Mencantum mel menggunakan hamparan Excel

Mencantum mel menggunakan hamparan Excel

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Cantum mel digunakan untuk mencipta berbilang dokumen sekaligus. Dokumen ini mempunyai tataletak yang sama, pemformatan, teks dan grafik. Hanya khusus seksyen setiap dokumen yang berbeza dan yang diperibadikan. Dokumen yang Word boleh cipta dengan cantum mel termasuk pukal label, Surat, sampuldan e-mel. Terdapat tiga dokumen yang terlibat dalam proses cantum mel:

  • Dokumen utama anda

  • Sumber data anda

  • Dokumen tercantum anda

Anda boleh mengetahui lebih lanjut tentang cara menggunakan excel data untuk cantum mel dalam video berikut yang merupakan sebahagian daripada kursus latihan - bawa cantuman mel ke tahap berikut

Langkah 1: Sediakan data dalam Excel untuk cantum mel

Langkah yang paling penting dalam proses cantum mel adalah untuk menyediakan dan menyediakan data anda. Anda akan menggunakan hamparan Excel anda sebagai sumber data untuk Senarai penerima.

Berikut adalah beberapa petua untuk menyediakan data anda untuk cantum mel. pastikan:

  • Nama lajur dalam hamparan anda sepadan dengan nama medan yang anda ingin selitkan dalam cantum mel anda. Contohnya, untuk pembaca alamat dengan nama pertama mereka dalam dokumen anda, anda akan memerlukan memisahkan lajur nama pertama dan keluarga.

  • Semua data untuk dicantumkan adalah hadir dalam helaian pertama hamparan anda.

  • Entri data dengan peratusan, Mata Wang dan Poskod dengan betul diformatkan dalam hamparan agar Word dengan betul boleh membaca nilainya.

  • Hamparan Excel untuk digunakan dalam cantum mel disimpan pada mesin setempat anda.

  • Perubahan atau penambahan ke hamparan anda diselesaikan sebelum ia disambungkan ke dokumen cantum mel anda dalam Word.

Nota: 

  • Anda boleh mengimport maklumat dari hamparan Excel anda dengan mengimport maklumat daripada nilai dipisahkan koma (.csv) atau fail teks (.txt) dan menggunakan Bestari Import teks untuk membina hamparan baru.

  • Untuk maklumat lanjut, lihat bersedia sumber data Excel anda untuk cantum mel dalam Word.

Langkah 2: Memulakan cantum mel

  1. Dalam Word, pilih fail > baru > dokumen kosong.

  2. Pada tab mel , dalam Kumpulan cantum mel mula , pilih mula Cantum mel, dan kemudian pilih jenis cantum yang anda ingin jalankan.

    Petikan skrin tab mel dalam Word, menunjukkan perintah mula Cantum mel dan senarai opsyen yang tersedia untuk jenis cantum yang anda ingin jalankan.

  3. Pilih Pilih penerima > gunakan senarai sedia ada.

    Petikan skrin tab mel dalam Word, menunjukkan perintah Pilih penerima dengan menggunakan opsyen senarai sedia ada dipilih.

  4. Semak lalu ke hamparan Excel anda, dan kemudian pilih Buka.

  5. Jika Word menggesa anda, pilih Sheet1$ > OK.

    Nota: Kini hamparan Excel disambungkan ke dokumen cantum mel yang anda cipta dalam Word.


Mengedit senarai mel anda

Anda boleh mengehadkan individu yang menerima mel anda.

  1. Pilih Edit Senarai penerima.

    Petikan skrin tab mel dalam Word, menunjukkan perintah Edit Senarai penerima sebagai diserlahkan.

  2. Dalam kotak dialog Penerima Cantum mel , kosongkan kotak semak di sebelah nama mana-mana individu yang anda tidak ingin menerima mel anda.

    Pilih baris dengan menandakan kotak semak

    Nota: Anda juga boleh Mengisih atau menapis senarai untuk menjadikannya lebih mudah untuk mencari nama dan alamat. Untuk maklumat lanjut tentang pengisihan dan penapisan item, lihat Mengisih dan menapis data untuk cantum mel.

Langkah 3: Menyelitkan medan cantum

Anda boleh menyelitkan satu atau lebih medan cantum mel yang menarik maklumat daripada hamparan anda ke dalam dokumen anda.

Untuk menyelitkan blok alamat untuk sampul, label, mesej e-mel atau Surat

  1. Pada tab mel , dalam Kumpulan medan tulis & selitkan , pilih Blok alamat.

    Selitkan medan cantum Blok Alamat

  2. Dalam kotak dialog Selitkan blok alamat , pilih format untuk nama yang akan muncul pada sampul.

    Opsyen blok alamat

  3. Pilih OK.

  4. Pilih Fail > Simpan.

Untuk menyelitkan baris sapaan dalam mesej e-mel atau Surat

  1. Pada tab mel , dalam Kumpulan medan tulis & selitkan , pilih Baris sapaan.

    Petikan skrin tab mel dalam Word, menunjukkan perintah baris sapaan sebagai diserlahkan.

  2. Dalam kotak dialog Selitkan baris sapaan , lakukan yang berikut:

    • Di bawah format baris sapaan , ubah sapaan yang jika perlu dengan memilih sapaan (kepada adalah lalai), format untuk nama penerima dan tanda baca penutup yang (koma adalah lalai).

      dan

    • Di bawah baris untuk nama penerima tidak sah sapaan, pilih opsyen dalam senarai sapaan.

  3. Pilih OK.

  4. Pilih Fail > Simpan.

Untuk menyelitkan data daripada hamparan anda dalam mesej e-mel atau Surat

  1. Pada tab mel , dalam Kumpulan medan tulis & selitkan , pilih Selitkan medan Cantum.

  2. Dalam kotak dialog Selitkan medan Cantum , di bawah medan, pilih nama medan (nama lajur dalam hamparan anda), dan kemudian pilih selitkan.

  3. Ulangi langkah 2 sebagaimana perlu, dan pilih tutup apabila selesai.

  4. Pilih Fail > Simpan.

Untuk maklumat lanjut tentang menambah medan daripada hamparan anda ke dokumen cantum, lihat menyelitkan medan cantum mel. Dan jika anda berminat untuk pembelajaran lanjut tentang opsyen untuk menyediakan mesej e-mel, lihat cantum e-mel dalam Word.

Langkah 4: Pratonton dan menyelesaikan cantuman mel

Selepas anda menyelitkan medan cantum yang anda inginkan, pratonton hasil untuk mengesahkan bahawa kandungan adalah bersetuju. dan anda sudah bersedia untuk melengkapkan proses cantum.

  1. Pada tab mel , pilih Pratonton hasil.

    Petikan skrin tab mel dalam Word, menunjukkan Kumpulan pratonton hasil.

  2. Pilih seterusnya Butang rekod berikut untuk cantum mel pratonton hasil atau butang rekod Butang rekod sebelumnya untuk cantum mel pratonton hasil sebelumnyauntuk beralih melalui rekod dalam sumber data anda dan melihat cara rekod akan muncul dalam dokumen.

  3. Dalam Kumpulan selesai , pilih selesai & Cantumdan pilih Cetak dokumen atau Hantar mesej e-mel.

    Petikan skrin tab mel dalam Word, menunjukkan perintah selesai & Cantum dan opsyen kerjanya.

Langkah 5: Simpan cantum mel anda

Apabila anda menyimpan dokumen cantum mel, ia kekal disambungkan ke sumber data anda. Anda boleh menggunakan semula dokumen cantum mel untuk mel pukal anda yang seterusnya.

  • Buka dokumen cantum mel dan pilih Ya apabila Word menggesa anda untuk memastikan sambungan.

Lihat juga

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×