Mengarkibkan item lama secara automatik

Mengarkibkan item lama secara automatik

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

E-mel boleh mengisi Peti Masuk Outlook anda dengan cepat – baru mesej, balasan, dan memajukannya. Sebelum anda tahu ia, anda boleh mempunyai beribu-ribu mesej. Pastikan Peti Masuk Outlook anda dan folder bahagian di bawah kawalan dengan mengalihkan item lama yang anda ingin simpan ke Arkib. Gunakan Autoarkib untuk melakukan ini secara automatik.

Anda boleh mengubah berapa kerap AutoArchive berjalan, di mana ia menyimpan item arkib, dan berapa lama Outlook menyimpan item sebelum mengarkibkannya.

  1. Klik Fail > Opsyen > Lanjutan.

  2. Di bawah AutoArkib, klik Seting AutoArkib.

  3. Klik kotak Jalankan Autoarkib setiap n hari dan Tentukan berapa kerap untuk menjalankan AutoArchive.

  4. Pilih mana-mana opsyen lain yang anda inginkan, seperti membuatkan Outlook memadamkan item lama dan bukan mengarkibkannya.

    Petua: Arkib dan AutoArkib mungkin tidak tersedia jika profil mel anda bersambung ke Exchange Server. Mungkin juga organisasi anda mempunyai dasar pengekalan mel yang mengubah AutoArkib. Semak dengan pentadbir sistem anda untuk maklumat lanjut.

Untuk maklumat lanjut tentang seting AutoArchive, lihat seting AutoArchive dijelaskan.

Mengubah seting AutoArchive untuk folder individu

  1. Dalam senarai folder Anak Tetingkap Navigasi, klik kanan folder yang anda ingin mengubah, dan klik Ciri.

  2. Pada tab AutoArchive, pilih opsyen yang anda inginkan.

Kali pertama anda menjalankan Outlook, Autoarkib dihidupkan secara lalai dan menjalankan setiap 14 hari. Anda boleh mengubah berapa kerap AutoArchive berjalan, tentukan fail data Outlook (.pst) yang digunakan untuk menyimpan item Arkib, dan pilih apabila item dalam folder Outlook anda akan tertakluk kepada sedang diarkibkan.

  1. Pilih alat > opsyen dan kemudian pilih tab lain .

  2. Pilih Autoarkib.

    AutoArkib dalam kotak dialog Opsyen Alat

  3. Pilih kotak semak Jalankan Autoarkib setiap n hari dan kemudian Tentukan berapa kerap untuk menjalankan AutoArchive.

  4. Pilih opsyen yang anda inginkan.

    • Jalankan Autoarkib setiap   Pilih kekerapan anda ingin Autoarkib untuk menjalankan. Pengarkiban banyak item pada masa yang sama mungkin memperlahankan prestasi komputer anda. Oleh itu, anda digalakkan untuk pilih tempoh masa yang lebih pendek proses Autoarkib. Pertimbangkan bilangan item yang anda biasanya menerima semasa tertentu dan Laraskan tempoh masa dengan sewajarnya. Prom sebelum AutoArchive berjalan    Pilih opsyen ini jika anda ingin Outlook untuk memaparkan mesej peringatan sebelum Autoarkib proses item Outlook anda. Apabila anda melihat mesej, anda boleh klik tiada untuk membatalkan sesi Autoarkib tersebut.

    • Padam tamat tempoh item (folder e-mel sahaja)   Opsyen ini tidak dipilih secara lalai. Anda boleh memilih untuk mempunyai mesej e-mel yang dipadamkan apabila tempoh penuaan mereka telah tamat tempoh. Tempoh lalai untuk item Draf dan Peti Masuk anda adalah enam bulan dan tiga bulan bagi item dihantar anda, tetapi anda boleh mengubah tempoh ini menggunakan opsyen Kosongkan item lebih lama daripada .

    • Arkib atau padam item lama   Anda mesti memilih opsyen ini jika anda ingin Autoarkib untuk memadam beberapa atau semua item apabila ia tamat tempoh. Opsyen ini akan mengaktifkan opsyen lain yang membolehkan anda memutuskan item yang diarkibkan dan yang dipadamkan apabila mereka mencapai hujung tempoh penuaan. Kemudian pilih seting tambahan untuk menggunakan kedua-dua Pengarkiban dan pemadaman.

      Nota: Dalam kotak dialog Autoarkib , "folder" merujuk kepada anda utama Outlook kawasan ciri, seperti folder kalendar dan tugas folder dan folder e-mel individu. Ini adalah kerana item kalendar dan tugas anda disimpan dalam folder kalendar dan tugas mereka masing-masing.

    • Tunjukkan folder Arkib dalam senarai folder   Memilih untuk mempunyai folder Arkib yang disenaraikan dengan lain bekerja folder dalam anak tetingkap navigasi. Dalam folder Arkib utama, anda boleh buka subfolder dan melihat item Arkib anda. Apabila melihat item anda Arkib, anda boleh mengesahkan bahawa item betul diarkibkan, dan anda juga boleh menyeret sebarang item yang anda perlu kembali ke folder kerja.

    • Kosongkan item lebih lama daripada    Pilih seting lalai untuk apabila anda ingin item anda diarkibkan dalam hari, minggu atau bulan. Anda boleh mengesetkan tempoh satu hari sehingga 60 bulan. "Clean" yang bermakna untuk mengarkibkan — menyimpan — item. Ia tidak bermakna "memadamkan", melainkan anda telah tentukan bahawa seting untuk folder di tempat lain.

    • Mengalihkan item lama untuk    Seting lalai bagi lokasi ini adalah berbeza untuk komputer yang menjalankan Microsoft Windows Vista dan sistem pengendalian Windows XP.

      Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst \Local Settings\Application C:\Documents dan Settings\user.

      Jika anda ingin Setkan destinasi lain untuk item Arkib, anda boleh semak lalu dan Setkan lokasi lain. Item akan dialihkan ke lokasi ini selepas tempoh penuaan mereka.

      Nota: Item yang diarkibkan dalam lokasi tersuai tidak boleh dipadamkan kecuali anda membuka folder dan memadamkannya secara manual.

    • Memadamkan item secara kekal   Opsyen ini dengan serta-merta memadamkan item yang telah tamat tempoh dan bukannya mengalihkannya ke lokasi lalai, folder lain yang telah ditetapkan atau folder item terpadam.

    • Gunakan seting ini untuk semua folder sekarang    Opsyen ini digunakan pada seting AutoArchive, termasuk perubahan anda, semua folder anda. Untuk menentukan seting yang berbeza untuk satu atau lebih folder, pilih opsyen ini. Sebaliknya, gunakan arahan yang ditunjukkan di bawah butang yang menerangkan cara untuk menentukan seting untuk folder individu. Arahan ini juga termasuk dalam seksyen berikut, "Mengubah seting AutoArchive untuk folder individu." Perubahan yang dibuat pada folder tertentu hanya digunakan pada folder tersebut.

    • Maklumat dasar pengekalan    Dalam organisasi anda, pentadbir sistem mungkin mengesetkan dasar pengekalan yang menentukan bila dan bagaimana item peti mel anda adalah AutoArchived. Anda boleh melihat dasar di sini, tetapi anda tidak boleh mengubahnya tanpa keizinan yang sesuai.

  5. Klik OK.

Mengubah seting AutoArchive untuk folder individu

  1. Dalam senarai folder dalam Anak Tetingkap Navigasi, klik kanan folder yang anda ingin ubah, dan kemudian klik sifat pada menu pintas.

  2. Klik tab Autoarkib .

  3. Pilih opsyen yang anda inginkan.

    Nota: Untuk maklumat lanjut tentang seting, sila lihat langkah 4 dalam seksyen di atas, "semak semula atau mengubah seting lalai Autoarkib."

  4. Klik OK.

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×