Mencari rekod khusus dalam pangkalan data

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Apabila pangkalan data anda berkembang, mencari rekod khusus akan melibatkan lebih daripada sepintas lalu helaian data. Dalam artikel ini, Ketahui lima cara untuk mencari rekod khusus yang berdasarkan keperluan anda.

Apakah yang anda ingin lakukan?

Menyemak lalu semua rekod

Pergi ke rekod yang khusus

Mencari rekod yang khusus

Penapis untuk melihat bilangan rekod yang terhad

Mencipta pertanyaan untuk mencari rekod khusus

Menyemak lalu semua rekod

Anda boleh menyemak lalu rekod dengan menggunakan kekunci TAB apabila anda ingin bergerak satu rekod pada satu masa, dalam tertib, untuk mencari rekod tertentu. Anda juga boleh menyemak lalu rekod dalam Jadual dalam Pandangan helaian data menggunakan butang Navigasi rekod. Butang Navigasi rekod adalah tersedia di bawah Jadual atau borang.

Butang Navigasi

1. pergi ke dalam rekod yang pertama

2. pergi ke rekod sebelumnya

3. kotak rekod semasa

4. pergi ke rekod berikut

5. pergi ke terakhir rekod

6. membuka rekod baru (kosong)

7. penunjuk penapis

8. kotak carian

Nota: 

  • Apabila anda klik dalam kotak Rekod semasa , anda boleh taipkan nombor rekod dan kemudian tekan ENTER untuk menavigasi ke rekod. Nombor rekod dikira secara berjujukan dari permulaan borang atau helaian data. Tidak sepadan dengan sebarang nilai medan.

  • Untuk mengetahui jika penapis telah digunakan, lihat butang penunjuk penapis. Jika tiada penapis yang digunakan atau semua penapis dikosongkan, ia memaparkan Tiada penapis. Apabila ia memaparkan ditapis, anda boleh klik butang ini untuk mengalih keluar penapis. Begitu juga, apabila ia memaparkan tidak ditapis, anda boleh klik butang ini untuk menggunakan penapis terakhir yang anda gunakan, jika ada.

  • Apabila anda memasukkan teks dalam kotak carian , nilai sepadan yang pertama diserlahkan dalam masa nyata seperti yang anda masukkan setiap aksara. Anda boleh menggunakan ciri ini untuk mencari rekod dengan nilai sepadan dengan cepat.

Halaman Atas

Pergi ke rekod yang khusus

Anda boleh pergi ke rekod yang khusus dalam Access apabila anda tahu rekod yang anda ingin Cari. Pergi ke kotak membolehkan anda memilih rekod tertentu daripada senarai juntai bawah dan biasanya ditambahkan pada borang.

Pergi ke kotak

  • Untuk menavigasi ke rekod yang khusus, klik anak panah di sebelah kanan kotak pergi ke , dan kemudian pilih rekod daripada senarai juntai bawah.

    Nota: Jika anda tahu beberapa aksara pertama dalam rekod yang anda ingin menavigasi, anda boleh menaip aksara tersebut dalam kotak pergi ke untuk membantu anda mencari rekod dengan cepat.

Kotak pergi ke memaparkan cukup data sahaja untuk mengenal pasti setiap rekod unik. Apabila anda memilih rekod daripada senarai, Access memaparkan baki data rekod tersebut dalam kawasan utama borang.

Halaman Atas

Mencari rekod yang khusus

Anda boleh mencari rekod tertentu dalam Jadual atau borang dengan tab Cari dalam kotak dialog Cari dan ganti . Ini adalah pilihan yang berkesan untuk mencari rekod tertentu apabila rekod yang anda ingin Cari memenuhi kriteria tertentu, seperti istilah carian, dan operator perbandingan, seperti "sama dengan" atau "mengandungi".

Nota: Anda hanya boleh menggunakan kotak dialog Cari dan ganti jika Jadual atau borang kini memaparkan data. Ini adalah benar walaupun terdapat rekod tidak kelihatan kerana penapis telah digunakan.

  1. Buka Jadual atau borang, dan kemudian klik medan yang anda ingin Cari.

  2. Pada rumah tab, dalam Kumpulan Cari , klik Cariatau tekan CTRL + F.

    Kotak dialog Cari dan ganti muncul dengan tab Cari dipilih.

  3. Dalam kotak Cari apa , taip nilai yang anda ingin Cari.

  4. Untuk mengubah medan yang anda ingin Cari atau Cari dasar seluruh jadual, klik Opsyen yang sesuai dalam senarai Cari dalam .

    Petua: Senarai padanan mewakili operator perbandingan anda (seperti "sama dengan" atau "mengandungi"). Untuk meluaskan carian anda, dalam senarai padanan , klik Bahagian sebarang medan.

  5. Dalam senarai carian , pilih Semua, dan kemudian klik Cari berikutnya.

  6. Apabila item yang anda mencari diserlahkan, klik Batalkan dalam kotak dialog Cari dan ganti untuk menutup kotak dialog. Rekod yang sepadan dengan syarat anda diserlahkan

Untuk maklumat lanjut tentang cara menggunakan kotak dialog Cari dan ganti , lihat artikel menggunakan kotak dialog Cari dan ganti untuk mengubah data.

Halaman Atas

Penapis untuk melihat bilangan rekod yang terhad

Anda boleh menapis untuk melihat bilangan rekod yang terhad apabila anda ingin melihat rekod yang memenuhi kriteria khusus dan operator perbandingan. Contohnya, untuk memperincikan rekod yang dipaparkan dengan cepat, klik kanan medan nilai yang anda ingin Padankan dan kemudian pilih sama dengan, Tidak sama dengan, mengandungiatau Tidak mengandungi di bahagian bawah menu pintas. Penapis boleh dihidupkan atau dimatikan, yang memudahkan bertukar antara pandangan ditapis dan tidak ditapis data yang sama. Berbeza dengan carian, penapis hanya had yang rekod yang dipaparkan.

  1. Untuk menggunakan penapis yang berdasarkan pada pemilihan, buka Jadual atau borang.

  2. Untuk memastikan bahawa jadual atau borang tidak telah ditapis, pada rumah tab, dalam Kumpulan Isih & Tapis , klik lanjutan, dan kemudian klik Kosongkan Semua penapis, jika perintah yang tersedia.

  3. Navigasi ke dalam rekod yang mengandungi nilai yang anda ingin gunakan sebagai sebahagian daripada penapis, kemudian klik dalam lajur (dalam pandangan helaian data) atau kawalan (dalam pandangan borang, laporan atau tataletak). Untuk menapis berdasarkan pemilihan separa, pilih hanya aksara yang anda inginkan.

  4. Pada rumah tab, dalam Kumpulan Isih & Tapis , klik pilihan, dan kemudian klik penapis yang anda ingin gunakan.

  5. Untuk menapis medan lain berdasarkan pilihan, ulangi langkah 3 dan 4.

Untuk maklumat lanjut tentang cara untuk menggunakan penapis, lihat artikel penapis: mengehadkan bilangan rekod dalam pandangan.

Halaman Atas

Mencipta pertanyaan untuk mencari rekod khusus

Teknik yang anda boleh gunakan untuk mencari dan menapis rekod adalah sangat berguna untuk mencari rekod khusus untuk kes dilakukan. Walau bagaimanapun, anda mungkin ingin melaksanakan operasi carian atau penapis yang sama secara kerap. Selain menghasilkan set langkah carian dan penapis setiap kali, anda boleh mencipta pertanyaan. Pertanyaan merupakan cara yang berkesan dan fleksibel untuk mencari rekod khusus kerana ia membolehkan anda melaksanakan carian tersuai, menggunakan penapis tersuai dan Mengisih rekod. Anda boleh membina pertanyaan anda sendiri untuk membantu anda memfokus pada rekod khusus dan menjawab soalan yang khusus. Sebaik sahaja dicipta, pertanyaan boleh disimpan dan digunakan semula, dan juga boleh digunakan dalam membina borang dan laporan.

Apabila anda menggunakan pertanyaan carian atau penapis, anda menggunakan kriteria yang berdasarkan pada jenis data yang anda cari. Jenis maklumat yang disimpan sebagai jenis data yang berlainan. Contohnya, hari lahir disimpan sebagai data tarikh/masa, manakala nama disimpan sebagai data teks.

Kadangkala, anda tidak dapat mencari rekod tertentu yang anda tahu wujud. Ini boleh berlaku jika anda melihat rekod dalam borang atau pertanyaan yang memaparkan rekod tertentu kerana nilai medan tertentu. Contoh berikut menunjukkan cara menggunakan pertanyaan untuk mencari rekod.

Katakan anda menggunakan pangkalan data yang dicipta menggunakan templat Microsoft Office Access 2007 isu untuk menjejak isu. Jadual isu mempunyai medan yang dinamakan Status, yang menunjukkan sama ada isu tertentu adalah aktif, diselesaikan atau tertutup. Anda boleh mencipta pertanyaan yang memaparkan isu status yang ditutup dengan mengikuti langkah berikut:

  1. Pada tab Cipta dalam kumpulan Lain, klik Reka Bentuk Pertanyaan.

  2. Dalam kotak dialog Tunjukkan Jadual , dwiklik isu, dan kemudian klik tutup.

  3. Dalam pereka bentuk pertanyaan, dwiklik asterisk (*) dalam Jadual isu . Ini membantu memastikan pertanyaan akan memaparkan semua medan daripada rekod yang ia mengembalikan.

    Issues.* muncul dalam lajur pertama grid Reka bentuk, dalam baris medan . Ini menunjukkan semua medan daripada jadual isu harus dikembalikan.

  4. Dalam pereka bentuk pertanyaan, dwiklik Status pada jadual isu .

    Status muncul dalam lajur kedua dalam grid Reka bentuk, dalam baris medan .

  5. Dalam lajur kedua pada grid Reka bentuk, kosongkan kotak semak dalam baris Tunjukkan . Ini membantu memastikan bahawa pertanyaan tidak memaparkan medan Status.

    Jika anda tidak mengosongkan kotak semak Tunjukkan dalam lajur Status, medan Status akan dipaparkan dua kali dalam hasil pertanyaan.

  6. Dalam lajur kedua pada grid Reka bentuk, dalam baris kriteria , taipkan = "Ditutup". Ini adalah kriteria carian anda. Ini adalah cara anda memastikan pertanyaan akan mengembalikan hanya rekod tersebut di mana nilai Status "ditutup."

    Nota: Dalam contoh ini, kriteria carian hanya satu digunakan. Anda boleh menggunakan banyak kriteria carian untuk sebarang carian tertentu dengan menambah kriteria untuk lebih banyak medan, dan menggunakan baris atau dan baris tambahan di bawah atau.

    Pertanyaan anda telah sedia untuk menjalankan, dan kelihatan seperti ini:

    Grid reka bentuk pertanyaan

  7. Pada tab Reka Bentuk dalam kumpulan Hasil, klik Jalankan.

    Nota: Melainkan anda telah mula Penjejakan isu dan oleh itu mempunyai data dalam Jadual isu — dan anda telah mengesetkan status sekurang-kurangnya satu isu untuk "Tertutup" — pertanyaan akan mengembalikan sebarang hasil. Namun, anda boleh menyimpan pertanyaan dan menggunakannya pada bila-bila masa pada masa hadapan.

  8. Tekan CTRL+S untuk menyimpan pertanyaan.

  9. Dalam kotak dialog Simpan sebagai , taipkan nama untuk pertanyaan dalam medan Nama pertanyaan , seperti Isu ditutup, dan kemudian klik OK.

Anda kini mempunyai pertanyaan yang memaparkan isu status yang ditutup.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang cara untuk mencipta pertanyaan untuk membantu anda mencari rekod, lihat artikel Pilih data menggunakan pertanyaan.

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai kriteria carian dan penapis, lihat artikel contoh kriteria pertanyaan.

Halaman Atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×