Membandingkan dua jadual dan mencari hanya data yang sepadan

Membandingkan dua jadual dan mencari hanya data yang sepadan

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Kadangkala anda mungkin ingin menyemak semula rekod daripada satu jadual Access hanya jika terdapat rekod sepadan dalam Jadual Access lain yang mengandungi satu atau lebih medan dengan data yang sepadan. Contohnya, anda mungkin ingin semak semula dalam rekod pekerja yang telah diproses sekurang-kurangnya satu pesanan untuk menentukan pekerja yang layak untuk bonus pekerja. Atau, anda mungkin ingin menyemak semula maklumat kenalan untuk pelanggan yang tinggal dalam bandar yang sama sebagai pekerja agar anda boleh memadankan pekerja dengan pelanggan untuk mesyuarat dalam individu.

Apabila anda ingin membandingkan dua Jadual Access dan mencari data yang sepadan, anda boleh:

  • Mencipta pertanyaan yang mencantumkan medan daripada setiap jadual yang medan tersebut mengandungi maklumat yang sepadan, sama ada menggunakan perhubungan yang sedia ada atau menggunakan cantum yang anda cipta tujuan pertanyaan. Kaedah ini menyediakan prestasi optimum (kelajuan yang pertanyaan mengembalikan hasil), tetapi anda tidak dapat menyertai medan yang mempunyai jenis data yang tidak serupa.

  • Mencipta pertanyaan yang membandingkan medan dengan satu medan sebagai kriteria untuk yang lain. Menggunakan medan sebagai kriteria untuk medan lain adalah secara umumnya lebih perlahan daripada menggunakan cantum, kerana cantum baris daripada hasil pertanyaan yang menyingkirkan sebelum Jadual dasar membaca, manakala kriteria digunakan pada hasil pertanyaan yang selepas Jadual dasar dibaca. Walau bagaimanapun, anda boleh menggunakan medan sebagai kriteria medan untuk membandingkan medan yang mempunyai jenis data yang tidak serupa yang anda tidak boleh lakukan menggunakan cantuman.

Artikel ini membincangkan cara untuk membandingkan dua jadual untuk mengenal pasti data yang sepadan dan menyediakan data sampel yang anda boleh gunakan dengan contoh prosedur.

Apakah yang anda ingin lakukan?

Membandingkan dua Jadual menggunakan cantuman

Membandingkan dua Jadual menggunakan medan sebagai kriteria

Membandingkan dua Jadual menggunakan cantuman

Untuk membandingkan dua Jadual menggunakan cantuman, anda mencipta pertanyaan Pilih yang termasuk kedua-dua Jadual. Jika tidak sudah terdapat perhubungan yang sedia ada antara Jadual pada medan yang mengandungi data yang sepadan, anda mencipta cantuman pada medan yang anda ingin Periksa untuk padanan. Anda boleh mencipta seberapa banyak cantum seperti yang anda inginkan, tetapi setiap pasangan medan dicantumkan mesti merupakan jenis data yang sama atau serasi.

Katakan anda ada penyelidik institusi Kolej dan anda ingin lihat Bagaimanakah terkini kurikulum perubahan dalam Jabatan Matematik mempunyai terjejas gred pelajar. Anda berminat khususnya gred pelajar pengkhususan matematik. Anda sudah mempunyai jadual yang menyimpan data utama pelajar dan jadual yang menyimpan data pendaftaran kelas. Gred data disimpan dalam jadual kelas Enrollments, dan pelajar utama data disimpan dalam Jadual pengkhususan pelajar. Untuk melihat cara gred telah berubah untuk pengkhususan matematik sejak perubahan kurikulum baru-baru ini, anda perlu menyemak semula rekod daripada jadual enrollments yang mempunyai rekod sepadan dalam Jadual subjek.

Menyediakan data sampel

Dalam contoh ini, anda membina pertanyaan yang menentukan perubahan kurikulum cara terkini dalam Jabatan Matematik mempunyai terjejas gred pelajar matematik. Anda menggunakan dua sampel Jadual berikut, pengkhususan pelajar dan Enrollments kelas. Menambah dua sampel Jadual ini, pelajar pengkhususan dan Enrollments kelas, pangkalan data.

Microsoft Office Access 2007 menyediakan beberapa cara untuk menambah Jadual sampel ini pada pangkalan data. Anda boleh memasukkan data secara manual, anda boleh menyalin setiap Jadual ke dalam program hamparan (seperti Microsoft Office Excel 2007), dan kemudian mengimport lembaran kerja ke Office Access 2007atau anda boleh menampal data ke dalam editor teks seperti Notepad, dan kemudian mengimport data dari fail teks yang terhasil.

Langkah dalam seksyen ini menerangkan cara untuk memasukkan data secara manual dalam helaian data kosong, dan juga menerangkan cara untuk menyalin Jadual sampel untuk Excel, dan kemudian mengimport jadual tersebut ke dalam Access.

Pengkhususan pelajar

ID pelajar

Tahun

Utama

123456789

2005

MATEMATIK

223334444

2005

ENGL

987654321

2005

MATEMATIK

135791357

2005

BAHASA

147025836

2005

BIOL

707070707

2005

MATEMATIK

123456789

2006

MATEMATIK

223334444

2006

ENGL

987654321

2006

PSYC

135791357

2006

ARTH

147025836

2006

BIOL

707070707

2006

MATEMATIK

Enrollments kelas

ID pelajar

Tahun

Istilah

Kurikulum

Kursus tidak.

Gred

123456789

2005

3

MATEMATIK

221

Satu

123456789

2005

3

ENGL

101

B

123456789

2006

1

MATEMATIK

242

C

123456789

2006

1

MATEMATIK

224

C

223334444

2005

3

ENGL

112

Satu

223334444

2005

3

MATEMATIK

120

C

223334444

2006

1

POSC

110

Satu

223334444

2006

1

ENGL

201

B

987654321

2005

3

MATEMATIK

120

Satu

987654321

2005

3

PSYC

101

Satu

987654321

2006

1

MATEMATIK

221

B

987654321

2006

1

MATEMATIK

242

C

135791357

2005

3

BAHASA

102

Satu

135791357

2005

3

ARTH

112

Satu

135791357

2006

1

MATEMATIK

120

B

135791357

2006

1

MATEMATIK

141

C

147025836

2005

3

BIOL

113

B

147025836

2005

3

KIM

113

B

147025836

2006

1

MATEMATIK

120

D

147025836

2006

1

STAT

114

B

707070707

2005

3

MATEMATIK

221

B

707070707

2005

3

STAT

114

Satu

707070707

2006

1

MATEMATIK

242

D

707070707

2006

1

MATEMATIK

224

C

Jika anda ingin menggunakan program hamparan untuk memasukkan data sampel, anda boleh Langkau seksyen berikut.

Masukkan data sampel secara manual

  1. Membuka pangkalan data baru atau sedia ada.

  2. Pada tab Cipta , dalam Kumpulan Jadual , klik Jadual.

    Imej Reben Access

    Access menambah Jadual kosong baru ke pangkalan data anda.

    Nota: Anda tidak perlu mengikuti langkah ini jika anda membuka pangkalan data kosong yang baru, tetapi anda perlu ikuti apabila anda perlu menambah jadual pangkalan data.

  3. Dwiklik pada sel pertama dalam baris pengepala, dan kemudian taipkan nama medan dalam Jadual sampel.

    Secara lalai, Access menandakan medan kosong dalam baris pengepala dengan teks Tambah medan baru, seperti:

    Medan baru dalam helaian data

  4. Gunakan kekunci anak panah untuk bergerak ke sel kosong pengepala berikut dan kemudian taipkan nama medan kedua. (Anda turut boleh dwiklik sel baru.) Ulangi langkah ini untuk setiap nama medan.

  5. Masukkan data dalam Jadual sampel.

    Apabila anda memasukkan data, Access infers jenis data untuk setiap medan. Setiap medan yang mempunyai jenis data tertentu, seperti nombor, teks atau tarikh/masa. Mengesetkan jenis data membantu memastikan entri data tepat dan juga membantu mengelakkan kesilapan, seperti menggunakan nombor telefon dalam pengiraan. Untuk jadual sampel ini, benarkan capaian mentaadbir jenis data, tetapi pastikan untuk menyemak jenis data yang Access infers untuk setiap medan.

  6. Selepas anda selesai memasukkan data, klik Simpan, atau tekan CTRL + S.

    Kotak dialog Simpan Sebagai muncul.

  7. Dalam kotak Nama jadual , taipkan nama Jadual sampel, dan kemudian klik OK.

    Anda menggunakan nama setiap Jadual sampel (contohnya, pelajar pengkhususan) kerana pertanyaan dalam seksyen prosedur dalam artikel ini juga menggunakan nama tersebut.

Selepas anda selesai memasukkan data sampel, anda sudah bersedia untuk membandingkan dua Jadual.

Langkau seksyen berikut (mencipta lembaran kerja sampel), melainkan anda ingin mengetahui cara untuk mencipta lembaran kerja yang berdasarkan data sampel daripada jadual dalam seksyen sebelumnya.

Mencipta lembaran kerja sampel

  1. Memulakan program hamparan anda, dan mencipta fail baru dan kosong. Jika anda menggunakan Excel, buku kerja kosong yang baru, dicipta secara lalai apabila anda memulakan program.

  2. Salin Jadual sampel pertama daripada Seksyen sebelumnya dan tampalkannya ke dalam lembaran kerja pertama, bermula pada sel pertama. Pastikan anda menyalin baris pengepala, kerana ia mengandungi nama medan jadual sampel.

  3. Menggunakan teknik yang disediakan oleh program hamparan anda, berikan lembaran kerja nama yang sama seperti jadual sampel. Contohnya, apabila anda menampal data sampel Enrollments kelas , nama lembaran kerja Enrollments kelas.

  4. Ulangi langkah 2 dan 3, menyalin Jadual sampel kedua pada lembaran kerja kosong dan menamakan semula lembaran kerja.

    Nota: Anda mungkin perlu menambah lembaran kerja pada fail hamparan anda. Untuk maklumat tentang menambah lembaran kerja ke fail hamparan anda, lihat bantuan untuk program hamparan anda.

  5. Simpan buku kerja ke lokasi mudah pada komputer anda atau rangkaian anda dan pergi ke set langkah berikut.

Mencipta jadual pangkalan data daripada lembaran kerja

  1. Dalam pangkalan data baru atau sedia ada:

    Pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Import , klik Excel.

    Imej Reben Access

    -atau-

    Klik lebih, dan kemudian pilih program hamparan daripada senarai.

    Kotak dialog Dapatkan Data luaran - hamparan nama Program muncul.

  2. Klik semak lalu, Cari dan buka fail hamparan yang anda cipta dalam langkah sebelumnya, dan kemudian klik OK.

    Bestari Import hamparan bermula.

    Secara lalai, pilih Bestari lembaran kerja pertama dalam buku kerja (pelajar pengkhususan, jika anda mengikuti langkah dalam seksyen sebelumnya) dan data daripada lembaran kerja tersebut muncul di bahagian bawah halaman Bestari.

  3. Klik Seterusnya.

  4. Pada halaman berikut Bestari, pilih kotak semak Baris pertama mengandungi tajuk lajur , dan kemudian klik berikut.

  5. Pada halaman berikutnya, anda boleh menggunakan kotak teks dan senarai di bawah Opsyen medan untuk mengubah nama medan dan jenis data, atau untuk mengabaikan medan daripada pengendalian import. Untuk contoh ini, anda tidak perlu mengubah apa-apa. Klik berikut.

  6. Pada halaman seterusnya, pilih opsyen kunci primer dan kemudian klik berikut.

  7. Secara lalai, Access menggunakan nama lembaran kerja untuk jadual baru anda. Terima nama dalam kotak Import Jadual , dan kemudian klik selesai.

  8. Pada halaman Simpan Import langkah , klik tutup untuk melengkapkan Bestari.

  9. Ulangi langkah 1 hingga 7 sehingga anda telah mencipta jadual daripada setiap lembaran kerja dalam fail hamparan.

Membandingkan Jadual sampel dan mencari rekod yang sepadan dengan menggunakan cantum

Kini anda sudah bersedia untuk membandingkan jadual kelas Enrollments dan jadual pengkhususan pelajar. Kerana anda telah menentukan perhubungan antara dua Jadual, anda perlu mencipta cantum antara medan yang sesuai dalam pertanyaan. Jadual yang mempunyai lebih daripada satu medan yang sama, dan anda perlu mencipta cantuman bagi setiap pasangan medan biasa: ID pelajar, tahun, dan kurikulum (Jadual kelas Enrollments) dan utama (pengkhususan pelajar Jadual). Dalam contoh ini, anda berminat hanya pengkhususan matematik, jadi anda juga akan menggunakan kriteria medan untuk mengehadkan hasil pertanyaan.

  1. Buka pangkalan data yang anda simpan Jadual sampel.

  2. Pada tab Cipta, klik Reka Bentuk Pertanyaan.

  3. Dalam kotak dialog Tunjukkan Jadual , dwiklik jadual yang mengandungi rekod yang anda ingin paparkan — dalam contoh ini, Kelas Enrollments Jadual, dan kemudian dwiklik jadual yang anda sedang membandingkannya — dalam contoh ini, Jadual Pengkhususan pelajar .

  4. Tutup kotak dialog Tunjukkan Jadual.

  5. Seret medan ID pelajar daripada jadual Kelas Enrollments ke medan ID pelajar Jadual Pengkhususan pelajar . Garis muncul antara dua Jadual dalam grid Reka bentuk yang menunjukkan bahawa anda telah mencipta cantuman. Dwiklik garis untuk membuka kotak dialog Sifat cantuman .

  6. Semak semula tiga opsyen dalam kotak dialog Sifat cantuman . Secara lalai, opsyen 1 dipilih. Dalam sesetengah kes, anda perlu melaraskan sifat cantuman untuk memasukkan baris tambahan daripada satu jadual. Kerana anda sedang cuba mencari hanya data yang sepadan, biarkan cantuman yang disetkan kepada opsyen 1. Tutup kotak dialog Sifat cantuman dengan mengklik membatalkan.

  7. Anda perlu mencipta dua cantum lain. Mencipta cantum ini dengan menyeret medan tahun daripada jadual Kelas Enrollments ke dalam medan jadual Pelajar pengkhususantahun , kemudian menyeret medan kurikulum Jadual Kelas Enrollments ke medan utama pada jadual Pengkhususan pelajar .

  8. Dalam Jadual Kelas Enrollments , dwiklik asterisk (*) untuk menambah semua medan jadual pada grid Reka bentuk pertanyaan.

    Nota: Apabila anda menggunakan asterisk untuk menambah semua medan, satu lajur sahaja muncul dalam grid Reka bentuk. Lajur yang muncul mempunyai nama Jadual, diikuti dengan titik (.) dan asterisk (*). Dalam contoh ini, lajur dinamakan Enrollments.* kelas.

  9. Dalam Jadual Pengkhususan pelajar , dwiklik medan utama untuk menambahnya pada grid.

  10. Kosongkan kotak semak dalam baris menunjukkan lajur utama dalam grid Reka bentuk pertanyaan.

  11. Dalam baris kriteria bagi lajur utama , taipkan matematik.

  12. Pada tab Reka Bentuk dalam kumpulan Hasil, klik Jalankan.

    Pada pertanyaan berjalan kemudian memaparkan matematik gred hanya untuk pengkhususan matematik.

Halaman atas

Membandingkan dua Jadual menggunakan medan sebagai kriteria

Kadangkala anda mungkin ingin membandingkan Jadual berdasarkan medan yang mempunyai data yang sepadan, tetapi mempunyai jenis data yang berbeza. Contohnya, medan dalam satu jadual mungkin mempunyai jenis data nombor dan anda ingin Bandingkan medan tersebut ke dalam Jadual lain yang mempunyai jenis data teks. Medan yang mengandungi data serupa tetapi mempunyai jenis medan lain boleh menyebabkan apabila nombor disimpan sebagai teks, sama ada dengan reka bentuk atau sebab lain, seperti mengimport data daripada program lain. Kerana anda tidak boleh mencipta cantum antara medan yang mempunyai jenis data yang berbeza, anda perlu menggunakan kaedah lain untuk membandingkan medan. Anda boleh membandingkan dua medan yang mempunyai jenis data yang berbeza dengan satu medan sebagai kriteria untuk yang lain.

Katakan anda ada penyelidik institusi Kolej dan anda ingin lihat Bagaimanakah terkini kurikulum perubahan dalam Jabatan Matematik mempunyai terjejas gred pelajar. Anda berminat khususnya gred pelajar pengkhususan matematik. Anda sudah mempunyai jadual pengkhususan pelajar dan jadual kelas Enrollments. Gred data disimpan dalam jadual kelas Enrollments, dan pelajar utama data disimpan dalam Jadual pengkhususan pelajar. Untuk melihat cara gred telah berubah untuk pengkhususan matematik, anda perlu melihat rekod daripada jadual enrollments yang mempunyai rekod sepadan dalam Jadual subjek. Walau bagaimanapun, salah satu medan yang anda ingin gunakan untuk membandingkan jadual yang mempunyai jenis data yang berbeza daripada rakan sejawat kerjanya.

Untuk membandingkan dua Jadual menggunakan medan sebagai kriteria, anda mencipta pertanyaan Pilih yang termasuk kedua-dua Jadual. Anda termasuk medan yang anda ingin paparkan dan anda juga termasuk medan yang sepadan dengan medan yang anda ingin gunakan sebagai kriteria. Anda kemudian mencipta kriteria untuk membandingkan Jadual. Anda boleh mencipta seberapa banyak kriteria untuk membandingkan medan yang anda inginkan.

Untuk menggambarkan kaedah ini, anda akan menggunakan Jadual sampel daripada Seksyen sebelumnya, tetapi anda akan mengubah jenis data bagi medan ID pelajar Jadual pelajar pengkhususan sampel daripada nombor kepada teks. Kerana anda tidak boleh mencipta cantuman antara dua medan yang mempunyai jenis data yang berbeza, anda akan mempunyai untuk membandingkan dua medan ID pelajar dengan satu medan sebagai kriteria untuk yang lain.

Mengubah jenis data bagi medan ID pelajar pengkhususan pelajar

  1. Buka pangkalan data yang anda simpan Jadual sampel.

  2. Dalam anak Tetingkap navigasi, klik kanan Jadual pengkhususan pelajar, dan kemudian klik Pandangan Reka bentuk pada menu pintas.

    Jadual pelajar pengkhususan dibuka dalam pandangan Reka bentuk.

  3. Dalam lajur Jenis Data , mengubah seting untuk ID pelajar daripada nombor kepada teks.

  4. Tutup Jadual pengkhususan pelajar. Apabila anda digesa untuk menyimpan perubahan, klik Ya.

Membandingkan Jadual sampel dan mencari rekod yang sepadan dengan kriteria medan

Prosedur berikut menunjukkan cara untuk membandingkan dua medan ID pelajar dengan medan dari Enrollments kelas sebagai kriteria untuk medan dari pengkhususan pelajar. Dengan kata kunci seperti , anda boleh membandingkan medan, walaupun ia mempunyai jenis data yang berbeza.

  1. Pada tab Cipta dalam kumpulan Lain, klik Reka Bentuk Pertanyaan.

  2. Dalam kotak dialog Tunjukkan Jadual , dwiklik Enrollments kelasdan kemudian dwiklik Pengkhususan pelajar.

  3. Tutup kotak dialog Tunjukkan Jadual.

  4. Seret medan tahun daripada jadual Kelas Enrollments medan tahun Jadual Pengkhususan pelajar , dan kemudian seret medan kurikulum daripada jadual Kelas Enrollments ke medan utama Jadual Pengkhususan pelajar . Kerana medan ini mempunyai jenis data yang sama, anda boleh membandingkan mereka menggunakan cantuman. Cantum adalah kaedah yang diutamakan untuk membandingkan medan yang mempunyai jenis data yang sama.

  5. Dwiklik asterisk (*) pada jadual Kelas Enrollments untuk menambah semua medan jadual tersebut pada grid Reka bentuk pertanyaan.

    Nota: Apabila anda menggunakan asterisk untuk menambah semua medan, satu lajur sahaja muncul dalam grid Reka bentuk. Lajur yang muncul mempunyai nama Jadual, diikuti dengan titik (.) dan asterisk (*). Dalam contoh ini, lajur dinamakan Enrollments.* kelas.

  6. Dalam Jadual Pengkhususan pelajar , dwiklik medan ID pelajar untuk menambahnya pada grid.

  7. Kosongkan kotak semak dalam baris menunjukkan lajur ID pelajar grid Reka bentuk. Dalam baris kriteria bagi lajur ID pelajar , taipkan seperti [kelas Enrollments]. [ ID pelajar].

  8. Dalam Jadual Pengkhususan pelajar , dwiklik medan utama untuk menambahnya pada grid.

  9. Kosongkan kotak semak dalam baris menunjukkan lajur utama grid Reka bentuk. Dalam baris kriteria , taipkan matematik.

  10. Pada tab Reka Bentuk dalam kumpulan Hasil, klik Jalankan.

    Pada pertanyaan berjalan kemudian memaparkan matematik gred hanya untuk pengkhususan matematik.

Halaman atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×