Mencipta Pusat Rekod

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Pusat rekod bertujuan untuk bertindak sebagai repositori pusat yang organisasi boleh menyimpan dan menguruskan semua rekod kerjanya seperti undang-undang atau kewangan. Pusat rekod menyokong seluruh rekod pengurusan proses, daripada rekod koleksi melalui pengurusan rekod pelupusan rekod.

Templat Laman Pusat rekod adalah serupa dengan laman SharePoint lain dalam yang berfungsi sebagai repositori umum untuk dokumen dan mendayakan kerjasama antara pengguna laman. Templat Laman Pusat rekod, Walau bagaimanapun, ialah Laman diprakonfigurasikan direka bentuk secara khusus untuk membantu organisasi yang melaksanakan program pengurusan dan pengekalan rekod mereka. Pengurusan versi, pengauditan, pengurusan metadata, Epenemuan dan penghalaan rekod boleh suai ialah ciri terbina dalam yang boleh membantu anda menguruskan rekod dengan lebih berkesan.

Contoh aliran kerja untuk memegang rekod

Nota: SharePoint juga menyediakan keupayaan untuk menguruskan rekod "setempat." Dengan pengurusan rekod setempat, anda boleh menggunakan sebarang ciri yang tersedia dalam Pusat rekod, seperti penguatkuasaan dasar pengurusan maklumat, penghalaan dan tahan, menguruskan rekod pada mana-mana laman.

Halaman atas

Mentakrifkan rancangan pengurusan rekod

Pada aras tertinggi, Terdapat dua langkah utama terlibat dalam mereka bentuk laman Pusat rekod untuk melaksanakan program pengurusan rekod:

  1. Organisasi mesti membangunkan strategi pengurusan rekod dan rasmi rancangan pengurusan rekod. Ini adalah usaha kerjasama yang melibatkan penyelarasan antara pengurus rekod, pegawai pematuhan, pakar IT dan pekerja maklumat.

  2. Organisasi kemudian mesti mengkonfigurasikan satu atau lebih Laman Pusat rekod untuk melaksanakan bahagian rancangan pengurusan rekod.

Seksyen di bawah merangka unsur utama yang terlibat dalam setiap langkah ini.

Perancangan Pengurusan Rekod

Sebelum organisasi boleh mengkonfigurasi Laman Pusat rekod sebagai penyelesaian pengurusan rekod kerjanya, ia harus membangunkan rancangan formal untuk strategi pengurusan rekod. Rancangan Pengurusan Rekod formal yang khusus yang mungkin unik untuk organisasi individu atau perniagaan. Walau bagaimanapun, rancangan pengurusan rekod hampir semua termasuk dokumen dan proses yang berikut:

Rancangan fail      Rancangan fail menerangkan jenis dokumen atau item yang organisasi memperakui sebagai rekod rasmi perniagaan. Ia menunjukkan tempat rekod ini disimpan, dan ia memberikan maklumat yang membezakan satu jenis rekod daripada yang lain. Rancangan fail berfungsi sebagai koleksi menyeluruh dasar, proses dan garis panduan untuk mencipta, menyimpan dan menguruskan rekod. Rancangan fail harus meliputi semua rekod, tanpa mengira media, termasuk kertas, Blog, wiki, e-mel dan fail elektronik. Ia juga mesti menentukan cara setiap rekod dikelaskan, Keselamatan dan akhirnya musnah. Ia juga harus termasuk pertimbangan khas kategori daripada rekod, seperti rekod sulit, penting, rahsia perdagangan atau istimewa. Akhirnya, rancangan fail mesti tentukan individu yang bertanggungjawab untuk menguruskan setiap jenis rekod.

Pustaka rekod    pustaka rekod adalah asasnya pustaka dokumen yang anda cipta untuk mengklasifikasikan dan menyimpan rekod penting. Anda mencipta pustaka rekod bagi setiap jenis rekod yang anda ingin kekalkan. Rekod secara automatik dihalakan ke pustaka bersesuaian yang berdasarkan seting yang dikonfigurasikan dalam pengatur kandungan.

Jenis kandungan    Anda mencipta jenis kandungan untuk mentakrifkan jenis rekod yang diperlukan oleh organisasi anda untuk menyimpan dan mengenal pasti sebarang sifat yang unik untuk setiap jenis rekod. Dengan mentakrifkan jenis kandungan untuk jenis rekod yang tertentu, organisasi anda boleh memastikan setiap kumpulan ini kandungan diuruskan dalam cara yang konsisten. Dokumen Office, PDF, TIFFs (imej imbasan), e-mel, perbualan mesej segera, video dan rekod fizikal boleh semua dikelaskan dan disimpan dengan jenis kandungan yang anda cipta. Sebarang rekod yang dipanggil "kontrak," contohnya, akan dikendalikan sama cara dan dengan cara yang konsisten dalam SharePoint rekod sistem pengurusan. Menggunakan jenis kandungan untuk mengklasifikasikan dan menyimpan rekod adalah satu kaedah alternatif untuk menggunakan pustaka rekod.

Jadual pengekalan    Jadual pengekalan menentukan tempoh setiap jenis rekod dalam rancangan fail mesti dikekalkan (tempoh pengekalan) dan proses untuk membuang yang apabila mencecah hujung tempoh ini (proses pelupusan). Garis Panduan dalam Jadual pengekalan biasanya berdasarkan keperluan undang-undang, risiko untuk organisasi dan keperluan perniagaan. Selain itu, Jadual pengekalan biasanya memerihalkan risiko pengurusan luar jangkaan yang menentukan tempoh pengekalan untuk setiap jenis rekod.

Dokumen keperluan pematuhan    Dokumen keperluan pematuhan mentakrifkan peraturan untuk sistem yang untuk pengurusan rekod mesti mematuhi, keupayaan mereka mesti mempunyai dan jenis pemantauan biasa yang mereka mesti sokongan untuk memastikan pematuhan.

  • Proses formal untuk menggantung pelupusan rekod      Proses ini biasanya dipanggil penangguhan, butiran cara organisasi menggantung pelupusan rekod apabila berlaku peristiwa seperti litigasi, audit atau penyiasatan.

  • Sistem pemantauan dan pelaporan pengendalian rekod      Memastikan pekerja pemfailan, mencapai dan menguruskan rekod mengikut dasar yang ditentukan dan proses, program pengurusan rekod mesti mempunyai proses atau sistem pemantauan dan pelaporan pada pengendalian rekod.

Halaman atas

Mengkonfigurasikan Laman Pusat rekod

Selepas organisasi terlibat dalam perancangan terperinci pengurusan rekod dan membangunkan formal rancangan untuk pengurusan rekod, ia boleh mencipta dan mengkonfigurasi Laman Pusat rekod untuk membantu ia melaksanakan program ini.

Anda perlu mengambil langkah-langkah berikut untuk mengkonfigurasikan Laman Pusat rekod:

  1. Mencipta rekod pustaka atau senarai untuk mengurus dan menyimpan setiap jenis rekod yang dinyatakan dalam rancangan fail.

    • Kami mengesyorkan anda mencipta satu rekod Pustaka untuk setiap jenis kandungan dalam pelan rekod anda.

    • Apabila rekod diserahkan untuk Pusat rekod, ia dihalakan berkaitan senarai atau pustaka.

  2. Mencipta lajur untuk pustaka dokumen berkaitan, senarai atau jenis kandungan untuk mengandungi dan memaparkan metadata bagi setiap jenis rekod yang dinyatakan dalam rancangan fail.

  3. Tentukan dasar pengurusan maklumat untuk setiap jenis rekod pada laman Pusat rekod. Dasar ini akan mempengaruhi tempoh pengekalan dan keperluan pengauditan yang ditentukan dalam rancangan fail organisasi anda dan pengekalan Jadual.

  4. Mengkonfigurasikan pengatur kandungan untuk menghalakan setiap jenis rekod ke lokasi yang sesuai. Apabila rekod diserahkan untuk laman Pusat rekod, sama ada secara manual atau secara programatik, aplikasi menggunakan ciri ini untuk menentukan cara mengklasifikasikan rekod dalam laman Pusat rekod dan lokasi untuk menghantarkannya.

Halaman atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×