Mengapa anda perlu menaik taraf senarai edaran anda kepada Kumpulan dalam Outlook

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Untuk tahun organisasi mempunyai bergantung pada kumpulan edaran untuk berkomunikasi dan bekerjasama dengan Kumpulan individu di dalam dan di luar Syarikat. Sekarang, Walau bagaimanapun, Kumpulan dalam Outlook menawarkan penyelesaian yang lebih berkesan untuk kerjasama.

Apakah Kumpulan?

Apabila anda menyediakan Kumpulan dalam Outlook, anda boleh memilih set individu yang anda ingin bekerjasama dengan dan mudah menyediakan koleksi sumber untuk individu untuk berkongsi. Anda tidak perlu bimbang tentang secara manual memperuntukkan keizinan kepada sumber tersebut kerana menambah ahli kepada Kumpulan secara automatik memberikan mereka keizinan yang diperlukan oleh mereka untuk alat Kumpulan anda menyediakan.

Sumber tambahan tersebut termasuk:

  • Peti Masuk dikongsi - tempat perbualan yang anda tradisional mempunyai dalam senarai edaran anda mengambil tempat. Peti Masuk kongsi ini adalah sepenuhnya boleh dicari agar ia mencipta Arkib hidup Kumpulan mesej. Pendatang baru kepada Kumpulan boleh mencari atau skrol kembali melalui sejarah untuk untuk membiasakan diri dengan cepat pada apa yang telah disiarkan dalam Kumpulan sebelum ini. Sila lihat: mengadakan perbualan kumpulan dalam Outlook.

    Petua: Jika pengguna anda masih ingin mesej Kumpulan muncul dalam Peti masuk mereka peribadi, seperti ia lakukan dengan senarai agihan, semua perlu lakukan adalah melanggan Kumpulan dengan mengklik butang keahlian pada reben dalam Outlook.

  • Kongsi fail pustaka - Kumpulan anda mempunyai pustaka fail SharePoint yang pengguna anda boleh menyimpan, berkongsi dan bekerjasama pada dokumen, buku kerja, persembahan, imej atau sebarang jenis fail yang diperlukan oleh mereka untuk mengendalikan. Sila lihat: berkongsi fail Kumpulan dalam Outlook 2016.

  • Kalendar dikongsi - Kumpulan anda mendapat kalendar kongsi untuk menyiarkan peristiwa yang berkaitan dengan Kumpulan. Setiap ahli yang telah melanggan kepada Kumpulan secara automatik dijemput untuk peristiwa yang disiarkan pada kalendar agar peristiwa tersebut boleh juga muncul pada kalendar peribadi mereka jika mereka ingin. Sila lihat: menjadualkan mesyuarat pada kalendar Kumpulan dalam Outlook 2016.

  • Buku nota OneNote kongsi - Kumpulan secara automatik mempunyai kongsi buku nota OneNote yang ahli Kumpulan boleh mengumpul dan bekerjasama pada maklumat. Kumpulan banyak menggunakan buku nota untuk mencipta wiki hidup dengan soalan lazim dan sumber lain. Lihat: Mari bermula dengan OneNote 2016.

  • Capaian tetamu - anda boleh menambah kenalan luaran kepada kumpulan edaran sebelum, tetapi semua mereka mempunyai telah e-mel. Dengan Kumpulan, anda boleh menawarkan tetamu capaian kepada perbualan e-mel, fail dan walaupun kongsi buku nota OneNote. Sila lihat: tetamu capaian dalam Kumpulan Office 365.

  • Kandungan yang boleh ditemui - Kumpulan dalam Outlook adalah awam secara lalai yang bermakna ia adalah mudah untuk orang lain dalam organisasi anda untuk menemui dan menyertai atau menyemak semula bahan dalam Kumpulan. Jika kandungan Kumpulan adalah lebih sensitif anda boleh bertukar Kumpulan persendirian, yang menyembunyikan kandungan daripada ahli dan memerlukan pemilik kumpulan untuk meluluskan sebarang permintaan untuk menyertai.

  • Penciptaan Layan Diri - ia tidak perlu mendapatkan bogged ke bawah dengan permintaan daripada pengguna untuk mencipta kumpulan. Pengguna boleh mencipta kumpulan mereka sendiri seperti yang diperlukan. Jika anda ingin kawalan yang pengguna dalam organisasi anda boleh mencipta kumpulan lihat: Menguruskan Office 365 penciptaan Kumpulan.

Itu merupakan beberapa ciri yang menjadikan Kumpulan penyelesaian yang lebih berkesan daripada kumpulan edaran.

Pentadbiran Kumpulan anda

Office 365 menawarkan beberapa alat berguna dan keupayaan untuk maklumat lanjut dengan mudah dan menguruskan Kumpulan anda. Untuk maklumat lanjut mengenai setiap manfaat berikut, klik tajuk di bawah.

Menyimpan direktori anda di bawah kawalan ialah kebimbangan pentadbir setiap. Berikut adalah beberapa alat Office 365 menawarkan untuk membantu memudahkan yang:

  • Menamakan dasar - dasar penamaan membenarkan anda menentukan apa, dan tidak boleh diterima nama untuk kumpulan anda. Yang menghalang pengguna memberikan nama orang atau dilarang kepada Kumpulan. Selain itu, anda boleh menguatkuasakan Syarikat standard awalan atau akhiran untuk nama Kumpulan.

    Keahlian dinamik - dinamik keahlian membolehkan anda mengesetkan keahlian kumpulan dengan peraturan, yang menambah (atau mengalih keluar) ahli Kumpulan berdasarkan metadata (seperti Jabatan atau peranan) dalam direktori aktif. Lihat menggunakan atribut untuk mencipta peraturan lanjutan untuk maklumat lanjut tentang mencipta keahlian dinamik.

  • Keahlian tersembunyi - jika anda mempunyai alasan untuk inginkan keahlian kumpulan anda menjadi sulit, contohnya, jika ahli pelajar, anda boleh menyembunyikan keahlian daripada pihak luar.

  • Keizinan penciptaan - mungkin ada sesetengah individu dalam organisasi anda yang anda tidak ingin berupaya untuk mencipta kumpulan baru. Terdapat beberapa teknik untuk menguruskan keizinan penciptaan dalam direktori anda. Lihat menguruskan Office 365 Kumpulan penciptaan.

  • Log audit - anda boleh mempunyai lebih banyak keyakinan membenarkan pengguna anda untuk mencipta Kumpulan dan menguruskan keahlian Kumpulan kerana Kumpulan Office 365 audit log membolehkan anda menjejaki yang dicipta atau dipadamkan kumpulan tertentu atau membuat perubahan keahlian kumpulan. Sila lihat: Cari audit log masuk Office 365 Keselamatan & Pusat pematuhan.

Pengurusan penghantaran memberikan anda beberapa kaedah untuk mengendalikan cara mesej patut dihantar atau diterima oleh Kumpulan. Selain itu, terdapat alat untuk memantau aliran mesej tersebut.

  • Hantar sebagai atau hantar bagi pihak - seting ini membenarkan pengguna yang ditentukan untuk menghantar e-mel seolah-olah ia berasal, atau adalah bagi pihak, Kumpulan.

  • Sekatan penghantar - seting ini membenarkan anda untuk mengawal individu yang dibenarkan untuk menghantar mesej kepada Kumpulan. Kumpulan boleh dikonfigurasikan untuk membenarkan e-mel daripada pihak luar, tetapi anda mungkin ingin mengehadkan yang pihak luar tertentu sahaja.

  • Sokongan pengguna luaran - dengan menjemput tetamu kepada Kumpulan anda, anda boleh memilih untuk membolehkan mereka termasuk dalam perbualan e-mel dalam Kumpulan. Sila lihat: tetamu capaian kepada Kumpulan Office 365 - bantuan pentadbir.

  • Peraturan pengangkutan - kerja peraturan pengangkutan untuk Kumpulan yang hanya secara untuk pelayan Exchange anda. Peraturan boleh mencari mesej yang memenuhi syarat tertentu dan kemudian boleh mengambil tindakan pada mesej tersebut.

  • Petua mel - Petua mel merupakan bermaklumat mesej yang dipaparkan kepada pengguna semasa ia menggubah mesej. Mereka boleh membantu mengurangkan NDR dengan amaran pengguna jika mesej mereka berkemungkinan untuk pergi ke pihak luar atau melebihi kuota mesej.

  • Berbilang alamat proksi - Kumpulan boleh mempunyai Alias seperti tidak peti mel pengguna. Alamat proksi tambahan boleh menjadi berguna untuk menerima mesej yang dihantar kepada tersebut Alias lain atau untuk menjadikannya lebih mudah untuk mencapai Kumpulan yang mempunyai panjang atau sukar untuk nama ejaan. Sila lihat: berbilang domain sokongan untuk Kumpulan Office 365 - pentadbir bantuan

  • Saiz Max hantar/terima - kuota ini boleh membantu mengurangkan isu dengan Kumpulan penerimaan (atau penghantaran) mesej terlampau besar untuk lebih baik menguruskan keperluan storan dan jalur lebar.

Office 365 juga memberikan anda beberapa alat untuk menguruskan jenis kandungan yang akan dikongsi dalam Kumpulan anda.

  • Garis panduan penggunaan - anda akan dapat mentakrifkan penggunaan garis panduan untuk Kumpulan Office 365 — mendidik pengguna anda tentang amalan terbaik yang membantu memastikan Kumpulan mereka yang berkesan dan mendidik mereka pada dasar kandungan dalaman. Untuk contoh lihat: Panduan penggunaan untuk Microsoft pelanggan dan rakan kongsi.

  • Pengelasan data - anda akan dapat mencipta sistem pengelasan data yang boleh disesuaikan untuk Kumpulan Office 365 yang membenarkan pemisahan Kumpulan mengikut dasar jenis (cth., "tidak dapat dikelaskan," "korporat sulit" atau "atas rahsia"). Melalui cara ini, Kumpulan anda boleh mewujudkan dasar kandungan lain dalam organisasi anda. Dasar boleh membenarkan organisasi anda untuk mengkonfigurasikan akhir yang dipanggil apabila Kumpulan dicipta atau diubah — anda kemudian boleh melaksanakan dasar anda sendiri untuk penciptaan Kumpulan atau mengubah.

Menguruskan perubahan

Pengguna tidak kadangkala selesa dengan perubahan jadi adalah penting untuk berkomunikasi dengan ahli sedia ada anda senarai edaran untuk memberitahu mereka perkara yang perlu dijangkakan. Berikut adalah beberapa maklumat yang anda perlu masukkan dalam mesej ini, bersama-sama dengan beberapa jawapan yang mungkin berguna untuk anda:

Apakah Kumpulan dalam Outlook?

Kumpulan Office 365 dalam Outlook ialah penyelesaian tunggal kerjasama pasukan/Kumpulan yang ingin tempat untuk berkongsi perbincangan, kalendar, fail dan Nota dalam cara yang disatukan yang mudah untuk dicari.  Mungkin ciri tunggal-terbaik adalah bahawa peti masuk untuk Kumpulan mengekalkan sejarah perbincangan, menjadikannya mudah untuk mencari perbincangan sebelumnya.

Mengapa kami membuat perubahan ini?

Individu yang kerap telah diminta pengguna keupayaan untuk mencari mesej yang disiarkan pada senarai edaran kami untuk mencari maklumat yang telah dibincangkan pada masa lalu. Menaik taraf senarai agihan kepada Kumpulan bermakna mereka tidak perlu meminta atau menjawab soalan yang sama berulang.

Juga Kumpulan baru akan termasuk kalendar untuk peristiwa Kumpulan kami, pustaka fail kongsi dan buku nota OneNote yang kami boleh bekerjasama dan mengumpulkan maklumat untuk rujukan masa depan.

Adakah saya perlu melakukan apa-apa untuk menyertai Kumpulan ini jika saya sudah ahli senarai agihan?

Tidak, jika anda sudah ahli senarai edaran anda secara automatik akan menjadi ahli kumpulan baru.

Bagaimanakah saya boleh mencapai Kumpulan baru dalam Outlook? Bagaimana pula dengan Outlook pada Web?

Untuk mencapai Kumpulan baru dalam Outlook hanya pergi ke Kumpulan kategori penghujung anak tetingkap navigasi di sebelah kiri. Jika anda menggunakan Kumpulan ini biasanya Pertimbangkan mengepinkannya sebagai kegemaran dengan mengklik kanan padanya dan memilih Tunjukkan sebagai kegemaran.

Selain itu terdapat klien mudah alih yang percuma untuk Kumpulan Office 365 tersedia pada setiap platform mudah alih (iOS, Android, dsb.) agar anda boleh dengan mudah mencapai Kumpulan dalam perjalanan.

Tidak dapat saya masih sahaja e-mel

ya sudah tentu. Alias e-mel yang sama yang anda gunakan untuk senarai agihan akan masih berfungsi saja Kumpulan dalam Outlook.

Juga...

Ingat untuk memberitahu mereka apabila perubahan ini berlaku dan individu yang mereka perlu menghubungi jika mereka mempunyai soalan.

Memindahkan senarai edaran anda

Bersedia untuk menaik taraf senarai edaran anda kepada Kumpulan? Lihat senarai agihan memindahkan untuk Kumpulan Office 365 - bantuan pentadbir.

Apakah seterusnya?

Sebaik sahaja anda telah dinaik taraf kumpulan edaran anda kepada Kumpulan Office 365 terdapat beberapa tugas susulan yang anda ingin lakukan untuk memastikan ia pergi lancar.

  • Susulan dengan pengguna anda - semak dengan mereka serta-merta selepas naik taraf selesai, dan kemudian sekali lagi dalam beberapa hari kemudian. Menunjukkan bahawa anda sedang mendengar dan memberi respons kepada sebarang soalan mereka mungkin mempunyai akan pergi arah menjadikannya puas hati dan selesa dengan perubahan yang panjang.

  • Memantau laporan penglibatan - khidmat Portal Pentadbiran Office 365 mempunyai beberapa baik laporan yang boleh menunjukkan anda berapa banyak pengguna menggunakan Kumpulan, kekerapan dan apakah ciri yang mereka gunakan. Laporan tersebut boleh membantu anda untuk mereka bentuk anda susulan dan latihan pengguna serta serlahan di mana pengguna anda mendapat nilai daripada Kumpulan baru. Sila lihat: Laporan aktiviti dalam Pusat Pentadbiran Office 365.

  • Kongsi pengalaman anda - membolehkan pasukan lain dalam syarikat anda tahu bahawa anda menaik taraf kumpulan edaran anda dan langkah yang anda ambil untuk menjadikannya berjaya! Berkongsi maklumat boleh membantu pasukan tersebut lain ikuti contoh anda dan mempunyai naik taraf yang berjaya mereka sendiri.

Lihat juga

Mempunyai soalan mengenai Kumpulan Office 365?

Lawati komuniti teknikal Microsoft Office 365 Kumpulan.

Kami sedang mendengar

Artikel ini kemas kini terakhir pada 24 Mei 2017 sebagai hasil maklum balas anda. Jika anda mendapati ia panduan anda untuk maklumat berguna, dan jika anda tidak, klik kawalan maklum balas di bawah dan biarkan kami beberapa komen membina agar kami boleh terus memperbaiki. Terima kasih!

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×