Mencipta dan menggunakan dasar pengurusan maklumat

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Dasar pengurusan maklumat membolehkan anda untuk mengawal individu yang boleh mencapai maklumat organisasi anda, apa yang mereka boleh lakukan dengannya, dan berapa lama untuk mengekalkan ia. Dasar yang boleh membantu menguatkuasakan pematuhan peraturan undang-undang dan kerajaan atau proses perniagaan dalaman. Sebagai pentadbir, anda boleh menyediakan dasar untuk mengawal cara untuk menjejak dokumen, yang mempunyai capaian ke dokumen, dan berapa lama untuk mengekalkan dokumen.

Dasar setiap boleh mewujudkan set peraturan untuk jenis kandungan tertentu. Setiap peraturan dalam dasar adalah ciri dasar. Contohnya, ciri dasar pengurusan maklumat yang boleh menentukan tempoh jenis kandungan harus dikekalkan.

Nota: Dasar pengurusan maklumat yang dikumpulkan oleh satu maklumat pengurusan dasar pemasa kerja, diuruskan oleh Microsoft, yang berjalan mingguan. Oleh itu, dasar anda mungkin tidak berkesan serta-merta. Kekerapan dan tarikh kerja pemasa dasar pengurusan maklumat yang tidak boleh diubah.

Dasar pengurusan maklumat boleh dicipta pada laman dengan tiga cara yang berbeza:

  1. Mencipta dasar pengurusan maklumat untuk digunakan pada jenis kandungan berbilang dalam koleksi laman.

  2. Mencipta dasar pengurusan maklumat untuk jenis kandungan laman.

  3. Mencipta dasar pengurusan maklumat untuk senarai atau pustaka.

Mengaktifkan dasar Laman ciri membenarkan Laman pentadbir koleksi untuk mentakrifkan pengekalan jadual yang digunakan untuk dan semua kandungan laman. Untuk mengaktifkan ciri ini:

  1. Pergi ke halaman rumah koleksi laman yang anda ingin mengaktifkan ciri dasar laman.

    Pergi ke seting Butang Seting Office 365 , seting Laman.

  2. Di bawah Pentadbiran koleksi laman, pilih Ciri koleksi laman.

  3. Skrol ke dasar Laman. Di sebelah kanan, jika anda tidak melihat aktif, pilih Aktifkan.

Untuk memastikan bahawa dasar maklumat digunakan untuk semua dokumen jenis tertentu dalam koleksi laman, pertimbangkan untuk mencipta dasar pada aras koleksi laman dan kemudian kemudian menggunakan dasar jenis kandungan. Ini adalah dirujuk sebagai dasar koleksi laman.

  1. Pergi ke seting Butang Seting Office 365 , seting Laman.

  2. Pada halaman seting Laman, dalam senarai Pentadbiran koleksi laman , klik dasar koleksi laman.

  3. Pada halaman dasar koleksi laman, klik Cipta.

  4. Taipkan nama dan perihalan untuk dasar, dan kemudian menulis kenyataan dasar ringkas yang menerangkan kepada pengguna dasar Apakah. Kenyataan Dasar boleh menjadi sehingga 512 aksara.

  5. Lihat mencipta dasar untuk jenis kandungan dalam artikel ini untuk mengetahui cara untuk menyediakan ciri yang anda ingin kaitkan dengan dasar.

  6. Klik OK untuk kembali ke halaman dasar koleksi laman.

Menambah dasar pengurusan maklumat kepada jenis kandungan memudahkannya untuk mengaitkan ciri dasar dengan berbilang senarai atau pustaka. Anda boleh memilih untuk menambah dasar pengurusan maklumat yang sedia ada kepada jenis kandungan atau cipta dasar unik yang khusus kepada jenis kandungan yang individu.

Anda juga boleh menambah dasar pengurusan maklumat kepada jenis kandungan yang khusus untuk senarai. Ini mempunyai kesan menggunakan dasar hanya pada item dalam senarai tersebut yang menggunakan jenis kandungan.

  1. Pergi ke seting Butang Seting Office 365 , seting Laman.

  2. Pada halaman seting Laman, dalam seksyen Galeri pereka Web , klik jenis kandungan laman.

  3. Pada halaman seting jenis kandungan laman, pilih jenis kandungan yang anda ingin tambahkan dasar untuk.

  4. Pada halaman jenis kandungan laman, dalam seksyen seting , klik seting dasar pengurusan maklumat.

  5. Pada halaman seting dasar pengurusan maklumat, pilih takrif dasar, dan kemudian klik OK.

  6. Pada halaman Edit dasar, taipkan nama dan perihalan untuk dasar dan kemudian menulis Perihalan ringkas yang menerangkan kepada pengguna dasar Apakah. Perihalan boleh menjadi sehingga 512 aksara.

  7. Dalam seksyen berikut, pilih ciri dasar individu yang anda ingin tambahkan kepada dasar pengurusan maklumat anda.

  8. Untuk menentukan tempoh pengekalan dokumen dan item yang tertakluk kepada dasar ini, klik Dayakan pengekalan, dan kemudian Tentukan tempoh pengekalan dan tindakan yang anda ingin berlaku apabila item tamat tempoh.

    Untuk menentukan tempoh pengekalan

    1.

    Klik Tambah peringkat pengekalan rekod …

    2.

    Pilih opsyen tempoh pengekalan untuk menentukan apabila dokumen atau item disetkan kepada tamat tempoh. Lakukan salah satu perkara berikut:

    • Untuk mengesetkan tamat tarikh berdasarkan sifat tarikh, dalam seksyen peristiwa klik peringkat ini berdasarkan mematikan sifat tarikh pada itemdan kemudian pilih tindakan dokumen atau item (contohnya, dicipta atau diubah suai) dan peningkatan masa selepas tindakan ini (contohnya, bilangan hari, bulan atau tahun) apabila anda ingin item yang tamat tempoh.

    • Untuk menggunakan formula pengekalan tersuai untuk menentukan tamat tempoh, klik Set oleh formula pengekalan tersuai yang dipasang pada pelayan ini.

    Nota: Opsyen ini adalah hanya tersedia jika formula tersuai telah disediakan oleh pentadbir anda.

    3.

    Opsyen mula aliran kerja adalah tersedia hanya jika anda mentakrifkan dasar untuk senarai, pustaka atau jenis kandungan yang sudah mempunyai aliran kerja yang berkaitan dengannya. Anda kemudian boleh diberikan pilihan aliran kerja untuk dipilih.

    4.

    Dalam seksyen perulangan , pilih mengulangi tindakan peringkat ini … dan masukkan kekerapan anda inginkan tindakan untuk reoccur.

    Nota: Opsyen ini adalah hanya tersedia jika tindakan yang anda pilih boleh diulang. Contohnya, anda tidak boleh mengesetkan perulangan untuk tindakan Memadamkan secara kekal.

    5.

    Klik OK.

  9. Untuk mendayakan pengauditan dokumen dan item yang tertakluk kepada dasar ini, klik Dayakan pengauditan, dan kemudian Tentukan peristiwa yang anda ingin audit.

    Untuk mendayakan pengauditan

    1.

    Pada halaman Edit dasar, dalam seksyen pengauditan , pilih kotak semak dayakan pengauditan , dan kemudian pilih kotak semak bersebelahan peristiwa yang anda ingin menyimpan jejak audit untuk.

    2.

    Untuk menggesa pengguna untuk menyelitkan Kod Bar ini ke dalam dokumen, pilih kotak semak gesa pengguna untuk menyelitkan Kod Bar sebelum menyimpan atau mencetak .

    3.

    Klik OK untuk menggunakan ciri pengauditan kepada dasar.

    Ciri dasar pengauditan membolehkan organisasi untuk mencipta dan menganalisis jejak audit untuk dokumen dan item senarai seperti senarai tugas, isu senarai, kumpulan perbincangan dan kalendar. Ciri dasar ini menyediakan log audit yang rekod peristiwa, seperti apabila kandungan adalah dilihat, diedit atau dipadamkan.

    Apabila pengauditan didayakan sebagai sebahagian daripada dasar pengurusan maklumat, pentadbir boleh melihat audit data dalam laporan penggunaan dasar yang berdasarkan dalam Microsoft Excel dan yang meringkaskan penggunaan semasa. Pentadbir boleh menggunakan laporan ini untuk menentukan cara maklumat digunakan dalam organisasi. Laporan ini juga boleh membantu organisasi untuk mengesahkan dan dokumen mereka pematuhan atau untuk menyiasat masalah yang mungkin dihadapi.

    Audit log rekod maklumat berikut: nama acara, tarikh dan masa peristiwa dan sistem nama pengguna yang dilaksanakan tindakan.

  10. Apabila Kod Bar didayakan sebagai sebahagian daripada dasar, mereka akan ditambahkan pada sifat dokumen dan dipaparkan dalam kawasan pengepala dokumen yang Kod Bar digunakan. Seperti label, kod bar boleh juga secara manual dialih keluar daripada dokumen.

    Untuk mendayakan Kod Bar

    1.

    Pada halaman Edit dasar, dalam seksyen Kod Bar , pilih kotak semak Dayakan Kod Bar .

    2.

    Untuk menggesa pengguna untuk menyelitkan Kod Bar ini ke dalam dokumen, pilih kotak semak gesa pengguna untuk menyelitkan Kod Bar sebelum menyimpan atau mencetak .

    3.

    Klik OK untuk menggunakan ciri Kod Bar kepada dasar.

    Dasar Kod Bar menjana kod bar standard 39 kod. Setiap imej kod bar termasuk teks di bawah simbol Kod Bar yang mewakili nilai Kod Bar. Ini mendayakan Kod Bar data untuk digunakan walaupun apabila pengimbasan perkakasan tidak tersedia. Pengguna secara manual boleh taipkan nombor Kod Bar ke dalam kotak carian untuk mencari item pada laman.

  11. Untuk meminta dokumen yang tertakluk kepada dasar ini mempunyai label, klik Dayakan label, dan kemudian Tentukan seting yang anda inginkan untuk label.

    Untuk mendayakan label

    1.

    Untuk meminta pengguna untuk menambah label pada dokumen, pilih kotak semakgesa pengguna untuk menyelitkan label sebelum menyimpan atau mencetak.

    Nota: Jika anda ingin label menjadi pilihan, pilih kotak semak ini.

    2.

    Untuk mengunci label agar ia tidak boleh diubah selepas ia telah diselitkan, pilih kotak semak Halang perubahan pada label selepas ia ditambah .

    Seting ini menghalang teks label yang mengemas kini setelah label yang telah diselitkan ke dalam item dalam aplikasi klien seperti Word, Excel atau PowerPoint. Jika anda ingin label dikemas kini apabila sifat untuk dokumen atau item ini dikemas kini, pilih kotak semak ini.

    3.

    Dalam kotak format Label, taipkan teks bagi label yang anda inginkannya akan dipaparkan. Label boleh mengandungi sehingga 10 rujukan lajur, setiap satunya kepanjangan sehingga 255 aksara. Untuk mencipta format untuk label anda, lakukan yang berikut:

    Taipkan nama lajur yang anda ingin sertakan dalam label dalam tertib yang anda inginkannya muncul. Mengurungkan nama lajur dalam tanda kurung keriting ({}), seperti yang ditunjukkan dalam contoh pada halaman Edit dasar.

    Taip perkataan untuk mengenal pasti lajur di luar kurungan, seperti yang ditunjukkan dalam contoh pada halaman Edit dasar.

    4.

    Untuk menambah garis pemisah, taipkan \n yang anda ingin pemisah baris muncul.

    5.

    Pilih saiz fon dan gaya yang anda inginkan dan Tentukan sama ada anda ingin label diletakkan kiri, tengah atau kanan dalam dokumen.

    Petua: Pilih fon dan gaya yang tersedia pada komputer pengguna. Saiz fon yang mempengaruhi cara banyak teks boleh dipaparkan pada label.

    6.

    Taipkan ketinggian dan lebar label. Ketinggian label boleh julat daripada inci.25 untuk 20 inci dan lebar label boleh julat daripada inci.25 untuk 20 inci. Teks label sentiasa secara menegak dipusatkan dalam imej label.

    7.

    Klik segar semula untuk pratonton kandungan label.

  12. Klik OK.

Anda boleh mentakrifkan dasar pengekalan yang hanya digunakan pada senarai khusus, pustaka atau folder. Jika anda mencipta dasar pengekalan ini cara Walau bagaimanapun, anda tidak boleh menggunakan semula dasar ini pada senarai, pustaka, folder atau laman lain.

Nota: Anda tidak boleh menggunakan dasar koleksi laman untuk dasar berasaskan lokasi.

Jika anda ingin menggunakan dasar pengekalan tunggal untuk semua jenis kandungan dalam lokasi tunggal, anda mungkin ingin menggunakan pengekalan berdasarkan lokasi. Dalam kebanyakan kes lain, anda akan ingin mengesahkan dasar pengekalan ditentukan untuk semua jenis kandungan.

Nota: Setiap subfolder mewarisi dasar pengekalan induknya, melainkan anda memilih untuk memutuskan warisan dan mentakrifkan dasar pengekalan baru pada aras anak.

Jika anda ingin mentakrifkan dasar pengurusan maklumat selain pengekalan pada senarai atau pustaka, anda perlu mentakrifkan dasar pengurusan maklumat untuk setiap jenis kandungan senarai individu yang berkaitan dengan senarai atau pustaka. Lihat mencipta dasar untuk jenis kandungan laman dalam artikel ini untuk maklumat lanjut.

Penting: Jika pada sebarang titik anda memutuskan untuk bertukar daripada jenis kandungan kepada dasar berasaskan lokasi untuk senarai atau pustaka, hanya dasar pengekalan yang akan digunakan sebagai dasar berasaskan lokasi. Semua lain dasar pengurusan (Audit, Kod Bar dan Kod Bar) akan diwarisi daripada jenis kandungan yang berkaitan.

Petua: Lokasi berdasarkan dasar boleh dinyahdayakan untuk koleksi laman dengan menyahaktifkan ciri pustaka dan Folder berdasarkan pengekalan. Ini membolehkan pentadbir koleksi laman untuk memastikan mereka dasar jenis kandungan tidak diubah oleh pentadbir senarai lokasi yang berdasarkan dasar.

Anda mesti mempunyai sekurang-kurangnya keizinan Uruskan senarai untuk mengubah seting dasar pengurusan maklumat untuk senarai atau pustaka.

  1. Navigasi ke senarai atau pustaka yang anda ingin Tentukan dasar pengurusan maklumat.

  2. Untuk pustaka dokumen, klik seting Seting: mengemas kini profil anda, memasang perisian dan sambungkannya ke awan , Seting pustaka.

    Jika anda tidak melihat item menu ini atau untuk senarai, klik tab pustaka atau senarai dalam reben, dan kemudian klik Seting pustaka atau Seting senarai.

  3. Di bawah keizinan dan pengurusan, klik seting dasar pengurusan maklumat.

  4. Pada halaman seting dasar pengurusan maklumat, pastikan bahawa sumber pengekalan untuk senarai atau pustaka disetkan kepada pustaka dan folder. Jika Jenis kandungan muncul sebagai sumber, lakukan yang berikut:

    • Klik ubah sumber.

    • Pada halaman Edit dasar, dalam seksyen Sumber pengekalan , pilih pustaka dan folder. Anda akan diberitahu dasar pengekalan jenis kandungan akan diabaikan.

    • Klik OK.

  5. Pada halaman Edit dasar, dalam seksyen Pustaka berdasarkan pengekalan Jadual , taipkan Perihalan ringkas untuk dasar yang anda cipta.

  6. Di bawah Bukan rekod, klik Tambah pengekalan peringkat...

    Penting: Perhatikan bahawa di bawah rekod, anda boleh memilih untuk mentakrifkan dasar pengekalan yang berlainan untuk rekod dengan memilih peringkat pengekalan berlainan takrif pilihan rekod.

  7. Pada dialog sifat peringkat, pilih opsyen tempoh pengekalan untuk menentukan apabila dokumen atau item disetkan kepada tamat tempoh. Lakukan salah satu perkara berikut:

    • Untuk mengesetkan tamat tarikh berdasarkan sifat tarikh, dalam seksyen peristiwa klik peringkat ini berdasarkan mematikan sifat tarikh pada itemdan kemudian pilih tindakan dokumen atau item (contohnya, dicipta atau diubah suai) dan peningkatan masa selepas tindakan ini (contohnya, bilangan hari, bulan atau tahun) apabila anda ingin item yang tamat tempoh.

    • Untuk menggunakan formula pengekalan tersuai untuk menentukan tamat tempoh, klik Set oleh formula pengekalan tersuai yang dipasang pada pelayan ini.

      Nota: Opsyen ini adalah hanya tersedia jika formula tersuai telah disediakan oleh pentadbir anda.

    • Di bawah tindakan, tentukan perkara yang anda ingin berlaku apabila dokumen atau item tamat tempoh. Untuk mendayakan tindakan tertentu yang berlaku pada dokumen atau item (seperti pemadaman), pilih tindakan daripada senarai.

  8. Opsyen mula aliran kerja adalah tersedia hanya jika anda mentakrifkan dasar untuk senarai, pustaka atau jenis kandungan yang sudah mempunyai aliran kerja yang berkaitan dengannya. Anda kemudian boleh diberikan pilihan aliran kerja untuk dipilih.

  9. Dalam seksyen perulangan , pilih mengulangi tindakan peringkat ini … dan masukkan kekerapan anda inginkan tindakan untuk reoccur.

    Nota: Opsyen ini adalah hanya tersedia jika tindakan yang anda pilih boleh diulang. Contohnya, anda tidak boleh mengesetkan perulangan untuk tindakan Memadamkan secara kekal.

  10. Klik OK.

Jika dasar pengurusan maklumat telah telah dicipta untuk laman anda sebagai dasar koleksi laman, anda boleh menggunakan salah satu dasar untuk jenis kandungan. Dengan melakukan ini, anda boleh menggunakan dasar yang sama untuk jenis kandungan berbilang dalam koleksi laman yang berkongsi jenis kandungan induk yang sama.

Nota: Jika anda ingin gunakan dasar untuk jenis kandungan berbilang dalam koleksi laman, dan anda mempunyai perkhidmatan Metadata terurus dikonfigurasikan, anda boleh menggunakan penerbitan jenis kandungan untuk menerbitkan keluar pengurusan maklumat dasar untuk berbilang koleksi laman. Lihat menggunakan dasar untuk jenis kandungan merentasi koleksi laman dalam artikel ini untuk maklumat lanjut.

  1. Navigasi ke senarai atau pustaka yang mengandungi jenis kandungan yang anda ingin gunakan dasar.

  2. Untuk pustaka dokumen, klik seting Seting: mengemas kini profil anda, memasang perisian dan sambungkannya ke awan , Seting pustaka.

    Jika anda tidak melihat item menu ini atau untuk senarai, klik tab pustaka atau senarai dalam reben, dan kemudian klik Seting pustaka atau Seting senarai.

  3. Di bawah keizinan dan pengurusan, klik seting dasar pengurusan maklumat.

  4. Sahkan bahawa sumber dasar disetkan untuk Jenis kandungan, dan di bawah Pilih Dasar jenis kandungan jenis kandungan yang anda ingin gunakan dasar untuk.

  5. Dalam seksyen Tentukan dasar , klik Gunakan dasar koleksi laman, dan kemudian pilih dasar yang anda ingin gunakan daripada senarai.

    Nota: Jika opsyen Gunakan dasar koleksi laman yang tidak tersedia, tiada dasar koleksi Laman telah ditakrifkan untuk koleksi laman.

  6. Klik OK.

    Penting: Jika senarai atau pustaka yang anda sedang usahakan menyokong pengurusan berbilang jenis kandungan, di bawah Jenis kandungan , anda boleh klik jenis kandungan yang anda ingin Tentukan dasar pengurusan maklumat. Ini akan membawa anda terus ke langkah 5 di atas.

Berkongsi jenis kandungan merentasi koleksi laman menggunakan aplikasi Perkhidmatan Metadata terurus untuk menyediakan penerbitan jenis kandungan. Penerbitan jenis kandungan membantu anda menguruskan kandungan dan metadata secara konsisten merentasi laman anda kerana jenis kandungan boleh dicipta dan dikemas kini secara berpusat, dan kemas kini boleh diterbitkan keluar berbilang melanggan koleksi laman atau Aplikasi Web.

Anda boleh mentakrifkan dasar pengurusan maklumat dan kemudian mencipta templat daripada ia menggunakan sebagaimana perlu merentasi berbilang koleksi laman. Kaedah ini boleh digunakan jika anda ingin mempunyai sandaran dasar maklumat anda atau ia juga boleh digunakan sebagai satu kaedah alternatif untuk menggunakan penerbitan jenis kandungan untuk menggunakan satu dasar seluruh koleksi laman. Anda mencipta templat atau sandaran dasar dengan mengeksport dasar dari koleksi laman satu dan kemudian mengimportnya ke lokasi disimpan atau untuk koleksi laman yang lain.

Penting: Jika anda menggunakan eksport/import menampilkan sebagai satu cara untuk menjadikan set templat dasar, sentiasa ingat bahawa pengecam unik wujud dalam fail .xml dasar. Oleh sebab ini, anda tidak boleh mengimport dasar tersebut ke dalam laman lebih daripada sekali tanpa mengubah pengecam unik ini.

Mengeksport dasar

  1. Dalam koleksi laman yang terletaknya dasar, pergi ke seting Butang Seting Office 365 , Seting Laman.

  2. Pada halaman seting Laman, di bawah Seksyen Pentadbiran koleksi laman , klik dasar koleksi laman.

  3. Klik dasar yang anda ingin eksport, skrol ke bawah dasar dan kemudian klik eksport.

  4. Pada Prom untuk menyimpan atau membuka fail, klik Simpan, dan kemudian pilih lokasi untuk menyimpan fail. Pastikan anda pilih lokasi yang tersedia untuk koleksi laman yang import dasar.

  5. Apabila dialog muat turun selesai dipaparkan, klik tutup.

Mengimport dasar untuk koleksi tapak yang berbeza

Mengimport dasar pengurusan maklumat membolehkan anda menggunakannya untuk jenis kandungan berbilang peringkat tapak atau senarai dalam mana-mana koleksi laman yang diberikan. Manfaat melakukan ini adalah ganda dua: anda tidak perlu semula mentakrifkan dan menggunakan dasar pada setiap jenis kandungan, dan anda boleh menguruskan pengubahsuaian dasar lebih mudah dengan membuat perubahan kepada dasar hanya satu tempat.

  1. Pada halaman rumah koleksi laman yang anda ingin gunakan dasar, pergi ke seting Butang Seting Office 365 , Seting Laman.

  2. Dalam seksyen Pentadbiran koleksi laman , klik dasar koleksi laman.

  3. Pada halaman dasar koleksi laman, klik Import, dan kemudian klik semak lalu untuk mencari fail XML untuk dasar.

  4. Pilih fail XML yang dasar telah disimpan, dan kemudian klik Buka.

  5. Pada Import halaman dasar koleksi laman, klik Import untuk menambahkan dasar koleksi laman.

Dasar diimport anda sekarang boleh digunakan untuk satu atau banyak jenis kandungan di peringkat Laman atau senarai. Lihat Gunakan dasar koleksi laman untuk kandungan taipkan terdahulu dalam artikel ini.

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×