Mencipta cantum mel atau e-mel dalam Publisher

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Anda boleh menggunakan cantum mel atau e-mel apabila anda ingin mencipta sejumlah besar dokumen yang kebanyakannya sama tetapi termasuk beberapa maklumat unik. Contohnya, anda boleh menggunakan cantum mel untuk mencipta penerbitan yang secara individu tersuai dengan nota peribadi atau alamat unik dan sapaan. Anda juga boleh menggunakan cantum mel untuk mencipta pengumuman produk yang anda ingin sesuaikan sebelum menghantar kepada individu tertentu. Teks penerbitan adalah sentiasa sama, tetapi nama dan alamat adalah berbeza bagi setiap penerima.

Dalam artikel ini

Pilih Cantum mel atau Cantum e-mel

Mencipta atau menyambung ke Senarai penerima

Menyediakan penerbitan anda

Mencipta penerbitan tercantum

Membatalkan cantuman

Pilih Cantum mel atau Cantum e-mel

Perkara pertama untuk lakukan adalah memilih jika anda mencipta cantum mel untuk pencetakan atau cantum e-mel untuk pengedaran dalam talian.

  • Klik tab mel dan pilih sama ada Cantum mel atau Cantum e-mel.

Mencipta atau menyambung ke Senarai penerima

Untuk melaksanakan cantum mel, anda perlu membuka penerbitan baru atau sedia ada dan kemudian menyambung ke sumber data (fail yang mengandungi maklumat unik yang anda ingin sertakan). Fail data mungkin mengandungi senarai nama dan alamat, data produk atau gambar. Fail data boleh dalam pelbagai format, termasuk:

  • Senarai kenalan Outlook

  • Lembaran kerja Excel

  • Jadual Word

  • Jadual pangkalan data Access

  • Fail teks yang Tab atau koma memisahkan lajur dan perenggan mengembalikan berasingan baris

Anda boleh menyambung ke senarai sedia ada atau sumber data, atau anda boleh mencipta senarai penerima baru. Jika anda ingin gunakan hanya tertentu entri dalam senarai anda, anda boleh menapis senarai anda mengikut kriteria khusus. Anda juga boleh Mengisih item dalam tertib abjad.

Nota: Jika anda ingin cantumkan gambar kepada halaman penerbitan anda, sumber data anda mesti memasukkan sama ada nama fail atau laluan untuk fail gambar yang anda ingin cantumkan. Jangan sertakan sebenar gambar atau imej dalam sumber data anda.

Pilih Penerima daripada reben

Gunakan senarai sedia ada

  1. Klik mel > Pilih penerima > gunakan senarai sedia ada.

    Secara lalai, Publisher menyimpan sumber data dalam folder Saya sumber Data . Anda mungkin perlu semak lalu untuk mencari sumber data anda.

  2. Dalam kotak dialog Pilih sumber Data , klik sumber data yang anda inginkan dan klik Buka.

    Bergantung pada jenis sumber data yang anda pilih, kotak dialog lain mungkin kelihatan meminta maklumat khusus. Contohnya, jika sumber data anda adalah buku kerja Excel dengan maklumat pada berbilang lembaran kerja, anda perlu memilih lembaran kerja yang mengandungi maklumat yang anda inginkan.

Pilih daripada Kenalan Outlook

  1. Klik mel > Pilih penerima > pilih daripada Kenalan Outlook.

    Jika anda digesa untuk memilih profil mel, klik profil yang anda inginkan, dan kemudian klik OK.

  2. Dalam kotak dialog Pilih kenalan , klik senarai kenalan yang anda inginkan, dan kemudian klik OK.

    Semua kenalan dalam folder muncul dalam kotak dialog Penerima Cantum mel , di mana anda boleh menapis dan Mengisih Senarai penerima untuk disertakan dalam cantuman.

Taipkan senarai baru

Jika anda tidak mempunyai senarai sedia ada untuk menyambung ke, anda boleh mencipta senarai baru.

  1. Klik mel > Pilih penerima > taipkan senarai baru.

  2. Dalam kotak dialog Senarai alamat baru , taipkan maklumat untuk entri pertama dalam medan yang berkaitan untuk mel anda.

    Nota: Untuk mengubah lajur lalai, klik Sesuaikan lajur dan menambah, memadam, menamakan semula dan menyusun semula lajur dalam senarai.

  3. Apabila anda selesai memasukkan maklumat untuk entri pertama, klik Entri baru.

  4. Ulangi langkah 2 dan langkah 3 sehingga anda telah selesai menambah entri, dan kemudian klik OK.

  5. Dalam kotak dialog Simpan senarai alamat , taipkan nama untuk senarai alamat dalam kotak Nama fail dan menyimpannya.

    Nota: Secara lalai, Publisher menyimpan senarai alamat dalam folder Saya sumber Data . Cara yang terbaik adalah memastikan senarai alamat di sini kerana ini juga merupakan folder lalai yang Publisher mencari sumber data.

    Semua kenalan dalam senarai baru muncul dalam kotak dialog Penerima Cantum mel , tempat anda boleh menapis dan Mengisih Senarai penerima untuk disertakan dalam cantuman.

Pilih penerima

Dalam kotak dialog Penerima Cantum mel , anda boleh memilih penerima yang anda ingin sertakan dalam cantuman. Pilih kotak semak bersebelahan penerima yang anda ingin masukkan dan kosongkan kotak semak bersebelahan penerima yang anda ingin kecualikan.

Jika anda ingin gunakan hanya tertentu entri dalam senarai anda, anda boleh menapis senarai anda dengan medan khusus atau kriteria. Selepas anda menapis senarai, anda boleh menggunakan kotak semak untuk memasukkan dan mengecualikan rekod.

Menapis item dalam senarai:

  1. Klik anak panah di sebelah tajuk lajur item yang anda ingin gunakan untuk menapis.

  2. Klik mana-mana yang berikut:

    • (Kosong) memaparkan semua rekod yang mana medan yang sepadan adalah kosong.

    • (Bukan kosong) memaparkan semua rekod yang mana medan yang sepadan mengandungi maklumat.

    • (Lanjutan) terbuka Tapis dan Isih kotak dialog, yang anda boleh gunakan untuk menapis berbilang kriteria. Anda juga boleh klik penapis di bawah perhalusi Senarai penerima dalam kotak dialog Penerima Cantum mel untuk membuka kotak dialog Tapis dan Isih .

    • Untuk memilih atau mengosongkan semua item dengan cepat, pilih atau kosongkan kotak semak tajuk lajur.

      Petua: Jika sumber data anda mengandungi rekod yang berkongsi maklumat yang sama, dan terdapat sepuluh atau kurang nilai unik dalam lajur, anda boleh menapis mengikut maklumat khusus. Contohnya, jika terdapat berbilang alamat senarai tersebut Australia sebagai negara/rantau, anda boleh menapis Australia.

      Kotak dialog Penerima Cantum mel memaparkan hanya rekod yang ditentukan. Untuk memaparkan semua rekod lagi, klik (semua).

Jika anda ingin lihat item dalam tertib abjad, anda boleh Mengisih item dalam senarai anda.

Mengisih item dalam senarai:

  • Dalam kotak dialog Penerima Cantum mel , klik tajuk lajur item yang anda ingin Isihkan. Contohnya, jika anda ingin memaparkan senarai mengikut abjad mengikut nama keluarga, klik tajuk lajur Nama keluarga .

  • Untuk mengisih menggunakan berbilang kriteria, dalam kotak dialog Penerima Cantum mel , klik Isih. Dalam Tapis dan Isih kotak dialog yang muncul, pilih kriteria yang anda ingin Isihkan.

Halaman atas

Menyediakan penerbitan anda

Cantum mel mencipta banyak dokumen daripada templat tunggal menggunakan maklumat Ruang letak dan maklumat unik yang ditambahkan pada maklumat Ruang letak pada setiap dokumen. Selepas mendapat Senarai penerima bersama-sama, anda boleh bersedia templat utama.

Menyelitkan kotak teks

  1. Klik selitkan > Lukis kotak teks Imej butang .

  2. Dalam penerbitan anda, tuding ke yang anda ingin satu kotak teks muncul, dan kemudian seret secara pepenjuru sehingga anda mempunyai saiz kotak teks yang anda inginkan.

Menambah teks yang anda inginkan dalam setiap versi

  • Klik dalam kotak teks, dan kemudian taipkan teks yang anda ingin muncul dalam setiap versi penerbitan cantum mel anda.

Menambah medan data penerbitan anda

Selitkan medan cantum mel

  1. Dalam penerbitan cantum mel anda, klik kotak teks yang anda ingin selitkan medan data.

  2. Menyelitkan sebarang perkara berikut:

    • Blok alamat dengan nama, alamat dan maklumat lain:

      1. Dalam Kumpulan medan tulis & selitkan , klik blok alamat.

      2. Dalam kotak dialog Selitkan blok alamat , klik unsur alamat yang anda ingin sertakan dan kemudian klik OK.

        Nota: Jika nama medan data dalam sumber data anda tidak sepadan dengan nama medan yang menggunakan Publisher untuk blok alamat, anda mungkin perlu klik Sepadan dengan medan dalam kotak dialog Selitkan blok alamat . Dalam kotak dialog Padankan medan , gunakan senarai juntai bawah untuk memilih medan daripada sumber data anda yang sepadan dengan medan Publisher.

    • Baris sapaan

      1. Dalam Kumpulan medan tulis & selitkan , klik baris sapaan.

      2. Dalam kotak dialog Baris sapaan , pilih format baris sapaan, yang termasuk sapaan, format nama dan tanda baca yang berikut.

      3. Pilih tersebut teks yang anda ingin muncul dalam situasi apabila Publisher tidak dapat mentafsirkan nama penerima; Contohnya, apabila sumber data mengandungi tiada nama pertama atau terakhir untuk penerima, tetapi hanya nama Syarikat, dan klik OK.

        Nota: Jika nama medan data dalam sumber data anda tidak sepadan dengan nama medan yang menggunakan Publisher untuk baris sapaan, anda mungkin perlu klik Sepadan dengan medan dalam kotak dialog Baris sapaan . Dalam kotak dialog Padankan medan , gunakan senarai juntai bawah untuk memilih medan daripada sumber data anda yang sepadan dengan medan Publisher.

    • Gambar

      1. Dalam Kumpulan medan tulis & selitkan , klik gambar, dan kemudian klik Selitkan gambar medan.

      2. Dalam dialog Selitkan gambar medan , pilih medan gambar untuk menyelitkan.

      3. Nota: Jika anda ingin cantumkan gambar kepada halaman penerbitan anda, sumber data anda mesti memasukkan sama ada nama fail atau laluan untuk fail gambar yang anda ingin cantumkan. Termasuk sebenar gambar atau imej dalam sumber data anda.

    • Medan individu maklumat

      • Dalam Kumpulan medan tulis & selitkan , pilih Selitkan medan Cantumdan klik medan yang anda ingin sertakan dalam kotak teks.

Memformatkan medan data

Anda boleh menggunakan format untuk medan data dan sebarang teks yang anda telah menambah seperti (sapaan Hello) atau sapaan seperti Dear … untuk mengubah penampilan data tercantum. Untuk memformatkan data tercantum, anda perlu memformatkan medan data dalam penerbitan cantum mel anda.

Dalam penerbitan cantum mel anda, pilih medan yang mengandungi maklumat yang anda ingin Formatkan.

  • Jika medan blok alamat atau baris sapaan, dalam Kumpulan medan tulis & selitkan pilih Format.

  • Jika medan medan data individu, pada menu Format alat kotak teks , klik fon, dan kemudian pilih opsyen yang anda inginkan.

  • Jika medan dipilih dikenali oleh penerbit sebagai nombor, Mata Wang, tarikh atau masa, klik Format dan mengubah pemformatan cara jenis medan tersebut dipaparkan.

Pratonton penerima data dalam medan data dalam penerbitan anda

Anda boleh menyemak cara penerbitan anda akan muncul dengan data sebenar medan tercantum.

Untuk pratonton penerbitan anda, klik Pratonton hasil, dan kemudian lakukan salah satu perkara berikut:

  • Untuk pratonton entri dalam tertib, klik navigasi butang Butang Majukan Butang Kembali untuk melihat cara setiap entri akan muncul dalam penerbitan anda tercantum.

    Maklumat daripada rekod pertama sumber data anda mengisi medan cantum. Anda tidak boleh edit entri sumber data anda pada halaman penerbitan anda, tetapi anda boleh memformatkan, mengalih atau memadamkan medan data.

  • Untuk mencari dan pratonton entri khusus dalam sumber data anda, klik Cari penerima, dan kemudian masukkan kriteria carian dalam kotak dialog Cari entri .

Jika perlu, anda boleh membuat perubahan pada Senarai penerima anda. Lakukan sebarang perkara berikut:

  • Untuk mengecualikan penerima tertentu daripada cantuman, klik kecualikan penerima ini.

  • Untuk mengubah Senarai penerima, klik Edit Senarai penerima, dan kemudian buat perubahan anda dalam kotak dialog Penerima Cantum mel .

Selepas anda melengkapkan penerbitan cantum mel anda dan masukkan semua medan cantum, fail > klik Simpan sebagai, nama penerbitan anda dan klik Simpan.

Halaman atas

Mencipta penerbitan tercantum

Untuk mencipta penerbitan tercantum, klik butang selesai & Cantum dan ikuti arahan di bawah untuk mencetak, pratonton, menyimpannya, menambahkan halaman tercantum penerbitan lain atau menghantarnya melalui e-mel.

Lengkapkan cantum mel

Mencetak penerbitan anda tercantum

  1. Klik Cantum ke pencetak.

  2. Dalam ruang Cetak , pilih opsyen yang anda inginkan, dan kemudian klik OK.

    Penting: Untuk mencetak set berbeza data cantum — contohnya, nama yang berbeza dan alamat — pada setiap helai kertas, klik berbilang halaman per helaian dalam seksyen opsyen percetakan . Jika anda memilih berbilang salinan setiap helaian, setiap helai kertas akan mengandungi berbilang salinan bagi data yang sama.

    Cetak berbilang halaman pada setiap helaian

Menyimpan penerbitan tercantum kemudian

Jika anda ingin mengedit halaman tercantum anda, menyimpannya untuk kegunaan kemudian atau mencetaknya pada masa lain, anda boleh mengumpul dan menyimpan semua halaman tercantum anda sebagai satu baru dicantumkan penerbitan yang mengandungi data yang sebenar dan bukannya medan cantum.

  1. Klik Cantumkan kepada penerbitan baru.

  2. Dalam penerbitan baru anda, dalam anak tetingkap tugas Cantum mel , klik Simpan penerbitan ini. Nama penerbitan baru anda dan klik Simpan.

Menambah halaman tercantum penerbitan sedia ada

Jika anda merancang untuk menambah halaman anda tercantum hujung penerbitan sedia ada, pastikan bahawa penerbitan cantum mel anda sepadan dengan penerbitan sedia ada dengan cara berikut:

  • Saiz halaman (ketinggian dan lebar)

  • Pandangan halaman (hamparan satu halaman atau hamparan dua halaman)

  • Jenis penerbitan (web atau cetak)

  • Tertib halaman (kiri ke kanan atau kanan ke kiri)

Publisher menambah tercantum halaman penerbitan baru atau sedia ada tetapi tidak boleh menambahkannya pada penerbitan terbuka. Jika penerbitan yang anda ingin cantum ke dibuka, pastikan Simpan dan tutup sebelum anda melengkapkan cantuman.

  1. Klik Tambah kepada penerbitan sedia ada.

  2. Dalam kotak dialog Buka penerbitan , Cari penerbitan yang anda ingin tambahkan halaman tercantum dan kemudian klik Buka.

  3. Dalam penerbitan sedia ada, klik Simpan penerbitan ini dalam anak tetingkap tugas Cantum mel untuk menyimpan kemas kini anda.

Menghantar mesej e-mel

Jika anda mencipta cantum e-mel satu-satunya opsyen yang tersedia di bawah selesai & Cantum akan Menghantar mesej e-mel.

  1. Klik Hantar mesej e-mel.

  2. Dalam kotak dialog Cantum ke e-mel , pilih medan penerima daripada senarai juntai bawah ke . Dalam kebanyakan kes, ini akan menjadi Alamat e-mel.

  3. Di bawah subjek, taipkan baris subjek. Di bawah item untuk menyelitkan, klik sebarang medan data yang anda ingin selitkan dalam baris subjek.

  4. Klik opsyen untuk menentukan sebarang opsyen lain yang anda inginkan, seperti SK atau Sks penerima atau lampiran mesej, dan klik Hantar.

Menyimpan penerbitan cantum mel

Jika anda juga Menyimpan penerbitan yang mengandungi medan tercantum, anda boleh kembali mengedit medan dan mencipta penerbitan tercantum baru. Untuk menyimpan penerbitan anda tercantum, lakukan yang berikut:

  1. Klik Fail > Simpan.

  2. Berikan nama untuk penerbitan dan klik Simpan.

Halaman atas

Membatalkan cantuman

Anda boleh membatalkan cantum untuk memutuskan sambungan penerbitan cantum mel atau templat cantum Katalog dari sumber data.

  1. Klik tab mel > Pilih penerimadan kemudian klik Batalkan Cantum.

    Batalkan cantum mel

  2. Apabila ditanya jika anda ingin Batalkan cantum, klik Ya.

    Nota: Jika anda membatalkan cantum mel, medan selain daripada medan alamat, baris sapaan, dan blok alamat ditukar menjadi teks biasa.

Halaman atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×