Mengeksport Access data ke dokumen Word

Mengeksport Access data ke dokumen Word

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Anda boleh mengeksport data daripada pangkalan data Access anda untuk dokumen Microsoft Word menggunakan eksport - Bestari fail RTF. Artikel ini menerangkan cara untuk menggunakan eksport - Bestari fail RTF dan cara untuk menyimpan seting eksport sebagai spesifikasi untuk digunakan semula kemudian.

Dalam artikel ini

Mengeksport data ke Word: asas

Mengeksport data ke Word

Memahami cara Access mengeksport objek ke Word

Apa lagi yang perlu saya tahu?

Mengeksport data ke Word: asas

Anda boleh mengeksport Jadual, pertanyaan, borang atau laporan untuk Microsoft Word. Apabila anda mengeksport objek menggunakan eksport - Bestari fail RTF, Access mencipta salinan objek data dalam fail Format teks beraneka Microsoft Word (*.rtf). Untuk jadual, pertanyaan dan borang, kelihatan medan dan rekod muncul sebagai Jadual dalam dokumen Word. Apabila anda mengeksport laporan, Bestari eksport data laporan dan tataletak — ia cuba membuat dokumen Word yang kelihatan seperti Laporan serapat mungkin.

  • Memulakan pengendalian daripada Access    Untuk mengeksport data dari Access ke Word, anda perlu bekerja dalam Access. Terdapat tiada kefungsian dalam Word yang boleh mengimport data dari pangkalan data Access. Anda juga tidak dapat menyimpan pangkalan data Access atau Jadual sebagai dokumen Word dengan menggunakan perintah Simpan sebagai dalam Access.

  • Objek yang anda boleh mengeksport    Anda boleh mengeksport Jadual, pertanyaan, borang atau laporan. Anda juga boleh mengeksport hanya rekod yang dipilih dalam pandangan. Anda tidak boleh mengeksport makro dan modul. Apabila anda mengeksport borang atau helaian data yang mengandungi subborang atau subhelaian data, hanya borang utama atau helaian data dieksport. Anda perlu mengulangi operasi eksport untuk setiap subborang dan subhelaian data yang anda ingin lihat dalam Word. Sebaliknya, apabila anda mengeksport laporan, subborang dan sublaporan yang termasuk dalam laporan dieksport, bersama-sama dengan laporan utama.

  • Hasil operasi    Eksport - Bestari fail RTF sentiasa mengeksport data diformatkan. Ini bermakna hanya medan dan rekod yang boleh dilihat dalam objek atau pandangan dieksport bersama-sama dengan seting format paparan. Lajur dan rekod yang disembunyikan, disebabkan seting penapis, tidak dieksport. Untuk laporan, tataletak laporan juga dikekalkan apabila ia dieksport.

  • Merging dengan dokumen sedia ada    Apabila anda mengeksport daripada Access pada dokumen Word, data sentiasa dieksport ke dalam fail Word yang baru. Jika anda inginkan data yang diselitkan ke dalam dokumen Word sedia ada, anda mesti terlebih dahulu mengeksport daripada capaian kepada dokumen Word yang baru, kemudian Salin data daripada dokumen Word baru dan menampalnya ke dalam dokumen sedia ada. Secara alternatif, anda boleh menyalin baris terus dari satu capaian Jadual, pertanyaan, borang atau laporan, dan kemudian menampalnya ke dalam dokumen sedia ada anda.

Mengeksport data ke Word

Proses mengeksport data ke dokumen Word mengikuti langkah yang umum ini:

  • Sediakan data sumber anda untuk eksport. Sebagai sebahagian daripada langkah ini, anda memastikan data anda mengandungi ralat dan anda memutuskan sama ada untuk mengeksport beberapa atau semua data dalam Jadual sumber anda.

  • Menjalankan eksport - Bestari fail RTF.

  • Secara pilihan menyimpan seting anda sebagai spesifikasi eksport untuk digunakan semula kemudian.

Langkah dalam seksyen berikut menerangkan cara untuk melaksanakan setiap tugas.

Bersedia untuk eksport

  1. Membuka pangkalan data Access sumber.

  2. Dalam anak tetingkap navigasi, pilih objek yang mengandungi data yang anda ingin eksport.

    Anda boleh mengeksport Jadual, pertanyaan, borang atau laporan.

  3. Semak semula sumber data untuk memastikan bahawa ia tidak mengandungi penunjuk ralat (segi tiga hijau) atau nilai ralat, seperti #Num.

    Pastikan bahawa anda telah diselesaikan sebarang ralat sebelum anda mengeksport data ke Word. Jika tidak, anda akan menemui nilai tersebut digantikan dengan nilai nol.

  4. Jika dokumen Word destinasi wujud dan terbuka, tutupkannya sebelum anda meneruskan. Bestari yang menggesa anda sebelum menulis ganti dokumen.

    Nota: Anda tidak boleh menambah data untuk dokumen Word sedia ada.

  5. Dalam pangkalan data Access, jika anda ingin eksport hanya sebahagian daripada jadual, pertanyaan atau borang, buka objek dan pilih hanya rekod yang anda inginkan.

Mengeksport data

  1. Lokasi eksport - Bestari fail RTF berbeza sedikit bergantung pada versi Access. Pilih langkah yang sepadan dengan versi Access anda:

    • Jika anda menggunakan Access 2016, Access 2013 atau Access 2010, pada tab Data luaran , dalam Kumpulan eksport , klik butang lagi untuk juntai bawah senarai opsyen dan kemudian klik Word.

    • Jika anda menggunakan Access 2007, pada tab Data luaran , dalam Kumpulan eksport , klik Word.

  2. Mengeksport - fail RTF eksport terbuka.

    Pilih destinasi dan mengeksport Opsyen pada eksport - kotak dialog fail RTF.

    Nota: Perintah eksport adalah tersedia hanya apabila pangkalan data terbuka.

  3. Dalam Bestari eksport - fail RTF , tentukan nama fail destinasi.

  4. Bestari sentiasa mengeksport data diformatkan. Jika anda ingin melihat dokumen Word selepas operasi eksport selesai, pilih kotak semak Buka fail destinasi selepas operasi eksport selesai .

  5. Jika anda memilih rekod yang anda ingin eksport sebelum anda memulakan operasi eksport, anda boleh memilih kotak semak eksport hanya rekod yang dipilih . Walau bagaimanapun, jika anda ingin eksport semua rekod dalam pandangan, biarkan kotak semak dikosongkan.

    Nota: Kotak semak ini muncul tidak tersedia (malap) jika tiada rekod dipilih.

  6. Klik OK.

  7. Jika dokumen destinasi wujud, anda akan digesa untuk klik Ya untuk menulis ganti fail. Klik tiada untuk mengubah nama fail destinasi dan kemudian klik OK sekali lagi.

Capaian eksport data dan membuka dokumen destinasi dalam Word, bergantung pada opsyen eksport yang anda tentukan dalam Bestari. Access juga memaparkan status operasi pada halaman terakhir Bestari.

Memahami cara Access mengeksport objek ke Word

Jadual berikut menerangkan cara Access eksport pelbagai objek dan nilai untuk Word. Ini boleh membantu anda menentukan apa akan berlaku jika operasi eksport tidak berfungsi dengan cara yang anda jangkakan.

Item

Pertimbangan eksport

Nama medan

Apabila anda mengeksport Jadual, pertanyaan atau borang, nama medan ditempatkan dalam baris pertama Jadual dalam dokumen Word. Apabila anda mengeksport laporan, peletakan nama medan dalam dokumen Word adalah berbeza dengan tataletak laporan.

Medan berbilang nilai

Medan dalam Access yang menyokong berbilang nilai dieksport ke dalam satu lajur dalam Word. Nilai dipisahkan oleh koma (,).

Gambar, objek dan lampiran

Semua unsur grafik — logo, data dalam medan objek OLE dan lampiran yang merupakan sebahagian daripada data sumber — akan dieksport.

Graf

Objek Microsoft Graph akan dieksport.

Ungkapan

Ungkapan tidak dieksport ke dokumen Word. Hanya hasil ungkapan yang dieksport.

Subborang dan subhelaian data

Apabila anda mengeksport borang atau helaian data, hanya borang utama atau helaian data dieksport. Anda mesti mengulangi operasi eksport untuk setiap subborang dan subhelaian data.

Apa lagi yang perlu saya tahu?

Halaman atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×