Mengedarkan laporan elektronik

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Anda boleh menggunakan Microsoft Office Access elektronik mengedarkan laporan Access anda. Contohnya, anda boleh menggunakan perintah e-mel pada menu butang Microsoft Office untuk mengeksport dan menghantar laporan sebagai lampiran dalam mesej e-mel dengan cepat. Atau, anda boleh mengeksport laporan sebagai fail, dan kemudian edarkan fail dengan beberapa cara yang berbeza. Dengan menggunakan kaedah taburan elektronik, anda boleh mendapatkan maklumat penting individu yang memerlukannya dengan cepat. Selain itu, anda boleh menggunakan fail untuk mencipta sandaran dan Arkib Laporan, dan anda juga boleh mengurangkan penggunaan kertas dalam situasi bercetak salinan laporan manakah tidak diperlukan.

Artikel ini menerangkan format fail yang berbeza yang anda boleh gunakan untuk mengeksport laporan dan membincangkan kaedah berlainan yang anda boleh gunakan untuk mengedarkan laporan dieksport kepada penerima anda.

Apakah yang anda ingin lakukan?

Memahami format fail yang anda boleh mengeksport Laporan

Mengedarkan laporan menggunakan perintah e-mel

Mengedarkan laporan menggunakan kaedah lain

Memahami format fail yang anda boleh mengeksport Laporan

Anda boleh mengeksport laporan sebagai beberapa format fail yang berbeza. Walau bagaimanapun, bukan semua format fail ini mengekalkan tataletak dan pemformatan laporan asal. Contohnya, jika anda mengeksport laporan sebagai fail HTML (*.htm atau * .html), fail Format teks beraneka (*.rtf) atau fail teks (*.txt), fail yang terhasil akan mengandungi semua unsur visual yang hadir dalam laporan asal, seperti grafik, warna, garis atau sempadan. Namun, format fail tertentu mengekalkan tataletak dan pemformatan laporan asal. Format ini termasuk format petikan (*.snp), format Format dokumen mudah alih (*.pdf) dan format spesifikasi kertas XML (*.xps). Artikel ini tumpuan menggunakan format fail tiga ini.

Jadual berikut menyenaraikan semua format yang tersedia untuk mengeksport laporan dan program yang anda dan penerima anda boleh gunakan untuk membuka fail yang terhasil.

Format

Fail ext ension(s)

Program yang digunakan untuk membuka fail

HTML

*.htm; *.html

Pelayar internet, seperti Microsoft Internet Explorer.

PDF

*.PDF

Pembaca PDF, tersedia sebagai percuma, pihak ketiga muat turun.

Teks Beraneka

*.rtf

Pemprosesan perkataan program, seperti Microsoft Office Word dan WordPad.

Petikan

*.SNP

Microsoft petikan Viewer, tersedia daripada Center Download Microsoft. Mencari pautan ke muat turun percuma dalam seksyen Lihat juga .

Teks

*.txt

Pemprosesan perkataan dan teks pengeditan program seperti Word dan Notepad.

XPS

*.xps

  • Dalam Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 atau Microsoft Windows XP    Microsoft kertas spesifikasi pemapar XML, tersedia dengan memuat Essentials spesifikasi kertas XML Microsoft pek. Untuk maklumat lanjut tentang Essentials spesifikasi kertas XML Microsoft pek, lihat pautan dalam seksyen Lihat juga .

  • Dalam Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7.0 atau lebih baru.

Nota: Opsyen PDF (*.pdf) dan FormatXPS (*.xps) akan tersedia selepas anda memasang Cari Tambah-in maklumat lanjut tentang sokongan untuk format fail ini dalam seksyen Lihat juga .

Halaman Atas

Mengedarkan laporan menggunakan perintah e-mel

Salah satu cara terpantas untuk mengedarkan laporan dalam Office Access 2007 adalah menggunakan perintah e-mel pada menu butang Microsoft Office. Dengan hanya beberapa klik tetikus, Access mengeksport laporan kepada format fail yang anda inginkan, kemudian mencipta mesej e-mel baru dengan fail yang dilampirkan padanya.

  1. Dalam anak tetingkap navigasi, pilih laporan yang anda ingin hantar dalam mesej e-mel.

  2. Klik Butang Microsoft Office Imej butang , dan kemudian klik e-mel.

  3. Dalam Hantar objek sebagai kotak dialog, pilih format output yang anda ingin gunakan, dan kemudian klik OK. Ingat bahawa petikan (*.snp), Format PDF (*.pdf), dan FormatXPS (*.xps) opsyen hanya yang akan mengekalkan tataletak dan pemformatan laporan asal anda.

    Office Outlook 2007 membuka mesej e-mel baru dengan lampiran fail jenis yang anda tentukan.

  4. Taipkan alamat e-mel penerima dalam kotak ke , subjek dalam kotak subjek dan mesej dalam kawasan mesej.

    Petua: Secara lalai, fail yang anda hantar menggunakan kaedah ini tidak disimpan pada komputer anda. Jika anda ingin menyimpan salinan fail pada komputer anda, klik kanan lampiran dalam kotak disertakan , dan kemudian klik Simpan sebagai pada menu pintas.

  5. Klik Hantar.

Halaman Atas

Mengedarkan laporan menggunakan kaedah lain

Jika anda tidak ingin menggunakan perintah e-mel untuk mengedarkan laporan anda, anda boleh pertama mengeksport laporan kepada format fail yang anda inginkan dan mengagihkan dengan cara yang sama anda mengedarkan fail lain. Contohnya, anda boleh menyalin fail media boleh alih seperti CD, cakera liut atau pemacu USB, dan kemudian mengedarkan kepada penerima anda. Secara alternatif, anda mungkin menyalin fail ke folder rangkaian kongsi atau pustaka dokumen pada laman Microsoft Windows SharePoint Services, dan kemudian beritahu penerima lokasi fail.

Seksyen berikut menunjukkan anda cara untuk mengeksport laporan sebagai fail petikan (*.snp), fail Format dokumen mudah alih (*.pdf) atau fail spesifikasi kertas XML (*.xps), yang anda kemudian boleh mengedarkan menggunakan kaedah yang anda inginkan.

Mengeksport laporan sebagai fail petikan

Untuk melihat fail petikan, program Microsoft petikan Viewer mesti dipasang pada anda dan komputer penerima anda. Dalam versi Access terdahulu, pemapar petikan telah dipasang dengan Access. Walau bagaimanapun, pemapar petikan tidak dipasang dengan Office Access 2007. Untuk melihat fail petikan, anda mesti memuat turun dan pasang program Microsoft petikan Viewer percuma dari Center Download Microsoft. Kerana lesen Office Access 2007 tidak diperlukan untuk memuat turun program pemapar petikan, pengguna yang mempunyai Access 2007 dipasang pada komputer mereka boleh juga muat turun pemapar petikan dan menggunakannya untuk melihat fail petikan yang anda cipta. Mencari pautan ke muat turun dalam seksyen Lihat juga

  1. Dalam anak tetingkap navigasi, klik laporan yang anda ingin eksport.

  2. Pada tab Data luaran , dalam Kumpulan eksport , klik lebih, dan kemudian klik Pemapar petikan.

  3. Pada halaman pertama eksport - petikan pemapar Bestari, taipkan nama fail dalam kotak Nama fail , atau klik semak lalu untuk menyemak lalu ke lokasi lain untuk menyimpan fail.

  4. Jika anda ingin lihat petikan sejurus selepas ia dicipta, di bawah Tentukan eksport opsyen, pilih kotak semak Buka fail destinasi selepas operasi eksport selesai .

  5. Klik OK.

    Jika fail dengan nama yang sama sudah wujud dalam folder yang anda tentukan, Access menggesa anda untuk sama ada menggantikan fail sedia ada atau masukkan nama baru. Klik Ya untuk menggantikan fail, atau klik tiada untuk memasukkan nama fail yang berbeza.

    Access mencipta fail petikan. Jika anda memilih untuk mempunyai capaian yang membuka fail destinasi dan program pemapar petikan yang dipasang pada komputer anda, program akan bermula dan memaparkan fail petikan. Jika program pemapar petikan tidak dipasang pada komputer anda, tiada mesej akan muncul dan fail petikan tidak akan dipaparkan. Walau bagaimanapun, anda boleh masih mengedarkan ia kepada pengguna lain.

  6. Untuk menyimpan langkah pengendalian yang anda baru sahaja dilaksanakan agar anda boleh dengan cepat menghasilkan operasi yang sama pada masa lain, pilih kotak semak Simpan langkah eksport dan kemudian taipkan nama dan perihalan untuk langkah-langkah. Untuk mencipta tugas Outlook yang membenarkan anda untuk menjadualkan operasi eksport pada tarikh akan datang, pilih kotak semak Mencipta tugas Outlook .

    Dapatkan maklumat lanjut tentang penjadualan import dan eksport operasi dalam seksyen Lihat juga .

Mengeksport laporan sebagai fail *.pdf atau *.xps

Anda mula-mula mesti memasang tambahan sebelum anda boleh mengeksport laporan ke fail format *.pdf atau *.xps. Untuk maklumat lanjut tentang sokongan untuk format fail lain, seperti *.pdf dan *.xps, klik pautan dalam seksyen Lihat juga artikel ini.

Selepas anda memasang tambahan, gunakan prosedur berikut untuk mengeksport laporan sebagai fail *.pdf atau *.xps:

  1. Dalam anak tetingkap navigasi, klik laporan yang anda ingin eksport.

  2. Pada tab Data luaran , dalam Kumpulan eksport , klik PDF atau XPS.

  3. Dalam kotak dialog Terbitkan sebagai PDF atau XPS , dalam kotak Simpan sebagai jenis , pilih jenis fail yang anda ingin eksport laporan.

  4. Untuk mengubah nama yang laporan disimpan sebagai, taipkan nama fail baru dalam kotak Nama fail .

  5. Untuk membuka laporan sejurus selepas anda mengeksport, pilih kotak semak Buka fail selepas penerbitan . Jika anda tidak mempunyai program yang dipasang pada komputer anda yang mampu membuka jenis fail, opsyen ini kini tidak tersedia.

  6. Di bawah mengoptimumkan untuk, lakukan salah satu yang berikut:

    • Mengoptimumkan laporan untuk fail besar, resolusi yang lebih tinggi (disyorkan untuk pencetakan), pilih Standard.

    • Mengoptimumkan laporan untuk fail lebih kecil, resolusi lebih rendah (disyorkan untuk penerbitan dalam talian), pilih saiz Minimum.

  7. Klik Terbit.

    Access mencipta fail *.pdf atau *.xps. Jika anda memilih untuk mempunyai capaian Buka fail selepas penerbitan, program yang bersesuaian akan bermula dan memaparkan fail.

  8. Untuk menyimpan langkah pengendalian yang anda baru sahaja dilaksanakan agar anda boleh dengan cepat hasilkan sama operasi kemudian klik kotak semak Simpan langkah eksport dan kemudian taipkan nama dan perihalan untuk langkah-langkah. Untuk mencipta tugas Outlook yang membenarkan anda untuk menjadualkan operasi eksport pada tarikh akan datang, pilih kotak semak Mencipta tugas Outlook .

    Dapatkan maklumat lanjut tentang penjadualan import dan eksport operasi dalam seksyen Lihat juga .

Halaman Atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×