Mari bermula dengan Access 2007

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Terdapat beberapa cara yang anda boleh bermula dengan Microsoft Office Access 2007, bergantung pada sama ada anda menggunakan Access untuk kali pertama, mengalih data daripada program pangkalan data atau hamparan yang lain ke dalam Access atau menaik taraf daripada versi terdahulu Access. Artikel ini merangkumi soalan yang berkemungkinan besar timbul dalam setiap situasi ini.

Apakah yang anda ingin lakukan?

Mula menggunakan Access untuk kali pertama

Mengimport data daripada hamparan atau program lain

Menggunakan pangkalan data versi terdahulu dalam beberapa versi Access

Mula menggunakan Access untuk kali pertama

Office Access 2007 mempunyai beberapa peningkatan yang menjadikan proses penciptaan pangkalan data lebih mudah daripada pernah. Pengguna yang mencipta pangkalan data dalam Access sebelum akan menghargai bagaimana ini ciri baru dan dipertingkatkan mempercepatkan proses penciptaan.

Apabila anda mula Office Access 2007, skrin pertama yang muncul ialah halaman Mari bermula dengan Microsoft Office Access (melainkan anda bermula Access dengan Dwiklik fail pangkalan data Access yang khusus, di mana pangkalan data terbuka sebaliknya). Halaman Mari bermula dengan Microsoft Office Access adalah titik permulaan yang anda boleh mencipta pangkalan data baru, membuka pangkalan data sedia ada atau melihat kandungan Sorotan daripada Microsoft Office Online.

Mencipta pangkalan data menggunakan templat

Muat turun templat dari Microsoft Office Online

Mencipta pangkalan data dari awal

Mencipta pangkalan data kosong

Menambah jadual

Tampal data daripada sumber lain ke dalam Jadual Access

Mengimport data dari sumber lain

Membuka pangkalan data Access sedia ada

Access 2010 mempunyai alat yang berkesan yang menjadikannya lebih mudah untuk menjejak, laporan, dan berkongsi data anda.

Mencipta pangkalan data menggunakan templat

Access menyediakan anda dengan pelbagai templat yang anda boleh gunakan untuk mempercepatkan proses penciptaan pangkalan data anda. Templat ialah pangkalan data sedia untuk digunakan yang mengandungi semua jadual, pertanyaan, borang dan laporan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas tertentu. Contohnya, terdapat templat yang boleh digunakan untuk menjejak isu, menguruskan kenalan atau menyimpan rekod perbelanjaan. Sesetengah templat mengandungi beberapa sampel rekod untuk membantu menunjukkan penggunaan mereka. Templat pangkalan data boleh digunakan seperti, atau anda boleh menyesuaikan mereka untuk muat yang lebih baik keperluan anda.

  1. Mulakan Access, jika ia belum dijalankan.

    Jika pangkalan data belum dibuka, lakukan yang berikut untuk memaparkan halaman Mari bermula dengan Microsoft Office Access :

    • Klik Butang Microsoft Office Imej butang , dan kemudian klik Tutup pangkalan data. Imej Butang

      Halaman Mari Bermula dengan Microsoft Office Access

  2. Beberapa templat dipaparkan di bawah Templat dalam talian ditampilkan pada halaman Mari bermula dengan Microsoft Office Access , dan banyak lagi akan tersedia jika anda klik salah satu kategori di bawah Kategori templat di sebelah kiri tetingkap Access. Masih lebih boleh dimuat turun dari laman Microsoft Office Web (lihat seksyen berikut, muat turun templat dari Microsoft Office Online, untuk butiran).

  3. Klik templat yang anda ingin gunakan.

  4. Dalam anak tetingkap di sebelah kanan tetingkap Access, Access mencadangkan nama fail pangkalan data anda dalam kotak Nama fail . Anda boleh mengedit nama fail dan menentukan folder yang berbeza. Secara pilihan, anda boleh mencipta pangkalan data anda dan pautan ke Laman Windows SharePoint Services 3.0 .

  5. Klik Cipta (atau klik muat turun, untuk templat dalam talian Office).

    Access mencipta dan kemudian membuka pangkalan data. Borang yang dipaparkan, yang anda boleh mula memasukkan data.

    Jika templat anda mengandungi data sampel, anda boleh memadamkan setiap rekod seperti berikut:

    • Klik pengepala baris untuk rekod yang anda ingin padam. (Pengepala baris ialah kotak atau bar betul-betul di sebelah kiri rekod.)

    • Pada rumah tab, dalam Kumpulan rekod , klik padam. Imej Butang

  6. Untuk mula memasukkan data, klik dalam sel kosong pertama pada borang, dan kemudian mula menaip. Selepas memasukkan beberapa rekod, anda boleh menggunakan anak tetingkap navigasi untuk melihat sama ada terdapat borang atau laporan yang anda mungkin ingin menggunakan lain.

Muat turun templat dari Microsoft Office Online

Jika anda tidak dapat mencari templat yang sesuai untuk keperluan anda pada halaman Mari bermula dengan Microsoft Office Access , anda boleh menjelajah Laman Web dalam talian Office untuk pilihan lebih besar.

  1. Mulakan Access, jika ia belum dijalankan.

    Jika pangkalan data belum dibuka, lakukan yang berikut untuk memaparkan halaman Mari bermula dengan Microsoft Office Access :

    • Klik Butang Microsoft Office Imej butang , dan kemudian klik Tutup pangkalan data. Imej Butang

  2. Berhampiran bahagian bawah halaman Mari bermula dengan Microsoft Office Access , di bawah lebih pada Office Online, klik templat.

    Laman Web dalam talian Office muncul dalam tetingkap pelayar baru.

  3. Menggunakan alat carian pada laman Office Online untuk mencari dan memuat turun templat yang anda inginkan.

  4. Selepas anda memuat turun templat, pangkalan data baru disimpan dalam salah satu folder berikut:

    • Windows Vista    c:\Users\user name\Documents

    • C:\Documents Microsoft Windows Server 2003 atau Microsoft Windows XP    dan Settings\user name\My dokumen

      Pada kali berikut yang anda ingin bekerja dengan pangkalan data, menggunakan Access atau Windows Explorer untuk membukanya dari lokasi tersebut.

Atas seksyen

Mencipta pangkalan data dari awal

Jika tiada templat yang sesuai untuk keperluan anda, atau jika anda mempunyai data dalam program lain yang anda ingin import ke dalam Access, anda mungkin memutuskan yang adalah lebih baik untuk mencipta pangkalan data dari awal. Untuk kebanyakan aplikasi, ini biasanya melibatkan salah satu atau kedua-dua perkara berikut:

  • Mencipta jadual baru, dan kemudian memasukkan, menampal atau mengimport data ke dalam jadual tersebut.

  • Mengimport data dari sumber lain, yang mencipta jadual baru dalam proses.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang merancang dan mereka bentuk pangkalan data, atau mencipta perhubungan, borang, laporan atau pertanyaan, ikuti pautan dalam seksyen Lihat juga artikel ini.

Mencipta pangkalan data kosong

  1. Mulakan Access.

  2. Pada halaman Mari bermula dengan Microsoft Office Access , klik Pangkalan data kosong.

    Butang Pangkalan Data Kosong

  3. Dalam anak tetingkap Pangkalan data kosong , taipkan nama fail dalam kotak Nama fail . Jika anda tidak membekalkan sambungan nama fail, Access menambahkannya untuk anda. Lokasi fail lalai adalah salah satu perkara berikut:

    • Windows Vista    c:\Users\user name\Documents

    • C:\Documents Microsoft Windows Server 2003 atau Microsoft Windows XP    dan Settings\user name\My dokumen

      Untuk mengubah lokasi fail, klik semak lalu Imej Butang di sebelah kotak Nama fail , semak lalu ke dan pilih lokasi baru dan kemudian klik OK.

  4. Klik Cipta.

    Access mencipta pangkalan data, dan kemudian membuka jadual kosong (bernama jadual1) dalam Pandangan helaian data.

  5. Access meletakkan kursor dalam sel kosong pertama dalam lajur Tambah medan baru .

    Jadual baru kosong dalam pangkalan data baru

    Untuk menambah data, mula menaip — atau anda boleh menampal data daripada sumber lain, seperti yang diterangkan dalam seksyen tampal data daripada sumber lain ke dalam Jadual Access, dalam artikel ini.

    Nota: 

    • Memasukkan data dalam pandangan helaian data direka bentuk menjadi serupa dengan memasukkan data dalam lembaran kerja Excel. Sekatan utama adalah data mesti dimasukkan dalam bersebelahan baris dan lajur, bermula di penjuru atas kiri helaian data. Anda patut cuba format data anda dengan menyertakan baris kosong atau lajur semasa anda mungkin lakukan dalam lembaran kerja Excel, kerana melakukan jadi akan membazirkan ruang dalam jadual anda. Jadual hanya mengandungi data anda. Semua persembahan visual data tersebut akan dilakukan dalam borang dan laporan yang anda mereka bentuk kemudian.

    • Struktur jadual yang dicipta apabila anda memasukkan data. Bila-bila masa anda menambah lajur baru pada jadual, medan baru ditakrifkan. Capaian mengeset jenis data medan yang berdasarkan pada jenis data yang anda masukkan. Contohnya, jika anda mempunyai lajur yang anda telah memasukkan nilai tarikh sahaja, Access akan mengesetkan jenis data bagi medan tersebut untuk tarikh/masa. Jika anda kemudian cuba Masukkan nilai tarikh (seperti nama atau nombor telefon) dalam medan tersebut, Access memaparkan mesej yang memaklumkan anda bahawa nilai yang tidak sepadan dengan jenis data lajur. Apabila mungkin, anda perlu merancang jadual anda supaya setiap lajur mengandungi jenis data yang sama sama ada ia adalah teks, tarikh, nombor atau jenis yang lain. Ini menjadikannya lebih mudah untuk membina pertanyaan, borang dan laporan yang pilih hanya data yang anda inginkan.

    • Untuk maklumat lanjut tentang bekerja dengan helaian data, lihat artikel membuka helaian data kosong.

Jika anda berminat tidak memasukkan data pada masa ini, klik tutup Imej butang .

Menambah jadual

Anda boleh menambah jadual baru ke pangkalan data sedia ada menggunakan alat dalam Kumpulan Jadual pada tab Cipta .

Imej Reben Access

Klik Jadual untuk mencipta jadual kosong dalam pandangan helaian data. Anda boleh menggunakan pandangan helaian data untuk mula memasukkan data dengan serta-merta dan mempunyai capaian yang mencipta struktur jadual untuk anda apabila anda pergi, atau anda boleh menggunakan Pandangan Reka Bentuk untuk mencipta struktur Jadual pertama dan kemudian Tukar kembali kepada pandangan helaian data untuk memasukkan data anda. Tanpa mengira pandangan yang anda memulakan, anda boleh sentiasa bertukar kepada pandangan lain dengan menggunakan butang pandangan pada bar status tetingkap Access.

Menyelitkan Jadual, bermula dalam pandangan helaian data    Dalam pandangan helaian data, anda boleh memasukkan data dengan serta-merta dan membenarkan capaian membina struktur Jadual di sebalik tabir. Nama medan yang diperuntukkan secara berangka (Field1, Field2, dan sebagainya), dan capaian set jenis data medan yang berdasarkan pada jenis data yang anda masukkan.

  1. Pada tab Cipta , dalam Kumpulan Jadual , klik Jadual. Imej Butang

  2. Access mencipta jadual, dan kemudian meletakkan kursor dalam sel kosong pertama dalam lajur Tambah medan baru .

    Nota: Jika anda tidak melihat lajur yang bernama Tambah medan baru, anda mungkin berada dalam pandangan Reka bentuk dan bukannya pandangan helaian data. Untuk bertukar kepada pandangan helaian data, dwiklik Jadual dalam anak tetingkap navigasi. Access menggesa anda untuk nama untuk jadual baru, dan kemudian bertukar kepada pandangan helaian data.

  3. Pada tab helaian data , dalam Kumpulan medan & lajur , klik Medan baru. Imej Butang

    Access memaparkan anak tetingkap Templat medan yang mengandungi senarai jenis medan yang biasa digunakan. Jika anda menyeret salah satu medan ini pada helaian data anda, Access akan menambahkan medan dengan nama tersebut dan Setkan sifatnya kepada nilai yang sesuai untuk jenis medan tersebut. Anda boleh mengubah sifat kemudian. Anda mesti menyeret medan ke kawasan helaian data yang mengandungi data. Bar menegak selitan muncul, menunjukkan tempat medan akan berada.

  4. Untuk menambah data, mula menaip dalam sel kosong pertama — atau anda boleh menampal data daripada sumber lain, seperti yang diterangkan dalam artikel ini.

    • Untuk menamakan semula lajur (medan), dwiklik tajuk lajur dan kemudian taipkan nama baru. Ia adalah satu amalan baik untuk memberikan nama yang bermakna untuk setiap medan, agar anda tahu apa yang ia mengandungi apabila anda melihatnya dalam anak tetingkap Senarai medan .

    • Untuk mengalihkan lajur, pilihnya dengan mengklik tajuk lajur dan kemudian seret ke tempat yang anda inginkan. Anda juga boleh memilih beberapa lajur bersebelahan dan seretnya ke lokasi baru bersama-sama.

Menyelitkan Jadual, bermula dalam pandangan Reka bentuk    Dalam pandangan Reka bentuk, anda mencipta struktur jadual yang baru. Kemudian anda sama ada bertukar kepada pandangan helaian data untuk memasukkan data, atau anda memasukkan data anda menggunakan kaedah lain, seperti menampal atau appending.

  1. Pada tab Cipta , dalam Kumpulan Jadual , klik Reka bentuk Jadual. Imej Butang

  2. Untuk setiap medan dalam jadual anda, taipkan nama dalam lajur Nama medan , dan kemudian pilih jenis data daripada senarai Jenis Data .

    Nota: Jika anda tidak melihat lajur Nama medan dan Jenis Data , anda mungkin berada dalam pandangan helaian data dan bukannya pandangan Reka bentuk. Untuk bertukar kepada pandangan Reka bentuk, klik butang pandangan Reka bentuk dalam bar status tetingkap Access. Access menggesa anda untuk nama untuk jadual baru, dan kemudian bertukar kepada pandangan Reka bentuk.

  3. Jika anda inginkan, anda boleh memasukkan Perihalan bagi setiap medan dalam lajur Perihalan . Perihalan yang anda masukkan dipaparkan dalam status bar apabila titik selitan dalam medan tersebut dan digunakan sebagai teks bar status untuk sebarang kawalan yang anda cipta dengan menyeret medan dari anak tetingkap Senarai medan ke borang atau laporan dan sebarang kawalan yang dicipta untuk medan tersebut dengan Bestari borang atau laporan Bestari.

  4. Selepas anda telah menambah semua medan anda, menyimpan Jadual:

    • Klik Butang Microsoft Office Imej butang dan kemudian klik Simpanatau tekan CTRL + S.

  5. Anda boleh mula memasukkan data ke dalam Jadual pada bila-bila masa dengan bertukar kepada pandangan helaian data, mengklik dalam sel kosong pertama, dan menaip. Anda juga boleh menampal data daripada sumber lain, seperti yang diterangkan dalam seksyen berikut.

Jika selepas memasukkan beberapa data, anda ingin menambah satu atau lebih medan pada jadual anda, anda boleh sama ada mula menaip dalam lajur Tambah medan baru dalam pandangan helaian data, atau anda boleh menambah medan baru menggunakan perintah dalam Kumpulan medan & lajur pada tab helaian data .

Untuk maklumat lanjut tentang mencipta jadual, termasuk penggunaan templat Jadual, lihat artikel mencipta jadual dalam pangkalan data.

Atas seksyen

Tampal data daripada sumber lain ke dalam Jadual Access

Jika data anda kini disimpan dalam program lain, seperti Office Excel 2007, anda boleh Salin dan tampal ke dalam Jadual Access. Secara umum, ini paling jika data anda telah dipisahkan ke dalam lajur, seperti dalam lembaran kerja Excel. Jika data anda dalam word pemprosesan program, anda digalakkan untuk memisahkan lajur data dengan menggunakan tab, atau untuk menukar data kepada Jadual dalam program pemprosesan perkataan sebelum anda menyalin data. Jika data anda memerlukan sebarang pengeditan atau manipulasi (contohnya, pemisah nama penuh kepada nama pertama dan keluarga), anda mungkin ingin melakukan ini sebelum menyalin data, terutamanya jika anda tidak biasa dengan Access.

Apabila anda menampal data ke dalam Jadual kosong, Access mengesetkan jenis data bagi setiap medan mengikut jenis data yang ia mencari sana. Contohnya, jika medan ditampal mengandungi apa-apa tetapi nilai tarikh, Access menggunakan data tarikh/masa jenis untuk medan tersebut. Jika medan ditampal mengandungi hanya perkataan "Ya" dan "Tiada", Access digunakan Ya/jenis data tiada ke medan.

Capaian nama medan bergantung pada apa yang ia menemui dalam baris pertama data yang ditampal. Jika baris pertama data ditampal sama jenis dengan baris yang ikuti, Access menentukan bahawa baris pertama ialah sebahagian daripada data dan menguntukkan medan nama generik (F1, F2 dan sebagainya). Jika baris pertama data yang ditampal tidak sama dengan baris yang ikuti, Access menentukan bahawa baris pertama mengandungi nama medan. Access nama medan sewajarnya dan masukkan baris pertama dalam data.

Jika Access menguntukkan nama medan umum, anda perlu menamakan semula medan secepat mungkin untuk mengelakkan kekeliruan. Gunakan prosedur berikut:

  1. Simpan Jadual.

    • Klik Butang Microsoft Office Imej butang dan kemudian klik Simpanatau tekan CTRL + S.

  2. Dalam pandangan helaian data, dwiklik setiap tajuk lajur, dan kemudian taipkan nama medan yang sah untuk setiap lajur. Ia mungkin kelihatan seolah-olah anda menaip pada data, tetapi baris tajuk lajur yang mengandungi nama medan, tidak data.

  3. Simpan Jadual sekali lagi.

Nota: Anda juga boleh menamakan semula medan dengan bertukar kepada pandangan Reka bentuk dan mengedit nama medan. Untuk bertukar kepada pandangan Reka bentuk, klik kanan Jadual dalam anak tetingkap navigasi dan klik Pandangan Reka bentuk. Untuk bertukar kembali kepada pandangan helaian data, dwiklik Jadual dalam anak tetingkap navigasi.

Atas seksyen

Mengimport data dari sumber lain

Anda mungkin mempunyai data yang anda telah mengumpulkan dalam program lain dan ingin mengimport ke dalam Access. Atau anda boleh bekerja dengan individu yang menyimpan data mereka dalam program lain, dan anda mungkin ingin bekerja dengan data mereka dalam Access. Salah satu cara, Access memudahkannya untuk mengimport data daripada program lain. Anda boleh mengimport data dari lembaran kerja Excel, daripada jadual dalam pangkalan data Access yang lain, dari senarai SharePoint atau dari mana-mana pelbagai sumber lain. Proses berbeza sedikit bergantung pada sumber anda, tetapi arahan ini akan membantu anda bermula:

  1. Pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Import , klik perintah untuk jenis fail yang anda import dari.

    Imej Reben Access

    Contohnya, jika anda mengimport data dari lembaran kerja Excel, klik Excel. Jika anda tidak melihat jenis program yang betul, klik lagi.

    Nota: Jika anda tidak dapat mencari jenis format yang betul dalam Kumpulan Import , anda mungkin perlu memulakan program yang anda mula-mula mencipta data, dan kemudian menggunakan program tersebut untuk menyimpan data dalam fail biasa format (seperti yang fail teks terbatas) sebelum anda boleh mengimport data ke dalam Access.

  2. Dalam kotak dialog Dapatkan Data luaran , sama ada klik semak lalu untuk menyemak lalu ke fail data sumber atau taipkan laluan penuh fail data sumber dalam kotak Nama fail .

  3. Klik Opsyen yang anda inginkan di bawah Tentukan cara dan di mana anda ingin menyimpan data dalam pangkalan data semasa. Anda boleh mencipta jadual baru menggunakan data yang diimport, tambah data kepada jadual sedia ada atau mencipta jadual terpaut yang mengekalkan pautan ke sumber data.

  4. Klik OK.

    Access memulakan Bestari Import.

  5. Ikuti arahan dalam Bestari Import. Prosedur tepat yang anda ikuti bergantung pada Opsyen import atau pautan yang anda pilih.

  6. Pada halaman terakhir bestari, klik Selesai.

    Capaian bertanya sama ada anda ingin menyimpan butiran operasi import yang baru sahaja anda selesai.

    • Jika anda berpendapat bahawa anda akan menjalankan pengendalian import sama ini sekali lagi, klik Simpan langkah import, dan kemudian masukkan butiran.

      Anda boleh kemudian dengan mudah hasilkan pengendalian import dengan mengklik Import disimpan dalam Kumpulan Import pada tab Data luaran , mengklik spesifikasi import, dan kemudian mengklik jalankan.

    • Jika anda tidak ingin menyimpan butiran operasi, klik tutup.

Capaian mengimport data ke dalam Jadual baru, dan kemudian memaparkan Jadual di bawah Jadual dalam anak tetingkap navigasi.

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai cara untuk mengimport data ke dalam Access, ikuti pautan dalam seksyen Lihat juga artikel ini.

Atas seksyen

Membuka pangkalan data Access sedia ada

  1. Klik Butang Microsoft Office Imej butang , dan kemudian klik Buka.

  2. Klik pintasan dalam kotak dialog Buka — atau, dalam kotak Cari dalam , klik pemacu atau folder yang mengandungi pangkalan data yang anda inginkan.

  3. Dalam senarai folder, dwiklik folder sehingga anda membuka folder yang mengandungi pangkalan data.

  4. Apabila anda menemui pangkalan data, lakukan salah satu perkara berikut:

    • Untuk membuka pangkalan data dalam mod Buka lalai, dwikliknya.

    • Untuk membuka pangkalan data untuk capaian kongsi dalam persekitaran berbilang pengguna, agar anda dan pengguna lain boleh kedua-dua membaca dan menulis ke pangkalan data pada masa yang sama, klik Buka.

    • Untuk membuka pangkalan data untuk capaian baca sahaja, agar anda boleh melihatnya tetapi tidak boleh mengedit, klik anak panah di sebelah butang Buka , dan kemudian klik Buka baca sahaja.

    • Untuk membuka pangkalan data untuk capaian eksklusif, agar tiada orang lain boleh membukanya semasa anda mempunyai ia terbuka, klik anak panah di sebelah butang Buka , dan kemudian klik Buka eksklusif.

    • Untuk membuka pangkalan data untuk capaian baca sahaja, klik anak panah di sebelah butang Buka , kemudian klik Buka eksklusif Read-Only pengguna lain masih boleh membuka pangkalan data, tetapi ia hanya mempunyai capaian baca sahaja.

Jika anda tidak dapat mencari pangkalan data yang anda ingin buka   

  1. Dalam kotak dialog yang terbuka , klik pintasan Komputer saya — atau, dalam kotak Cari dalam , klik Komputer saya.

  2. Dalam senarai pemacu, klik kanan pemacu yang anda fikirkan mungkin mengandungi pangkalan data, dan kemudian klik carian.

  3. Masukkan kriteria carian anda, dan kemudian tekan ENTER untuk mencari pangkalan data.

  4. Jika pangkalan data ditemui, membukanya dengan mendwikliknya dalam kotak dialog Hasil carian .

  5. Kerana carian dimulakan daripada kotak dialog Buka , anda mesti klik Batalkan dalam kotak dialog tersebut sebelum pangkalan data akan dibuka.

Nota: Anda boleh terus membuka fail data dalam format fail Luaran (seperti dBASE, paradoks, Microsoft Exchange atau Excel). Anda boleh juga terus membuka sebarang Sumber data ODBC, seperti Microsoft SQL Server atau Microsoft FoxPro. Access secara automatik mencipta pangkalan data Access yang baru dalam folder yang sama sebagai fail data, dan menambahkan pautan pada setiap Jadual dalam pangkalan data Luaran.

Petua

  • Untuk membuka salah satu pangkalan data beberapa terakhir yang anda telah buka, klik nama fail dalam senarai Membuka pangkalan data terkini pada halaman Mari bermula dengan Microsoft Office Access . Access membuka pangkalan data, menggunakan seting opsyen yang sama yang pangkalan data telah kali terakhir yang anda membukanya. Jika senarai fail yang baru digunakan tidak dipaparkan, klik Butang Microsoft Office Imej butang , dan kemudian klik Opsyen Access. Kotak dialog Opsyen Access muncul. Klik kategori lanjutan dan kemudian, di bawah Seksyen paparan , pilih kotak semak senarai fail yang baru digunakan . (Anda juga boleh menentukan bilangan fail yang baru digunakan yang anda ingin mempunyai dipaparkan dalam senarai, sehingga maksimum Sembilan.)

  • Jika anda sedang buka pangkalan data dengan mengklik Butang Microsoft Office Imej butang dan menggunakan perintah Buka , anda boleh melihat senarai pintasan untuk pangkalan data yang anda buka sebelum ini dengan mengklik Dokumen terbaru saya dalam kotak dialog Buka .

Atas seksyen

Halaman Atas

Mengimport data daripada hamparan atau program lain

Jika anda biasa dengan program lain pangkalan data atau hamparan, anda mungkin mengetahui maklumat asas Bagaimanakah aplikasi ini berfungsi dan Apakah pangkalan data yang digunakan untuk. Capaian berbeza daripada banyak aplikasi pangkalan data yang lain dengan membenarkan anda mencipta pangkalan data perhubungan. Access juga menyediakan banyak opsyen untuk bekerja dengan program pangkalan data lain, seperti SQL Server.

Dalam seksyen ini

Mengimport lembaran kerja Excel ke Access

Import lembaran kerja Excel sebagai Jadual dalam pangkalan data baru Office Access 2007

Menggunakan Bestari penganalisis jadual untuk mengatur data anda

Bekerja dengan data daripada program lain

Mengimport lembaran kerja Excel ke Access

Orang ramai mula menjelajah capaian selepas pertama membina senarai dalam Excel. Excel ialah tempat yang sesuai untuk memulakan senarai, tetapi apabila senarai berkembang, ia menjadi lebih sukar untuk mengatur dan sentiasa dikemas kini. Mengalihkan senarai untuk mencapai biasanya adalah langkah seterusnya logik.

Jadual pangkalan data adalah sama dengan dalam struktur lembaran kerja, dalam yang data disimpan dalam baris dan lajur. Hasilnya, adalah biasanya mudah untuk mengimport lembaran kerja ke dalam jadual pangkalan data. Perbezaan utama antara menyimpan data anda dalam lembaran kerja dan menyimpan dalam pangkalan data berada dalam cara data teratur. Hanya mengimport seluruh lembaran kerja anda sebagai jadual baru dalam pangkalan data tidak akan menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan mengatur dan mengemas kini data anda, khususnya jika lembaran kerja anda mengandungi data lewah. Untuk menyelesaikan masalah tersebut, anda mesti memisahkan hamparan data kepada jadual yang berasingan, setiap satu mengandungi data yang berkaitan. Untuk maklumat lanjut mengenai cara menyusun data dalam jadual anda, lihat artikel asas Reka bentuk pangkalan data.

Mencapai ciri Bestari penganalisis jadual yang boleh membantu anda untuk melengkapkan proses ini. Selepas mengimport data anda ke dalam Jadual, Bestari membantu anda untuk memisahkan Jadual kepada jadual yang berasingan, setiap satunya mengandungi data yang tidak diduakan dalam mana-mana pada jadual lain. Bestari juga mencipta perlu perhubungan antara Jadual.

Import lembaran kerja Excel sebagai Jadual dalam pangkalan data Office Access 2007 baru

  1. Klik Butang Microsoft Office Imej butang , dan kemudian klik baru.

  2. Taipkan nama untuk pangkalan data baru dalam kotak Nama fail , dan kemudian klik Cipta.

  3. Tutup jadual1.

    Apabila ditanya jika anda ingin menyimpan perubahan Reka bentuk jadual1, klik tidak.

  4. Pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Import , klik Excel. Imej Butang

  5. Dalam kotak dialog Dapatkan Data luaran , klik semak lalu.

  6. Gunakan kotak dialog Buka fail untuk mencari fail anda.

  7. Pilih fail, kemudian klik Buka.

  8. Dalam kotak dialog Dapatkan Data luaran , pastikan opsyen Import data sumber ke dalam Jadual baru dalam pangkalan data semasa dipilih.

  9. Klik OK.

    Bestari Import hamparan bermula dan bertanya beberapa soalan mengenai data anda.

  10. Ikuti arahan, klik berikut atau kembali untuk menavigasi melalui halaman. Pada halaman terakhir Bestari, klik selesai.

    Nota: Capaian bertanya sama ada anda ingin menyimpan butiran operasi import yang baru sahaja anda selesai. Jika anda berpendapat bahawa anda akan dapat menjalankan ini sama mengimport operasi sekali lagi, klik Ya, dan kemudian masukkan butiran. Anda boleh kemudian dengan mudah hasilkan operasi pada masa hadapan dengan mengklik Import disimpan dalam Kumpulan Import pada tab Data luaran . Jika anda tidak ingin menyimpan butiran operasi, klik tutup.

Access mengimport data ke dalam Jadual baru, dan kemudian dipaparkan di bawah Semua jadual dalam anak tetingkap navigasi.

Menggunakan Bestari penganalisis jadual untuk mengatur data anda

Selepas data anda telah diimport ke dalam Jadual Access, anda boleh menggunakan Bestari penganalisis jadual untuk mengenal pasti data berulang dengan cepat. Bestari kemudian menyediakan cara mudah untuk mengatur data berulang kepada jadual yang berasingan, supaya ia disimpan dalam cara yang paling berkesan. Access mengekalkan jadual asal sebagai sandaran dan kemudian mencipta jadual baru yang anda boleh gunakan sebagai asas untuk aplikasi pangkalan data anda.

  1. Buka pangkalan data Access yang mengandungi jadual yang anda ingin analisis.

  2. Pada tab Alat pangkalan data , dalam Kumpulan analisis , klik Jadual analisis.

    Bestari penganalisis Jadual bermula.

    Jika anda pengguna baru konsep penormalan, dua halaman pengenalan dalam Bestari mengandungi tutorial ringkas — lengkap dengan butang yang anda boleh klik untuk melihat contoh. Jika anda tidak melihat halaman pengenalan, tetapi sebaliknya melihat kotak semak yang dilabelkan Tunjukkan pengenalan halaman?, pilih kotak semak, dan kemudian klik kembali sebanyak dua kali untuk melihat pengenalan. Jika anda tidak ingin melihat halaman pengenalan sekali lagi selepas membaca pengenalan, anda boleh mengosongkan kotak semak.

  3. Pada halaman yang bermula dengan ayat, jadual yang mengandungi medan dengan nilai yang diulang dalam banyak rekod?, pilih jadual yang anda ingin analisis, dan kemudian klik berikut.

  4. Anda boleh membiarkan Bestari yang memutuskan medan yang pergi dalam Jadual, atau anda boleh membuat keputusan bahawa diri anda. Jika anda mengikuti cadangan dalam Bestari, anda masih boleh membuat perubahan pada tataletak Jadual pada halaman berikut Bestari.

    Nota: Jika anda membiarkan Bestari memutuskan medan yang untuk meletakkan dalam Jadual, pilihan yang sentiasa mungkin tidak sesuai untuk data anda, terutamanya jika tidak terdapat banyak data untuk berfungsi. Anda seharusnya menyemak hasil Bestari yang teliti. Sebaliknya, Bestari mungkin mencadangkan organisasi lebih cekap daripada yang anda memikirkan, supaya ia merupakan idea yang baik untuk sekurang-kurangnya cuba Bestari yang keputusan sekali. Jika anda tidak suka cadangan, anda boleh masih menyusun semula medan secara manual dan anda sentiasa boleh klik kembali dan menyusun semua medan diri anda.

  5. Klik berikut. Pada halaman ini, anda menentukan jadual yang mengandungi medan yang. Jika anda memilih untuk membenarkan menentukan Bestari, anda akan melihat berbilang jadual yang disambungkan dengan garisan perhubungan. Jika tidak, Access mencipta hanya satu jadual yang mengandungi semua medan. Dalam mana-mana kes, anda boleh membuat perubahan pada halaman ini.

    • Anda boleh menyeret medan daripada jadual untuk kawasan kosong halaman untuk mencipta jadual baru yang mengandungi medan tersebut. Access menggesa anda untuk nama Jadual.

    • Anda boleh menyeret medan dari satu jadual ke Jadual lain jika anda berpendapat bahawa ia akan disimpan dengan lebih cekap sana.

    • Kebanyakan Jadual akan diberikan ID atau medan ID unik dijanakan . Untuk mengetahui lebih lanjut tentang medan ID, klik Petua di penjuru atas kanan Bestari.

    • Untuk membuat asal perubahan, klik butang buat asal .

    • Untuk menamakan semula Jadual, dwiklik bar tajuk, taipkan nama baru dan kemudian klik OK.

  6. Selepas anda mempunyai medan disusun sesuatu yang anda inginkan, klik berikut.

  7. Jika Bestari menemui rekod yang mempunyai nilai serupa, ia akan mengenal pasti nilai tersebut sebagai mungkin ralat tipografi dan mempersembahkan skrin yang anda boleh mengesahkan apa yang perlu dilakukan mengenainya. Skrol senarai untuk mencari mana-mana yang mempunyai nilai dalam lajur pembetulan , dan kemudian klik item yang bersesuaian dalam senarai juntai bawah. Pilih (biarkan sebagai-adalah) untuk menghentikan Bestari melakukan sebarang perubahan kepada nilai. Apabila anda selesai, klik berikut.

  8. Bestari bertanya sama ada anda ingin mencipta pertanyaan yang menyerupai jadual asal anda. Jika anda sudah mempunyai membina borang dan laporan yang berdasarkan jadual asal, mencipta pertanyaan tersebut adalah idea yang baik. Jika anda memilih Ya, mencipta pertanyaan, Bestari menamakan semula jadual asal dengan "_OLD" untuk nama Jadual dan kemudian nama pertanyaan baru menggunakan nama jadual asal. Borang dan laporan yang telah berdasarkan Jadual sekarang gunakan pertanyaan untuk data mereka dan mereka terus berfungsi seperti sebelum ini.

  9. Klik Selesai.

    Bestari mencipta jadual baru seperti yang ditentukan, dan kemudian terbuka mereka. Tutup mereka apabila anda selesai memeriksa hasil.

Atas seksyen

Bekerja dengan data daripada program lain

Office Access 2007 menyediakan ciri untuk bekerja dengan data yang disimpan dalam program lain.

  • Mencipta pangkalan data Access yang pautan ke data dalam format fail lain    Anda boleh menggunakan Access untuk membuka fail dalam format fail lain seperti teks, dBASE atau hamparan. Access mencipta pangkalan data Access dan pautan fail anda secara automatik.

    1. Mulakan Access.

    2. Klik Butang Microsoft Office Imej butang , dan kemudian klik Buka.

    3. Dalam kotak dialog Buka , klik jenis fail yang anda ingin buka dalam senarai. Jika anda tidak pasti tentang jenis fail, klik Semua fail (*. *).

    4. Jika perlu, semak lalu ke folder yang mengandungi fail yang anda ingin buka. Apabila anda menemui fail, dwiklik untuk membukanya.

    5. Ikuti arahan dalam Bestari. Pada halaman terakhir Bestari, klik selesai.

  • Import atau pautan data untuk pangkalan data Access sedia ada    Anda boleh sama ada mengimport data dari sumber dan program lain ke dalam Jadual Access supaya data yang terkandung dalam fail Access, atau anda boleh memaut ke data dari Access supaya data kekal dalam fail asal (di luar fail Access).

    Mengimport atau memautkan data

    1. Pada tab Data luaran , dalam Kumpulan Import , klik format data disimpan.

      Anda boleh mengimport atau memaut data daripada format berikut:

      • Microsoft Office Access

      • Microsoft Office Excel

      • Microsoft Windows SharePoint Services

      • Fail teks

      • Fail XML

      • Pangkalan data ODBC

      • Dokumen HTML

      • Microsoft Office Outlook

      • dBase

      • Paradoks

      • Lotus 1-2-3

        Kotak dialog Dapatkan Data luaran muncul.

    2. Ikuti arahan dalam kotak dialog.

      Capaian akan mengimport atau memaut data ke pangkalan data anda. Untuk kebanyakan format, anda mesti menentukan lokasi data dan kemudian pilih cara anda ingin data disimpan dalam pangkalan data anda.

Atas seksyen

Halaman Atas

Menggunakan pangkalan data versi terdahulu dalam beberapa versi Access

Jika projek Access atau pangkalan data Access anda dicipta dalam Access 2000 atau lebih baru, anda boleh menggunakan pangkalan data atau projek dalam versi Access yang yang ia dicipta atau sebarang versi lebih baru, walaupun jika fail disimpan didayakan keselamatan. Contohnya, fail Access 2000 boleh digunakan dalam Access 2000 melalui Office Access 2007dan fail Access 2002-2003 boleh digunakan dalam Access 2002-2003 melalui Office Access 2007.

Anda mungkin mempunyai situasi yang anda ingin menyimpan data anda dalam versi terdahulu Access, tetapi anda mempunyai pengguna dengan versi lebih baru Access yang ingin memaut ke data tersebut tetapi masih memanfaatkan beberapa ciri versi lebih baru. Penyelesaian adalah untuk mencipta pangkalan data "depan" baru dalam versi lebih baru (yang mengandungi borang, laporan, pertanyaan, makro, tetapi tiada Jadual), dan pautan ke Jadual dalam fail versi terdahulu. Gunakan salah satu prosedur berikut, bergantung pada sama ada anda pangkalan data yang terkandung dalam satu fail atau telah dipisahkan kepada aplikasi bahagian depan/bahagian belakang.

Menggunakan pangkalan data Access satu fail dalam beberapa versi Access

Menggunakan aplikasi bahagian depan bahagian/kembali-dalam beberapa versi Access

Menggunakan pangkalan data Access satu fail dalam beberapa versi Access

Jika semua jadual, borang dan lain-lain objek pangkalan data Access anda terkandung dalam satu fail .mdb, dan anda ingin menggunakan pangkalan data dalam beberapa versi Access, anda boleh mencipta pangkalan data bahagian depan yang baru dalam versi lebih baru dan pautan ke fail asal. Pengguna yang mempunyai versi Access terdahulu yang masih dapat menggunakan pangkalan data asal. Pengguna yang mempunyai versi lebih baru boleh menggunakan pangkalan data bahagian depan yang baru untuk memaut ke data yang sama.

  1. Gunakan prosedur berikut untuk menukar pangkalan data kepada mana-mana tiga format terkini: Access 2000, Access 2002-2003 atau Access 2007. Perintah ini mengekalkan pangkalan data asal dalam format asalnya, dan mencipta salinan dalam format yang anda tentukan.

    • Tutup fail Access. Jika fail pada berbilang pengguna pangkalan data Access terletak pada pelayan atau dalam folder kongsi, pastikan tiada orang lain mempunyai ia membuka.

    • Mulakan Access 2007.

    • Klik Butang Microsoft Office Imej butang , dan kemudian klik Buka.

    • Semak lalu ke lokasi fail untuk ditukar, dan kemudian dwikliknya untuk membukanya.

      Jika kotak dialog Peningkatan pangkalan data muncul, bertanya sama ada anda ingin meningkatkan pangkalan data, klik tiada.

    • Jika borang terbuka apabila anda memulakan pangkalan data, tutup borang tersebut.

    • Klik Butang Microsoft Office Imej butang , tuding ke Simpan sebagai, dan kemudian di bawah Simpan pangkalan data dalam format lain, klik format fail yang anda ingin tukar.

    • Di dalam kotak dialog Simpan sebagai , taipkan nama untuk pangkalan data baru.

      Nota: Melainkan anda akan menyimpan pangkalan data baru dalam lokasi lain, namanya mestilah berbeza daripada pangkalan data asal. Dalam mana-mana kes, ia biasanya yang terbaik adalah menggunakan nama yang berbeza, supaya anda boleh dengan mudah membezakan antara pangkalan data bahagian depan dan pangkalan data bahagian belakang. Walau bagaimanapun, jika anda sedang Tukarkan kepada Access 2007 format, sambungan nama fail berubah daripada .mdb kepada .accdb, supaya anda boleh menggunakan nama fail yang sama.

    • Klik Simpan.

  2. Pisahkan pangkalan data yang ditukar kepada aplikasi bahagian depan bahagian/kembali-menggunakan prosedur berikut:

    • Pada tab Alat pangkalan data , dalam Kumpulan Alihkan Data , klik Pangkalan data Access. Imej Butang

    • Dalam kotak dialog Pemisah pangkalan data , klik pangkalan data terpisah.

    • Taipkan nama untuk pangkalan data bahagian belakang, dan kemudian klik pisah.

  3. Memadamkan pangkalan data bahagian belakang yang alat pemisah pangkalan data dicipta — sedang-hati agar tidak untuk memadamkan pangkalan data asal anda.

  4. Pautan pangkalan data bahagian depan yang baru pada jadual dalam pangkalan data asal: pada tab Alat pangkalan data , dalam Kumpulan Alat pangkalan data , klik Pengurus Jadual terpaut. Imej butang

  5. Klik Pilih semua, dan kemudian pilih kotak semak sentiasa Prom untuk lokasi baru .

  6. Klik OK, semak lalu ke pangkalan data versi terdahulu dan kemudian dwikliknya.

    Jika semua berjalan lancar, Access memaparkan mesej yang menyatakan bahawa semua jadual terpaut yang dipilih dengan jayanya telah disegar semula.

    Anda kini boleh meningkatkan baru pangkalan data bahagian depan untuk menyokong ciri baru untuk pengguna yang telah menaik taraf kepada Access 2000, Access 2002-2003 atau Access 2007. Pengguna yang mempunyai versi terdahulu boleh terus menggunakan pangkalan data versi terdahulu.

    Jika anda inginkan, anda juga boleh menukar pangkalan data bahagian depan yang baru kepada versi lagi. Contohnya, jika pangkalan data asal dalam format Access 2000, anda boleh mencipta Access 2002-2003 depan untuk pengguna dengan versi tersebut dan ada Access 2007 bahagian depan kepada pengguna dengan versi tersebut. Kedua-dua versi depan akan pautan ke data dalam fail Access 2000.

Atas seksyen

Menggunakan aplikasi bahagian depan bahagian/kembali-dalam beberapa versi Access

Jika pangkalan data Access anda telah pun aplikasi bahagian depan/bahagian belakang, anda hanya perlu menukar hujung depan kepada format fail Access 2000, Access 2002-2003 atau Access 2007 . Tiada perubahan yang diperlukan untuk pangkalan data bahagian belakang.

Prosedur berikut menunjukkan anda cara untuk menggunakan perintah Simpan pangkalan data sebagai untuk menukar pangkalan data bahagian depan kepada mana-mana tiga format terkini: Access 2000, Access 2002-2003 atau Access 2007. Perintah ini mengekalkan pangkalan data asal dalam format asalnya dan mencipta salinan dalam format yang anda tentukan.

  1. Tutup pangkalan data bahagian depan. Jika fail pada berbilang pengguna pangkalan data Access terletak pada pelayan atau dalam folder kongsi, pastikan tiada orang lain mempunyai ia membuka.

  2. Mulakan Access 2007.

  3. Klik Butang Microsoft Office Imej butang , dan kemudian klik Buka.

  4. Semak lalu ke lokasi pangkalan data bahagian depan dan kemudian dwikliknya untuk membukanya.

    Jika kotak dialog Peningkatan pangkalan data muncul, bertanya sama ada anda ingin meningkatkan pangkalan data, klik tiada.

  5. Jika borang muncul apabila anda membuka pangkalan data, tutup borang tersebut.

  6. Klik Butang Microsoft Office Imej butang , tuding ke Simpan sebagai, dan kemudian di bawah Simpan pangkalan data dalam format lain, klik format fail yang anda ingin tukar.

  7. Di dalam kotak dialog Simpan sebagai , taipkan nama untuk pangkalan data baru.

  8. Klik Simpan.

Anda kini boleh meningkatkan baru pangkalan data bahagian depan untuk menyokong ciri baru untuk pengguna yang telah menaik taraf kepada Access 2000, Access 2002-2003 atau Access 2007.

Atas seksyen

Halaman Atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×