Menambah satu atau lebih rekod kepada pangkalan data

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Artikel ini menerangkan cara anda boleh memasukkan data ke dalam pangkalan data Access dan menyediakan maklumat latar yang diperlukan untuk memahami proses entri data yang pelbagai. Artikel ini juga menerangkan cara untuk menggunakan beberapa teknik entri data dalam Access.

Dalam artikel ini

Asas menambah rekod

Menambah rekod terus pada jadual dalam pandangan helaian data

Menambah rekod dengan menggunakan borang

Mengedit item dalam medan carian

Masukkan rentetan panjang sifar

Menambah rekod dengan mengimport atau memaut ke data

Kaedah untuk menjimatkan masa apabila memasukkan data

Asas menambah rekod

Untuk memasukkan data tepat dan dengan cepat dalam pangkalan data Access, ia membantu memahami beberapa asas tentang cara pangkalan data berfungsi. Maklumat dalam seksyen berikut menerangkan beberapa prinsip struktur dan reka bentuk asas yang mengawal cara anda memasukkan data.

Cara Reka bentuk pangkalan data mempengaruhi entri data

Pangkalan data Access bukan fail dalam munasabah sama sebagai dokumen Microsoft Word atau dek slaid Microsoft PowerPoint. Sebaliknya, pangkalan data Access ialah koleksi objek — Jadual, borang, laporan, pertanyaan dan sebagainya — yang mesti bekerja bersama-sama untuk pangkalan data untuk berfungsi dengan baik.

Selain itu, objek tersebut mesti mematuhi set reka bentuk prinsip atau pangkalan data akan tidak berfungsi atau gagal sepenuhnya. Seterusnya, prinsip reka bentuk tersebut mempengaruhi cara anda memasukkan data. Ingatlah fakta-fakta ini tentang objek pangkalan data dan reka bentuk semasa anda meneruskan proses.

  • Access menyimpan semua data dalam satu atau lebih Jadual. Bilangan jadual yang anda gunakan bergantung pada reka bentuk dan kerumitan pangkalan data. Walaupun anda boleh melihat data dalam borang, laporan, atau dalam hasil yang dikembalikan oleh pertanyaan, Access menyimpan data sahaja dalam Jadual dan objek lain dalam pangkalan data yang dibina di atas jadual tersebut.

  • Setiap Jadual harus menerima hanya satu jenis data. Contohnya, Jadual maklumat kenalan perniagaan sepatutnya mengandungi maklumat jualan. Jika tidak, mencari maklumat yang betul boleh menjadi sukar, jika tidak mustahil.

  • Biasanya, setiap medan dalam Jadual menerima hanya satu jenis data. Contohnya, anda tidak boleh menyimpan nota dalam medan yang disetkan untuk menerima nombor. Jika anda cuba masukkan teks dalam medan seperti itu, Access memaparkan mesej ralat. Walau bagaimanapun, yang bukan peraturan keras, pantas. Contohnya, anda boleh menyimpan nombor (seperti Poskod) dalam medan yang disetkan kepada jenis data teks, tetapi anda tidak boleh melakukan pengiraan pada data tersebut.

  • Dengan beberapa pengecualian, medan dalam rekod yang patut menerima hanya satu nilai. Contohnya, anda boleh memasukkan lebih daripada satu alamat dalam medan alamat. Ini adalah berbanding Microsoft Excel, yang secara lalai, membenarkan anda untuk memasukkan sebarang nombor nama atau alamat atau imej dalam sel tunggal melainkan anda mengesetkan sel tersebut untuk menerima terhad jenis data.

    Walau bagaimanapun, anda boleh memasukkan senarai terbatas item dalam medan yang disetkan kepada jenis data teks atau Memo. Selain itu, Access menyediakan ciri yang dipanggil medan berbilang nilai. Anda menggunakan medan berbilang nilai untuk melampirkan berbilang bahagian data rekod tunggal, dan untuk mencipta senarai yang menerima berbilang nilai. Contohnya, anda boleh melampirkan dek slaid Microsoft PowerPoint dan sebarang nombor imej pada rekod dalam pangkalan data anda. Anda juga boleh mencipta senarai nama dan pilih sebagai banyak nama tersebut sebagaimana perlu. Gunakan medan berbilang nilai mungkin kelihatan pemisah peraturan Reka bentuk pangkalan data kerana anda boleh menyimpan lebih daripada satu rekod per medan jadual, tetapi sebenarnya tidak, kerana Access menguatkuasakan peraturan "di sebalik tabir," dengan menyimpan data dalam Jadual khas, tersembunyi.

  • Dalam versi terdahulu Access (sebelum 2007), anda mempunyai untuk mereka bentuk dan mencipta sekurang-kurangnya satu jadual sebelum anda boleh memasukkan data. Anda telah memutuskan medan yang untuk menambahkan Jadual, dan anda telah mengesetkan jenis data untuk setiap medan. Dalam versi lebih baru Access, anda kini boleh membuka jadual kosong dan mula memasukkan data. Capaian akan mentaadbir jenis data bagi medan yang berdasarkan apa yang anda masukkan.

Maklumat lanjut

Maklumat dalam seksyen ini menyentuh pada reka bentuk pangkalan data, Reka bentuk jadual dan ciri yang digelar medan berbilang nilai.

Pautan berikut membawa anda ke artikel yang menyediakan maklumat lanjut tentang subjek tersebut.

Cara jenis data yang mempengaruhi cara anda memasukkan data

Apabila anda mereka bentuk jadual pangkalan data, anda memilih jenis data untuk setiap medan dalam jadual tersebut, proses yang membantu memastikan entri data yang lebih tepat. Contohnya, katakan anda membuka jadual kosong dan masukkan set angka jualan. Capaian kemudian infers jenis data nombor untuk medan. Jika seseorang cuba masukkan teks dalam medan tersebut, Access memaparkan dan ralat mesej dan tidak akan membolehkan pengguna menyimpan rekod diubah — langkah yang membantu melindungi data anda.

Tunjukkan cara untuk melihat jenis data

Dalam anak tetingkap navigasi, lakukan salah satu yang berikut:

  • Dwiklik jadual yang anda inginkan untuk menyiasat, buka Jadual dalam pandangan helaian data. Pada tab medan , dalam Kumpulan pemformatan , lihat nilai dalam senarai jenis Data. Ambil perhatian, jika anda menggunakan Access 2007, anda akan mendapati senarai ini pada tab helaian data , dalam Kumpulan jenis Data & pemformatan . Perubahan nilai apabila anda meletakkan kursor dalam pelbagai medan dalam jadual anda. Rajah ini menunjukkan senarai:

    Senarai Jenis Data

  • Klik kanan jadual yang anda ingin menyiasat dan klik Pandangan Reka bentuk.

    Access membuka jadual dalam grid Reka bentuk dan Seksyen atas grid menunjukkan yang nama dan jenis data bagi setiap medan jadual. Rajah ini menunjukkan Jadual lazim dalam grid Reka bentuk.

    Medan dalam pandangan Reka Bentuk

Jenis data yang anda setkan untuk setiap medan jadual menyediakan aras pertama mengawal apa yang anda boleh dan tidak boleh memasukkan ke dalam medan. Dalam sesetengah kes, seperti apabila bekerja dengan medan Memo, anda boleh masukkan sebarang data yang anda inginkan. Dalam kes lain, seperti apabila bekerja dengan medan Autonombor, taipkan data seting untuk medan menghalang anda daripada memasukkan sebarang maklumat pada semua. Jadual berikut menyenaraikan jenis data yang Access menyediakan dan menerangkan cara ia mempengaruhi entri data.

Jenis data

Kesan pada entri data

Teks

Medan teks terima aksara teks atau berangka, termasuk terbatas senarai item. Medan teks menerima lebih kecil bilangan aksara daripada medan Memo — dari 0 hingga 255 aksara. Dalam sesetengah kes, anda boleh menggunakan fungsi penukaran untuk melaksanakan pengiraan pada data dalam medan teks. Sila ambil perhatian permulaan dalam Access 2013, data teks jenis telah dinamakan semula teks Pendek.

Memo

Anda boleh memasukkan jumlah besar teks dan data berangka dalam jenis medan ini. Juga, jika Reka bentuk pangkalan data set medan untuk menyokong pemformatan teks beraneka, anda boleh menggunakan jenis pemformatan yang biasa dalam program pemprosesan perkataan, seperti Word. Contohnya, anda boleh menggunakan fon yang berbeza dan saiz fon pada aksara khusus dalam teks anda dan menjadikannya tebal atau italik dan sebagainya. Anda juga boleh menambah tag Bahasa penanda hiperteks (HTML) ke data.

Selain itu, medan Memo mempunyai sifat yang dipanggil Tambah sahaja. Apabila anda mendayakan sifat itu, anda boleh menambah data baru pada medan Memo, tetapi anda tidak boleh mengubah data sedia ada. Ciri ini bertujuan untuk digunakan dalam aplikasi seperti isu Penjejakan pangkalan data, yang anda mungkin perlu menyimpan rekod kekal yang kekal berubah. Apabila anda meletakkan kursor dalam medan Memo dengan Menambah hanya sifat didayakan secara lalai, teks dalam medan hilang. Anda tidak boleh menggunakan sebarang perubahan pemformatan atau lain-lain pada teks.

Sila ambil perhatian permulaan dalam Access 2013, data Memo jenis telah dinamakan semula untuk Teks panjang.

Seperti medan teks, anda juga boleh menjalankan fungsi penukaran terhadap data dalam medan Memo.

Nombor

Anda boleh memasukkan nombor sahaja dalam jenis medan ini, dan anda boleh melakukan pengiraan pada nilai dalam medan nombor.

Jumlah besar

Anda boleh memasukkan nombor sahaja dalam jenis medan ini, dan anda boleh melakukan pengiraan pada nilai dalam medan nombor yang besar. Ambil perhatian, jenis data nombor besar hanya tersedia dalam versi langganan Office 365 Access.

Tarikh/Masa

Anda boleh memasukkan tarikh dan masa dalam jenis medan ini. Bergantung pada cara Reka bentuk pangkalan data set medan, anda mungkin hadapi syarat ini:

  • Jika Reka bentuk pangkalan data mengeset topeng input untuk medan (siri aksara Ruang letak dan harfiah yang muncul apabila anda memilih medan), anda mesti masukkan data dalam ruang dan format yang menyediakan topeng. Contohnya, jika anda melihat topeng seperti MMM_DD_YYYY, anda mesti menaip 2017 11 Okt dalam ruang yang disediakan. Anda tidak boleh memasukkan nama penuh bulan, atau nilai tahun dua digit.

  • Jika Reka bentuk yang tidak mencipta topeng input untuk mengawal cara anda memasukkan tarikh atau masa, anda boleh memasukkan nilai yang menggunakan sebarang tarikh yang sah atau format masa. Contohnya, anda boleh menaip 11 Okt 2017, 10/11/17, 11 Oktober 2017, dan sebagainya.

  • Reka bentuk pangkalan data mungkin menggunakan format paparan untuk medan. Dalam kes ini, jika topeng input persembahkan, anda boleh memasukkan nilai dalam hampir sebarang format tetapi Access memaparkan tarikh selaras dengan format paparan. Contohnya, anda boleh memasukkan 10/11/2017 tetapi format paparan mungkin mengesetkan agar ia memaparkan nilai sebagai 11-Okt-2017.

Mata Wang

Anda boleh memasukkan nilai Mata Wang sahaja dalam jenis medan ini. Juga, anda tidak perlu memasukkan simbol Mata Wang secara manual. Secara lalai, Access menggunakan simbol Mata Wang (¥, £, $ dan sebagainya) ditentukan dalam seting rantau Windows anda.

AutoNombor

Anda tidak boleh memasukkan atau mengubah data dalam medan jenis ini pada bila-bila masa. Capaian menambahkan nilai dalam medan Autonombor apabila anda menambah rekod baru pada jadual.

Terhitung

Anda tidak boleh memasukkan atau mengubah data dalam medan jenis ini pada bila-bila masa. Hasil medan ini ditentukan oleh ungkapan yang anda tentukan. Access mengemas kini nilai dalam medan terhitung apabila anda menambah atau mengedit rekod baru pada jadual. Nota, jenis data terhitung telah ditambah ke Access permulaan dalam Access 2010.

Ya/Tidak

Apabila anda klik medan yang disetkan kepada jenis data ini, Access memaparkan kotak semak atau senarai juntai bawah, bergantung pada cara anda memformatkan medan. Jika anda memformatkan medan untuk menunjukkan senarai, anda boleh memilih sama ada Ya atau tidak, benar atau palsu, atau atau mematikan dari senarai, sekali lagi bergantung pada format yang digunakan untuk medan. Anda tidak boleh memasukkan nilai dalam senarai atau mengubah nilai dalam senarai terus dari borang atau jadual.

Objek OLE

Anda menggunakan jenis medan ini apabila anda ingin memaparkan data daripada fail yang dicipta dengan program lain. Contohnya, anda boleh memaparkan fail teks, carta Excel atau dek slaid PowerPoint dalam medan objek OLE.

Lampiran menyediakan cara yang lebih cepat, lebih mudah dan lebih fleksibel untuk melihat data daripada program lain. Lihat entri lampiran, dalam Jadual ini, untuk maklumat lanjut.

Hiperpautan

Anda boleh masukkan sebarang data dalam medan jenis ini dan capaian membalut dalam alamat Web. Contohnya, jika anda menaip nilai dalam medan, Access mengelilingi teks anda dengan http://www. your_text.com. Jika anda memasukkan alamat Web yang sah, ia akan berfungsi dengan pautan anda. Jika tidak, pautan anda akan mengakibatkan mesej ralat. Juga, mengedit Hiperpautan sedia ada boleh menjadi sukar kerana mengklik Hiperpautan medan dengan tetikus anda memulakan pelayar anda dan membawa anda ke Laman yang ditentukan dalam pautan. Untuk mengedit medan Hiperpautan, anda pilih medan yang bersebelahan, tekan kekunci TAB atau anak panah untuk mengalihkan fokus kepada medan Hiperpautan, dan kemudian tekan F2 untuk mendayakan pengeditan.

Lampiran

Anda boleh melampirkan data daripada program lain pada jenis medan ini, tetapi anda tidak dapat menaip atau masukkan teks atau data berangka.

Untuk maklumat tentang menggunakan medan lampiran, lihat artikel melampirkan fail atau grafik kepada rekod dalam pangkalan data anda.

Bestari Carian

Bestari carian bukan jenis data. Sebaliknya, anda menggunakan Bestari untuk mencipta dua jenis senarai juntai bawah: nilai senarai dan medan carian. Senarai nilai menggunakan senarai terbatas item yang anda masukkan secara manual apabila anda menggunakan Bestari carian. Nilai tersebut boleh berasingan daripada data atau objek dalam pangkalan data anda.

Sebaliknya, medan carian menggunakan pertanyaan untuk mengambil data daripada satu atau lebih Jadual lain dalam pangkalan data atau dalam lokasi lain seperti pelayan yang menjalankan SharePoint. Medan carian kemudian memaparkan data dalam senarai juntai bawah. Secara lalai, Bestari carian set medan jadual untuk jenis data nombor.

Anda boleh bekerja dengan medan carian terus dalam Jadual, dan juga dalam borang dan laporan. Secara lalai, nilai dalam medan carian muncul dalam jenis kawalan senarai yang dipanggil kotak kombo — senarai yang mempunyai anak panah juntai bawah: Senarai carian kosong . Bergantung pada cara Reka bentuk pangkalan data mempunyai mengesetkan medan carian dan kotak kombo, anda boleh mengedit item dalam senarai dan menambah item pada senarai. Untuk berbuat sedemikian, Reka bentuk pangkalan data perlu mengesetkan sifat bagi medan carian (sifat dipanggil Hadkan kepada senaraidan reka bentuk yang mempunyai untuk mematikannya).

Jika anda tidak boleh terus mengedit nilai dalam senarai carian, anda perlu menambah atau mengubah data dalam senarai nilai yang dipratentukan atau dalam Jadual yang berfungsi sebagai sumber untuk medan carian. Untuk maklumat tentang melakukannya, lihat mengedit item dalam medan carian, dalam artikel ini.

Akhirnya, apabila anda mencipta medan carian, anda boleh secara pilihan menyediakannya untuk menyokong berbilang nilai. Apabila anda berbuat demikian, senarai hasil memaparkan kotak semak di sebelah setiap item senarai, dan anda boleh memilih atau mengosongkan sebagai banyak item sebagaimana perlu. Rajah ini menggambarkan senarai berbilang nilai biasa:

Senarai kotak semak

Untuk maklumat tentang mencipta medan Carian Berbilang nilai dan menggunakan senarai terhasil, lihat artikel menggunakan senarai yang menyimpan berbilang nilai dan panduan medan berbilang nilai.

Nota: Jenis data lampiran, terhitung dan jumlah besar tidak tersedia dalam format fail .mdb.

Bagaimana sifat medan jadual mempengaruhi cara anda memasukkan data

Selain daripada prinsip reka bentuk yang mengawal struktur pangkalan data dan jenis data yang mengawal apa yang anda boleh masukkan dalam medan diberikan, beberapa sifat medan juga boleh mempengaruhi cara anda masukkan data ke dalam pangkalan data Access.

Melihat sifat untuk medan jadual

Access menyediakan dua cara untuk melihat sifat untuk medan jadual. Anda boleh menggunakan kawalan pada tab helaian data , atau anda boleh membuka jadual dalam pandangan Reka bentuk. Set langkah berikut menerangkan cara untuk menggunakan teknik kedua-dua.

Melihat sifat Jadual pada tab helaian data

  1. Dalam anak tetingkap navigasi, dwiklik jadual yang anda ingin gunakan.

  2. Klik tab medan dan gunakan kawalan dalam Kumpulan pemformatan untuk melihat sifat untuk setiap medan jadual. Ambil perhatian, jika anda menggunakan Access 2007, anda akan mendapati senarai ini pada tab helaian data , dalam Kumpulan jenis Data & pemformatan .

Melihat sifat Jadual dalam pandangan Reka bentuk

  1. Dalam anak tetingkap navigasi, klik kanan jadual yang anda inginkan dan klik Pandangan Reka bentuk Imej butang pada menu pintas.

    Access membuka jadual dalam grid Reka bentuk.

  2. Di bahagian bawah grid, klik tab umum , jika ia belum lagi dipilih.

    –atau–

    Untuk melihat sifat bagi medan carian, klik tab carian .

    Medan carian adalah medan jadual yang menggunakan pertanyaan untuk mendapatkan nilai dari satu atau lebih Jadual dalam pangkalan data. Secara lalai, medan carian mewakili nilai tersebut kepada anda dalam borang senarai. Bergantung pada cara Reka bentuk pangkalan data set medan carian, anda boleh memilih satu atau lebih item daripada senarai tersebut.

Jadual berikut menyenaraikan sifat yang mempunyai kesan terbesar pada entri data dan menerangkan cara ia mempengaruhi entri data.

Sifat

Lokasi dalam grid Reka bentuk Jadual

Nilai yang mungkin

Kelakuan apabila anda cuba untuk memasukkan data

Saiz medan

Tab Umum

0-255

Had aksara digunakan untuk medan yang disetkan kepada jenis data teks. Jika anda cuba untuk memasukkan lebih daripada bilangan aksara yang ditentukan, medan memotong mereka.

Diperlukan

Tab Umum

Ya/Tidak

Apabila dihidupkan, sifat ini memaksa anda memasukkan nilai dalam medan dan capaian akan membolehkan anda menyimpan sebarang data baru sehingga anda melengkapkan medan yang diperlukan. Apabila dimatikan, medan akan menerima nilai nol, bermakna medan boleh kekal kosong.

Nota: Nilai nol bukan perkara yang sama sebagai nilai sifar. Sifar adalah digit dan "nol" nilai hilang, tidak ditentukan atau tidak diketahui.

Membenarkan rentetan panjang sifar

Tab Umum

Ya/Tidak

Apabila dihidupkan, anda boleh memasukkan rentetan panjang sifar — rentetan yang mengandungi aksara tidak. Untuk mencipta rentetan panjang sifar, anda masukkan sepasang tanda petikan berganda dalam medan ("").

Diindeks

Tab Umum

Ya/Tidak

Apabila anda Indeks medan jadual, Access akan menghalang anda daripada menambah nilai pendua. Anda juga boleh mencipta Indeks daripada lebih daripada satu medan. Jika anda berbuat demikian, anda boleh membuat pendua nilai dalam satu medan, tetapi bukan dalam kedua-dua medan.

Topeng input

Tab Umum

Set aksara Ruang letak dan harfiah yang dipratentukan atau tersuai

Topeng input memaksa anda untuk memasukkan data dalam format yang dipratentukan. Topeng yang muncul apabila anda memilih medan dalam Jadual atau kawalan pada borang. Contohnya, katakan anda klik medan tarikh dan lihat set aksara: BBB-DD-YYYY. Itu topeng input. Ia memaksa anda untuk memasukkan nilai bulan sebagai singkatan tiga huruf, seperti Okt, dan nilai tahun sebagai empat digit — 2017 contohnya, OCT 15.

Nota: Ingat bahawa topeng input hanya mengawal cara anda memasukkan data, tidak cara mencapai menyimpan atau memaparkan data tersebut.

Untuk maklumat lanjut tentang mencipta dan menggunakan topeng input, lihat artikel kawalan format entri data dengan topeng input. Untuk maklumat lanjut tentang cara Access menyimpan dan memaparkan data tarikh/masa, lihat artikel Masukkan nilai tarikh atau masa.

Hadkan kepada senarai

Tab carian

Ya/Tidak

Mendayakan atau menyahdayakan perubahan pada item dalam medan carian. Pengguna baru Access kadangkala cuba mengubah item dalam medan carian secara manual. Apabila Access menghalang anda daripada mengubah item dalam medan, sifat ini disetkan kepada Ya. Jika sifat ini didayakan dan anda perlu mengubah item dalam senarai, anda mesti membuka senarai (jika anda wan untuk mengedit senarai nilai) atau jadual yang mengandungi data sumber untuk senarai (jika anda ingin mengedit medan carian) dan ubah nilai sana. Untuk maklumat lanjut tentang menggunakan medan carian, lihat mengedit item dalam medan carian, dalam artikel ini.

Benarkan Pengeditan Senarai Nilai

Tab carian

Ya/Tidak

Mendayakan atau menyahdayakan perintah Edit item senarai untuk senarai nilai, tetapi bukan untuk medan carian. Untuk mendayakan perintah tersebut untuk medan carian, masukkan nama borang yang sah dalam sifat Borang Edit item senarai . Perintah Benarkan pengeditan senarai nilai muncul pada menu pintasan yang anda buka dengan mengklik kanan pada kotak atau kombo kawalan kotak senarai. Apabila yang anda jalankan perintah, kotak dialog Edit item senarai muncul. Secara alternatif, jika anda menentukan nama borang dalam sifat Borang Edit item senarai , Access memulakan borang tersebut dan bukannya memaparkan kotak dialog.

Nota: Anda boleh menjalankan perintah Edit item senarai daripada kotak senarai dan kawalan kotak kombo terletak pada borang, dan daripada kawalan kotak kombo yang terletak dalam Jadual dan hasil pertanyaan set. Borang mesti dibuka dalam pandangan Reka bentuk atau pandangan semak lalu; Jadual dan set hasil pertanyaan mesti dibuka dalam pandangan helaian data.

Borang Edit Item Senarai

Tab carian

Nama borang entri data

Jika anda memasukkan nama borang entri data sebagai nilai dalam sifat Jadual ini, borang yang terbuka apabila pengguna menjalankan perintah Edit item senarai . Jika tidak, kotak dialog Edit item senarai muncul apabila pengguna menjalankan perintah.

Halaman atas

Menambah rekod terus pada jadual dalam pandangan helaian data

Jadual yang terbuka dalam pandangan helaian data adalah seperti lembaran kerja Excel, dan anda boleh menaip atau menampal data ke dalam satu atau lebih medan — nilai yang setara sel dalam lembaran kerja.

Ingatlah fakta-fakta ini semasa anda meneruskan proses.

  • Anda tidak perlu menyimpan data anda secara jelas. Capaian komited perubahan anda pada jadual apabila anda mengalihkan kursor ke medan baru dalam baris yang sama atau apabila anda mengalihkan kursor ke baris lain.

  • Secara lalai, medan dalam pangkalan data Access disetkan untuk menerima jenis data, seperti teks atau nombor tertentu. Anda mesti memasukkan jenis data yang medan yang disetkan untuk menerima. Jika anda tidak, Access memaparkan mesej ralat:

    Mesej ralat nilai tidak sah

  • Medan mungkin mempunyai topeng input yang digunakan. Topeng input adalah satu set aksara Ruang letak dan harfiah yang memaksa anda untuk memasukkan data dalam format khusus.

    Untuk maklumat lanjut mengenai topeng input, lihat artikel kawalan format entri data dengan topeng input.

  • Dengan pengecualian lampiran dan senarai berbilang nilai, anda boleh memasukkan hanya satu rekod dalam kebanyakan medan. Jika anda tidak mengetahui sama ada medan menerima lampiran, anda boleh menyemak sifat medan. Untuk berbuat demikian, lihat langkah dalam sifat pandangan untuk medan jadual, pada awal artikel ini. Anda boleh sentiasa mengenal pasti senarai berbilang nilai kerana Access memaparkan kotak semak di sebelah setiap item senarai.

Memasukkan data dalam Jadual

  1. Dalam anak tetingkap navigasi, dwiklik jadual yang anda ingin gunakan.

    Secara lalai, Access membuka jadual dalam pandangan helaian data — grid yang menyerupai lembaran kerja Excel.

  2. Klik atau sebaliknya menempatkan fokus pada medan pertama yang anda ingin gunakan, dan kemudian masukkan data anda.

  3. Untuk beralih ke medan berikut dalam baris yang sama, tekan TAB, gunakan kekunci anak panah kanan atau kiri atau klik sel dalam medan berikut.

    Apabila anda menekan TAB, secara lalai, Access menggunakan seting rantau Windows anda untuk menentukan sama ada ia mengalihkan kursor ke kiri atau ke kanan. Jika komputer yang menggunakan bahasa yang membaca dari kiri ke kanan, kursor beralih ke kanan apabila anda tekan kekunci TAB. Jika komputer yang menggunakan bahasa yang membaca dari kanan ke kiri, kursor bergerak ke kiri.

    Untuk beralih ke sel berikut dalam lajur, gunakan atas atau anak panah bawah atau klik sel yang anda inginkan.

Menggunakan pemformatan teks beraneka untuk data dalam medan teks panjang (Memo)

  1. Dengan jadual terbuka dalam pandangan helaian data, pilih medan teks panjang. Jika anda menggunakan Access 2007 atau 2010 Access yang akan menjadi medan Memo.

    Lazimnya, medan teks panjang mengandungi komen atau nota, supaya anda boleh mencari medan bernama "Komen" atau "Nota." Jika anda masih tidak dapat mencari medan teks panjang, lihat langkah dalam sifat pandangan untuk medan jadual, pada awal artikel ini.

  2. Pada rumah tab, dalam Kumpulan fon , gunakan butang dan menu untuk memformatkan teks.

    Imej Reben Access

    Anda boleh menggunakan fon yang berbeza dan saiz, menjadikan teks tebal atau italik, mengubah warna dan sebagainya.

Halaman atas

Menambah rekod dengan menggunakan borang

Borang entri data boleh memberikan cara yang lebih mudah, lebih cepat dan lebih tepat untuk memasukkan data. Anda biasanya cipta borang apabila anda perlu masukkan data ke dalam lebih daripada satu jadual pada satu masa. Anda juga mencipta borang apabila anda ingin menyembunyikan beberapa medan dalam Jadual, apabila anda ingin menjadikan pangkalan data lebih mudah digunakan (langkah yang boleh mengurangkan kos latihan), dan apabila anda ingin memastikan bahawa pengguna memasukkan data yang tepat.

Cara anda menggunakan borang untuk mengedit data bergantung pada reka bentuk borang. Borang boleh mengandungi sebarang nombor kawalan, seperti senarai, kotak teks, butang dan helaian data — grid yang kelihatan seperti lembaran kerja Excel. Seterusnya setiap kawalan pada borang sama ada data daripada membaca atau menulis data untuk medan jadual dasar. Perkara yang anda lakukan dengan kawalan diberikan bergantung pada jenis data yang anda telah disetkan untuk medan jadual dasar, sebarang sifat yang disetkan untuk medan tersebut dan mungkin beberapa sifat yang set reka bentuk pangkalan data untuk setiap kawalan. Untuk maklumat lanjut tentang cara jenis data dan sifat medan mempengaruhi entri data, lihat seksyen cara jenis data yang mempengaruhi cara yang anda masukkan data dan cara sifat medan jadual mempengaruhi cara anda memasukkan data, pada awal artikel ini.

Seksyen berikut menerangkan cara untuk menggunakan kawalan entri data paling biasa. Jika anda mempunyai soalan mengenai pangkalan data tertentu anda, hubungi pentadbir sistem anda atau Reka bentuk pangkalan data.

Menambah atau mengedit teks dalam kotak teks

Apabila anda menambah atau mengedit teks dalam kotak teks, anda bekerja dengan data dalam sama ada teks atau panjang medan teks (Memo). Apabila anda meneruskan, ingat bahawa anda boleh mengesetkan medan teks panjang (atau kawalan yang terbatas kepada medan teks panjang) untuk menyokong pemformatan teks beraneka, dan anda boleh kemudian menggunakan fon yang berbeza, saiz, gaya dan warna teks anda.

Mengedit teks dalam kotak teks

  • Letakkan kursor dalam kotak teks dan mengubah data anda. Ingat bahawa anda tidak boleh melakukan pengiraan pada nombor dalam teks atau teks panjang (Memo) medan.

Menggunakan pemformatan teks beraneka

Nota: Anda boleh mengikuti langkah ini hanya apabila kotak teks yang terikat pada medan teks panjang (Memo). Lihat langkah dalam sifat pandangan untuk medan jadual, pada awal artikel ini.

  1. Dengan borang terbuka dalam pandangan borang atau tataletak, atau jadual terbuka dalam pandangan helaian data, pilih medan teks panjang (Memo).

  2. Pada rumah tab, dalam Kumpulan fon , gunakan butang dan menu untuk memformatkan teks.

    Imej Reben Access

    Anda boleh menggunakan fon yang berbeza dan saiz, menjadikan teks tebal atau italik, mengubah warna dan sebagainya.

Masukkan data menggunakan senarai

Anda boleh menggunakan senarai dalam borang, dan dalam Jadual dan pertanyaan set hasil terbuka dalam pandangan helaian data — grid yang menyerupai lembaran kerja Excel.

Apabila anda menggunakan senarai pada borang, anda mungkin melihat kawalan kotak kombo atau kawalan kotak senarai. Rajah ini menggambarkan kotak kombo dan senarai kawalan kotak, masing-masing.

Senarai carian kosong

Kawalan kotak senarai asas pada borang

Apabila anda menggunakan senarai dalam set hasil Jadual atau pertanyaan, Access menggunakan kotak kombo secara lalai.

Selain itu, senarai boleh menyokong berbilang nilai. Jika anda melihat senarai dengan kotak semak di sebelah setiap item senarai, anda boleh memilih sebanyak 100 item pada senarai tersebut. Senarai berbilang nilai yang anda boleh mencipta tanpa pemprograman boleh menyelesaikan masalah perniagaan biasa. Contohnya, katakan anda menggunakan pangkalan data Access untuk menjejaki isu sokongan pelanggan. Jika anda perlu memperuntukkan berbilang individu untuk isu, anda boleh menggunakan senarai berbilang nilai. Rajah berikut menunjukkan senarai berbilang nilai yang lazim.

Senarai juntai bawah kotak semak dalam keadaan yang terbuka.   Senarai kotak semak

Anda juga boleh mengedit item dalam senarai. Jika anda atau Reka bentuk pangkalan data anda mendayakan perintah, anda boleh menambah, mengubah dan mengalih keluar item senarai terus daripada senarai. Walau bagaimanapun, pereka bentuk pangkalan data boleh memilih untuk menyahdayakan perintah, jadi ia mungkin tidak tersedia untuk semua pangkalan data.

Langkah dalam seksyen berikut menerangkan cara untuk menggunakan dan mengedit senarai.

Memilih item daripada senarai juntai bawah

  1. Buka borang, Jadual atau set hasil pertanyaan yang mengandungi senarai.

    Nota: Anda mesti membuka borang dalam pandangan borang atau pandangan tataletak. Anda mesti membuka jadual dan set hasil pertanyaan dalam pandangan helaian data.

  2. Klik anak panah bawah di sebelah senarai, dan kemudian pilih item yang anda inginkan.

  3. Untuk melakukan pilihan anda ke pangkalan data anda, alihkan kursor ke medan lain.

Pilih item daripada kotak senarai

  1. Buka borang yang mengandungi senarai.

  2. Skrol ke bawah senarai item dalam kotak senarai dan pilih item yang anda inginkan.

  3. Untuk melakukan pilihan anda ke pangkalan data anda, alihkan kursor ke medan lain.

Pilih item dari satu kotak semak senarai juntai bawah

  1. Buka borang, Jadual atau set hasil pertanyaan yang mengandungi senarai.

    Nota: Anda boleh menggunakan senarai juntai bawah kotak semak dalam borang, jadual dan set hasil pertanyaan. Untuk berbuat demikian, anda mesti membuka borang dalam pandangan borang atau pandangan semak lalu, anda mesti membuka jadual dan set hasil pertanyaan dalam pandangan helaian data.

  2. Klik anak panah bawah di sebelah senarai.

  3. Pilih kotak semak sehingga 100, dan kemudian klik OK.

Memilih item daripada senarai kotak semak

  1. Buka borang yang mengandungi senarai.

    Nota: Anda mesti membuka borang dalam pandangan borang atau semak lalu pandangan.

  2. Klik anak panah bawah di sebelah senarai.

  3. Pilih kotak semak sebanyak 100, dan kemudian klik OK.

Mengedit item dalam senarai

Nota: Anda boleh mengedit sebarang jenis senarai dalam borang, Jadual atau set hasil pertanyaan. Ingat bahawa anda mesti membuka borang dalam pandangan borang atau pandangan semak lalu, dan anda mesti membuka jadual dan set hasil pertanyaan dalam pandangan helaian data. Juga, ingat bahawa Reka bentuk pangkalan data atau bahagian IT boleh menyahdayakan Perintah ini, jadi ia mungkin tidak tersedia pada setiap masa.

  1. Buka borang, Jadual atau set hasil pertanyaan yang mengandungi senarai.

  2. Klik kanan senarai yang anda ingin edit, dan kemudian klik Edit item senarai.

    Kotak dialog atau borang entri data muncul. Skrin yang anda lihat bergantung pada jenis senarai yang anda ingin edit. Access menggunakan dua jenis senarai yang asas — nilai senarai dan senarai carian. Nilai memaparkan senarai set item yang anda masukkan secara manual, dan senarai carian menggunakan pertanyaan untuk mengambil data mereka daripada satu atau lebih Jadual. Lakukan salah satu perkara berikut.

    • Jika anda mengedit senarai nilai, gunakan kotak dialog Edit item senarai untuk mengedit data senarai, dan kemudian klik OK selepas anda selesai.

    • Jika anda mengedit senarai carian, borang entri data muncul. Gunakan borang tersebut untuk mengedit data senarai.

Halaman atas

Mengedit item dalam medan carian

Medan carian mewakili satu senarai data yang boleh digunakan oleh pengguna untuk memilih satu atau lebih item. Anda boleh mencipta dua jenis senarai carian.

  • Senarai nilai    Ini mengandungi set berkod keras nilai yang anda masukkan secara manual. Nilai berada dalam sifat Sumber baris medan carian.

  • Senarai carian    Ini menggunakan pertanyaan untuk mendapatkan nilai daripada jadual lain. Sifat Sumber baris bagi medan yang mengandungi pertanyaan dan bukannya senarai berkod keras nilai.

Secara lalai, Access memaparkan data carian dalam senarai juntai bawah, walaupun anda boleh menentukan kawalan kotak senarai. Senarai juntai bawah terbuka untuk mempersembahkan senarai dan kemudian ditutup sebaik sahaja anda membuat pilihan. Kotak senarai, sebaliknya, buka kekal pada setiap masa.

Anda boleh menjalankan perintah Edit item senarai atau anda boleh mengedit data terus dalam sifat Sumber baris atau jadual sumber. Untuk maklumat tentang menggunakan perintah Edit item senarai , lihat Enter data menggunakan senarai, terdahulu dalam artikel ini. Langkah dalam seksyen ini menerangkan cara untuk mengedit item terus dalam sifat Sumber baris atau jadual sumber. Proses mengikuti beberapa langkah yang umum.

  • Mengenal pasti medan carian. Anda mengikuti proses yang sedikit berbeza apabila bekerja dengan borang daripada dengan jadual.

  • Mengenal pasti jenis medan carian — sama ada senarai nilai atau senarai carian. Jika anda menggunakan senarai carian, anda mengenal pasti Jadual sumber yang membekalkan data untuk medan carian.

  • Mengedit item dalam senarai nilai.

    -atau-

    Buka Jadual sumber untuk senarai carian dan mengedit data dalam jadual tersebut.

Mengenal pasti medan carian daripada borang

  1. Dalam anak tetingkap navigasi, klik kanan borang dan klik Pandangan Reka bentuk.

    -atau-

    Jika borang telah pun dibuka, anda boleh klik kanan tab borang dan klik Pandangan Reka bentuk pada menu pintas.

    –atau–

    Pada rumah tab, dalam Kumpulan pandangan , klik butang pandangan untuk Togol antara pandangan tersedia. Secara alternatif, anda boleh klik anak panah di bawah pandangan, dan kemudian pilih salah satu pandangan tersedia daripada menu.

    Imej Reben Access

  2. Klik kanan pada kotak atau kombo kawalan kotak senarai dan klik sifat.

  3. Dalam helaian sifat, klik tab Semua dan Cari sifat Jenis sumber baris dan Sumber baris . Sifat Jenis sumber baris sepatutnya mengandungi Senarai nilai atau Jadual/pertanyaandan sifat Sumber baris mesti mengandungi salah satu senarai item yang dipisahkan oleh koma bernoktah atau pertanyaan. Sebagaimana perlu membesarkan helaian sifat agar anda boleh membaca senarai item atau pertanyaan.

    Biasanya, senarai nilai gunakan sintaks asas ini: "item";" item";" item"

    Dalam kes ini, senarai adalah satu set item yang dikelilingi oleh tanda petikan berganda dan dipisahkan dengan koma bernoktah.

    Pilih pertanyaan menggunakan sintaks asas ini: Pilih [table_or_query_name]. [ field_name] daripada [table_or_query_name].

    Dalam kes ini, pertanyaan mengandungi dua Klausa (Pilih dan daripada). Klausa pertama merujuk kepada jadual atau pertanyaan dan medan dalam Jadual atau pertanyaan tersebut. Klausa kedua merujuk hanya kepada jadual atau pertanyaan. Berikut adalah titik utama untuk diingati: Pilih Klausa mungkin mengandungi nama Jadual atau pertanyaan, walaupun ia mengandungi nama sekurang-kurangnya satu medan. Walau bagaimanapun, Semua daripada Klausa mesti merujuk kepada jadual atau pertanyaan. Jadi, anda boleh sentiasa mencari Jadual atau pertanyaan sumber untuk medan carian dengan membaca Klausa FROM.

  4. Lakukan salah satu perkara berikut.

    • Jika anda menggunakan senarai nilai, mengedit item dalam senarai. Pastikan anda mengelilingi setiap item dengan tanda petikan berganda, memisahkan setiap item dengan koma bernoktah.

    • Jika pertanyaan dalam senarai carian rujukan pertanyaan lain dalam anak tetingkap navigasi, buka pertanyaan yang kedua dalam pandangan Reka bentuk (klik kanan pertanyaan dan klik Pandangan Reka bentuk). Perhatikan nama Jadual yang muncul dalam seksyen atas pereka bentuk pertanyaan, dan kemudian pergi ke langkah seterusnya.

      -atau-

      Jika pertanyaan dalam medan carian rujukan Jadual, perhatikan nama Jadual, dan pergi ke langkah seterusnya.

  5. Dwiklik Jadual dalam anak tetingkap navigasi untuk membukanya dalam pandangan helaian data, dan kemudian edit item senarai seperti yang diperlukan.

Mengenal pasti medan carian daripada jadual

  1. Dalam anak tetingkap navigasi, klik kanan jadual dan klik Pandangan Reka bentuk.

  2. Dalam seksyen atas grid Reka bentuk pertanyaan, dalam lajur Jenis Data , klik atau sebaliknya menempatkan fokus pada sebarang teks, nombor, atau medan ya/tidak.

  3. Dalam seksyen bawah pada grid Reka bentuk Jadual, klik tab carian , dan kemudian Lihat sifat Jenis sumber baris dan Sumber baris .

    Sifat Jenis sumber baris mesti Baca Senarai nilai atau Jadual/pertanyaan. Sifat Sumber baris mesti mengandungi senarai nilai atau pertanyaan.

    Senarai nilai gunakan sintaks asas ini: "item";" item";" item"

    Dalam kes ini, senarai adalah satu set item yang dikelilingi oleh tanda petikan berganda dan dipisahkan dengan koma bernoktah.

    Biasanya, pilih pertanyaan menggunakan sintaks asas ini: Pilih [table_or_query_name]. [ field_name] daripada [table_or_query_name].

    Dalam kes ini, pertanyaan mengandungi dua Klausa (Pilih dan daripada). Klausa pertama merujuk kepada jadual atau pertanyaan dan medan dalam Jadual atau pertanyaan tersebut. Klausa kedua merujuk hanya kepada jadual atau pertanyaan. Berikut adalah titik utama untuk diingati: Pilih Klausa mungkin mengandungi nama Jadual atau pertanyaan, walaupun ia mengandungi nama sekurang-kurangnya satu medan. Walau bagaimanapun, Semua daripada Klausa mesti merujuk kepada jadual atau pertanyaan. Jadi, anda boleh sentiasa mencari Jadual atau pertanyaan sumber untuk medan carian dengan membaca Klausa FROM.

  4. Lakukan salah satu perkara berikut.

    • Jika anda menggunakan senarai nilai, mengedit item dalam senarai. Pastikan anda mengelilingi setiap item dengan tanda petikan berganda, memisahkan setiap item dengan koma bernoktah.

    • Jika pertanyaan dalam medan carian rujukan pertanyaan lain dalam anak tetingkap navigasi, buka pertanyaan yang kedua dalam pandangan Reka bentuk (klik kanan pertanyaan dan klik Pandangan Reka bentuk). Perhatikan nama Jadual yang muncul dalam seksyen atas pereka bentuk pertanyaan, dan kemudian pergi ke langkah seterusnya.

      -atau-

      Jika pertanyaan dalam medan carian rujukan Jadual, perhatikan nama Jadual, dan pergi ke langkah seterusnya.

  5. Dwiklik Jadual dalam anak tetingkap navigasi untuk membukanya dalam pandangan helaian data, dan kemudian edit item senarai seperti yang diperlukan.

Halaman atas

Masukkan rentetan panjang sifar

Access membenarkan anda untuk membezakan antara dua jenis nilai kosong: nol nilai dan rentetan panjang sifar. Nilai nol menunjukkan nilai yang tidak diketahui dan rentetan panjang sifar menunjukkan medan yang mengandungi ruang. Contohnya, katakan anda mempunyai jadual data pelanggan dan jadual yang mengandungi medan Nombor Faks. Anda boleh membiarkan medan kosong jika anda tidak pasti Nombor Faks pelanggan. Dalam kes ini, biarkan medan kosong memasukkan nilai nol, yang bermakna anda tidak tahu apakah nilai. Jika anda kemudiannya menentukan pelanggan tidak mempunyai mesin Faks, anda boleh memasukkan rentetan panjang sifar dalam medan untuk menunjukkan bahawa anda tahu tiada nilai.

Nota: Ingat bahawa anda boleh mengesetkan sifat yang menghalang medan daripada menerima nilai nol. Untuk maklumat lanjut tentang mengesetkan sifat tersebut, lihat cara jenis data yang mempengaruhi cara anda memasukkan data, pada awal artikel ini.

  1. Buka Jadual dalam pandangan helaian data atau borang dalam pandangan borang atau pandangan semak lalu.

  2. Pilih medan yang anda inginkan dan taipkan tanda petikan berganda dua tanpa Ruang antaranya ("").

  3. Alihkan kursor kepada rekod lain melakukan perubahan anda ke pangkalan data. Secara lalai, tanda petikan hilang.

Halaman atas

Menambah rekod dengan mengimport atau memaut ke data

Anda boleh mengimport atau memaut ke data yang terletak dalam pelbagai sumber, termasuk lain pangkalan data Access, buku kerja Excel, fail teks dan dokumen Word dan senarai pada pelayan yang menjalankan Microsoft SharePoint Services.

Menerangkan cara untuk mengimport dan pautan ke sumber data tersebut adalah melangkaui skop artikel ini. Pautan ini membawa anda ke maklumat tentang mengimport dan memaut ke data.

Halaman atas

Kaedah untuk menjimatkan masa apabila memasukkan data

Access menyediakan pelbagai cara untuk menjadikan proses entri data lebih cepat. Prosedur dalam seksyen berikut menerangkan cara untuk mengesetkan nilai lalai untuk medan dan senarai dalam borang dan cara untuk menggunakan kekunci pintas untuk mengguna semula nilai apabila anda Mengisih data.

Mengesetkan nilai lalai bagi medan atau kawalan

Jika bilangan rekod yang besar berkongsi nilai yang sama untuk medan tertentu, seperti bandar atau negara/rantau, anda boleh menjimatkan masa dengan mengesetkan nilai lalai untuk kawalan yang terikat kepada medan tersebut. Apabila anda membuka borang atau mencipta rekod baru, nilai lalai anda muncul dalam kawalan tersebut secara lalai.

Mengesetkan nilai lalai untuk kawalan

  1. Buka borang dalam pandangan Reka bentuk.

  2. Klik kanan kawalan yang anda ingin bekerja dengan dan kemudian klik sifat.

  3. Pada Data tab, setkan sifat Nilai lalai kepada nilai yang anda inginkan.

  4. Ulangi langkah 1-3 untuk mengesetkan nilai lalai baru.

Menentukan nilai yang berbeza

  • Untuk nilai dalam kotak teks, masukkan data baru. Anda boleh menulis ganti nilai lalai pada bila-bila masa.

    –atau–

  • Untuk nilai dalam senarai, pilih nilai baru daripada senarai.

Mengguna semula nilai apabila pengisihan

Apabila anda mengalihkan antara rekod, anda mungkin perlu Mengisih setiap rekod menggunakan nilai yang sama. Apabila anda melakukan, anda boleh menjimatkan masa dengan menggunakan kekunci pintas untuk mengulangi yang Mengisih nilai. Contohnya, katakan anda Mengisih senarai pesanan mengikut jenis produk. Dalam rekod pertama, anda menaip minuman lembut untuk mengisih pada pesanan pelanggan yang membeli minuman lembut. Apabila anda mengalih ke rekod berikut, anda boleh menyalin dan menggunakan semula isihan nilai tersebut.

Nota: Langkah ini menganggap bahawa anda mempunyai borang terbuka dalam pandangan borang.

  1. Bergerak ke medan yang reuses nilai daripada medan yang sepadan dalam rekod sebelumnya.

  2. Tekan CTRL +' (koma atas).

Halaman atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×