Mencipta laporan terkumpul atau laporan ringkasan

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Maklumat sering kali lebih mudah difahami apabila ia dibahagikan kepada kumpulan. Contohnya, laporan yang mengumpulkan jualan mengikut rantau boleh menyerlahkan aliran yang sebaliknya mungkin terlepas tanpa disedari. Sebagai tambahan, meletakkan jumlah (seperti jumlah atau purata) di hujung setiap kumpulan dalam laporan anda boleh menggantikan banyak interaksi manual dengan kalkulator.

Access menjadikan kerja dengan laporan terkumpul menjadi lebih mudah. Anda boleh mencipta laporan terkumpul asas dengan menggunakan Bestari Laporan, anda boleh menambah perkumpulan dan isihan pada laporan sedia ada atau anda boleh menyemak semula opsyen perkumpulan dan isihan yang sudah ditakrifkan.

Nota: Artikel ini tidak digunakan untuk aplikasi web Access – jenis pangkalan data anda mereka bentuk dengan capaian dan Terbitkan dalam talian.

Dalam artikel ini

Mencipta laporan terkumpul atau Diisih segera

Membina laporan terkumpul baru menggunakan Bestari Laporan

Menambah atau mengubah suai perkumpulan dan isihan dalam laporan sedia ada

Mencipta laporan terkumpul atau laporan diisih segera

Malah jika anda pengguna baru laporan terkumpul, anda boleh mencipta laporan terkumpul dengan cepat menggunakan prosedur berikut:

  1. Dalam Anak Tetingkap Navigasi, pilih jadual atau pertanyaan yang mengandungi rekod yang anda inginkan pada laporan anda.

  2. Pada tab Cipta, klik Laporan.

    Access mencipta laporan berjadual ringkas dan kemudian memaparkannya dalam Pandangan Tataletak. Jika terdapat banyak medan dalam laporan, ia mungkin akan berkembang merentasi lebih daripada satu halaman. Sebelum menggunakan sebarang perkumpulan atau isihan, anda mungkin ingin mensaiz semula lajur (dan memadam lajur yang tidak diingini) supaya laporan itu muat dalam lebar satu halaman. Untuk memadam lajur, klik kanan dan kemudian klik Padam Lajur.

  3. Klik kanan lajur yang anda ingin kumpul atau isihkan, kemudian klik Kumpulan Pada [nama medan] atau klik salah satu opsyen Isih. Contohnya, untuk mengumpulkan pada lajur Keutamaan, kanan klik lajur Keutamaan dan kemudian klik Kumpulan Pada Keutamaan.

    Apabila menggunakan perkumpulan, Access mengalih medan perkumpulan ke lajur paling kiri, dan mengumpulkan lajur yang tinggal berdasarkan lajur tersebut. Dalam sesetengah kes, Access juga menambah jumlah besar pada seksyen Pengaki Laporan.

  4. Secara pilihan, melihat dan memperhalusi anda perkumpulan dan isihan opsyen dengan mengikuti prosedur dalam seksyen, menambah atau mengubah suai perkumpulan dan isihan dalam laporan sedia ada.

Membina laporan terkumpul baru menggunakan Bestari Laporan

Bestari laporan mempersembahkan anda dengan siri soalan, dan kemudian menjana laporan yang berdasarkan pada jawapan anda. Antara soalan ialah yang meminta medan untuk digunakan untuk mengumpulkan laporan anda. Selepas laporan dicipta, anda boleh menggunakannya sebagai-ialah atau mengubah suainya untuk menyesuaikan keperluan anda. Sebelum anda memulakan Bestari laporan, anda perlu memutuskan apabila sumber data.

Memulakan Bestari Laporan

  1. Pada tab Cipta, dalam kumpulan Laporan, klik Bestari Laporan.

    Access memulakan Bestari Laporan.

    Pemilihan medan dalam bestari laporan

  2. Klik senarai juntai bawah Jadual/Pertanyaan dan pilih jadual atau pertanyaan yang mengandungi medan yang anda inginkan pada laporan anda.

  3. Dwiklik medan dalam senarai Medan Tersedia untuk memilihnya.

    Access mengalihkannya ke senarai Medan Terpilih. Selain itu, anda boleh klik butang yang terletak di antara kotak Medan Tersedia dan kotak Medan Terpilih untuk menambah atau mengalih keluar medan terpilih atau menambah semua atau mengalih keluar semua medan.

  4. Jika terdapat medan dalam jadual atau pertanyaan lain yang anda juga ingin letakkan pada laporan anda, klik senarai juntai bawah Jadual/Pertanyaan sekali lagi dan pilih jadual atau pertanyaan lain, kemudian teruskan menambah medan.

  5. Selepas anda selesai menambah medan, klik Berikut.

Rekod kumpulan dalam Bestari Laporan

Perkumpulan membolehkan anda mengatur dan menyusun rekod mengikut kumpulan, seperti mengikut Rantau atau Jurujual. Kumpulan boleh disarangkan supaya anda boleh mengenal pasti perhubungan antara kumpulan dengan mudah dan mencari maklumat yang anda ingini dengan cepat. Anda juga boleh menggunakan perkumpulan untuk mengira maklumat ringkasan, seperti jumlah dan peratusan.

Apabila anda memasukkan lebih daripada satu jadual dalam laporan, bestari memeriksa perhubungan antara jadual dan menentukan cara anda mungkin ingin melihat maklumat.

  1. Pada halaman Bestari Laporan yang bertanya Adakah anda ingin menambah sebarang aras perkumpulan?, klik salah satu nama medan dalam senarai, kemudian klik Berikut.

  2. Untuk menambah aras perkumpulan, dwiklik sebarang nama medan dalam senarai untuk menambahkannya pada laporan anda.

    Anda juga boleh mengalih keluar aras perkumpulan dengan mendwikliknya dalam paparan halaman di sebelah kanan kotak dialog. Gunakan butang anak panah untuk menambah dan mengalih keluar aras perkumpulan, laraskan keutamaan aras perkumpulan dengan memilihnya dan mengklik butang keutamaan ke atas atau ke bawah. Access menambah setiap aras perkumpulan dan menunjukkan ia disarangkan dalam aras perkumpulan induknya.

    Menambah aras perkumpulan dalam bestari laporan

  3. Klik Opsyen Perkumpulan untuk memaparkan kotak dialog Selang Perkumpulan.

    Selang Perkumpulan dalam bestari laporan

  4. Secara pilihan, untuk setiap medan aras kumpulan, pilih satu selang perkumpulan.

    Selang perkumpulan membolehkan anda menyesuaikan cara rekod dikumpulkan. Dalam ilustrasi sebelumnya, rekod dikumpulkan pada medan ShippedDate, iaitu data tarikh/masa jenis. Bestari laporan menawarkan pilihan yang sesuai untuk jenis medan dalam senarai selang perkumpulan . Oleh itu, oleh sebab ShippedDate adalah jenis tarikh/masa, anda boleh memilih untuk mengumpulkan mengikut nilai sebenar (Normal), tahun, suku tahun, bulan, minggu, hari, jam dan minit. Jika medan jenis data teks, anda boleh memilih untuk Kumpulan dengan seluruh medan (Normal), atau mungkin dengan pertama satu untuk lima aksara. Untuk jenis data berangka, anda boleh memilih untuk Kumpulan dengan nilai (Normal) atau dengan julat dalam kenaikan yang dipilih.

    Selepas memilih selang perkumpulan, klik OK.

  5. Klik Berikut untuk menavigasi ke halaman bestari yang berikutnya.

Mengisih dan meringkaskan rekod

Anda boleh mengisih rekod sehingga empat medan, sama ada dalam tertib menaik atau menurun.

  1. Klik senarai juntai bawah pertama dan pilih medan untuk mengisih.

    Anda boleh mengklik butang di bahagian kanan senarai untuk togol antara tertib menaik atau menurun (Menaik adalah tertib lalai). Secara pilihan, klik senarai juntai bawah kedua, ketiga dan keempat untuk memilih medan isih tambahan.

    Tertib isihan dalam bestari laporan

  2. Klik Opsyen Ringkasan jika anda ingin meringkaskan sebarang medan berangka.

    Perhatikan bahawa butang Opsyen Ringkasan hanya akan kelihatan jika anda mempunyai satu atau lebih medan berangka dalam seksyen Butiran laporan anda. Bestari memaparkan medan berangka yang tersedia.

    Opsyen ringkasan dalam bestari laporan

  3. Pilih kotak semak di bawah pilihan Sum, Avg, Min atau Max untuk memasukkan pengiraan tersebut dalam pengaki Kumpulan.

    Anda juga boleh memilih untuk menunjukkan butiran dan ringkasan atau ringkasan sahaja. Dalam kes yang kemudian, jumlah bagi setiap nilai ShippedDate ditunjukkan (jika anda memilih kotak semak untuk Hasil Tambah, sebagai contoh), tetapi butiran pesanan dikeluarkan. Anda juga boleh memilih untuk menunjukkan peratus jumlah pengiraan bagi hasil tambah.

  4. Klik OK.

  5. Ikuti arahan pada baki halaman Bestari Laporan. Pada halaman terakhir, anda boleh mengedit tajuk laporan. Tajuk ini akan dipaparkan pada halaman pertama laporan dan Access juga akan menyimpan laporan itu, menggunakan tajuk sebagai nama dokumen. Anda boleh mengedit kedua-dua tajuk dan nama dokumen kemudian.

  6. Klik Selesai. Access secara automatik menyimpan laporan dan memaparkannya dalam Pratonton Cetak, yang menunjukkan anda rupa laporan apabila ia dicetak.

Anda boleh menggunakan butang navigasi di bahagian bawah anak tetingkap pratonton untuk melihat halaman laporan secara berjujukan atau melompat ke sebarang halaman dalam laporan itu. Klik salah satu butang navigasi atau taipkan nombor halaman yang anda ingin lihat dalam kotak nombor halaman, kemudian tekan ENTER.

Dalam Pratonton Cetak, anda boleh zum masuk untuk melihat butiran atau zum keluar untuk melihat sejauh mana data diletakkan pada halaman. Dengan penuding tetikus diletakkan di atas laporan, klik sekali. Untuk menyongsangkan kesan zum, klik sekali lagi. Anda juga boleh menggunakan kawalan zum dalam bar status.

Menambah atau mengubah suai perkumpulan dan isihan dalam laporan sedia ada

Jika anda mempunyai laporan sedia ada dan anda ingin menambah isihan atau perkumpulan padanya atau jika anda ingin mengubah suai laporan isihan atau perkumpulan sedia ada, seksyen ini akan membantu anda bermula.

Menambah perkumpulan, isihan dan jumlah

Anda boleh melakukan pengendalian isihan ringkas, perkumpulan dan penjumlahan dengan mengklik kanan medan dalam pandangan Tataletak dan kemudian memilih pengendalian yang anda ingini dari menu pintasan. Untuk bertukar kepada pandangan Tataletak, klik kanan laporan dalam Anak Tetingkap Navigasi dan kemudian klik Pandangan tataletak.

Nota: Walaupun arahan dalam seksyen ini tidak menggunakan anak tetingkap Kumpul, Isih dan Jumlah secara terus, adalah digalakkan untuk membuka anak tetingkap dan memerhatikan cara ia berubah semasa anda bekerja. Anda akan mendapat idea yang lebih baik tentang apa Access lakukan dan, apabila anda semakin selesa bekerja dengan anak tetingkap Kumpul, Isih dan Jumlah, anda boleh menggunakannya untuk membuat pelarasan tambahan pada laporan anda. Untuk memaparkan anak tetingkap Kumpul, Isih dan Jumlah:

  • Pada tab Reka Bentuk, dalam kumpulan Pengumpulan & Jumlah, klik Kumpul & Isih.

Mengisih pada medan tunggal

  • Klik kanan sebarang nilai dalam medan yang anda ingin isihkan.

  • Pada menu pintasan, klik opsyen isih yang anda inginkan. Contohnya, untuk mengisih medan teks dalam tertib menaik, klik Isih A hingga Z. Untuk mengisih medan berangka dalam tertib menurun, klik Isih Terbesar ke Terkecil.

Access mengisih laporan seperti yang anda tentukan. Jika anak tetingkap Kumpul, Isih dan Jumlah terbuka, anda boleh melihat baris baru Isih mengikut untuk medan yang telah ditambah.

Mengisih pada berbilang medan

Nota: Apabila anda menggunakan isihan dengan mengklik kanan medan dalam pandangan tataletak, anda boleh Mengisih satu medan sahaja pada satu masa. Menggunakan isihan ke medan lain mengalih keluar Mengisih pada medan pertama. Ini berbeza daripada isihan kelakuan dalam borang, yang berbilang Isih pesanan boleh diwujudkan dengan mengklik kanan setiap medan seterusnya dan memilih Isih pesanan anda inginkan. Untuk mencipta berbilang aras pengisihan, lihat seksyen Tambah perkumpulan, isihan, dan jumlah menggunakan kumpul, Isih, dan tetingkap jumlah.

Mengumpulkan pada medan

  • Klik kanan sebarang nilai dalam medan yang anda ingin kumpulkan.

  • Pada menu pintasan, klik Kumpulan Pada.

Access menambah aras perkumpulan dan mencipta pengepala kumpulan untuknya. Jika anak tetingkap Kumpul, Isih dan Jumlah terbuka, anda boleh melihat baris baru Kumpul pada untuk medan telah ditambahkan.

Menambah jumlah pada medan

Opsyen ini membolehkan anda mengira hasil tambah, purata, kiraan atau agregat lain untuk medan. Jumlah besar ditambah ke hujung laporan dan jumlah kumpulan ditambah pada sebarang kumpulan yang wujud pada laporan itu.

  • Klik kanan sebarang nilai dalam medan yang anda ingin jumlahkan.

  • Klik Jumlah.

  • Klik pengendalian yang anda ingin jalankan: Hasil Tambah, Purata, Kira Rekod (untuk mengira semua rekod), Kira Nilai (untuk mengira rekod dengan nilai dalam medan ini sahaja), Maks, Min, Sisihan Piawai atau Varians.

Access menambah kawalan kotak teks terhitung pada pengaki laporan yang kemudiannya mencipta jumlah besar. Juga, jika laporan anda mempunyai sebarang aras perkumpulan, Access menambah pengaki kumpulan (jika belum ada) dan meletakkan jumlah dalam setiap pengaki.

Nota: Anda juga boleh menambah jumlah dengan mengklik medan yang anda ingin jumlahkan dan kemudian, pada tab Reka Bentuk, dalam kumpulan Pengumpulan & Jumlah, klik Jumlah.

Menambah perkumpulan, isihan dan jumlah menggunakan anak tetingkap Kumpul, Isih dan Jumlah

Bekerja dalam anak tetingkap Kumpul, Isih, dan Jumlah memberikan anda kefleksibelan apabila anda ingin menambah atau mengubah suai opsyen kumpulan, tertib isihan atau jumlah pada laporan. Sekali lagi, pandangan Tataletak adalah pandangan yang diutamakan untuk bekerja kerana lebih mudah untuk melihat bagaimana perubahan anda mempengaruhi paparan data.

Memaparkan anak tetingkap Kumpul, Isih dan Jumlah

  • Pada tab Reka Bentuk, dalam kumpulan Pengumpulan & Jumlah, klik Kumpul & Isih.

    Access memaparkan anak tetingkap Kumpul, Isih dan Jumlah.

Anak tetingkap Kumpul, Isih dan Jumlah

Untuk menambah aras isihan atau perkumpulan baru, klik Tambah kumpulan atau Tambah isihan.

Satu baris baru ditambah pada anak tetingkap Kumpul, Isih dan Jumlah, dan senarai medan yang tersedia dipaparkan.

Senarai medan dalam anak tetingkap Kumpul, Isih dan Jumlah

Anda boleh mengklik salah satu nama-nama medan ini atau anda boleh mengklik ungkapan di bawah senarai medan untuk memasukkan ungkapan. Sebaik sahaja anda memilih medan atau memasukkan ungkapan, Access menambah aras perkumpulan pada laporan. Dalam pandangan Tataletak, paparan berubah dengan segera untuk menunjukkan perkumpulan atau tertib isih.

Untuk maklumat lanjut mengenai mencipta ungkapan, lihat artikel membina ungkapan.

Nota: 

  • Jika terdapat sudah beberapa pengisihan atau aras perkumpulan ditakrifkan, anda mungkin perlu skrol ke bawah dalam anak tetingkap kumpul, Isih, dan jumlah sebelum anda boleh melihat butang Tambah Kumpulan dan Tambah Isih .

  • Anda boleh mentakrifkan sehingga 10 aras perkumpulan dan isihan dalam satu laporan.

Mengubah opsyen perkumpulan

Setiap aras isihan atau perkumpulan mempunyai beberapa opsyen yang boleh disetkan untuk mendapatkan hasil yang anda inginkan.

Opsyen perkumpulan

  • Untuk memaparkan semua opsyen bagi aras perkumpulan atau isihan, klik Lain pada aras yang anda ingin ubahkan.

    Opsyen perkumpulan (dikembangkan)

  • Untuk sembunyikan opsyen, klik Kurang.

Tertib isihan    Anda boleh mengubah tertib isihan dengan mengklik senarai juntai bawah tertib isihan, kemudian klik opsyen yang anda inginkan.

Selang kumpulan    Seting ini menentukan cara rekod dikumpulkan bersama. Contohnya, anda boleh kumpulkan pada aksara pertama medan teks supaya semua yang bermula dengan "A" dikumpulkan bersama, semua yang bermula dengan "B" dikumpulkan bersama dan seterusnya. Bagi medan tarikh, anda boleh kumpulkan mengikut hari, minggu, bulan dan suku atau anda boleh masukkan selang tersuai.

Jumlah    Untuk menambah jumlah, klik opsyen ini. Anda boleh menambah jumlah pada berbilang medan dan anda boleh melakukan berbilang jenis penjumlahan pada medan yang sama.

Tetingkap timbul Jumlah

  • Klik anak panah juntai bawah Jumlah Pada dan pilih medan yang anda ingin ada ringkaskan.

  • Klik anak panah juntai bawah Jenis dan pilih jenis pengiraan untuk dijalankan.

  • Pilih Tunjuk Jumlah Besar untuk menambah jumlah besar ke hujung laporan (dalam pengaki laporan).

  • Pilih Tunjuk jumlah kumpulan sebagai % daripada Jumlah Besar untuk menambah kawalan pada pengaki kumpulan yang mengira peratusan jumlah besar setiap kumpulan.

  • Pilih Tunjuk dalam pengepala kumpulan atau Tunjuk dalam pengaki kumpulan untuk memaparkan jumlah di lokasi yang diinginkan.

Setelah semua opsyen untuk medan telah dipilih, anda boleh mengulang proses tersebut dan meringkaskan medan yang lain dengan memilih medan lain dari senarai juntai bawah Jumlah Pada. Jika tidak, klik di luar tetingkap timbul Jumlah untuk menutupnya.

Tajuk    Ini membolehkan anda mengubah tajuk medan yang diringkaskan. Ini digunakan untuk tajuk lajur dan untuk melabelkan medan ringkasan dalam pengepala dan pengaki.

Untuk menambah atau mengubah suai tajuk:

  • Klik teks biru berikutan dengan tajuk.

    Kotak dialog Zum muncul.

  • Taip tajuk baru dalam kotak dialog, dan kemudian klik OK.

Dengan/tanpa seksyen pengepala    Gunakan seting ini untuk menambah atau mengalih keluar seksyen pengepala yang mendahului setiap kumpulan. Apabila menambah seksyen pengepala, Access mengalihkan medan perkumpulan kepada pengepala untuk anda. Apabila anda mengalih keluar seksyen pengepala yang mengandungi kawalan selain daripada medan perkumpulan, Access meminta pengesahan untuk memadam kawalan tersebut.

Dengan/tanpa seksyen pengaki    Gunakan seting ini untuk menambah atau mengalih keluar seksyen pengaki yang mengikuti setiap kumpulan. Apabila anda mengalih keluar seksyen pengaki yang mengandungi kawalan, Access meminta pengesahan untuk memadam kawalan tersebut.

Simpan kumpulan bersama    Seting ini menentukan cara kumpulan dipaparkan pada halaman apabila laporan dicetak. Anda mungkin ingin menyimpan kumpulan bersama seberapa banyak yang mungkin untuk mengurangkan jumlah selakan halaman yang diperlukan untuk melihat seluruh kumpulan. Walau bagaimanapun, ini biasanya meningkatkan jumlah kertas yang diperlukan untuk mencetak laporan, kerana kebanyakan halaman akan mempunyai sedikit ruang kosong di bahagian bawah.

  • Jangan simpan kumpulan bersama dalam satu halaman    Gunakan opsyen ini jika anda tidak bimbang tentang kumpulan yang dipecahkan oleh pemisah halaman. Contohnya, satu kumpulan 30 item mungkin mempunyai 10 item di bahagian bawah satu halaman dan baki 20 item pada bahagian atas halaman berikutnya.

  • Simpan seluruh kumpulan bersama dalam satu halaman    Opsyen ini membantu meminimumkan bilangan pemisah halaman dalam kumpulan. Jika satu kumpulan tidak boleh dimuatkan dalam baki ruang pada halaman, Access meninggalkan ruang kosong itu dan memulakan kumpulan pada halaman berikut. Kumpulan besar masih boleh merentangi berbilang halaman, tetapi opsyen ini meminimumkan sebanyak mungkin bilangan pemisah halaman dalam kumpulan.

  • Pastikan pengepala dan rekod pertama bersama dalam satu halaman    Bagi kumpulan dengan pengepala kumpulan, ini memastikan pengepala kumpulan tidak dicetak berasingan di bahagian bawah halaman. Jika Access menentukan bahawa tiada ruang mencukupi untuk sekurang-kurangnya satu baris data dicetak selepas pengepala, kumpulan bermula pada halaman berikutnya.

Mengubah keutamaan aras perkumpulan dan isihan

Untuk mengubah keutamaan aras perkumpulan atau isihan, klik baris dalam anak tetingkap Kumpul, Isih dan Jumlah dan kemudian klik anak panah ke atas atau ke bawah di sebelah kanan baris.

Memadam aras perkumpulan dan isihan

Untuk memadam aras perkumpulan atau isihan, klik baris yang anda ingin padam dalam anak tetingkap Kumpul, Isih dan Jumlah, dan kemudian tekan DELETE atau klik butang Padam di sebelah kanan baris. Apabila anda memadam aras perkumpulan, jika medan perkumpulan berada dalam pengepala atau pengaki kumpulan, Access mengalihkannya ke seksyen Butiran laporan. Sebarang kawalan lain yang berada dalam kumpulan pengepala atau pengaki kumpulan dipadam.

Mencipta laporan ringkasan (tanpa butiran rekod)

Jika anda hanya ingin menunjukkan jumlah (iaitu, maklumat dalam baris pengepala dan pengaki sahaja), pada tab Reka Bentuk, dalam kumpulan Pengumpulan & Jumlah, klik Sembunyikan Butiran. Berbuat demikian menyembunyikan rekod di aras yang lebih rendah berikutnya bagi perkumpulan, menghasilkan persembahan data ringkasan yang lebih padat. Walaupun rekod tersembunyi, kawalan dalam seksyen tersembunyi tidak dipadamkan. Klik Sembunyikan Butiran sekali lagi untuk memulihkan baris Butiran pada laporan.

Halaman atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×