Ketahui struktur pangkalan data Access

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Menjadi biasa dengan jadual, borang, pertanyaan dan objek lain dalam pangkalan data boleh menjadikannya lebih mudah untuk melaksanakan pelbagai tugas, seperti memasukkan data ke dalam borang, menambah atau mengalih keluar jadual, mencari dan menggantikan data dan menjalankan pertanyaan.

Artikel ini menyediakan gambaran keseluruhan asas struktur pangkalan data Microsoft Office Access. Access menyediakan beberapa alat yang anda boleh gunakan untuk membiasakan diri dengan struktur pangkalan data tertentu. Artikel ini juga menerangkan cara, masa dan sebab anda menggunakan setiap alat.

Petua: Dalam Access 2010, anda boleh menerbitkan pangkalan data Access Services pada SharePoint dan kemudian menggunakan pangkalan data dalam pelayar — dan bukan hanya Internet Explorer.

Apakah yang anda ingin lakukan?

Memahami asas pangkalan data Access

Melihat butiran mengenai objek dalam pangkalan data

Menjelajahi Jadual dalam pandangan Reka bentuk

Lihat perhubungan antara Jadual

Lihat cara objek menggunakan objek lain

Memahami asas pangkalan data Access

Pangkalan data ialah koleksi maklumat yang berkaitan dengan subjek tertentu atau tujuan, seperti Penjejakan pesanan pelanggan atau mengekalkan koleksi muzik. Jika pangkalan data anda tidak disimpan pada komputer, atau hanya bahagian yang, anda mungkin boleh menjejaki maklumat daripada pelbagai sumber yang anda mesti menyelaraskan dan mengatur.

Contohnya, katakan nombor telefon pembekal anda disimpan dalam lokasi pelbagai: dalam fail Kad yang mengandungi nombor telefon pembekal dalam fail maklumat produk dalam Kabinet fail, dan dalam hamparan yang mengandungi maklumat pesanan. Jika nombor telefon pembekal yang berubah, anda mungkin perlu mengemas kini maklumat tersebut dalam semua tiga tempat. Dalam pangkalan data Access yang direka bentuk dengan baik, nombor telefon disimpan hanya sekali, jadi anda hanya perlu mengemas kini maklumat di satu tempat. Hasilnya, apabila anda mengemas kini nombor telefon pada pembekal, ia secara automatik dikemas kini di mana-mana yang anda gunakan dalam pangkalan data.

Fail pangkalan data Access

Anda boleh menggunakan Access untuk menguruskan semua maklumat anda dalam satu fail. Dalam fail pangkalan data Access, anda boleh menggunakan:

  • Jadual untuk menyimpan data anda.

  • Pertanyaan untuk mencari dan mengambil hanya data yang anda inginkan.

  • Borang untuk melihat, menambah dan mengemas kini data dalam Jadual.

  • Laporan untuk menganalisis atau mencetak data dalam tataletak tertentu.

Data daripada jadual yang digunakan dalam pertanyaan, borang dan laporan

1. menyimpan data sekali dalam satu jadual, tetapi melihatnya dari lokasi berbilang. Apabila anda mengemas kini data, ia telah dikemas kini secara automatik di mana-mana ia muncul.

2. mendapatkan data menggunakan pertanyaan.

3 Lihat atau masukkan data dengan menggunakan borang.

4. memaparkan atau mencetak data menggunakan laporan.

Semua item ini — Jadual, pertanyaan, borang dan laporan — adalah objek pangkalan data.

Nota: Beberapa pangkalan data Access mengandungi pautan ke jadual yang disimpan dalam pangkalan data lain. Contohnya, anda mungkin mempunyai satu pangkalan data Access yang mengandungi apa-apa tetapi jadual dan lain pangkalan data Access yang mengandungi pautan ke jadual tersebut serta pertanyaan, borang dan laporan yang berdasarkan Jadual terpaut. Dalam kebanyakan kes, ia tidak kira sama ada Jadual adalah Jadual terpaut atau sebenarnya disimpan dalam pangkalan data.

Jadual dan perhubungan

Untuk menyimpan data anda, anda mencipta satu jadual untuk setiap jenis maklumat yang anda menjejak. Jenis maklumat yang mungkin termasuk maklumat pelanggan, produk dan butiran pesanan. Untuk menunjukkan data daripada berbilang Jadual bersama-sama dalam pertanyaan, borang atau laporan, anda mentakrifkan perhubungan antara Jadual.

Data yang disimpan dalam jadual digabungkan pada medan berkaitan

1. maklumat pelanggan yang sekali wujud dalam senarai mel kini berada dalam Jadual pelanggan.

2. tertib maklumat yang setelah wujud dalam hamparan kini berada dalam Jadual pesanan.

3. unik ID, seperti ID pelanggan, membezakannya satu rekod daripada yang lain dalam Jadual. Dengan menambahkan medan ID unik satu jadual ke Jadual lain mentakrifkan perhubungan antara dua medan, Access boleh memadankan rekod berkaitan daripada kedua-dua Jadual agar anda boleh membawa mereka bersama-sama dalam borang, laporan atau pertanyaan.

Pertanyaan

Pertanyaan boleh membantu anda mencari dan mendapatkan semula data yang memenuhi syarat yang anda tentukan — termasuk data daripada berbilang Jadual. Anda juga boleh menggunakan pertanyaan untuk mengemas kini atau memadamkan rekod berbilang pada masa yang sama dan untuk melaksanakan pengiraan yang dipratentukan atau tersuai pada data anda.

Pertanyaan mengembalikan hasil daripada jadual berlainan

1. Jadual pelanggan mempunyai maklumat mengenai pelanggan.

2. Jadual pesanan mempunyai maklumat mengenai pesanan pelanggan.

3. pertanyaan ini mengambil data ID pesanan dan tarikh diperlukan dari jadual pesanan, dan nama Syarikat dan bandar data daripada jadual pelanggan. Pertanyaan mengembalikan hanya pesanan yang diperlukan dalam April, dan hanya untuk pelanggan yang berdasarkan di London.

Borang

Anda boleh menggunakan borang untuk dengan mudah melihat, memasukkan dan mengubah data satu baris pada satu masa. Anda juga boleh menggunakan borang untuk melaksanakan tindakan lain, seperti menghantar data kepada aplikasi lain. Borang biasanya mengandungi kawalan yang dipautkan kepada dasar medan dalam Jadual. Apabila anda membuka borang, Access mengambil data dari satu atau lebih jadual tersebut, dan kemudian memaparkan data dalam tataletak yang anda pilih apabila anda mencipta borang. Anda boleh mencipta borang menggunakan salah satu perintah borang pada reben, Bestari borang atau mencipta borang diri anda dalam pandangan Reka bentuk.

Borang boleh membantu anda melihat dan memasukkan data

1. Jadual memaparkan banyak rekod pada masa yang sama, tetapi anda mungkin perlu skrol secara mendatar untuk melihat semua data dalam rekod tunggal. Juga, apabila anda melihat jadual, anda tidak dapat mengemas kini data dari lebih daripada satu jadual pada masa yang sama.

2. Borang tumpuan satu rekod pada satu masa, dan ia boleh memaparkan medan daripada lebih daripada satu jadual. Ia juga boleh memaparkan gambar dan objek lain.

3. pada borang boleh mengandungi butang yang anda klik untuk mencetak laporan, buka objek lain atau sebaliknya mengautomatikkan tugas.

Laporan

Anda boleh menggunakan laporan untuk menganalisis data anda dengan pantas atau untuk mempersembahkan cara tertentu dalam cetak atau dalam format lain. Contohnya, anda boleh menghantar kepada rakan sekerja laporan yang mengumpulkan data dan mengira jumlah. Atau, anda boleh mencipta laporan dengan data alamat yang diformatkan untuk mencetak label mel.

Laporan menunjukkan data yang diformatkan atau terhitung

1. menggunakan laporan untuk mencipta label mel.

2. menggunakan laporan untuk menunjukkan jumlah dalam carta.

3. menggunakan laporan untuk memaparkan jumlah dikira.

Kini setelah anda mengetahui tentang struktur asas pangkalan data Access, Teruskan membaca untuk mengetahui cara menggunakan alat terbina dalam untuk menjelajahi pangkalan data Access yang tertentu.

Halaman Atas

Melihat butiran mengenai objek dalam pangkalan data

Salah satu cara terbaik untuk mengetahui tentang pangkalan data tertentu adalah menggunakan Pendokumen pangkalan data. Anda menggunakan Pendokumen pangkalan data untuk membina laporan yang mengandungi maklumat terperinci tentang objek dalam pangkalan data. Anda mula-mula Pilih objek yang akan terperinci dalam laporan. Apabila anda menjalankan Pendokumen pangkalan data, laporan yang mengandungi semua data tentang objek pangkalan data yang anda pilih.

  1. Buka pangkalan data yang anda ingin jadikan dokumen.

  2. Pada tab Alat Pangkalan Data, dalam kumpulan Analisis, klik Pendokumen Pangkalan Data.

  3. Dalam kotak dialog Pendokumen, klik tab yang mewakili jenis objek pangkalan data yang anda ingin dokumenkan. Untuk mencipta laporan bagi semua objek dalam pangkalan data, klik tab Semua Jenis Objek.

  4. Pilih satu atau lebih objek yang tersenarai pada tab. Untuk memilih semua objek pada tab, klik Pilih Semua.

  5. Klik OK.

    Pendokumen Pangkalan Data mencipta laporan yang mengandungi data terperinci bagi setiap objek yang terpilih kemudian membuka laporan dalam Pratonton Cetak. Contohnya, jika anda menjalankan Pendokumen Pangkalan Data pada borang entri data, laporan yang dicipta oleh Pendokumen menyenaraikan sifat borang tersebut secara keseluruhan, sifat bagi setiap seksyen dalam borang dan sifat sebarang butang, label, kotak teks dan kawalan lain pada borang, serta sebarang modul kod dan keizinan pengguna yang berkaitan dengan borang.

  6. Untuk mencetak laporan, pada tab Pratonton Cetakan, dalam kumpulan Cetak, klik Cetak.

Halaman Atas

Menjelajahi Jadual dalam pandangan Reka bentuk

Membuka jadual dalam pandangan Reka bentuk memberikan anda lihat terperinci struktur Jadual. Contohnya, anda boleh mencari jenis data yang seting untuk setiap medan, Cari sebarang topeng input atau lihat jika Jadual menggunakan sebarang medan carian — medan yang menggunakan pertanyaan untuk menyari data daripada jadual lain. Maklumat ini adalah berguna kerana jenis data dan topeng input boleh menjejaskan keupayaan anda untuk mencari data dan menjalankan pertanyaan kemas kini. Contohnya, katakan anda ingin gunakan pertanyaan kemas kini untuk mengemas kini medan tertentu dalam satu jadual dengan menyalin data dalam medan yang serupa daripada jadual lain. Pertanyaan akan berjalan jika jenis data untuk setiap medan dalam Jadual sumber dan destinasi tidak sepadan.

  1. Buka pangkalan data yang anda ingin analisis.

  2. Dalam anak tetingkap navigasi, klik kanan jadual yang anda ingin Jelajahi dan kemudian klik Pandangan Reka bentuk pada menu pintas.

  3. Seperti yang diperlukan, perhatikan nama setiap medan jadual dan jenis data yang diperuntukkan kepada setiap medan.

    Jenis data yang diperuntukkan kepada medan boleh mengehadkan saiz dan jenis data yang pengguna boleh masukkan dalam medan. Contohnya, pengguna mungkin terhad kepada 20 aksara dalam medan teks dan tidak boleh memasukkan data teks dalam medan yang disetkan kepada jenis data nombor.

  4. Untuk menentukan sama ada medan adalah medan carian, klik tab carian di bahagian bawah grid Reka bentuk Jadual, di bawah Sifat medan.

    Medan carian memaparkan satu set nilai (satu atau lebih medan, seperti nama pertama dan terakhir), tetapi biasanya Menyimpan set nilai (satu medan, seperti ID berangka) yang berbeza. Contohnya, medan carian mungkin menyimpan nombor ID pekerja yang (nilai disimpan), tetapi ia memaparkan nama pekerja tersebut (nilai dipaparkan). Apabila anda menggunakan medan carian dalam ungkapan atau dalam mencari dan menggantikan operasi, anda akan menggunakan nilai disimpan, bukan nilai dipaparkan. Menjadi biasa dengan nilai yang disimpan dan dipaparkan medan carian merupakan cara terbaik untuk memastikan bahawa ungkapan atau operasi Cari dan ganti yang menggunakan medan carian berfungsi dengan cara yang anda jangkakan.

    Ilustrasi berikut menunjukkan medan carian yang lazim. Ingat bahawa seting yang anda lihat dalam sifat Sumber baris medan akan berbeza.

    Menggunakan jadual atau pertanyaan sebagai sumber data bagi medan carian

    Medan carian yang ditunjukkan di sini menggunakan pertanyaan untuk mendapatkan data daripada jadual lain. Anda juga mungkin melihat jenis medan carian, dipanggil senarai nilai, yang menggunakan senarai berkod keras pilihan yang lain. Rajah ini menunjukkan senarai nilai yang lazim.

    Gunakan senarai nilai sebagai sumber data untuk medan carian

    Secara lalai, senarai nilai menggunakan jenis data teks.

    Cara terbaik untuk mencari senarai carian dan nilai adalah dengan memaparkan tab carian , kemudian klik entri dalam lajur Jenis Data untuk setiap medan dalam Jadual. Untuk maklumat lanjut tentang mencipta medan carian dan senarai nilai, lihat pautan dalam seksyen Lihat juga .

Halaman Atas

Lihat perhubungan antara Jadual

Untuk melihat grafik Jadual dalam pangkalan data, medan dalam setiap jadual dan perhubungan antara jadual tersebut, Gunakan tab objek perhubungan . Tab objek perhubungan menyediakan satu gambaran keseluruhan struktur jadual dan perhubungan pangkalan data — maklumat penting apabila anda perlu mencipta atau mengubah perhubungan antara Jadual.

Nota: Anda juga boleh menggunakan tab objek perhubungan untuk menambah, mengubah atau memadamkan perhubungan.

  • Buka pangkalan data yang anda ingin analisis.

  • Pada tab Alat pangkalan data , dalam Kumpulan Tunjukkan/Sembunyikan , klik perhubungan.

Tab objek perhubungan muncul dan menunjukkan perhubungan antara semua Jadual dalam pangkalan data yang terbuka.

Perhubungan antara dua jadual

Untuk maklumat lanjut tentang perhubungan Jadual, lihat pautan dalam seksyen Lihat juga .

Halaman Atas

Lihat cara objek menggunakan objek lain

Anak tetingkap Kebergantungan objek menggambarkan cara objek pangkalan data, seperti jadual, borang, pertanyaan dan laporan, berinteraksi dengan atau bergantung pada objek lain.

Anda boleh menggunakan anak tetingkap Kebergantungan objek untuk membantu mengelakkan pemadaman secara tidak sengaja sumber rekod. Contohnya, katakan anda mempunyai pertanyaan pesanan suku tahunan dalam pangkalan data jualan dan anda tidak lagi memerlukan pertanyaan. Sebelum anda memadamkan pertanyaan, anda patut Ketahui jika mana-mana objek lain dalam pangkalan data, seperti borang atau laporan, gunakan pertanyaan sebagai sumber data. Anda boleh kemudian sama ada mengubah suai objek bersandaran untuk mengalih keluar rujukan kepada pertanyaan, atau anda boleh memadamkan objek bersandaran bersama-sama dengan pertanyaan. Melihat senarai lengkap objek bersandaran boleh membantu anda menjimatkan masa dengan mengalih keluar perlu menyemak sifat objek dan meminimumkan ralat dengan mencari butiran yang manual audit mungkin terlepas secara manual.

Apabila anda ingin mengubah Reka bentuk objek pangkalan data, anak tetingkap Kebergantungan objek juga mungkin berguna dengan menunjukkan anda cara objek lain akan dipengaruhi oleh perubahan Reka bentuk. Anda patut menggunakan anak tetingkap Kebergantungan objek untuk membantu anda merancang perubahan Reka bentuk utama.

Gunakan anak tetingkap Kebersandaran objek

  1. Buka pangkalan data yang anda inginkan untuk menyiasat.

  2. Dalam anak tetingkap navigasi, pilih atau membuka jadual, borang, laporan atau pertanyaan.

  3. Pada tab Alat pangkalan data , dalam Kumpulan Tunjukkan/Sembunyikan , klik Kebersandaran objek.

  4. Jika digesa, klik OK untuk mengemas kini maklumat Kebersandaran.

    Anak tetingkap Kebergantungan objek muncul.

    Anak tetingkap Kebersandaran Objek

  5. Untuk melihat senarai objek yang menggunakan objek yang anda pilih dalam langkah 2, klik objek yang bergantung pada saya di atas anak tetingkap. Untuk melihat senarai objek yang menggunakan objek yang dipilih, klik objek yang saya bergantung pada.

  6. Untuk melihat maklumat Kebersandaran objek, klik ikon Kembangkan (+) di sebelah objek tersebut. Access menunjukkan sehingga empat aras kebergantungan objek.

Ingatlah fakta-fakta ini semasa anda menggunakan anak tetingkap Kebergantungan objek :

  • Maklumat Kebersandaran adalah tersedia hanya jika anda mempunyai keizinan untuk membuka objek dalam pandangan Reka bentuk.

  • Anak tetingkap menunjukkan maklumat untuk makro dan modul kod.

  • Anak tetingkap berfungsi hanya untuk jadual, borang, laporan dan pertanyaan, kecuali jenis pertanyaan yang berikut:

    • Pertanyaan tindakan — pertanyaan yang menyelitkan, mengemas kini atau memadamkan data

    • Pertanyaan khusus SQL, termasuk pertanyaan Kesatuan, pertanyaan takrifan data dan pertanyaan serah semula

    • Subqueries

      Apabila Access menghadapi pertanyaan tersarang, maklumat Kebersandaran dijanakan hanya untuk pertanyaan paling luar. Peraturan ini juga digunakan pada jadual sumber dan pertanyaan pada pertanyaan subhelaian data dan untuk medan carian.

  • Capaian menjana maklumat Kebersandaran melalui carian Peta nama yang dikekalkan oleh ciri Autobaiki nama — ciri yang membaiki secara automatik biasa kesan sampingan yang berlaku apabila anda menamakan semula borang, laporan, jadual, pertanyaan, medan atau kawalan pada borang dan laporan. Jika menjejaki maklumat Autobaiki nama dinyahdayakan, anda akan digesa untuk menghidupkannya sebelum anda boleh melihat maklumat Kebersandaran.

Halaman Atas

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×