Mencipta dan mencetak label mel untuk senarai alamat dalam Excel

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Jika anda ingin menghantar mel massa kepada senarai alamat yang anda menyelenggarakan dalam lembaran kerja Microsoft Excel, anda boleh menggunakan cantum mel Microsoft Word. Proses cantum mel mencipta helaian label mel yang anda boleh cetak dan setiap label pada helaian mengandungi alamat dari senarai.

Untuk mencipta dan mencetak label mel, anda pertamanya mesti menyediakan data lembaran kerja dalam Excel kemudian menggunakan Word untuk mengkonfigurasikan, mengaturkan, menyemak semula dan mencetak label mel. Apabila anda ingin menggunakan label alamat untuk menghantar mel massa kepada senarai alamat anda, anda boleh menggunakan cantum mel untuk mencipta helaian label alamat. Setiap label mengandungi alamat dari senarai anda.

Proses cantum mel memerlukan langkah keseluruhan berikut:

  1. Sediakan data lembaran kerja dalam Excel untuk cantum mel    Sebelum anda memulakan proses cantum mel, senarai alamat anda mesti sepadan dengan struktur berjadual yang diperlukan oleh cantum mel.

  2. Sediakan label untuk cantum mel dalam Word    Anda menyediakan tataletak label sekali, bagi semua label dalam cantum mel. Dalam cantum mel, dokumen yang anda gunakan untuk berbuat demikian dipanggil dokumen utama. Dalam dokumen utama label, anda juga boleh menyediakan sebarang kandungan yang anda ingin ulangi pada setiap label seperti logo syarikat atau alamat kembali anda pada label penghantaran.

  3. Sambung label kepada data lembaran kerja anda    Senarai alamat anda ialah sumber data yang Microsoft Word menggunakan cantum mel. Dalam hal ini, ia merupakan lembaran kerja Excel yang mengandungi alamat untuk dicetak pada label.

  4. Perhalus senarai penerima yang anda ingin sertakan pada label    Word menjana label bagi setiap alamat dalam senarai mel anda. Jika anda ingin menjana label bagi alamat tertentu sahaja dalam senarai mel anda, anda boleh pilih alamat atau rekod untuk disertai.

  5. Tambah ruang letak yang digelar medan cantum mel pada label    Apabila anda melaksanakan cantum mel, medan cantum mel diisi dengan maklumat daripada senarai alamat anda.

  6. Pratonton, lengkapkan cantum dan cetak label    Anda boleh pratonton setiap label sebelum anda cetak seluruh set.

  7. Simpan label untuk kegunaan masa depan   

Dalam artikel ini

Langkah 1: Sediakan data lembaran kerja dalam Excel untuk cantum mel

Langkah 2: Sediakan label untuk cantum mel dalam Word

Sampuk dan sambung semula cantum mel

Langkah 3: Sambung label kepada data lembaran kerja anda

Langkah 4: Perhalus senarai penerima yang anda ingin sertakan pada label

Langkah 5: Tambah ruang letak (medan cantum mel) pada label

Apakah yang berlaku apabila anda cantum?

Petakan medan cantum mel pada fail data anda

Taipkan kandungan dan tambahkan ruang letak atau medan

Sediakan pandangan kenalan anda yang termasuk medan cantum

Jalankan cantum mel daripada Outlook

Formatkan data tercantum

Langkah 6: Pratonton dan cetak label

Pratonton cantum mel

Lengkapkan cantuman mel

Langkah 7: Simpan label untuk kegunaan masa depan

Langkah 1: Sediakan data lembaran kerja dalam Excel untuk cantum mel

Dalam Excel, senarai alamat anda mesti sepadan dengan struktur berjadual yang diperlukan oleh cantum mel.

  1. Pada lembaran kerja, lakukan perkara berikut untuk menyusun senarai alamat:

    1. Gunakan pengepala lajur yang mengenal pasti dengan jelas jenis data yang terkandung dalam setiap data.

      Petua: Contohnya, gunakan pengepala lajur seperti Nama Pertama, Nama Keluarga, Alamat dan Bandar berbanding dengan Lajur 1, Lajur 2, Lajur 3 dan Lajur 4.

    2. Gunakan lajur yang berasingan bagi setiap unsur yang anda ingin sertakan dalam cantum mel.

      Petua: Jika anda menyimpan nama pertama dan keluarga dalam lajur yang berasingan, anda juga boleh menggunakan cantum mel untuk mencipta surat borang yang menggelar setiap penerima dengan nama pertama mereka. Anda juga boleh menambahkan lajur yang berasingan untuk gelaran seperti En. atau Pn.

    3. Hanya sertakan baris dan lajur yang mengandungi data. Jangan sertakan lajur atau baris kosong dalam senarai alamat kerana senarai alamat yang dicipta mungkin tidak lengkap melangkaui baris dan lajur kosong apabila anda menyediakan label untuk cantum mel dalam Word.

  2. Untuk membantu menetapkan dan memilih senarai alamat semasa cantum mel, lakukan perkara berikut untuk mentakrifkan nama untuk senarai alamat:

    1. Pada lembaran kerja, pilih seluruh senarai alamat, termasuk sel yang mengandungi pengepala lajur.

    2. Pada tab Formula, dalam kumpulan Nama Tertakrif , klik Takrifkan Nama.

      Kumpulan Nama Tertakrif pada tab Formula

    3. Dalam kotak Nama, taipkan nama bagi senarai alamat seperti Kad_Percutian kemudian klik OK.

      Petua: Aksara pertama nama mesti merupakan huruf dan anda tidak boleh menggunakan ruang antara perkataan. Selain daripada ruang, gunakan aksara garis bawah (_).

  3. Simpan dan tutup buku kerja.

Halaman Atas

Langkah 2: Sediakan label untuk cantum mel dalam Word

Anda boleh mengkonfigurasikan tataletak label sekali sahaja, bagi semua label dalam cantum mel. Dalam cantum mel, dokumen yang anda konfigurasikan untuk tataletak dirujuk sebagai dokumen utama bagi label (atau dokumen utama label). Dalam dokumen ini, anda juga boleh mengkonfigurasikan sebarang kandungan yang anda ingin ulangi pada setiap label seperti logo syarikat atau alamat kembali anda pada label penghantaran.

Peluang adalah anda telah mempunyai pakej helaian label daripada salah satu pembekal helaian label seperti Avery, AOne atau Formtec. Setiap helaian label ialah saiz tertentu dan mengandungi bilangan label tertentu dengan dimensi khusus.

Untuk mengkonfigurasikan dokumen utama label, anda memadankan dimensinya dengan dimensi label pada lembaran kerja yang anda rancang untuk guna.

  1. Mulakan Word dan buka dokumen kosong.
    Tanpa dokumen kosong, perintah dalam langkah berikut tidak akan tersedia.

  2. Pada tab Mel, dalam kumpulan Mula Cantum Mel, klik Mula Cantum Mel.

    Petikan skrin tab mel dalam Word, menunjukkan perintah mula Cantum mel dan senarai opsyen yang tersedia untuk jenis cantum yang anda ingin jalankan.

  3. Klik Label.

  4. Dalam kotak dialog Opsyen Label, anda mempunyai beberapa pilihan untuk dibuat.

    Kotak dialog Opsyen Label

    1. Jenis pencetak yang anda gunakan untuk mencetak label.

    2. Pembekal yang menghasilkan helaian label anda.

    3. Nombor yang sepadan dengan nombor produk yang tersenarai pada pakej helaian label anda.

  5. Di bawah Maklumat pencetak, klik jenis pencetak yang anda akan gunakan untuk mencetak label.

  6. Dalam senarai Vendor label, klik nama syarikat yang membuat helaian label yang anda sedang gunakan.

  7. Dalam senarai Nombor produk, klik nombor produk yang tersenarai pada kotak helaian label.

    Jika nombor produk helaian label saya tidak sepadan dengan sebarang pilihan dalam kotak dialog Opsyen Label, anda masih boleh mencetak label anda. Anda hanya perlu melakukan sedikit penyesuaian:

    1. Ukur label pada helaian yang anda punyai dan catat ukuran serta bilangan label yang muat pada satu helaian.

      Nota: Ukur label dengan teliti. Saiz label yang sebenar mungkin lebih kecil daripada yang ditentukan oleh pengeluar label. Contohnya, label 1 kali 2 inci mungkin sebenarnya mempunyai ketinggian 15/16 inci dan lebar 1 15/16 inci.

    2. Dalam senarai Nombor produk, pilih jenis label yang sama saiz dengan label anda.

      Jika anda tidak melihat jenis label yang anda inginkan dalam kotak Nombor produk, maka anda boleh menggunakan label tersenarai yang satu lagi atau anda boleh mencipta saiz label baru.

    3. Klik Butiran kemudian bandingkan dimensi label dan bilangan label per helaian (untuk label yang tercetak pada pencetak laser dan sembur dakwat) atau bilangan lajur pada borang label (untuk label yang tercetak pada pencetak matriks bintik).

    4. Lakukan salah satu perkara berikut:

      • Jika dimensi dan tataletak label sepadan dengan label anda, gunakan label yang dipilih.

      • Jika dimensi dan tataletak tidak sepadan dengan anda, klik Batal dan teruskan ke langkah 5.

    5. Dalam kotak dialog Opsyen Label, klik jenis pencetak (sama ada Pencetak suapan-berterusan atau Pencetak halaman) kemudian klik Label Baru.

    6. Taipkan nama dalam kotak Nama label, pilih ketinggian, lebar, jidar dan opsyen lain bagi label anda kemudian klik OK.

Label baru muncul dalam kategori Lain/Tersuai. Pada kali berikut anda menggunakan label tersuai anda, pastikan anda memilih Lain/Tersuai dalam senarai Vendor label.

  1. Selepas anda memilih opsyen label yang anda inginkan, klik OK.

    Word mencipta dokumen yang menggunakan jadual untuk membentangkan label. Jika anda tidak melihat garisan yang mengasingkan label dalam tataletak, klik tab Tataletak di bawah Alat Jadual kemudian dalam kumpulan Jadual, klik Lihat Garis Grid.

Halaman Atas

Sampuk dan sambung semula cantum mel

Jika anda perlu berhenti bekerja pada cantum mel, anda boleh menyimpan dokumen utama label yang anda sedang kerjakan dan sambung semula cantuman kemudian. Word mengekalkan sumber data dan maklumat medan dalam dokumen yang anda simpan. Jika anda menggunakan anak tetingkap tugas Cantum Mel apabila anda berhenti bekerja pada cantuman, Word kembali ke tempat anda dalam anak tetingkap tugas apabila anda sambung semula cantuman.

  1. Apabila anda bersedia untuk menyambung semula cantuman, buka dokumen utama label yang anda telah simpan.

    Word memaparkan kotak mesej yang bertanya anda untuk mengesahkan bahawa anda ingin membuka dokumen dan menjalankan perintah SQL (perintah SQL menyambungkan Word ke fail sumber Excel anda).

  2. Klik Ya untuk menyambung ke fail sumber Excel anda dan mengambil senarai alamat anda.

    Teks dokumen utama label anda serta sebarang medan yang anda selitkan akan muncul.

  3. Klik tab Mel dan sambung semula kerja anda.

Halaman Atas

Langkah 3: Sambung label kepada data lembaran kerja anda

Untuk mencantumkan maklumat alamat ke dalam label anda, anda mesti menyambungkan label pada lembaran kerja yang mengandungi senarai alamat anda.

  1. Jika ini merupakan kali pertama anda menyambung ke lembaran kerja, lakukan perkara berikut:

    1. Pada menu Fail, klik Opsyen.

    2. Klik Lanjutan.

    3. Skrol ke seksyen Umum dan pilih kotak semak Pastikan penukaran format fail apabila membuka.

    4. Klik OK.

  2. Dengan dokumen utama cantum mel terbuka, pada tab Mel, dalam kumpulan Mula Cantum Mel, klik Pilih Penerima kemudian klik Gunakan Senarai Sedia Ada.

    Perintah Taipkan Senarai Baru

  3. Tentukan lembaran kerja Excel dalam kotak dialog Pilih Sumber Data dan dwikliknya.

  4. Dalam kotak dialog Sahkan Sumber Data, pilih kotak semak Tunjukkan semua kemudian klik Lembaran Kerja MS Excel melalui DDE (*.xls) dalam kotak Sumber data terbuka kemudian klik OK.

    Nota: Jika anda tidak melihat Lembaran kerja MS Excel melalui DDE (*.xls) dalam senarai, anda perlu memastikan bahawa kotak semak Tunjukkan semua terpilih.

  5. Dalam kotak dialog Microsoft Office Excel, untuk Julat yang dinamakan atau julat sel, pilih julat sel atau lembaran kerja yang mengandungi maklumat yang anda ingin cantum kemudian klik OK.

Label kini disambungkan kepada data lembaran kerja tetapi helaian label masih kosong. Jika perlu, anda boleh tentukan senarai penerima seperti diperihalkan dalam langkah 4 atau anda boleh mula mengisi label dengan ruang letak untuk maklumat alamat seperti diperihalkan dalam langkah 5.

Halaman Atas

Langkah 4: Perhalus senarai penerima yang anda ingin sertakan pada label

Word menjana label bagi setiap alamat dalam senarai mel anda. Jika anda ingin menjana label bagi alamat tertentu sahaja dalam senarai mel anda, anda boleh pilih alamat (rekod) untuk disertai.

Untuk memperincikan senarai penerima atau menggunakan subset rekod dalam fail data anda, lakukan perkara berikut:

  1. Pada tab Mel, dalam kumpulan Mula Cantum Mel, klik Edit Senarai Penerima.

    Petikan skrin tab mel dalam Word, menunjukkan perintah Edit Senarai penerima sebagai diserlahkan.

  2. Dalam kotak dialog Penerima Cantum Mel, lakukan salah satu perkara berikut:

    • Pilih rekod individu    Kaedah ini adalah paling berguna jika senarai adalah pendek. Pilih kotak semak di sebelah penerima yang anda ingin sertakan dan kosongkan kotak semak di sebelah penerima yang anda ingin sertakan.

      Petua: Jika anda tahu anda ingin sertakan beberapa rekod sahaja dalam cantuman anda, anda boleh kosongkan kotak semak dalam baris pengepala kemudian pilih hanya rekod yang anda inginkan. Begitu juga, jika anda ingin sertakan kebanyakan senarai, pilih kotak semak dalam baris pengepala kemudian kosongkan kotak semak bagi rekod yang anda tidak ingin sertakan.

    • Isih rekod    Klik tajuk lajur yang anda ingin isih. Word mengisih senarai dalam tertib abjad menaik (dari A ke Z). Klik tajuk lajur sekali lagi untuk mengisih senarai dalam tertib abjad menurun (Z ke A).

      Untuk menentukan opsyen pengisihan yang lebih lanjut, klik Isih dalam Kemas kini senarai penerima kemudian pilih keutamaan pengisihan anda pada tab Isih Rekod kotak dialog Tapis dan Isih. Contohnya, anda boleh tentukan bahawa alamat penerima mesti mengikut abjad mengikut nama keluarga dalam setiap poskod dan poskod tersenarai dalam tertib berangka.

    • Isih rekod    Kaedah ini adalah berguna jika senarai mengandungi rekod yang anda tidak ingin lihat atau sertakan dalam cantuman. Selepas anda menapis senarai, anda boleh memilih atau mengosongkan kotak semak untuk menyertakan atau mengecualikan rekod tertentu.

      Untuk mengisih rekod, lakukan perkara berikut:

      1. Di bawah Perhalusi senarai penerima, klik Penapis.

      2. Pada tab Tapis Rekod dalam kotak dialog Opsyen Pertanyaan, pilih kriteria yang anda ingin gunakan untuk menapis rekod anda.

        Contohnya, untuk menjana label untuk alamat di Australia sahaja, klik Negara atau Rantau dalam senarai Medan, Sama dengan dalam senarai Perbandingan dan Australia dalam senarai Bandingkan dengan.

      3. Untuk memperhalus penapis secara lebih lanjut, klik Dan atau Atau kemudian kriteria lanjut.

        Contohnya, untuk menjana label untuk perniagaan dalam Munich sahaja, anda menentukan rekod yang medan Bandar mengandungi Munich dan medan Nama Syarikat bukan kosong. Jika anda menggunakan Atau dan bukannya Dan dalam penapisan ini, cantum mel anda termasuk semua alamat Munich selain daripada semua alamat yang termasuk nama syarikat, tanpa mengira bandar.

Nota: Jika anda telah memasang perisian pengesahihan alamat pada komputer anda, anda boleh klik Mengesahkan alamat dalam kotak dialog Penerima Cantum Mel untuk mengesahkan alamat penerima anda.

Halaman Atas

Langkah 5: Tambah ruang letak (medan cantum mel) pada label

Selepas anda menyambungkan label anda pada senarai alamat anda, anda bersedia untuk menambahkan ruang letak yang menentukan lokasi alamat akan muncul pada setiap label. Anda juga boleh taipkan teks yang anda ingin ulangi pada setiap label seperti logo syarikat atau alamat kembali anda pada label penghantaran.

Ruang letak untuk alamat dipanggil medan cantum mel. Apabila anda melakukan cantum mel, medan cantum mel akan diisikan dengan maklumat daripada senarai alamat anda. Medan cantum mel dalam Word sepadan dengan pengepala lajur dalam lembaran kerja Excel anda.

Fail data dengan lajur (kategori) dan baris (rekod)

1. Lajur dalam fail data mewakili kategori maklumat. Medan cantum mel yang anda tambahkan pada label merupakan ruang letak bagi kategori ini.

2. Baris dalam fail data mewakili rekod maklumat. Word menjana label bagi setiap rekod apabila anda melaksanakan cantum mel.

Dengan meletakkan medan cantum mel dalam label asal yang anda konfigurasikan dalam dokumen utama label, anda menentukan bahawa anda inginkan kategori maklumat tertentu seperti nama atau alamat, untuk muncul dalam lokasi tersebut.

Medan diselitkan ke dalam dokumen Word

Nota: Apabila anda menyelitkan medan cantum mel ke dalam dokumen utama label, nama medan sentiasa dikelilingi oleh (« »). Chevron ini tidak akan muncul pada label muktamad ia hanya membantu anda membezakan medan dalam dokumen utama label daripada teks biasa.

Halaman Atas

Apakah yang berlaku apabila anda cantum?

Apabila anda melaksanakan cantum mel, maklumat daripada baris pertama dalam fail data menggantikan medan dalam label pertama. Kemudian, maklumat daripada baris kedua dalam fail data menggantikan medan dalam label kedua dan sebagainya.

Mencantum maklumat daripada fail data ke dalam label

Bekerja dengan medan: Contoh   

Apabila anda mereka bentuk label, anda boleh memautkan sebarang tajuk lajur daripada fail data anda ke dalam label.

Contohnya, katakan senarai mel anda adalah untuk pelanggan surat berita anda dan fail data anda termasuk lajur dipanggil ExpireDate yang menyimpan tarikh yang setiap langganan tamat tempoh. Jika anda menyelitkan medan «ExpireDate» dalam dokumen utama label sebelum anda menjalankan cantuman, setiap pelanggan akan melihat tarikh tamat tempoh mereka pada label mel mereka.

Anda boleh menggabungkan medan dan memisahkannya dengan tanda baca. Contohnya, untuk mencipta alamat, anda boleh mengkonfigurasikan medan dalam dokumen utama label seperti berikut:

«Nama Pertama» «Nama Keluarga»

«Alamat Jalan»

«Bandar», «Negeri» «Poskod»

Untuk gabungan yang anda gunakan secara kerap seperti blok alamat dan baris sapaan, Word menyediakan medan komposit yang mengumpulkan sebilangan medan bersama. Contohnya, medan Blok Alamat merupakan gabungan beberapa medan, termasuk nama pertama, nama keluarga, alamat jalan, bandar dan poskod.

Unsur dalam medan Blok Alamat

Anda boleh menyesuaikan kandungan dalam setiap medan komposit ini. Contohnya dalam alamat, anda mungkin ingin memilih format nama yang formal (En. Roger Harui). Dalam sapaan, anda mungkin lebih ingin menggunakan "Kepada" dan bukannya "Yang Dikasihi."

Halaman Atas

Petakan medan cantum mel pada fail data anda

Untuk memastikan Word boleh mencari lajur dalam fail data anda yang sepadan dengan setiap unsur alamat, anda mungkin perlu memetakan cantum mel dalam Word kepada lajur dalam hamparan Excel anda.

Untuk memetakan medan, klik Padankan Medan, dalam kumpulan Medan Tulis & Selitkan pada tab Mel.

Kumpulan Medan Tulis dan Selitkan

Kotak dialog Padankan Medan muncul.

Kotak dialog Padankan Medan

Unsur alamat tersenarai di bahagian kiri. Tajuk lajur dari fail data anda tersenarai di bahagian kanan.

Word mencari lajur yang paling sepadan dengan setiap unsur. Apabila grafik menggambar, Word secara automatiknya memadankan lajur Gelaran fail data kepada Gelaran Kehormat tetapi Word tidak dapat memadankan dengan unsur lain seperti Nama Tengah.

Dalam senarai di bahagian kanan, anda boleh pilih lajur daripada fail data anda yang sepadan dengan unsur di bahagian kiri. Tidak menjadi masalah jika Pengecam Unik dan Nama Tengah tidak sepadan kerana label cantum mel tidak perlu menggunakan setiap medan. Jika anda menambahkan medan yang tidak mengandungi data daripada fail data anda, ia akan muncul dalam dokumen tercantum sebagai ruang letak kosong biasanya baris kosong atau blok ruang kosong.

Halaman Atas

Taipkan kandungan dan tambahkan ruang letak atau medan

  1. Dalam label parap yang anda sediakan (dalam dokumen utama label), taipkan sebarang kandungan yang anda inginnya muncul pada setiap label.

    Untuk menambahkan gambar seperti logo, klik Gambar, dalam kumpulan Ilustrasi pada tab Selitkan.

  2. Klik di tempat anda ingin selitkan medan.

  3. Gunakan kumpulan Medan Tulis & Selitkan pada tab Mel.

    Kumpulan Medan Tulis dan Selitkan

  4. Tambah sebarang daripada berikut:

    • Blok Alamat dengan nama, alamat dan maklumat lain

    • Klik Blok Alamat.

    • Dalam kotak dialog Selitkan Blok Alamat, pilih unsur alamat yang anda ingin sertakan dan format yang anda ingin gunakan kemudian klik OK.

    • Jika kotak dialog Padankan Medan muncul, ini bermaksud Word tidak dapat mencari sesetengah maklumat yang diperlukannya untuk menyelesaikan blok alamat. Klik anak panah di sebelah (tak sepadan), kemudian pilih medan daripada sumber data anda yang sepadan dengan medan yang diperlukan untuk cantum mel.

    • Medan Individu

      Anda boleh menyelitkan maklumat daripada medan individu seperti nama pertama, nombor telefon atau amaun sumbangan daripada penderma. Untuk menambahkan medan dari fail data anda ke dokumen utama label dengan cepat, klik anak panah di sebelah Selitkan Medan Cantum kemudian klik nama medan.

      Untuk menyelitkan medan pilihan lain dalam dokumen, lakukan perkara berikut:

      • Pada tab Mel, dalam kumpulan Medan Tulis & Selitkan, klik Selitkan Medan Cantum.

      • Dalam kotak dialog Selitkan Medan Cantum, lakukan salah satu daripada berikut:

        • Untuk memilih medan alamat yang akan sepadan dengan medan sumber data anda secara automatik, walaupun jika medan tersebut berbeza dengan nama medan dalam Word, klik Medan Alamat.

        • Untuk memilih medan yang sentiasa ambil data terus dari lajur dalam fail data anda, klik Medan Pangkalan Data.

      • Dalam kotak Medan, klik medan yang anda inginkan.

      • Klik Selitkan kemudian klik Tutup.

      • Jika kotak dialog Padankan Medan muncul, ini bermaksud Word tidak dapat mencari sesetengah maklumat yang diperlukannya untuk menyelitkan medan. Klik anak panah di sebelah (tak sepadan), kemudian pilih medan daripada sumber data anda yang sepadan dengan medan yang diperlukan untuk cantum mel.

        Nota: Jika anda menyelitkan medan dari senarai Medan Pangkalan Data kemudian menukar kepada sumber data yang tidak mengandungi lajur dengan nama yang sama, Word tidak dapat menyelitkan maklumat medan tersebut ke dalam dokumen tercantum.

    • Medan tersuai daripada kenalan Microsoft Office Outlook

      Satu-satunya cara untuk menyertakan medan kenalan tersuai dalam dokumen utama anda adalah memulakan cantum mel dari dalam Outlook. Mula-mula sediakan pandangan kenalan anda dengan medan yang anda ingin gunakan dalam cantuman. Kemudian mulakan cantum mel. Selepas anda memilih seting yang anda inginkan, Word mula secara automatik dan anda boleh lengkapkan cantuman.

Halaman Atas

Sediakan pandangan kenalan anda yang termasuk medan cantum

  1. Dalam Kenalan Outlook, pada tab Pandangan, klik Ubah Pandangan kemudian klik Senarai.

  2. Klik kanan tajuk lajur kemudian klik Pemilih Medan pada menu pintas.

  3. Dalam senarai juntai bawah di bahagian atas kotak dialog Pemilih Medan, pilih Medan takrifan pengguna dalam folder.

  4. Seret medan yang anda ingin tambahkan dari kotak dialog ke tajuk lajur. Anak panah merah yang kecil membantu anda menempatkan medan dalam lokasi yang anda inginkan.
    Menyeret medan tersuai dari Pemilih Medan ke dalam pandangan folder Kenalan

    Anda boleh menambahkan medan baru dalam kotak dialog Pemilih Medan dengan mengklik Baru di bahagian bawah.

  5. Selepas anda menambahkan semua medan tersuai anda pada pandangan, tutup kotak dialog Pemilih Medan.

  6. Untuk mengalih keluar medan yang anda tidak ingin sertakan dalam cantum mel, klik nama medan dalam tajuk lajur dalam pandangan Senarai dan seretnya keluar dari tajuk lajur.

Halaman Atas

Jalankan cantum mel daripada Outlook

  1. Dalam Kenalan Outlook, pilih kenalan individu dengan menekan dan menahan Shift dan mengklik untuk memilih satu julat atau dengan menekan dan menahan Ctrl dan mengklik untuk memilih individu. Jika anda ingin menyertakan semua kenalan yang kini kelihatan dalam pandangan, jangan klik sebarang kenalan.

  2. Pada tab Rumah, klik Cantum Mel.

  3. Jika anda telah memilih kenalan individu untuk disertakan dalam cantum mel, klik Kenalan terpilih sahaja. Jika anda ingin sertakan semua kenalan yang kini kelihatan dalam pandangan, klik Semua kenalan dalam pandangan semasa.

  4. Jika anda mengkonfigurasikan pandangan Senarai agar ia memaparkan medan yang anda betul-betul ingin gunakan dalam cantum mel, klik Medan kenalan dalam pandangan semasa. Jika tidak, klik Semua medan kenalan untuk membuatkan semua medan kenalan tersedia dalam cantum mel.

  5. Jika anda ingin menjana dokumen utama baru untuk cantum mel, klik Dokumen baru. Jika tidak, klik Dokumen sedia ada kemudian klik Semak lalu untuk menentukan dokumen yang akan digunakan sebagai dokumen utama.

  6. Jika anda ingin menyimpan kenalan dan medan yang anda telah pilih agar ia boleh digunakan semula, pilih kotak semak Fail kekal kemudian klik Semak Lalu untuk menyimpan fail. Data disimpan dalam dokumen Word sebagai data dibataskan koma.

  7. Di bawah Jenis dokumen, klik Label Mel.

  8. Klik OK. Apabila dokumen terbuka dalam Word, pada tab Mel dalam kumpulan Medan Tulis & Selitkan, klik anak panah di sebelah Selitkan Medan Cantum kemudian klik medan yang anda ingin tambahkan pada dokumen utama label.

  • Selepas anda selesai menyediakan label pertama menurut keinginan anda dalam kumpulan Medan Tulis & Selitkan, klik Kemas Kini Label.

    Word mereplikakan tataletak label pertama pada semua label lain.

  • Anda tidak boleh menaip aksara medan cantum («« »») secara manual atau menggunakan perintah Simbol pada menu Selitkan dalam Word. Anda mesti menggunakan cantum mel.

  • Jika medan cantum muncul dalam kurungan seperti {MERGEFIELD Bandar }, Word memaparkan kod medan dan bukannya hasil medan. Ini tidak akan mempengaruhi cantum mel tetapi jika anda ingin memaparkan hasilnya, klik kanan kod medan kemudian klik Togol Kod Medan

Halaman Atas

Formatkan data tercantum

Program pangkalan data dan hamparan seperti Access dan Excel, menyimpan maklumat yang anda taipkan dalam sel sebagai data mentah. Pemformatan seperti fon dan warna yang anda gunakan dalam Access atau Excel tidak disimpan dengan data mentah. Apabila anda mencantum maklumat dari fail data ke dalam dokumen Word, anda sedang mencantum data mentah tanpa pemformatan yang digunakan.

Untuk memformatkan data dalam dokumen, pilih medan cantum mel dan formatkannya, sebagaimana anda akan memformatkan sebarang teks. Pastikan pemilihan termasuk aksara chevron (« ») yang mengelilingi medan.

Halaman Atas

Langkah 6: Pratonton dan cetak label

Selepas anda telah menambahkan medan pada label asal yang anda telah konfigurasikan dalam dokumen utama label, anda bersedia untuk pratonton hasil cantum mel. Selepas anda berasa puas hati dengan pratonton, anda boleh melengkapkan cantum mel dan mencetak label. Kemudian, anda boleh menyimpan dokumen utama label untuk penggunaan masa hadapan.

Pratonton cantum mel

Anda boleh pratonton label anda dan buat perubahan sebelum anda sebenarnya lengkapkan cantum mel.

Untuk pratonton, lakukan sebarang perkara daripada berikut dalam kumpulan Pratonton Hasil tab Mel:

Petikan skrin tab mel dalam Word, menunjukkan Kumpulan pratonton hasil.

  • Klik Pratonton Hasil.

  • Lihat halaman per halaman setiap label dengan mengklik butang Rekod Berikut dan Rekod Sebelumnya ,dalam kumpulan Pratonton Hasil pada tab Mel.

  • Pratonton dokumen label khusus dengan mengklik Cari Penerima.

Nota: Klik Edit Senarai Penerima, dalam kumpulan Mula Cantum Mel pada tab Mel untuk membuka kotak dialog Penerima Cantum Mel yang anda boleh menapis senarai atau mengalih keluar penerima daripada cantuman jika anda melihat rekod yang anda tidak ingin sertakan.

Nota: Word menggunakan jadual untuk memaparkan helaian label pada halaman. Apabila anda melihat label halaman per halaman, rekod aktif dipaparkan dalam sel pertama jadual dengan rekod berikut dipaparkan dalam sel berikut.

Halaman Atas

Lengkapkan cantum mel

Untuk mencetak label, lakukan perkara berikut:

  1. Pada tab Mel, dalam kumpulan Selesai, klik Selesai & Cantum kemudian klik Cetak Dokumen.

Petikan skrin tab mel dalam Word, menunjukkan perintah selesai & Cantum dan opsyen kerjanya.

  1. Pilih sama ada untuk mencetak seluruh set label, hanya label yang kini kelihatan atau subset khusus bagi label.

Untuk mengubah label individu, lakukan perkara berikut:

  1. Pada tab Mel, dalam kumpulan Selesai, klik Selesai & Cantum kemudian klik Edit Dokumen Individu.

    Petikan skrin tab mel dalam Word, menunjukkan perintah selesai & Cantum dan opsyen kerjanya.

  2. Pilih sama ada anda ingin mengedit seluruh set label, hanya label yang kini kelihatan atau subset khusus bagi label. Word menyimpan label yang anda ingin edit pada fail berasingan.

Halaman Atas

Langkah 7: Simpan label untuk kegunaan masa depan

Ingat bahawa label tercantum yang anda simpan diasingkan daripada label asal yang anda konfigurasikan dalam dokumen utama label. Anda digalakkan untuk menyimpan dokumen utama label jika anda merancang untuk menggunakannya untuk cantum mel lain.

Apabila anda menyimpan dokumen utama label, anda turut menyimpan sambungannya ke fail data. Pada kali berikut anda membuka dokumen utama label, Word akan menggesa anda memilih sama ada mencantum atau tidak maklumat dari fail data ke dalam dokumen utama label sekali lagi.

  • Klik Ya untuk membuka dokumen dengan maklumat daripada rekod pertama yang dicantumkan.

  • Klik Tidak untuk membuatkan Word memutuskan sambungan antara dokumen utama label dan fail data, memformatkan semula dokumen utama label sebagai dokumen Word standard dan menggantikan medan dengan maklumat unik daripada rekod pertama.

Halaman Atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×