Mencipta dasar pemadaman dokumen dalam SharePoint Server 2016

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Organisasi yang sering diperlukan untuk mengekalkan dokumen bagi tempoh tertentu masa disebabkan pematuhan, undang-undang, atau peraturan lain. Walau bagaimanapun, mengekalkan dokumen selama lebih daripada diperlukan boleh mendedahkan organisasi untuk risiko undang-undang.

Dengan dasar pemadaman dokumen, anda boleh proaktif mengurangkan risiko dengan memadamkan dokumen dalam laman selepas tempoh tertentu bagi masa — contohnya, anda boleh secara automatik memadamkan dokumen dalam OneDrive pengguna untuk perniagaan Laman lima tahun selepas dokumen yang dicipta.

Selepas anda mencipta dasar pemadaman dokumen, anda boleh memperuntukkannya kepada templat koleksi laman, supaya dasar tersedia untuk semua koleksi laman yang dicipta daripada templat tersebut. Anda boleh juga menguntukkan dasar tertentu koleksi laman, yang mengubah sebarang dasar yang mungkin telah diuntukkan kepada templat untuk koleksi laman.

Pusat dasar pematuhan

Templat dasar

Anda boleh mencipta dasar pemadaman dokumen dari awal, atau anda boleh menggunakan salah satu daripada dasar sampel. Pusat dasar pematuhan termasuk dasar sampel yang anda boleh menggunakan sama seperti, atau anda boleh menggunakannya sebagai titik permulaan kemudian menamakan semula atau mengubah suai mereka.

Templat dasar

Contoh cara menggunakan dasar pemadaman dokumen

Koleksi Laman atau templat koleksi laman boleh mempunyai satu dasar lanjut yang diuntukkan padanya, dan setiap dasar berikut boleh mempunyai satu atau lebih peraturan. Walau bagaimanapun, mungkin hanya satu dasar yang aktif setiap laman, dan boleh hanya satu peraturan pemadaman yang aktif pada bila-bila masa untuk pustaka dalam laman.

Gambar rajah menunjukkan dasar dan peraturan

Selain itu, anda boleh memilih dasar sebagai wajib atau lalai, dan anda boleh memilih peraturan pemadaman sebagai peraturan lalai:

  • Dasar wajib — apabila dasar yang ditandakan sebagai wajib, dasar hanya satu boleh diperuntukkan kepada koleksi laman atau templat. Dasar mesti ditandakan sebagai lalai dan akan digunakan pada semua laman. Pemilik laman tidak boleh memilih daripada dasar.

  • Dasar lalai — apabila dasar disetkan sebagai lalai, dasar adalah secara automatik aktif dalam semua laman yang ditugaskan kepada dengan tiada tindakan yang diperlukan oleh pemilik laman.

  • Peraturan lalai — apabila peraturan pemadaman disetkan sebagai lalai, ia secara automatik akan digunakan pada semua pustaka dalam laman yang menggunakan dasar.

Contoh berikut menerangkan apabila anda mungkin ingin menggunakan dasar wajib atau dasar lalai dan peraturan.

Contoh 1: Menggunakan dasar tunggal dengan peraturan tunggal templat koleksi Laman

Anda mungkin ingin menguatkuasakan dasar pemadaman dokumen merentasi pelbagai kandungan yang tidak berstruktur, seperti semua OneDrive for Business Laman atau Laman pasukan semua. Jika anda ingin memastikan dasar pemadaman dokumen tunggal adalah aktif dalam semua laman yang dicipta daripada templat koleksi laman, anda boleh:

  1. Mencipta dasar tunggal dengan peraturan pemadaman lalai tunggal.

  2. Mengesetkan dasar sebagai wajib dan lalai.

  3. Memperuntukkan dasar templat koleksi laman.

Dalam contoh ini, peraturan pemadaman lalai akan digunakan pada semua pustaka dalam semua koleksi laman yang dicipta daripada templat dan pemilik laman tidak boleh memilih daripada dasar. Ini adalah cara yang paling mudah untuk meluas dan tegar menguatkuasakan dasar pemadaman dokumen.

Gambar rajah dasar wajib tunggal dan peraturan

Contoh 2: Menggunakan dasar tunggal dengan beberapa peraturan templat koleksi Laman

Pemilik laman sering tahu terbaik jenis kandungan laman mereka mengandungi, supaya anda boleh memilih untuk membenarkan pemilik laman untuk memilih peraturan pemadaman yang sesuai digunakan untuk laman mereka. Anda juga mungkin ingin membenarkan pemilik laman untuk memilih daripada dasar sepenuhnya.

Pada masa yang sama, anda masih secara berpusat boleh mencipta dan menguruskan dasar. Anda juga boleh memilih satu dasar dan peraturan sebagai lalai, agar dasar sentiasa berkesan sehingga pemilik laman memilih sesuatu yang lain atau memilih. Jika anda ingin menyediakan kefleksibelan tersebut kepada pemilik laman, anda boleh:

  1. Mencipta dasar tunggal dengan beberapa pemadaman peraturan dan Setkan satu peraturan sebagai lalai.

  2. Mengesetkan dasar sebagai dasar lalai.

  3. Memperuntukkan dasar templat koleksi laman.

Pemilik laman boleh memilih salah satu peraturan pemadaman alternatif, keluar dari dasar, atau melakukan apa-apa dan akan tertakluk kepada dasar lalai dan peraturan.

Gambar rajah satu dasar dengan banyak peraturan

Contoh 3: Menggunakan beberapa dasar dengan satu atau lebih peraturan untuk koleksi Laman

Contoh ini menyediakan kefleksibelan maksimum kepada pemilik laman kerana ia boleh memilih daripada beberapa dasar dan selepas memilih dasar mereka boleh sering memilih daripada beberapa peraturan. Satu dasar dan peraturan disetkan sebagai lalai, agar dasar sentiasa berkesan sehingga pemilik laman memilih sesuatu yang lain atau memilih. Ambil perhatian bahawa jika anda tidak mengesetkan dasar dan peraturan sebagai lalai, kemudian tiada dasar atau peraturan akan aktif untuk pustaka dokumen dalam laman sehingga pemilik laman mengambil tindakan untuk memilih dan menggunakan mereka.

Berbeza dengan dua contoh sebelumnya, dasar ini akan diperuntukkan kepada koleksi laman tertentu — tidak koleksi templat laman. Ini bermakna dasar yang boleh disesuaikan lebih khusus bagi kandungan dalam koleksi laman tertentu.

Dasar dan peraturan diwarisi. Pemilik laman boleh memilih dasar dan peraturan untuk laman mereka dan semua sublaman mewarisi dasar daripada induk. Walau bagaimanapun, pemilik sublaman yang boleh memutuskan warisan dengan memilih dasar yang berbeza dan peraturan yang seterusnya digunakan untuk semua sublaman sehingga warisan rosak sekali lagi.

Untuk menyediakan senario ini, anda boleh:

  1. Mencipta beberapa dasar setiap mengandungi satu atau lebih peraturan.

  2. Mengesetkan dasar dan peraturan sebagai lalai.

  3. Memperuntukkan dasar koleksi laman tertentu.

Selain itu, dasar dan peraturan disesuaikan untuk koleksi laman tertentu yang mana pemilik laman boleh memutuskan warisan dengan memilih dasar dan peraturan yang terbaik digunakan untuk laman mereka.

Gambar rajah banyak dasar dengan banyak peraturan

Mencipta dasar pemadaman dokumen

  1. Dalam Pusat pematuhan dasar > dalam navigasi kiri, pilih Dasar pemadaman.

    Pautan dasar pemadaman

  2. Pilih item baru.

  3. Masukkan nama dasar dan perihalan. Pemilik laman mungkin memilih dasar untuk laman mereka berdasarkan pada nama dan perihalan, ini jadi memasukkan maklumat mencukupi untuk mereka untuk memilih dasar yang betul.

  4. Untuk mencipta peraturan, pilih baru.

  5. Masukkan nama dan Pilih opsyen berikut:

    • Pilih sama ada peraturan secara kekal akan memadamkan dokumen atau memadamkannya ke Tong Kitar semula. Tong Kitar semula menyediakan bersih Keselamatan peringkat kedua sebelum item dipadamkan secara kekal dari laman. Untuk maklumat lanjut tentang tong kitar semula, lihat mengosongkan Tong Kitar semula atau memulihkan fail anda.

    • Pilih sama ada tarikh pemadaman dikira daripada tarikh apabila dokumen telah dicipta atau terakhir diubah suai.

    • Masukkan bilangan hari, bulan atau tahun sebagai tempoh masa yang mana selepas dokumen akan dipadamkan.

    • Pilih sama ada peraturan ialah peraturan lalai. Peraturan pertama yang anda cipta disetkan secara automatik sebagai peraturan lalai. Peraturan lalai digunakan secara automatik untuk semua pustaka dalam laman yang menggunakan dasar.

    Halaman peraturan baru

  6. Pilih Save.

  7. Mencipta peraturan tambahan jika anda inginkan pemilik laman boleh pilih peraturan yang berbeza untuk menggunakan laman mereka. Peraturan lalai, jika ada, akan digunakan jika pemilik laman membawa tiada tindakan.

  8. Untuk mengalih keluar peraturan daripada dasar, pilih peraturan > padam.

    Nota: Sila ambil perhatian bahawa jika anda memadamkan peraturan, dan dasar tidak mengandungi peraturan lalai, kemudian peraturan tidak akan berkesan untuk dasar tersebut — dengan kata lain, tiada dokumen akan dipadamkan.

Memperuntukkan dasar pemadaman dokumen templat koleksi Laman

Adalah penting untuk memahami bahawa tempoh masa yang ditentukan untuk dokumen dasar pemadaman bermakna masa memandangkan dokumen dicipta atau diubah suai, tidak masa memandangkan dasar diperuntukkan. Apabila anda memperuntukkan dasar untuk kali pertama, Semua dokumen dalam laman dinilai dan, jika ia memenuhi kriteria, ia akan dipadamkan. Ini digunakan pada semua dokumen sedia ada, dokumen tidak pengguna baru yang dicipta sejak dasar diperuntukkan.

  1. Dalam Pusat pematuhan dasar > dalam navigasi kiri, pilih Dasar tugasan untuk templat.

    Dasar tugasan untuk pautan templat

  2. Pilih item baru.

  3. Lakukan satu daripada perkara berikut:

    • Untuk menguntukkan dasar templat koleksi laman seperti templat Laman pasukan, pilih memperuntukkan templat koleksi laman, dan kemudian pilih templat koleksi laman.

    • Untuk menguntukkan dasar pengguna Onedrive for Business Laman, pilih memperuntukkan ke OneDrive for Business templat, diserlahkan di bawah.

      Apabila anda memperuntukkan dasar templat koleksi laman, dasar akan tersedia kedua untuk koleksi laman sedia ada yang dicipta daripada templat tersebut dan koleksi laman yang dicipta pada masa hadapan.

      Memperuntukkan OneDrive untuk opsyen templat perniagaan

  4. Pilih Save.

    Nota: Setiap templat boleh mempunyai hanya satu set dasar yang diuntukkan padanya. Jika anda melihat ralat yang mengatakan bahawa templat ini telah mempunyai dasar yang diuntukkan padanya, pilih Batalkan > Dasar tugasan untuk templat dalam navigasi kiri > Pilih templat untuk melihat dan menguruskan set dasar yang telah diuntukkan.

  5. Pilih Menguruskan dasar diuntukkan, pilih dasar yang anda ingin peruntukkan dan kemudian pilih sama ada satu dasar adalah dasar lalai. Apabila anda mengesetkan dasar lalai, Semua laman yang diperuntukkan kepada dasar secara automatik mempunyai dasar yang aktif dengan tiada tindakan yang diperlukan oleh pemilik laman.

    Menambah dan menguruskan dasar halaman

  6. Pilih Save.

  7. Jika anda ingin menguatkuasakan dasar di semua laman tanpa membenarkan pemilik laman untuk mematikan pilihan ini, pilih Dasar Mark sebagai wajib. Apabila anda membuat dasar wajib, hanya dasar tunggal yang boleh diperuntukkan kepada templat koleksi laman. Dasar mesti ditandakan sebagai lalai.

    Jika opsyen ini dikelabukan, pilih Uruskan dasar diuntukkan dan pastikan sekurang-kurangnya satu dasar diuntukkan dan Setkan sebagai lalai.

  8. Pilih Save.

Memperuntukkan dasar pemadaman dokumen untuk koleksi Laman

Adalah penting untuk memahami bahawa tempoh masa yang ditentukan untuk dokumen dasar pemadaman bermakna masa memandangkan dokumen dicipta atau diubah suai, tidak masa memandangkan dasar diperuntukkan. Apabila anda memperuntukkan dasar untuk kali pertama, Semua dokumen dalam laman dinilai dan, jika ia memenuhi kriteria, ia akan dipadamkan. Ini digunakan pada semua dokumen sedia ada, dokumen tidak pengguna baru yang dicipta sejak dasar diperuntukkan.

  1. Dalam Pusat pematuhan dasar > dalam navigasi kiri, pilih Dasar tugasan untuk koleksi laman.

    Pautan dasar tugasan untuk koleksi Laman

  2. Pilih item baru.

  3. Pilih koleksi laman > carian untuk koleksi laman dengan nama atau URL > Pilih koleksi laman > Simpan.

    Petua: Apabila anda mencari koleksi laman, anda boleh menggunakan Kad bebas asterisk (*) apabila mencari tajuk koleksi carian. Contohnya, mencari * laman * mengembalikan "Kandungan laman" dan "Lalai Laman penerbitan" koleksi laman. Juga, memasukkan hanya satu asterisk dalam kotak carian dan kemudian mencari ialah cara yang cepat untuk melihat banyak (tetapi bukan semua) koleksi laman.

    Pilih dialog koleksi Laman

    Nota: Setiap koleksi laman boleh mempunyai hanya satu set dasar yang diuntukkan padanya. Jika anda melihat ralat yang mengatakan bahawa koleksi Laman ini sudah mempunyai dasar yang diuntukkan padanya, pilih Batalkan > Dasar tugasan untuk koleksi laman dalam navigasi kiri > Pilih koleksi laman untuk melihat dan menguruskan set dasar yang telah diuntukkan.

  4. Pilih Menguruskan dasar diuntukkan, pilih dasar yang anda ingin peruntukkan dan kemudian pilih sama ada satu dasar adalah dasar lalai. Apabila anda mengesetkan dasar lalai, Semua laman yang diperuntukkan kepada dasar secara automatik mempunyai dasar yang aktif dengan tiada tindakan yang diperlukan oleh pemilik laman.

    Menambah dan menguruskan dasar halaman

  5. Pilih Save.

  6. Jika anda ingin menguatkuasakan dasar di semua laman tanpa membenarkan pemilik laman untuk mematikan pilihan ini, pilih Dasar Mark sebagai wajib. Apabila anda membuat dasar wajib, hanya dasar tunggal yang boleh diperuntukkan kepada templat koleksi laman. Dasar mesti ditandakan sebagai lalai.

    Jika opsyen ini dikelabukan, pilih Uruskan dasar diuntukkan dan pastikan sekurang-kurangnya satu dasar diuntukkan dan Setkan sebagai lalai.

  7. Pilih Save.

Memadamkan tugasan dasar

Apabila anda memadamkan tugasan, dasar yang diperuntukkan tidak lagi akan digunakan untuk sebarang Laman yang disertakan dalam koleksi laman atau dicipta daripada templat koleksi laman.

  1. Dalam Pusat pematuhan dasar > dalam navigasi kiri, pilih sama ada Dasar tugasan untuk templat atau Dasar tugasan untuk koleksi laman.

  2. Pilih item tugasan > > Padam Item.

Memadamkan dasar

Anda tidak boleh memadamkan dasar yang digunakan. Sebelum anda boleh memadamkan dasar, anda perlu memadamkan semua tugasan untuk koleksi laman dan templat yang termasuk dasar tersebut.

  1. Dalam Pusat pematuhan dasar > dalam navigasi kiri, pilih Dasar pemadaman.

  2. Pilih dasar.

  3. Pada reben > tab item > Alih keluar dasar.

    Mengalih keluar butang dasar pada reben

  4. Jika dasar digunakan, anda akan diminta jika anda ingin mengalih keluar dasar daripada semua koleksi laman yang mana ia digunakan. Jika anda tidak pasti, pilih OK.

Maklumat lanjut

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×