Melaksanakan Pengurusan Rekod

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Anda boleh menguruskan rekod "secara setempat," yang bermakna anda boleh meninggalkan dokumen dalam lokasi semasa pada laman, atau menyimpan rekod dalam arkib khusus, seperti laman Pusat Rekod.

Sebelum anda melaksanakan pengurusan rekod, anda disyorkan untuk anda mula-mula mencipta rancangan pengurusan rekod untuk organisasi anda. Untuk membantu anda memilih rekod kanan sistem pengurusan untuk organisasi anda, lihat memilih cara untuk menyimpan dan menguruskan rekod.

Mencipta dan mengkonfigurasi laman Pusat Rekod

Seksyen ini memberikan gambaran keseluruhan tentang langkah utama yang perlu anda ambil untuk mencipta dan mengkonfigurasi laman Pusat Rekod. Klik pautan untuk melihat panduan khusus tentang setiap langkah.

  1. Mencipta Laman Pusat rekod menggunakan templat Laman Pusat rekod.

  2. Mencipta rekod pustaka atau senarai untuk menguruskan dan menyimpan setiap jenis rekod yang dinyatakan dalam rancangan fail anda (def: Pelan fail yang menerangkan jenis dokumen atau item yang organisasi memperakui sebagai rekod rasmi perniagaan. Ia menunjukkan tempat rekod ini disimpan, dan ia memberikan maklumat yang membezakan satu jenis rekod daripada yang lain).

  3. Menambah jenis kandungan yang berkaitan untuk pustaka dan senarai.

  4. Mencipta dan menambah lajur Laman jenis kandungan berkaitan untuk mengandungi dan memaparkan metadata bagi setiap jenis rekod yang dinyatakan dalam rancangan fail anda.

  5. Taipkan Tambah dasar pengurusan maklumat untuk kandungan pada laman Pusat rekod.

  6. Mengkonfigurasikan Pengatur Kandungan untuk menghalakan setiap jenis rekod ke lokasi yang sesuai.

Halaman atas

Mencipta laman Pusat Rekod

Kami mengesyorkan anda mencipta pusat rekod sebagai koleksi laman aras atas, bukan sebagai sublaman. Untuk mencipta koleksi laman, anda mesti menjadi ahli kumpulan Pentadbir Ladang SharePoint pada komputer yang menjalankan Laman web Pentadbiran Pusat SharePoint.

Dalam SharePoint Online, anda boleh mencipta Laman Pusat rekod dari aras atas laman SharePoint. Klik + laman Cipta, kemudian mula pada langkah 4 di bawah.

  1. Memulakan SharePoint 2013 atau 2016 Pentadbiran Pusat.

    • Untuk Windows Server 2008 R2:

      • Klik mula, klik Produk Microsoft SharePoint 2013 atau Produk Microsoft SharePoint 2013, dan kemudian klik Pentadbiran Pusat SharePoint 2013 atau Pentadbiran Pusat SharePoint 2016.

    • Untuk Windows Server 2012:

      • Pada skrin mula , klik Pentadbiran Pusat SharePoint 2013 atau Pentadbiran Pusat SharePoint 2016.

        Jika Pentadbiran Pusat SharePoint 2013 atau Pentadbiran Pusat SharePoint 2016 tidak pada skrin mula :

      • Klik kanan pada komputer, klik semua aplikasidan kemudian klik Pentadbiran Pusat SharePoint 2013 atau Pentadbiran Pusat SharePoint 2016.

  2. Pada laman web Pentadbiran Pusat, dalam seksyen Pengurusan aplikasi , klik Cipta koleksi laman.

  3. Pada halaman Cipta koleksi laman , dalam seksyen Aplikasi Web , jika aplikasi web yang anda ingin mencipta koleksi laman tidak dipilih, klik anak panah ke bawah. Pada menu Aplikasi Web , klik Ubah Aplikasi Web, dan kemudian klik aplikasi web yang anda ingin mencipta koleksi laman.

  4. Dalam seksyen tajuk dan perihalan , taipkan tajuk dan perihalan untuk koleksi laman.

  5. Dalam seksyen Alamat Laman Web , pilih laluan untuk menggunakan URL anda (contohnya, laluan perangkuman Kad bebas seperti/laman/atau direktori akar (/).

    Jika anda memilih laluan perangkuman Kad bebas, anda juga mesti taipkan nama Laman untuk menggunakan URL laman anda.

  6. Dalam seksyen Pemilihan templat , dalam senarai versi pengalaman Pilih , pilih versi pengalaman SharePoint templat yang anda ingin gunakan.

    Pilih versi pengalaman jika anda inginkan koleksi laman untuk melihat dan menjalankan seperti koleksi tapak dalam SharePoint Server. Koleksi laman yang menggunakan versi pengalaman terdahulu berjalan dalam versi SharePoint yang lebih baru, tetapi pengalaman pengguna dan antara muka pengguna koleksi laman akan mempengaruhi versi terdahulu. Koleksi laman yang boleh dinaik taraf pada bila-bila masa untuk versi pengalaman terkini.

  7. Dalam seksyen Pemilihan templat , pilih tab perusahaan , dan kemudian klik Pusat rekod.

  8. Dalam seksyen Pentadbir koleksi laman utama , taipkan nama pengguna (dalam borang domain\nama pengguna) untuk pengguna yang akan menjadi pentadbir koleksi laman.

  9. Dalam seksyen Pentadbir koleksi laman sekunder , taipkan nama pengguna untuk pentadbir sekunder koleksi laman. Menentukan pentadbir koleksi laman sekunder adalah satu amalan terbaik untuk memastikan bahawa seseorang boleh menguruskan koleksi laman apabila pentadbir koleksi Laman Utama tidak hadir.

  10. Jika anda menggunakan kuota untuk menguruskan storan untuk koleksi laman, dalam seksyen Templat kuota , klik templat dalam senarai Pilih templat kuota .

  11. Klik OK.

Mencipta pustaka atau senarai untuk menguruskan rekod

Pustaka dan senarai ialah unsur penting dalam pengurusan rekod. Ia berfungsi sebagai kabinet fail bagi setiap jenis rekod yang anda ingin simpan atau uruskan. Mengaitkan jenis kandungan (diterangkan kemudian) dengan pustaka dan senarai seterusnya membantu mengkategorikan rekod anda. Kami mengesyorkan anda mencipta satu dokumen pustaka atau senarai bagi setiap jenis kandungan dalam rancangan fail rekod anda.

Menambah jenis kandungan sedia ada pada senarai atau pustaka

Apabila anda menambah jenis kandungan pada senarai atau pustaka, anda membolehkan senarai atau pustaka tersebut mengandungi item jenis itu. Apabila rekod telah diserahkan kepada Pusat Rekod, ia dihalakan ke senarai atau pustaka yang berkaitan berdasarkan jenis kandungan dokumen.

Halaman atas

Mencipta dan menambah lajur laman untuk senarai, pustaka atau jenis kandungan

Lajur membantu anda mengumpul, mengkategorikan dan menjejaki rekod atau item lain. Lajur laman menentukan item metadata yang boleh dikaitkan dengan jenis kandungan, senarai atau pustaka. Contohnya, anda mungkin ingin menambah lajur laman untuk menentukan "pengarang" atau "tarikh siap." Tambah lajur laman pada jenis kandungan bagi rekod sama ada untuk menyimpan item metadata yang diserahkan dengan rekod, atau untuk menambah metadata bagi membantu menguruskan rekod.

Mencipta lajur laman

  1. Pada laman Pusat rekod, klik seting Butang Seting Office 365 , dan kemudian klik Seting Laman.

    Dalam laman Kumpulan yang disambungkan SharePoint , klik seting, klik Kandungan laman, dan kemudian klik Seting Laman.

  2. Pada halaman seting Laman, di bawah Galeri pereka Web, klik lajur Laman.

  3. Pada halaman Lajur Laman, klik Cipta.

  4. Pada halaman Lajur Laman Baru, dalam seksyen Nama dan Jenis, dalam kotak Nama lajur, taipkan nama yang anda inginkan.

  5. Pilih jenis maklumat yang anda ingin simpan dalam lajur — contohnya, mata wang, tarikh dan masa atau teks.

  6. Dalam seksyen Kumpulan, pilih kumpulan sedia ada untuk menyimpan lajur laman baru atau pilih Kumpulan baru bagi mencipta kumpulan baru untuk menyimpan lajur. Kumpulan menyediakan cara untuk mengatur lajur dan membuatkan lebih mudah untuk mencarinya.

Dalam seksyen Seting Lajur Tambahan, pilih seting lajur tambahan yang anda inginkan. Opsyen yang ada dalam seksyen ini berbeza bergantung pada jenis lajur yang anda pilih dalam seksyen Nama dan Jenis. Contohnya, jika jenis maklumat untuk disimpan dalam lajur adalah Pilihan, anda boleh mentakrifkan pilihan untuk dikira dalam seksyen Seting Lajur Tambahan.

  1. Klik OK.

Menambah lajur laman pada jenis kandungan untuk rekod

  1. Dari halaman utama Laman Pusat rekod, klik seting dan kemudian klik Seting Laman.

    Dalam laman Kumpulan yang disambungkan SharePoint , klik seting, klik Kandungan laman, dan kemudian klik Seting Laman.

  2. Dalam seksyen Galeri pereka Web , klik jenis kandungan laman.

  3. Pada halaman Jenis Kandungan Laman, klik jenis kandungan laman yang anda ingin konfigurasikan.

  4. Selepas anda sama ada memilih jenis kandungan laman daripada laman induk atau mencipta jenis kandungan laman baru, pada halaman jenis kandungan laman yang dipilih, dalam seksyen Lajur, klik Tambahkan daripada lajur laman sedia ada.

  5. Pada halaman Tambah Lajur untuk Jenis Kandungan, dalam seksyen Pilih Lajur, pilih kumpulan yang anda ingin tapis daripada senarai Pilih lajur daripada.

  6. Pilih lajur yang anda ingin tambah daripada senarai lajur tersedia , dan kemudian klik Tambah.

  7. Dalam seksyen Kemas Kini Senarai dan Jenis Kandungan Laman, tentukan sama ada jenis kandungan laman anak yang mewarisi daripada jenis kandungan laman ini akan dikemas kini dengan perubahan anda.

  8. Selepas anda selesai menambah lajur yang anda inginkan, klik OK.

Nota:  Sekiranya jenis kandungan yang anda ingin pilih tidak muncul sebagai pautan (dikelabukan) di halaman ini, jenis kandungan dimiliki oleh laman induk Pusat Rekod dan oleh itu, perlu dipilih dan dikonfigurasikan daripada laman induk. Anda boleh melakukan demikian dengan mengklik pautan di bawah lajur Sumberbersebelahan dengan jenis kandungan laman yang dikelabukan di bawahlajurJenis Kandungan Laman.

Halaman atas

Mencipta dasar pengurusan maklumat untuk rekod

Dasar pengurusan maklumat ialah set peraturan untuk jenis kandungan. Dasar pengurusan maklumat membolehkan organisasi mengawal dan menjejaki perkara seperti tempoh kandungan dikekalkan atau tindakan yang boleh diambil pengguna dengan kandungan tersebut.

Nota: Anda mesti menjadi ahli kumpulan Pemilik untuk laman Pusat Rekod bagi menyelesaikan tugas ini.

Menambah dasar pengurusan maklumat kepada jenis kandungan

Nota: Anda tidak boleh menentukan dasar pengurusan maklumat untuk jenis kandungan teras. Jenis kandungan teras dipasang apabila koleksi laman yang dicipta. Anda mesti mencipta jenis kandungan yang diperoleh daripada jenis kandungan teras dan menggunakan dasar pengurusan maklumat pada jenis kandungan yang berasal.

  1. Dalam laman, klik seting Butang Seting Office 365 , dan kemudian klik Seting Laman.

    Dalam laman Kumpulan yang disambungkan SharePoint , klik seting, klik Kandungan laman, dan kemudian klik Seting Laman.

  2. Pada halaman seting Laman, dalam seksyen Galeri pereka Web , klik jenis kandungan laman.

  3. Pada halaman Jenis Kandungan Laman, klik jenis kandungan yang anda ingin menambah padanya dasar pengurusan maklumat.

  4. Pada halaman Jenis Kandungan, klik Seting dasar pengurusan maklumat.

  5. Pada halaman Edit Dasar, taipkan perihalan untuk dasar, kemudian tuliskan kenyataan ringkas tentang dasar yang menerangkan tujuan dasar tersebut kepada pengguna. Kenyataan dasar boleh ditulis sehingga 512 aksara.

  6. Seterusnya, anda perlu menambah satu atau lebih ciri dasar kepada dasar pengurusan maklumat. Apabila anda mendayakan ciri, seting tambahan akan ditunjukkan.

Menambah ciri dasar kepada dasar pengurusan maklumat

Ciri dasar yang boleh ditambah kepada dasar maklumat ialah label, pengauditan, tamat tempoh dan kod bar.

Menambah ciri dasar pengekalan pada pengurusan maklumat dasar

  1. Pada halaman Edit Dasar, pilih kotak semak Dayakan Pengekalan.

  2. Klik Tambahkan peringkat pengekalan dan pilih salah satu daripada opsyen tempoh pengekalan berikut untuk menentukan tamat tempoh dokumen: Untuk mengesetkan tarikh tamat tempoh berdasarkan sifat tarikh, pilih Peringkat ini adalah berdasarkan daripada sifat tarikh pada item, kemudian pilih tindakan (Dicipta atau Diubah suai) dan tempoh masa (hari, bulan atau tahun).

  3. Taipkan nilai dalam kotak antara senarai untuk menentukan tempoh masa.

  4. Pilih tindakan yang sepatutnya berlaku apabila dokumen itu tamat tempoh.

  5. Jika anda ingin tindakan yang dipilih untuk berulang, pilih kotak semak dalam seksyen Perulangan dan kemudian pilih tempoh berulang.

  6. Klik OK.

Halaman atas

Menambah ciri dasar pengauditan kepada dasar pengurusan maklumat

  1. Pada halaman Edit Dasar, dalam seksyen Pengauditan, pilih Dayakan pengauditan, kemudian pilih kotak semak bersebelahan dengan peristiwa yang anda ingin menyimpan jejakan audit.

  2. Klik OK.

    Nota: Untuk melihat log audit, pada halaman Seting Koleksi Laman, klik Laporan log audit, kemudian pilih laporan untuk melihatnya.

Menambah ciri dasar Kod Bar kepada dasar pengurusan maklumat

  1. Pada halaman Edit Dasar, dalam seksyen Kod bar, pilih Dayakan Kod bar.

  2. Pilih kotak semak Gesa pengguna untuk menyelitkan kod barjika anda ingin aplikasi klien Office untuk meminta pengguna memasukkan kod bar ke dalam dokumen mereka.

Menambah ciri dasar label kepada dasar pengurusan maklumat

  1. Pada halaman Edit Dasar, dalam seksyen Label, pilih kotak semak Dayakan Label.

  2. Untuk meminta pengguna memasukkan label sebelum menyimpan atau mencetak dokumen, pilih Gesa pengguna untuk menyelitkan label sebelum menyimpan atau mencetak.

  3. Untuk menghalang label daripada diubah selepas ia ditambah, pilih Halang perubahan pada label selepas ia ditambah.

  4. Dalam kotak Format label, taipkan teks yang anda inginkan muncul pada label. Anda boleh menggunakan sebarang gabungan teks tetap atau sifat dokumen, kecuali sifat terhitung atau terbina dalam seperti pengecam unik sejagat (GUID) atau Dicipta Oleh. Untuk memulakan baris baru, gunakan jujukan aksara \n.

  5. Pilih fon, saiz fon, gaya fon dan pelarasan untuk teks label.

  6. Taipkan ketinggian label dalam inci pada kotak Ketinggian dan lebar label dalam inci pada kotak Lebar.

  7. Klik Segar Semula untuk melihat perubahan anda.

  8. Klik OK.

Mengkonfigurasi pengurusan rekod setempat

Apabila anda menggunakan Pusat Rekod, anda bekerja dalam repositori terkunci dan boleh menggunakan pengendalian Hantar Ke untuk menghantar rekod ke dalam repositori tersebut. Walau bagaimanapun, sebarang laman yang boleh didayakan untuk pengurusan rekod setempat boleh dikonfigurasi sebagai sistem pengurusan rekod. Dalam sistem jenis ini, tidak seperti Pusat Rekod, anda boleh menyimpan rekod bersama-sama dengan dokumen aktif dalam ruang kerjasama. Beberapa manfaat tambahan menggunakan sistem pengurusan rekod setempat adalah:

  • Rekod boleh wujud dan diuruskan merentasi berbilang laman.

  • Dengan pemversian didayakan, mengekalkan versi rekod adalah automatik.

  • Carian ePenemuan boleh dilaksanakan terhadap kedua-dua rekod dan dokumen aktif pada masa yang sama.

  • Kawalan lebih luas ke atas bentuk rekod dalam organisasi anda dan individu yang boleh mencipta rekod.

Terdapat tiga langkah utama untuk mengkonfigurasi pengurusan rekod setempat:

  1. Mengaktifkan pengurusan rekod setempat di peringkat koleksi laman.

  2. Konfigurasikan seting pengisytiharan rekod di peringkat koleksi laman.

  3. Konfigurasikan seting pengisytiharan rekod di peringkat senarai atau pustaka.

    Nota: Anda mesti menjadi penyumbang atau pentadbir senarai untuk mengisytiharkan item sebagai rekod secara manual.

Halaman atas

Mengaktifkan pengurusan rekod setempat di peringkat koleksi laman

Langkah pertama mengkonfigurasi sistem pengurusan rekod setempat adalah dengan mengaktifkan ciri tersebut pada tahap koleksi laman. Mengaktifkan ciri membolehkan perintah Rekod Isytihar/Tidak diisytiharkan pada reben.

Nota: Anda mesti menjadi pentadbir Koleksi Laman untuk melaksanakan tugas ini.

  1. Pada tahap Laman paling atas, klik seting Butang Seting Office 365 , dan kemudian klik Seting Laman.

    Dalam laman Kumpulan yang disambungkan SharePoint , klik seting, klik Kandungan laman, dan kemudian klik Seting Laman.

  2. Di bawah Pentadbiran Koleksi Laman, klik Ciri koleksi laman.

  3. Bersebelahan dengan Pengurusan Rekod Setempat, klik Aktifkan.

Mengkonfigurasikan seting pengisytiharan rekod di peringkat koleksi laman

  1. Pada tahap Laman paling atas, klik seting Butang Seting Office 365 , dan kemudian klik Seting Laman.

    Dalam laman Kumpulan yang disambungkan SharePoint , klik seting, klik Kandungan laman, dan kemudian klik Seting Laman.

  2. Di bawah Pentadbiran Koleksi Laman, klik Seting pengisytiharan rekod.

  3. Pada halaman Seting Pengisytiharan Rekod, jika anda ingin meletakkan pengehadan terhadap perkara yang boleh dilakukan untuk item yang diisytiharkan sebagai rekod, pilih salah satu opsyen dalam seksyen Pengehadan Rekod.

  4. Dalam seksyen Ketersediaan pengisytiharan rekod , pilih sama ada atau tidak pengisytiharan manual rekod harus tersedia dalam senarai dan pustaka secara lalai. Jika anda memilih yang tidak tersedia dalam semua lokasi secara lalaiopsyen, rekod hanya boleh diisytiharkan melalui dasar atau aliran kerja.

  5. Dalam seksyen Peranan Pengisytiharan, pilih peranan yang boleh mengisytiharkan dan tidak mengisytiharkan rekod secara manual.

  6. Pilih OK.

Mengkonfigurasikan seting pengisytiharan rekod di peringkat senarai atau pustaka

Anda boleh mempunyai lebih kawalan ke atas item yang boleh diisytiharkan sebagai rekod dengan mengkonfigurasi pengisytiharan rekod untuk senarai atau pustaka. Apabila mengkonfigurasi senarai atau pustaka bagi pengisytiharan rekod, anda boleh mempunyai item yang diisytiharkan sebagai rekod secara automatik apabila ia ditambah kepada senarai atau pustaka.

  1. Daripada senarai atau pustaka yang anda ingin Konfigurasikan seting pengisytiharan rekod, klik tab pustaka atau senarai pada reben, dan kemudian klik Seting pustaka atau Seting senarai.

    Dalam SharePoint Online, klik seting Butang Seting Office 365 dan kemudian klik seting senarai atau seting pustaka.

  2. Di bawah halaman Seting Pustaka/Senarai Dokumen, di bawah Keizinan dan Pengurusan, klik Seting pengisytiharan rekod.

  3. Dalam seksyen Ketersediaan Pengisytiharan Rekod Secara Manual, pilih:

  4. Sama ada anda ingin senarai atau pustaka untuk menggunakan seting lalai pengisytiharan rekod yang digunakan oleh koleksi laman,

  5. sama ada pengguna harus sentiasa dibenarkan untuk mengisytiharkan item sebagai rekod untuk senarai atau pustaka secara manual, atau

  6. sama ada pengguna boleh atau tidak mengisytiharkan rekod dalam senarai atau pustaka secara manual.

  7. Dalam seksyen Pengisytiharan Automatik, pilih kotak semak jika anda ingin semua item yang ditambah kepada senarai atau pustaka diisytiharkan sebagai rekod secara automatik.

  8. Klik OK.

Halaman atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×