Kajian kes pelanggan: beralih dari Excel ke Access

Penting: Artikel ini diterjemahkan oleh mesin, lihatlah notis penafian. Sila dapatkan versi Bahasa Inggeris artikel ini di sini sebagai rujukan anda

Kadangkala penyelesaian perniagaan dicipta menggunakan Excel apabila Access adalah lebih sesuai. Atau, mungkin Excel asalnya idea yang baik, tetapi data mempunyai outgrown penyelesaian Excel dan Inilah masanya untuk menggunakan program pangkalan data. Mujurlah, anda boleh mengalihkan data perniagaan anda dari Excel ke Access.

Garis nyawa kanser, organisasi bukan untung yang berdasarkan dalam Seattle, mula-mula direka bentuk sistem memberi Penjejakan menggunakan Excel. Selepas menjalankan dalam kesusahan dengan ciri data, ia memutuskan kali untuk memberikan capaian cuba.

Dr Kerry Fowler menyediakan sokongan IT sukarelawan untuk garis nyawa kanser. Dia bersetuju dengan temu bual yang kita bincangkan kanser garis nyawa tersebut ia memerlukan, peranan dan teknikal latar, cara ia digunakan Excel dan apa yang mereka telah selesai dengan Access.

Temu bual, Bahagian 1

ST: Okey, juga saya Steven Thomas saya menulis untuk Office Online dan saya berada di sini hari ini dengan Kerry Fowler Dr di garis nyawa kanser. Garis nyawa kanser adalah organisasi bukan untung yang membantu individu yang langsung dengan kanser.

ST: Fowler Dr, boleh yang anda Terangkan sedikit tentang jenis sokongan garis nyawa kanser menawarkan kepada individu?

KF: Juga Steven, garis nyawa kanser menawarkan sokongan perubatan kepada individu yang hidup dengan kanser yang termasuk pesakit, ahli keluarga, rakan dan rakan sekerja, jadi ianya agak spektrum.

ST: Jadi apabila anda mengatakannya bukan perubatan Apakah anda maksud?

KF: Individu tidak sampai ke garis nyawa kanser untuk mendapatkan nasihat perubatan, tetapi ia datang untuk kelas, terdapat kelas latihan yoga, kelas menulis, menyusun bunga, beberapa perkara untuk membina komuniti antara pesakit dan berinteraksi dengan orang lain dengan kanser.

ST: Baik yang bunyinya seperti pelbagai sangat penting perkhidmatan, terima kasih maklumat tersebut. Jadi, anda mempunyai Ijazah, dalam bio-maklumat, hak tersebut?

KF: Sebenarnya ia organik kimia.

ST: Kimia organik Maaf OK.

KF: Apa-apa untuk meminta.

ST: Jadi Bagaimanakah yang tidak membantu anda di sini pada garis nyawa kanser?

KF: Baik yang saya telah dalam industri farmaseutikal dan penemuan dadah untuk agak beberapa tahun dan apabila kerja saya pergi sebagai sebahagian daripada penggabungan korporat yang saya ambil sedikit masa untuk sukarelawan di sini pada garis nyawa kanser yang isteri saya ialah CEO dan saya telah telah melakukan beberapa maklumat kimia 10 tahun yang lepas, jadi saya cukup selesa dengan pengendalian maklumat , terutamanya fail rata yang besar, dan saya telah mempelajari beberapa perintah UNIX dan bahawa jenis perkara, tetapi saya tidak mempunyai sebarang pengalaman dengan pangkalan data perhubungan.

ST: OK, dan anda boleh beritahu saya sedikit tentang Isih pengurusan maklumat tugas yang anda lakukan di sini sebagai sebahagian daripada sukarelawan anda?

KF: Pastikan, apabila saya pertama disertakan saya telah melakukan perkara IT hanya harian, anda tahu, adalah pencetak yang bekerja, tetikus saya tidak berfungsi. Tetapi akhirnya saya melihat terdapat beberapa fungsi yang berlaku, contohnya dana bantuan pesakit, yang individu telah menggunakan hamparan Excel untuk menyimpan maklumat yang akan kembali beberapa tahun tentang semakan yang telah dihantar kepada individu untuk membantu mereka membayar untuk gadai janji, atau bil perubatan atau pengangkutan.

ST: Begitu banyak fail yang berbeza?

KF: Baik, Terdapat banyak entri dalam hamparan.

ST: Jadi satu hamparan besar?

KF: Ya satu hamparan yang besar dengan banyak tab, tetapi ia adalah sukar untuk mereka untuk memberitahu berapa banyak wang mempunyai individu ini mendapat tahun ini, berapa banyak mempunyai mereka mendapat lebih 4 tahun yang lepas, bilangan individu yang mendapatkan bantuan dengan gadai janji mereka?

ST: Pastikan yang bunyinya seperti klasik masalah yang anda boleh mempunyai, meletakkan seluruh banyak data dalam Excel dan cuba gerudi ke bawah ke dalamnya, satu hamparan seperti.

KF: Agar kelihatan seperti bencana menunggu untuk berlaku, hanya satu Isih buruk menjauhi lengkap malapetaka, jadi saya memutuskan untuk menyelami pembelajaran Microsoft Access untuk menyelesaikan masalah ini. Perkara lain yang telah berlaku telah data sedang semula dimasukkan berbilang kali.

ST: Apakah jenis data?

KF: Hanya nama nama individu, Poskod, nama pekerja sosial, sebarang nombor perkara.

ST: Jadi individu yang sama akan tamat ke atas dengan beberapa rekod berlainan mungkin?

KF: Betul-betul, anda mendapat sangat kreatif ejaan Seattle contohnya.

ST: Pastikan, jadi mengapa mencapai? Adakah anda hanya mempunyai ia di sini atau Adakah anda memperoleh ia untuk tujuan ini, atau apa yang anda sampai ke capaian dibuat?

KF: Juga mencapai ada meluas di sini kerana garis nyawa kanser menggunakan Microsoft Office dan mereka menggunakan Small Business Server 2003, jadi setiap komputer di tempat yang mempunyai capaian dan saya telah kelihatan ke mencapai hanya pada saya sendiri tentang tahun yang lalu tetapi saya benar-benar tidak melakukan sebarang pembangunan, jadi saya fikir ini peluang pembelajaran untuk saya dan ia adalah cara untuk mungkin membantu kanser garis nyawa memenuhi matlamat mereka.

ST: Sejuk, juga rasanya anda membuat keputusan yang baik. Saya mempunyai sedikit pengalaman yang bekerja dengan capaian dan tidak agak sebanyak bekerja dengan Excel, tetapi saya tahu capaian Apakah dan ia sememangnya lebih sesuai untuk jenis tugas pengurusan yang anda telah bercakap tentang.

ST: Mari kita agak pemisah dan kemudian kembali dalam separuh kedua bagi temu bual ini.

Temu bual, Bahagian 2

ST: Okey, juga ini adalah Steven Thomas sekali lagi, kembali dengan bahagian kedua saya bual Kerry Fowler Dr di garis nyawa kanser.

ST: Mari kita bercakap tentang proses beralih dari Excel ke Access. Baki kerja anda cakapkan telah terlibat? Anda selesai dengan kerja?

KF: Rasanya anda tidak pernah agak selesai bekerja, terutamanya apabila anda berurusan dengan data warisan yang dalam hamparan yang mungkin aneh tanda baca yang anda tidak ingin. Keseluruhan rasanya perkara yang saya temui mencabar kebanyakan adalah betul-betul sepadan, juga saya akan membalikkan sekeliling di sini untuk sementara. Saya fikirkan yang menjadikan data yang sepadan dengan jenis penting, yang merupakan perkara bisu katakan.

ST: Ia bukan perkara bisu katakan, adalah penting dan ia mencabar untuk mendapatkannya kanan, kerana Excel adalah lebih banyak Pengampun tentang data, ia akan dan tidak akan menerima.

KF: Kanan Ya, membersihkan data, apa yang saya ditemui telah mencabar kebanyakan mengambil data lama, mengalih keluar pendua, menemui ralat ejaan, mencari aneh tanda baca dan Mari perkara tidied agar ia lebih mudah untuk mengimport ke dalam Access dan tidak menyebabkan ralat. Jadi terdapat sebenarnya banyak kerja yang mempunyai untuk pergi ke dalam hamparan Excel atau fail teks yang anda sedang import. Setelah segala-galanya dipadankan ke atas import sememangnya perkara yang mudah.

ST: Jadi mempunyai ini menangguhkan proses perniagaan dalam interim?

KF: Tidak, individu yang bekerja di sekeliling, salah satu perkara yang saya telah selesai selain untuk bekerja pada pangkalan data bantuan pesakit mengambil lama pangkalan data Access yang mereka telah yang dasarnya senarai mel yang besar dan ia telah hanya fail rata besar. Jadi saya mengambil beberapa langkah untuk membersihkan yang dan menjadikannya lebih mudah untuk mencari pendua.

ST: Tetapi ia menggunakan pangkalan data dana bantuan pesakit kini?

KF: Ya.

ST: Tetapi masih terdapat data dalam Excel yang anda belum diimport ke dalam yang belum, ia adalah warisan data yang anda masih akan mengimport.

KF: Ini adalah benar. Saya mempunyai maklumat 2008 yang diimport, tetapi saya masih mempunyai data 2004-2007 untuk membersihkan dan mengimport.

ST: Okay, supaya individu tidak perlu menunggu atau apa-apa?

KF: Tidak. Ia adalah baik untuk digunakan semasa.

ST: Jadi apa yang cabaran lain Adakah anda menghadapi, atau anda menghadapi membina sistem baru, termasuk ini lain satu yang anda sedang bercakap tentang.

KF: Juga terdapat beberapa perkara yang khusus untuk Access, saya telah cabaran beberapa dengan beberapa perkara yang Visual Basic dan juga melakukan Dlookup() dan membuat kerja yang betul, dan dalam sesetengah kes, anda perlu mendapatkan tanda petikan dan tanda kurung siku semua di tempat yang betul atau ia tidak berfungsi. Tetapi keseluruhan telah lebih mudah daripada saya fikir ia akan dan ia adalah sangat ganjaran boleh membuat sesuatu yang sesuai.

ST: Jadi anda lakukan apa-apa dengan capaian yang anda tidak melakukan dengan Excel kerana ia tidak praktikal? Perkara baru selain yang jelas, yang anda tahu meletakkan data dalam Jadual berlainan dan jenis perkara tersebut?

KF: Baik salah satu perkara yang saya mengetahui langkah cara untuk melakukan yang saya tahu akan menjadi jelas kepada pengguna berpengalaman tetapi, contohnya, Kod zip ialah lewah maklumat bandar dan Negeri dan negara, jadi saya telah diperkemaskan input data untuk senarai mel agar hanya Kod zip perlu diimport, dan kemudian saya mempunyai jadual semua AS zip kod dengan keadaan mereka , bandar dan negara. Jadi yang ringkas perkara yang banyak dan mengurangkan ralat ejaan.

ST: Itu hebat. Bagaimana pelaporan? Anda melihat sebarang keuntungan dalam keupayaan anda untuk menghasilkan laporan sekarang bahawa anda telah dialihkan ke Access?

KF: Ya saya dinyatakan sebelum bahawa ia adalah sukar apabila menggunakan hamparan Excel untuk menentukan jumlah wang telah diberikan kepada individu tertentu dalam tempoh masa tertentu, tetapi kini dengan sistem capaian yang saya telah dapat menjanakan sesetengah laporan yang menjana secara automatik permintaan semak kod mereka untuk jenis sesuai kanser mereka mempunyai dan ia juga menjana helaian ringkasan untuk Jabatan kewangan bagi semua berbeza menyemak yang telah ditulis yang minggu untuk setiap akaun dan subjumlah yang.

ST: Wah yang bunyinya seperti dapatan timbunan. Jadi akhirnya, apa rakan sekerja anda di sini telah mengatakan? Sesiapa memberikan anda sebarang maklum balas pada proses dan produk yang anda dibina untuk mereka?

KF: Baik ia benar-benar suka. Untuk dana bantuan pesakit ia benar-benar mempunyai memperkemaskan proses. Kerana terdapat ralat kurang maksudnya semakan mendapatkan ditulis dengan lebih cepat dan ia benar-benar telah masalah sebelum ini, maklumat akan perlu dihantar kembali daripada kewangan pembetulan dan yang tidak berlaku seperti yang sering sekarang, jadi pelanggan yang sebenarnya Nationwide terus iaitu sangat bagus.

ST: Yang hebat, adalah sangat bagus. OK juga terima kasih untuk temu bual dan kami akan berhubung sekali lagi tidak lama lagi saya pasti, untuk menyemak kemajuan anda dengan dana bantuan pesakit atau, apakah yang baru yang anda usahakan sekali lagi?

KF: Baru adalah senarai mel yang besar.

ST: Pangkalan data senarai mel. OK juga saya akan berminat untuk masuk kembali dan melihat cara yang akan, terima kasih sekali lagi.

KF: Keseronokan saya.

Nota: Notis Penafian Penterjemahan Mesin: Artikel ini telah diterjemah oleh sistem komputer tanpa campur tangan manusia. Microsoft menawarkan penterjemahan mesin ini untuk membantu pengguna-pengguna yang tidak bertutur dalam Bahasa Inggeris supaya dapat menikmati kandungan mengenai produk, perkhidmatan dan teknologi Microsoft. Artikel ini mungkin mengandungi ralat perbendaharaan kata, sintaks atau tatabahasa kerana ia diterjemahkan oleh mesin.

Kembangkan kemahiran anda
Jelajahi latihan
Dapatkan ciri baru terlebih dahulu
Sertai Office Insiders

Adakah maklumat ini membantu?

Terima kasih atas maklum balas anda!

Terima kasih atas maklum balas anda! Nampaknya ia mungkin akan membantu untuk menyambungkan anda kepada salah seorang daripada ejen sokongan Office kami.

×