Menambah data yang dikumpul melalui e-mel untuk pangkalan data Access anda

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Anda boleh mengumpul atau kemas kini maklumat melalui e-mel menggunakan Microsoft Access 2010 dengan Microsoft Outlook 2010. Capaian membimbing anda melalui mencipta borang koleksi data dan menghantar borang dalam mesej e-mel. Apabila penerima e-mel anda kembali borang lengkap, anda boleh memilih untuk mempunyai data yang dikumpul secara automatik diproses dan disimpan dalam pangkalan data Access yang ditentukan. Kaedah ini koleksi data boleh menjimatkan masa dan usaha yang biasanya terlibat dalam salinan dan tampal atau proses entri data secara manual. Berikut adalah beberapa senario yang mana anda boleh menggunakan proses ini untuk mengumpulkan data:

Tinjauan   : anda boleh lakukan tinjauan dan menyusun hasil dengan mula-mula mencipta pangkalan data Access dengan jadual diperlukan untuk menyimpan hasil dan menggunakan Bestari untuk menjana borang tinjauan, dan kemudian mel mereka kepada peserta tinjauan. Apabila peserta membalas, tinjauan data disimpan secara automatik dalam pangkalan data.

Laporan status   : sama ada ia adalah terkini inventori tahap status atau maklumat terkini pada menunggu isu, pasukan anda boleh memastikan anda sedia maklum dengan menghantar anda mesej e-mel yang mengandungi maklumat semasa pada selang masa tetap.

Pengurusan peristiwa   : apabila mengatur persidangan atau latihan atau peristiwa lain, anda boleh menghantar satu atau lebih banyak borang sebagai e-mel mesej untuk mengumpul keutamaan maklumat, perjalanan dan hotel kenalan, dan sebagainya. Jika anda memilih untuk mempunyai balasan automatik diproses, peserta yang dapat mengubah keutamaan mereka pada bila-bila masa tanpa perlu memberitahu anda dan anda sentiasa mempunyai capaian kepada data terkini untuk tujuan membuat keputusan.

Artikel ini menerangkan apa yang anda perlu menggunakan ini proses, cara untuk mula menggunakan Bestari, dan kemudian memberikan anda maklumat tambahan pada pelbagai langkah agar anda boleh membuat pemilihan paling dimaklumkan seperti yang anda ikuti Bestari

Nota: Anda tidak akan dapat menambah data yang dikumpul jika penerima anda menggunakan Hotmail atau Yahoo untuk menghantar borang koleksi data.

Sebelum anda bermula

Jika ini kali pertama anda mengumpulkan data menggunakan mesej e-mel, laksanakan langkah berikut:

  1. Memastikan bahawa anda telah memasang aplikasi berikut pada komputer anda:

    • Access 2007 atau Access 2010.

    • Outlook 2007 atau Outlook 2010. Anda mesti mempunyai Outlook memasang dan mengkonfigurasikan pada komputer yang anda gunakan untuk menghantar mesej e-mel. Jika anda mempunyai Outlook dipasang tetapi belum dikonfigurasikan, memulakan Outlook dan ikuti arahan dalam Bestari permulaan Outlook. Untuk bantuan dengan Bestari, lihat bantuan Outlook.

    • Jika anda merancang penggunaan borang InfoPath, pastikan anda mempunyai InfoPath 2007 atau lebih baru edisi dipasang dan penerima anda juga perlu mempunyai InfoPath yang dipasang pada komputer mereka.

    • Anda e-mel penerima mesti mempunyai sama ada mempunyai InfoPath atau klien e-mel yang menyokong format HTML yang dipasang pada komputer mereka untuk dapat melihat dan mengedit borang.

      Borang yang digunakan untuk mengumpulkan data melalui mesej e-mel bukan borang Access. Bestari menjana borang khas dalam format HTML atau InfoPath.

      Kenal pasti pangkalan data destinasi. Pangkalan data boleh dalam format .mdb atau .accdb. Selain itu, fail .mde dan .accde disokong. Jika anda tidak ingin menggunakan pangkalan data sedia ada, anda mesti mencipta yang baru.

  2. Mengenal pasti atau cipta jadual yang anda inginkan diisikan dengan data daripada balasan e-mel. Jika anda mengumpul data Jadual sedia ada, pastikan bahawa jadual tidak baca sahaja dan anda mempunyai keizinan yang diperlukan untuk menambahkan atau mengemas kini kandungannya.

Nota: Lampiran, Autonombor, OLE dan medan berbilang nilai jenis tidak boleh dikumpul menggunakan mesej e-mel

Jika anda operasi koleksi data mengisi dua atau lebih Jadual, anda mesti mencipta pertanyaan pilih dan menggunakannya sebagai sumber rekod borang. Pastikan bahawa pertanyaan termasuk semua medan diperlukan daripada jadual dasar. Jika anda menggunakan pertanyaan sedia ada, pastikan bahawa pertanyaan bukan baca sahaja dan anda mempunyai keizinan yang diperlukan untuk menambahkan atau mengemas kini kandungannya. Untuk maklumat lanjut tentang mencipta pertanyaan berdasarkan dua atau lebih Jadual, lihat artikel pengenalan kepada pertanyaan.

Simpan data sebagai rekod baru dalam situasi berikut:

  • Jika data akan mengisi berbilang Jadual.

  • Jika Jadual destinasi mempunyai medan kunci primer. Nilai kunci primer adalah perlu memetakan setiap membalas rekod sedia ada. Jika Jadual destinasi anda mempunyai medan kunci primer, sama ada Tambah sekarang atau memperuntukkan medan sedia ada yang mempunyai nilai unik sebagai kunci primer.

  • Jika Jadual destinasi tidak mempunyai sebarang rekod. Jika Jadual adalah kosong, Bestari menganggap bahawa anda ingin menambah rekod.

  • Jika alamat e-mel penerima tidak disimpan sebagai medan dalam pangkalan data. Apabila mengumpulkan data untuk mengemas kini rekod, anda tidak akan dapat menaip alamat dalam mesej Bestari yang dijanakan secara manual. Medan alamat mesti berada dalam Jadual destinasi, atau dalam Jadual yang mempunyai perhubungan dengan jadual destinasi.

Halaman Atas

Mari Bermula

  1. Buka pangkalan data yang mana data yang dikumpul akan disimpan.

  2. Untuk menambah data ke dalam satu jadual, pilih Jadual dalam anak tetingkap navigasi. Untuk mengisi berbilang Jadual berkaitan, pilih pertanyaan yang terikat kepada Jadual ini.

  3. Lakukan salah satu perkara berikut untuk memulakan Bestari:

    • Pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Mengumpul Data , klik E-mel mencipta.

    • Klik kanan Jadual atau pertanyaan, dan kemudian klik mengumpul dan mengemas kini Data melalui e-mel.

      Nota: Jika Jadual tidak mengandungi sebarang medan, atau hanya mempunyai Autonombor, objek OLE, lampiran atau jenis medan Carian Berbilang nilai, Access memaparkan mesej berikut: Jadual terpilih atau pertanyaan tidak mempunyai sebarang medan yang menyokong mengumpul data menggunakan e-mel.

Jika Jadual mengandungi medan yang menyokong pengumpulan data, Bestari bermula. Jika Jadual destinasi menyokong kedua-dua yang menambah dan mengemas kini data, Bestari membimbing anda melalui langkah-langkah yang diperlukan untuk mengumpulkan data melalui mesej e-mel.

Gunakan seksyen berikut sebagai rujukan untuk sebarang soalan yang anda mungkin mempunyai melalui langkah berikut utama tujuh proses.

  1. Pilih jenis borang entri data yang anda ingin hantar

  2. Pilih sama ada untuk mengumpul data baru atau mengemas kini data sedia ada

  3. Tentukan data yang anda ingin dikumpulkan

  4. Tentukan pemprosesan data automatik atau manual

  5. Pilih cara anda ingin menentukan alamat e-mel penerima

  6. Semak semula dan menentukan Senarai penerima

  7. Mencipta dan menghantar mesej e-mel

Halaman Atas

Pilih jenis borang entri data yang anda ingin hantar

Pilih jenis borang berdasarkan mudah digunakan untuk diri anda dan penerima anda.

Borang HTML Pilih    Borang HTML boleh dilihat dan diedit oleh mana-mana pengguna klien e-mel yang menyokong HTML

Pilih Microsoft InfoPath borang    Anda akan melihat opsyen ini InfoPath yang hanya jika dipasang pada komputer anda. Pilih opsyen ini hanya jika semua penerima anda mempunyai InfoPath dan Outlook dipasang pada komputer mereka. Borang InfoPath menawarkan entri data yang lebih baik dan pengeditan persekitaran,

Halaman Bestari yang dipaparkan seterusnya bergantung pada sama ada objek destinasi menyokong mengemas kini data. Jika objek pertanyaan berdasarkan dua atau lebih Jadual, atau jika ia adalah jadual yang mempunyai medan kunci primer atau tidak mengandungi sebarang rekod, Bestari menganggap yang anda ingin tambah rekod baru dan menggesa anda untuk memilih medan borang. Dalam kes-kes lain, Bestari yang menggesa anda untuk menentukan sama ada anda ingin menambah atau mengemas kini data sebelum meminta anda untuk memilih medan borang.

Halaman Atas

Pilih sama ada untuk mengumpul data baru atau mengemas kini data sedia ada

Tentukan perkara yang anda ingin lakukan dengan data. Jenis borang yang anda gunakan mempengaruhi nombor rekod baru yang penerima boleh menghantar kepada anda dalam balasan tunggal. Apabila mengemas kini data, bilangan rekod yang mesti dikemas kini oleh penerima mengenal pasti nombor pra lengkap borang yang akan disertakan dalam mesej.

Nota: Untuk menambah rekod baru, taipkan alamat e-mel dalam kotak alamat mesej e-mel apabila mesej dicipta. Untuk mengemas kini data sedia ada, alamat e-mel penerima mesti disimpan sebagai medan dalam Jadual atau pertanyaan yang dasar atau dalam Jadual berkaitan.

Halaman Atas

Tentukan data yang anda ingin dikumpulkan

Apabila memilih medan untuk disertakan dalam borang anda, ia adalah tidak diperlukan untuk memasukkan setiap medan yang wujud dalam Jadual atau pertanyaan dalam borang dasar. Walau bagaimanapun, syarat berikut mesti dipenuhi:

  • Medan yang diperlukan:    Medan yang ditandakan dengan simbol asterisk (*), adalah medan yang diperlukan. Jika anda mengumpulkan rekod baru, Bestari secara automatik akan memasukkan semua medan yang sifat diperlukan disetkan kepada Ya. Jika sebarang rekod yang diperlukan untuk medan kosong, Access gagal untuk menambah rekod pada jadual.

  • Jenis medan yang tidak disokong:    Anda tidak akan dapat memasukkan jenis medan tertentu dalam borang seperti Autonombor, lampiran, objek OLE atau medan Carian Berbilang nilai.

  • Medan kunci primer:    Pengguna akan dapat taipkan nilai dalam medan apabila menambah rekod Walau bagaimanapun; balasan yang tidak akan diproses jika nilai yang ditentukan telah digunakan.

    Nota: Untuk setiap medan yang disertakan, di bawah Sifat medan, tentukan label dan klik baca sahaja jika anda tidak ingin pengguna untuk mengubah data dalam medan tersebut.

Halaman Atas

Tentukan pemprosesan data automatik atau manual

Anda boleh memilih untuk pemprosesan automatik atau manual balasan. Pemprosesan automatik bermakna bahawa apabila anda mendapat balasan, Outlook dan capaian bekerja bersama-sama untuk mengeksport data ke Jadual destinasi dalam pangkalan data anda. Pemprosesan automatik boleh menjimatkan masa dan usaha. Pemprosesan manual hanya bermakna anda memulakan operasi eksport untuk memindahkan data dari dalam folder yang ditentukan dalam Outlook, Jadual destinasi dalam Access.

Balasan berjaya dieksport ke Jadual destinasi selagi syarat berikut dipenuhi pada masa yang balasan mencapai peti mel anda:

  • Outlook mesti telah berjalan pada komputer anda. Jika Outlook tidak berjalan, pemprosesan bermula pada kali seterusnya anda memulakan Outlook.

  • Capaian mesti tidak dilindungi kata laluan dan tidak boleh dibuka dalam mod eksklusif. Nama atau lokasi pangkalan data yang mesti tidak telah berubah sejak anda menghantar mesej e-mel.

  • Nama jadual dan pertanyaan dan sifat medan yang disertakan dalam borang, mesti tidak telah berubah sejak anda menghantar mesej e-mel.

  • Anda mesti mempunyai keizinan yang diperlukan untuk menambah atau mengemas kini kandungan jadual dan pertanyaan dasar.

    Nota: Jika pemprosesan automatik gagal, cuba membaiki sebarang isu, dan kemudian secara manual eksport balasan yang gagal. Sebarang balasan yang mencapai peti masuk anda selepas anda menyelesaikan isu terus diproses secara automatik.

Mengesetkan sifat untuk mengawal pemprosesan automatik balasan

Untuk menentukan folder Outlook yang berbeza di mana balasan disimpan, pada halaman Tentukan cara anda ingin memproses balasan Bestari, klik nama folder. Dalam kotak dialog Pilih Folder , pilih folder yang berbeza, atau klik baru untuk mencipta folder baru.

Jika anda klik mengesetkan sifat untuk mengawal pemprosesan automatik balasan untuk mengubah atau seting import lagu jangan risau, lihat Jadual berikut untuk maklumat pada opsyen yang tersedia:

Opsyen

Hasil

Buang balasan daripada orang yang anda tidak menghantar mesej   

Pilih kotak semak ini jika anda ingin hanya balasan yang telah dihantar oleh penerima asal mesej anda diproses secara automatik. Balasan daripada individu lain disimpan dalam folder destinasi, tetapi tidak diproses secara automatik.

Menerima berbilang balasan daripada setiap penerima   

Pilih kotak semak ini jika anda inginkan sahaja balas pertama daripada setiap penerima diproses secara automatik. Balasan kedua dan seterusnya disimpan dalam folder destinasi, tetapi tidak diproses secara automatik.

Nota: Seting ini hanya mengawal bilangan balasan dan tidak bilangan rekod dalam balasan tunggal, yang diproses. Dengan kata lain, jika anda menghantar borang InfoPath, pengguna yang tidak dapat menghantar berbilang rekod dalam balasan tunggal dan capaian secara automatik memproses semua rekod dalam balasan, walaupun jika kotak semak ini tidak dipilih.

Hanya Benarkan kemas kini pada data sedia ada   

Apabila penerima menggunakan borang InfoPath untuk mengemas kini data, mereka boleh menghantar rekod baru selain kemas kini kepada rekod sedia ada. Pilih kotak semak ini untuk memproses hanya kemas kini untuk rekod sedia ada.

Bilangan balasan diproses   

Taipkan jumlah balasan (dari semua penerima) yang anda inginkan secara automatik diproses. Jika anda inginkan semua balasan diproses secara automatik, masukkan nilai besar, seperti 5000, dalam kotak teks. Balasan yang diterima selepas nilai yang ditentukan dicapai disimpan dalam folder destinasi, tetapi tidak diproses secara automatik.

Tarikh dan masa untuk berhenti   

Tentukan apabila pemprosesan automatik balasan perlu berhenti untuk mesej e-mel ini. Balasan yang diterima selepas tarikh dan masa ini disimpan dalam folder destinasi, tetapi tidak diproses secara automatik.

Untuk mengubah opsyen ini pada tarikh yang akan datang, pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Mengumpul Data , klik Uruskan balasan. Dalam kotak dialog Uruskan mesej koleksi Data , pilih mesej yang anda ingin ubah seting dan kemudian klik Opsyen mesej. Perubahan yang anda buat dalam kotak dialog mempengaruhi semua balasan berikutnya yang anda terima untuk mesej tersebut.

Memproses balasan secara manual

Untuk mengawal bila dan balasan yang diproses, pilih opsyen proses automatik. Balasan akan disimpan dalam folder yang ditentukan dalam Outlook sehingga anda memilih dan klik kanan setiap balasan dalam folder, kemudian klik eksport data Microsoft Access dalam menu pintasan.

Dalam sesetengah keadaan, anda mungkin juga perlu secara manual memproses balasan yang gagal diproses secara automatik.

Ingat perkara berikut sebelum mengeksport data

  • Pangkalan data Access tidak patut dibuka dalam mod eksklusif dan nama atau lokasi pangkalan data yang mesti tidak telah berubah sejak anda menghantar mesej e-mel.

  • Nama jadual dan pertanyaan dan sifat medan yang disertakan dalam borang, mesti tidak telah berubah sejak anda menghantar mesej e-mel.

  • Anda mesti mempunyai keizinan yang diperlukan untuk menambah atau mengemas kini kandungan jadual dan pertanyaan dasar.

Halaman Atas

Pilih cara anda ingin menentukan alamat e-mel penerima

Jika anda mengumpul maklumat yang baru sahaja, anda boleh menentukan alamat e-mel dengan dua cara:

  • Taipkan alamat e-mel secara individu dalam mesej e-mel Outlook, atau pilih alamat daripada buku alamat.

  • Menggunakan medan alamat e-mel dalam Jadual atau pertanyaan pangkalan data Access semasa.

    Nota: Apabila mengumpulkan data untuk mengemas kini rekod sedia ada, anda tidak melihat kotak dialog ini, kerana alamat e-mel penerima pertama mestilah tersedia sebagai medan dalam pangkalan data.

Memasukkan alamat e-mel terus dalam Outlook

Jika anda adalah menentukan penerima anda dalam Outlook, anda boleh pratonton dan menyesuaikan mesej sebelum menghantarnya. Dalam e-mel isi mesej termasuk pengenalan ringkas dan borang. Adalah disyorkan bahawa anda Jangan membuat sebarang perubahan kepada borang. Perubahan struktur borang mungkin menyebabkan balasan yang tidak sedang diproses.

Menggunakan alamat e-mel yang disimpan dalam medan dalam pangkalan data

Opsyen untuk memilih Jadual berkaitan An merujuk kepada jadual yang berkaitan. Untuk melihat atau mengedit perhubungan Jadual dalam pangkalan data anda pada pangkalan data alat. tab, dalam Kumpulan perhubungan , klik perhubungan

Untuk maklumat lanjut tentang perhubungan, lihat artikel panduan perhubungan Jadual.

Halaman Atas

Semak semula dan menentukan Senarai penerima

Langkah utama yang terakhir melibatkan pratonton dan menyesuaikan mesej e-mel, halus penalaan Senarai penerima anda dan kemudian menghantar mesej koleksi data anda.

Mencipta dan menghantar mesej e-mel

Apabila Bestari memaklumkan anda bahawa anda kini boleh mencipta mesej e-mel, dan menunjukkan anda cara untuk melihat status e-mel menggunakan perintah Balasan menguruskan , beberapa mesej amaran mungkin muncul. Jadual berikut menerangkan setiap amaran dan tindakan yang anda boleh ambil untuk menyelesaikan ia:

Amaran mesej

Perihalan

S olution

Beberapa rekod mengandungi alamat sah dalam medan alamat e-mel yang ditentukan. Tiada data akan dikembalikan untuk baris ini.

Medan alamat e-mel yang anda pilih mengandungi nilai nol.

Jika anda ingin mengumpul data untuk setiap rekod, keluar Bestari dan menggantikan nilai nol dengan alamat e-mel. Kemudian memulakan Bestari sekali lagi.

Anda kini mempunyai kunci yang eksklusif pada pangkalan data; pemprosesan automatik akan gagal sehingga kunci dilancarkan.

Anda mempunyai pangkalan data yang sedang dibuka dalam mod eksklusif.

Jika anda memilih untuk mempunyai balasan automatik diproses, pemprosesan gagal kerana Access tidak boleh menambah atau mengemas kini pangkalan data yang mempunyai satu kunci eksklusif padanya. Menutup dan membuka semula pangkalan data dalam mod eksklusif sejurus selepas menghantar mesej

Mesej e-mel ini mungkin mengandungi data yang bersifat sulit atau sensitif.

Anda mengumpulkan data untuk mengemas kini rekod sedia ada, dan borang yang anda untuk menghantar akan pra lengkap dengan data sedia ada.

Jika sesetengah medan borang termasuk data sensitif, pergi ke Bestari langkah yang anda pilih medan dan mengalih keluar medan yang mengandungi data sensitif daripada borang

Selepas anda pratonton dan sesuaikan mesej, anda boleh menapis pada medan alamat e-mel dan Pilih penerima anda. Pilih alamat e-mel yang anda ingin gunakan dengan memilih kotak semak yang sepadan. Jika anda melihat kotak dialog yang menyenaraikan alamat e-mel tidak sah, catatkan alamat dalam senarai dan klik keluar. Sahkan alamat yang tidak sah, membuat sebarang pembetulan yang sepatutnya, dan kemudian cuba menghantar semula mesej.

Halaman Atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×