Mengeksport data ke Excel

Mengeksport data ke Excel

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Dengan Bestari Eksport, anda boleh mengeksport data dari pangkalan data Access kepada format fail yang boleh dibaca oleh Excel. Artikel ini menunjukkan kepada anda cara menyediakan dan mengeksport data anda ke Excel dan juga memberikan anda beberapa petua penyelesaian masalah untuk masalah biasa yang mungkin berlaku.

Dalam artikel ini

Mengeksport data ke Excel: asas

Menyediakan operasi eksport

Menjalankan operasi eksport

Apa lagi yang perlu saya tahu tentang mengeksport?

Menyelesaikan masalah nilai hilang atau salah

Mengeksport data ke Excel: asas

Apabila anda mengeksport data ke Excel, Access mencipta salinan data yang terpilih kemudian menyimpan salinan data dalam fail yang boleh dibuka dalam Excel. Jika anda menyalin data dari Access ke Excel dengan kerap, anda boleh menyimpan butiran operasi eksport untuk kegunaan masa hadapan dan juga menjadualkan operasi eksport untuk berjalan secara automatik pada selang masa yang ditetapkan.

Senario biasa untuk mengeksport data ke Excel

  • Jabatan atau kumpulan kerja anda menggunakan kedua-dua Access dan Excel untuk mengerjakan data. Anda menyimpan data dalam pangkalan data Access tetapi anda menggunakan Excel untuk menganalisis data dan mengagihkan hasil analisis anda. Buat masa ini, pasukan anda mengeksport data ke Excel pada bila-bila masa mereka perlu melakukannya tetapi anda ingin menjadikan proses ini lebih cekap.

  • Anda pengguna yang telah lama menggunakan Access tetapi pengurus anda lebih suka mengerjakan data dalam Excel. Pada selang masa yang biasa, anda melakukan kerja menyalin data ke dalam Excel tetapi anda ingin mengautomasikan proses ini untuk menjimatkan masa anda.

Tentang mengeksport data ke Excel

  • Access tidak menyediakan perintah “Simpan Sebagai”untuk format Excel. Untuk menyalin data ke Excel, anda mesti menggunakan ciri Eksport yang diperihalkan dalam artikel ini atau anda boleh menyalin data Access ke papan klip kemudian menampalnya ke dalam hamparan Excel.

  • Anda boleh mengeksport jadual, pertanyaan, borang atau laporan. Anda juga boleh mengeksport rekod terpilih dalam pandangan rekod berbilang, seperti helaian data.

  • Microsoft Excel termasuk perintah untuk mengimport data dari pangkalan data Access. Anda boleh menggunakan perintah tersebut dan bukannya perintah eksport dalam Access; Walau bagaimanapun, perintah import Excel hanya membenarkan anda untuk mengimport Jadual atau pertanyaan. Untuk maklumat lanjut, lihat artikel bantuan Excel menyambung ke (mengimport) data luaran.

  • Anda tidak boleh mengeksport makro atau modul ke Excel. Apabila anda mengeksport borang, laporan atau helaian data yang mengandungi subborang, sublaporan atau subhelaian data, hanya borang, laporan atau helaian data utama dieksport. Anda mesti mengulangi operasi eksport untuk setiap subborang, sublaporan dan subhelaian data yang ingin dieksport ke Excel.

  • Anda hanya boleh mengeksport satu objek pangkalan data dalam satu operasi eksport. Walau bagaimanapun, anda boleh mencantumkan berbilang lembaran kerja dalam Excel selepas anda menyelesaikan operasi eksport individu.

Atas PGE bernilai

Menyediakan operasi eksport

Sebelum menjalankan prosedur eksport, ia adalah idea yang baik untuk menyemak semula data yang anda ingin eksport untuk memastikan bahawa ia tidak mengandungi sebarang penunjuk ralat atau nilai ralat. Jika terdapat sebarang ralat, cuba menyelesaikannya sebelum anda mengeksport data ke Excel. Jika tidak, masalah boleh berlaku semasa operasi eksport dan nilai nol mungkin diselitkan ke dalam sel dalam lembaran kerja Excel. Untuk maklumat lanjut tentang masalah yang boleh berlaku apabila mengeksport ke Excel, lihat seksyen menyelesaikan masalah nilai hilang atau salah.

Jika objek sumber ialah jadual atau pertanyaan, tentukan sama ada anda ingin mengeksport data dengan atau tanpa pemformatannya. Keputusan ini mempengaruhi dua aspek buku kerja yang dihasilkan — jumlah data yang dieksport dan format paparan data. Jadual berikut memerihalkan hasil mengeksport data yang berformat atau tidak berformat.

Eksport

Objek Sumber

Medan dan rekod

Pemformatan

Tanpa pemformatan

Jadual atau pertanyaan

Nota: Borang dan laporan tidak dapat dieksport tanpa pemformatannya.

Semua medan dan rekod dalam objek dasar dieksport.

Seting sifat Format diabaikan semasa operasi ini.

Untuk medan carian, hanya nilai ID carian dieksport.

Untuk medan Hiperpautan, kandungannya dieksport sebagai lajur teks yang memaparkan pautan dalam format paparteks #address #.

Dengan pemformatan

Jadual, pertanyaan, borang atau laporan

Hanya medan dan rekod yang dipaparkan dalam pandangan atau objek semasa dieksport. Rekod yang ditapis, lajur tersembunyi dalam helaian data dan medan tidak dipaparkan pada borang atau laporan tidak akan dieksport.

Bestari mengutamakan seting sifat Format.

Untuk medan carian, nilai carian dieksport.

Untuk medan hiperpautan, nilainya dieksport sebagai hiperpautan.

Untuk medan teks beraneka, teksnya dieksport tetapi pemfomatannya tidak.

  1. Pilih buku kerja destinasi dan format fail. Ambil perhatian bahawa laporan hanya boleh dieksport dalam format fail yang lebih lama *.xls, bukannya dalam format fail *.xlsx.

    Semasa operasi eksport, Access menggesa anda menyatakan nama buku kerja destinasi. Jadual berikut melakukan ringkasan apabila buku kerja dicipta (jika ia belum lagi wujud) dan apabila ia telah ditulis ganti (jika ia telah wujud).

Jika buku kerja destinasi

Dan objek sumbernya ialah

Dan anda ingin eksport

Maka

Tidak wujud

Jadual, pertanyaan, borang atau laporan

Data, dengan atau tanpa pemformatan

Buku kerja dicipta semasa operasi eksport.

Telah wujud

Jadual atau pertanyaan

Data, tetapi bukan pemformatan

Buku kerja tidak ditulis ganti. Lembaran kerja yang baru ditambah kepada buku kerja dan diberikan nama mengikut objek yang datanya akan dieksport. Jika lembaran kerja yang mempunyai nama tersebut telah wujud dalam buku kerja, Access akan menggesa anda sama ada menggantikan kandungan lembaran kerja yang berkaitan atau menyatakan nama yang lain untuk lembaran baru tersebut.

Telah wujud

Jadual, pertanyaan, borang atau laporan

Data, termasuk pemformatan

Buku kerja ditulis ganti dengan data yang dieksport. Semua lembaran kerja sedia ada dialih keluar dan lembaran kerja baru dengan nama yang sama seperti objek dieksport akan dicipta. Data dalam lembaran kerja Excel mewarisi seting format objek sumber.

Data sentiasa ditambahkan dalam lembaran kerja baru. Anda tidak boleh menambah data pada sebarang lembaran kerja sedia ada atau julat bernama.

Halaman atas

Menjalankan operasi eksport

  1. Jika buku kerja Excel destinasi dibuka, tutupnya sebelum anda teruskan.

  2. Dalam Anak Tetingkap Navigasi pangkalan data sumber, pilih objek yang anda ingin eksport.

    Mengeksport sebahagian data

    Jika objek ialah jadual, pertanyaan atau borang dan anda hanya ingin mengeksport sebahagian data, buka objek dalam pandangan Helaian Data dan pilih rekod yang anda inginkan.

    Untuk membuka borang dalam pandangan helaian data:   

    1. Dwiklik borang untuk membukanya.

    2. Klik kanan borang, kemudian klik Pandangan Helaian Data. Jika opsyen ini tidak tersedia:

      1. Klik Pandangan Reka Bentuk.

      2. Tekan F4 untuk memaparkan anak tetingkap tugas Helaian Sifat.

      3. Pilih Borang daripada senarai juntai bawah di atas Helaian Sifat.

      4. Di tab Format Helaian Sifat, setkan sifat Benarkan Pandangan Helaian Data kepada Ya.

      5. Pada tab Reka Bentuk dalam kumpulan Pandangan, klik Pandangan Helaian Data.

        Nota: Anda tidak boleh mengeksport satu bahagian laporan sahaja. Walau bagaimanapun, anda boleh memilih atau membuka jadual atau pertanyaan yang didasari laporan itu kemudian mengeksport sebahagian data dalam objek itu.

  3. Pada tab Data luaran , dalam Kumpulan eksport , klik Excel.

  4. Dalam kotak dialog Eksport - Hamparan Excel, semak semula nama fail yang dicadangkan untuk buku kerja Excel (Access menggunakan nama objek sumber). Jika anda ingini, anda boleh mengubah nama fail.

  5. Dalam kotak Format Fail, pilih format fail yang anda inginkan.

  6. Jika anda mengeksport Jadual atau pertanyaan, dan anda ingin eksport data diformatkan, pilih eksport data dengan pemformatan dan tataletak. Untuk maklumat lanjut, lihat seksyen bersedia untuk operasi eksport.

    Nota: Jika anda mengeksport borang atau laporan, opsyen ini sentiasa dipilih tetapi tidak tersedia (ia kelihatan malap).

  7. Untuk melihat buku kerja Excel destinasi selepas operasi eksport selesai, pilih kotak semak Buka fail destinasi selepas operasi eksport selesai.

    Jika objek sumber dibuka dan jika anda memilih satu atau lebih rekod dalam pandangan sebelum memulakan operasi eksport, anda boleh memilih Eksport hanya rekod yang dipilih. Untuk mengeksport semua rekod yang dipaparkan dalam pandangan, biarkan kotak semak ini kosong.

    Nota: Kotak semak ini kekal tidak tersedia (malap) jika tiada rekod dipilih.

  8. Klik OK.

    Jika operasi eksport gagal disebabkan ralat, Access memaparkan mesej yang memerihalkan punca ralat. Jika tidak, Access mengeksport data dan bergantung pada pilihan anda dalam langkah 7, membuka buku kerja destinasi dalam Excel. Access kemudian memaparkan kotak dialog yang membolehkan anda mencipta spesifikasi yang menggunakan butiran daripada operasi eksport.

Halaman atas

Apa lagi yang perlu saya tahu tentang mengeksport?

Halaman atas

Menyelesaikan masalah nilai hilang atau salah

Jadual berikut memerihalkan pelbagai cara menyelesaikan masalah ralat biasa.

Petua: Jika anda mendapati hanya beberapa nilai telah hilang, baikinya dalam buku kerja Excel. Jika tidak, baiki objek sumber dalam pangkalan data Access, kemudian ulangi operasi eksport.

Isu

Perihalan dan penyelesaian

Medan terhitung

Hasil medan terhitung dieksport, ungkapan dasar yang melaksanakan pengiraan tidak dieksport.

Medan berbilang nilai

Medan yang menyokong berbilang nilai akan dieksport sebagai satu senarai nilai yang dipisahkan koma bernoktah (;).

Gambar, objek dan lampiran

Unsur grafik (seperti logo, kandungan medan objek OLE dan lampiran yang merupakan sebahagian daripada data sumber) tidak dieksport. Tambahkannya pada lembaran kerja secara manual selepas anda menyelesaikan operasi eksport.

Graf

Apabila anda mengeksport borang atau laporan yang mengandungi objek Microsoft Graph, objek graf tersebut tidak akan dieksport.

Data dalam lajur yang salah

Nilai nol dalam lembaran kerja hasil kadangkala digantikan dengan data yang seharusnya berada dalam lajur bersebelahan.

Nilai tarikh yang hilang

Nilai tarikh yang lebih awal dari 1 Januari 1900 tidak dieksport. Sel berkaitan dalam lembaran kerja akan mengandungi nilai nol.

Ungkapan yang hilang

Ungkapan yang digunakan untuk mengira nilai tidak dieksport ke Excel. Hanya hasil kiraan dieksport. Tambahkan formula pada lembaran kerja Excel secara manual selepas anda melengkapkan operasi eksport.

Subborang, sublaporan dan subhelaian data yang hilang

Apabila anda mengeksport borang, laporan atau helaian data, hanya borang, laporan atau helaian data utama dieksport. Anda mesti mengulangi operasi eksport untuk setiap subborang, sublaporan dan subhelaian data yang anda ingin eksport.

Lajur yang hilang atau tersalah format

Jika tiada lajur yang muncul untuk diformatkan dalam lembaran kerja hasil, ulangi operasi eksport, pastikan anda memilih kotak semak Eksport data dengan pemformatan dan tataletak dalam bestari. Sebaliknya, jika hanya beberapa lajur muncul untuk diformatkan secara berbeza dengan versi dalam objek sumber, gunakan pemformatan yang anda inginkan secara manual dalam Excel.

Memformatkan lajur dalam Excel

  1. Buka buku kerja Excel destinasi kemudian paparkan lembaran kerja yang mengandungi data yang dieksport.

  2. Klik kanan lajur atau julat sel terpilih kemudian klik Format Sel.

  3. Pada tab Nombor, di bawah Kategori, pilih format, seperti Teks, Nombor, Tarikh atau Masa.

  4. Klik OK.

Nilai "#" dalam lajur

Anda mungkin melihat nilai # dalam lajur yang berkaitan dengan medan Ya/Tidak dalam borang. Ini mungkin hasil memulakan operasi eksport dari Anak Tetingkap Navigasi atau dalam pandangan Borang. Untuk menyelesaikan isu ini, buka borang dalam pandangan Helaian Data sebelum mengeksport data.

Penunjuk ralat atau nilai ralat

Semak sel untuk penunjuk ralat (segi tiga hijau di sudut) atau nilai ralat (rentetan yang bermula dengan aksara # dan bukannya data yang betul).

Halaman atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×