Memilih cara untuk menyimpan dan mengurus rekod

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Dalam SharePoint, anda boleh menguruskan rekod dalam arkib atau anda boleh menguruskan rekod dalam repositori dokumen yang sama sebagai dokumen aktif.

Gambaran keseluruhan

Sebelum anda merancang penyelesaian pengurusan rekod anda, anda perlu bekerja dengan pentadbir anda untuk merancang penyelesaian. Dapatkan maklumat lebih lanjut tentang merancang dan melaksanakan penyelesaian pengurusan rekod dalam seksyen Lihat Juga.

Tapak Pusat Rekod    berfungsi sebagai arkib dan dokumen disalin ke arkib apabila ia menjadi rekod. Sama ada dokumen merupakan rekod atau tidak telah ditentukan oleh sama ada ia tinggal dalam arkib rekod atau di tempat lain.

Menguruskan rekod setempat    adalah alternatif kepada proses tradisional menyalin atau mengalihkan rekod ke lokasi yang lain, kemudian menggunakan dasar keselamatan dan pengekalan. Anda boleh menguruskan rekod "secara setempat yang bermakna anda boleh meninggalkan dokumen di lokasi semasanya pada tapak, mengisytiharkannya sebagai rekod dan menggunakan sifat keselamatan, pengekalan dan pelupusan yang sesuai kepada rekod.

Pendekatan hibrid juga boleh. Contohnya, anda boleh menyimpan rekod setempat bersama dokumen aktif selama dua tahun, kemudian mengalih rekod ke arkib rekod apabila projek selesai.

Pusat Rekod

Kandungan dari seluruh perusahaan boleh diserahkan ke Pusat Rekod dan kemudian dihalakan ke tempat yang sesuai iaitu tempat ia mengambil keizinan dan dasar yang betul, seperti tamat tempoh dan pengauditan.

Metadata atau maklumat tentang data, memainkan peranan penting dalam membantu menguruskan maklumat dan mengambilnya kemudian. Ciri seperti jenis kandungan, pengatur kandungan dan folder maya membantu menyokong penggunaan metadata.

Ciri Pusat Rekod termasuk:

  • ID Dokumen    Tiap-tiap dokumen boleh diperuntukkan pengecam unik yang kekal dengan dokumen walaupun apabila ia diarkibkan. Ini membolehkan rekod mudah dirujuk dengan ID tidak kira di mana-mana dokumen dialihkan.

  • Pengekalan Berbilang Peringkat    Dasar Pengekalan boleh mempunyai berbilang peringkat, membolehkan anda menentukan keseluruhan kitaran hayat dokumen sebagai satu dasar (cth. menyemak Kontrak setiap tahun dan memadam selepas 7 tahun)

  • Laporan Audit Per Item    Anda boleh menjana laporan audit tersuai tentang rekod individu.

  • Rancangan Fail Hierarki    Anda boleh mencipta struktur folder hierarki yang dalam dan mengurus pengekalan pada setiap folder dalam hierarki (atau mewarisi dari folder induk).

  • Laporan rancangan fail    Anda boleh menjana laporan status menunjukkan bilangan item dalam setiap peringkat rancangan fail, bersama-sama dengan rollup dasar pengekalan pada setiap nod dalam pelan. Taksonomi dan jenis kandungan berpusat: Arkib akan pengguna enterprise seluruh taksonomi dan jenis kandungan, memastikan konsisten dan konteks pemindahan antara Ruang kerjasama dan Arkib. Kami akan menjadi bercakap lebih banyak tentang pelaburan taksonomi 2010 kami di hadapan kiriman.

  • Taksonomi dan Jenis Kandungan Berpusat    Arkib akan menjadi pengguna taksonomi perusahaan luas dan jenis kandungan, memastikan kekonsistenan dan pemindahan konteks antara ruang kerjasama dan arkib. Kami akan bercakap lebih banyak tentang pelaburan taksonomi 2010 kami dalam kiriman akan datang.

  • Penganjur Kandungan    Penghala rekod boleh menggunakan metadata bagi menghalakan dokumen masuk ke tempat yang betul dalam rancangan fail hierarki. Contohnya, ia membolehkan anda secara automatik menguatkuasakan peraturan pada kandungan yang diserahkan, seperti "Jika Perjanjian Pembelian ditag dengan Projek Alpha, hantar ke subfolder Kontrak Alfa dan gunakan dasar pengekalan folder tersebut kepada item."

  • Folder maya   : rancangan fail adalah cara yang hebat untuk menguruskan repositori tetapi sering kali tidak apa yang anda ingin gunakan untuk navigasi dan mencari kandungan yang anda cari. Pusat rekod SharePoint 2010 menggunakan ciri baru yang dipanggil navigasi berasaskan metadata yang membenarkan anda untuk mendedahkan kunci metadata sebagai folder maya:

Halaman Atas

Pengurusan rekod setempat

Sebarang tapak boleh didayakan untuk pengurusan rekod setempat boleh dikonfigurasi sebagai sistem pengurusan rekod. Dalam sistem jenis ini, tidak seperti Pusat Rekod, anda boleh menyimpan rekod bersama-sama dengan dokumen aktif dalam ruang kerjasama.

Pengurusan setempat membolehkan anda mengawal kandungan dalam ruang kerjasama. Ini membolehkan dokumen SharePoint tertentu (atau blog, wiki, halaman web dan item senarai) menjadi rekod yang diisytiharkan. Sistem boleh menghalang sebarang rekod dari dipadam atau diedit, jika perlu oleh takrifan organisasi anda tentang jenis rekod.

Pengauditan, Pengekalan, Tamat Tempoh, Pelaporan, Aliran Kerja Rekod, ePenemuan dan Pegangan Undang-undang adalah semua ciri yang anda boleh gunakan dalam ruang kerjasama kerana anda mengimbangi antara nilai SharePoint kepada pengguna akhir dan keperluan bagi tadbir urus maklumat.

Rekod boleh diisytiharkan sama ada secara manual, sebagai sebahagian daripada proses yang lebih besar dalam aliran kerja atau sebagai bahagian yang dijadualkan bagi pengekalan dokumen seperti selepas 2 tahun. Perkara utama adalah apabila diisytiharkan rekod, kandungan tidak beralih ke arkib - ia kekal di situ, jadi pengguna akhir masih boleh mencari dan berinteraksi dengan kandungan.

Beberapa manfaat tambahan menggunakan sistem pengurusan rekod setempat adalah:

  • Rekod boleh wujud dan diuruskan merentasi berbilang laman.

  • Dengan pemversian didayakan, mengekalkan versi rekod adalah automatik.

  • Carian boleh dilaksanakan terhadap kedua-dua rekod dan dokumen aktif pada masa yang sama.

  • Kawalan lebih luas ke atas bentuk rekod dalam organisasi anda dan individu yang boleh mencipta rekod.

Halaman Atas

Pertimbangan apabila merancang penyelesaian

Apabila anda memikirkan tentang sama ada untuk menguruskan rekod di pusat rekod berasingan atau di tapak kerjasama yang sama di tempat dokumen dicipta, pertimbangkan soalan berikut:

  • Adakah tadbir urus tapak kerjasama sesuai untuk menguruskan rekod?

  • Adakah industri anda tertakluk kepada keperluan peraturan yang mewajibkan rekod dipisahkan daripada dokumen aktif?

  • Patutkah pentadbir tapak kerjasama dipercayai untuk menguruskan tapak yang mengandungi rekod?

  • Anda mungkin ingin menyimpan rekod di tapak yang menggunakan capaian yang lebih terhad daripada tapak kerjasama atau di tapak yang disandar pada jadual yang berbeza.

  • Berapa lamakah tapak kerjasama akan digunakan? Jika rekod perlu disimpan lebih lama daripada tempoh projek, memilih strategi pengurusan rekod setempat bermakna bahawa anda akan perlu mengekalkan tapak kerjasama walaupun selepas ia tidak lagi digunakan.

  • Adakah ahli projek perlu kerap mencapai dokumen selepas dokumen itu telah menjadi rekod? Jika anda menggunakan pendekatan setempat, ahli projek boleh mencapai dokumen dengan cara yang sama tanpa mengira sama ada dokumen adalah aktif atau rekod.

  • Adakah pengurus rekod dalam organisasi anda bertanggungjawab terhadap rekod sahaja atau mereka bertanggungjawab terhadap semua maklumat, tanpa mengira sama ada ia adalah aktif atau rekod? Jika pengurus rekod hanya bertanggungjawab kepada rekod rasmi, memiliki pusat rekod yang berasingan mungkin lebih mudah bagi mereka.

Halaman Atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×