Mencipta dan menggunakan dasar pengurusan maklumat

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Dasar pengurusan maklumat dayakan label untuk dokumen atau organisasi anda untuk kawalan berapa lama untuk mengekalkan kandungan, audit individu Apakah dengan kandungan dan menambah Kod Bar. Dasar yang boleh membantu menguatkuasakan pematuhan peraturan undang-undang dan kerajaan atau proses perniagaan dalaman. Sebagai pentadbir, anda boleh menyediakan dasar untuk mengawal cara untuk menjejak dokumen dan berapa lama untuk mengekalkan dokumen.

Anda boleh mencipta satu boleh dasar pengurusan maklumat pada tiga lokasi yang berbeza dalam hierarki Laman, daripada yang luas ENGAN ke yang tersempitnya:

  • Mencipta dasar untuk digunakan pada jenis kandungan berbilang dalam koleksi laman.

  • Mencipta dasar untuk jenis kandungan laman.

  • Mencipta dasar untuk senarai atau pustaka.

Untuk maklumat lanjut, lihat pengenalan kepada dasar pengurusan maklumat.

Mencipta dasar untuk jenis kandungan berbilang dalam koleksi Laman

Untuk memastikan bahawa dasar maklumat digunakan untuk semua dokumen jenis tertentu dalam koleksi laman, pertimbangkan untuk mencipta dasar pada aras koleksi laman dan kemudian kemudian menggunakan dasar jenis kandungan. Ini adalah dirujuk sebagai dasar koleksi laman.

  1. Pada halaman rumah koleksi laman > seting Butang seting 2016 SharePoint pada bar tajuk. > Seting Laman.

    Dalam laman Kumpulan yang disambungkan SharePoint , klik seting, klik Kandungan laman, dan kemudian klik Seting Laman.

  2. Pada halaman seting Laman, di bawah Pentadbiran koleksi laman > Templat dasar jenis kandungan.
    Pautan Templat Dasar Jenis Kandungan pada halaman Seting Laman

  3. Pada halaman dasar > Cipta.

  4. Masukkan nama dan perihalan untuk dasar, dan kemudian menulis kenyataan dasar ringkas yang menerangkan kepada pengguna dasar Apakah.

  5. Lihat seksyen berikut mencipta dasar untuk jenis kandungan laman untuk mengetahui cara untuk menyediakan ciri yang anda ingin kaitkan dengan dasar.

  6. Pilih OK.

Mencipta dasar untuk jenis kandungan Laman

Menambah dasar pengurusan maklumat kepada jenis kandungan memudahkannya untuk mengaitkan ciri dasar dengan berbilang senarai atau pustaka. Anda boleh memilih untuk menambah dasar pengurusan maklumat yang sedia ada kepada jenis kandungan atau cipta dasar unik yang khusus kepada jenis kandungan yang individu.

Anda juga boleh menambah dasar pengurusan maklumat kepada jenis kandungan yang khusus untuk senarai. Ini mempunyai kesan menggunakan dasar hanya pada item dalam senarai tersebut yang menggunakan jenis kandungan.

  1. Pada halaman rumah koleksi laman > seting Butang seting 2016 SharePoint pada bar tajuk. > Seting Laman.

    Dalam laman Kumpulan yang disambungkan SharePoint , klik seting, klik Kandungan laman, dan kemudian klik Seting Laman.

  2. Pada halaman seting Laman, di bawah Galeri pereka Web > jenis kandungan laman.
    Pautan jenis kandungan laman pada halaman Seting Laman

  3. Pada halaman seting jenis kandungan laman, pilih jenis kandungan yang anda ingin tambahkan dasar untuk.

  4. Pada halaman jenis kandungan laman, di bawah seting > seting dasar pengurusan maklumat.

  5. Pada halaman Edit dasar, masukkan nama dan perihalan untuk dasar dan kemudian menulis Perihalan ringkas yang menerangkan kepada pengguna dasar Apakah.

  6. Dalam seksyen berikut, pilih ciri dasar individu yang anda ingin tambahkan kepada dasar pengurusan maklumat anda.
    Jenis dasar kandungan

  7. Untuk menentukan tempoh pengekalan dokumen dan item yang tertakluk kepada dasar ini, pilih Dayakan pengekalan, dan kemudian Tentukan tempoh pengekalan dan tindakan yang anda ingin berlaku apabila item tamat tempoh.

    Untuk menentukan tempoh pengekalan

1.

Pilih Tambah peringkat pengekalan rekod …

2.

Pilih opsyen tempoh pengekalan untuk menentukan apabila dokumen atau item disetkan kepada tamat tempoh. Lakukan salah satu perkara berikut:

  • Untuk mengesetkan tarikh tamat tempoh yang berdasarkan sifat tarikh, di bawah peristiwa > peringkat ini berdasarkan mematikan sifat tarikh pada item, dan kemudian pilih tindakan dokumen atau item (contohnya, dicipta atau diubah suai) dan peningkatan masa selepas tindakan ini (contohnya, bilangan hari, bulan atau tahun) apabila anda ingin item yang tamat tempoh.

  • Untuk menggunakan formula pengekalan tersuai untuk menentukan tamat tempoh, pilih disetkan oleh formula pengekalan tersuai yang dipasang pada pelayan ini.

Nota: Opsyen ini adalah hanya tersedia jika formula tersuai telah disediakan oleh pentadbir anda.

3.

Opsyen mula aliran kerja adalah tersedia hanya jika anda mentakrifkan dasar untuk senarai, pustaka atau jenis kandungan yang sudah mempunyai aliran kerja yang berkaitan dengannya. Anda kemudian boleh diberikan pilihan aliran kerja untuk dipilih.

4.

Dalam seksyen perulangan , pilih mengulangi tindakan peringkat ini … dan masukkan kekerapan anda inginkan tindakan untuk reoccur.

Nota: Opsyen ini adalah hanya tersedia jika tindakan yang anda pilih boleh diulang. Contohnya, anda tidak boleh mengesetkan perulangan untuk tindakan Memadamkan secara kekal.

5.

Pilih OK.

  1. Untuk mendayakan pengauditan dokumen dan item yang tertakluk kepada dasar ini, pilih Dayakan pengauditan, dan kemudian Tentukan peristiwa yang anda ingin audit.

    Untuk mendayakan pengauditan

1.

Pada dalam halaman Edit dasar, di bawah Pengauditan > mendayakan pengauditan , kemudian pilih kotak semak bersebelahan peristiwa yang anda ingin simpan untuk jejak audit

2.

Untuk menggesa pengguna untuk menyelitkan Kod Bar ini ke dalam dokumen Pilih Gesa pengguna untuk menyelitkan Kod Bar sebelum menyimpan atau mencetak .

3.

Pilih OK untuk menggunakan ciri pengauditan kepada dasar.

Ciri dasar pengauditan membolehkan organisasi untuk mencipta dan menganalisis jejak audit untuk dokumen dan item senarai seperti senarai tugas, isu senarai, kumpulan perbincangan dan kalendar. Ciri dasar ini menyediakan log audit yang rekod peristiwa, seperti apabila kandungan adalah dilihat, diedit atau dipadamkan.

Apabila pengauditan didayakan sebagai sebahagian daripada dasar pengurusan maklumat, pentadbir boleh melihat audit data dalam laporan penggunaan dasar yang berdasarkan dalam Microsoft Excel dan yang meringkaskan penggunaan semasa. Pentadbir boleh menggunakan laporan ini untuk menentukan cara maklumat digunakan dalam organisasi. Laporan ini juga boleh membantu organisasi untuk mengesahkan dan dokumen mereka pematuhan atau untuk menyiasat masalah yang mungkin dihadapi.

Audit log rekod maklumat berikut: nama acara, tarikh dan masa peristiwa dan sistem nama pengguna yang dilaksanakan tindakan.

  1. Apabila Kod Bar didayakan sebagai sebahagian daripada dasar, mereka akan ditambahkan pada sifat dokumen dan dipaparkan dalam kawasan pengepala dokumen yang Kod Bar digunakan. Seperti label, kod bar boleh juga secara manual dialih keluar daripada dokumen. Anda boleh menentukan sama ada pengguna akan digesa untuk memasukkan kod bar apabila mencetak atau menyimpan item atau jika Kod Bar harus diselitkan secara manual menggunakan tab selitkan dalam 2010 Office program keluaran.

    Untuk mendayakan Kod Bar

1.

Pada halaman Edit dasar, di bawah Kod Bar> Dayakan Kod Bar.

2.

Untuk menggesa pengguna untuk menyelitkan Kod Bar ini ke dalam dokumen, pilih gesa pengguna untuk menyelitkan Kod Bar sebelum menyimpan atau mencetak.

3.

Pilih OK untuk menggunakan ciri Kod Bar kepada dasar.

Dasar Kod Bar menjana kod bar standard 39 kod. Setiap imej kod bar termasuk teks di bawah simbol Kod Bar yang mewakili nilai Kod Bar. Ini mendayakan Kod Bar data untuk digunakan walaupun apabila pengimbasan perkakasan tidak tersedia. Pengguna boleh taipkan nombor Kod Bar secara manual ke dalam kotak carian untuk mencari item pada laman.

  1. Untuk meminta dokumen yang tertakluk kepada dasar ini mempunyai label, pilih Dayakan label, dan kemudian Tentukan seting yang anda inginkan untuk label.

    Untuk mendayakan label

1.

Untuk meminta pengguna untuk menambah label pada dokumen, pilih gesa pengguna untuk menyelitkan label sebelum menyimpan atau mencetak.

Nota: Jika anda ingin label menjadi pilihan, pilih kotak semak ini.

2.

Untuk mengunci label agar ia tidak boleh diubah selepas ia telah diselitkan, pilih Halang perubahan pada label selepas ia ditambah.

Seting ini menghalang teks label yang mengemas kini setelah label yang telah diselitkan ke dalam item dalam aplikasi klien seperti Word, Excel atau PowerPoint. Jika anda ingin label dikemas kini apabila sifat untuk dokumen atau item ini dikemas kini, pilih kotak semak ini.

3.

Dalam kotak format Label, masukkan teks untuk label yang anda inginkan ia akan dipaparkan. Label boleh mengandungi sehingga 10 rujukan lajur, setiap satunya kepanjangan sehingga 255 aksara. Untuk mencipta format untuk label anda, lakukan yang berikut:

Taipkan nama lajur yang anda ingin sertakan dalam label dalam tertib yang anda inginkannya muncul. Mengurungkan nama lajur dalam tanda kurung keriting ({}), seperti yang ditunjukkan dalam contoh pada halaman Edit dasar.

Taip perkataan untuk mengenal pasti lajur di luar kurungan, seperti yang ditunjukkan dalam contoh pada halaman Edit dasar.

4.

Untuk menambah garis pemisah, masukkan \n yang anda ingin pemisah baris muncul.

5.

Pilih saiz fon dan gaya yang anda inginkan dan Tentukan sama ada anda ingin label diletakkan kiri, tengah atau kanan dalam dokumen.

Pilih fon dan gaya yang tersedia pada komputer pengguna. Saiz fon yang mempengaruhi cara banyak teks boleh dipaparkan pada label.

6.

Masukkan ketinggian dan lebar label. Ketinggian label boleh julat daripada inci.25 untuk 20 inci dan lebar label boleh julat daripada inci.25 untuk 20 inci. Teks label yang sentiasa secara menegak dipusatkan dalam imej label.

7.

Pilih segar semula untuk pratonton kandungan label.

  1. Pilih OK.

Mencipta dasar untuk senarai, pustaka atau folder (dasar pengekalan berdasarkan lokasi)

Anda boleh mentakrifkan dasar pengekalan yang hanya digunakan pada senarai khusus, pustaka atau folder. Walau bagaimanapun, jika anda mencipta dasar pengekalan cara ini, anda tidak boleh menggunakan semula dasar ini pada senarai, pustaka, folder atau laman lain dan anda tidak dapat menggunakan dasar koleksi laman untuk dasar berasaskan lokasi.

Jika anda ingin menggunakan dasar pengekalan tunggal untuk semua jenis kandungan dalam lokasi tunggal, anda mungkin ingin menggunakan pengekalan berdasarkan lokasi. Dalam kebanyakan kes lain, anda akan ingin mengesahkan dasar pengekalan ditentukan untuk semua jenis kandungan.

Setiap subfolder mewarisi dasar pengekalan induknya, melainkan anda memilih untuk memutuskan warisan dan mentakrifkan dasar pengekalan baru pada aras anak.

Jika anda ingin mentakrifkan dasar pengurusan maklumat selain pengekalan pada senarai atau pustaka, anda perlu mentakrifkan dasar pengurusan maklumat untuk setiap jenis kandungan senarai individu yang berkaitan dengan senarai atau pustaka.

Jika pada sebarang titik anda memutuskan untuk bertukar daripada jenis kandungan kepada dasar berasaskan lokasi untuk senarai atau pustaka, hanya dasar pengekalan yang akan digunakan sebagai dasar berasaskan lokasi. Semua lain dasar pengurusan (Audit, Kod Bar dan Kod Bar) akan diwarisi daripada jenis kandungan yang berkaitan.

Lokasi berdasarkan dasar boleh dinyahdayakan untuk koleksi laman dengan menyahaktifkan ciri pustaka dan Folder berdasarkan pengekalan. Ini membolehkan pentadbir koleksi laman untuk memastikan mereka dasar jenis kandungan tidak diubah oleh pentadbir senarai lokasi yang berdasarkan dasar.

Anda memerlukan sekurang-kurangnya keizinan Uruskan senarai untuk mengubah seting dasar pengurusan maklumat untuk senarai atau pustaka.

  1. Navigasi ke senarai atau pustaka yang anda ingin Tentukan dasar pengurusan maklumat.

  2. Pada reben, pilih tab pustaka atau senarai > Seting pustaka atau Seting senarai.

    Dalam SharePoint Online, klik seting dan kemudian klik seting senarai atau seting pustaka.

  3. Di bawah keizinan dan pengurusan> seting dasar pengurusan maklumat.
    Pautan dasar pengurusan maklumat pada halaman seting untuk pustaka dokumen

  4. Pada halaman seting dasar pengurusan maklumat, pastikan bahawa sumber pengekalan untuk senarai atau pustaka disetkan kepada pustaka dan folder.

    Jika Jenis kandungan muncul sebagai sumber, klik Ubah sumber, dan kemudian klik pustaka dan folder. Anda akan diberitahu dasar pengekalan jenis kandungan akan diabaikan. Pilih OK.

  5. Pada halaman Edit dasar, di bawah Pustaka berdasarkan pengekalan Jadual, masukkan Perihalan ringkas untuk dasar yang anda cipta.

  6. Pilih Tambah pengekalan peringkat …

    Perhatikan bahawa di bawah rekod, anda boleh memilih untuk mentakrifkan dasar pengekalan yang berlainan untuk rekod dengan memilih peringkat pengekalan berlainan takrif pilihan rekod.

  7. Dalam dialog sifat peringkat, pilih opsyen tempoh pengekalan untuk menentukan apabila dokumen atau item disetkan kepada tamat tempoh. Lakukan salah satu perkara berikut:

    • Untuk mengesetkan tarikh tamat tempoh yang berdasarkan sifat tarikh, di bawah peristiwa > peringkat ini berdasarkan mematikan sifat tarikh pada item, dan kemudian pilih tindakan dokumen atau item (contohnya, dicipta atau diubah suai) dan peningkatan masa selepas tindakan ini (contohnya, bilangan hari, bulan atau tahun) apabila anda ingin item yang tamat tempoh.

    • Untuk menggunakan formula pengekalan tersuai untuk menentukan tamat tempoh, pilih disetkan oleh formula pengekalan tersuai yang dipasang pada pelayan ini.

      Nota: Opsyen ini adalah hanya tersedia jika formula tersuai telah disediakan oleh pentadbir anda.

    • Di bawah tindakan, tentukan perkara yang anda ingin berlaku apabila dokumen atau item tamat tempoh. Untuk mendayakan tindakan tertentu yang berlaku pada dokumen atau item (seperti pemadaman), pilih tindakan daripada senarai.

  8. Opsyen mula aliran kerja adalah tersedia hanya jika anda mentakrifkan dasar untuk senarai, pustaka atau jenis kandungan yang sudah mempunyai aliran kerja yang berkaitan dengannya. Anda kemudian boleh diberikan pilihan aliran kerja untuk dipilih.

  9. Di bawah perulangan, pilih mengulangi tindakan peringkat ini … dan masukkan kekerapan anda inginkan tindakan untuk reoccur.

    Nota: Opsyen ini adalah hanya tersedia jika tindakan yang anda pilih boleh diulang. Contohnya, anda tidak boleh mengesetkan perulangan untuk tindakan Memadamkan secara kekal.

  10. Pilih OK.

Gunakan dasar koleksi laman kepada jenis kandungan

Jika dasar pengurusan maklumat telah telah dicipta untuk laman anda sebagai dasar koleksi laman, anda boleh menggunakan salah satu dasar untuk jenis kandungan. Dengan melakukan ini, anda boleh menggunakan dasar yang sama untuk jenis kandungan berbilang dalam koleksi laman yang berkongsi jenis kandungan induk yang sama.

Jika anda ingin gunakan dasar untuk jenis kandungan berbilang dalam koleksi laman, dan anda mempunyai perkhidmatan Metadata terurus dikonfigurasikan, anda boleh menggunakan penerbitan jenis kandungan untuk menerbitkan keluar pengurusan maklumat dasar untuk berbilang koleksi laman. Lihat seksyen menggunakan dasar untuk jenis kandungan merentasi koleksi laman untuk maklumat lanjut.

  1. Navigasi ke senarai atau pustaka yang mengandungi jenis kandungan yang anda ingin gunakan dasar.

  2. Pada reben, pilih tab pustaka atau senarai > Seting pustaka atau Seting senarai.

    Dalam SharePoint Online, klik seting dan kemudian klik seting senarai atau seting pustaka.

  3. Di bawah keizinan dan pengurusan > seting dasar pengurusan maklumat.
    Pautan dasar pengurusan maklumat pada halaman seting untuk pustaka dokumen

  4. Sahkan bahawa sumber dasar disetkan untuk Jenis kandungan, dan di bawah Pilih Dasar jenis kandungan jenis kandungan yang anda ingin gunakan dasar untuk.

  5. Di bawah Tentukan dasar > menggunakan dasar koleksi laman, dan kemudian pilih dasar yang anda ingin gunakan daripada senarai.

    Nota: Jika opsyen Gunakan dasar koleksi laman yang tidak tersedia, tiada dasar koleksi Laman telah ditakrifkan untuk koleksi laman.

  6. Pilih OK.

    Jika senarai atau pustaka yang anda sedang usahakan menyokong pengurusan berbilang jenis kandungan, di bawah Jenis kandungan , anda boleh memilih jenis kandungan yang anda ingin Tentukan dasar pengurusan maklumat. Ini akan membawa anda terus ke langkah 5 di atas.

Gunakan dasar seluruh koleksi Laman

Berkongsi jenis kandungan merentasi koleksi laman menggunakan aplikasi Perkhidmatan Metadata terurus untuk menyediakan penerbitan jenis kandungan. Penerbitan jenis kandungan membantu anda menguruskan kandungan dan metadata secara konsisten merentasi laman anda kerana jenis kandungan boleh dicipta dan dikemas kini secara berpusat, dan kemas kini boleh diterbitkan keluar berbilang melanggan koleksi laman atau Aplikasi Web.

Mencipta templat daripada dasar yang sedia ada untuk menggunakan seluruh koleksi Laman

Anda boleh mentakrifkan dasar pengurusan maklumat dan kemudian mencipta templat daripada ia menggunakan sebagaimana perlu merentasi berbilang koleksi laman. Kaedah ini boleh digunakan jika anda ingin mempunyai sandaran dasar maklumat anda atau ia juga boleh digunakan sebagai satu kaedah alternatif untuk menggunakan penerbitan jenis kandungan untuk menggunakan satu dasar seluruh koleksi laman. Anda mencipta templat atau sandaran dasar dengan mengeksport dasar dari koleksi laman satu dan kemudian mengimportnya ke lokasi disimpan atau untuk koleksi laman yang lain.

Penting: Jika anda menggunakan eksport/import menampilkan sebagai satu cara untuk menjadikan set templat dasar, sentiasa ingat bahawa pengecam unik wujud dalam fail .xml dasar. Oleh sebab ini, anda tidak boleh mengimport dasar tersebut ke dalam laman lebih daripada sekali tanpa mengubah pengecam unik ini.

Mengeksport dasar

  1. Pada halaman rumah koleksi laman, pilih seting Kecil gear seting yang diambil tempat seting laman. > Seting Laman.

    Dalam laman Kumpulan yang disambungkan SharePoint , klik seting, klik Kandungan laman, dan kemudian klik Seting Laman.

  2. Pada halaman seting Laman, di bawah Pentadbiran koleksi laman > Templat dasar jenis kandungan.
    Pautan Templat Dasar Jenis Kandungan pada halaman Seting Laman

  3. Pilih dasar yang anda ingin eksport > skrol ke bawah > eksport.

  4. Pada Prom untuk menyimpan atau membuka fail, pilih Simpandan kemudian pilih lokasi untuk menyimpan fail. Pastikan anda pilih lokasi yang tersedia untuk koleksi laman yang import dasar.

  5. Apabila dialog muat turun lengkap dipaparkan, pilih tutup.

Mengimport dasar untuk koleksi tapak yang berbeza

Mengimport dasar pengurusan maklumat membolehkan anda menggunakannya untuk jenis kandungan berbilang peringkat tapak atau senarai dalam mana-mana koleksi laman yang diberikan. Manfaat melakukan ini adalah ganda dua: anda tidak perlu semula mentakrifkan dan menggunakan dasar pada setiap jenis kandungan, dan anda boleh menguruskan pengubahsuaian dasar lebih mudah dengan membuat perubahan kepada dasar hanya satu tempat.

  1. Pada halaman rumah koleksi laman yang anda ingin gunakan dasar, pilih seting Kecil gear seting yang diambil tempat seting laman. > Seting Laman.

    Dalam laman Kumpulan yang disambungkan SharePoint , klik seting, klik Kandungan laman, dan kemudian klik Seting Laman.

  2. Pada halaman seting Laman, di bawah Pentadbiran koleksi laman > Templat dasar jenis kandungan.

  3. Pada halaman dasar > Import > semak lalu untuk mencari fail XML untuk dasar.

  4. Pilih fail XML yang dasar telah disimpan > Buka.

  5. Pada Import dasar koleksi laman halaman > Import untuk menambahkan dasar koleksi laman.

Dasar diimport anda sekarang boleh digunakan untuk satu atau banyak jenis kandungan di peringkat Laman atau senarai.

Halaman atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×