Mencipta laporan ringkas dengan pemformatan helaian data

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Apabila anda membuka jadual atau melihat hasil pertanyaan, Microsoft Office Access 2007 memaparkan hasil Jadual atau pertanyaan dalam pandangan helaian data. Jadual data atau pertanyaan hasil yang ditunjukkan dalam pandangan helaian data biasa dirujuk sebagai helaian data. Anda boleh menyesuaikan penampilan helaian data untuk memaparkan data khusus untuk digunakan sebagai laporan ringkas.

Apakah yang anda ingin lakukan?

Mengetahui tentang helaian data

Mengatur data dengan mengubah suai dan mengalihkan lajur atau baris

Mengubah warna garisan grid gaya dan latar

Mengubah format teks

Meringkaskan data dengan menambah baris jumlah

Gunakan penapisan dan pengisihan

Menyimpan perubahan tataletak anda

Mengetahui tentang helaian data

Helaian Data adalah perwakilan visual data yang terkandung dalam Jadual atau hasil yang dikembalikan oleh pertanyaan. Ia memaparkan medan untuk setiap rekod daripada jadual, borang atau hasil pertanyaan dalam berjadual (baris dan lajur) format, seperti yang ditunjukkan di sini.

Jadual Pekerja dalam pandangan Helaian Data

Secara lalai, jadual dan pertanyaan terbuka dalam pandangan helaian data. Dalam anak tetingkap navigasi, klik kanan Jadual atau pertanyaan, dan kemudian klik Buka pada menu pintasan untuk membuka jadual atau pertanyaan sebagai helaian data.

Membuka jadual dalam pandangan Helaian Data

Apabila anda menggunakan format khusus untuk baris dan lajur atau menambah baris jumlah, helaian data juga boleh bertindak sebagai laporan ringkas.

Halaman Atas

Mengatur data dengan mengubah suai dan mengalihkan lajur atau baris

Anda boleh mengaturkan data untuk memudahkan helaian data untuk melihat atau untuk memaparkan hanya data yang diperlukan pada masa tertentu. Seksyen ini menunjukkan beberapa cara yang anda boleh siapkan ini.

Mensaiz semula lajur atau baris

Kadangkala, bukan semua lajur dalam helaian data akan muat pada skrin atau cetakan, atau lajur individu mungkin dimuatkan oleh lebih ruang daripada yang mereka perlukan untuk kandungannya. Selain itu, anda mungkin ingin mengubah ketinggian baris agar teks yang tidak muat ke dalam lajur boleh terus pada baris baru.

Selepas anda membuka jadual, pertanyaan atau borang dalam pandangan helaian data, anda boleh mensaiz semula lajur individu secara manual atau mensaiz semula lajur untuk memuatkan kandungannya secara automatik.

Mensaiz semula lajur secara manual

  1. Letakkan penuding pada pinggir lajur yang anda ingin saizkan semula.

  2. Apabila penuding menjadi anak panah berkepala dua, seret pinggir lajur sehingga saiz yang anda inginkan.

Mensaiz semula lajur pada helaian data

Mensaiz semula lajur secara automatik

  1. Untuk mensaiz semula lajur untuk memuatkan kandungannya terbaik, letakkan penuding pada pinggir lajur yang anda ingin saizkan semula.

  2. Apabila penuding menjadi anak panah berkepala dua, dwiklik sisi lajur.

Mensaiz semula lajur untuk memuatkan teksnya secara cara yang paling sesuai

Mensaiz semula lajur berbilang

  • Untuk mensaiz semula lajur berbilang pada masa yang sama, tekan dan tahan kekunci SHIFT, pilih berbilang lajur bersebelahan dan kemudian mensaiz semula lajur yang dipilih. Anda juga boleh memilih seluruh helaian data dan mensaiz semula semua lajur.

Mensaiz semula baris

  • Untuk mensaiz semula baris, letakkan penuding di antara mana-mana dua PEMILIH rekod dalam helaian data dan seret sehingga baris saiz yang anda inginkan.

Anda tidak boleh mensaiz semula setiap baris secara individu, apabila anda mensaiz semula baris, Semua baris yang disaiz semula.

Mensaiz semula baris pada helaian data

Mensaiz semula baris kepada ketinggian lalai

  1. Untuk mensaiz semula baris kepada ketinggian lalai, klik kanan PEMILIH rekod, dan kemudian klik Ketinggian baris pada menu pintas.

    Mengklik kanan pemilih rekod

    Mengklik Ketinggian Baris pada menu pintasan

  2. Dalam kotak dialog Ketinggian baris , pilih kotak semak Ketinggian Standard , dan kemudian klik OK.

Nota: Anda tidak boleh buat asal perubahan lebar lajur atau ketinggian baris dengan mengklik butang buat asal pada bar alat capaian segera. Untuk membuat asal perubahan, tutup helaian data, dan kemudian klik tiada apabila anda digesa untuk menyimpan perubahan anda pada tataletak helaian data. Mengklik tiada juga akan buat asal sebarang perubahan tataletak lain yang anda buat.

Mengalihkan lajur

Anda boleh mengubah tertib lajur dalam helaian data dengan cepat dengan menyeret lajur ke lokasi yang berbeza dalam helaian data. Contohnya, anda mungkin lakukan ini untuk memastikan bahawa lajur tertentu sentiasa kekal dalam pandangan.

  • Klik pengepala lajur untuk memilih lajur atau tekan dan tahan kekunci SHIFT untuk memilih berbilang lajur bersebelahan, dan kemudian seret lajur ke lokasi baru.

Mengalih lajur Nama Pertama ke kedudukan paling kiri

Menamakan semula lajur

Mungkin terdapat peristiwa apabila anda ingin Namakan semula lajur agar ia lebih baik menerangkan data yang dalamnya. Contohnya, jika lajur yang mengandungi alamat e-mel itu dinamakan EMAdd, anda mungkin ingin jadikan lajur tajuk lebih mudah difahami oleh mengubah alamat e-mel. Untuk melakukan ini, klik kanan tajuk untuk lajur, klik Nama semula lajur pada menu pintas, dan kemudian taipkan nama baru. Contohnya, taipkan E-mel ditanganiss.

Menamakan semula lajur

Menunjukkan atau menyembunyikan lajur

Jika anda ingin paparkan atau mencetak hanya tertentu lajur untuk laporan ringkas anda, anda boleh menyembunyikan lajur yang anda tidak ingin paparkan dalam helaian data. Contohnya, jika anda bekerja dengan pangkalan data maklumat kenalan, anda mungkin ingin untuk melihat hanya penuh alamat nama dan e-mel untuk setiap kenalan. Anda boleh mencipta pandangan ini dengan menyembunyikan lajur lain.

Menyembunyikan lajur

  1. Klik tajuk untuk lajur yang anda ingin sembunyikan.

    Untuk memilih lajur bersebelahan, tekan dan tahan SHIFT dan klik pengepala lajur tambahan.

    Nota: Anda tidak boleh memilih lajur bukan bersebelahan. Pilih sebarang lajur tambahan dan menyembunyikan mereka secara berasingan.

  2. Klik kanan pengepala lajur, dan kemudian klik Sembunyikan lajur pada menu pintas.

Menyembunyikan lajur pada helaian data

Menunjukkan lajur

  1. Klik kanan sebarang pengepala lajur, dan kemudian klik Peragakan lajur pada menu pintas.

  2. Dalam kotak dialog Peragakan lajur , pilih kotak semak di sebelah setiap lajur yang anda ingin Tunjukkan, dan kemudian klik tutup.

Halaman Atas

Mengubah warna garisan grid gaya dan latar

Apabila menggunakan helaian data sebagai laporan ringkas, anda boleh meningkatkan penampilan data dengan mengubah format, seperti gaya garisan grid atau warna latar, atau dengan mencipta warna yang berbeza untuk baris berselang.

Setkan gaya garisan grid

  1. Pada rumah tab, dalam Kumpulan fon , klik anak panah di sebelah butang garisan grid .

  2. Klik gaya garisan grid yang anda inginkan.

    Butang Garisan Grid dalam kumpulan Fon

Mengesetkan warna latar

  1. Pada rumah tab, dalam Kumpulan fon , klik anak panah di sebelah butang Warna isi/kembali .

  2. Klik warna latar yang anda inginkan.

    Butang Warna Isian/Kembali dalam kumpulan Fon

Mengubah warna latar baris berselang-seli

Anda boleh mengesetkan warna latar belakang baris berselang dalam helaian data berasingan daripada warna latar lalai. Dengan mengeset warna latar seli, anda boleh menjadikannya lebih mudah untuk membezakan antara baris bersebelahan.

  1. Pada rumah tab, dalam Kumpulan fon , klik anak panah di sebelah butang Warna isi/kembali alternatif .

    Butang Warna Isi/Kembali alternatif dalam kumpulan Fon

  2. Klik warna latar yang anda ingin gunakan.

Halaman Atas

Mengubah format teks

Selepas anda membuka jadual, pertanyaan atau borang dalam pandangan helaian data, anda boleh mengubah penampilan teks, termasuk pemformatan. Perhatikan bahawa perubahan anda digunakan untuk seluruh helaian data. Jika anda inginkan perubahan anda muncul secara automatik pada kali berikutnya anda membuka helaian data, jangan lupa klik Ya apabila anda menutup helaian data dan digesa untuk menyimpan perubahan pada tataletak.

Ilustrasi berikut menunjukkan Kumpulan fon pada tab rumah . Anda menggunakan perintah dalam Kumpulan ini untuk membuat perubahan kepada ciri fon dalam helaian data.

Kumpulan Fon pada reben

  1. Klik sebarang sel dalam helaian data.

  2. Pada rumah tab, dalam Kumpulan fon , lakukan satu atau lebih daripada yang berikut:

    • Untuk mengubah fon, taipkan atau klik fon dalam kotak fon .

    • Untuk mengubah saiz fon, taipkan atau klik saiz fon dalam kotak Saiz fon .

    • Untuk mengubah gaya fon, klik butang tebal, italik, atau garis bawah (atau sebarang gabungan daripada tiga).

    • Untuk mengubah warna fon, klik anak panah di sebelah butang Warna fon , dan kemudian pilih warna daripada palet.

Halaman Atas

Meringkaskan data dengan menambah baris jumlah

Dengan menambah baris jumlah helaian data, anda boleh melihat jumlah dikira untuk lajur dengan cepat. Selain daripada menjumlahkan lajur data, anda boleh menggunakan baris jumlah untuk melaksanakan pengiraan lain, seperti mencari purata, mengira bilangan item dalam lajur dan mencari nilai minimum atau maksimum dalam lajur data.

Untuk memaparkan baris jumlah, lakukan yang berikut:

  1. Pada rumah tab, dalam Kumpulan rekod , klik jumlah.

    Baris baru muncul di bawah helaian data, dengan jumlah perkataan dalam lajur pertama.

  2. Klik mana-mana sel yang berada pada baris yang sama dengan sel yang mengandungi perkataan jumlah.

  3. Klik anak panah yang muncul, dan kemudian klik jenis pengiraan yang anda ingin paparkan dalam sel tersebut.

    Senarai fungsi atau jenis pengiraan yang tersedia bergantung pada jenis data lajur. Contohnya, jika lajur mengandungi nilai Mata Wang, anda akan melihat senarai fungsi yang digunakan untuk pengiraan Mata Wang, seperti Minimum dan maksimum.

Baris Jumlah dalam helaian data dengan pilihan fungsi

Untuk maklumat lanjut tentang menggunakan ciri jumlah baris, lihat pautan dalam seksyen Lihat juga .

Gunakan penapisan dan pengisihan

Terdapat beberapa perubahan pantas tambahan yang boleh membuat helaian data anda lebih mudah untuk melihat atau mencetak. Contohnya, dalam ilustrasi berikut, nama Syarikat Diisih mengikut abjad.

Helaian data dengan lajur diisih mengikut abjad

  • Untuk menggunakan pengisihan, klik kanan pada lajur (atau klik anak panah dalam pengepala lajur), kemudian klik Opsyen isihan yang anda inginkan.

  • Untuk menggunakan penapis, klik anak panah dalam pengepala lajur dan pilih kotak semak untuk nilai yang anda ingin paparkan. Secara alternatif, anda boleh klik Penapis teks atau Penapis nombor untuk mencipta penapis yang lebih terperinci.

Halaman Atas

Menyimpan perubahan tataletak anda

Selepas anda mengubah tataletak dan penampilan helaian data, anda perlu menyimpan perubahan jika anda ingin menyimpan perubahan pada kali berikutnya anda membuka helaian data. Apabila anda menutup helaian data selepas anda membuat perubahan pada tataletak kerjanya, anda akan digesa untuk menyimpan perubahan tersebut. Jika anda klik Ya, perubahan disimpan dan digunakan pada kali berikutnya anda membuka helaian data. Jika anda klik tidak, perubahan dibuang dan helaian data terbuka dengan seting tataletak lalai (atau seting disimpan terakhir) seterusnya masa yang anda membukanya.

Halaman Atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×