fon yang berbeza, saiz, gaya dan warna teks anda.

Mengedit teks dalam kotak teks

  • Letakkan kursor dalam kotak teks dan mengubah data anda. Ingat bahawa anda tidak boleh melakukan pengiraan pada nombor dalam medan teks atau Memo.

Menggunakan pemformatan teks beraneka

Note: Anda boleh mengikuti langkah ini hanya apabila kotak teks yang terikat pada medan Memo. Lihat langkah dalam sifat pandangan untuk medan jadual, pada awal artikel ini.

  1. Dengan jadual terbuka dalam pandangan helaian data, pilih medan Memo. Lazimnya, anda boleh mencari medan bernama "Komen," Nota"atau"Perihalan."

  2. Pada rumah tab, dalam Kumpulan fon , gunakan butang dan menu untuk memformatkan teks.

    Anda boleh menggunakan fon yang berbeza dan saiz, menjadikan teks tebal atau italik, mengubah warna dan sebagainya.

Halaman Atas

Menggunakan helaian data untuk mengemas kini data

Anda boleh mengubah data dengan bekerja secara langsung dalam pandangan helaian data (baris dan lajur grid serupa dengan lembaran kerja Excel). Anda boleh mengubah data dalam Jadual, set hasil pertanyaan dan borang yang memaparkan helaian data.

Lazimnya, anda menggunakan helaian data apabila anda perlu mengubah hanya sebilangan kecil rekod atau bahagian rekod tunggal. Jika anda biasa dengan Excel, helaian data harus agak mudah difahami, dan anda boleh membuat perubahan tanpa sebarang pengetahuan yang lebih mendalam Access, seperti keupayaan untuk mencipta dan menjalankan pertanyaan.

Ingatlah fakta-fakta ini semasa anda meneruskan proses.

  • Anda tidak perlu menyimpan perubahan anda secara jelas. Capaian komited mereka pada jadual apabila anda mengalihkan kursor ke medan baru dalam baris yang sama atau apabila anda mengalihkan penuding ke baris lain.

  • Secara lalai, medan dalam pangkalan data Access harus mengesetkan untuk menerima jenis data, seperti teks atau nombor tertentu. Anda mesti memasukkan jenis data yang medan yang disetkan untuk menerima. Jika anda tidak, Access memaparkan mesej ralat.

  • Medan mungkin mempunyai topeng input yang digunakan. Ada topeng input adalah satu set aksara Ruang letak dan harfiah yang memaksa anda untuk memasukkan data dalam format khusus. Contohnya, topeng input untuk Poskod mungkin memerlukan data yang mematuhi format Perancis, sementara topeng input untuk nombor telefon mungkin memerlukan anda memasukkan nombor dalam format Bahasa Jerman.

    Untuk maklumat lanjut mengenai topeng input, lihat artikel memformatkan data dalam baris dan lajur.

  • Dengan pengecualian lampiran dan senarai berbilang nilai, anda boleh memasukkan hanya satu nilai dalam medan kebanyakan. Jika anda tidak mengetahui sama ada medan menerima lampiran, hubungi Reka bentuk pangkalan data atau pentadbir sistem anda. Anda boleh sentiasa mengenal pasti senarai berbilang nilai kerana Access memaparkan kotak semak di sebelah setiap item senarai.

Mengubah data dalam helaian data

  1. Dalam anak tetingkap navigasi, dwiklik Jadual atau pertanyaan yang mengandungi data yang anda ingin ubah.

    Secara lalai, Access membuka jadual atau pertanyaan dalam pandangan helaian data — grid yang menyerupai lembaran kerja Excel.

  2. Klik atau sebaliknya menempatkan fokus pada medan pertama yang anda ingin ubah dan mengedit data.

  3. Untuk beralih ke medan seterusnya, tekan TAB, gunakan salah satu kekunci anak panah atau klik halaman berikut.

    Apabila anda menekan TAB, secara lalai, Access menggunakan seting rantau Windows anda untuk menentukan sama ada ia mengalihkan kursor ke kiri atau ke kanan. Jika komputer yang disetkan untuk menggunakan bahasa yang membaca dari kiri ke kanan, kursor beralih ke kanan apabila anda tekan kekunci TAB. Jika komputer yang disetkan untuk bahasa yang membaca dari kanan ke kiri, kursor bergerak ke kiri.

Menggunakan pemformatan teks beraneka untuk data dalam medan Memo

  1. Dengan jadual atau pertanyaan hasil terbuka dalam pandangan helaian data, pilih medan Memo.

    Lazimnya, anda boleh mencari medan bernama "Komen," "Nota" atau "Perihalan." Jika anda masih tidak dapat mencari medan Memo, lihat langkah dalam sifat pandangan untuk medan jadual, pada awal artikel ini.

  2. Pada rumah tab, dalam Kumpulan fon , gunakan butang dan menu untuk memformatkan teks.

    Anda boleh menggunakan fon yang berbeza dan saiz, menjadikan teks tebal atau italik, mengubah warna dan sebagainya.

Halaman Atas

Gunakan pertanyaan kemas kini untuk mengubah data sedia ada

Anda menggunakan pertanyaan kemas kini untuk menambah, mengubah atau memadam bahagian (tetapi bukan semua) satu atau lebih rekod sedia ada. Anda boleh fikirkan pertanyaan kemas kini sebagai borang berkesan kotak dialog Cari dan ganti . Anda masukkan kriteria pilih (bersamaan kasar rentetan carian) dan kriteria kemas kini (bersamaan kasar rentetan penggantian). Tidak seperti kotak dialog, pertanyaan kemas kini boleh menerima berbilang kriteria, membenarkan anda untuk mengemas kini sejumlah besar rekod sekali gus dan membenarkan anda mengubah rekod dalam lebih daripada satu jadual.

Ingat bahawa anda tidak boleh menggunakan pertanyaan kemas kini untuk menambah seluruh rekod. Untuk berbuat sedemikian, anda menggunakan pertanyaan Tambah.

Untuk maklumat lanjut, lihat artikel mencipta pertanyaan Tambah.

Note: Cara yang paling selamat untuk menggunakan pertanyaan kemas kini adalah dengan mula-mula mencipta pertanyaan Pilih yang menguji kriteria pilihan anda. Contohnya, katakan anda ingin kemas kini siri ya/tidak medan daripada tidak kepada Ya untuk pelanggan yang diberikan. Untuk berbuat demikian, anda menambahkan kriteria pertanyaan Pilih anda sehingga ia mengembalikan semua rekod tidak diingini untuk pelanggan tersebut. Apabila anda pasti bahawa anda mempunyai rekod yang betul, anda kemudian Tukar pertanyaan Pilih anda kepada pertanyaan kemas kini, masukkan kriteria kemas kini anda dan kemudian menjalankan pertanyaan untuk mengemas kini nilai dipilih. Langkah dalam seksyen ini menerangkan cara untuk mencipta pertanyaan pilih dan kemudian Tukar kepada pertanyaan kemas kini.

Mencipta pertanyaan pilih

  1. Buka pangkalan data yang mengandungi rekod yang anda ingin kemas kini.

  2. Pada tab Cipta dalam kumpulan Lain, klik Reka Bentuk Pertanyaan.

    Pereka bentuk pertanyaan dibuka, muncul pada tab Reka bentuk dan kotak dialog Tunjukkan Jadual dibuka.

  3. Pilih jadual atau jadual yang mengandungi rekod yang anda ingin kemas kini dan klik Tambah, dan kemudian klik tutup.

    Jadual atau jadual yang muncul sebagai satu atau lebih windows dalam seksyen atas grid Reka bentuk pertanyaan dan tetingkap Senarai medan dalam setiap Jadual. Rajah berikut menunjukkan pereka pertanyaan dengan jadual biasa.

    Jadual dalam pereka bentuk pertanyaan

  4. Dwiklik medan yang anda ingin kemas kini. Medan terpilih muncul dalam baris medan dalam seksyen bawah pereka bentuk pertanyaan.

    Anda boleh menambah satu medan jadual untuk setiap lajur dalam seksyen bawah, atau, anda boleh menambah semua medan dalam Jadual dengan cepat dengan dwiklik asterisk (*) di bahagian atas senarai medan jadual. Rajah berikut menunjukkan pereka bentuk pertanyaan dengan semua medan yang ditambahkan.

    Pertanyaan dengan semua medan jadual ditambah

  5. Secara pilihan, anda boleh memasukkan satu atau lebih kriteria dalam baris kriteria bagi grid Reka bentuk. Jadual berikut menunjukkan beberapa contoh kriteria dan menerangkan kesan yang mereka mempunyai pada pertanyaan.

Kriteria

Kesan

> 234

Mengembalikan semua nombor yang lebih besar daripada 234. Untuk mencari semua nombor yang kurang daripada 234, gunakan < 234.

>= "Callahan"

Mengembalikan semua rekod daripada Callahan hingga hujung abjad

Antara #2/2/2006 # dan #12/1/2006 #

Mengembalikan tarikh daripada 2-Feb-06 melalui 1-Dis-06 (ANSI-89). Jika pangkalan data anda menggunakan aksara Kad bebas ANSI 92, gunakan tanda petikan tunggal (') dan bukannya tanda paun. Contoh: Antara ' 2/2/2006' dan ' 12/1/2006 '

Not "Germany"

Cari semua rekod yang kandungan tepat medan tidak sama dengan "Germany." Kriteria akan mengembalikan rekod yang mengandungi aksara selain daripada "Germany," seperti "Germany (euro)" atau "Europe (Germany)".

Not "T*"

Mencari semua rekod kecuali yang bermula dengan a. Jika pangkalan data anda menggunakan set aksara Kad bebas ANSI 92, gunakan tanda peratus (%) dan bukannya asterisk.

Not "*t"

Mencari semua rekod yang berakhir dengan t. Jika pangkalan data anda menggunakan set aksara Kad bebas ANSI 92, gunakan tanda peratus (%) dan bukannya asterisk.

In(Canada,UK)

Dalam senarai, mencari semua rekod yang mengandungi Canada atau UK.

Like "[A-D]*"

Dalam medan teks, mencari semua rekod yang bermula dengan huruf A hingga D. Jika pangkalan data anda menggunakan set aksara Kad bebas ANSI 92, gunakan tanda peratus (%) dan bukannya asterisk.

Like "*ar*"

Mencari semua rekod yang termasuk jujukan huruf "ar". Jika pangkalan data anda menggunakan set aksara Kad bebas ANSI 92, gunakan tanda peratus (%) dan bukannya asterisk.

Like "Maison Dewe?"

Mencari semua rekod yang bermula dengan "Maison" dan mengandungi 5-huruf rentetan kedua yang huruf pertama 4 ialah "Dewe" dan huruf terakhir yang tidak diketahui. Jika pangkalan data anda menggunakan set aksara Kad bebas ANSI 92, gunakan garis bawah (_) dan bukannya tanda soal.

# #2/2/2006

Mencari semua rekod untuk 2 Februari 2006. Jika pangkalan data anda menggunakan set aksara Kad bebas ANSI 92, mengelilingi tarikh dengan tanda petikan tunggal dan bukannya tanda paun (' 2/2/2006').

< Date() - 30

Mengembalikan semua tarikh lebih daripada 30 hari.

Date()

Mengembalikan semua rekod yang mengandungi tarikh hari ini.

Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())

Mengembalikan semua rekod antara tarikh hari ini dan tiga bulan dari tarikh hari ini.

Is Null

Mengembalikan semua rekod yang mengandungi nilai nol (kosong atau tidak ditentukan).

Is Not Null

Mengembalikan semua rekod yang mengandungi nilai.

""

Mengembalikan semua rekod yang mengandungi rentetan kepanjangan sifar. Anda menggunakan rentetan panjang sifar apabila anda perlu menambah nilai pada medan yang diperlukan, tetapi anda belum lagi tahu apakah nilai sebenarnya. Contohnya, medan mungkin memerlukan nombor faks, tetapi beberapa pelanggan anda mungkin tidak mempunyai mesin faks. Dalam kes sedemikian, anda masukkan pasangan tanda petikan berganda dengan tiada ruang di antaranya ("") bukannya nombor.

  1. Pada tab Reka Bentuk, dalam kumpulan Hasil, klik Jalankan.

    Sahkan bahawa pertanyaan mengembalikan rekod yang anda ingin kemas kini. Jika perlu, anda boleh memilih medan yang anda tidak inginkan dan tekan DELETE untuk mengalih keluar mereka, anda boleh menyeret medan tambahan ke grid Reka bentuk dan anda boleh mengubah kriteria anda sehingga anda berpuas hati dengan hasil pertanyaan.

  2. Pergi ke langkah seterusnya.

Mengemas kini rekod

  1. Pada tab Reka Bentuk dalam kumpulan Jenis Pertanyaan, klik Kemas Kini.

    Ini akan mengubah pertanyaan pilih untuk pertanyaan kemas kini. Access menambah baris mengemas kini ke dalam seksyen bawah pereka bentuk pertanyaan.

    Pertanyaan kemas kini dengan kriteria kemas kini tunggal

  2. Cari medan yang mengandungi data yang anda ingin ubah dan masukkan ungkapan anda (yang akan mengubah data anda) dalam baris kemas kini kepada bagi medan tersebut.

    Jadual ini menunjukkan beberapa contoh ungkapan dan menerangkan cara ia mengubah data.

Ungkapan

Hasil

"Salesperson"

Dalam medan Teks, mengubah nilai teks kepada Salesperson.

#8/10/06 #

Dalam medan tarikh/masa, mengubah nilai tarikh kepada 10-Ogo-06.

Ya

Dalam medan Ya/Tidak, mengubah nilai Tidak kepada Ya.

"PN" & [PartNumber]

Menambah "PN" pada permulaan setiap nombor bahagian yang ditentukan.

[UnitPrice] * [Quantity]

Mendarab nilai dalam medan bernama UnitPrice dan Quantity.

[Freight] * 1.5

Meningkatkan nilai dalam medan bernama Freight sebanyak 50 peratus.

DSum("[Quantity] * [UnitPrice]",
"Order Details", "[ProductID]=" & [ProductID])

Di manakah ProductID nilai dalam Jadual semasa sepadan dengan nilai ProductID dalam Jadual yang bernama butiran pesanan, ungkapan ini kemas kini jumlah yang jualan dengan mendarabkan nilai dalam medan bernama kuantiti dengan nilai dalam medan bernama UnitPrice.

Right([ShipPostalCode], 5)

Memendekkan aksara paling kiri dalam teks atau rentetan berangka dan meninggalkan lima aksara paling kanan.

IIf(IsNull([UnitPrice]), 0, [UnitPrice])

Mengubah nilai nol (tidak diketahui atau tidak ditentukan) kepada sifar (0) dalam medan bernama UnitPrice.

  1. Pada tab Reka Bentuk dalam kumpulan Hasil, klik Jalankan.

    Mesej amaran dipaparkan. Rajah berikut menunjukkan mesej:

    Mesej isyarat pertanyaan kemas kini

  2. Klik Ya untuk menjalankan pertanyaan.

    Note: Anda boleh mematikan mesej amaran. Untuk berbuat demikian, klik Butang Microsoft Office Imej butang , klik Opsyen Access, klik lanjutandan di bawah sahkan, kosongkan kotak semak pertanyaan tindakan .

  3. Untuk melihat hasil pertanyaan kemas kini anda, pada sama ada di rumah tab atau tab Reka bentuk , dalam Kumpulan pandangan , klik pandangandan kemudian klik Pandangan helaian data. Anda juga boleh mengklik butang Pandangan helaian data yang terletak pada Access status bar.

    Note: Apabila anda menjalankan pertanyaan, anda mungkin mendapati sesetengah telah diisi hilang daripada set hasil anda. Jika pertanyaan anda mengandungi medan yang anda tidak mengemas kini, Access akan mengalih keluar medan tersebut secara lalai. Contohnya, anda boleh memasukkan ID medan daripada dua jadual untuk membantu memastikan pertanyaan anda mengembalikan dan mengendalikan rekod yang betul. Jika anda tidak mengemas kini medan ID tersebut, Access mengalih keluar mereka.

Halaman Atas

Gunakan pertanyaan Tambah untuk menambah rekod kepada jadual

Salah satu penggunaan pertanyaan Tambah yang paling kerap adalah untuk menambah Kumpulan rekod daripada satu atau lebih Jadual dalam pangkalan data sumber kepada satu atau lebih Jadual dalam pangkalan data destinasi. Contohnya, katakan anda memperoleh beberapa pelanggan baru dan pangkalan data yang mengandungi Jadual maklumat tentang pelanggan tersebut. Untuk mengelakkan memasukkan data baru secara manual, anda boleh tambah yang bersesuaian Jadual atau Jadual dalam pangkalan data anda. Anda juga boleh menambah pertanyaan untuk:

  • Tambah rekod berdasarkan pada kriteria. Contohnya, anda mungkin ingin menambah hanya nama dan alamat pelanggan dengan baki pesanan.

  • Tambah rekod apabila beberapa medan dalam satu jadual tidak wujud dalam Jadual lain. Contohnya, katakan anda Jadual pelanggan mempunyai 11 medan dan medan dalam Jadual pelanggan dalam pangkalan data lain sepadan 9 medan 11 anda. Anda boleh menggunakan pertanyaan Tambah untuk menambahkan hanya data dalam medan sepadan dan Abaikan lain.

Proses penciptaan pertanyaan Tambah Tambah data dari satu pangkalan data untuk pangkalan data lain mengikuti langkah asas ini:

  • Buka pangkalan data sumber (pangkalan data yang mengandungi rekod yang anda ingin tambah) dan mencipta pertanyaan Pilih yang mengembalikan hanya rekod yang anda ingin tambah.

  • Menukar pertanyaan Pilih pertanyaan Tambah.

  • Menambahkan Jadual destinasi dan medan pertanyaan Tambah. Jika anda adalah appending rekod kepada pangkalan data lain, anda mula-mula membuka pangkalan data tersebut dan kemudian pilih Jadual.

  • Jalankan pertanyaan untuk menambah rekod.

Note: Sandarkan data anda sebelum anda bermula. Jika anda membuat kesilapan, anda boleh memadamkan rekod appended daripada jadual destinasi, tetapi secara manual memadam sejumlah besar rekod boleh mengambil masa yang lama. Menghadapi sandaran sediakan boleh membantu anda membaiki kesilapan mana-mana dalam masa kurang.

Mencipta pertanyaan pilih

  1. Buka pangkalan data sumber anda — pangkalan data yang mengandungi rekod yang anda ingin tambah.

  2. Pada tab Cipta dalam kumpulan Lain, klik Reka Bentuk Pertanyaan.

    Grid Reka bentuk pertanyaan muncul dan kotak dialog Tunjukkan Jadual muncul.

  3. Pilih jadual yang mengandungi rekod yang anda ingin tambah, klik Tambah, dan kemudian klik tutup.

    Jadual muncul sebagai tetingkap dalam seksyen atas grid Reka bentuk pertanyaan. Tetingkap menyenaraikan semua medan dalam Jadual. Rajah ini menunjukkan Jadual lazim dalam pereka bentuk pertanyaan:

    Jadual dalam pereka bentuk pertanyaan

  4. Seret medan yang anda ingin tambah daripada jadual baris medan dalam seksyen bawah pada grid Reka bentuk pertanyaan.

    Anda boleh menambah satu medan jadual untuk setiap lajur dalam seksyen bawah. Untuk menambah semua medan dengan cepat, klik asterisk (*) di bahagian atas senarai medan jadual. Rajah ini menunjukkan pereka bentuk pertanyaan dengan beberapa medan jadual ditambah:

    Pertanyaan dengan tiga medan dalam grid reka bentuk

    Rajah ini menunjukkan pereka bentuk dengan semua medan ditambah:

    Pertanyaan dengan semua medan jadual.

  5. Pada tab Reka Bentuk dalam kumpulan Hasil, klik Jalankan.

    Sahkan bahawa pertanyaan mengembalikan rekod yang anda ingin tambah. Jika perlu, anda boleh Kosongkan kotak semak Tunjukkan atau tekan DELETE untuk mengalih keluar medan yang tidak diingini. Anda juga boleh menyeret medan tambahan ke grid Reka bentuk sehingga anda berpuas hati dengan hasil pertanyaan.

  6. Teruskan ke langkah seterusnya.

Menukar pertanyaan kepada pertanyaan Tambah

  1. Pada tab Reka Bentuk, dalam kumpulan Jenis Pertanyaan, klik Tambah.

    Kotak dialog Tambah muncul.

  2. Pada ketika ini, anda boleh menambah rekod daripada satu jadual lain dalam pangkalan data yang sama atau menambah rekod kepada Jadual dalam pangkalan data lain.

    • Menambah rekod kepada Jadual dalam pangkalan data yang sama

      1. Dalam kotak dialog Tambah , klik Pangkalan data semasa (jika ia belum lagi dipilih) dan kemudian pilih Jadual destinasi dari senarai Nama jadual .

      2. Klik OK.

        Dalam langkah 4 daripada Seksyen sebelumnya, anda menambahkan sebahagian atau semua medan dalam Jadual sumber grid Reka bentuk pertanyaan. Jika anda menambah seluruh jadual semasa langkah tersebut, Access sekarang menambah Jadual destinasi seluruh baris Tambah ke , seperti yang ditunjukkan di sini:

        Pertanyaan tambah yang termasuk semua medan daripada dua jadual

        –atau–

        Jika anda menambah medan individu dalam langkah 4 dalam seksyen sebelumnya, dan nama medan dalam Jadual sumber dan destinasi sepadan, Access menambah secara automatik nama medan destinasi dalam baris Tambah ke , seperti yang ditunjukkan di sini:

        Pertanyaan tambah dengan medan sepadan

        –atau–

        Jika anda menambah medan individu, dan beberapa atau semua nama dalam Jadual sumber dan destinasi tidak sepadan, Access membiarkan medan tag dalam baris Tambah ke kosong. Klik setiap medan yang kosong dan pilih medan sumber yang anda inginkan daripada senarai hasil, seperti yang ditunjukkan di sini.

        Memilih medan destinasi untuk pertanyaan tambah

      3. Untuk pratonton perubahan anda, klik pandangan.

      4. Kembali ke pandangan Reka bentuk dan kemudian klik jalankan untuk menambah rekod.

    • Menambah rekod kepada Jadual dalam pangkalan data lain

      1. Dalam kotak dialog Tambah , klik Pangkalan data lain.

      2. Dalam medan Nama fail , taipkan lokasi dan nama pangkalan data destinasi.

      3. Dalam medan Nama jadual , taipkan nama Jadual destinasi dan kemudian klik OK.

        –atau–

        Klik semak lalu dan gunakan kotak dialog Tambah kedua untuk mencari pangkalan data destinasi. Klik OK selepas anda menemui dan pilih pangkalan data destinasi. Ini akan menutup kotak dialog kedua. Dalam kotak dialog yang pertama, dalam medan Nama jadual , masukkan nama Jadual destinasi dan kemudian klik OK.

        Taipkan nama Jadual destinasi dan kemudian klik OK untuk menutup kotak dialog Tambah pertama.

        Dalam langkah 4 daripada Seksyen sebelumnya, anda ditambahkan sebahagian atau semua medan dalam Jadual sumber baris medan dalam grid Reka bentuk pertanyaan. Jika anda menambah seluruh jadual semasa langkah tersebut, Access sekarang menambah Jadual destinasi seluruh baris Tambah ke , seperti yang ditunjukkan di sini:

        Pertanyaan tambah yang termasuk semua medan daripada dua jadual

        –atau–

        Jika anda menambah medan individu dalam langkah 4 dan nama medan dalam Jadual sumber dan destinasi sepadan, Access menambah secara automatik nama medan destinasi dalam baris Tambah ke , seperti berikut:

        Pertanyaan tambah dengan medan sepadan

        –atau–

        Jika anda menambah medan individu, dan beberapa atau semua nama dalam Jadual sumber dan destinasi tidak sepadan, Access membiarkan medan tag dalam baris Tambah ke kosong. Klik setiap medan yang kosong dan pilih medan destinasi yang anda inginkan daripada senarai hasil, seperti berikut:

        Memilih medan destinasi untuk pertanyaan tambah

      4. Untuk pratonton perubahan anda, klik pandangan.

      5. Bertukar kepada pandangan Reka bentuk, dan kemudian klik jalankan untuk menambah rekod.

Halaman Atas

Menggunakan koleksi Data untuk mengemas kini rekod

Office Access 2007 menyediakan ciri baru yang dipanggil Pengumpulan Data. Anda boleh menyediakan borang entri data dalam Microsoft Office Outlook 2007, mengumpul maklumat dan menyimpan data dalam pangkalan data Access. Menerangkan cara untuk menggunakan ciri Pengumpulan Data adalah melangkaui skop artikel ini.

Untuk maklumat tentang menggunakan Pengumpulan Data, lihat artikel bertajuk mengumpulkan data melalui mesej e-mel.

Halaman Atas

Gunakan kotak dialog Cari dan ganti untuk mengubah data

Kotak dialog Cari dan ganti menyediakan cara lain untuk mengubah jumlah data yang kecil dalam masa kurang dan dengan usaha kurang. Menerangkan cara untuk menggunakan kotak dialog adalah melangkaui skop artikel ini.

Untuk maklumat tentang menggunakan kotak dialog, lihat artikel menggunakan kotak dialog Cari dan ganti untuk mengubah data.

Halaman Atas

Menggunakan Kemas kini Lata untuk mengubah nilai kunci primer dan asing

Pada masa, anda mungkin perlu mengemas kini nilai kunci utama. Jika anda menggunakan kunci primer tersebut sebagai kunci asing, anda boleh mengemas kini secara automatik perubahan anda melalui semua kejadian anak kunci asing.

Sebagai peringatan, kunci primer adalah nilai yang mengenal pasti setiap baris (rekod) dalam jadual pangkalan data secara unik. Kunci asing ialah lajur yang sepadan dengan kunci primer. Lazimnya, kunci asing berada dalam Jadual lain, dan ia membolehkan anda mencipta perhubungan (pautan) antara data dalam Jadual.

Contohnya, katakan anda menggunakan nombor ID produk sebagai kunci primer. Satu nombor ID unik mengenal pasti produk satu. Anda juga menggunakan nombor ID tersebut sebagai kunci asing dalam Jadual data pesanan. Dengan cara ini, anda boleh mencari semua perintah yang melibatkan setiap produk, kerana bila-bila masa seseorang tempat tertib bagi produk tersebut ID menjadi sebahagian daripada tertib.

Kadangkala, nombor ID tersebut (atau jenis lain kunci primer) ubah. Apabila mereka lakukan, anda boleh mengubah nilai kunci primer anda dan mempunyai perubahan itu Lata secara automatik melalui semua rekod berkaitan anak. Anda mendayakan kelakuan ini dengan menghidupkan integriti rujukan dan melata kemas kini antara dua Jadual.

Ingati peraturan ini apabila anda meneruskan proses:

  • Anda boleh mendayakan kemas kini Lata hanya untuk medan kunci primer yang disetkan kepada jenis data teks atau nombor. Anda tidak boleh menggunakan Kemas kini Lata medan yang disetkan kepada jenis data Autonombor.

  • Anda boleh mendayakan kemas kini Lata hanya antara Jadual dengan hubungan satu ke banyak.

Langkah berikut menerangkan cara untuk mencipta perhubungan dan mendayakan kemas kini Lata untuk perhubungan tersebut.

Mencipta perhubungan

  1. Pada tab Alat pangkalan data , dalam Kumpulan Tunjukkan/Sembunyikan , klik perhubungan.

  2. Pada tab Reka bentuk , dalam Kumpulan perhubungan , klik Tunjukkan Jadual.

    Kotak dialog Tunjukkan Jadual muncul.

  3. Jika ia belum lagi dipilih, klik tab Jadual , pilih jadual yang anda ingin ubah, klik Tambah, dan kemudian klik tutup.

    Anda boleh tekan SHIFT untuk memilih berbilang Jadual, atau anda boleh menambah setiap Jadual secara individu. Pilih hanya Jadual pada bahagian "satu" dan "banyak" dalam perhubungan.

  4. Dalam tetingkap perhubungan , seret kunci primer daripada jadual pada bahagian "satu" dalam perhubungan dan lepaskannya pada medan kunci asing Jadual pada bahagian "banyak" dalam perhubungan.

    Kotak dialog Edit perhubungan muncul. Rajah berikut menunjukkan kotak dialog:

    Kotak dialog Edit Perhubungan

  5. Pilih kotak semak Kuatkuasakan integriti rujukan dan klik Cipta.

  6. Pergi ke set langkah berikut.

Dayakan kemas kini Lata dalam kunci primer

  1. Jika anda tidak ikuti langkah dalam seksyen sebelumnya, membuka pangkalan data yang mengandungi perhubungan yang anda ingin ubah.

  2. Pada tab Alat pangkalan data , dalam Kumpulan Tunjukkan/Sembunyikan , klik perhubungan.

    Tetingkap perhubungan muncul dan memaparkan cantuman (ditunjukkan garis sebagai sambungan) antara Jadual dalam pangkalan data. Rajah berikut menunjukkan perhubungan Lazim:

    Perhubungan antara dua jadual

  3. Klik kanan garis cantuman antara Jadual induk dan anak, dan klik Edit perhubungan.

    Kotak dialog Edit perhubungan muncul. Rajah berikut menunjukkan kotak dialog:

    Kotak dialog Edit Perhubungan dengan perhubungan sedia ada

  4. Pilih Kemas kini Lata medan berkaitan, pastikan bahawa kotak semak Kuatkuasakan integriti rujukan dipilih, dan kemudian klik OK.

Untuk maklumat lanjut tentang mencipta perhubungan. lihat artikel berikut:

Halaman Atas

Note: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×